Grupno / cirkularno pismo

• alat za grupno pismo nam omogućava da isti dokument koristimo za više primaoca

• popis primaoca koristimo iz postojeće baze i stvaramo novi popis

Koraci izrade Grupnog/cirkularnog pisma

• najpregledniji način izrade Grupnog pisma je preko čarobnjaka za cirkularna pisma

• kliknite na karticu “Mallings” te u grupi naredbi “Start mail merge” kliknite na naredbu s padajućim menijem “Pokreni cirkularna pisma”

pokretanje čarobnjaka koji se otvori u oknu s desne strane radnog prostora Worda

1. korak:

- vrsta dokumenta s kojom radimo- ja ću odabrati Pisma po zadanim postavkama

- opis trenutno odabrane vrste dokumenta- ostale kliknite u izborniku iznad i pročitajte čemu služe

- navigacija po koracima čarobnjaka- Sljedeće za prijelaz na sljedeći korak (strijelica desno)- Prethodno za prijelaz na prethodni korak (strijelica lijevo)

2. korak: - polazni dokument (datoteka u koju je spremljen rad u Wordu) koji ćemo koristiti- trenutni – ovaj koji je aktivan i otvoren u programu Word- šablon– jedan od šablonainstaliranih zajedno s celim paketom Office 2010 ili kreiran od strane korisnika i spremljen kao šablon- postojeći dokument – otvara se opcija kojom moramo odrediti uređaj, mapu i datoteku koja sadrži rad spremljen u Wordu

klikom na Otvori… se otvara dijaloški okvir u kojem moramo odrediti uređaj, mapu i datoteku koja sadrži rad spremljen u Wordu

3. korak: (puuuuno posla )

- postojeći popis - ako već imamo datoteku (bazu) s popisom primaoca kliknemo dole na Pregledaj… , otvara se dijaloški okvir u kome moramo odrediti uređaj, mapu i datoteku koja sadrži popis primaoca (baza u .mdb ili .accdb, tablica u .xlsx ili .xls, tablica u .docx ili .doc)- Outlook kontakti – uvoz primaoca iz baze Outlook programa koji koristimo za e-poštuUkucaj novi popis – stvaranje baze primatelja koju je na kraju potrebno i spremiti u zasebnu datoteku baze podataka, otvara se dodatni dijaloški okvir za stvranje i uređivanje popisa priamtelja klikom na Stvori…

• stvaranje novog popisa otvara se dijaloški okvir

- kolone označavaju polja koja sadrže podatke o primatelju pisma, npr. polje naziva Ime će sadržavati ime primatelja- svaki red u tablici/bazi je jedan primatelj i njegovi podaci koje unosimo u ćelije su u jednom redu skup podataka za jednog primatelja- klikom na “U redu” čuvamo promene na bazi u novu datoteku ili postojeću

Novi unos – dugme kojim otvaramo novi red za unos podataka za novog primatelja u tablici/baziIzbriši unos – brisanje trenutnog primatelja (redk u tablici/bazi) koji je označen

Prilagođavanjem kolona menjamo kolone koje se nalaze u trenutnoj tablici/bazi

• prilagođavanje kolona – otvara se dijaloški okvir

- popis naziva polja koji su po zadatom redolsedu postavljeni u tablicu/bazu primatelja; plavo označeni naziv je trenutni koji uređujemo

- naredbom Dodaj… se otvara dijaloški okvir u koji upisujemo naziv novog polja (kolona) u tablici/bazi; novo polje se pojavi iza označenog naziva polja- Izbriši – brišemo trenutno označeni naziv te je potrebno dodatno potvrditi brisanje- Promeni naziv – otvara dijaloški okvir u kojem menjamo naziv trenutno označenog polja

• korišćenje postojećeg popisa- otvara se tablica/baza s podacima o primateljima- želimo li promijeniti podatke, tada je potrebno kliknuti na naziv gornje datoteke podataka, zatim na dugme “Uređivanje…”

- nakon toga se otvara dijaloški okvir u kojem menjamo podatke u tablici/bazi u polja/kolone – uređivanje izvora podataka

- nakon svih promena uvek će nam tražiti spremanje baze/tablice primatelja

4. korak: (konačno )- umetanje spojnih polja u dokument možemo učiniti na dva načina:

1. kartica “Mailings” te naredba “Highlight merge fields” čime će se otvoriti padajući meni s popisom spojenih polja u našoj tablici/bazi

2. u oknu za cirkularna pisma kliknemo na “Dodatne stavke…” čime će se otvoriti dijaloški okvir s popisom polja u tablici/bazi

• spojna polja su u dokumentu označena sivom bojom kada kliknemo na naziv spojenog polja, a naziv spojenog polja se nalazi između zagrada << >>

5. korak:

- pregledavanje primatelja pisma te kako izgleda dokument za svakog od primatelja- primetite da se u dokumentu umesto spojenih polja prikazuju podaci iz baze/tablice sa svakog od primatelja- primatelje pregledamo klikom na dugme za lievo (prethodni primatelj) i desno (sledeći primatelj)

- klikom na “Isključi ovog primatelja” trenutni primatelj se neće prikazati u Grupnom pismu, ali neće biti izbrisan iz baze/tablice primatelja- želimo li menjati tablicu/bazu tada kliknemo na “Uredi popis primatelja…” i otvara se dijaloški okvir kao u koraku 3.

6. korak:

- spajanje svih primatelja i njihovih pisama u jedan dokument- u novom dokumentu, pod nazivom Pisma1, se umetne sadržaj dokumenta koji koristimo za Grupno pismo i umesto spojenih polja se umetnu podaci za svakog primatelja- ako je polazni dokument imao 2 stranice, a imali smo 6 primatelja, tada će spojena sva pisma u dokumentu Pisma1 imati 12 stranica- dokument Pisma1 je potrebno ili spremiti ili dodatno urediti pre cuvanja ili ispisa