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Região Autónoma da Madeira Comissão Europeia

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1ª 2009.07.07 Guia de Apoio às Candidaturas dos Programas de Acção Comunitária

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Índice

Pág.

Nota Introdutória 2

Capítulo 1 _ Apresentação de candidaturas aos Programas de Acção Comunitária

I. Como elaborar uma boa candidatura

1.1. Aspectos a considerar na preparação de uma candidatura

3

3

3

1.2. Papel do Líder / Coordenador do Projecto 7

1.3. Organizar a Parceria 7

II. Call para a apresentação de candidaturas 10

2.1. Informações fundamentais numa Call a ter em consideração 10

III. Aspectos a considerar na formalização da Candidatura 11

3.1. Organização do Projecto 11

3.2. Formalização da Candidatura 12

Capítulo 2 _ Gerir com sucesso um Projecto co-financiado pela Comissão Europeia 16

1. Grant Agreement 16

2. Adiantamento do financiamento da CE 16

3. Conservação dos Documentos 16

4. Alterações possíveis ao Projecto 17

Considerações Finais

20

Anexo _ Partnership Agreement Template entre o Coordenador do Projecto e os Parceiros

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2


Nota Introdutória

A Comissão Europeia (CE) atribui apoios financeiros através de três lógicas diferentes de

financiamento, designadamente:

• Programas Intra-Comunitários - designados por Programas de Acção Comunitária.

• Programas de Cooperação Externa.

• Programas co-financiados pelos Fundos Estruturais – relativos aos Programas

Operacionais integrados no QREN de cada Estado-Membro.

O Instituto de Desenvolvimento Regional (IDR), através do Núcleo de Comunicação e Imagem,

presta um serviço de alerta, designado por Serviço de Informação das Iniciativas Comunitárias

e Nacionais (SICN), com vista a divulgar, neste caso em particular, as Calls (Convites) relativas

aos Programas de Acção Comunitária através do Sítio Web – www.idr.gov-madeira.pt/sicn/ ,

do correio electrónico (com base numa mailing-list) e da Newsletter (acessível também no Sítio

Web do IDR – www.idr.gov-madeira.pt – no campo das Publicações).

Tendo em conta as dificuldades apresentadas pelas entidades, foi elaborado este documento,

designado por Guia de Apoio às candidaturas dos Programas de Acção Comunitária, graças à

participação em duas acções de formação organizadas pelo WelcomEurope. Não se pretende

que este Guia seja exaustivo, mas sim salientar os pormenores e as dicas importantes com o

intuito de ajudar na elaboração e implementação de um Projecto co-financiado pela CE.

Note-se ainda, o seguinte:

§ Os Programas de Acção Comunitária que actualmente estão em Vigor na sua maioria

para o período de financiamento 2007-2013 possuem, normalmente, um Programa de

Trabalho Anual publicado até finais de Março de cada ano pela respectiva Direcção-

Geral da CE.

§ A apresentação de candidaturas apenas pode ser efectivada aquando a publicação de

uma Call, através do JOUE – Jornal Oficial da União Europeia – ou da respectiva

Direcção-Geral da CE que, normalmente, é publicitada uma vez por ano e,

sensivelmente, no mesmo mês.

Fazemos votos para que este Guia de Apoio possa ser-lhe útil.

Núcleo de Comunicação e Imagem

SICN – Serviço de Informação das Iniciativas Comunitárias e Nacionais

[email protected]


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Capítulo 1 _ Apresentação de candidaturas aos Programas de Acção Comunitária

I. Como elaborar uma boa candidatura

1.1. Aspectos a considerar na preparação de uma candidatura

1.1.1. Preparar uma candidatura - seis questões a considerar previamente:

Antes de preencher um Formulário de Candidatura, ou seja, antes da publicação da Call é

aconselhável analisar quais as reais necessidades.

Para tal, sugere-se que uma intenção de candidatura seja estruturada com base nas

seguintes questões:

• Porque?

• Para quem?

• Como?

• Com quem?

• Onde?

• Quais os resultados?

Atenção: É conveniente que esta preparação seja feita antes da Call.

a. Porque?

Porque é que este projecto é importante?

§ A descrição das necessidades/ideia identificadas deve ser feita de uma forma

sintética e clara. Deve explicar porque é que se pretende fazer aquele

projecto.

§ O projecto deve basear-se em evidência e incluir uma definição clara da

importância das necessidades/ideia e do contexto. Deve-se integrar uma

justificação da importância do projecto em termos europeus.

§ Atenção que: Finalidade e Objectivos são conceitos diferentes. Um bom

projecto deve definir claramente estes conceitos:

• Finalidade: deve ser explicitada numa frase em que se descreva

exactamente o que se pretende fazer.


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• Objectivos: tem a ver com aquilo que se pretende atingir durante o

projecto, baseando-se em coisas específicas. Devem obedecer ao

critério SMART (Specific; Measurable; Achievable; Realistic; Timed).

b. Para quem?

É necessário definir quem é o público-alvo – o beneficiário - do projecto.

• Beneficiário directo: corresponde ao público que usufrui do projecto durante a

sua implementação (ex. pessoal de um Museu).

• Beneficiário indirecto: corresponde ao público que poderá usufruir com o

projecto (ex. visitante de um Museu).

Atenção: Em algumas Calls é possível restringir o número de beneficiários

directos.

c. Como?

Refere-se às Actividades e ao Planeamento.

Para se alcançar o sucesso é fundamental planear.

§ O Planeamento deve incluir:

• Análise das necessidades/ideia e do contexto;

• Análise das determinantes da dificuldade de Implementação;

• Análise das possibilidades de intervenção;

• Especificar bem os objectivos e finalidade do projecto, o público-alvo, a

metodologia de trabalho, as fases de implementação, entre outros aspectos.

d. Com quem?

Tendo em conta a obrigatoriedade das parcerias por se tratarem de Programas

Transnacionais, é fundamental definir o perfil dos Parceiros e o porquê da necessidade

de ter um determinado Parceiro.

• Ao definir o perfil dos Parceiros, é fundamental pensar – se em diferentes tipos

de entidades que possam complementar o projecto (ex. Universidade, PME,

Autarquia, etc.).

• É importante a qualidade dos Parceiros, cuja experiência e conhecimentos

sejam uma mais-valia nas várias áreas de interesse do projecto.


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e. Onde?

Nos 27 Estados-Membros, os Estados candidatos e os países pertencentes à EFTA-EEA

(Islândia, Liechtenstein e Noruega).

f. Quais os resultados?

Tem a ver com os resultados relativos aos Objectivos Globais e Específicos.

• Outcomes: referem-se às mudanças que o projecto irá estimular e no impacto

a provocar nas políticas (alusivo ao Objectivo Global).

• Deliverables: referem-se aos outputs tangíveis e, por conseguinte,

mensuráveis, por exemplo: um site, um manual, CD´s, nº de acções de

formação, relatórios intermédios e finais (técnicos e financeiros) que são

obrigatórios.

• Sustentabilidade: inclui a disseminação do projecto.

1.1.2. Síntese de regras-chave:

§ Identificar bem qual é a necessidade/dificuldade/ideia;

§ Identificar quais são os aspectos-chave relacionados com a necessidade / dificuldade /

ideia;

§ Escolher uma boa estratégia;

§ Preocupar-se com a qualidade da implementação;

§ Preocupar-se com o processo de avaliação e de disseminação. Disseminação inclui a

questão da sustentabilidade do projecto.

1.1.3. Cinco questões a considerar sobre a candidatura:

a. A candidatura projecta o futuro.

b. A candidatura é multidisciplinar (abrange diferentes áreas).

c. A candidatura é única.

d. A candidatura requer uma organização temporária específica quanto à entidade.

e. A candidatura terá de ser útil – num contexto de União Europeia (não basta apenas

referir a sua utilidade ao nível local, regional e nacional; é importante salientar a sua

utilidade para as políticas e as estratégias da UE), ao Público-Alvo, aos Parceiros, etc.


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1.1.4. Componentes – chave a constar numa candidatura

• Dimensão Europeia – Tem a ver com os Estados-Membros envolvidos. A CE

considera importante o envolvimento dos novos Estados-Membros nos projectos

(os de 2004 e os 2007).

• Inovação – não tem necessáriamente a ver com a introdução de tecnologias mas

sim com ser único e inovador quando se compara com aquilo que tem sido feito.

• Sustentabilidade – deverá ter continuidade após o financiamento, inclui a

disseminação do projecto, isto é, a necessidade de assegurar a transmissibilidade

dos resultados e a sustentabilidade da divulgação.

• Avaliação – Monitorizar e avaliar o projecto. Pode ser feito ao nível interno ou

através da contratação de uma entidade externa (de preferência a contratação de

uma entidade externa no sentido de garantir a fidelidade dos dados; este

contratação é elegível ao nível do financiamento das candidaturas).

• Comunicação – este aspecto é muito importante para a CE. É fundamental que a

estratégia da comunicação esteja muito bem definida para cada Target.

1.1.5. Outras questões a considerar na preparação da candidatura – Prioridades

Transversais da UE

É importante referir que com a implementação do projecto estão previstas determinadas

acções que têm a ver com algumas das Prioridades seguintes:

• Desenvolvimento Sustentável – Dimensão Ambiental;

• Igualdade de Género;

• Emprego;

• Integração de pessoas com deficiência;

• Tecnologias de Informação e Comunicação;

• Ano Europeu – A UE define para cada ano uma área de actuação.

Exemplo:

o 2009 “Ano Europeu da Criatividade e a Inovação”.

o 2010 "Ano Europeu de Luta contra a Pobreza e a Exclusão Social".

o 2011 "Ano Europeu do Voluntariado” (proposta).

A CE defende que o projecto reflicta a sua correlação com o tema do Ano Europeu

em vigor.


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1.2. Papel do Líder / Coordenador do Projecto

Como parceiro principal é designado por: main partner ou main beneficiary ou

coordenator. A entidade proponente deve perceber antecipadamente se detém recursos

financeiros e humanos para implementar um determinado projecto.

• Para cada Projecto apenas existe um Coordenador.

• É o Coordenador que possui toda a responsabilidade legal do Projecto (inclusive as

relativas aos Parceiros).

• É o único que interage com a CE.

• A capacidade de coordenação do líder é fundamental (ao nível técnico e ao nível

financeiro). Liderar um projecto é uma tarefa muito difícil porque há necessidade

de haver uma articulação muito próxima e continuada com os parceiros

associados, o que implica muito trabalho administrativo, designadamente

contactos no sentido que estes respondam às solicitações, façam relatórios,

mantenham todos os documentos que são exigidos como comprovativos das suas

viagens, das suas reuniões etc. Por último, é importante garantir que estes

apliquem as Regras de Informação e Publicidade, ou seja que obedeçam todas as

regras exigidas pela UE, ex.: na colocação dos logótipos (do Programa, se existir, e

da UE) nos documentos que produzem, dando a conhecer aos Beneficiários que o

Projecto é co-financiado, nos anúncios, etc..

1.3. Organizar a Parceria

Como Parceiro Associado é designado por: associated partner ou associated beneficiary ou

co-beneficiary.

Planear e organizar os Parceiros: implica definir a extensão e a estrutura da rede.

Quem envolver? Estes Parceiros devem ter objectivos e metas comuns. Por outro lado,

deve ser definida à partida a divisão de tarefas entre o coordenador do projecto e os

outros parceiros.

Aspectos a considerar:

§ Mínimo de três Parceiros.

§ Os Parceiros deverão representar áreas diferentes e complementares ao projecto.

§ O estabelecimento de Parcerias não implica que se constituam numa entidade.


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§ É importante a qualidade dos Parceiros, em termos de experiência e

conhecimentos.

Atenção: Poderão existir Parceiros na condição de subcontratado (subcontractor) ou de

Parceiro Colaborador (collaborating partner).

1.3.1. Como identificar Parceiros

Existem três vías para identificar potenciais Parceiros, designadamente:

§ Comissão Europeia (CE):

• Em alguns Programas de Acção Comunitária existem Base de Dados de

Entidades com projectos co-financiados, em suporte pdf.

• Existem Programas com Base de Dados de “Procura de Parceiros”, por

exemplo: O Programa Life+ possui uma modalidade de procura de projecto;

o 7º Programa-Quadro de I&DT através do CORDIS; e a Direcção-Geral de

Energia e Transportes, entre outros.

• E, através dos Information Days (Dias de Informação dos Programas) -

organizados pela Comissão Europeia com vista a apresentar os Programas e

o Plano de Trabalho para o ano em vigor. É considerada uma excelente

oportunidade para as pessoas se conhecerem assim como, permite a

possibilidade de apresentarem um projecto na Call prevista para abrir.

§ Entidades relacionadas com a CE:

• Redes Europeias de Empresas – ex. Euro Info Centre e IRC Network;

• Agências Nacionais dos Programas – ex. Agência Nacional para o Programa

Aprendizagem ao Longo da Vida (em Lisboa);

• Pontos de Contacto Nacional – ex. 7º Programa-Quadro I&DT, Programa

Saúde 2008-2013, etc. (em Lisboa).

§ Outras Redes Europeias:

• Redes Europeias – ex. Welcomeurope, Networks, etc.

• Redes Nacionais.

• Lobbies – Regional, Nacional, Público e Privado.


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1.3.2. Pré-seleccionar os Parceiros

Antes de avançar com a divulgação do projecto, é necessário, antecipadamente, fazer um

levantamento de potenciais parceiros e obter o máximo de informação possível (os

responsáveis, a sua missão, a sua credibilidade, etc.).

Após este levantamento há que seleccionar aqueles que à partida têm interesse e

proceder com o seguinte:

• Enviar uma apresentação do Projecto.

• Propor o perfil do Parceiro.

• Explicar o papel do Parceiro e do Líder/Coordenador.

1.3.3. Aspectos a considerar na definição do perfil do Parceiro

• Competências Técnicas e Linguísticas (é importante comunicar na mesma lingua);

• Capacidade de Gestão Internacional;

• Experiência em projectos co-financiados;

• Estabilidade Financeira;

• Compromisso de Parceria – motivação e envolvimento da organização;

• Definir o Interlocutor regular na Organização Parceira.

Atenção: É possível a existência de projectos apenas com entidades do sector privado. No

entanto, a CE dá preferência às Parcerias mistas.

1.3.4. Compromisso de Parcerias

Com vista a evitar dificuldades futuras na gestão do Projecto, o Coordenador deve

preparar dois tipos de documentos que contenham a parte administrativa e a gestão

financeira.

§ Carta de Intenções

Deve constar:

• Informações legais sobre a Organização Parceira;

• Autorização para que o Coordenador assine o contrato com a CE;

• Assinatura Legal do Representante Legal da Organização Parceira.


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§ Carta de Compromisso de Parcerias

O Contrato estabelece a relação entre o Coordenador e cada Parceiro.

Deve constar:

• O que deve ser feito por cada Parceiro;

• Deve ser assinado pelos Representantes Legais das Organizações;

• A questão financeira deve estar muito bem definida - quanto é que cada

Parceiro terá de assumir como encargos e a forma os pagamentos devem ser

efectuados (ex. por adiantamento, após a realização de despesas, ou misto);

• Salvaguarda dos Direitos de Propriedade Intelectual – IPR Intelectual Property

Rights. Para aceder ao modelo consultar o helpdesk do IPR;

• A Lei a aplicar nos Contratos poderá ser a Lei do País Coordenador. A CE não

intervém nesta matéria.

II. Call para a apresentação de candidaturas

2.1. Informações fundamentais numa Call a ter em consideração

Check-list:

• Os Beneficiários;

• As Acções – apenas as acções elegíveis;

• O Financiamento disponível – o montante global e a percentagem de

financiamento;

• O Timetable – relativo à duração da Call e à duração dos Projectos;

• Os Procedimentos para a apresentação das candidaturas – por correio normal,

via Net sendo possível, nalguns casos, a apresentação de pré-proposta

(convém certificar-se na Call);

• Os Recursos de Informação – onde obter informações complementares:

através dos Pontos de Contactos Nacionais e Regionais, as Agências Nacionais

e os Helpdesk de cada Programa, via correio electrónico, telefone, fax, etc.


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III. Aspectos a considerar na Formalização da Candidatura

3.1. Organização do Projecto

Planear a organização do trabalho, incluindo as tarefas horizontais, tais como: a

coordenação e a avaliação, sendo necessário indicar claramente quais serão as

milestones, ou seja os momentos importantes em termos de decisão e onde deve

haver deliverables.

3.1.1. Organizar o Projecto em Workpackages (workpackage: é um subconjunto de um

projeto que pode ser designado para uma parte especifica da execução):

Cada Workpackage deve conter:

• Listagem de tarefas a serem implementadas em atenção aos objectivos;

• Deve ter uma designação específica relacionada com o conjunto de

tarefas.

Atenção: É importante, na apresentação do Projecto, uma estrutura muito

bem organizada de acordo com os Workpackages.

3.1.2. Como organizar cada Workpackage

• Designação do Workpackage.

• Actividades ou Tarefas.

• Responsabilidades dos Parceiros.

• Deliverables – tal como já referido referem-se aos outputs tangíveis.

• Milestones – passos para a implementação do Workpackage.

• Tempo estimado para a execução e os Recursos (humanos e financeiros).

3.1.3. Exemplos de Workpackages

• Coordenação e Gestão.

• Comunicação Externa e Disseminação.

• Avaliação do Projecto – implica planear a avaliação, isto é, como será

avaliada a implementação do projecto, na perspectiva de outputs e

outcomes. Neste ponto é necessário definir os indicadores, de processo e

de resultado (outcomes e outputs atingidos), que terão de estar ligados

aos objectivos. Cada objectivo específico pode ter mais do que um


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indicador que poderão ser quantitativos ou qualitativos e terão de ser

mensuráveis.

Outros exemplos relacionados com as actividades do Projecto:

• Mapping, Benchmarking;

• Formação (levantamento das necessidades);

• Elaboração de materiais;

etc.

Ex: Workpackage de Comunicação e Disseminação

• Sítio Web / Páginas na Web;

• Eventos Públicos (no arranque e no fim do projecto);

• Artigos de Imprensa / Conferências de Imprensa;

• Newsletters;

• Filmes, Vídeos, Exposições, ...

Atenção: O Programa poderá co-financiar produtos de merchandising (sobretudo

quando se trata de acções humanitárias, sociais).

É fundamental planear a disseminação já que esta proporciona visibilidade e

sustentabilidade ao projecto. Para tal, deve-se indicar exactamente qual a informação

a ser disseminada e o público-alvo a que se direcciona. Não basta, por exemplo, dizer

que irá ser criado um site.

3.2. Formalização da Candidatura

3.2.1. Quais os Documentos a constar na Candidatura

§ Formulário de Candidatura;

§ Formulário do Orçamento;

§ Check-List – conjunto de documentos que devem estar incluídos na

candidatura.

§ Anexos (exemplos):

• Facultar um conjunto de Cópias do Formulário de Candidatura

(consultar a Call);

• Situação Financeira da Entidade Coordenadora passada do Banco;

• Estatutos e Relatórios Financeiros;

• Carta de Intenção / Carta de Compromisso;

• Declaração do co-financiamento;


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• CV das pessoas que vão trabalhar nas acções-chave do Projecto

(Coordenador relativo à Entidade, do Director do Projecto tem a ver

com o Responsável, Técnicos, etc.). Tem a ver com as pessoas que já

trabalham na organização e não aquelas que foram contratadas

exclusivamente para a operacionalização do Projecto.

Atenção: É conveniente consultar o Programa porque poderá ser obrigatório

anexar outros documentos.

3.2.2. Regras no preenchimento da Candidatura

As propostas deverão ser apresentadas em formulário próprio a ser obtido no Sítio

Web do Programa, conforme indicado na Call.

O projecto deve estar inserido claramente nas prioridades definidas no Plano de

Actividades apresentado pelo Programa ao qual será apresentado a candidatura.

Regra nº 1:

• Todas as questões devem ser preenchidas;

• Ser breve – não escrever mais do que o número de linhas ou de

caracteres permitidos;

• Não acrescentar informação desnecessária;

• Usar as fontes correctas;

• Preencher o Formulário na lingua solicitada (normalmente é utilizado o

Inglês).

Regra nº 2:

• Clareza na escrita e nas ideias;

• Dividir o documento em partes e sub-partes;

• Usar frases pequenas, com uma estrutura simples.

Atenção: Se tiver dificuldades na lingua, é conveniente pedir ajuda.


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Regra nº 3:

No texto:

• Nunca especificar apenas a situação Nacional, Regional e Local mas,

extende-las sempre à escala da UE (os casos a nível Nacional, Regional

e Local apenas poderão ser mencionados como exemplos). Os

projectos devem ter uma elevada importância a nível do contexto

europeu;

• Não escrever em nome do Coordenador mas sim, em nome dos

Parceiros;

• Fazer uma ligação directa do Projecto com o Programa e os objectivos.

3.2.3. Definir o Orçamento

Principais Regras:

• Coerência;

• Equílibrio;

• De acordo com a Call;

• Pronto para implementar – será necessário abrir uma conta bancária para

a implementação do Projecto;

• É importante preparar muito bem o orçamento, porque se houver

excessos de gastos não haverá possibilidade da CE alterar o montante

aprovado.

Atenção: Estes Programas não co-financiam a contratação de entidades

que preencham candidaturas.

É necessário planear os recursos: financeiros e humanos. Para tal, é

necessário proceder a uma estimativa rigorosa sobre as competências que

são necessárias e a duração em dias de trabalho que o projecto implica,

bem como, os custos, para não haver surpresas a meio do processo.


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Regra Nº 1:

• Compilar toda a informação e documentos indicados na Call;

• Perceber a diferença entre os custos elegíveis e os custos não

elegíveis;

• Rigor na aplicação da estrutura de orçamento definida no

Formulário;

• Coerência nos cálculos.

Atenção: analisar com atenção os Custos Directos e Indirectos.

Custos Directos – têm uma ligação directa com a execução do

Projecto. Ex. Recursos humanos, viagens e ajudas de custo,

equipamentos (quando elegíveis na Call), disseminação da informação

/ promoção dos resultados, serviços e sub-contratação (avaliação do

Projecto, traduções, por exemplo de um livro nas linguas dos

Parceiros, etc.), auditorias (mesmo que não aconteça, é conveniente

prever este custo), abertura da conta bancária para o Projecto, etc.

Para estes custos são necessários os comprovativos.

Custos Indirectos – electricidade e telefone dever-se-á aplicar uma

percentagem, material de desgaste rápido, etc. Estes custos não

necessitam de comprovativo, e não poderá ultrapassar os 7% dos

custos directos elegíveis.


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Capítulo 2 _ Gerir com sucesso um Projecto co-financiado

pela Comissão Europeia

1. Grant Agreement

§ É um documento dividido em condições especiais (relacionadas com o

projecto), condições gerais (legislação geral) e anexos.

§ É assinado entre o Coordenador do Projecto e a CE, pelo facto do Coordenador

ser o único legalmente responsável por todo o Projecto.

§ Os Parceiros não assinam este documento.

§ Apenas no âmbito do 7º Programa-Quadro I&DT são obrigatórias as

assinaturas de um Contrato entre os Parceiros e o Coordenador. De qualquer

das formas é importante a existência de uma Carta de Intenções e de uma

Carta de Compromisso assinadas pelos Parceiros.

§ O tempo que leva entre a notificação do Projecto que foi aprovado e enviado

pela CE ao Coordenador e a assinatura do Contrato é, no máximo, de uma a

duas semanas. Se em duas semanas o Coordenador não enviar os Contratos

assinados, a CE entende como sendo de abandono do Projecto e avança para

aprovação de outro Projecto.

§ O grant agreement inicia-se com a sua assinatura, mas o projecto inicia-se em

data a acordar, normalmente no início do mês seguinte à assinatura do

contrato.

Atenção: Alguns Programas não apresentam um modelo de Grant Agreement.

Para tal, sugere-se consultar: Visibility Rules Guide or Visibility Guidelines.

2. Adiantamento do financiamento da CE

No prazo de sessenta dias, após a assinatura do Grant Agreement, a CE envia uma

verba de avanço.

3. Conservação dos Documentos

§ Após cinco anos da conclusão do Projecto, a entidade Coordenadora poderá

ser auditada pela CE. Para tal, aconselha-se conservar todos os

documentos/comprovativos relativos ao Projecto até sete anos.


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§ Os Parceiros devem no prazo estabelecido enviar uma cópia à entidade

Coordenadora do Projecto de todas as despesas realizadas, com vista a um

controlo rigoroso e actualizado das despesas para o caso de uma eventual

auditoria. Os documentos originais das despesas realizadas ficam com os

Parceiros e as cópias são remetidas ao Coordenador.

4. Alterações possíveis ao Projecto

4.1. Alterações Menores:

• É possível proceder a alterações ao Projecto sempre e quando não afecte a

implementação do Projecto;

• É obrigatório notificar à CE de qualquer alteração.

Exemplos:

o Comunicar a alteração do número de fax, e-mail,...;

o Se em vez de realizar uma reunião em Londres, realizar-se em Budapeste, não

existe qualquer problema mas a CE terá de ser notificada.

4.2. Alterações Significativas:

• Se as alterações afectam a implementação do Projecto;

• Se requer o procedimento de uma adenda ao Grant Agreement – ao solicitar

uma adenda é conveniente apresentar uma alternativa.

Exemplos:

o um Parceiro decide sair do Projecto, o Coordenador terá de apresentar um

substituto, garantindo assim, as mesmas características do anterior e

informando que ocorreu uma redistribuição das obrigações;

o quando é necessário a alteração do Responsável Legal do Projecto;

o se se alterar o número da conta bancária do Projecto;

o se se alterar a duração do Projecto; etc.

4.3. Responsabilidades dos Parceiros

4.3.1. Acordos entre o Coordenador e os Parceiros:

§ Os acordos ocorrem entre o Coordenador e os Parceiros.

§ Existem dois tipos de acordos: o multilateral e por parceiro.


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• Acordo Multilateral - é o mais comum, cujo documento é assinado por

todos os Parceiros.

• Acordo por Parceiro - justifica-se nos casos em que existem

especificações por parceiro e que não interessa a partilha com os

restantes parceiros envolvidos.

4.3.2.Aspectos a considerar nos Acordos de Parceria:

§ Responsabilidades de cada interveniente na implementação do projecto -

deverá ficar bem claro quais os deveres de cada parceiro no cumprimento do

Plano de Trabalho do Projecto. É importante, também, definir a realização de

Comités no sentido de saber qual a evolução do projecto;

§ Financiamento – deve ser definido os montantes que cada parceiro poderá

usufruir e a sua respectiva aplicação, o contributo de cada parceiro (é

conveniente que todos os parceiros participem no projecto também ao nível

financeiro) e qual o calendário previsto para os pagamentos;

§ Em caso de desistências ou conflitos - deverá ficar explicito qual a lei a aplicar,

poderá ser a Lei Belga, a do Tribunal Europeu ou a Lei do Pais do Coodenador

do Projecto. Normalmente a Lei a aplicar é a do Pais Coordenador;

§ Direitos de Propriedade Intelectual – IPR Intelectual Property Rights. O

parceiro que for dono de uma ideia deverá proceder ao seu registo.

4.3.3.Possível Anexos a constar:

• Work Plan;

• Orçamento;

• Descrição do Projecto;

• Protocolos.

4.4. Relatório

O Relatório está estruturado em duas partes:

• Relatório Narrativo

• Relatório Financeiro


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4.4.1.Diferentes Categorias de Relatórios:

§ Relatório Inicial – como se procedeu o arranque do projecto.

§ Relatório de Progresso - anual ou semestral, irá depender das obrigações

definidas pelo Programas.

§ Relatório Final – cobre todo o projecto.

- Na maioria dos Programas, a Comissão Europeia providencia um template

para a preparação de Relatórios e outras vezes não. Por exemplo, a DG

Enviroment, através do Programa LIFE+, disponibiliza um bom exemplo de

template – consultar no Reporting Tools.

- No Relatório convém mencionar a aplicação das categorias transversais do

Projecto – Igualdade de Oportunidades, Ambiente, Tecnologias, um bom

exemplo é a questão do Género (relativo aos beneficiários finais do Projecto).

- Convém anexar todo o material produzido no âmbito do Projecto.

- Não esquecer de mencionar o impacto do Projecto ao nível Europeu,

Nacional, Regional e Local.

- A subcontratação de uma entidade externa para a preparação dos Relatórios

não é co-financiada. Quanto às auditorias, estas são co-financiadas e terão de

estar previstas aquando a apresentação do Projecto.

4.5. Informação e Publicidade

Todas as acções co-financiadas pela UE devem ser publicitadas à população em geral e aos

beneficiários, em particular.

É obrigatório a colocação da bandeira da UE e do logo do respectivo Programa em todos os

meios de divulgação (seminários, sítio Web, documentos, publicações, material de

mercandising, entre outros).


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Considerações Finais

ü Se a sua entidade não tiver experiência na gestão de projectos deste tipo de

Programas, não se aconselha que se apresente como Coordenador mas sim como

Parceiro.

ü Uma mesma Entidade pode usufruir mais do que um projecto co-financiado por

diferentes Programas. Mas, o mesmo projecto não pode ser co-financiado por

diferentes Programas (exemplo: por um Programa de Acção Comunitária e por um

Programa co-financiado pelo FSE ou pelo FEDER ou pelo Fundo de Coesão).

ü A Comissão Europeia considera conveniente as Auditorias serem realizadas por

entidades externas. A subcontratação destas entidades e os respectivos custos terão

de estar previstos no Projecto. Na eventualidade de não ter sido previsto, o

Coordenador deverá elaborar uma adenda a ser enviada à CE. Contudo, e caso isto

aconteça, a CE não irá providenciar mais verbas ao projecto.

ü Não se pode subcontratar uma pessoa para coordenar o projecto (técnica ou

financeiramente). O coordenador e os associados têm de ter a capacidade de gerir

técnica e financeiramente o projecto. Existem em alguns Programas a possibilidade de

dividir a coordenação, por exemplo o 7º Programa-Quadro de ID&T.

ü Todas as entidades que sejam subcontratadas no âmbito do Projecto poderão ser

sujeitas a auditorias por parte da CE.

ü Caso se verifique a necessidade de contratar um perito, este não necessita de

pertencer à UE.

ü O Coordenador deve ficar com todas as provas relativas às despesas incluindo as

copias das despesas realizadas pelos Parceiros.

ü Ao seleccionar os Indicadores para a monitorização do Projecto, estes deverão

corresponder aos critérios SMART – Specific, Measurable, Achievable, Realistic and

Timely.

ü Viagens e estadias – são elegíveis as viagens de comboio em 1ª classe e de avião em

classe económica para as viagens de mais de 800 kms; estadia e ajudas de custo são

calculadas de acordo com a tabela a ser disponibilizada pelo Programa.


21


ü Os encontros entre os parceiros devem acontecer mas sem excessos. A CE não vê com

bons olhos esta acção por causa de alguns abusos. Estes encontros deverão acontecer

no âmbito da realização, por exemplo, de Seminários. Uma outra forma de contactos a

privilegiar é através do uso das telecomunicações, por exemplo e-conferences, etc.

ü Os projectos só se iniciam após ter sido assinado o grant agreement. Embora, e só

muito excepcionalmente, sejam considerados alguns projectos com data prévia (mas

sempre após a data limite de submissão).

Contactos

Instituto de Desenvolvimento Regional

Núcleo de Comunicação e Imagem (NCI)

Travessa do Cabido, 16

9000-715 Funchal

Região Autónoma da Madeira

Portugal

Tel: +351 291 214 000

Fax: +351 291 214 001

E-mail: Geral – [email protected] / NCI - [email protected]

Sítio Web: www.idr.gov-madeira.pt / www.idr.gov-madeira.pt/sicn/ (endereço directo à informação sobre os Programas de Acção Comunitária)


22


ANEXO

Partnership Agreement Template

entre o Coordenador do Projecto e os Parceiros

[Exemplo de Boas Praticas: Territorial

Cooperation projects 2007-2013:

Partnership Agreement Template]

Territorial Cooperation projects 2007-2013:


ACKNOWLEDGEMENTS

This tool was elaborated by the INTERACT Point Tool Box in Valencia and Maastricht in collaboration with the Centre for Strategy & Evaluation Services (CSES), and is supported by the Community Initiative Programme INTERACT.

The authors are grateful for the extremely valuable and prompt advice received from INTERREG III stakeholders and would like to thank INTERREG III Programmes for allowing us to share their good practices, knowledge and ideas. We would also like to thank the INTERACT Programme Secretariat and the other INTERACT Points for the help given to us along the way.

INTERACT hopes this tool will contribute to “Sharing INTERREG experiences” and encourage other Community Initiative programmes to share their skills and knowledge with INTERREG stakeholders through INTERACT.

INTERACT Point Tool Box

March 2007

DISCLAIMER: This tool was issued by INTERACT during the 2000-2006 programming period and aims at spreading good examples and lessons learnt to enable a successful implementation of the 2007-2013 programming period. A few modifications have been made to the original version available in hard copy.

Territorial Cooperation projects 2007-2013: Partnership Agreement Template

INTERACT POINT TOOL BOX

Table of contents

1. Introduction

1.1 Rationale for Partnership Agreements 1.2 Purpose of the Tool 1.3 Review of practices in the 2000-2006 programming period

2. Partnership Agreement Template

Article 1 – Project Objectives Article 2 – Subject of the Partnership Agreement Article 3 – Duration of the Partnership Agreement Article 4 – Role of the Lead Partner Article 5 – Role of Other Project Partners Article 6 – Work Plan and Specific Activities Article 7 – Organisational Structure of the Partnership Article 8 – Cooperation with Third Parties Article 9 – Project Budget and Eligible Expenditure Article 10 – Monitoring, Evaluation and Reporting Article 11 – Financial Control and Audits Article 12 – Communication and Publicity Article 13 – Dissemination of Project Outcomes Article 14 – Intellectual Property rights Article 15 – Confidentiality Requirements Article 16 – Modifications, Withdrawals and Disputes Article 17 – Non Execution of Obligations and Reimbursements Article 18 – Working Language Article 19 – Legislation and Force Majeure Article 20 – Concluding Provisions APPENDICES Appendix A: Project work plan Appendix B: Project budget (summary of eligible costs)

Territorial Cooperation projects 2007-2013: Partnership Agreement INTRODUCTION


INTRODUCTION

1.1. Rationale for Partnership Agreements

Partnership Agreements – sometimes called “Joint Conventions”- are private contracts to be signed by all project partners, and constitute the norm for consolidating quality project partnerships including any issues concerning the partnership such as, among others: the definition of partners’ joint aims, responsibilities and mutual duties, the project’s duration, the amount of funding applied for, the distribution of resources, the reporting duties and the procedures to resolve potential disputes and apply penalties, etc.

For the 2000-2006 programming period the use of Partnership Agreement was only obligatory in a few INTERREG III programmes that offered project holders a model Partnership Agreement to be signed by project partners. The contents of such a model Agreement must be negotiated and customised to the specific circumstances and requirements of the individual project partnership.

However, for the 2007-2013 programming period, the Partnership Agreement thus becomes a new compulsory requirement Article 20.1.a of the new ERDF Regulation (EC) No 1080/2006 states that it is the responsibility of the lead beneficiary appointed for each operation to lay down the arrangements for its relations with the beneficiaries participating in the operation in an agreement comprising, inter alia, provisions guaranteeing the sound financial management of the funds allocated to the operation, including the arrangements for recovering amounts unduly paid.

In short, Partnership Agreements provide a framework for efficient project implementation and governance. Project implementation arrangements are in the territorial cooperation partnerships more complex than in other types of Structural Fund interventions. For this reason, the risks associated with territorial cooperation projects are arguably greater than is the case with other EU funded activities. The use of a Partnership Agreement to carry out projects should help reduce these risks:

• By clearly defining project responsibilities and procedures, Partnership Agreements should make it easier to implement projects;

• The legally-binding nature of Partnership Agreements means that if problems arise that cannot be resolved by the partners themselves, procedures can be enforced to arrive at a solution;

• More generally, the use of Partnership Agreements is a prudential measure which provides a way of minimising the various types of risks involved in carrying out territorial cooperation projects.



This said, during the 2000-2006 programming period the Application Form for INTERREG III projects covered many issues that might also be included in a Partnership Agreement (e.g. project activities, publicity, sustainability of project outcomes, dissemination). However, other issues (particularly those relating to project governance) were not covered – at least in detail - and, additionally, a Partnership Agreement has a legal status which the application form does not share. With regard to the second point, this underlines the caution in the previous section that any Partnership Agreement template needs to be customised to the particular circumstances of a project and partnership. However, it does not diminish the value of having a template available as a starting point to this process. Similar considerations apply to the third point above.

Even where Partnership Agreements were encouraged –or indeed made obligatory by the Managing Authority – the requirements set out in the documentation used by various INTERREG III programmes varied considerably during the 2000-2006 programming period. Some have a relatively narrow focus on the financial aspects of projects whilst others are more comprehensive in scope.1 Again, this tends to support the case for making a common template available. Below, current practices are reviewed.

1.2 Purpose of the Tool

Bearing in mind that the signature of a Partnership Agreement by all partners of a territorial cooperation project has become obligatory for 2007-2013 (as per article 20 of ERDF Regulation (EC) No 1080/2006), the present document offers a suggested Partnership Agreement template. The purpose of the tool can be summarised as follows:

• To raise awareness of the advantages of using a Partnership Agreement as a framework for carrying out Territorial Cooperation projects;

• To provide a template that can be used to formalise transnational, interregional or cross border project relationships;

• Where a Partnership Agreement is already in place, to act as a ‘checklist’ to help ensure comprehensive coverage of the various issues that partners actually of potentially face in carrying out projects.

The template is based on the analysis of INTERREG III Partnership Agreements used during the 2000-2006 programming period. In this context, ‘good practice’ is defined as provisions in existing Partnership Agreements that set out arrangements that are likely to improve the implementation of projects and that are defined in a clear and unambiguous way. It is important to emphasise that the Partnership Agreement template is not intended to be a ‘one-size-fits-all’

1 An example of a programme where the use of Partnership Agreements was already obligatory for 2000-2006 is the INTERREG IIIA

FR/UK Franco-British Programme. According to this, the Partnership Agreement should describe the breakdown of eligible expenditure and calendar of expenditure per partner, the agreement between partners (final recipients) on how any grant was shared between them. The Partnership Agreement had to be attached to the project application form. Appendix B compares the requirements set out in different INTERREG III Partnership Agreements.



standardised model but rather as a guide. As such, the various provisions will inevitably need to be customised to suit particular Territorial Cooperation programmes and projects in the 2007-2013 programming period.

1.3. Review of practices in the 2000-2006 programming period

There was a considerable variation in the form, structure, length and contents of INTERREG III Partnership Agreements. However, as a minimum, most address basic relating to:

• The main responsibilities of the signatories;

• Eligible expenditure and other financial provisions;

• Governance issues, i.e. how the project should be managed.

In most Partnership Agreements there is a quite detailed definition of the role of the Lead Partner. The Lead Partner bears overall financial and legal responsibility for territorial cooperation projects and their role is therefore critical to the overall success of a project.

The aforementioned Article 20.1 of the new ERDF Regulation (EC) No 1080/2006 states that “For each operation, a lead beneficiary shall be appointed by the beneficiaries among themselves. The lead beneficiary shall assume the following responsibilities: (a) it shall lay down the arrangements for its relations with the beneficiaries participating in the

operation in an agreement comprising, inter alia, provisions guaranteeing the sound financial management of the funds allocated to the operation, including the arrangements for recovering amounts unduly paid;

(b) it shall be responsible for ensuring the implementation of the entire operation; (c) it shall ensure that the expenditure presented by the beneficiaries participating in the

operation has been incurred for the purpose of implementing the operation and corresponds to the activities agreed between those beneficiaries;

(d) it shall verify that the expenditure presented by the beneficiaries participating in the operation has been validated by the controllers;

(e) it shall be responsible for transferring the ERDF contribution to the beneficiaries participating in the operation.

During the 2000-2006 programming period differences between Partnership Agreements were more pronounced with regard to the definition of the role of other partners. Some specified their obligations in detail whilst others were limited to the standard obligations of a partnership. Apart from the formal partnership requirements (for example, ‘to take all necessary steps enabling the Lead Partner to comply with its responsibilities as set out in the Subsidy Contract ’), some Partnership Agreements set out the specific project related actions each signatory is expected to undertake whilst others simply made reference to the application form. In the template set out in Section 2, the author has suggested that it may be appropriate to append a work plan to the Partnership Agreement and a model for this is provided.



All INTERREG III Partnership Agreements contained at least basic financial provisions – how the project budget shall be subdivided between partners, eligible expenditure and procedures for claiming payments. There were, however, differing models for carrying out projects and this is reflected in the financial provisions. Although the Lead Partner is formally responsible for the implementation of the project on behalf of the whole partnership, the project costs are shared among all the partners. During the 2000-2006 programming period Partnership Agreements varied in the way that they dealt with this situation.

Some INTERREG III Partnership Agreements simply referred to the application form financial annex, whereas others contained more detailed provisions with regard to the financial aspects of projects including match funding and co-financing. There were also other differences. For example, projects could either be carried out by the partners themselves or subcontracted in whole or part to another organisation (e.g. preparation of a study by an external expert) and the provisions in existing Partnership Agreements varied in this respect.

The INTERREG III Partnership Agreements often relatively contain little detail on project management and governance (structures and roles, procedures including settlement of disputes, etc). Some specify that there should be a steering group but very few define the role (membership, frequency of meetings, etc) of this entity in any detail. Similarly, there were clauses in most existing Partnership Agreements on the procedures to be adopted if organisations withdraw from the Partnership but provisions with regard to the settlement of disputes varied: some stipulated that partners should resolve differences themselves; others placed an obligation on the Lead Partner to arbitrate, or for a special committee to be established to do so and/or for the Managing Authority to play a role; while in other cases the Partnership Agreements stipulated that if settlements could not be resolved by the partners themselves, there should be recourse to the legal system in the country where the Lead Partner was domiciled or to some other jurisdiction.

Few references to monitoring and evaluation in the Partnership Agreements used during 2000-2006 were found. Partnership Agreements also varied considerably in terms of other clauses – dissemination of project outcomes, intellectual property rights, publicity and communications, confidentiality, non-execution of obligations, working languages, etc. Our approach has been to include clauses in the template relating to all these issues by drawing on Partnership Agreements used during the 2000-2006 programming period that include the relevant texts. It has been necessary to use a number of different sources to achieve comprehensive coverage.

[PROJECT NAME]

THE FOLLOWING HAS BEEN AGREED:

Suggested clauses: Explanatory notes:

Article 1: Project Objectives

The project [title] conducted on the basis of the [Territorial Cooperation programme] shall contribute to the objectives set out in the Operational Programme. These objectives are, in summary, to [main objectives to be specified].

It is important that all partners sign up a common set of project objectives to ensure that they work towards achieving common outcomes. These can either be summarised in the Partnership Agreement or mentioned by means of reference to the programme documents.

Article 2: Subject of the Partnership Agreement

By the present Partnership Agreement, the Lead Partner and the other project partners shall define the rules of procedure for the work to be carried out and the relations that shall govern them within the transnational Partnership set up in order to complete the above-mentioned project.

This is a standard clause in all Partnership Agreements.

Article 3: Duration of the Agreement

This Partnership Agreement shall take effect on the date on which it is signed by all partners. It shall remain in force until the Lead Partner has discharged in full his obligations toward the Managing Authority.

This is a standard clause in all Partnership Agreements. A specific period of time (e.g. 12 months from a particular date) is sometimes specified.

Article 4: Lead Partner

4.1 The Lead Partner is responsible for the overall co-ordination, management and implementation of the project. The Lead Partner shall be the beneficiary of the ERDF grant and shall manage the funds in accordance with the details of this Partnership Agreement. The Lead Partner assumes sole responsibility for the entire project vis-à-vis the Managing Authority.

4.2 The Lead Partner shall appoint a Project Manager who has operational responsibility for the implementation of the overall project;

4.3 The Lead Partner will ensure timely commencement of the project and implementation of the entire project within the time schedule in compliance with all obligations to the Managing Authority. The Lead Partner shall notify the Managing Authority of any factors that may adversely affect implementation of the project activities and/or financial plan;

4.4 Reception of payments from the Managing Authority and the management of the EU funds, in particular their timely onward transfer to the project partners; review of the appropriate spending of the EU funds by the project

The Lead Partner has a key role to play and this role should be clearly defined - both in relation to the Managing Authority and other partners.

The definition of the Lead Partner’s role should, as a minimum, cover: overall management of the project; financial management; the preparation and implementation of the project work plan and defining of partner roles and responsibilities; and reporting requirements and procedures.

There is a considerable variation in the way these issues are dealt with in existing Partnership Agreements. The suggested text combines good examples from several Partnership Agreements.

partners; and consolidation of the project-related individual accounting records of the project partners and preparation of all required documents and records for the final audit (with assistance of the project partners);

4.5 Preparation of a work plan setting out the tasks to be undertaken as part of the project and the role of project partners in their implementation, and a project budget [Note: see comments below, Art. 6 Specific Activities];

4.6 Preparation and submission of periodic progress reports, interim reports, final reports, follow-up budget documentation, financial declarations, requests for payment, financial reports and application for budget or contract clause alterations;

4.7 Any other tasks agreed with the project partners.

Article 5: Project Partners

5.1 Project partners are the organisations that are responsible carrying out specific project activities in the manner and scope as indicated in the application form [and the work plan – see comments below, Art. 6 Specific Activities].

5.2 More specifically, the project partners will be responsible for:

1) Expeditiously carry out the specific activities set out in the project work plan or otherwise agreed;

2) Providing all information and data to the Lead Partner that are required by the latter to coordinate and monitor the implementation of the project and for reporting purposes;

3) Submitting confirmations by independent chartered accountants (or equivalent) on the eligibility of their expenditure;

4) Notifying the Lead Partner of any factors that may adversely affect implementation of the project in accordance with the work plan.

5.3 Project partners agree to take all necessary steps enabling the Lead Partner to comply with its responsibilities as set out in the Subsidy Contract .

The role of project partners should be defined in a way that is consistent with the application.

Given that territorial cooperation projects can involve a considerable number of partners, the author suggests that the Partnership Agreement should be limited to a general description of their roles. Reference can be made to the application form and/or a work plan for a more detailed description of tasks.

Article 5.2 - it is important that all partners are familiar with the Subsidy Contract and the approved application (budget and action plan) which is signed by the Lead Partner on behalf of the whole partnership.

The suggested text combines good examples from several Partnership Agreements.

Article 6: Specific Activities

6.1 The main tasks of [name of the Lead Partner], referred to as the ‘ Lead Partner’, are summarised as follows:

[title or number of each action].

6.2 The main tasks of [name of the Project Partners], referred to as Partner 1, 2, 3, etc, are summarised as follows:

[title or number of each action].

6.3 The work plan setting out a detailed description of key tasks, targets, timescales and the budget for each of the actions undertaken by the Lead Partner and the project partners shall be appended to the present Partnership Agreement.

We suggest that the roles of the Lead Partner and other partners for specific project-related tasks should be defined in a separate project work plan appended to the Partnership Agreement.

One alternative – shown here – is to summarise the tasks in the Partnership Agreement itself. This may be appropriate if the tasks are relatively straightforward.

Another possibility is to simply require partners to adhere to the

[Note: see comments regarding alternatives to using a work plan].

timetable, actions and outputs detailed in the original application form.

Article 7: Organisational Structure of the Partnership

7.1 For the successful management of the partnership and completion of the programme, a ‘Project Steering Committee’ will be set up. The Project Steering Committee will be responsible for monitoring the implementation of the project. The Project Steering Committee will chaired by the Lead Partner and report to the Managing Authority. Its members shall include the Lead Partner, project partners and any other organisations or individuals deemed appropriate by the Lead Partner. The Project Steering Committee shall meet on a [define frequency] basis. The Managing Authority shall also be invited to attend meetings.

7.2 The Project Steering Committee will have the authority to delegate specific tasks or responsibilities to such sub committees as it shall deem appropriate to establish. These tasks may include responsibility for financial control, the monitoring of project activities and evaluation of the outcomes, and such other tasks as considered appropriate by the Steering Committee.

[Specify the detailed composition of the Project Steering Committee and any Sub Committees, their role and assignments, and the decision making process].

There are a number of different models for the organisational structure of a project partnership.

However, as a minimum, there should be a steering group and the Partnership Agreement should define its role, membership and frequency of meetings (sometimes defined as at least one meeting a year during the life of the project).

The key benefit of establishing a steering group is to provide a structure for monitoring implementation of the project.

The author suggests that provision is made for sub-committees or working groups in the Partnership Agreement.

Article 8: Co-operation with Third Parties

8.1 In case of cooperation with third parties including subcontractors, the project partner concerned shall remain solely responsible to the Lead Partner concerning compliance with its obligations as set out in this Partnership Agreement. The Lead Partner shall be informed by the project partner about the subject and party of any contract concluded with a third party.

8.2 No project partner shall have the right to transfer its rights and obligations under this Partnership Agreement without the prior consent of the other project participants and the responsible programme implementing bodies.

8.3 Co-operation with third parties including subcontractors shall be undertaken in accordance with procedures set out in EU public procurement directives.

Most territorial cooperation projects will involve the sub-contracting of some tasks to third parties (e.g. consultants) and the Partnership Agreement should include a clause on this.

The key point that this clause formalises is that ultimate responsibility remains with the partnership.

Article 9: Project Budget and Eligible Expenditure

9.1 The Lead Partner is responsible for preparing a project budget setting out an estimate of eligible expenditure and funding (ERDF and partner contributions by way of match-funding or co-financing). The budget shall be denominated in euros.

9.2 The eligibility of expenditure will be determined on the

Existing Partnership Agreements vary in the way they deal with financial provisions – some contain only very general references whilst others include quite detailed clauses.

In the author’s view, the Partnership

basis of Commission Regulations and national laws. Eligible expenditure can be [see comment regarding level of detail]:

1) Directly related to the subject matter of the project and mentioned therein;

2) Necessary for the implementation of the project as long as they are reasonable and consistent with the principles of operational efficiency and economy;

3) Actually incurred and are identifiable and verifiable in the accounting and taxation records of the project partner.

9.2 Eligible expenditure may include the salaries plus social security charges and other remuneration-related costs of staff assigned to the project; travel and subsistence costs for staff involved in the project’s implementation; purchase costs for equipment (new or used) provided that these correspond to normal market costs; costs of consumables and supplies; expenditure on subcontracting; and costs deriving directly from the requirements of the Subsidy Contract (e.g. evaluation activities, dissemination of information).

9.3 The ERDF financial contributions shall be paid into the account of the Lead Partner who shall be responsible for the administrative and financial management of the funds and for distributing the funds between the project partners in accordance with their certified expenditure incurred for project actions effectively carried out.

9.4 The Lead Partner shall quantify common managements cost and project partners agree that these shall be met by the partnership as a whole.

[Provisional annual budgets for each of the partners and for each activity to be attached together with a global provisional budget for the whole project, specifying the ERDF funding rate to be appended to the Partnership Agreement]

Agreement should be limited to providing a basic description of eligible expenditure and/or simply by reference to the definition of eligible expenditure in Commission regulations and guidelines.

The suggested text shown here, which combines good examples from several Partnership Agreements, goes beyond this and could be used if a more detailed description in the Partnership Agreement itself is considered desirable.

If this approach is not adopted, the author recommends that this clause in the Partnership Agreement is supported by a detailed project budget that is appended to the document along with the work plan [see Appendix A].

Article 10: Monitoring, Evaluation and Reporting

10.1 The Lead Partner has overall responsibility for monitoring the actions undertaken by the project partners on an on-going basis. Monitoring, evaluation and reporting requirements should be appropriate given the nature and scale of the project and shall be decided by the Lead Partner in consultation with the Managing Authority.

10.2 As a minimum, however, the Lead Partner is responsible for submitting an interim report to the Managing Authority mid way through the project and a final report shortly after the project comes to an end and before the final payment is received. These reports should provide details of the activities undertaken as part of the project, the progress/outcomes achieved against targets, expenditure incurred, an explanation for any variances against the work plan’s targets for physical outputs and budget, and proposed corrective actions, and any other information

Few existing Partnership Agreements contain clauses on monitoring and evaluation – a shortcoming which should be rectified.

Most existing Partnership Agreements include clauses relating to reporting requirements but these do not usually go beyond simply saying that the Lead Partner is responsible for submitting various documents to the Managing Authority.

In our view, it is desirable that the reporting obligations of both the Lead Partner and other partners are defined in the Partnership Agreement. Otherwise it could be

deemed relevant.

10.3 Each project partner is obliged to supply the Lead Partner with all information that the latter deems necessary for the preparation of reports of any kind to the Steering Committee or the Managing Authority, payment requests and other specific documentation, as are requested by the Steering Committee or the Managing Authority.

difficult for the Lead Partner to fulfil its obligations to the Managing Authority.

Article 11: Financial Control and Audits

11.1 For audit purposes, the Lead Partner and the project partners shall:

1) Agree to carry out audits as specified in the Grant Offer Letter [assuming this defines the requirements];

2) Retain all files, documents and data concerning the project at least for 10 years following the final payment, either in original or as certified copies,

3) Make all the necessary arrangements to ensure that any audits, notified by the duly authorised regional, national and Community authorities, can be carried out,

4) Give the auditing authorities any information about the project they request and give them access to the accounting books, supporting documents and other documentation related to the project.

11.2 The information concerning the reality and validity of actions and expenses eligible for ERDF funding provided by each project partner shall engage only his own responsibility.

This is a standard clause in Partnership Agreements.

The suggested text combines good examples from several sources. In existing Partnership Agreements there are some variations but these are not fundamentally different to the suggested text.

For example, the length of time that project documents have to be preserved varies in some existing Partnership Agreements.

Article 12: Communication and Publicity

12.1 The project partners shall implement the communication and publicity measures in accordance with the project application and Commission Regulations on information and publicity measures to be carried out by the Member States concerning assistance from the Structural Funds. They shall play an active role in any actions organised to disseminate the results of the project. Any public relations measure shall be co-ordinated by the Lead Partner.

12.2 Each project partner shall point out in the framework of any public relations measures that the project was implemented through financial assistance from funds of the present Operational Programme.

Although this is not a standard clause in existing Partnership Agreements, the author recommends that it should be included. It will help ensure that the publicity is organised in a consistent manner.

The suggested text combines good examples from several sources.

Article 13: Dissemination of Project Outcomes

The Lead Partner and the other project partners shall take note of the fact that the results of the project may be made available to the public and they agree that the results of the project shall be available for all interested parties. They furthermore commit to playing an active role in any actions organised to capitalise on, disseminate and valorise the results

Although this is not a standard clause in existing Partnership Agreements, the author recommends that it should be included.

The suggested text combines good examples from several sources.

of the project.

Article 14: Intellectual Property Rights

The Lead Partner and the project partners shall ensure that all products developed within the framework of the project are, subject to the provisions of national laws regarding intellectual property, kept free of all rights. They explicitly commit to giving up all patrimonial rights on teaching material, methodologies and other products of any nature resulting from the project.

Likewise, this is not a standard clause but the author recommends that it should be included. The suggested text combines good examples from several sources. They may be some exemptions, e.g. products supported by other EU funding (e.g. R&D).

Article 15: Confidentiality Requirements

The project partners agree that any information that they obtain during the execution of this Partnership Agreement or exchange with the Steering Committee are confidential, provided that one project partner or the Steering Committee explicitly requests such. The same applies, without the express request of one of the project partner, to all documentation classified as “confidential”.

Again, this is not a standard clause but the author recommends that it should be included. The suggested text combines good examples from several sources.

Article 16: Modifications, withdrawals and disputes

16.1 Any modification to the present Partnership Agreement shall form the subject of a rider to this contract, which shall be submitted for the approval of the project partners as represented in the Steering Committee.

16.2 The Lead Partner and the project partners agree not withdraw from the project unless there are unavoidable reasons for it. If this were nonetheless to happen the Lead Partner and the project partners shall endeavour to cover the contribution of the withdrawing project partner, either by assuming their tasks or by asking one or more new partners to join the partnership.

16.3 In case of any disputes among themselves, the project partners are obliged to work towards an amicable settlement. Disputes will be referred to the Steering Group. If efforts to achieve an amicable settlement should fail, the project partners are obliged to seek an out-of-court arbitration procedure [specify the nature of this procedure see notes].

16.4 Each and any legal disputes that may result from or in connection with this present Partnership Agreement, including such over the validity of this present Partnership Agreement itself and this arbitration clause, will be finally decided in accordance with the jurisdiction of the country where the Lead Partner is located.

Most existing Partnership Agreements include a clause setting out procedures for changes to the membership of the partnership.

Similarly, most Partnership Agreements specify procedures for settling disputes between partners. However, there is a considerable variation in the nature of the procedures. In particular, it is not always clear where ultimate recourse lies.

The suggested text combines good examples from several Partnership Agreements and the specific suggestion that if disputes cannot be settled by the partners themselves, the dispute should be settled through recourse to the jurisdiction of the country where the Lead Partner is domiciled. An earlier draft of the template suggesting that Managing Authority should arbitrate was not considered appropriate by several partners who provided feedback

Article 17: Non-execution of obligations and reimbursement

In the event of total or partial incompletion of the obligations of any of the project partners or in the event of material errors in the effective execution of project activities, each cosignatory member of the present Partnership Agreement undertakes to


The suggested text combines good

reimburse the Lead Partner any funds that have been unduly received, within the month following notification.

examples from several sources.

Article 18: Working Language

The working language of this Partnership shall be [language of the Subsidy Contract]. In case of the translation of this document into another language, the [language of the Subsidy Contract] version shall be the binding one.

This is a standard clause in Partnership Agreements. The suggestion that the same language is used as in the Subsidy Contract is taken from an existing model of Agreement.

Article 19: Legislation and Force Majeure

19.1 This Partnership Agreement is governed by [country of Lead Partner] Law, being the law of the country of the Lead Partner.

19. 2 No party shall be held liable for not complying with obligations ensuing from this Partnership Agreement should the non-compliance be caused by force majeure.

These clauses do not appear in some Partnership Agreements but it is prudential to include them.

Article 20: Concluding Provisions

This present Partnership Agreement can only be changed by means of a written amendment that is signed by all project partners. Modifications to the project (work plan, budget, etc) that are approved by the Steering Committee shall be effective as alterations of this present Partnership Agreement, also without adherence to this formal requirement.


Written in [specify the town] in [specify number] original copies, on [specify date ] [Name of Lead Partner] [Name and title of legal representative] [Signature] [Name of Project Partners] [Name and title of legal representatives] [Signatures]

Annexes

a) Project Work Plan

b) Project Budget

c) Application form and financial annexes

d) Grant offer letter/Subsidy Contract

Appendices Below are examples of appendices to the Partnership Agreement that set out templates for (1) the project work plan and (2) project budget. In both cases, the attachments to the Partnership Agreement

provide high level summaries and it is assumed that more detailed plans will be prepared by individual partners and/or set out in the application form and financial annex. Appendix A: Project work plan

Tasks

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Phase 1

Task 1.1 xxxxxxTask 1.2 xxxxxxTask 1.3 xxxxxx

Phase 2


Phase 3


Days

1 2 3 4 5 6 7 Total

Phase 1

Task 1.1 1 1 1 1 1 1 1 7Task 1.2 2 2 2 2 2 2 2 14Task 1.3 3 3 3 3 3 3 3 21P1 - sub total 6 6 6 6 6 6 6 42

Phase 2


Phase 3


Grand total 18 18 18 18 18 18 18 126

Partners

Project timetable

Months

Resource allocation

Appendix B: project budget (summary of eligible costs)

Budget (euro)

1 2 3 4 5 6 7 Total

Phase 1

Task 1.1 500 500 500 500 500 500 500 3,500Task 1.2 1,000 1,000 1,000 1,000 1,000 1,000 1,000 7,000Task 1.3 1,500 1,500 1,500 1,500 1,500 1,500 1,500 10,500P1 - sub total 3,000 3,000 3,000 3,000 3,000 3,000 3,000 21,000

Phase 2


Phase 3


Grand total 9,000 9,000 9,000 9,000 9,000 9,000 9,000 63,000

Partners

Budget


FFiicchhaa TTééccnniiccaa

EEddiittoorr IInnssttiittuuttoo ddee DDeesseennvvoollvviimmeennttoo RReeggiioonnaall ((IIDDRR)) TTrraavveessssaa ddoo CCaabbiiddoo,, 1166 99000000--771155 FFuunncchhaall RReeggiiããoo AAuuttóónnoommaa ddaa MMaaddeeiirraa PPoorrttuuggaall TTeell:: ++335511 229911 221144 000000 FFaaxx:: ++335511 229911 221144 000011 EE--mmaaiill:: iiddrr..ssrrppff@@ggoovv--mmaaddeeiirraa..pptt SSííttiioo WWeebb:: wwwwww..iiddrr..ggoovv--mmaaddeeiirraa..pptt CCoooorrddeennaaççããoo TTééccnniiccaa NNúúcclleeoo ddee CCoommuunniiccaaççããoo ee IImmaaggeemm ((NNCCII)) EE--mmaaiill:: mmaarrkkeettiinngg@@iiddrr..ggoovv--mmaaddeeiirraa..pptt EEnnddeerreeççoo ddiirreeccttoo nnoo SSííttiioo WWeebb ddoo IIDDRR àà iinnffoorrmmaaççããoo ssoobbrree ooss PPrrooggrraammaass ddee AAccççããoo CCoommuunniittáárriiaa:: wwwwww..iiddrr..ggoovv--mmaaddeeiirraa..pptt//ssiiccnn// JJuullhhoo 22000099


JJuullhhoo 22000099

guia de apoio às candidaturas aos programas de acção ... · fazemos votos para que este guia de...

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