gstión de proyectos resumen pmbo
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GESTIÓN DE
PROYECTOS
Pontificia Universidad Javeriana
Facultad de Comunicación y Lenguaje
Carrera de Ciencia de la Información
Asignatura: Diseño de Servicios de Información
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UN PROYECTO
BIEN FORMULADO RESPONDE
1. Qué (se quiere hacer): Naturaleza del proyecto
2. Para qué (se quiere hacer): Objetivos y propósitos
3. Dónde (se quiere hacer): Localización física - ubicación en el
espacio
4. Por qué (se quiere hacer): Origen y fundamentación
5. Cuánto (se quiere hacer): Metas
6. Cómo (se va a hacer): Actividades y tareas, metodología
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UN PROYECTO
BIEN FORMULADO RESPONDE
7. Cuándo (se va a hacer): Calendarización o cronograma – ubicación en el tiempo
8. A quiénes (va dirigido): destinatario o beneficiarios
9. Quiénes (lo van a hacer): Recursos humanos
10. Con qué (se va a hacer): Recursos materiales
11. Con qué (se va a hacer): Recursos financieros
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Esfuerzo temporal que se lleva a cabo
para crear un producto, servicio o
resultado único, con el fin de obtener
metas establecidas dentro de un marco
de objetivos, aprovechando al máximo
los recursos necesarios, para concluirlo
con éxito.
QUÉ ES UN PROYECTO
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CARACTERÍSTICAS DE
LOS PROYECTOS
A. Poseen un límite de tiempo. Son finitos (tienen un
comienzo y un fin definidos).
B. Constituyen una unidad mínima de gestión (está a cargo de
un director de proyecto que coordina sus diversas etapas).
C. Conducen a cambios no repetitivos (no hay proyectos
iguales).
D. Son un instrumento de cambio.
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RESULTADOS DE LOS
PROYECTOS
Los proyectos pueden crear productos o servicios:
Un producto o artículo producido, que es cuantificable, y que puede
ser un elemento terminado o un componente.
La capacidad de prestar un servicio como, por ejemplo, las
funciones del negocio que respaldan la producción o la distribución.
Un resultado como salidas o documentos. Por ejemplo, de un
proyecto de investigación se obtienen conocimientos que pueden
usarse para determinar si existe o no una tendencia o si un nuevo
proceso beneficiará a un sector de la sociedad.
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PROYECTOS Y PLANIFICACIÓN
ESTRATÉGICA
Los proyectos son una forma de organizar actividades que no
pueden ser tratadas dentro de los límites operativos normales
de la organización.
Generalmente son resultado de:
Una demanda del mercado.
Una necesidad de la organización.
Una solicitud de un cliente.
Un avance tecnológico.
Un requisito legal.
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CLASIFICACIÓN DE
LOS PROYECTOS
1. Según su temática:
• Proyectos socioeconómicos
• Proyectos culturales
• Proyectos de infraestructura
• Proyectos científicos
• Proyectos educativos
2. Según su ámbito:
• Proyectos nacionales
• Proyectos regionales
• Proyectos internacionales
3. Según el objetivo del cambio o de estudio: • Proyectos de desarrollo
• Proyectos de investigación
• Proyectos de información
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1. GESTIÓN DEL ALCANCE
DEL PROYECTO
La Gestión del Alcance del Proyecto incluye los procesos
necesarios para asegurarse que el proyecto incluya todo el
trabajo requerido, y sólo el trabajo requerido, para completar
el proyecto satisfactoriamente.
La gestión del alcance del proyecto se relaciona
principalmente con la definición y el control de lo que está y
no está incluido en el proyecto.
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1. GESTIÓN DEL ALCANCE
DEL PROYECTO
1 Planificación del Alcance: crear un plan de gestión que refleje
cómo se definirá, verificará y controlará el alcance del proyecto.
2 Definición del Alcance: desarrollar un enunciado del alcance del
proyecto detallado como base para futuras decisiones del proyecto.
3 Crear EDT: subdividir los principales productos entregables del
proyecto y el trabajo del proyecto en componentes más pequeños y
más fáciles de manejar.
4 Verificación del Alcance: formalizar la aceptación de los productos
entregables completados del proyecto.
5 Control del Alcance: controlar los cambios en el alcance del
proyecto.
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2. GESTIÓN DEL TIEMPO
DEL PROYECTO
La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios
para lograr la conclusión del proyecto a tiempo.
1. Definición de las Actividades: identifica las actividades
específicas del cronograma que deben ser realizadas para
producir los diferentes productos entregables del proyecto.
2. Establecimiento de la Secuencia de las Actividades: identifica y
documenta las dependencias entre las actividades del cronograma.
3 Estimación de Recursos de las Actividades: estima el tipo y las
cantidades de recursos necesarios para realizar cada actividad del
cronograma.
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2.GESTIÓN DEL TIEMPO
DEL PROYECTO
La Gestión del Tiempo del Proyecto incluye los procesos necesarios
para lograr la conclusión del proyecto a tiempo.
4 Estimación de la Duración de las Actividades: estima la cantidad
de períodos laborables que serán necesarios para completar cada
actividad del cronograma.
5 Desarrollo del Cronograma: analiza las secuencias de las
actividades, la duración de las actividades, los requisitos de
recursos y las restricciones del cronograma para crear el
cronograma del proyecto.
6 Control del Cronograma: controla los cambios del cronograma del
proyecto.
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3. GESTIÓN DE LA
CALIDAD DEL PROYECTO
Incluye todas las actividades de la organización ejecutante
que determinan las políticas, los objetivos y las
responsabilidades relativas a la calidad, de modo que el
proyecto satisfaga las necesidades por las cuales se
emprendió. Implementa el sistema de gestión de calidad a
través de la política, los procedimientos y los procesos de
planificación de calidad, aseguramiento de calidad y control
de calidad, con actividades de mejora continua de los
procesos que se realizan durante todo el proyecto, según
corresponda.
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3. GESTIÓN DE LA
CALIDAD DEL PROYECTO
• Planificación de Calidad: identificar qué normas de calidad son
relevantes para el proyecto, determinando cómo satisfacerlas.
• Realizar Aseguramiento de Calidad: aplicar las actividades
planificadas y sistemáticas relativas a la calidad, para asegurar
que el proyecto utilice todos los procesos necesarios para cumplir
con los requisitos.
• Realizar Control de Calidad: supervisar los resultados
específicos del proyecto, para determinar si cumplen con las
normas de calidad relevantes e identificar modos de eliminar las
causas de un rendimiento insatisfactorio.
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3. GESTIÓN DE LA
CALIDAD DEL PROYECTO
La gestión de calidad moderna complementa la dirección de proyectos. Por ejemplo,
ambas disciplinas reconocen la importancia de:
• Satisfacción del cliente: Entender, evaluar, definir y gestionar las expectativas,
de modo que se cumplan los requisitos del cliente. Esto requiere una combinación
de conformidad con los requisitos (el proyecto debe producir lo que dijo que
produciría) y ser adecuado para su uso (el producto o servicio debe satisfacer las
necesidades reales).
• La prevención sobre la inspección: El coste de prevenir errores es
generalmente mucho menor que el coste de corregirlos cuando son detectados
por una inspección.
• Responsabilidad de la dirección: El éxito requiere la participación de todos los
miembros del equipo, pero proporcionar los recursos necesarios para lograr dicho
éxito sigue siendo responsabilidad de la dirección.
• Mejora continua: El ciclo planificar-hacer-revisar-actuar es la base para la mejora
de la calidad.
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3. GESTIÓN DE LA
CALIDAD DEL PROYECTO
Ciclo PHVA o ciclo Deming:
•Planificar: para mejorar las operaciones, identificando las cosas que no se
están haciendo correctamente y determinando ideas para solventar esos
problemas.
•Hacer: cambios diseñados para resolver los problemas primero en una escala
pequeña o experimental. Esto minimiza el entorpecimiento de las actividades
diarias mientras se prueban si los cambios funcionan o no.
•Verificar: que los pequeños cambios están consiguiendo los resultados
deseados.
•Actuar: para implementar el cambio a gran escala si el experimento es
exitoso. Actuar también involucra a otras personas (otros departamentos,
suplidores o clientes) afectado por el cambio y cuya cooperación se necesita
para implementar el cambio a gran escala.
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3. GESTIÓN DE LA
CALIDAD DEL PROYECTO
Ciclo PHVA o ciclo Deming:
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4. GESTIÓN DE LOS
RECURSOS HUMANOS DEL
PROYECTO
Incluye los procesos que organizan y dirigen el equipo del
proyecto. El equipo del proyecto está compuesto por las
personas a quienes se les han asignado roles y
responsabilidades para concluir el proyecto. Si bien es
común hablar de asignación de roles y responsabilidades,
los miembros del equipo deberían participar en gran parte
de la planificación y toma de decisiones del proyecto.
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5. GESTIÓN DE LOS
RECURSOS HUMANOS DEL
PROYECTO
• Planificación de los Recursos Humanos: identificar y documentar los
roles del proyecto, las responsabilidades y las relaciones de informe, así
como crear el plan de gestión de personal.
• Adquirir el Equipo del Proyecto: obtener los recursos humanos
necesarios para concluir el proyecto.
• Desarrollar el Equipo del Proyecto: mejorar las competencias y la
interacción de los miembros del equipo para lograr un mejor rendimiento
del proyecto.
• Gestionar el Equipo del Proyecto: hacer un seguimiento del rendimiento
de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver
polémicas y coordinar cambios a fin de mejorar el rendimiento del proyecto.
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5. GESTIÓN DE LOS
RECURSOS HUMANOS DEL
PROYECTO
ESTRATEGIA
S RECURSOS HUMANOS RECURSOS MATERIALES
Actividades Personal Tipo Jornada
Recursos
tecnológicos
y mobiliario
Recursos de
Información Insumos
Balance de los recursos que tengo y Balance de los recursos que necesito
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6. GESTIÓN DE LAS
COMUNICACIONES DEL PROYECTO
Incluye los procesos necesarios para asegurar la
generación, recogida, distribución, almacenamiento,
recuperación y destino final de la información del proyecto
en tiempo y forma.
•Planificación de las Comunicaciones: determinar las
necesidades de información y comunicaciones de los
interesados en el proyecto.
•Distribución de la Información: poner la información
necesaria a disposición de los interesados en el proyecto
cuando corresponda.
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Cómo promover la idea del proyecto
a. Comunicación previa:
Tratar de obtener el apoyo institucional por medio de un
trabajo de comunicación y de contactos. Se trata de contar a
las personas que interese, partes relevantes del proyecto a fin
de obtener su aprobación, o bien recibir sugerencias que
podrían integrarse al proyecto en beneficio de su
perfeccionamiento.
6. GESTIÓN DE LAS
COMUNICACIONES DEL PROYECTO
![Page 24: Gstión de proyectos Resumen Pmbo](https://reader034.vdocuments.pub/reader034/viewer/2022042521/558cea98d8b42aa0498b46ad/html5/thumbnails/24.jpg)
Consiste en responder los siguientes interrogantes:
•¿Quién o quiénes deberán ser los receptores de la propuesta de
proyecto?
•¿Qué tipo de mensaje les hará llegar para estimular una reacción
favorable a la propuesta?
•¿Qué soporte documental considera más adecuado para contener el
mensaje elegido?
•¿Qué canal de comunicación utilizaría?
•¿Qué fecha considera la más oportuna?
6. GESTIÓN DE LAS
COMUNICACIONES DEL PROYECTO
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1. Detección de necesidades: - Información (recolección de datos)
- Diagnóstico (estado situación actual)
2. Formulación: - Idea principal del proyecto (solución al problema)
3. Planificación: - Establecimiento de objetivos (qué quiero cambiar) / Visión estado situación futura
- Estudio de factibilidad / Costo - beneficio – Impacto
- Formulación plan estratégico de actividades y/o tareas (cómo voy a llegar al objetivo)
- Organización del proyecto (con quiénes se va a ejecutar)
4. Ejecución: - Replanificación del plan de recursos limitados; ejecución, control
- Evaluación (contrastación de resultados con los objetivos)
5. Finalización: - Logro de objetivos e identificación del impacto
ESQUEMA GENERAL
DE UN PROYECTO
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BIBLIOGRAFÍA
PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. Guía de los
Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía
del PMBOK). 3ª edición. Newtown Square: PMI,
2004. 392 p.