(groupware) folytatásgaul/tszhonlap_public/iroda/groupwar22.pdfwiki-rendszerek feladatuk: web...

2010 Széchenyi István Egyetem

Irodaautomatizálás

Együttműködés(Groupware)

folytatás

Gaul Géza

Széchenyi István Egyetem 2

A tantárgy tartalma• Az iroda• Az iroda automatizálása• Integrált irodai rendszerek

– Ügykezelési folyamat (Workflow)– Együttműködés (Groupware)

• Termékek – Áttekintés– Lotus Notes– Iroda++ 7.01– Poszeidon

2010 Széchenyi István EgyetemSzéchenyi István Egyetem 3

Mai előadás tartalma• Bevezetés• A csoportmunka természete• A technikák áttekintése

– Üzenetkezelés– Konferencia– Valódi csoporttámogatás– Integrált együttműködési környezet– Szétszórt csoportok együttműködése

• Irányzatok

2010 Széchenyi István Egyetem 4

Üzenetkezelő alkalmazásokLehetővé teszik a szinkron és aszinkron kölcsönhatást, ezzel támogatják az információ megosztást, a döntéshozatalt. Főbb alkalmazások: • emil, • egyesített üzenetkezelés, • azonnali üzenetváltás.


Üzenetkezelő alkalmazások jellemzői

Több támogatja:– asztali gépes video/audio konferenciát,– fájlmegosztást, – közönséges szövegalapú alkalmazásokat.

Fő nehézség:rendszerek összeférése (kompatibilitás)


Üzenetkezelő alkalmazások problémái

Kérdések: • nyilvános vagy• magáncélú rendszerek használata

illetve• saját vagy • idegen szerver.

A jelenlegi irányzat: vállalati (magán) rendszerek, javított biztonsággal.


Üzenetkezelő alkalmazások használata

Felhasználási tapasztalatok: • A kommunikáció célja a

• kérdésekre gyors válasz• megbeszélés szervezése• döntés segítése• fájlok megosztása• kapcsolat külső partnerekkel


Üzenetkezelő alkalmazások tapasztalatai

Felhasználási tapasztalatok (folyt.): • Használják más eszközzel együtt

• pl. konferencia hívás alatt• Segíti a tagok közötti társas viszonyokkal összefüggő kapcsolatot is.• Ez segítheti a tagok közötti kötődést.


Elektronikus levelezés (emil, e-mail)Eszközök üzenetek szerkesztéséhez, elküldéséhez, vételéhez elektronikus távközlési rendszereken keresztül. A legelterjedtebb, nagy az elárasztás veszélye (napi több száz). • Előnyök:

– fájl csatolás, – több címzett

• Hátrányok: nincs megoldva – a levelezésnek (flow of conversation) és – a dokumentumok változatainak igazgatása (version control).


Egyesített üzenetkezelés (unified messaging):Számos technika integrálása egyetlen

interfészre az elosztott csoport tagjai közötti kommunikáció céljából. • Lehetővé teszi a beszéd-, fax és emil-üzenetek

küldését és vételét egyetlen interfészről/re. • A telefon vagy internet-kapcsolatokon keresztül a

szövegből-beszéd (text to speech) eszközök használatával meghallgathatók emilek és faxok és beszéd-válaszok készíthetők.

• A fordított művelet (beszédből szöveg, speech to text) még nem kapható.


Azonnali üzenetváltás (instant messages):

A résztvevők látják, hogy ki van jelen a szinkron kapcsolathoz, akivel azonnali üzenetváltás lehetséges.

Hagyományosan asztali gépek között, de kiterjeszthető hordozható gépekre és kézi készülékekre is, akár mobiltelefonokra.




• Irányzatok


Konferencia alkalmazások Céljuk a szemtől-szembe kapcsolatok szimulálása. Az üzenetkezelőkhöz hasonlóan segítik az információ

megosztását és a döntéshozatalt, de azoknál interaktívabb módon.

Főbb alkalmazások: – videó, – audió, – web.


Video-konferenciaLehetővé teszi a videó, audió és adat információk továbbítását a hálózat két vagy több pontja között. Minőségjavítás:• Növelték

– a képfelbontást, – az átviteli sávszélességet,

• Megjelentek – az osztott képernyők, majd – a több képernyő, a helyszíntől függően irányítva a

hangot a hangszórók között.


Audio-konferencia

Több csoporttag kommunikációját teszi lehetővé telefonvonalon keresztül.

Többnyire külső kapcsolatra használják.Műszakilag: többpontos

telefonösszeköttetéseken.


Web-konferencia 1On-line megbeszélések, kombinálva

megosztott számítógép alkalmazásokkal: • pl. megosztott fehér-táblák, • számítógép-megosztó alkalmazások.

A mindenütt jelenlévő Internet infrastruktúrát használja• világháló,• IP protokoll,• a saját gépen böngészők.


Web-konferencia 2Bemutatók, dokumentumok megosztása

video-streammel.Egy irányú: sok helyre juttatja az

információt.Két irányú: azonos idejű tartalom

manipulálás.Nehézség: biztonság menedzselése. (Több

cég, tűzfalak!)


IntegrációEz az aktuális fő irányzat, pl.:• video-konferencia a web-konferencia termékekben,• üzenetkezelés és audio-konferencia a web-konferencia termékekben.A web-konferencia terület gyors növekedésének okai:

• Internet terjedése• integráció




• Irányzatok


Csoport együttműködési alkalmazások

• Elektronikus naptár („time management software”)

• Projekt menedzsment programok• Munkafolyamat programok (workflow)• Együttműködő szerzőség (authoring)• Wiki-rendszerek


Elektronikus naptár („time management software”)

Feladata:– időpont egyeztetések támogatása–ütközések kiszűrése

Nehézség:–magánügyek védelme–pontosság


Projekt menedzsment programokAlap feladatuk:

– nyomkövetés– ütemezés– szemléltetés

Bővítés csoportmunkához interakcióval a következőkhöz:– célkitűzés– erőforrás és feladat elosztás– ütemezés– közös munka ugyanazon a tárgyon


Munkafolyamat programok (workflow):

Feladatuk:• dokumentumok útjának szabályozása• formátumok kialakítása• szerepek és jogok elosztása


Együttműködő szerzőség (authoring) 1:

Aszinkron:• hagyományos szövegszerkesztők

– jelzik a változtatásokat, – szerzőséget, – megjegyzések függeszthetők velük a

dokumentumhoz• további lehetőségek: eszközök a közös alkotás

– tervezéséhez és – koordinálásához

• részek zárolása, • elkülönített dokumentumok csatolása


Együttműködő szerzőség (authoring) 2:

Szinkron:• konferencia alkalmazásokkal együtt

megvalósítva egymás munkájának egyidejű követését is lehetővé teszi


Wiki-rendszerek

Feladatuk:

Web tartalom közös készítése




• Irányzatok


Integrált együttműködési környezet 1(Integrated Collaborative Environment,

ICE)A magtevékenységek:• email, • csoportnaptár és ütemezés, • megosztott mappák és adatbázisok, • fonalas (threaded) viták, • fogyasztói alkalmazások fejlesztése


Integrált együttműködési környezet 2(Integrated Collaborative Environment, ICE)

• Az ICE eltolja a célpontot dokumentumról az emberekre és tevékenységekre.

• A VoIP terjedésével a hagyományos irodai és mobil telefon rendszerek is csatlakoztathatók.

(VoIP, Voice over Internet Protocol, beszédtovábbítás Internet protokollal, internetes telefonálás)


Integrált együttműködési környezet 3

Típusai:• Aszinkron együttműködési technikák

(alap)• Szinkron együttműködési technikák (érett)• Integrált együttműködési technikák

(alakulóban)


Aszinkron együttműködési technikák (alap)

Jellemzői:• dokumentum központú• információ megosztó eszközök, intranet• csoport-naptár• e-mail• fonalas (threaded) vita adatbázis• stb.


Szinkron együttműködési technikák (érett)

Jellemzői:• interaktív• formális és alkalmi együttműködés támogatása• azonnali üzenetkezelés• megosztott fehér tábla, alkalmazások,

képernyők• konferenciák (videó, audió, web)• stb.


Integrált együttműködési technikák (alakulóban)

Jellemzői:• aszinkron és szinkron együttműködés

támogatása• ember- és tevékenység-központú• jelenlét jelzése• koordináció és projekt menedzsment• embereket, kapcsolatokat és megosztott

adatokat integrál egyetlen térbe




• Irányzatok


Együttműködési technikák <--> elosztott csoportok 1

Különböző felhasználási esetekben más technika alkalmazása célszerű:

• a döntéshozatal több szinkron kapcsolatot igényel: inkább kell a konferencia,

• egy fejlesztési folyamat kevesebbet.A kommunikáció egy társadalmilag és

kulturálisan beágyazott tevékenység, így a csoporttagok magatartási preferenciái eltérhetnek a technikai adottságoktól.



Fontos:• kiképzés,• jó kezelési kézikönyvek.Feltételes összefüggés van• a feladat típusa, • az együttműködési technika típusa, • a helyzetfüggő tényezők kiválasztása és • a használat között



Az integrált rendszerek a széles paletta együttes kínálatával egyszerűsítik a választást.

Nem kell többféle, részben átfedő funkciójú, de mégis különböző alkalmazás kezelését megtanulni.




• Irányzatok


Jelenlegi irányzatok 1

Fő irány jelenleg az elkülönült alkalmazások integrálódása.

Ez elő fogja hozni a platformok összeférhetőségének kérdését, különösen, ha külső partnerekkel kommunikálnak.

Ezért az integrációs szoftverek új fajtája fog megjelenni, amely lehetővé teszi az együttműködést különböző cégek különböző platformjai között.



Felmerülő kérdések, fejlesztési feladatok:

• igazgatás: az azonnali üzenetek területén

• biztonság: – technikák (pl. virtuális magánhálózatok)– politikák (főként külső partnerek esetén)



A mobil hozzáférés Jelentősége nő:• hálózatok kapacitása és a • PDA-k, bunkofonok teljesítménye nő. A mozgó munkatársak igénye az emilek

elérésére nő. Megjelenik a mobil Internet is.



Integráció

A VoIP-hez (Voice over IP, beszédtovábbítás Internet protokollal, internetes telefonálás) kapcsolódó tevékenységek integrálódnak

• a web-konferenciába, • az asztali együttműködési eszközökbe és • az ICE-kbe (Integrált együttműködési környezet,

Integrated Collaborative Environment).


Záró megjegyzések 1

• A globális verseny és a fejlett technika lehetővé tette a virtuális vállalat (szervezet) megjelenését.

• A sok különböző, nem összeférő, ám átlapoló helyett egyetlen integrált technika felkínálja a lehetőséget az eszközök olcsóbb, hatékonyabb használatára.


Záró megjegyzések 2

• Az elosztott csoportok az erőforrások rugalmasabb elosztásával lehetővé teszik, hogy megnöveljék a szervezet emberi erőforrásának hatékonyságát.

• Viszont: A műszaki feladat megoldása egyszerűbb, mint az emberek viselkedésének célszerű megváltoztatása! Ez az új kihívás.


Jellegzetes groupware alkalmazásokAz elektronikus együttműködést megvalósító

alkalmazások:

• Lotus Domino / Notes• MS Exchange Server

nem csak adatkezelésre, hanem üzenet alapú (message system) kommunikációra is kiválóan alkalmasak.


További groupware alkalmazások eGroupWarehttp://www.egroupware.org/

Open-Xchangehttp://www.open-xchange.com/

TUTOS The Ultimate Team Organization Softwarehttp://www.tutos.org/

Teamspacehttp://www.teamspace.com/

http://www.egroupware.org/



http://www.open-xchange.com/header/home.html



http://www.tutos.org/

http://www.teamspace.com/index.html




Köszönöm a

figyelmet!


Irodaautomatizálás

Együttműködés(Groupware)

folytatás

Gaul Géza

A dőlt betűs rész jön.

Üzenetkezelő alkalmazásokLehetővé teszik a szinkron és aszinkron kölcsönhatást, ezzel támogatják az információ megosztást döntéshozatalt. Fő alkalmazások: emil, egyesített üzenetkezelés, azonnali üzenetváltás.Elektronikus levelezés (emil, e-mail)Egyesített üzenetkezelés (unified messages):Azonnali üzenetváltás (instant messages):

Üzenetkezelő alkalmazásokLehetővé teszik a szinkron és aszinkron kölcsönhatást, ezzel támogatják az információ megosztást döntéshozatalt. Fő alkalmazások: emil, egyesített üzenetkezelés, azonnali üzenetváltás.Sok támogatja az asztali gépes video/audio konferenciát és fájlmegosztást, továbbá a közönséges szövegalapú alkalmazásokat. Nehézség, kérdések: rendszerek kompatibilitása, a nyilvános és magáncélú rendszerek használata, saját vagy idegen szerver. A jelenlegi irányzat: vállalati rendszerek, javított biztonsággal.AOL-kutatás eredménye: a felhasználók munka közben kommunikálnak a kollégákkal, hogy kérdéseikre gyors választ kapjanak, megbeszélést szervezzenek, döntsenek, fájlokat osszanak meg, sőt hogy külső partnerekkel lépjenek kapcsolatba. A technikát használják más együttműködési eszközzel együtt is, pl. konferencia hívás idején. Jól segíti a tagok közötti társas viszonyokkal kapcsolatos érintkezést. Ez az érintkezés, ha nem korlátozódik a munkafeladatra, segíti a csoporttagjai közötti kötődést.

Üzenetkezelő alkalmazásokSok támogatja az asztali gépes video/audio konferenciát és fájlmegosztást, továbbá a közönséges szövegalapú alkalmazásokat. Nehézség, kérdések: rendszerek kompatibilitása, a nyilvános és magáncélú rendszerek használata, saját vagy idegen szerver. A jelenlegi irányzat: vállalati rendszerek, javított biztonsággal.

Üzenetkezelő alkalmazásokAOL-kutatás eredménye: a felhasználók munka közben kommunikálnak a kollégákkal, hogy kérdéseikre gyors választ kapjanak, megbeszélést szervezzenek, döntsenek, fájlokat osszanak meg, sőt hogy külső partnerekkel lépjenek kapcsolatba. A technikát használják más együttműködési eszközzel együtt is, pl. konferencia hívás idején. Jól segíti a tagok közötti társas viszonyokkal kapcsolatos érintkezést. Ez az érintkezés, ha nem korlátozódik a munkafeladatra, segíti a csoporttagjai közötti kötődést.

Üzenetkezelő alkalmazásokAOL-kutatás eredménye: a felhasználók munka közben kommunikálnak a kollégákkal, hogy kérdéseikre gyors választ kapjanak, megbeszélést szervezzenek, döntsenek, fájlokat osszanak meg, sőt hogy külső partnerekkel lépjenek kapcsolatba. A technikát használják más együttműködési eszközzel együtt is, pl. konferencia hívás idején. Jól segíti a tagok közötti társas viszonyokkal kapcsolatos érintkezést. Ez az érintkezés, ha nem korlátozódik a munkafeladatra, segíti a csoporttagjai közötti kötődést.Utalás a társadalmi/társasági összefüggésekre!

Elektronikus levelezés (emil, e-mail)eszközök üzenetek szerkesztéséhez, elküldéséhez, vételéhez elektronikus távközlési rendszereken keresztül. A legelterjedtebb, nagy az elárasztás veszélye napi több száz). Előnyök: fájl csatolás, több címzettHátrányok: a levelezés (flow of conversation) és a domukemtunok változatainak kezelése (version control) nincs megoldva.

Egyesített üzenetkezelés (unified messages):számos technika integrálása egyetlen interfészre az elosztott csoport tagjai közötti kommunikáció céljából. Lehetővé teszi a beszéd- fax és emil-üzenetek küldését és vételét egyetlen interfészről/re. A telefon vagy internetkapcsolatokon keresztül a szövegből beszéd ( text to speech) eszközök használatával meghallgathatók emilek és faxok és beszéd-válaszok készíthetők. A fordított művelet (beszédből szöveg, speech to text) még nem kapható.

Azonnali üzenetváltás (instant messages):A résztvevők látják, hogy ki van jelen a szinkron kapcsolathoz, akivel azonnali üzenetváltás lehetséges. Hagyományosan asztali gépek között, de kiterjeszthető hordozható gépekre és kézi készülékekre is, akár mobiltelefonokra.

A dőlt betűs jön.

Konferencia alkalmazásokCéljuk a szemtől-szembe kapcsolatok szimulálása. Van video, audio és web-konferencia. Az üzenetkezelőkhöz hasonlóan segítik az információ megosztását és a döntéshozatalt, de azoknál interaktívabb módon.Video-konferencia: Audio-konferencia:Web-konferencia:Utalás az integrációra!

Video-konferencia: Lehetővé teszi a video, audio és adat információk továbbítását a hálózat két vagy több pontja között. Igen gyorsan növekvő terület volt, a problémás kép- és hangminőség ellenére. Növelték a képfelbontást, az átviteli sávszélességet, megjelentek az osztott képernyők, majd a több képernyő, a helyszíntől függően irányítva a hangot a hangszórók között.

Audio-konferencia:Több csoporttag kommunikációját teszi lehetővé telefonvonalon keresztül. A video- és web-konferenciával ellentétben, amelyeket zömmel egy szervezeten belül használják, ezt többnyire külső kapcsolatra. Műszakilag többpontos telefonos összeköttetést létesítő eszközökön futnak.

Web-konferencia:Lehetővé teszi az on-line megbeszélések tartását, kombinálva megosztott számítógép alkalmazásokkal (pl. megosztott fehér-táblák, számítógép-megosztó alkalmazások). A mindenütt jelenlévő Internet infrastruktúrát használja, IP protokollal és böngészőkkel.Összetartozó bemutatókat és dokumentumokat képes megosztani video-stream segítségével. Sokkal gyorsabban terjed a korábbiaknál. Egy-irányú esetben több helyre tud infót juttatni. Két-irányú esetben lehetővé teszi a csoporttagoknak, hogy real-time manipulálják a tartalmat.Nehézség: a biztonság menedzselése, főként ha a résztvevők más-más cégtől vannak, tűzfalak mögött.

Web-konferencia:Összetartozó bemutatókat és dokumentumokat képes megosztani video-stream segítségével. Sokkal gyorsabban terjed a korábbiaknál. Egy-irányú esetben több helyre tud infót juttatni. Két-irányú esetben lehetővé teszi a csoporttagoknak, hogy real-time manipulálják a tartalmat.Nehézség: a biztonság menedzselése, főként ha a résztvevők más-más cégtől vannak, tűzfalak mögött.

Integráció:Ez a fő irányzat jelenleg a konferencia-piacon:video konf. a web-konf. termékben,üzenetkezelés (pl. azonnali ü.) és audio-konf. a web-konf. termékben,A web-konf. gyors növekedését főként ez okozza, az Internet gyors terjedése mellett.

Ez az áttekintés, kifejtés jön. Csoport együttműködési alkalmazásokElektronikus naptár („time management software”):pl. időpont egyeztetések támogatására, ütközéseket észrevesziGond: magánügyek védelme, pontosságProjekt menedzsment programok:nyomkövetésütemezésszemléltetésEzek feladatait kell kibővíteni a csoportmunkához az interakcióval a következőkhöz:célkitűzéserőforrás és feladat elosztásütemezésközös munka ugyanazon a tárgyon.Munkafolyamat programok (workflow):dokumentumok útjaformátumok kialakításaszerepek és jogok elosztásaEgyüttműködő szerzőség (authoring):Aszinkron:hagyományos szövegszerkesztők jelzik a változtatásokat, szerzőséget, megjegyzések függeszthetők velük a dokumentumhoztovábbi lehetőségek: eszközök a közös alkotás tervezéséhez és koordinálásához (részek zárolása, elkülönített dokumentumok csatolása)Szinkron:konferencia alkalmazásokkal együtt megvalósítva egymás munkájának egyidejű követését is lehetővé teszi.Wiki-rendszerek:Web tartalom közös készítése

Elektronikus naptár („time management software”):pl. időpont egyeztetések támogatására, ütközéseket észrevesziGond: magánügyek védelme, pontosság

Projekt menedzsment programok:nyomkövetésütemezésszemléltetésEzek feladatait kell kibővíteni a csoportmunkához az interakcióval a következőkhöz:célkitűzéserőforrás és feladat elosztásütemezésközös munka ugyanazon a tárgyon.

Munkafolyamat programok (workflow):dokumentumok útjaformátumok kialakításaszerepek és jogok elosztása.Erről már hallottak a múlt héten.

Együttműködő szerzőség (authoring):Aszinkron:hagyományos szövegszerkesztők jelzik a változtatásokat, szerzőséget, megjegyzések függeszthetők velük a dokumentumhoztovábbi lehetőségek: eszközök a közös alkotás tervezéséhez és koordinálásához (részek zárolása, elkülönített dokumentumok csatolása)Szinkron:konferencia alkalmazásokkal együtt megvalósítva egymás munkájának egyidejű követését is lehetővé teszi.WIKI is valami ilyen, de különleges céllal: web tartalomhoz.

Együttműködő szerzőség (authoring):Aszinkron:hagyományos szövegszerkesztők jelzik a változtatásokat, szerzőséget, megjegyzések függeszthetők velük a dokumentumhoztovábbi lehetőségek: eszközök a közös alkotás tervezéséhez és koordinálásához (részek zárolása, elkülönített dokumentumok csatolása)Szinkron:konferencia alkalmazásokkal együtt megvalósítva egymás munkájának egyidejű követését is lehetővé teszi.Wiki-rendszerek:Web tartalom közös készítése

Wiki-rendszerek:Web tartalom közös készítése

Integrált együttműködési környezet(Integrated Collaborative Environment, ICE)A magtevékenységek:email, csoportnaptár és ütemezés, megosztott mappák és adatbázisok, fonalas (threaded) viták, fogyasztói alkalmazások fejlesztése

Integrált együttműködési környezet(Integrated Collaborative Environment, ICE)

Az ICE eltolja a célpontot dokumentumról az emberekre és tevékenységekre.A VoIP terjedésével a hagyományos irodai és mobil telefon rendszerek is csatlakoztathatók.

Integrált együttműködési környezetTípusok áttekintése.

Az együttműködési technikák és az elosztott csoportokA korábban tárgyalt tulajdonságokra tekintettel nyilván különböző esetekben más a célszerű. Pl. a döntéshozatal több szinkron kapcsolatot igényel mint egy fejlesztési folyamat, itt tehát inkább kell a konferencia.A kommunikáció egy társadalmilag és kulturálisan beágyazott tevékenység, így a csoporttagok magatartási preferenciái eltérhetnek a technikai adottságoktól.

Az együttműködési technikák és az elosztott csoportokA korábban tárgyalt tulajdonságokra tekintettel nyilván különböző esetekben más a célszerű. Pl. a döntéshozatal több szinkron kapcsolatot igényel mint egy fejlesztési folyamat, itt tehát inkább kell a konferencia.A kommunikáció egy társadalmilag és kulturálisan beágyazott tevékenység, így a csoporttagok magatartási preferenciái eltérhetnek a technikai adottságoktól.Kiképzés és jó kezelési kézikönyvek is fontosak.A kutatás kimutatta, hogy a feladat típusa, az együttműködési technika típusa, a helyzetfüggő tényezők kiválasztása és a használat között feltételes összefüggés van.

A sok különböző, nem összeférő, ám átlapoló helyett egyetlen integrált technika felkínálja a lehetőséget az eszközök olcsóbb, hatékonyabb használatára.

Néhány konkrét példa alkalmazásra.


További groupware alkalmazások eGroupWarehttp://www.egroupware.org/

Open-Xchangehttp://www.open-xchange.com/

TUTOS The Ultimate Team Organization Softwarehttp://www.tutos.org/

Teamspacehttp://www.teamspace.com/

A csoportmunka paródiája. Ez is csoport-tevékenység!

(groupware) folytatásgaul/tszhonlap_public/iroda/groupwar22.pdfwiki-rendszerek feladatuk: web...

Documents