guia basico para preservacao de acervos
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Maria Celina Soares de Mello e SilvaVera Lcia da Asceno Lopes Rego
GUIA BSICO PARA PRESERVAODE ARQUIVOS DE LABORATRIO
Museu de Astronomia e Cincias Afins2010
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Museu de Astronomia e Cincias Afins 2010
Presidente da Repblica
Lus Incio Lula da Silva
Ministro da Cincia e TecnologiaSergio Machado Rezende
Diretor do Museu de Astronomia e Cincias AfinsAlfredo Tiomno Tolmasquim
Coordenadora de Documentao e ArquivoLcia Alves da Silva Lino
Responsvel pelo Arquivo de Histria da CinciaEveraldo Pereira
DiagramaoLuci Meri Guimares da Silva
CapaVitor Dulfe
FICHA CATALOGRFICA
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S 586 Silva, Maria Celina Soares de Mello
Guia bsico para preservao de arquivos de laboratrio /Maria Celina Soares de Mello Silva e Vera Lcia da AscenoLopes Rego. Rio de Janeiro : Museu de Astronomia e CinciasAfins, 2009.
97p.
1. Arquivo de cincia e tecnologia. 2. Arquivos de
laboratrio. I. Rego, Vera Lcia da Asceno Lopes. II. Ttulo. III.Museu de Astronomia e Cincias Afins.
CDU 930.25(083.82)
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Sumrio
APRESENTAO ................................................................................ 5
INTRODUO..................................................................................... 7PARTE I RECOMENDAES PARA PESQUISADORES E EQUIPESDE LABORATRIOS........................................................... 13
1. Normas internas ............................................................ 132. Sistemtica de preservao .......................................... 153. Tipos e suportes documentais ...................................... 19
4. Correspondncia............................................................ 215. Informtica..................................................................... 26
6. Instrumentos cientficos ................................................ 30
7. Arquivos pessoais em laboratrio................................ 328. Documentos pessoais e institucionais ......................... 349. Documentos pblicos e privados ................................. 3910. Importncia dos documentos ...................................... 4811. Sugestes para conscientizao .................................. 51
PARTE II RECOMENDAES PARA DIRIGENTES DEINSTITUIES..................................................................................... 55
12. Arquivo institucional ................................................... 59
13. Avaliao e seleo de documentos que seropreservados .................................................................. 61
14. Implantao de um Programa de Gesto deDocumentos ................................................................. 63
15. Pesquisas cientficas e tecnolgicas............................ 66
16. Tecnologia da Informao........................................... 7017. Arquivo pessoal e institucional................................... 71
18. Arquivo Tcnico ........................................................... 72
CONCLUSO ...................................................................................... 75GLOSSRIO ........................................................................................ 77REFERNCIAS ..................................................................................... 81ANEXO 1 MODELO DE FICHA DE MAPEAMENTO DE
DOCUMENTOS ................................................................ 87
ANEXO 2 MODELO DE PLANILHA DE IDENTIFICAO DEPROJETOS E PESQUISAS ................................................. 89
ANEXO 3 LEI 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991............................. 91
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Apresentao
A Coordenao de Documentao e Arquivo do Museu de
Astronomia e Cincias Afins (MAST), no ano em que a Instituio completa 25anos de existncia, tem a satisfao de oferecer mais um instrumento de
trabalho visando a preservao de arquivos produzidos pela cincia e
tecnologia.
O presente guia fruto de pesquisa realizada pelo Arquivo de Histria
da Cincia buscando conhecer a realidade da produo de documentos em
laboratrios cientficos e tecnolgicos. Isto permitiu que as recomendaes
fossem baseadas nas prticas dos laboratrios pesquisados e nas suasnecessidades. Porm, mesmo baseadas nesse contexto especfico, as
recomendaes podem fornecer subsdios para outras instituies cientficas e
tecnolgicas no planejamento de suas aes voltadas para a preservao de
seu patrimnio documental.
Assim, o MAST mantm o compromisso de promover aes
estratgicas no sentido da preservao do patrimnio cientfico e tecnolgico
brasileiro. Desde a sua criao, o MAST tem a preocupao com a preservaode acervos, seja arquivstico, museolgico, bibliogrfico ou arquitetnico,
neste sentido realiza vrias iniciativas como, por exemplo: cursos, palestras,
publicaes e eventos que disseminam conhecimento produzido ao longo de
sua trajetria.
Gostaramos de agradecer participao de Renata Silva Borges e
Bruno Trece na etapa inicial da pesquisa, e aos diretores e pesquisadores das
instituies que gentilmente colaboraram com este trabalho. Agradecemostambm equipe do MAST que contribuiu em todas as etapas da pesquisa,
tornando possvel o presente documento.
Lcia Alves da Silva LinoCoordenadora de Documentao e Arquivo
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Introduo
Um dos motivos que norteou a criao do Museu de Astronomia e
Cincias Afins foi a necessidade emergente de se preservar acervosdocumentais e instrumentos cientficos, tendo em vista o reconhecimento de
seu valor para a histria da cincia. Materiais que no so mais de utilidade para
pesquisas cientficas podem se tornar fontes importantes de informao no
apenas para estudos histricos, mas tambm para a implementao de aes
educativas.
A experincia do Arquivo de Histria da Cincia do MAST na
organizao de arquivos pessoais de cientistas e instituies de fomento efiscalizao em diversas reas cientficas levou a muitos questionamentos sobre
quais documentos preservar. A questo emerge quando se observam os
documentos que foram preservados pelos pesquisadores em sua residncia
como seu acervo pessoal, e os documentos que permanecem nas instituies.
H lacunas e equvocos. De um lado, documentos que deveriam ser
encontrados nos arquivos pessoais no so localizados por no terem sido
preservados nem pelos pesquisadores nem por seus familiares. De outro,
comum encontrar documentos tipicamente institucionais como processos e
memorandos em arquivos pessoais.
Alm destas questes, outras desafiam o trabalho de arquivistas, como
identificao de documentos, acesso e uso de informaes, dentre outras.
Porm, uma fundamental: a interao entre arquivistas e pesquisadores para
uma melhor compreenso mtua das atividades de ambos e da colaborao
frutfera que da pode resultar.
As prticas cientficas realizadas no mbito dos laboratrios de cincia e
tecnologia apresentam um desafio a mais para arquivistas, principalmente sob
dois aspectos:
1) Falta de conhecimento especfico da rea cientfica a formao do
arquivista tcnica e ampla para que ele possa atuar com a documentao
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oriunda de qualquer rea do conhecimento, sem que para isto ele precise fazer
cursos complementares. O arquivista, por formao, trabalha em colaborao
com especialistas da rea onde ir atuar, por que um campo de atuao
multidisciplinar. Assim, dificilmente o arquivista possui conhecimentos
especficos da rea cientfica do laboratrio; ele precisar atuar em parceria com
os pesquisadores para melhor compreenso de todo o processo de pesquisa. O
que o arquivista precisa entender como se desenvolve o processo da pesquisa
e no seu contedo.
2) Os tipos de documentos no apenas o contedo desafiador, mas
o tipo: a prtica cientfica produz documentos em suporte papel de carter
administrativo, tradicionais para os arquivistas, mas tambm produz: planilhas
eletrnicas, base de dados, programas de computador, prottipos, colees
diversas (plantas, minerais, animais...), grficos, mquinas, ferramentas,
instrumentos e muitos outros, apenas para citar alguns. O arquivista com
formao tradicional ter dificuldades para lidar com esses materiais, sobretudo
na identificao e classificao daqueles que podem ser considerados
documento de arquivo. E, ainda, dificuldades com relao s formas de
registros, e quais documentos testemunham as atividades mais importantes.
Porm, o que mais importa compreender que o contexto de produo
desses materiais fundamental para o trabalho do arquivista, especialmente os
que organizam arquivos oriundos da prtica cientfica e tecnolgica.
A trajetria do Arquivo de Histria da Cincia permite perceber a
complexidade das questes que envolvem a guarda e o acesso a documentos
produzidos pela C&T, especialmente o de organizao de arquivos pessoais decientistas. Tal complexidade diz respeito a: identificao das principais
atividades e dos documentos; legibilidade dos documentos; limites entre o
pessoal e o institucional; acesso aos documentos, dentre outros igualmente
importantes.
Tais desafios motivaram a elaborao de um projeto de pesquisa com o
objetivo de ir at o local de trabalho e conversar com cientistas e pesquisadores
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para saber a opinio deles a respeito da documentao produzida no mbito
dos laboratrios. Este conhecimento fundamental para o papel do MAST
diante do grande desafio que lhe est sendo direcionado: auxiliar os demais
institutos do MCT na tarefa de preservao de sua memria cientfica. O MAST
tomou para si essa tarefa. Dentre as vrias iniciativas, destaca-se a elaborao
de documentos que traam diretrizes e normativas voltadas para a preservao
de acervos.
O presente documento fruto de estudo e foi baseado em uma
pesquisa realizada em diversos laboratrios cientficos e tecnolgicos do
Ministrio da Cincia e Tecnologia MCT, no perodo de 2004 a 2008, visando
conhecer os procedimentos de preservao dos documentos arquivsticos
produzidos no mbito dos laboratrios. O projeto teve por objetivo entrevistar
os pesquisadores para obter informaes sobre as atividades rotineiras dos
laboratrios e sua opinio acerca da documentao produzida sob sua
responsabilidade. A idia foi a de se levantar subsdios que permitissem a
elaborao de diretrizes para um programa de preservao documental dos
institutos de pesquisa do MCT.
As rotinas e prticas administrativas da instituio como um todo, bem
como a divulgao do conhecimento produzido, so comuns aos institutos, e o
seu gerenciamento documental faz parte das atividades tradicionais e rotineiras
dos arquivistas, no representando um desafio metodolgico. O arquivista est
preparado para atuar junto a administradores e historiadores, mas a figura do
cientista ainda uma experincia inovadora. Para que um programa de
preservao possa ser efetivo, h que se debruar sobre a tarefa de esmiuar um
laboratrio no que se refere s suas atividades, sua produo documental e arelao que os profissionais de laboratrio mantm com esses documentos.
Os documentos produzidos pelos laboratrios cientficos e tecnolgicos
so importantes para a histria da cincia, pois refletem o ambiente no qual a
pesquisa foi desenvolvida e ajudam o historiador a entender as influncias
cientficas, polticas e sociais nas atividades cientficas e tecnolgicas.
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A pesquisa teve como metodologia a realizao de entrevistas com
aplicao de questionrio. Foram entrevistados pesquisadores e tcnicos de 102
laboratrios cientficos e tecnolgicos de sete institutos do Ministrio da Cinciae Tecnologia na cidade do Rio de Janeiro1.
A receptividade com relao pesquisa foi muito boa e o retorno foi
gratificante. Muitos entrevistados solicitaram receber o resultado da pesquisa,
entendendo que poderia ser de auxlio para sua prtica rotineira e para a
preservao da memria de seu trabalho. Alm disso, as entrevistas permitiram
uma interao entre ambos os profissionais, promovendo uma compreenso
mtua das atividades e interesses de ambos, modificando a noo, por partedos pesquisadores, do arquivista como um intruso no laboratrio. O que
motivou e incentivou a elaborao do presente documento foi a grande
receptividade dos pesquisadores s dicas e s perspectivas de guarda,
organizao e preservao dos documentos.
O objetivo deste guia o de fornecer recomendaes objetivas e
orientaes bsicas para cientistas, tcnicos e pesquisadores em geral quanto
preservao de documentos. O pblico alvo que este documento visa atingirso os prprios cientistas e pesquisadores e as equipes que realizam trabalhos
em laboratrios, no sentido de conscientiz-los sobre algumas medidas bsicas
que podem ser tomadas para o controle e a preservao dos documentos, alm
dos dirigentes de instituies cientficas em geral. Porm, este tambm poder
ser de utilidade para arquivistas e historiadores que atuam na rea de cincia e
tecnologia.
Este documento foi redigido visando um cenrio onde no harquivistas ou profissionais treinados e qualificados para o trabalho arquivstico,
e tampouco h arquivos institucionais (que recolhem os documentos de todos
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1 So: Instituto de Engenharia Nuclear (IEN/CNEN); Instituto Nacional de Tecnologia(INT); Centro Brasileiro de Pesquisas Fsicas (CBPF); Instituto de Matemtica Pura eAplicada (IMPA); Observatrio Nacional (ON); Centro de Tecnologia Mineral (CETEM)e Instituo de Radioproteo e Dosimetria (IRD/CNEM).
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os setores institucionais). A estrutura dos tpicos est baseada na coleta de
dados, porm as recomendaes apresentadas so mais abrangentes que os
dados coletados na pesquisa.
Assim, o MAST torna disponvel este guia com o objetivo de fornecer
subsdios para que as instituies cientficas possam planejar aes no sentido
de preservar o patrimnio documental institucional, permitindo que a memria
das reas cientficas e tecnolgicas das instituies pesquisadas seja valorizada e
esteja disponvel. As recomendaes preliminares ora apresentadas pretendem
servir de base ao estudo para a complementao e a implementao de
diretrizes e polticas de ao. Este documento no se pretende exaustivo nem
abarca todas as questes envolvidas na preservao de acervos de cincia e
tecnologia, mas antes, serve como um incio de trabalho.
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PARTE I RECOMENDAES PARA PESQUISADORES E EQUIPESDE LABORATRIOS
As recomendaes aqui propostas esto voltadas para as instituies
que no possuem arquivo institucional implantado e so direcionadas s
equipes e aos responsveis pelos laboratrios de cincia e tecnologia, ou seja,
aos produtores diretos dos documentos. Como Arquivo Institucional
entende-se o local de guarda de documentos de carter permanente, que
recolhe os documentos de todos os setores da instituio. Apresentadas de
forma simples e objetiva, as recomendaes so de fcil compreenso, pois no
devem representar um peso a mais nas atividades rotineiras dos laboratrios. Oobjetivo no o de sobrecarregar a equipe do laboratrio com atividades que
deveriam ser de arquivistas e documentalistas, mas sim de fornecer um guia que
pode ser consultado a qualquer momento para esclarecer dvidas sobre como
proceder. E, principalmente, as recomendaes objetivam ser um instrumento
de conscientizao para a importncia da preservao dos documentos.
1 - Normas internas
Um dos pontos fundamentais para se tratar a questo da preservao
de documentos a elaborao de normas e diretrizes a fim de regular tanto
seus procedimentos de produo e guarda, quanto seu destino final. A
existncia de normativas, se no garante, pelo menos minimiza os casos de
abandono, descaso e eliminao de documentos. Normas institucionais com o
objetivo de traar critrios e destinao para os documentos devem ser criadas e
estipuladas de acordo com os interesses da instituio, obedecendo legislao
vigente no mbito nacional e internacional.
A implantao de normas internas para regular as rotinas do laboratrio
fundamental para o controle das atividades e produtos, bem como para os
documentos. As normativas respaldam decises, tornam mais transparente a
administrao da pesquisa e organizam as aes e os procedimentos, alm de
profissionalizar decises. Neste sentido, as recomendaes so:
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1.1 Estabelecer normas institucionais, da hierarquia mais alta para a mais
baixa, que sejam simples, claras e objetivas, e de fcil assimilao para
que todas as unidades as cumpram.
muito mais efetivo quando as normas so reconhecidas e estipuladas
pela Direo da instituio, pois profissionaliza e refora o carter institucional
das decises, minimizando as vontades e vaidades individuais. Quanto mais
objetivas e de fcil compreenso, mais chances de serem assimiladas e
cumpridas. Normativas longas e complicadas tm um alto grau de rejeio e
tendem ao fracasso. Na ausncia de normativas institucionais, o responsvel
pelo laboratrio ou aquele que est na hierarquia mais alta dever traar as
normas internas quanto preservao dos documentos e produtos. As normas
devem prever sistemticas de rotina de guarda, tanto em curto quanto em
longo prazo, alm da prpria condio de guarda.
1.2 Despertar na equipe do laboratrio a conscincia para a importncia da
preservao dos documentos gerados no desenvolvimento das
atividades e dos processos de pesquisa.
A conscincia da importncia da preservao deve ser despertada em
toda a equipe, para que esta seja efetiva. O responsvel pelo laboratrio ou
pesquisa precisa ter esta conscincia e pass-la para a equipe. Do contrrio, a
ausncia de cobranas resulta num relaxamento dos procedimentos e, por
conseqncia, no abandono das prticas de preservao.
1.3 Criar uma sistemtica de preservao de documentos para os
laboratrios que no possuem Sistema da Qualidade implantado, nos
mesmos moldes dos que o possuem.
A vantagem do Sistema da Qualidade a de padronizar procedimentos
e criar rotinas de trabalho que favorecem tanto o bom desempenho das
atividades, como tambm a preservao dos documentos produzidos. A
implementao de rotinas pressupe a identificao dos documentos mais
significativos, aqueles que registram as etapas fundamentais de todo o processo
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de pesquisa. Estes documentos devem ser classificados como documentos de
guarda permanente, com definio de mecanismos para sua guarda e
segurana. Mesmo no visando implantao de um Sistema de Qualidade, o
laboratrio pode e deve elaborar rotinas e normativas, o que traz como
conseqncia confiana, seriedade, transparncia e profissionalismo s
pesquisas e equipe.
1.4 Criar normativas de procedimentos para a guarda de documentos
sigilosos de forma a proteger a informao, estabelecendo os prazos de
sigilo e reteno.
Os responsveis pelos laboratrios e pelas pesquisas devero definir o
grau de sigilo dos documentos, definindo o seu prazo de restrio de acesso.
Mesmo quando o prazo de sigilo ainda est em vigor, os documentos podem
ser encaminhados ao Arquivo Institucional, com as restries de acesso
definidas e passadas ao Arquivo, as quais sero por este respeitadas.
1.5 Dar cincia equipe do laboratrio das regras e procedimentos para a
preservao dos documentos. Cobrar da equipe o seu cumprimento.
importante que o responsvel pelo laboratrio passe as normativas
para a equipe e que as faa cumprir. Quando as normas so cobradas
sistematicamente, a equipe acaba assimilando os procedimentos e
incorporando-os em sua rotina. Treinamento e capacitao podem ser
eficientes para a conscientizao da equipe, desde que lideradas pelos
responsveis.
2 - Sistemtica de preservao
A elaborao de uma sistemtica que seja rotineira no mbito do
laboratrio facilita o trabalho da equipe de pesquisa porque os documentos
sero rapidamente localizados e recuperados; tambm facilita o trabalho da
equipe do Arquivo Institucional, que ter informaes mais completas para o
recolhimento e tratamento dos documentos na guarda permanente.
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Em geral, os pesquisadores adotam diferentes sistemticas para a
guarda e preservao dos documentos, desde a elaborao de sistemas de
guarda mais sofisticados at a completa ausncia de qualquer uma. A
preservao dos documentos dos laboratrios deve ser contnua e permanente,no podendo ser espordica. Deve haver uma sistemtica ou uma rotina que
facilite a preservao.
2.1 Planejar e implantar uma sistemtica de guarda dos documentos e
registros produzidos pelo laboratrio.
Os seguintes passos podem ser adotados para a implantao:
a) Definir e providenciar local especfico para a guarda.
b) Estabelecer um cronograma anual para a guarda dos documentos
no local previamente definido.
c) Colocar uma identificao nos documentos com informaes
bsicas como: nome do projeto, responsvel, fontes de
financiamento, datas, contedo e a data da guarda. Sobre os dados
da pesquisa: nome do projeto que gerou os dados; tipo de dados
(brutos ou analisados, observados ou experimentais, numricos oudescritivos); equipamento ou mtodo usado para gerar os dados;
forma fsica: fitas de computador, impresso de computador, folhas
de papel, CDs etc; quantidade de dados; disposio dos dados.
(Pode ser planejada uma planilha padro com as informaes de
identificao de cada projeto, para ser colocada como primeiro
documento do grupo (Ver ANEXO 1).
d) Numerar os grupos de documentos guardados, elaborando uma
listagem com a sua localizao.
e) Identificar, sempre que possvel, prazos de guarda e grau de sigilo,
criando critrios objetivos para controle e acesso.
f) No eliminar documentos sem consultar profissionais com potencial
interesse: cientistas, outros pesquisadores, administradores,
arquivistas, bibliotecrios, muselogos.
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g) Definir a forma de guarda dos documentos digitais.
h) Definir quais documentos devero permanecer no laboratrio por
um prazo maior e quais podero ser encaminhados para o ArquivoInstitucional ou Biblioteca.
A sistemtica pode abranger apenas procedimentos, como tambm
incluir mobilirios, infra-estrutura fsica, local, materiais e equipamentos. Assim,
algumas recomendaes bsicas para auxiliar a equipe do laboratrio a
preservar os documentos podem ser destacadas:
Mobilirio
2.2 Escolher o mobilirio mais adequado para o tipo de material a ser
preservado.
Existem diferentes mobilirios que podem ser utilizados para a guarda
dos mais variados documentos. Os mobilirios tambm contribuem para uma
melhor preservao dos documentos. importante priorizar os mais seguros,
aqueles que podem ser trancados e que no causem dano ao documento.
Algumas medidas podem ser tomadas:
a) Adquirir mobilirio adequado para a guarda dos documentos, de
acordo com seu suporte fsico, para que fique bem acondicionado,
propiciando uma vida mais longa.
b) Utilizar mobilirios fechados que possam ser trancados e que
protejam os documentos do contato direto com luz, poeira, e ao
alcance fcil das mos.c) Controlar o acesso a esses mobilirios registrando, por escrito, as
pessoas que podem utilizar suas chaves.
d) Manter o mobilirio em locais que no sejam de circulao de
pessoas e nem em reas de fcil acesso a pessoas no autorizadas ou
que no pertenam equipe do laboratrio.
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Local de guarda dos documentos
2.3 Planejar o local de guarda dos mobilirios e documentos de forma a
melhor preserv-los.
O local de guarda dos documentos tambm deve ser planejado para
que propicie segurana e preservao aos documentos. Uma opo seria a
criao de um espao fsico separado para a guarda de documentos de carter
tcnico e dos dados brutos, que funcione como o Arquivo Tcnico do
laboratrio ou da Diviso/Coordenao. Algumas diretrizes devem ser
observadas:
a) Evitar a guarda dos mobilirios em espaos vulnerveis, ou perto dos
seguintes locais:
Cozinhas Armazenamento de material perecvel ou inflamvel Local passvel de inundao, entrada de gua da chuva ou com
muita umidade Sem ventilao
b) Manter os documentos sigilosos em local seguro, criando critrios
claros para seu controle e acesso. Podem ser guardados no Arquivo
Tcnico.
c) Dar especial ateno aos cadernos de laboratrio, arquivando-os em
lugar seguro sempre que no estiverem mais em uso. As
informaes contidas nos cadernos so sempre consideradas
importantes, tanto sob o ponto de vista cientfico, quanto histrico.
Responsabilidades
O responsvel pela pesquisa ou pelo laboratrio tem papel relevante na
preservao dos documentos. Sua postura e liderana podem ser determinantes
para a preservao ou eliminao dos registros das pesquisas.
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2.4 Definir as responsabilidades quanto preservao dos documentos,
tanto por parte do lder da pesquisa ou laboratrio, quanto da equipe.
O responsvel pelo laboratrio deve ser a pessoa indicada para assumiresta tarefa de definir a metodologia de guarda, ou delegar quem o far,
seguindo as orientaes:
a) Registrar a metodologia de guarda e preservao dos documentos
da pesquisa, de forma que seja possvel a sua de recuperao. Toda a
equipe deve tomar cincia da metodologia e cumpri-la para que
alcance xito.
b) Cobrar da equipe do laboratrio que considere a importncia da
preservao dos documentos como um dever para geraes futuras
e tenham isto como uma preocupao rotineira.
3 Tipos e suportes documentais
O conhecimento da tipologia de documentos fundamental para o
domnio da produo documental sabendo em que fase da pesquisa ele produzido e sua funo em todo processo. Isto facilita o trabalho de avaliao e
seleo dos documentos que devero ser preservados. Alm disso, este domnio
permite compreender a gnese e a funo dos documentos no seu contexto de
criao. Identificar quais so os documentos produzidos pelas etapas de uma
pesquisa cientfica, e seu papel, permite uma maior clareza da sua importncia e
possibilita ao arquivista planejar melhor a produo, avaliao, classificao e
descrio dos documentos.
Algumas sugestes podem ser indicadas para se conhecer a tipologia
dos documentos dos laboratrios.
3.1 Preservar os documentos que registrem os diferentes tipos de dados
brutos coletados: observacionais ou experimentais, numricos ou
descritivos.
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Os dados brutos da pesquisa devem ser preservados como
comprovantes das pesquisas e como fonte para novas investigaes, tanto para
objetivos cientficos, como histricos ou outros. As informaes sobre o
contexto dos dados devem ser identificadas para garantir o acesso rpido e
confivel, tais como: nome do projeto; responsvel pela criao dos dados; tipo
de dado; equipamento e mtodos usados para criar/coletar os dados; forma
fsica (fitas de computador, relatrio impresso por computador, tiras de papel,
planilhas etc.); quantidade; disposio, alm de outras julgadas relevantes.
3.2 Definir os prazos de guarda para cada documento e sistematiz-los em
uma tabela.
Uma das principais vantagens de se conhecer a tipologia a fcil
identificao dos documentos produzidos, e previamente. Uma listagem com
os tipos documentais deve ser elaborada na forma de uma tabela. Ao lado de
cada documento, definir o prazo de utilizao no mbito do laboratrio e sua
guarda permanente ou eliminao futura. Uma vez produzida esta tabela, ela
servir como guia para todo o laboratrio e todas as pesquisas realizadas e
dever ser atualizada somente quando se julgar necessrio. um esforo queser feito uma vez s.
Esta tabela servir de embrio para a elaborao de uma Tabela de
Temporalidade dos documentos, que um dos instrumentos de gesto com o
qual ir trabalhar o Arquivo Institucional. A tabela poder ser elaborada
seguindo o modelo do ANEXO 2.
3.3 Acondicionar os documentos de forma segura sua conservao.
Todos os documentos devem ser guardados em embalagens seguras
que no interfiram na sua integridade fsica e no coloquem em risco as
informaes. Os documentos digitais nos seus diferentes suportes, como HD,
CD, DVD ou, ainda, em meios magnticos devem ser acondicionados em
invlucros especiais. Deve ser previsto um mobilirio adequado para essa
guarda, devidamente chaveado. O responsvel pelo laboratrio dever montar
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uma sistemtica de controle de acesso a esse mobilirio. Os tamanhos e
formatos devem ser observados. O Arquivo Institucional dar apoio e subsdios
para a preservao.
4 - Correspondncia
A correspondncia tem um papel significativo para a atuao do
laboratrio e da instituio e para a memria cientfica, contribuindo para o
entendimento de muitas relaes profissionais, resultados de pesquisa e
intercmbio cientfico. As longas cartas narrando acontecimentos, impresses
pessoais e experincias, deram lugar a brevssimas mensagens por meio docorreio eletrnico. Diante disso, mais do que urgente a criao de normas para
sua preservao. Para o arquivista e o historiador, a disponibilizao de
mensagens pessoais e profissionais de pesquisadores via correio eletrnico
transforma-se em um material importante para a histria da cincia.
A crescente utilizao do correio eletrnico em substituio ao correio
tradicional preocupa historiadores que se utilizam dessa fonte para a
compreenso de fatos e trajetrias profissionais. O correio eletrnico, aomesmo tempo em que prtico, rpido e fcil, tambm instvel, voltil e
transitrio. A fragilidade do suporte faz com que a probabilidade de perda seja
maior do que a do tradicional papel. Com o avano rpido da tecnologia, as
mensagens eletrnicas, antes informais, esto cada vez mais assumindo as
necessidades de formalizao das instituies, justamente por seu carter
rpido, prtico e de baixo custo. A tendncia ao desaparecimento faz com que
seja emergente a necessidade de se criar mecanismos para a preservao da
correspondncia eletrnica, os chamados e-mails.
Em geral, a correspondncia formal tradicionalmente arquivada e
controlada pelos arquivos. A via correio eletrnico alvo de muitas dvidas, pois
ainda no amplamente tratada pelos arquivos e negligenciada pelas
instituies. A correspondncia formal arquivada como recebida e expedida,
pouco sofrendo uma avaliao criteriosa para descarte. J as mensagens via
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correio eletrnico no so vistas como documento de arquivo. Os responsveis
pelos laboratrios devero elaborar critrios para a avaliao, seleo, descarte
e arquivamento da correspondncia.
Correspondncia tradicional
Para sua preservao, o ideal seria abrir pastas temticas no arquivo
corrente do laboratrio. Caso no haja esse arquivo providenciar um armrio
para a guarda de pastas suspensas. As pastas podem ser identificadas por
projetos, temas, parcerias, ou outras, de acordo com as necessidades de
controle ou de utilizao. To logo as pastas no sejam mais de uso corrente,
estas devem ser transferidas para o Arquivo Institucional.
4.1 Definir os critrios para a seleo da correspondncia considerando seu
contedo, a saber:
Criao e implementao do laboratrio Primeiros projetos e pesquisas do laboratrio Formao de equipes Recursos financeiros e materiais para o laboratrio As aes e atividades do laboratrio Projetos e pesquisas, ativos ou concludos Parcerias, acordos de cooperao tcnica e convnios Outros julgados importantes.
Correspondncia eletrnica
to importante quanto a tradicional. No mbito das pesquisas, a
mais utilizada por pesquisadores para a troca de informaes. Sua preservaopara fins cientficos e histricos fundamental. Para tanto, alguns critrios
devem ser observados:
4.2 Treinar a equipe e usurios para o aplicativo do correio eletrnico, a fim
de melhor utilizar suas possibilidades e recursos oferecidos, objetivando
evitar perdas e enganos.
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importante que os pesquisadores conheam os recursos oferecidos
pelas ferramentas do correio eletrnico, de modo a facilitar a organizao das
mensagens. Os responsveis pelo laboratrio devem solicitar um treinamento
ao setor de informtica. Se for o caso, um membro da equipe do laboratrio
pode ser designado responsvel pelo gerenciamento e arquivamento das
mensagens, de tal forma que o controle esteja sempre atualizado e faa parte
da rotina da equipe.
4.3 Disponibilizar um servidor de mensagens (mailserver) dedicado ao
recebimento e guarda de e-mails.
Caso o laboratrio no tenha estrutura para disponibilizar um servidor
de mensagens, deve ser providenciado um computador com boa capacidade de
armazenamento. Alm disso, devem ser desenvolvidos programas especficos
para gerenciamento de mensagens (aplicativos) que ofeream um sistema de
arquivamento simples, permitindo a gravao em outro sistema que no o
original, mantendo por exemplo, suas caractersticas originais como formato,
estilo, diagramao e anexos.
4.4 Criar e administrar critrios de armazenamento da correspondncia
recebida, por longo prazo, especialmente aqueles que se referem s
reas fins do laboratrio.
Utilizar os mesmos critrios para a correspondncia tradicional,
conforme item 4.1; alm destes, devem ser preservadas as mensagens que:
a) Servem como prova de uma ao ou atividade;
b) Contm informao tcnica;
c) Trocam informaes sobre a pesquisa;
d) Enviam texto de interesse;
e) Mudam o rumo de uma pesquisa;
f) Alteram responsabilidades;
g) Informam uma tomada de deciso.
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4.5 Implementar uma poltica de arquivamento de correspondncia como
componente de um programa de gerenciamento de arquivos, com sua
prpria poltica e procedimentos de arquivamento tradicional,
determinando quais correspondncias e anexos devem ser salvos, por
quanto tempo e quando apagar.Esta poltica deve:
a) Referenciar e reforar outras polticas institucionais, tais como:
poltica de Tecnologia da Informao TI no que se refere ao uso
aceitvel e confivel; e polticas de Recursos Humanos no que se
refere a: cdigo de conduta e polticas, e procedimentos legais
relativos a processo de custdia. Ser considerada de uso aceitvel a
correspondncia pessoal casual ou ocasional para propsitos no
oficiais/institucionais como, por exemplo, transaes financeiras e
contatos pessoais.
b) Criar uma poltica de arquivamento que defina as funes e
responsabilidades dos usurios, dos gerentes, da equipe da TI, da
equipe de gesto de documentos e da Administrao no que serefere aos aspectos jurdicos para o reforo da poltica.
c) Prever diretrizes para a definio dos dados considerados privados,
para o gerenciamento e reteno de mensagens, alm de
penalidades para a no obedincia s polticas e normativas.
d) Determinar como e onde a correspondncia via correio eletrnico
ser gerenciada, protegida e retida de acordo com a poltica de
guarda da instituio e do calendrio de atualizao de cpias. Asopes podem incluir sistemas de arquivamento automtico de
correio eletrnico, procedimentos manuais ou hbridos: manual e
eletrnico.
e) Conjugar os mtodos tradicionais de arquivamento de
correspondncia em papel, com os atuais sistemas informatizados
de gerenciamento de correspondncia eletrnica, de maneira
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integrada e complementar. Os documentos em meio digital podem
receber o mesmo sistema de arquivamento da correspondncia em
papel (por ordem cronolgica, alfabtica ou por assunto). As
mensagens via correio eletrnico (e-mails) tambm podem ser
impressas e arquivadas no sistema tradicional para papel.
Preservao de convites
Atualmente, grande parte dos convites chega via correio eletrnico. Os
convites virtuais, que so visualizados na tela do computador, em geral, no so
guardados. So lidos e descartados. Quando muito, so conservados aqueles
em papel e que chegam via correio tradicional. Na maioria dos casos, as
informaes so passadas para outros documentos e os convites so
eliminados. Algumas diretrizes podem ser observadas:
4.6 Estabelecer critrios de avaliao para a preservao de convites.
A equipe do laboratrio deve definir quais convites devero ser
preservados, avaliando a participao da equipe, do laboratrio, da pesquisa.
Aqueles que registrarem a importncia do trabalho realizado devero serpriorizados. Os convites descartados devero ter suas informaes registradas
nos relatrios anuais do laboratrio.
4.7 Registrar os convites nos currculos dos pesquisadores.
Assim, a instituio tem as informaes reunidas para avaliao de
desempenho. Alm disso, as informaes devem ser mantidas atualizadas no
currculo do pesquisador. Preferencialmente, deixar uma cpia na instituiopara comprovao.
5 - Informtica
O uso de equipamentos informticos e de programas especficos
essencial para as atividades realizadas em todas as reas do conhecimento.
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Muitos laboratrios necessitam de programas especializados para o
desenvolvimento dos trabalhos, enquanto que outros desenvolvem seus
prprios programas. A informtica pode estar ligada s atividades-fim ou serutilizada apenas como um meio.
Existem duas questes importantes para a Histria da Cincia: a
preservao dos dados da pesquisa e a preservao das informaes sobre o
funcionamento dos equipamentos informticos e de programas de
computador. Esta ltima avaliada pela preservao dos manuais e das
instrues de uso.
Estes documentos descrevem a utilizao dos equipamentos e
programas e so importantes para o conhecimento do funcionamento das
mquinas e das pesquisas. Sua preservao por longo prazo permitir uma
reconstituio histrica da pesquisa cientfica, tanto para a prpria cincia
quanto para a histria da cincia.
O uso de equipamentos informticos (hardware) e sua forma de
utilizao na pesquisa, bem como a migrao de dados das pesquisas para
novas tecnologias, devem ser observados pelos produtores desses documentos.
Alguns critrios devem ser tomados para se preservar a forma de utilizao,
tanto dos dados da pesquisa, quanto das instrues de uso.
5.1 Selecionar hardware, software e formatos de arquivos que melhor
assegurem que os materiais digitais permanecero facilmente acessveis
com o passar do tempo.
Os dados das pesquisas devem estar acessveis por longo prazo, para
que possam ser utilizados por futuras equipes realizando novas pesquisas. O
prejuzo da perda dos dados brutos da pesquisa difcil de ser avaliado. Significa
refazer todo um conhecimento ou toda uma trajetria, o que nem sempre
possvel. Alm disso, h o prejuzo financeiro com recursos perdidos.
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5.2 Adotar programa de computador compatvel com verses anteriores e
com futuras verses, de maneira que os programas conversem com
outros softwares e sistemas
2.
importante que os novos programas adotados possam conversar
com os antigos. Caso isso no ocorra, corre-se o risco da perda de dados
importantes da pesquisa; assim, convm evitar que se percam informaes
fundamentais de uma pesquisa ou projeto. Tambm importante que o
programa utilizado seja compatvel com sistemas de um modo geral e capaz de
atualizaes futuras. Ao se adquirir ou planejar um sistema, deve haver a
garantia de que ele possa ser atualizado com as novas verses.
5.3 Manter as especificaes do software utilizado.
Documentar bem todos os softwares construdos por uma pesquisa ou
utilizados por ela, bem como a construo do sistema como um todo para
garantir sua acessibilidade. As informaes sobre os programas utilizados e/ou
produzidos devem ser mantidas junto com os documentos da pesquisa,
enquanto forem teis prpria pesquisa. Depois, encaminhar para o ArquivoInstitucional.
5.4 Assegurar que os documentos digitais sejam estveis e fixos, ambos em
seus contedos e nos seus formatos.
Para ser considerado um documento preciso que haja uma
estabilidade de contedo e formato, e que a informao esteja fixada em um
suporte. Enquanto a informao est sendo manipulada e passvel de sofrer
alteraes, ainda no pode ser considerada como documento, o que se dar
27
2 Ver documentos produzidos pelo Projeto Interpares: International Research onPermanent Authentic Records in Electronic Systems (InterPARES), que tem comoobjetivo o desenvolvimento de conhecimento essencial para a preservao dedocumentos autnticos por longo prazo, criados ou mantidos em meio digital.Informaes disponveis em: .
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somente aps sua estabilidade e fixao em um suporte. Uma vez documento,
ele deve ser considerado na sistemtica de guarda.
5.5 Assegurar que os documentos digitais sejam prontamenteidentificados.
Dentre as informaes principais, destacam-se: nome do autor; origem
e endereamento; ttulo ou assunto; espcie e tipologia documental (relatrio,
carta, contrato); nome do projeto, objetivo, patrocinadores; formato; datas de
criao e transmisso; entre outros. As informaes sobre os documentos
digitais que o identificam e permitem sua recuperao so os metadados, que
devem ser preservados sob pena de se perder o contedo e o contexto dos
documentos.
5.6 Assegurar que o documento digital leve as informaes que ajudaro a
verificar sua integridade.
Isto quer dizer que o documento deve estar intacto e incorrupto, e a
mensagem, que tem o significado de comunicar para alcanar seu propsito,
deve estar inalterada. Se os documentos se referirem a projetos de pesquisa,relacionar todas as informaes que identifiquem o referido projeto.
5.7 Providenciar cpias de segurana em duplicidade, protegendo materiais
digitais de perda acidental ou de serem corrompidos.
Vrios meios disponveis podem ser utilizados. Todas estas medidas so
vlidas para no se perder os dados de uma pesquisa cientfica. Podem ser feitos
utilizando-se CD, DVD, disco rgido, ou outros meios disponveis e compatveis.O melhor caminho para se evitar tais perdas fazer cpias regulares e com
freqncia. As cpias devem ser armazenadas em outro local,
preferencialmente fora da instituio, oferecendo uma proteo adicional
contra fogo e roubo de equipamento. Muitas tcnicas de cpia (backup),
pacotes de software e servios so disponveis, inclusive alguns que criam
automaticamente as cpias e as transmite para um local seguro e fora da
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instituio. Alm disso, o acesso aos equipamentos tambm deve ser
controlado de maneira rigorosa.
5.8 Manter a proteo antivrus na rede institucional sempre atualizada.
O antivrus desempenha um papel importante o sistema de gesto e
armazenamento de dados em rede, e o investimento na sua aquisio e
manuteno deve ser garantido.
5.9 Manter cpias atualizadas e com freqncia pr-definida.
A freqncia para a realizao de cpias deve ser definida baseada emcritrios a serem elaborados pela equipe do laboratrio. Por exemplo, realizar
cpias sempre que houver:
a) Inovao tecnolgica.
b) Atualizao no projeto ou nos dados.
5.10 Estabelecer sistemtica institucional para realizao de cpias de todos
os computadores em rede e tambm para aqueles que no esto emrede.
O laboratrio deve seguir as normativas institucionais para cpias em
rede. Caso no haja, estabelecer uma prpria para o laboratrio. Por uma
questo de precauo extra, pode e deve ser feita uma cpia de segurana fora
da rede institucional.
5.11 Criar sistemtica para a guarda dos manuais dos equipamentosinformticos.
Os manuais devem ser preservados em local seguro e com acesso
controlado. Preferencialmente podem ser encaminhados ao Arquivo
Institucional aps seu uso corrente ter sido concludo. Caso no haja Arquivo
Institucional, providenciar local especfico e seguro para a sua guarda. Adotar
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um Livro de Registro para controlar o emprstimo ou a sada, do laboratrio,
dos manuais e instrues de uso.
5.12 Migrar os documentos de suporte e formato sempre que for preciso.
Atualizar os documentos sempre uma boa opo de preservao no
mundo atual, onde os suportes e os meios sofrem constantes mudanas de
suporte e formato. Os suportes mais frgeis no duram por longo tempo e so
suscetveis obsolescncia tecnolgica e, conseqentemente, perda de
informao. Migrar para um suporte mais seguro e de vida til mais longa a
opo utilizada para garantir o acesso informao por mais tempo.
6 Instrumentos cientficos
H uma discusso conceitual na rea museolgica com relao ao
termo instrumento cientfico, pois existem muitos objetos utilizados nas
pesquisas em laboratrios com diferentes funes. Outros termos tambm
podem ser adotados, como: dispositivos, ferramentas, aparatos dentre outros.
Estes termos ainda esto em discusso na rea museolgica e no so
consensuais, pois nem sempre fcil ou possvel determinar seus limites. O
MAST tem adotado o termo objetos de cincia e tecnologia, definido como
aqueles que so o resultado ou so oriundos de pesquisas de desenvolvimento
cientfico e tecnolgico ou que tenham sido utilizados nas mesmas.
Os instrumentos cientficos tm um significado importante em um
museu de cincia e tecnologia. Por ser um museu tambm voltado
preservao de instrumentos cientficos, o MAST tem especial interesse no
tratamento dado aos objetos que testemunham o avano e os processos
cientficos e tecnolgicos. A preservao de instrumentos e equipamentos, bem
como seus manuais de operao e instrues de uso, so fontes importantes
para o estudo da histria da cincia. Para que estas informaes e objetos no
se percam, algumas atitudes podem ser tomadas.
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Instrumentos e equipamentos
6.1 Criar uma sistemtica para a guarda da documentao relativa ao
instrumento/equipamento.
A sistemtica refere-se aquisio, manuteno, utilizao, concesso,
alienao, qualificaes exigidas na operao etc. Preservar, ainda, documentos
que registrem os instrumentos, tais como: desenhos, esboos, fotografias,
manual de operao, bem como correspondncia com fornecedores e outros
pesquisadores.
6.2 Estudar o destino a ser dado para os instrumentos aps a obsolescncia.
O destino deve ser avaliado considerando:
Se permanecer na instituio, providenciar local especfico paraguarda, que esteja em boas condies de acesso e preservao.
Se for alienar, buscar uma instituio onde o instrumento cientficoainda possa ser utilizado para a pesquisa cientfica, histrica ou
educativa. Evitar a canibalizao para utilizao das peas em outrosequipamentos. Caso no seja possvel, registrar os instrumentoscientficos por meio de fotos, plantas, desenhos etc., e encaminharpara guarda permanente no Arquivo Institucional.
Manuais ou instrues de uso
6.3 Estabelecer, como critrio, a guarda dos originais dos manuais ou
instrues de uso no Arquivo Institucional.
Os manuais, em geral, so de guarda permanente e, portanto, sua
guarda definitiva deve ser no Arquivo Institucional. O ideal providenciar uma
cpia para o uso do laboratrio, preservando o original de um manuseio
constante e mantendo-o em local seguro.
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6.4 Criar regras e normativas nos laboratrios, aos moldes do que ocorre no
Sistema da Qualidade.
A organizao dos documentos exigida pelo Sistema da Qualidade umbom exemplo de controle a ser seguido, mesmo pelos laboratrios que no tm
este sistema implantado. Alguns pontos podem ser empregados, a saber:
a) Adotar uma planilha, caderno ou livro para o registro de todas as
manutenes ocorridas nos equipamentos e as condies de uso dos
equipamentos.
b) Abrir uma pasta para cada instrumento com o objetivo de arquivartodos os documentos referentes ao instrumento, tais como: notas
fiscais, manuais, registros de manutenes, certificado de garantia,
roteiro de uso etc.
c) Deixar registrada a forma de utilizao do instrumento na pesquisa.
7 - Arquivos pessoais em laboratrios
Os pesquisadores que atuam nos laboratrios produzem documentosno decorrer de suas atividades e sob sua responsabilidade. Em muitos casos,
estes documentos so vistos como pessoais do pesquisador, e no como
registro das atividades institucionais. A existncia de arquivos pessoais em
laboratrios relativamente comum, tanto em laboratrios ativos quanto nos j
desativados, especialmente naqueles com dcadas de existncia. Refere-se a
pesquisadores que no esto mais na ativa, por aposentadoria ou falecimento,
mas que deixaram seus documentos nos laboratrios onde atuaram.
Muitas vezes estes documentos permanecem no prprio laboratrio,
porm sem qualquer interferncia da instituio ou da equipe atual do
laboratrio, de maneira no integrada. Podem permanecer esquecidos,
guardados de maneira inacessvel ou deixados de lado. uma questo que gera
controvrsia e precisa ser mais bem explorada e compreendida pela instituio.
Para sanar esta questo, a instituio deve se posicionar com relao sua
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produo documental, no sentido de legitimar sua propriedade. Algumas
recomendaes so bsicas:
7.1 Encaminhar para o Arquivo Institucional os documentos consideradospessoais, de pesquisadores que no atuam mais na instituio.
O laboratrio no deve manter documento de ex-pesquisadores sob sua
responsabilidade, a menos que contenham dados brutos e informaes ainda
teis para a pesquisa cientfica e tecnolgica. Encaminhados ao Arquivo
Institucional, os documentos ficaro sob sua guarda e conservao, ficando
disponveis para a consulta. Caso haja casos de restries de acesso, esta
informao dever ser passada ao Arquivo Institucional, que se responsabilizar
pelo controle do acesso. A grande vantagem para o laboratrio que ele no
precisar arcar com o nus da preservao, deixando os pesquisadores mais
concentrados em suas pesquisas.
7.2 Determinar que a instituio tenha prioridade na aquisio dos arquivos
pessoais de seus pesquisadores, entendendo que este material tem
ligao estreita com os documentos produzidos pela instituio.
Mesmo sendo considerados pessoais, os documentos foram produzidos
no mbito do laboratrio e tm relao estreita com as pesquisas realizadas.
Quando os pesquisadores ou seus familiares resolvem se desfazer destes
documentos, a prioridade deve ser da instituio onde os documentos foram
gerados.
7.3 Arquivar, de forma permanente, todos os documentos referentes
criao e implantao do laboratrio/unidade.
Todos os documentos de criao do laboratrio devem ser arquivados,
tais como: projetos de implantao, portarias, normas internas, atas de reunio,
primeiras pesquisas. Estes documentos devem ser preservados em carter
permanente no Arquivo Institucional. Tal medida, alm de garantir sua
sobrevivncia, livra o laboratrio do nus de se ocupar da guarda dos
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documentos. A principal vantagem a de que ser possvel recuperar os
registros para reconstruir a histria do laboratrio, da rea de conhecimento e
do papel da pesquisa na instituio. Tambm igualmente importantearquivaros documentos significativos referentes a laboratrios j desativados,
reformulados ou que tenham sido incorporados a outros laboratrios.
8 - Documentos pessoais e institucionais
importante verificar o quanto se tem de pessoal e de institucional nos
documentos produzidos pelos laboratrios, sob o ponto de vista dos
pesquisadores. A experincia do Arquivo de Histria da Cincia do MAST napreservao de arquivos pessoais de cientistas de diversas reas demonstra que,
em geral, chegam ao arquivo documentos que os arquivistas consideram que
deveriam estar na instituio de origem do cientista, e no sob sua guarda como
acervo pessoal. preciso compreender porque isto ocorre e quais as razes dos
pesquisadores para estabelecer os limites. Os documentos pessoais podem se
confundir com os profissionais, produzidos pelos pesquisadores em outras
instituies ou associaes cientficas, e serem mantidos por ele na instituio
onde atua. relativamente comum encontrar documentos tipicamente
institucionais na residncia de pesquisadores.
A importncia da relao entre pessoal e institucional na documentao
produzida pelos laboratrios est na possibilidade de se obter maior clareza no
processo de avaliao de documentos e para o estabelecimento de sistemticas
de organizao, preservao e eliminao de documentos.
O limite entre pessoal e institucional no mbito dos laboratrios uma
temtica onde no h consensos de opinies. Em muitos casos, os limites so
estabelecidos a critrio do pesquisador, uma deciso mais pessoal do que
institucional. Isto representa uma fragilidade para a preservao dos registros
institucionais na sua rea fim. Para minimizar os desentendimentos, algumas
aes devem ser tomadas.
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8.1 Estabelecer critrios para determinar quais documentos sero
considerados pessoais no mbito do laboratrio, e quais sero
considerados institucionais, que sero encaminhados para a guarda
permanente no arquivo institucional.
A equipe do laboratrio deve decidir sobre a institucionalidade dos
documentos e, em especial, dos dados brutos. Aqueles que podero ser
reutilizados em outras pesquisas, mesmo por outras equipes, e ainda, aqueles
que foram obtidos com recursos oramentrios e oriundos de fundos pblicos,
devem ser considerados institucionais. Os documentos definidos como pessoais
podero ficar sob a responsabilidade dos pesquisadores. Sejam quais forem os
critrios, eles devero ser registrados por escrito e comunicados ao Arquivo
Institucional.
8.2 Realizar um trabalho de conscientizao interna com a equipe do
laboratrio, no sentido de incentivar os pesquisadores para a criao de
critrios de avaliao dos documentos que sero considerados pessoais
e institucionais.
A conscientizao pode ser mais efetiva do que apenas uma normativa.
Entender a importncia favorece a iniciativa do responsvel pelo laboratrio no
treinamento de sua equipe e na criao de critrios de avaliao dos
documentos. Os critrios devem levar em considerao a importncia da
pesquisa no que se refere ao ineditismo e aos impactos dos resultados, a equipe
envolvida, a relevncia na rea de pesquisa, os objetivos estratgicos
institucionais, dentre outros. E, sobretudo, dever ser avaliado o que de fato
pode ser considerado pessoal no mbito do laboratrio.
8.3 Definir as regras que ditaro os limites entre os documentos que podem
ser considerados pessoais e institucionais.
Os documentos pessoais so aqueles dos quais os pesquisadores
podero dispor e os institucionais so os que passaro a fazer parte do acervo
documental como patrimnio da instituio e que, portanto, devero ser
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preservados. Para a definio dos limites necessrio que o laboratrio tenha
clareza de sua misso institucional e do papel que exerce na instituio.
Entretanto, igualmente necessrio que a instituio compreenda a produo
do laboratrio como uma produo institucional. Assim sendo, h que se ter a
real noo dos produtos dos laboratrios como patrimnio da instituio.
Quando a instituio for plenamente consciente de seu patrimnio, ser mais
fcil a conscientizao de seus pesquisadores para a preservao da
documentao.
8.4 No estabelecimento desses limites, o pesquisador e sua equipe devero
ser ouvidos sobre o significado dos documentos e o seu valor para a
instituio, para o pesquisador, para outras equipes e para a histria da
cincia.
Ningum melhor que prprio pesquisador para compreender o valor da
documentao produzida, tanto para o prprio uso cientfico, quanto para
outros usos no futuro. Nestes casos, podem ser consultados historiadores da
cincia, educadores, jornalistas e outros profissionais que podero utilizar
informaes para a histria da cincia, divulgao cientfica, educao para a
cincia, dentre outras possibilidades.
8.5 Implantar um programa de preservao consistente, elaborado com
critrios fundamentados em uma reflexo com a participao de
pesquisadores, administradores, arquivistas, diretores e historiadores.
Um programa de preservao amplo, com treinamento de profissionais
qualificados, e com a participao efetiva de todos os setores institucionais, ter
mais chances de obter sucesso. Algumas diretrizes podem ser recomendadas:
a) Estabelecer os prazos de guarda e reteno dos documentos nos
laboratrios e os prazos para sua guarda permanente no Arquivo
Institucional ou sua eliminao. To logo a pesquisa esteja concluda
e os documentos no sejam mais de uso corrente, eles podem ser
encaminhados ao Arquivo Institucional para a guarda permanente.
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Os documentos que podero ser descartados devero ser entregues
para o arquivista, que providenciar os trmites legais para o
descarte de documento pblico.
b) Disponibilizar consulta os documentos encaminhados ao Arquivo
Institucional, indicando os que podero ter acesso restrito ainda por
um tempo, desde que devidamente justificado e com o prazo de
abertura estipulado. Alguns documentos ainda podem exigir um
carter restrito consulta, o que no invalida sua guarda no Arquivo
Institucional, que tem a estrutura necessria para o controle do
acesso. Quanto aos demais documentos, o acesso j pode ser
liberado, seja para outras equipes ou para interesses externos.
c) Estabelecer critrios para definir o carter pessoal e institucional de
alguns documentos mais polmicos, como:
I. Teses possuem ambas as caractersticas. Prever que a tese seja
encaminhada para a biblioteca porque uma produo
intelectual com vocao pblica. Encaminhar um exemplar para
o arquivo. Encaminhar os documentos intermedirios que deram
origem tese, ao Arquivo Institucional. Se o projeto de tese
possui dados inditos que podero ser reaproveitados para
outras pesquisas, tais dados devero ser mantidos nos
laboratrios enquanto forem teis e, mais tarde, encaminhados
para o Arquivo Institucional. Caso haja rascunhos que no
surtiram resultados, estes documentos podem ser considerados
pessoais e permanecer com o seu autor. O importante que a
instituio trace critrios fundamentados nas necessidades daspesquisas e reconhecendo o valor do documento como
registro/testemunho da trajetria institucional.
II. Artigos situao semelhante anterior. Se os documentos que
deram origem ao artigo possurem dados inditos, como
medidas observadas ou produzidas, os dados originais so
institucionais e o pesquisador tambm poder ter uma cpia dos
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dados se estes respaldarem seu trabalho ou forem utilizados para
outras pesquisas.
III. Dados eletrnicos atribuir autoria/responsabilidades aos dados.Quando em rede, a instituio deve estabelecer maneiras de
identificao de autoria e responsabilidades quanto
manipulao, utilizao e atualizao para no gerar dvidas.
Deve, tambm, definir os limites entre o pessoal e o institucional
com base na:
possibilidade de impresso em papel ou outro meio para uma
preservao de longo prazo. possibilidade de fornecer cpia aos pesquisadores, dos dados
considerados institucionais, porque so facilmente
transportveis.
previso de infra-estrutura para preservao dos dadoseletrnicos quando no for mais de uso corrente para a
pesquisa cientfica, permanecendo sob a responsabilidade do
Arquivo Institucional ou da rea de informtica da instituio.
IV. Patente Reservar ao pesquisador ou equipe responsvel, por
razes de segredo, os documentos gerados por uma pesquisa
que visa uma patente. Porm, finda a pesquisa e a patente
alcanada, a instituio dever avaliar o prazo necessrio para
que a documentao possa ser aberta consulta no Arquivo
Institucional. Os documentos que deram origem patente sero
considerados institucionais.
V. Correspondncia Estabelecer critrios para a avaliao da
correspondncia que ser preservada, seja tradicional ou via
correio eletrnico, e determinar que se preserve toda e qualquer
correspondncia que:
refira-se ao andamento do projeto de pesquisa.
registre ou altere um compromisso assumido.
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registre a participao da equipe e dos participantes doprojeto.
encaminhe resultados ou observaes relevantes para apesquisa.
altere o rumo ou andamento da pesquisa.
encaminhe documentos relevantes em anexo, como, porexemplo, atas de reunies, dados de pesquisa, relatrios de
acompanhamento, entre outros.
8.6 Considerar o interesse institucional dos documentos julgados pessoais,
para uma futura prioridade de aquisio.
Trata-se dos documentos encaminhados para a casa do pesquisador por
serem considerados pessoais. Quando o pesquisador ou a famlia quiser
desfazer-se dos documentos, a instituio onde o cientista atuou deve ter
prioridade na aquisio. Tanto os documentos institucionais quanto os pessoais
so de interesse para a histria da cincia (ver tambm item 7).
9 Documentos pblicos e privados
O limite entre pblico e privado uma questo sempre presente em
vrias reas do conhecimento, sobretudo no caso dos arquivos. Os documentos
produzidos pelas etapas intermedirias3 de uma pesquisa realizada em
laboratrio costumam ser um desafio para arquivistas por diversas razes: tm
carter altamente tcnico, so de difcil acesso, esto sob a guarda dos
pesquisadores e, muitas vezes, so considerados por eles como de carter
privado. A reflexo sobre esta documentao, sob o ponto de vista da pesquisa
histrica, fundamental para a compreenso dos procedimentos adotados
pelos laboratrios, bem como sobre metodologias, rotinas, infra-estrutura,
participao da equipe, dentre muitos outros.
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3 So os do cumentos que represen tam todas as etapas de um proces so, opasso-a-passo da pesquisa, antes da produo dos documentos finais.
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O que se observa de uma maneira geral que os documentos
produzidos pelas etapas intermedirias de um processo de investigao
cientfica so considerados privados do pesquisador. Como controverso o
entendimento de que esses documentos fazem parte do contexto da pesquisa,
e que esta faz parte do contexto da produo institucional, como um todo
orgnico, algumas recomendaes podem ser consideradas.
9.1 Estabelecer que a documentao intermediria produzida pela pesquisa
cientfica e tecnolgica patrimnio institucional e, portanto, um bem a
ser protegido.
Como j foi visto, a instituio deve entender os dados e documentos
produzidos durante todo o processo de pesquisa como patrimnio institucional.
So eles que comprovam e registram a produo cientfica da instituio, e no
apenas os artigos e relatrios finais. Os documentos das etapas intermedirias
permitem a compreenso do andamento das pesquisas, as decises tomadas,
os rumos da pesquisa, do ambiente do laboratrio, da participao das equipes,
de infra-estrutura, dentre muitas outras.
9.2 Estabelecer critrios para a preservao desses documentos de tal forma
que a deciso sobre seu destino no fique inteiramente sob a
responsabilidade do pesquisador.
As decises devem ser fruto de um amadurecimento interno da equipe
e da instituio. No deve ser uma deciso individual baseada em vontades
pessoais. Quanto mais as decises forem tomadas de acordo com critrios
estudados e estipulados pela instituio, menos riscos haver de decises
unilaterais que privilegiem vontades, vaidades, interesses pessoais etc.
9.3 Estabelecer diretrizes e normativas para a preservao desses
documentos.
Para tal, deve-se definir:
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a) Os documentos que sero considerados privados e pblicos, por
funo, com as devidas justificativas. Para nortear as decises, os
Quadros 1 e 2 apresentam algumas propostas:
Quadro 1 Proposta de critrios para avaliao dos documentos intermediriospor tipo de projeto ou atividade
Documentos sobre Pblico Privado Acesso Observao
Prestao de servio XMedianteautorizao
Prestao de servio cominformao manipulada4 X
Aps o prazode sigilo
A ser estipulado
junto empresa oprazo de sigilo
Patente XAps obtenodo ttulo
Reunidos para tese XA critrio dopesquisador A tese pblica
Melhoria ou otimizao doprocesso de pesquisa X
Inovao tecnolgica XMedianteautorizao
Informao manipulada XA critrio dopesquisador
Projeto com financiamentopblico X
Aps aconcluso
Projeto com financiamentoprivado X
Aps aconcluso
Pesquisa acadmica X
Relatrios de andamento XRestrito equipe at aconcluso
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4 O termo "informao manipulada" refere-se aos dados e s informaes que aindaesto sendo trabalhados, ainda esto sendo manipulados.
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Quadro 2 Critrios para avaliao dos documentos intermedirios
Documentos Pblico Privado Acesso Observao
Relatrio tcnico X
Medianteautorizao As duas opes so
vlidas, dependem daavaliao institucionalAps a
concluso
Documento cominformaomanipulada
XA critrio dopesquisador /empresa
Em pesquisasencomendadas porempresas, o acesso restrito empresa e equipe
Dados brutos no
analisados (dadoscoletados, observadosou produzidos)
XMedianteautorizao ata concluso
Os dados podem gerarm interpretao ouconcluses erradas
Clculo intermedirioou em fase dediscusso
X A critrio dopesquisador
Rascunho manuscrito X A critrio dopesquisador
Base de dados X Medianteautorizao
Memria de clculo X Aps aconcluso
Processoadministrativo X
Inclui documentosadministrativos etcnicos
Caderno delaboratrio
X Medianteautorizao
Quando o caderno nico para olaboratrio, todos osmembros da equipefazem anotaes nomesmo caderno
Quando o caderno individual, mas os dadosso de interesse dainstituio
x A critrio dopesquisadorQuando de utilizaoindividual
Planilha eletrnica X Medianteautorizao
Prottipo virtual X A critrio dopesquisador Podem ser descartados
Construo demodelos virtuais X
A critrio dopesquisador
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b) Os prazos de guarda de cada um, tanto nos locais de produo (os
laboratrios), quanto no local de guarda permanente (o Arquivo
Institucional).
c) Os prazos de acesso tanto de outras equipes quanto do pblico em
geral.
d) A equipe que se responsabilizar pela guarda, controle e
preservao dos documentos.
e) Os recursos financeiros e materiais para a preservao.
9.4 Para avaliar os documentos, os pesquisadores devero ser estimulados
a refletir sobre vrios critrios.
Algumas sugestes podem ser apontadas:
a) A utilizao dos documentos para outras equipes ou futuras
equipes, no sentido de analisar se os dados sero relevantes para
outras abordagens.
b) A legibilidade, clareza e consistncia das informaes, para no sepreservar dados incompreensveis e inteis.
c) Se os documentos registram procedimentos, tcnicas, observaes
que possam revelar abordagens e comportamento dos
pesquisadores e das equipes.
d) O uso indevido dos documentos por outras equipes ou por leigos. O
pesquisador dever estipular o prazo de guarda dos documentos nos
laboratrios, considerando que uma informao ainda noamadurecida ou no bem embasada pode causar problemas para a
instituio.
e) A utilizao dos documentos intermedirios para outros objetivos
que no a pesquisa cientfica (por historiadores da cincia, por
exemplo).
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9.5 Definir, em parceria com os dirigentes, arquivistas e historiadores, quais
documentos sero dignos de preservao e de se tornarem pblicos
disposio de outros profissionais.
Outros profissionais podero ser consultados (ver item 8.4). Caso a
instituio no tenha arquivistas ou historiadores em seu quadro funcional,
buscar consultorias externas ou parcerias interinstitucionais para uma avaliao
mais embasada.
9.6 Consolidar as decises em documento, que pode ser um plano ou
programa de preservao, ou similar.
No programa ou plano de preservao devero constar os critrios que
nortearo a avaliao dos documentos produzidos nos laboratrios, no sentido
de se definir os limites entre institucional e pessoal. Como estes limites nem
sempre so fceis de determinar, os critrios tm a funo de minimizar
arbitrariedades ou inconsistncias, fazendo com que as decises sejam
respaldadas, evitando vontades ou vaidades pessoais. A importncia de
registrar as decises a de sistematizar os procedimentos e faz-los
tornarem-se rotina, dando visibilidade institucional para as atividades dos
laboratrios. Alm disso, facilita o trabalho de preservao dos documentos,
pois a equipe j ter um instrumento/ferramenta para se basear. Depois do
documento consolidado, aprov-lo na instituio.
9.7 Orientar os pesquisadores sobre a importncia dos documentos
oriundos das atividades intermedirias da pesquisa para a histria da
cincia.
A promoo de palestras e visitas de historiadores da cincia aos
laboratrios pode ser frutfera. A interao entre profissionais objetiva
conscientizar pesquisadores sobre a importncia dos documentos para a
memria cientfica, para a rea do conhecimento em questo e, sobretudo,
para a cincia brasileira. Alm disso, a interao com arquivistas possibilitar a
identificao dos documentos e a elaborao de sua temporalidade.
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9.8 Orientar os pesquisadores a tratar o conjunto dos documentos
produzidos pela pesquisa como um todo orgnico.
Arquivistas tm um papel fundamental neste processo, orientandosobre procedimentos arquivsticos e passando a noo da relao orgnica
entre os documentos. fundamental o entendimento de que os documentos
das etapas intermedirias, bem como os das fases iniciais e de planejamento, e
da divulgao dos resultados, formam um todo orgnico que contextualiza a
pesquisa. Desmembrar esse contexto ou eliminar documentos que formaro
lacunas ser prejudicial para a compreenso e, conseqentemente, para a
pesquisa histrica.
9.9 Promover treinamento a pesquisadores, por meio de palestras, visitas
tcnicas, cursos de curta durao, ou outros meios, orientados por
arquivista, no sentido de entender noes arquivsticas como
organicidade, integridade, autenticidade, provenincia, contexto de
criao e, principalmente, o valor de testemunho de uma atividade e o
valor de prova.
bvio que o pesquisador no precisa compreender a fundo estes
conceitos (ver Glossrio). O importante que se perceba que muitas questes
devem ser consideradas antes da deciso de se eliminar ou guardar
documentos. Alm de contextualizar pesquisas e resultados, os documentos
so os testemunhos das atividades que o geraram, so as provas dos resultados.
O valor de prova deve ser um dos principais critrios a ser considerado.
9.10 Tornar os pesquisadores aptos para avaliar um documento e atribuir um
valor de guarda estabelecido de maneira mais consistente e consciente.
A reflexo sobre a sua produo documental ser um ganho qualitativo
no apenas para o pesquisador, como tambm para o trabalho do
arquivista.
A conscientizao permitir que o prprio pesquisador compreenda a
dimenso da importncia dos documentos aps finda a pesquisa. Assim, as
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decises certamente sero embasadas na reflexo e apoiadas
institucionalmente. Alm de favorecer o trabalho do pesquisador, tambm
facilitar o trabalho do arquivista, que no ter dificuldade na compreenso e
definio dos documentos a serem preservados.
9.11 Mapear as atividades, listando todas aquelas realizadas durante a
pesquisa, no mbito do laboratrio. Cada atividade pressupe, ou no,
a criao de documentos que devero ser igualmente mapeados. Para
cada documento, o pesquisador dever informar o prazo de
preservao e quem tem acesso a ele. Tais informaes sero de
extrema utilidade na elaborao de uma tabela de temporalidade para
os documentos do laboratrio.
O mapeamento (ver modelo no ANEXO 1) poder ser feito por meio de
um quadro para levantamento, com as atividades, os documentos produzidos,
local e prazo de guarda, a forma e autorizao de acesso. As atividades a serem
listadas so todas as rotineiras do laboratrio ou da pesquisa e, como
conseqncia, os documentos que registram o passo-a-passo da pesquisa. Uma
vez listados os documentos, indicar o prazo de utilizao ou de preservao de
cada um e, depois, como o acesso a estes documentos. A montagem do
mapeamento dar ao pesquisador um panorama dos documentos produzidos
sob sua responsabilidade, alm de permitir o controle e a definio da guarda.
Para o arquivista, este mapeamento representa a compreenso, de forma clara
e objetiva, das etapas da pesquisa e poupa um esforo extra na coleta de dados.
Alm disso, o mapeamento servir de base para a elaborao da Tabela de
Temporalidade de Documentos, de mbito institucional.
9.12 Avaliar as atividades que representam etapas relevantes de um processo
de pesquisa como atividades que tero seus testemunhos preservados.
Uma vez definidas quais as atividades a serem preservadas, seus
documentos sero considerados pblicos e seus prazos de acesso sero
definidos pelo pesquisador e oficializados pela instituio. Os que no forem
considerados pblicos podero ser definidos como privados e ficar a critrio do
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pesquisador. As decises tomadas devero ser registradas em documento,
divulgadas entre a equipe e ser do conhecimento da Direo e do Arquivo
Institucional.
9.13 Estabelecer critrios para que o pesquisador conduza a avaliao.
O prprio pesquisador dever ter condies de avaliar os documentos
de interesse da instituio. Como exemplo, alguns critrios podem ser
sugeridos, como a preservao de documentos que:
a) Indiquem a relevncia da pesquisa para a rea de conhecimento.
b) Registrem a participao da equipe.
c) Representem as etapas relevantes do processo de pesquisa.
d) Registrem as mudanas de rumo da pesquisa.
e) Sejam considerados dados brutos.
f) Registrem o processamento dos dados.
g) Registrem a metodologia.
9.14 Definir os documentos que sero considerados pblicos e privados,
determinando as restries de acesso ( equipe ou ao pblico), e os
devidos prazos de reteno.
O acesso mediante autorizao significa que restrito equipe e
necessria sua autorizao para se ter acesso aos documentos. As informaes
ali contidas no devem ser de acesso a leigos, pois podem no ser
compreendidas e dar margem m interpretao. Isto no significa que asinformaes sero sempre restritas. preciso que o pesquisador estabelea os
prazos de reteno e permita o acesso aps o final do prazo. Estas informaes
devem ser registradas em documentos e ser do conhecimento do Diretor e do
Arquivo Institucional.
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9.15 Encaminhar ao Arquivo Institucional os documentos considerados
pblicos. No caso da inexistncia de um arquivo que abranja toda a
instituio, a documentao dever ser mantida em um local de guarda
permanente, onde ser preservada.
O local de guarda permanente, se no for o Arquivo Institucional,
dever ser um local reservado, com boas condies climticas e que seja muito
limpo. O local deve ter o acesso controlado e os documentos ordenados para
fcil identificao. Se os documentos forem armazenados com as devidas
informaes que os identifiquem, o encaminhamento futuro ao Arquivo
Institucional ou aos cuidados do arquivista ser muito mais facilitado,
poupando tempo, esforos e recursos.
9.16 Estabelecer que os documentos produzidos pelos laboratrios so
documentos de arquivo porque so gerados no decorrer das atividades
desempenhadas para a realizao das pesquisas, como testemunho de
cada etapa do processo de pesquisa e desenvolvimento cientfico e
tecnolgico.
Os documentos devem ser tratados como parte de um todo
institucional, pois outros setores igualmente produzem documentos de
arquivo, que iro fazer parte do Arquivo Institucional. Eles so testemunhos e
provas de todas as atividades realizadas pela instituio, no apenas aquelas
voltadas pesquisa. preciso que a equipe do laboratrio e a instituio
reconheam estes documentos como seu patrimnio.
10 - Importncia dos documentos
A importncia dos documentos produzidos pelos laboratrios uma
pergunta emergente para os arquivistas, acostumado a lidar com historiadores,
mas com rara interao com cientistas e pesquisadores de laboratrios.
preciso que os prprios pesquisadores produtores dos documentos tenham
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clareza sobre importncia dos documentos para outros usos que no o
cientfico como, por exemplo, a pesquisa histrica.
A importncia dos documentos produzidos pelos laboratrios, aps aconcluso de uma pesquisa, nem sempre reconhecida. No basta que os
pesquisadores admitam a importncia dos laboratrios, preciso tomar
iniciativas para a preservao dos documentos. O reconhecimento da
importncia dos documentos o primeiro passo, aquele que alavancar
medidas visando sua preservao. Assim, os responsveis pelos laboratrios
devem estar sensveis a essa questo. Para se avaliar a importncia dos
documentos, algumas diretrizes so indicadas:
10.1 Conscientizar pesquisadores e engenheiros para o entendimento da
importncia de seus documentos para a pesquisa histrica, e no
apenas de sua vida e trabalho, mas para a histria da instituio dentro
da qual sua pesquisa desempenhada.
Uma opo seria a organizao de um ciclo de palestras de historiadores
da cincia nos institutos, voltados para os pesquisadores, sobre as fontes
utilizadas pela Histria da Cincia. Conhecer o potencial de utilizao dos
documentos dos laboratrios como fonte histrica ser um ganho considervel
para uma poltica de preservao. Alm disso, pode ser considerado, ainda, o
uso dos documentos para a prpria pesquisa cientfica. Sem dvida que os
documentos podem ser teis para a vida e o currculo do pesquisador, o que d
origem tendncia de se levar documentos para casa. Mas, a utilidade para
outras equipes e pesquisadores e, sobretudo, a origem institucional e a
infra-estrutura que gerou os documentos, devem ser levadas em conta. Osdocumentos no podem ser reduzidos a um trofu, e ser simplesmente
levados para casa. Alm disso, muitos documentos podem ser utilizados,
ainda, para atividades de educao para a cincia, estimulando a compreenso
dos processos cientficos e tecnolgicos, despertando o interesse de crianas e
jovens para a cincia.
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10.2 Avaliar a importncia dos documentos segundo o seu valor para uma
guarda permanente.
So considerados de guarda permanente os documentos que tm valorlegal, fiscal, de prova ou histrico. A lei prev a guarda de certos documentos
comprovantes de transaes. Mas a preservao dos documentos produzidos
pelos laboratrios no contemplada na legislao, definida pela instituio.
Em muitos casos, pelos procedimentos padronizados nos Sistemas de
Qualidade em diversas reas do conhecimento. Assim, os critrios para a guarda
permanente devem considerar o valor dos documentos para o laboratrio, para
a pesquisa histrica, para a pesquisa cientfica da prpria equipe e de outras
equipes e equipes futuras para a histria da instituio, da rea do
conhecimento e para a memria cientfica nacional. Assim, para a avaliao dos
documentos deve-se levar em conta os possveis valores dos documentos, a
saber:
a) O valor cientfico que representem dados brutos, coletados ou
produzidos; que tenham referncia a trabalhos anteriores; que
sirvam de aprendizado para novos pesquisadores; e que permitam o
treinamento de equipe;
b) O valor histrico que registrem a histria do laboratrio, da
instituio, e da rea de conhecimento;
c) O valor administrativo que registrem a administrao da pesquisa:
i. Comprovando a aquisio de instrumentos;
ii. Garantindo um compromisso assumido;
iii. Permitindo que a instituio seja auditada;
iv. Proporcionando uma reavaliao do sistema;
v. Testemunhando a infra-estrutura da pesquisa e da instituio;
vi. Comprovando um projeto, seja financeiramente, seja por meio
de resultados.
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d) O valor arquivstico que sejam capazes de atribuir autenticidade,
provenincia, legibilidade, organicidade e valor de prova,
caractersticas dos documentos de arquivo.
e) O valor educativo que ilustrem o funcionamento de um processo
de pesquisa, mostrando como funcionam princpios e tcnicas, e
estimulando nos jovens o interesse para a cincia e tecnologia,
demonstrando o progresso das reas cientficas.
11 - Sugestes para conscientizao
Conscientizar pesquisadores sobre a importncia dos documentosproduzidos nos laboratrios para a histria da cincia uma medida
fundamental para a preservao desses registros. Sem essa conscincia poder
no ser efetiva qualquer ao, e tambm poder no haver o esforo necessrio
para a preservao por parte os pesquisadores. Para tal, algumas
recomendaes so destacadas:
11.1 Criar um espao nico para guarda dos documentos dos laboratrios,
que pode ser um Arquivo Tcnico.
Um espao especfico para a guarda dos documentos tcnicos
propiciaria um incentivo maior para que pesquisadores encaminhassem os
documentos para a preservao. Um local nico mais fcil de ser
administrado, pois poupa esforos e recursos para sua manuteno. Alm disso,
permitir a implantao de uma estrutura adequada. O Arquivo Tcnico deve
ser usado como arquivo corrente e intermedirio. Aps a concluso da pesquisae a no mais utilizao dos documentos, estes devem ser encaminhados para o
Arquivo Institucional.
11.2 Investir em trabalhos na rea de divulgao cientfica.
Os pesquisadores devem divulgar os dados da pesquisa, de forma que a
populao em geral compreenda o trabalho de cientistas. Os pesquisadores
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devem passar ao pblico a importncia de seu trabalho, para ter, por
conseqncia, o devido reconhecimento. Os laboratrios deveriam pensar em
aes que pudessem favorecer a divulgao dos dados das pesquisas para ogrande pblico. Textos em linguagem de fcil compreenso, publicao,
material didtico para professores de 1 e 2 graus, e exposies, seriam
algumas aes que poderiam ser implement