nanaki.ddns.netnanaki.ddns.net/files/folkuniversitetet/excel grund... · web viewflikar skall man...

Excel Grund/Fortsättning Länsstyrelsen 2023-09-20Andreas Hagström [email protected]

InnehållIntroduktion.......................................................................................................................................2

Bekanta oss med Excel som program.................................................................................................2

Formatera text och celler...................................................................................................................3

Formler och funktioner......................................................................................................................4

Formler och funktioner personlig budget.......................................................................................6

Övning formler, funktioner och bildhantering................................................................................7

Infoga bilder och objekt och formatera dessa....................................................................................8

Att göra en budget med tillhörande uträkningar................................................................................9

Skapa diagram..................................................................................................................................11

Skapa databas..................................................................................................................................12

Skapa diagram..............................................................................................................................12

Diagram till Powerpoint................................................................................................................13

Övning diagram............................................................................................................................14

Kombinationsdiagram......................................................................................................................16

Skapa pivottabell..............................................................................................................................17

Pivottabell på egen hand - övning................................................................................................17

Makro...............................................................................................................................................18

Makro - övning.............................................................................................................................19

Sortera och filtrera...........................................................................................................................20

Dubbletter – filtrering och dubblettsökning.................................................................................21

Villkordsstyrd formatering................................................................................................................22

Verifiera data....................................................................................................................................23

Kommentarer...................................................................................................................................24

Låsa blad och arbetsböcker..............................................................................................................25

Tillåta redigering av vissa områden - övning................................................................................26

Externa källor...................................................................................................................................27

Absoluta och relativa referenser......................................................................................................28

Låsa rader/kolumner........................................................................................................................32

Övningar enligt Docendo..................................................................................................................33

Öppen tid..........................................................................................................................................34

1

mailto:[email protected]


IntroduktionKort introduktion av mig själv. Påpeka att FU är stort och verksamma på X antal orter. Dra också upp att FU är partipolitisk obunden, religiöst obunden och utan krav på vinst. Den obligatoriska presentationen av lokalerna, toaletter, kök, kaffe och utrymningsvägarna.

Tag reda på vad deltagarna förväntar sig. Vad vill de lära sig? Tag reda på vad de jobbar med och be dem göra en kort beskrivning av företaget. Vad är målet för dem med denna kurs?

Bekanta oss med Excel som program.Starta Excel. Öppna en tom arbetsbok. Förklara vad celler(poster) är. Förklara vad blad är, och att man ofta kallar detta flikar, vilket egentligen inte är rätt men blir alltmer accepterat. Flikar skall man inte kalla bladen då det finns något annat som kallas flikar, Start, Infoga, Sidlayout, Formler osv Förklara att detta är den såkallade arbetsboken och att en arbetsbok består av ett eller flera blad, vilket i sin tur innehåller celler. Celler i sin tur innehåller data och funktioner. Förklara vad data är(en cell med data om exempelvis en summa pengar i en budget är data). Förklara vad funktioner är och att det även kan kallas formler. Visa de tre sätten att infoga formler(skriva in manuellt, funktionsguiden och via funktionsbiblioteket på fliken FORMLER). Förklara att man absolut inte behöver lära sig fler formler än de man skall använda och att det är värt att använda Google för att tag reda på vilken formel som passar bra till vissa ändamål.

Gå igenom alla flikar lite kortfattat. Ge dessa extra fokus och visa ett snabbt exempel:Sidlayout>Utskriftsformat, Data>Hämta externa data(visa med ett exempel hur data kan hämtas från en textfil och visas i en cell, visa sedan anslutningen och visa att om man uppdaterar textfilen och uppdaterar i Excel så kommer det uppdateras i cellen, då har vi gjort en databaskoppling),Sortera och filtrera>Sortera, Granska>Kommentarer, Granska>Ändringar visa hur man kan skydda ett blad eller arbetsbok.

2



Formatera text och cellerEn kort förklaring om hur och varför man skall formatera text och celler. När behövs det? Är det lika viktigt att göra detta som man på liknande vis gör i exempelvis MS Word? Skall man göra en arbetsbok som skall skickas runt till potentiella kunder, medarbetare osv. så kan det ju onekligen vara bra att arbetsboken ser snygg ut, än något simpelt man bara rafsat ihop, då målgruppen oftast inte ser jobbet bakom, oavsett om det gäller formatering av text och celler eller om det gäller formler och funktioner, makron, tabelluppbyggnad eller databaskopplingar man gjort.

http://prome.org/filer/index.php?dir=FU%2Fovningsfiler%2Fexcel365%2F

Visa Excel-filen formatering.xlsx formatera blad 2 så att den ser snarlikt ut som blad 1. Låt deltagarna göra samma sak;

Gör alla celler stora nog så att texten får plats. Markera B2-G2 och centrera över kolumner. Gör B3(ID) mindre igen. Markera B4-B14, formatera celler till Tal, utan decimaler. Gör sedan dessa värden centrerade

eller högerställda. Markera B4-G14 och gör så att det blir samma teckenstorlek och teckensnitt för alla. Tag bort

eventuell fetstil eller kursiv stil. F4-F14 behöver vänster ställas. G4-G14 behöver höger ställas och formateras som tal. Glöm inte att byta ut alla punkter mot

kommatecken med CTRL+B kommandot. B3-G3 bör sättas i fetstil. B2-G2 bör formateras lite snyggare. Blå bakgrund och vit text. Gör texten fet och i storlek 16. Markera B2-G14 och gör yttre kantlinjer för detta. Gör också en nedre kantlinje för B2-G2. Visa hur man kan göra inre kantlinjer för cellerna inuti, tag sedan bort dessa och förklara hur

det är frivilligt beroende på vad man anser vara snyggt. Skapa sedan kantlinjer för att illustrera hur man gör detta. När det är klart, gå till

Visa>Stödlinjer för att visa hur det kommer se ut vid eventuell utskrift.

När allt är klart, gör ett nytt blad och kopiera över innehållet från blad 1. Markera sedan B3-G14, dvs allt från id titel osv. och välj att infoga tabell. Gör sedan om stegen vi gjorde på blad 2, dvs. cellformatering, öka cellstorlekar, formatera

teckenstorlekar osv osv. Fixa också till rubriken. Visa sedan hur man enkelt kan styra en överhängande design nu när vi gjort en tabell av allt

detta. >Sidlayout>Teman. Visa sedan hur man gör en ny post och hur allting sedan kommer att uppdateras i

realtid(TABB). Visa sedan hur man kan filtrera och sortera olika saker. Skapa sedan kantlinjer för att illustrera hur man gör detta. När det är klart, gå till

Visa>Stödlinjer för att visa hur det kommer se ut vid eventuell utskrift. Spara arbetsboken, vi återkommer till den senare!

3




Formler och funktioner I Excel finns det över 300 stycken förinställda matematiska formler, eller funktioner som det

egentligen kallas på svenska. Skulle du bläddra genom allihop och inte hittar någon som passar det du vill göra, så kan man alltid skriva egna formler. Eftersom Excel i grund och botten är ett kalkylprogram, så finns det inga egentliga begränsningar för vilka sorters matematiska formler man kan skriva ihop själv.

I praktiken, använder man ofta inte mer än 1-3 formler per arbetsbok om det inte är en avancerad arbetsbok, då kanske man använder några enstaka fler.

De absolut mest vanliga formlerna som används i Excel är,

Summa Beräknar summan av de parametrar som ges(gånger subtraktion, addition, division)Medel Returnerar medelvärdet i ett cellområde.Min Returnerar det minsta värdet i ett cellområde.Max Returnerar det maximala värdet i ett cellområde.Om Kontrollerar om ett villkor uppfylls och returnerar därefter ett värde som är specificerat i

formeln.Men det finns självklart många fler som används. Ett exempel på detta är formeln BETALNING, som ofta används för budgetering, och används för att beräkna betalning av ett lån baserat på regelbundna betalningar och konstant ränta.Man behöver absolut inte kunna Excels formler utantill, det är dels för många för att hålla reda på och så är de flesta av dessa formler ni aldrig kommer stöta på. Istället föreslår jag att ni lär er hur en formel skall skrivas in, alltså logiken bakom formler, inte formeln sig själv. Skulle man sedan i framtiden glömma bort eller köra fast, så öppnar man bara hjälpavsnittet eller använder Google.

En formel i Excel kan liknas vid grundläggande datorprogrammering, om än väldigt förenklat, så att gemene man skall kunna programmera själv. Ni skall nu få prova på detta själv!

4



Öppna en ny arbetsbok och fyll i värdena ni ser på min skärm(A1-C12).

E2 = Här skall vi använda oss av summa för att räkna ihop hur många besökare Gavlerinken haft under mätperioden. Vi skriver in formeln =SUMMA(C2:C12) och trycker på enter.

F2 = Här skall vi räkna ut publiksnittet, då skriver vi =MEDEL(C2:C12) och trycker på enter. G2 = Här skall vi göra en formel som visar oss max besökare under mätperioden. Detta

behövs inte nu när vi har så lite data att vi kan se det med blotta ögat, men föreställ er att vi hade 500 rader till med data. Formel =MAX(C2:C12) och enter.

H2 = Samma sak som med max besökare, vill vi nu visa minimum besökare. Vi skriver in =MIN(C2:C12) och enter.

I2 = Nu skall vi visa hur många dagar hela mätperioden har innehållit totalt, utifall vi i framtiden vill göra ytterligare beräkningar såsom exempelvis ett publiksnitt delat på antal dagar oavsett om det är matchdagar eller ej. Vi skriver formeln =DAGAR360(A2;A12) och trycker på enter. Denna formel returnerar antalet dagar mellan två datum.

Här finns det några olika tillvägagångsätt, DAGAR360 räknar ut antal dagar för 12 månader med 30 dagar vardera, används i bokföringsberäkningar. Formeln =DAGAR360(A2;A12) returnerar värdet 46, nästan helt korrekt.

Vi kan också skriva formeln =SUMMA(A12-A2), vilket bara subtraherar. Då måste vi också formatera cellen där uträkningen står på, som tal.

Eller det, åtminstone enligt mig, det bästa sättet, =DATEDIF(A2;A12;"d"), vilket returnerar differensen och returnerar det i antal dagar. Byt ut bokstaven d(days) mot Y, m, yd, md eller ym för olika resultat.

Läs mer på dessa webbplatser, http://andersexcel.se/avstandet-mellan-tva-datum-med-datedif/https://support.office.com/sv-se/article/Ber%C3%A4kna-antalet-dagar-mellan-tv%C3%A5-datum-5013cd7e-ea2f-454c-b3b5-03505597264c?ui=sv-SE&rs=sv-SE&ad=SEhttps://support.office.com/sv-se/article/DAGAR360-Funktionen-DAGAR360-b9a509fd-49ef-407e-94df-0cbda5718c2a

5


https://support.office.com/sv-se/article/DAGAR360-Funktionen-DAGAR360-b9a509fd-49ef-407e-94df-0cbda5718c2a

https://support.office.com/sv-se/article/DAGAR360-Funktionen-DAGAR360-b9a509fd-49ef-407e-94df-0cbda5718c2a

https://support.office.com/sv-se/article/Ber%C3%A4kna-antalet-dagar-mellan-tv%C3%A5-datum-5013cd7e-ea2f-454c-b3b5-03505597264c?ui=sv-SE&rs=sv-SE&ad=SE

https://support.office.com/sv-se/article/Ber%C3%A4kna-antalet-dagar-mellan-tv%C3%A5-datum-5013cd7e-ea2f-454c-b3b5-03505597264c?ui=sv-SE&rs=sv-SE&ad=SE

http://andersexcel.se/avstandet-mellan-tva-datum-med-datedif/


Formler och funktioner personlig budgetBe deltagare göra en personlig budget som kan se ut på följande sätt;

Skapa lämpliga formler för summor.Gör även en OM formel för rad 23. Kriteriet är om den totala månadsinkomsten överstiger belopp X, skall belopp Y sparas till ett sparkonto(alltså sättas som en utgift). Formeln skall se ut ungefär som följande, =OM(B11>28000;3000;1000)

6



Övning formler, funktioner och bildhantering Se övnings filen vid namn formler-funktioner-bilder.xlsx. Återfinns på följande URL http://prome.org/filer/index.php?dir=FU%2Fovningsfiler

%2Fexcel365%2F Gör övningarna, se till att du slår på kommentarer för instruktioner. Facit finns, om du högerklickar på bladen och väljer Ta fram.

7





Infoga bilder och objekt och formatera dessa. Skapa en ny tom arbetsbok. Infoga en valfri bild, förslagsvis söker deltagare på en bild på Brynäs. Ändra storlek på bilden. Korrigeringar>Skärpa och oskärpa & Ljusstyrka/kontrast. Färg, visa lite olika toner och färginställningar. Visa också Färg>Ställ in transparent färg och

markera det svarta området. Visa upp de olika konstnärliga effekterna. Lek runt lite med de färdiga mallarna. Applicera ”fasad, oval, svart”. Applicera en bildram, ändra lite i utformningen på den. Lek lite med Bildeffekter, bara för att visa olika effekter. Gå sedan in på Bildlayout och välj något häftigt, typ ”Sexhörningskluster”. Kopiera sedan något av klustren och klistra in det igen tills önskat antal kluster erhållits.

Observera att klustrerna byggs per automatik men det går att flytta på dessa i efterhand. Ändra sedan färgerna så det ser snyggare ut och kanske bättre passar in med Brynäs iF’s

färger. Sedan kan man också välja lite olika SmartArt-format på dessa. Laborera och testa lite. Efter detta, gå sedan in på Design>Layouter och prova lite olika layouter. Testa lite olika. När ni valt en layout, gå till Format, visa hur man kan byta ut en av figurerna om så önskas,

göra den större/mindre, ändra effekter för enstaka figurer såsom fyllning, kontur, förval, ljussken, 3D-rotation osv. Visa också hur man manuellt kan rotera, förminska och förstora objekt.

Gå sedan tillbaka till Design och SmartArt-format, välj typ Metallisk. OM TID FINNES; Infoga figurer och lek med dessa(figurfyllning bild från nätet).

8



Att göra en budget med tillhörande uträkningar Här skall deltagarna göra en simpel budget för ett företags inkomster kontra utgifter, den

skall se ut som följande;

Börja med att skriva in all text, dvs allting förutom alla summor. Markera B4-F8 och formatera dessa som valuta. Samma sak för B11-F16 & B18-F18. Gör rubrikerna feta. Gör Summa, Summa och Resultat feta. Gör Inkomster & Kostnader feta.

Centrera de sistnämnda. Gör Kostnader orange och Inkomster grön. Öka teckenstorleken för dessa till 14. Gör A18-F18 blått. Tag bort stödlinjerna. Skapa kantlinjer för Inkomster och Kostnader, det skall vara Yttre

kantlinjer. För resterande skall det vara Alla kantlinjer. Justera cellstorlekar till ett bra värde. Lämna lite marginaler kvar. Fyll i cell F4, det skall vara en SUMMA-formel som ser ut såhär; =SUMMA(B4:E4). Upprepa för F5, F6 & F7. Fyll i cell F11 på samma vis, men här skall deltagare få se hur man kan duplicera räkne satsen.

Markera färdiga cellen med uträkning på F11, och längst ned i högra hörnet kan du trycka och dra så långt ner som du vill, i detta fall till F14.

Gör samma sak för B8-F8 och B16-F16. Nu skall vi fylla i bonusar. Ponera att företaget har en policy att alla utesäljare som säljer för

mer än 10.000kr per kvartal får en bonus på 10 % av hela sin försäljningssiffra.

9



Detta löser vi med hjälp av en OM-sats. En OM-sats(IF på engelska) fungerar som så att formeln returnerar ett värde om ett angivet villkor beräknas till SANT och ett annat värde om det beräknas till falskt. I detta exempel, med försäljarbonus gör vi enklast såhär:

I B15, skriver vi in, ”=OM(B7>=10000;B7*0,1;0)”, vilket i praktiken innebär att OM B7 är större eller lika med 10.000(kr) så skall B7 multipliceras med 0,1(för att få ut vad 10% av summan är), vi avslutar argumentet med en nolla som betyder att om argumentet inte uppfyller kraven skall en nolla skrivas ut.

Sedan gör vi likadant för C15-F15. Värdena på rad 16 kommer då att ändras automatiskt. Vi kan testat att byta ut nollan i argumentet mot texten ”Ingen bonus.” för att se hur man

annars kan göra. Slutligen i B18 skriver vi in en till SUMMA-formel för att beräkna inkomster minus utgifter.

Det skall alltså vara B8-B16. =SUMMA(B8-B16). Upprepa för C18-F18. Vi avslutar detta exempel med att formatera summa-raderna med fetstil.

Testa nu att laborera lite med de manuellt ifyllda värdena för inkomster och utgifter för att se att din färdiga kalkyl verkligen fungerar. Om utgifterna överstiger inkomsterna skall ett negativt resultat visas.

10



Skapa diagram Med vår budgetkalkyl avklarad skall vi nu presentera siffrorna lite snyggare med hjälp av

diagram. Skapa ett nytt blad, Infoga>Diagram, välj en 3D-stapel. Var säker på att det tomma diagrammet är markerat och klicka på Design>Markera

data(alternativt högerklicka och välja markera data). Gå till det blad som datan skall hämtas från, i detta fall blad 1. Markera den datan som vi vill presentera, i det här fallet vill vi ha ” =Blad1!$B$4:$E$7”,

siffrorna från inkomsterna, alltså B4-F7. Tryck sedan OK och se hur diagrammet uppdateras. Nu får vi fram försäljningssiffror från alla 4 kvartal men det går inte att utläsa från

diagrammet. Detta löser vi genom att välja markera data igen, och nu välja att redigera vågräta axeletiketter, välj B1-F1. Diagrammet uppdateras.

Nästa steg blir att tala om för diagrammet vad färgkoderna betyder istället för att bara samla alla inkomster kvartalsvis utan att specificera vad dessa står för. Då markera vi data igen, denna gång tar vi förklaringsposter, vi börjar med serie 1, markera denna och välj redigera. Välj A4, försäljning butik och klicka på OK. Fortsätt likadant för alla 4 förklaringsposter.

När detta är klart, vet diagrammet om vad allting är hämtat från, men det presenteras inte för oss, detta är något vi nu måste ställa in. Det enklaste sättet tycker jag, är att välja diagramelementet Förklaring. Nu kan vi, eller andra, enkelt läsa av diagrammet.

Sätt sedan en snygg stil på diagrammet, ta nummer 3. Laborera lite med olika sätt att visa all info. Visa även hur man kan ändra färgval, diagramformat, konvertera diagrammet till en annan

typ osv. FINNS DET TID ÖVER, Ändra namn på flikarna. Ändra även färg på dessa. Gör ett nytt diagram över någonting helt annat.

11



Skapa databas Öppna en ny arbetsbok. Skapa följande tabell;

Skriv in namnfälten, rubriken, centrera rubriken. Skriv in en post och lämna vinst per påse, summa 2012 och summa 2013.

H4 =SUMMA(G4)-(D4+E4+F4) K4=SUMMA(H4*I4) L4 =SUMMA(H4*J4) Formatera cellerna. Text, tal, valuta och egen på I-J.

” [Röd][<=50000]0 #"st";Standard;[Svart]0 #"st" ”Visa även ”st”.

Gör sedan om H4 till ” [Röd][<=10]# ##0,00kr;Standard;[Svart]# ##0,00 kr”. Markera B3-L4, Infoga>Tabell. Nu är hela tabellen klar och förbered för att användas som en simpel databas. Det räcker

dock inte med en endaste post i tabellen, så vi ställer oss på L4 och trycker på tabb och fyller i lite flera poster. Låt fantasin flöda och skriv in åtminstone 5 till smaker.

Visa att allting uppdateras i realtid och att tabellen verkligen är helt komplett och förberedd för inmatning av nya smaker i framtiden. Visa också hur enkelt det är att sortera och filtrera data när allting är uppställt i en tabell.

Namnge bladet till Tabell.

Skapa diagram Fortsätt med chips.xlsx. Skapa ett nytt blad som du döper till Diagram. Infoga>Diagram, välj en Grupperad 3D-stapel. Design>Markera data(alternativt högerklicka och välj markera data). Gå till det blad som

datan skall hämtas från, i detta fall, bladet Tabell. För Diagramdataintervall vill vi ha följande(=Tabell!$C$3:$C$14;Tabell!$K$3:$L$14), smaker

och summor för 2012 och 2013. Tryck sedan OK och se hur diagrammet uppdateras. Redan här har vi ett egentligt diagram som visar totalförsäljningen av chipssorter 2012-2013. Om det behövs(i vissa fall hittar Excel sådant själv), lägg till förklaringsposter(Summa 2012 &

Summa 2013) och Vågräta axeletiketter(de olika chipssmakerna). Design>Växla Rad/kolumn. Visa detta också. Infoga en Diagramrubrik, Layout>Diagramrubrik. Ändra sedan i designen för diagrammet. Design>Snabblayout. Visa några olika. Visa sedan

hur man manuellt kan ändra allt detta också för att skräddarsy dokumentet. Visa sedan Diagramformat.

12



Högerklicka på en av staplarna och välj Formatera dataserie. Här kan vi ändra figuren, fyllningen, kantlinjer, skuggning, 3D-effekter med mera. Lek lite.

Gå sedan till Design och välj Ändra diagramtyp, prova applicera lite andra diagramtyper och se vad som händer.

Be sedan deltagare att göra ett Ring-diagram. Detta skall visa Sålda påsar 2013, men skall också kunna visa Sålda påsar 2012, Summa 2012 och Summa 2013. Data skall presenteras angivet i procentform.=Tabell!$B$3:$L$14 eller =Tabell3[#Alla]Filter, det som skall visas.Diagramformat, format3.

Diagram till Powerpoint Det finns två sätt att göra ett diagram i Powerpoint, Manuellt, vilket innebär att du väljer Infoga, Diagram, väljer önskat diagram. Då får du upp

liknande funktioner som i Excel och en liten variant av Excel dyker upp. Detta sparas då lokalt i din pptx-fil.

Automatiskt, Kopiera diagrammet i Excel, klistra sedan in det i Powerpoint. Här finns det lite olika inklistringsmöjligheter, vill du ha ett statiskt engångsdiagram, välj M eller B. Vill du ha ett diagram som uppdateras i realtid som är kopplat till din arbetsbok/blad, välj A eller F.

13



Övning diagram Skapa en liten personlig budget som tidigare, på följande vis,

Skapa sedan 4 olika diagram på ett nytt blad, diagrammen skall visa summa inkomster och summa utgifter(A27-M28) och skall endast visa en månad åt gången, resultat nedan,

14



Facit till föregående övning

15



Kombinationsdiagram Ett kombinationsdiagram innebär att du förenar två olika diagramtyper med varandra. Det

klassiska och kanske bästa sättet är att kombinera ett stapeldiagram med ett linjediagram. Skapa följande,

Markera sedan cellområdet A1 till C7 och välj Infoga, Stapel, 2-D stapel, Grupperad stapel. Då får vi den vanligaste diagramtypen.

Sedan, ändra diagramtyp. Gå längst ned till kombination. Här väljer vi i detta fall, at ta Sålda hus som en Grupperad stapel (och sekundär axel) och Genomsnittspris som en Linje.

Detta kan också göra via fliken Layout, växa till Serie, Sålda hus(detta alternativ kan finnas på lika olika ställen beroende på version av Excel). Sedan Formatera markering>Alternativ för serie>Rita serie på = Sekundäraxel.

Sedan måste vi formatera axeln för talserie, högerklicka. Längst ned finns Tal och sedan Kategori. Väl sedan valuta där.

Detta ger oss resultatet,

16



Skapa pivottabell Fortsätt med chips.xlsx Skapa ett nytt blad som du döper till Pivot. Välj på Infoga-menyn, Pivottabell. Markera de data du vill ha med i din pivottabell, i detta fall,

B3-L14. När pivottabellen är skapad kommer den inte visa någonting, utan detta måste du ställa in själv vad den skall visa. Kryssa i lämpliga fält så uppdateras pivottabellen i realtid. I mitt fall tar jag bara med det jag tror är relevant om jag skall presentera resultatet till kanske en ledningsgrupp eller potentiell investerare. Då behöver jag inte ha med allting, exempelvis fraktkostnader kanske i dagsläget inte känns relevant, så jag väljer bort den. De jag faktiskt tar med är Smak, Vinst per påse, Sålda påsar 2012 och Summa 2012.

Nästa steg blir att döpa om etiketterna för dessa, så en utomstående enkelt kan se vad de betyder. Radetiketter = SmakerSumma av Vinst per påse = Vinst per påse(observera mellanslaget före då man inte kan ta samma namn som redan är utnyttjat, då krockar datan)Summa av Summa 2012 = Vinst 2012 / Överskott 2012Summa av Sålda påsar 2012 = Antal sålda påsar 2012.

När detta är klart måste cellerna formateras i pivottabellen. Vinst per påse bör ha valuta, kr. Vinst 2012 bör ha valuta, kr. Antal sålda påsar 2012 bör ha tal, utan decimaler med tusentalsavskiljare.

När detta är klart vill vi troligtvis ändra ordningen på dessa data. Markera någon cell inuti pivottabellen och kasta om ordningsföljden av cellnamnet som finns längst ned i högra hörnet. Jag vill ha Smaker > Antal sålda påsar 2012 > Vinst per påse > Vinst 2012.

När detta är klart gör om samma sak, alltså infoga en till pivottabell som är likadan, fast visar för år 2013.

VISA ÄVEN:På samma blad, välj att infoga ett pivotdiagram, då får man samma data presenterat, fast i form av ett diagram istället.

TID ÖVER: Skapa ett till diagram lite kvickt. Välj cirkel>Ring. Markera data. I detta fall tar vi smakerna

och summa för 2012 och 2013. Ändra förklaringsposter serie till summa 2012 och summa 2013. Välj sedan Stil > Format 7. Ändra diagramrubrik. Ändra sedan Dataetiketter > Bildtext för data, för att få siffrorna i procent och voila, vi har nu ett marknadsandelsdiagram. Prova att flytta ut etiketterna lite grand. Håll sedan markören över värden och visa hur man enkelt kan visa ena året, eller ta bort olika smaker.

Pivottabell på egen hand - övning https://support.office.com/sv-se/article/Sj%C3%A4lvstudiekurs-Analysera-data-i-en-

pivottabell-med-hj%C3%A4lp-av-en-datamodell-i-Excel-2013-f9ad8310-3b5b-48a3-913d-5cc1b364ee46

17


https://support.office.com/sv-se/article/Sj%C3%A4lvstudiekurs-Analysera-data-i-en-pivottabell-med-hj%C3%A4lp-av-en-datamodell-i-Excel-2013-f9ad8310-3b5b-48a3-913d-5cc1b364ee46




Makro Öppna makron.xlsx, återfinns på URL http://prome.org/filer/index.php?dir=FU

%2Fovningsfiler%2Fexcel365%2F För att slå på Makron, gå in på Arkiv>Säkerhetscenter>Inställningar för

Säkerhetscenter>Makroinställningar>Aktivera alla makron>OK> Gå till Anpassa menyfliksområdet>Markera ”Utvecklare” i högerspalten>OK. Gå till fliken Utvecklare>Spela i makro>Välj ett namn, förslagsvis något enkelt typ,

”FormateraData”. Lagra makrot i denna arbetsbok och förklara skillnaderna mellan dessa val. Tryck OK och nu börjar makrot spelas in. Glöm inte att förklara att det inte är som en vanlig

videoinspelning, utan det enda som spelas in är det dom faktiskt gör. Därför spelar det ingen roll hur lång tid de tar på sig!

Gå till blad 2! Börja formatera cellerna enligt följande anvisningar; Tag bort alla kantlinjer utom den i nederkant på rad 4, lägg till alla kantlinjer för A5-C25. Markera A5-C25 och se till så att alla celler har samma teckenstil, storlek och alignment. Formatera cellerna på kolumn A till text. Formatera cellerna på kolumn B till tal, utan decimal men med tusentalsavgränsare. Formatera cellerna på kolumn C till valuta, kr och med 2 decimaler. Formatera cellstorlekar till en önskad storlek. Stoppa inspelning av Makro. Gå tillbaka till Blad 1 och gå till fliken Utvecklare>Kod>Makron.

Kör Makrot vi just skapade och avslutade.

Observera att på Excel 2016 återfinns makro under Visa-fliken, inte Utvecklare som i tidigare versioner.

18





Makro - övning Öppna filen makro-ovning.xlsx, återfinns på URL http://prome.org/filer/index.php?dir=FU

%2Fovningsfiler%2Fexcel365%2F Bladet, Efter, visar hur ditt resultat skall se ut. Bladet, Spela in makro, skall du arbeta i. Gör de nödvändiga åtgärderna där, medan du spelar

in allting som ett makro. När du är klar, gå till bladet, Köra makro, och spela upp makrot där.

Skapa ett nytt makro som infogar ditt namn, adress, titel osv med ett visst teckensnitt i dokumentet.

19





Sortera och filtrera Skapa ett nytt blad med följande innehåll.

Använd sortera och filtrera för att rangordna dessa värden. Sortera på namn, antal bärare 2015 och antal bärare 2014.

Sätt sedan dit ett filter på samtliga rubriker. Detta gör det snabbare och smidigare att sortera datan. Det är också användbart om du delar din arbetsbok med någon annan och du har valt att låsa bladet/boken.

Välj sedan att filtrera Antal bärare 2015 med hjälp av ett talfilter. Använd är större än eller lika med och skriv in värdet 625.

Välj sedan ett textfilter till Namn. Använd Börjar med och skriv in bokstaven E. Vi kommer nu att enbart se två namn med tillhörande statistik.

Gå till Data>Sortera. Här kan vi skapa sortering baserat på flera sorteringsnivåer. På samma ställe kan vi även göra applicera, skapa och redigera anpassade listor.

Kopiera datan till ett nytt blad, gör om datan till en tabell. I tabeller aktiveras funktionen autofilter.

Sortera Namn efter textfilter sluter med ’a’. Sortera Antal bärare 2015 efter talfilter mindre än ’500’. Inga data presenteras. Ändra det sistnämnda filtret till 600.

Radera filtren. Applicera sedan ett nytt filter med jokertecken(Asterix *). Exempelvis textfilter är lika med

e**a.

20



Dubbletter – filtrering och dubblettsökning Använd samma fil igen, denna gång, skapa en kopia på en befintlig rad något såhär,

Gå sedan till Data>Sortera och filtrera>Avancerat. Välj vilket område som är aktuellt, i detta fall, A1-C12. Kryssa i Enbart unika poster och kör. Den sista Elsa kommer då att försvinna. Observera att detta enbart gäller när de båda Elsa har samma data, dvs 872 och 850.

Nu skall vi testa verktyget Ta bort dubbletter som återfinns på Data>Dataverktyg. Markera den kolumn(A) som innehåller dubbletter. Fortsätt med aktuell markering, OK, den sista Elsa försvinner. Dock så kvarstår data som tillhörde denna Elsa.

Vilket av dessa tillvägagångsätt du behöver styrs av vad du faktiskt vill göra.

21



Villkordsstyrd formatering Fortsätt med föregående fil, antal bärare. Nu skall vi prova på att göra en villkorsstyrd formatering. Det finns såklart många olika villkor

och vi kommer inte gå genom mer än att vi skrapar lite på ytan. I detta exempel, markera C2-C11. Klicka sedan på Villkorsstyrd formatering på fliken Start >

Hantera regler. Här väljer vi att skapa ett ny villkorsstyrd formatering. Vi tar en Datastapel, vi behöver i detta fall inte ändra på något utan standardvärdena fungerar utmärkt.

Har du konverterat datan till en tabell kan du bara skapa fler poster och den villkorsstyrda formateringen följer med.

Laborera med detta.

22



Verifiera dataFör att begränsa inmatning i en eller flera celler.

Skapa en tom arbetsbok. Ställ musmarkören på önskat område, i detta fall, A1. Klicka på Data>Dataverktyg>Dataverifiering. Lägg till något under tillåt, exempelvis Hela nummer, välj en lämplig parameter, mellan, fyll

sedan i minimum och maximum-värdet. I detta fall kan vi ta 1-31. Klicka på Indatameddelande. Detta är det hjälpmeddelande som kommer att synas. Fyll i en

lämplig rubrik och meddelande, typ, Verifieringsregel och Du måste ange ett värde mellan 1 - 31.

Gå vidare till felmeddelande. Välj och förklara de olika typerna. Sätt en lämplig rubrik och felmeddelande, Varning & Du har angivit ett tal utanför det tillåtna spannet! Var god ange ett heltal mellan 1 - 31.

Tryck på OK. Prova så att det verkligen fungerar. Visa sedan hur man kan ändra dataverifieringen genom att markera samma cell igen och gå

in på Dataverifiering. Visa även där hur man tar bort dataverifieringen. Öppna sedan formatering.xlsx och ställ in en dataverifiering på cellerna G4-G14. Tillåt Decimal. Data Mellan. Min-Max 0,1-10. Indatameddelande valfritt. Felmeddelande

valfritt. Visa också Ringa in ogiltiga data.

23



Kommentarer Infoga några kommentarer och visa hur de fungerar.

24



Låsa blad och arbetsböcker Skapa följande,

Välj sedan Skydda blad som finns under Granska>Ändringar. Visa de olika alternativen. Skriv in lösenordet hej. Upprepa lösenordet. Visa hur bladet inte kan förändras. Lås upp det och visa hur det går.

Tag bort bladskyddet. Välj sedan att Skydda arbetsbok. Förklara skillnaderna att det går att förändra datan i celler

på bladen, men inte arbetsboken i sig. Tag bort skyddet. Nu skall dessa två kombineras. Använd funktionen Tillåt användare att redigera områden. Välj nytt och ange vilket område som är aktuellt. Ställ in lösenordet redigera. Visa Behörigheter men gör ingenting där. Tryck på OK. Upprepa lösenordet. Markera namnet och tryck på Använd. Tryck på OK. Skydda bladet med lösenordet hej. Visa förändringarna. Det skall nu gå att redigera vissa områden efter att lösenordet hej

angivits. Vissa områden skall inte kunna redigeras alls förrän bladskyddet har avlägsnats. Lägg sedan till ett skydd förarbetsboken. Välj lösenord bok. Gå sedan till ett annat blad. Skriv in random text och skydda sedan bladet. I detta fall skall

ingenting gå att göra utan lösenordet. Visa funktionen Dela arbetsbok och Spåra ändringar.

25



Tillåta redigering av vissa områden - övning Skapa följande arbetsbok,

Cellerna B4-E7 skall kunna redigeras. Så vi markerar detta område och klickar sedan på Tillåt användare att redigera områden, på fliken Granska.

Klicka på Nytt, lösenord är valfritt. Knappen Behörigheter fungerar om datorn är ansluten till en viss typ av nätverk som tillåter det, så kallad Active Directory.

Sedan klickar vi på knappen Skydda blad. Här väljer vi ett lösenord som krävs för att i framtiden låsa upp bladet. Kom ihåg lösenordet, det går inte att återskapa om det går förlorat!

Under lösenordet finns det olika parametrar, i vårt fall behöver vi inte ändra på något. Klicka på OK. Ange lösenordet igen för att bekräfta.

Nu går det bara att redigera de områden vi valde i början. För att ta bort skyddet, klicka på Ta bort bladets skydd under Granskafliken.

26



Externa källor Data > Hämta externa data > Den som skall nyttjas. Från webb > Hämta http://prome.org/kompabilitet.php bara för att visa hur det fungerar.

Hämta sedan en stor webbplats för att visa vad man inte bör göra, typ N24, Aftonbladet osv. Från webb > Hämta tabellen från http://www.w3schools.com/html/html_tables.asp. Detta

skall Hämta från webb användas till! Från text > Skapa ett simpelt textdokument och importera detta.

Från text > Samma sak men med ett Word-dokument där det finns en tabell. Detta går inte bra för att Word lägger till massa ’fulkod’ som vi inte ser i Word, men när det exporteras som rådata kommer det fram.

Från Access > fiskerivård. Välj vilka tabeller som skall importeras. Från andra källor > XML. Markera Alla filer, inte bara XML-filer. Välj blad och importera.

Visa sedan Befintliga anslutningar. Högerklicka och välj egenskaper. Det viktigaste här är uppdateringsintervallet.

För att ta bort anslutningar > Ibland räcker det med att ta bort innehållet, då får du fram en förfrågningsruta som frågar ifall du vill ta bort kopplingen också. I normala fall är det dock bäst att gå till Data > Anslutningar > Anslutningar, för att säkerställa att anslutningen tas bort på rätt sätt.

Gå kortfattat genom SQL-server och dataanslutning också.

27


http://www.w3schools.com/html/html_tables.asp

http://prome.org/kompabilitet.php


Absoluta och relativa referenser Skillnaden mellan absoluta och relativa celllreferenser är tämligen enkel. En absolut referens

pekar alltid på samma cell medan en relativ referens flyttar sig beroende på hur man drar markören.

Du frågar var Apoteket ligger och får till svar att det ligger bredvid posten vid torget. Det är en relativ adressbeskrivning. Får du istället det här svaret, Det ligger på Apoteksvägen 12. Så har du fått en absolut adressbeskrivning.

En absolut referens i Excel innebär att en cell är låst så att det går att autokopiera formeln.

Skapa en ny arbetsbok med följande data

Glöm inte att centrera över kolumner, formatera celler, tag bort stödlinjer och göra några kantlinjer.

I D4 vill vi ha en simpel uträkning på vad Ulla-Bellas ökning blir i kronor. I E4 vill vi ha Ulla-Bellas nya lön i kronor.

I D4 skall då följande formel skrivas in, =SUMMA(C4*B2). Denna cell är då korrekt. Problemet uppstår i nästa steg, då vi kopierar dessa data nedåt, då får vi värdefel. För att undvika detta måste vi göra om och låsa formeln på D4 så att den blir relativ.

Formeln kommer då se ut som följande, =SUMMA(C4*$B$2), då kan vi kopiera formeln nedåt. Antingen skriver vi in dollartecknet manuellt, eller så ställer vi oss med musmarkören vid den aktuella cellen, B2, och trycker på F4.

Skapa sedan formeln för E, =SUMMA(C4:D4), denna behöver inte låsas. Kopiera den nedåt. Skapa sedan en formel för slutsumma för företaget på E7, med formeln, =SUMMA(E4:E6). Det skall nu gå att ändra procentsatsen och ökning, totalt och slutsumman uppdateras också.

28



Gå till nästa blad och slå in följande

I cell C9 skall vi nu göra samma sak som tidigare, mata in formeln, =SUMMA(B4*B9), då får du resultatet 30000kr. När vi sedan kopierar nedåt kommer vi att få värdefel.

Kolla på C10, vi ser att formeln som kopierats där är B5*B10. Alltså rad 5 istället för rad 4 som vi vill ha.

Så, vi ändrar formeln vi har på C9 till, =SUMMA($B$4*B9), och kopierar sedan nedåt igen. Då fungerar det. Vi har alltså låst formeln som kopierats till B4, medans räntesatsen kan förändras.

Glöm inte att centrera över kolumner, formatera celler, tag bort stödlinjer och göra några kantlinjer.

29



Nu komplicerar vid det lite till, skapa följande,

Nu vill vi ha ränta per år(utan amorteringar). Vi tar samma formel igen på C9, =SUMMA($B$4*B9), och kopierar formeln nedåt. Fungerar ypperligt. Prova sedan att kopiera formeln åt höger för att fylla ut resterande år. Här kommer vi få uppenbara fel.

Kolla på D9, vi ser att formeln som kopierats där är =SUMMA($B$4*C9). Alltså har lånebeloppet blivit multiplicerat med räntesatsen för 2012, alltså 1.5 miljoner gånger 30 000. Inte bra! Vi behöver även låsa referensen till räntesatsen.

Istället ändrar vi C9 till, =SUMMA($B$4*$B$9), och kopierar sedan datan åt höger. 30 000 på alla år, stämmer bra. När vi sedan kopierar det nedåt så kommer vi få 30 000 på alla räntesatser, vilket såklart är fel.

30



Det vi måste göra, är att endast låsa en del av cellreferensen, så att bara kolumndelen av referensen är låst. Vi ändrar således vår formel till, =SUMMA($B$4*$B9), så att bara kolumnen är låst. Vi har alltså låst räntesatsen i sidled, men inte i höjdled. Låsningen är bara på kolumn C.

Kopiera detta till alla celler och resultatet blir rätt,

31



Låsa rader/kolumner Markera cellen till höger respektive under de kolumner eller rader som du vill låsa. Klicka på Lås fönsterrutor på Fönster-menyn. Nu visas en lite tjockare svart linje under respektive bredvid de rader och kolumner som är

låsta. Om du bläddrar i dokumentet ligger raderna och kolumnerna kvar som rubriker.

32



Övningar enligt Docendo Hämta övningsfiler från Docendo. Instruktioner finns på sidan 6. Spara dessa på skrivbordet. Sid 133 och framåt.

33



Öppen tidDet deltagarna vill pyssla med.

Tid kvar? Visa deltagarna donationer.xlsx och be dom göra något liknande samtidigt som jag hjälper dom individuellt.

Alternativt om det är något deltagare själva vill göra.

34


nanaki.ddns.netnanaki.ddns.net/files/folkuniversitetet/excel grund... · web viewflikar skall man...

Documents