guía de protocolo y organización de eventos

8/16/2019 Guía de Protocolo y Organización de Eventos

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GUÍA DE PROTOCOLO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

CONCEPTOS

1. PROTOCOLO - Concepto Etimológico

A. Protocolo (del bajo latn protocoll!m" # $%te del bajo griego prótócollon& %igni'ca laprimera )oja encolada o pegada* de proto%" primero% # +ollan" pegar. E% la %erie

ordenada de e%crit!ra% matrice% # otro% doc!mento% ,!e !n Notario o E%cribano a!toria# c!%todia" con cierta% ormalidade%. (Labriega /illan!e0a" Pedro . 2erec)o 2iplom3tico.Editorial Trilla% 4$5ico 1676" Pag." 86.&

9. E% en el medio %ocial" el arte de determinar # e%tablecer toda% a,!ella%norma% a c!mplir para el mejor de%en0ol0imiento de la% acti0idade% ,!e ejercen #practican lo% %ere% )!mano%" no %ólo en 3rea% o'ciale%" diplom3tica%" ecle%i3%tica%# militare%" %ino tambi$n # trad!cida en corte%a" re%peto" b!ena% manera% # b!enleng!aje en el 3rea laboral" deporti0a" amiliar # %ocial en general %iendo el aceite ,!epermite a tan complicada ma,!inaria de la% Relacione% :!mana% marc)ar en armona #e'ciencia %in rie%go% de c)o,!e" riccione% ! o5idacione%.* (Protocolo Social.;


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2E LOS T=POS E/ENTOS

1. CEREMONIAS

E% !n acto %olemne ,!e %e lle0a a cabo %eg?n norma% o rito% e%tablecido%.

Bna ceremonia no e% !n e%pect3c!lo Ej.@ El entierro de !n amiliar no nece%ita 4ASS4E2=A.

Caracter%tica% de la ceremonia

• Se realian para %!% p?blico%. :a# 0nc!lo% emocionale%.• No e5i%te intercambio económico.• En ello% )a# protagoni%ta%" no int$rprete%. Lo% 4ASS 4E2=A no %on impre%cindible%.• Concepto%

1.1 Ceremonial@ Conj!nto de regla% para determinado% acto% %olemne%

1.; Ceremonial =n%tit!cional@ Alg!na% de la% ormalidade% ,!e deben ob%er0ar%e en la

organiación de !n acto =n%tit!cional.

1. Ceremonial de E%tado@ E% el conj!nto de regla% # procedimiento% operati0o% decar3cter pr3ctico ,!e e%tablecen !n marco ordenador de la% re!nione% ormale% entre lo%!ncionario% e%tatale%. 2e%arrollan la de%trea organiati0a de ,!iene% deben dirigir ela%pecto protocolar en el 3mbito de la Admini%tración P?blica.

2. ACTOS

E% !na celebración p?blica" poltica o ormal.

Acto no e% %inónimo de e0ento. Bna cla%e en la !ni0er%idad p?blica e% !n acto o'cial"pero no e% !n e0ento.

Todo Acto =n%tit!cional re,!iere de cierta% ormalidade% para %! organiación # de%arrollo"de modo de otorgarle la %olemnidad in)erente a %! propio car3cter. Re%!lta con0eniente"por lo tanto" ,!e la% di%tinta% !nidade% de n!e%tro =n%tit!to" p!edan ordenar elceremonial de lo% acto% ,!e organicen %obre ba%e% com!ne% para toda la =n%tit!ción.

Cla%i'cación

a& Acto% Solemne%.

b& Acto% Protocolare%. c& E0ento%.

CONCEPTOS

2.1 ACTOS INSTITUCIONALES

Celebración de car3cter %imple de !n acontecimiento interno importante para la !nidadorganiadora.

a& Acto% %olemne%@ Son a,!ello% ,!e %e celebra periódicamente" de ac!erdo anorma% e%tablecida%" en !n conte5to de gran ormalidad # con !na rig!ro%aplani'cación.

S! organiación e% re%pon%abilidad del abinete de Pre%idencia" %in perj!icio de la


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colaboración ,!e le p!edan brindar otra% !nidade% de la =n%tit!ción.

E%to% acto% %on lo% ,!e %e nombran a contin!ación@ Ani0er%ario =n%tit!cional.

=na!g!ración de obra% de alcance =n%tit!cional.

Reconocimiento% # )omenaje%.

La organiación e% re%pon%abilidad del abinete de Pre%idencia" la ,!e contar3 conla colaboración del 2epartamento de Com!nicación # Pren%a" en lo relati0o a %!coordinación # ejec!ción. La% in0itacione% %er3n %!%crita% por el Pre%idente # elCon%ejo de Admini%tración de la =n%tit!ción.

b& Acto% interin%tit!cionale%@ Son acti0idade% ,!e in0ol!cran a do% o m3%in%tit!cione% con el propó%ito de crear" mantener # e%trec)ar 0nc!lo%" a tra0$% de@

Dirma de con0enio% o ac!erdo%. Entrega de donacione%.

/i%ita% protocolare%.

S! organiación e% de re%pon%abilidad de la !nidad directamente bene'ciada con el

e%trec)amiento #o con%olidación de e%to% lao%" con la colaboración del abinetede Pre%idencia. La% in0itacione% %er3n c!r%ada% por la% m35ima% a!toridade% de la%entidade%.

c& Acto% acad$mico%@ Comprenden la% ceremonia% de@ Entrega de tt!lo%" diploma%o certi'cado%.

=na!g!ración o cla!%!ra de acti0idade% de e5ten%ión acad$mica (Seminario%"congre%o%" etc.&.

La organiación # coordinación de lo% acto% acad$mico%" %on de re%pon%abilidad dela !nidad ge%tora de la iniciati0a" con la colaboración del abinete de Pre%idencia"la 2irección de Rec!r%o% :!mano% # la Bnidad de Ed!cación 4$dica. La%

in0itacione% a e%te tipo de ceremonia% %er3n c!r%ada% por la m35ima a!toridad dela =n%tit!ción.

A%pecto% ,!e re,!ieren !n acto in%tit!cional acad$mico.

Tener en c!enta la% norma% protocolare%. Contar con %er0icio de trad!cción.

E%tablecer cabina% de trad!cción %im!lt3nea.

Otorgar e%pacio a lo% medio% de com!nicación e%peci'cado%.

2.2 ACTOS PROTOCOLARES

Se denominan Acto% protocolare%" a a,!ello% acto% o'ciale% o in%tit!cionale% a lo% ,!ea%i%tir3n a!toridade% nacionale% o e5tranjera%.

Tienen relación con conmemoracione% celebrada% por organi%mo% e%tatale%" embajada% ocon%!lado%" in%tit!cione% no g!bernamentale% o empre%a% pri0ada%.

2eben aj!%tar%e a regla% protocolare% e%tablecida% por decreto de lo% gobierno%nacionale%" departamentale% o m!nicipale%.

E%to% acto% %e organian con el a%e%oramiento de la% comi%ione% protocolare% ,!e cadaa!toridad o'cial tiene.


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;.;-1 Norma% ,!e rigen para la repre%entación protocolar

Ning?n !ncionario o per%onalidad p?blica in0itada" podr3 )acer%e repre%entar enlo% acto%" ceremonia% # recepcione% a la% ,!e a%i%ta el Pre%idente de la Rep?blica.

El !ncionario ,!e repre%ente al Pre%idente de la Rep?blica en !n acto" recepción oceremonia" %er3 con%iderado como el de m3% alta jerar,!a entre lo% pre%ente%.

;.;-; E0ento% ,!e re,!ieren la pre%encia de !n alto !ncionario o repre%entante%g!bernamentale%.

Dirma de con0enio. Acto% de ani0er%ario%. =na!g!ración de Obra%.

Conerencia de pren%a con !n aga%ajo a lo% periodi%ta%.

;.;- Norma% ,!e rigen para la% in0itacione%

2eben %er c!r%ada% en %obre cerrado" por lo meno% cinco da% ante% de la ec)a del acto #en ella% 'g!rar3@ ec)a del e0ento" )ora # l!gar.

Ceremonial teleónico@ e% !na com!nicación teleónica" para a0erig!ar %i la per%ona

recibió la in0itación # %i a%i%tir3 al acto.;.;-> Pre%entación del orador en ca%o de di%c!r%o% o di%ertacione%

El orador deber3 %er pre%entado de la %ig!iente manera@ Nombre completo de la per%ona"cargo ,!e de%empea o proe%ión" c!rrc!lo # antecedente%.

Si %on 0ario% %e le% de%tinar3 !n tiempo a cada !no acordado pre0iamente.

;.;-F A%pecto% a tener en c!enta en el %alón donde %er3 de%arrollado el Acto

Ornamentación@ tarima% re0e%tida% o en e5celente% condicione%" alombra%"bebedero%" b!en %i%tema de a!dio # correcto !ncionamiento de lo% micróono%.

Seg!ridad@ contratación de %eg!ridad pri0ada" control de %i%tema de %eg!ridad del%alón

(e5ting!idore%" %alida% de emergencia&.

A%eo%@ bao% adec!ado%.

Conort@ a%cen%ore%" caleacción" il!minación. Cartele% indicadore%@ bao%" entrada%"%alida%. Sanidad@ di%poner de cobert!ra m$dica.

2.3 EVENTO

E% !n %!ce%o de importancia ,!e %e enc!entra programado. 2ic)o acontecimiento p!ede%er %ocial" art%tico o deporti0o. Ej.@ El e0ento de e%ta noc)e enrentar3 a lo% do% mejore%e,!ipo% del torneo*.

E/ENTO NO =4PL=CA PROTOCOLO" BNA PRESENTAC=GN 2E C:OCOLATES NO OR2ENA ALOS AS=STENTES.

;.-1 T=POS 2E E/ENTOS

En 0irt!d de lo% objeti0o% ,!e per%ig!en" lo% e0ento% p!eden %er categoriado% en@Acad$mico%" Empre%ariale%" Sociale%" C!lt!rale%" 2eporti0o%" etc.


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a& E0ento% Acad$mico%@

1.- Simpo%io@

Re!nión de e%peciali%ta%" proe%ionale% e idóneo% con el propó%ito e abordarmateria% de %! partic!lar inter$%. Cada !no e5pone %!ce%i0amente dierente%a%pecto% del a%!nto o trabajo. Cada e5po%itor di%pone de !n tiempo paradi%ertar de entre ;< # >F min!to% apro5imadamente" e% !na b!ena

oport!nidad para ,!e el p?blico" !na 0e 'naliada la acti0idad" po%ea !na 0i%iónintegrada de la materia tratada.

;.- Seminario@

Cla%e o enc!entro en ,!e %e re?ne !n proe%or o !n proe%ional di%ting!ido"rele0ante" con lo% di%cp!lo% o con lo% proe%ionale% en etapa depereccionamiento" para lle0ar a cabo trabajo% de in0e%tigación o an3li%i% %obredeterminado% tema% propio% de la acti0idad. La d!ración e% relati0a (p!ede %er de1" ; o m3% da%&. Se p!ede integrar" como e0ento %!b%idiario" en el de%arrollo de !nCongre%o.

.- Hornada%@

Son enc!entro% donde lo% a%i%tente% participan acti0amente con lo%proe%ionale% di%ertante%. Por lo general" !na 0e 'naliada% la% e5po%icione%" %eorman e,!ipo% de trabajo para e5perimentar %obre el tema tratado a tra0$% detallere% o Ior+ %)op%.

Cada tema en 1 jornada # 1 da" o %ea di%ertación" debate # concl!%ione% en !nmi%mo da.

>.- Doro@

Participan todo% lo% pre%ente% de !na re!nión. eneralmente con%tit!#e la parte

'nal de %impo%io% o me%a% redonda%.E%t3 dirigido por !n coordinador" ,!e permite la libre e5pre%ión de idea%%!per0i%ando la% inter0encione% # lo% tiempo%.

F.- 2ebate@

P!ede dar%e l!ego de !na a%amblea" colo,!io" %impo%io" etc. 2i%c!%ión gr!pal einormal de apro5. 8< min!to% con !n coordinador ,!e ordena la% di%ertacione%# modera el debate. =deal para gr!po% pe,!eo% 1F per%ona% apro5.

8.- Panel@

2ebate inormal entre !n gr!po de )a%ta 7 per%ona%" %obre !n tema determinado.4oderador coordina la %e%ión de !na )ora # l!ego lo% di%ertante% p!eden%intetiar %!% idea%. El p?blico p!ede realiar con%!lta% a lo% paneli%ta%.

J.- Congre%o@

2el Latn congregare*" j!ntar re!nir. E% !na re!nión cient'ca o in%tit!cional decolega% de !na mi%ma a%ociación o entidad" con caracter%tica% reglamentada% # %!trabajo %i%tematiado.


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Re!nión periódica ,!e n!clea a miembro% de !na a%ociación" organiación o entidadpara debatir c!e%tione% pre0iamente a%ignada%.

Pre0$ tre% %e%ione% preliminare%K la ina!g!ral" ,!e inorma %obre la 'nalidad # lo%tema% a tratarK la media" donde %e con%ideran lo% trabajo% preliminare% # la%condicione%K # la etapa 'nal" en la ,!e %e inorman lo% re%!ltado% alcanado%.

Se inicia con !n acto de apert!ra" l!ego la% re!nione% plenaria% paralela% # 'nalia

con !na ceremonia de cla!%!ra. Con la participación en el Congre%o %e logracontactar%e con per%ona% con ,!iene% dialogar" compartir conocimiento%" aprender# e%tablecer contacto% para !t!ro% enc!entro%.

Se plani'ca la organiación de !n congre%o para ,!e todo% p!edan organiar en eltiempo # con co%to% acce%ible% para ,!e la con0ocatoria %ea !n $5ito. Se organiacon 8 me%e% de anticipación.

Objetivos de un Congreso

E%tablecer !n e%pacio com!nicacional entre per%ona% con0ocada% por tema% a'ne%.=ntercambio de idea%.

Enri,!ecimiento intelect!al.

Contacto% proe%ionale%.

!iene% organian !n Congre%oM

Bn Congre%o organia !n comit$ organiador" idóneo en la materia ,!e 'jar3 latem3tica a tratar # %eleccionar3 a lo% po%ible% di%ertante% o e5ponente%.

La comi%ión organiadora debe e%tar con%tit!ida por !n pre%idente" %ecretario" te%orero #0ocale%.

Acti0idade% de lo% Comit$%.

Lo% Comit$% %on lo% encargado% de la plani'cación del Congre%o # la conormación de la%comi%ione% e%pecialiada%.

El pre%idente@ %! primera !nción con%i%tir3 en la redacción del reglamento del congre%o",!e %er3 aprobado por el re%to de la comi%ión.

Abrir # cerrar el congre%o # el re%pon%able de ,!e todo %alga %eg?n lo planeado.

Ser3 el an'trión del e0ento" recibiendo a la% a!toridade% di%ertante% # el p?blico a%i%tente.

El %ecretario@ el alma de congre%o" de $l depender3 toda %incroniación del mi%mo.

2eber3 e%tablecer lo% tiempo%" l!gare%" contactar%e con lo% e5po%itore% o di%ertante%" conel p?blico # con lo% otro% miembro% de la comi%ión.

ESTRUCTURAS DE UN CONGRESO

1. Primer momento. PRE-CONRESO@ de%de ,!e %e e%tablece la comi%ión organiadora"el pre congre%o %!pone@

Tiempo del congre%o

L!gar del e0ento


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Temario@ debe %er !na tem3tica atracti0a" con0ocante # ,!e %ir0a de e%tm!lo para n!e0a%prop!e%ta% # enc!entro%.

P!blicidad@ %ir0e para lo% intere%ado% en a%i%tir. La p!blicidad 0ende # %i bien el congre%otiene !na 'nalidad c!lt!ral tambi$n )a# ,!e con%iderarlo !n prod!cto comercial ,!epre%tigie" no %olo el e0ento en %" %ino la ci!dad" región" pa% ,!e %er3 %ede del mi%mo.

Acti0idade% m3% importante% de la p!blicidad del congre%o.

Elaboración de !n programa cient'co tentati0o con in0itacione% para remitir ponencia.Programación de ec)a%" cronograma% de acti0idade% a de%arrollar.

Po%ibilidade% de in%cripción por dierente% medio%@ =nternet" a5" e-mail" correo.

=normación %obre caracter%tica% geogr3'ca% de la ci!dad %ede@ cantidad de )abitante%"clima" potencia económica" ed!cati0a" a%pecto c!lt!ral" pa%e% limtroe%" rede% 0iale% #a$rea%" etc.

Ponencia%

;. Seg!ndo momento. CONRESO@

Programa% de'niti0o%.

Caracter%tica% del l!gar del e0ento@ debe tener%e en c!enta la capacidad )otelera dell!gar" el %er0icio de tran%porte interno # e5terno" el de%arrollo comercial # la% bellea%t!r%tica% # c!lt!rale% de la región.

9ene'cio%@ intercambiar idea%" di%c!tir opinione%" pre%tigio c!lt!ral" importantemo0imiento.

Otro% organi%mo% ,!e deben in0ol!crar%e en la organiación del e0ento %on lo% centro% decon0encione%" m!nicipalidade% # otro%.

Ser0icio% adicionale% ,!e %e p!ede orecer.Si%tema de acreditacione% por comp!tadora%-lectore% óptico%. Sala de inorm3tica"inorme% e%tad%tico%" c!adro% demo%trati0o%. Cabina de trad!cción %im!lt3nea" pantallagigante.

/ideo conerencia%" retropro#ector" %i%tema de 0ideo data.

La recepción en el Congre%o

La per%ona ,!e llega a !n congre%o trae e%pectati0a% # emocione%" por e%e moti0o e%importante ,!e %ean recibido% con calide" poni$ndono% a %! %er0icio # tratando de ,!e lae%tada en n!e%tra ci!dad %ea lo m3% placentera po%ible.

Acti0idade% ,!e %e realian al terminar el Congre%o

Se redactan %nte%i% de lo% tema% abordado%" lo% ,!e %e entregar3n en orma de olletn alo% participante% del da de la cla!%!ra" j!nto con lo% diploma% corre%pondiente%.

E0al!acione% 'nale%@ %e aprende de lo% errore%" de la% opinione% de lo% participante%" conre%pecto a la% ortalea% # debilidade% en la organiación del e0ento.

b Ti!os de Eventos E"!res#ri#$es%

1.- R!eda de negocio%@


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Concentración entre la ma#or parte de per%ona% con intere%e% com!ne%" donde !norepre%enta la oerta # la otra la demanda. Bn coordinador regi%tra el inter$% decada parte # le% 'ja !na cita. :abit!almente %e realian en el marco de congre%o%" #e5po%icione% con e5po%icione% paralela%.

;.- or+%)op@

Taller de trabajo para proe%ionale% de !n mi%mo r!bro" acti0idad o proe%ión. E% en

3mbito dialogado # de intercambio inormati0o" entre colega%. Se imp!%o en t!ri%mo # %ee5tendió a otro% campo%.

. - 2e%a#!no de trabajo@

Re!nione% para tratar !n tema predeterminado. ;)%. apro5. Se intercambian idea%"dirigida% por !n modelador" e% !n trabajo en e,!ipo di%tendido.

>.- A%amblea%@

Son re!nione% n!mero%a% de per%ona% con 'ne% %ociale%" c!lt!rale% o económico%.Re!nione% ,!e b!%can con%en%o entre la% parte% %obre la toma de deci%ione%. A%amblea%ordinaria%@ aprobación de balance%" pre%!p!e%to%" etc.

A%amblea% e5traordinaria%@ aprobación e%pecial del tema. C!ando la re%ol!ción no e%tapre0i%ta en el e%tat!to.

F.- Re!nione% de lanamiento%" relanamiento # po%icionamiento de prod!cto% #%er0icio%.

8.- C!r%o% de capacitación # moti0acionale% para p?blico interno o mi5to.

J.- Accione% con la pren%a.

7.- Participación en Deria% # E5po%icione%.

2.3-2 ORGANIZACIÓN DE EVENTOS=mportancia de lo% e0ento% para la% empre%a% e in%tit!cione%. Lo% e0ento% toman a e%to%

acontecimiento% como modalidade% promocionale%" de Relacione% P?blica% # 4ar+eting" #a,!e la empre%a atra0$% de ello% p!ede entrar en contacto con p?blico% di0er%o% #contin!ar a'anando %! imagen como =n%tit!ción.

2.3-3 CLASIFICACIÓN DE EVENTOS

A) FERIAS Y EXPOSICIONES

Con%i%ten en promocionar # dar a conocer al p?blico lo% prod!cto% # %er0icio%. Atra0$% dee%ta% eria% # e5po%icione%" la empre%a tiene po%ibilidad de dar a conocer prod!cto% #%er0icio% al p?blico" la oport!nidad de

relacionar%e con otra% empre%a% en a,!ella% per%ona% ,!e de%ean in0ertir en !naorganiación.

2etalle% a tener en c!enta para !n Stand.

Lo óptimo e% contar con !n proe%ional ,!e %e oc!pe de amba% in%tancia%" %e trabaja%obre !na idea ba%e ,!e tenga en c!enta@

• La %!per'cie. =l!minación. Sonido.


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• El !%o del color en la gr3'ca # %ealiación.• El plan de enc)!e%.• La pre%encia o no de !n g!ardarropa.• Acti0idade% ,!e %e c!mplen dentro de !n Stand.

El per%onal contratado debe contar con !na e5celente pre%encia" e%tar capacitado parare%ponder po%ible% preg!nta% #" de preerencia %er polglota% para poder atender

e'cientemente a lo% po%ible% 0i%itante% e5tranjero%.El director o encargado del %tand (adem3% de controlar al per%onal& debe encargar%e de%ol!cionar c!al,!ier incon0eniente como por ejemplo@ problema% de limpiea (taa% deca$ #a 0aca% de%parramada% por el %tand&" alg!na rot!ra ,!e %e )alla prod!cido (!nore%cente roto" etc.&.

Se debe )acer todo lo po%ible por in0itar a lo% 0i%itante% a ,!e realicen preg!nta%. Bna 0e)ec)a%" %e deben conte%tar de orma m3% e5ten%a # completa po%ible.

E% b!eno tener alg!na bebida para in0itar al 0i%itante ca$" ag!a" j!go. En e%to% ca%o%" e%nece%ario ,!e el di%eo del %tand incl!#a todo lo nece%ario para e%te 'n.

• P!nto% a tener en c!enta para pre0enir d!rante la eria o e5po%ición.• Robo%• =l!minación• Apariencia de %! parte de arriba• Tomarle otograa%

B) CONFERENCIAS Y CONVENIOS

E%to% do% tipo% de e0ento% tienen l!gar para tratar en pro!ndidad tema% ,!e re%!ltan deinter$% para la empre%a # per%ona% 0inc!lada% a la acti0idad. Como 0alor adicional"proporciona a lo% indi0id!o% ,!e a ella a%i%ten la oport!nidad de conocer%e # poner%e encontacto.

C) COMIDAS DE TRABAJO

A dierencia de eria% e5po%icione%" con0enio% # conerencia% c!#o car3cter e%0erdaderamente e5traordinario" e5i%te otra %erie de e0ento%" acontecimiento% m3% deorden de lo cotidiano ,!e %e 0inc!lan al m!ndo laboral # a la ga%tronoma. La% comida%de trabajo@ En ella %e debaten c!e%tione% laborale% # proe%ionale% de manera m3% biendi%tendida%" intercambiando inormación o aga%ajando a cliente% o colega%" o bienp!eden lle0ar%e a cabo" %implemente para )acer !na pa!%a en el ritmo laboral.

D) ALMUERZO DE TRABAJO

E% !n corte entre la maana # la tarde" de poca d!ración" con%tit!ido por !na comidali0iana # %in bebida% alco)ólica%. Sin d!da el alm!ero de trabajo e% el m3% tradicional"plato de entrada" principal" po%tre%.

Rasgos de un almuerzo de trabajo:

En !n m!ndo empre%arial %e con%idera !n alm!ero de trabajo" a la% re!nione% de !ne,!ipo con %! per%onal jer3r,!ico" con !na tarea en com?n o de directi0o%" con alg?ncliente importante.

Al cambiar de ambiente %e e%pera ,!e el alm!ero de trabajo acilite el entendimiento alabordar !na relación !ida entre %!% participante%.


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La 'nalidad e% abordar tema% proe%ionale%" laborale% o empre%ariale%.

S! d!ración e%timada e% de do% )ora% # no re%!lta con0eniente e5tenderla m!c)o tiempom3%.

E% importante ,!e el men? %ea ligero #a ,!e %eg!ramente" a todo% lo% comen%ale% le%e%pera !na tarde de trabajoK re%!lta incon0eniente" lo% plato% e5ce%i0amente elaborado% ocondimentado%" %on bien0enido% la% 0erd!ra%" carne% magra% # la% pa%ta% con %al%a%

ligera%.

A!n,!e de%de el primer momento %e aborda el tema ,!e moti0ó la cita. E% reci$n en elpo%tre" c!ando %e entra con detenimiento en la materia #" %i e% nece%ario %e toman nota%# %e con%!ltan doc!mento%.

E) DESAYUNO DE TRABAJO

E%te e0ento de origen anglo%ajón %e )a ido e5tendiendo # pop!lariando por el m!ndo.S!ele tener como objeti0o organiar la jornada de trabajo o pa%ar re0i%ta a lo% principale%problema% de la organiación.

P!ede tener l!gar tanto en !n de%pac)o" como en !na ona re%er0ada de la mi%ma

empre%a o alg!na reerencia de la ona. En general con%ta de !na in!%ión (t$" ca$ conlec)e" ca$&" !n j!go # de to%tada% con alg?n d!lce" galletita% # medial!na%.

E% importante ,!e %! d!ración no e5ceda !na )ora # media.

2iagrama de la di%po%ición de 0ajilla% para el de%a#!no

1. Plato mediano;. Ser0illeta. Plato de t$>. Taa de t$F. C!c)ara de t$

8. C!c)illo medianoJ. Tenedor mediano

7. Copa de ag!a6. Platito para pan o

mante,!illa


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1. F) CENA DE TRABAJO

11. Tiene !n car3cter m!# di%tinto al alm!ero" #a ,!e la cena e% con%iderada !nare!nión m3% de car3cter ntimo # con !n ambiente e%trictamente proe%ional")abit!almente tambi$n a%i%ten lo% cón#!ge%" lo ,!e contrib!#e a ,!e lacon0er%ación %ea meno% o'cial" #a ,!e la pareja no e%t3 directamentein0ol!crada en la tem3tica laboral. En e%ta% %it!acione%" la% c!e%tione% detrabajo %e abordan de manera di%tendida" no %e ac!de a doc!mentacione% #

contrariamente al alm!ero" no tiene !na d!ración determinada" a!n,!e n!ncae%t3 de m3% madr!gar al da %ig!iente #" por lo tanto e% con0eniente orarlo% apermanecer m!# tarde.

12. G) VINO DE !ONOR

1. E% !n acto bre0e" %e realia de pie" p!ede %er al medio da o a la tarde" de%p!$%de !na conerencia" !n c!r%o" lanamiento de !n libro o e5po%ición.

1>. Se %ir0en > a F bocadito% por per%ona% como %3ndIic)" bocadito% %alado% # j!go% de r!ta%" n!nca ga%eo%a%. Se orece copa de 0ino blanco o c)ampagnecon !n promedio de ; copa% por per%ona%.

1". !) CÓCTEL

18. Se %ir0en al atardecer" con bebida% alco)ólica% # el acompaamiento de alg!no%entreme%e% como %3ndIic) de miga" triple%" %alado% o canap$%" 0ariedade% debocadito% caliente%" 'nalmente ma%a%. Entre la% bebida% %e p!eden %er0ir gingtonic" j!go% de r!ta%" Ii%+# # 0ariedade% cóctel.

1#. I. CÓCTEL OFICIAL

17. Se orece !na 0ariedad de ,!e%o%" con lo ,!e in0ita copa% de 0ino tinto" jamón"r!ta% con ,!e%o" pate%" r!to% de marK la% bebida% %on 0ino blanco" tinto" ag!amineral" Ii%+# # c)ampagnaK de po%tre p!ede %er )elado.

16. J) EL T$@ por lo general %e realia a la% F de la tarde o p!ede eect!ar%e entrela% > # la% 8 de la tarde en domicilio% partic!lare% ! otro% l!gare% de%tinado%para el eecto.

;


12/23

tiene l!gar en !n e%pacio donde %e congrega el p?blico para pre%enciarla. Lo)abit!al e% ,!e lo% e%pect3c!lo% %e lle0en a cabo en teatro%" e%tadio%" circo% orecinto% %emejante%.

. ;.3&' PROCESO E I(PORTANCIA )E UN EVENTO PARA LASOCIE)A) & (ENSA*ES

F. =mplica com!nicación # 0ida de relación dentro de la %ociedad organiadora #!na in0itación al di3logo en !n ambiente agradable # di%tendido. La organiaciónde !n e0ento pone en j!ego la imagen de la empre%a o =n%tit!ción.

8. Al organiar !n e0ento %e pretende generar men%aje% ,!e p!edan %er0ir paraenri,!ecer a lo% p?blico% a%i%tente%.

3+. PROCESO )E UN EVENTO

7. Bn e0ento@

6. enera men%aje%

>;. Son tran%mitido% por dierente% medio% de com!nicación

>. 4edio%@

>>. 4a%% media-medio%. 4edio% ma%i0o% de com!nicación.

>F. 4icro media-medio%. E5terno%" diario%" e5po%icione%"

>8. Conerencia%" =nternet" e-mail" 0ideo conerencia%" concl!%ione%" etc.

>J. E%to% men%aje% con0ergen en el@ Campo %omico" el p?blico 0a a tomarcontacto con lo% men%aje% # le% 0a a dar %entido.

>7. La recepción de lo% men%aje% en lo% p?blico% genera !na =magen del E0ento",!e e% la mejor p!blicidad para la organiación de

>6. Enc!entro% po%teriore%.

F


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14/23

J1. Dec)a del e0ento@ 2etalle% a tener en c!enta para 'jar la ec)a del e0ento.

J;. Segmentación de p?blico ,!e %er3 con0ocado. Con%tatar ,!e $poca del aore%!lta m3% con0eniente.

J. Con%iderar la organiación" en ec)a% alejada% de la 'naliación del aoacad$mico" e%ti0idade% religio%a%" de 'n de ao o periodo 0acacional.

J>. Tiempo de organiación@ 2ebe %er preparado con m!c)a anticipación ( a 8me%e%&" la% in0itacione% deben %er c!r%ada% 8 me%e% ante%" deber3n pre%entar!n e%boo pre0io de la organiación del e0ento en c!anto a tema% a tratar"ec)a" l!gar" co%to%" plao%" )otelera # tran%porte.

JF. Objeti0o%@ 2eterminar con preci%ión ,!e 'ne% tiene el e0ento # ,!e objeti0o% %e,!iere alcanar con la organiación del mi%mo.

J8. Plani'cación de la% acti0idade%@ Lo% organiadore% deben realiar !naplani'cación de la% acti0idade% a de%arrollar teniendo en c!enta lo %ig!iente@

JJ. Tema o moti0o con0ocante. Objeti0o% de la re!nión.

J7. 2i%ertante%.

J6. E%tr!ct!ra@ n?mero de %e%ione% # de da% para %! de%arrollo. 2!ración de ca%a%e%ión.

7


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61. Orden lateral par e impar@ E% el orden" en el c!al" el l!gar de preerencia e% elde la e5trema derec)a. E% par %i el n?mero de integrante% de la 'la e% par" ell!gar m3% importante e% el de la e5trema derec)a. Si el n?mero de integrante%e% impar el l!gar pri0ilegiado %er3 el centro.

6;. Orden lineal@ En el orden lineal" e% decir c!ando la% per%ona% caminan !nadetr3% de otra" la ma#or jerar,!a encabear3" la% lnea% %eg!ida% por la% otra%,!e lo )ar3n en el orden de precedencia ,!e le corre%ponda.

6. Orden alternado@ Con%i%te en ,!e el original del tratado ,!e corre%ponde a cadapa%" %ea 'rmado primero por el jee o repre%entante del mi%mo pa% ('rman almi%mo tiempo # l!ego %e intercambian lo% doc!mento%&.

6>. Precedencia en la !bicación de la me%a

6F. En acto% protocolare% %e re%peta el orden protocolar. En otro% de ac!erdo alcargo ,!e o%tenta.

68.

6J.

67.

66.

1


16/23

?ltima a la derec)a" la m3% alejada del plato.

11J. Al terminar de cenar" lo% c!bierto% 0an j!nto% al lado derec)o. Si %olo %e )ace!na pa!%a en la comida" %e coloca !n c!bierto a cada lado.

117. .; Protocolo del 0iaje en a!tomó0il

116. S! !bicación e% de derec)a a i,!ierda" %e de%ignó como l!gar de )onor la0entanilla derec)a del a%iento tra%ero" tomando como reerencia el 0olante ,!ee%t3 en el lado i,!ierdo del 0e)c!lo.

1;. . Cla%i'cación de acto% # normati0a% a aplicar.

12". TIPOS DE ACTOS EN FUNCIÓN A SU TITULARIDAD

12. 12#. 12'. A /04 129. T:, ;4 13. R4

132.133.P>156;

13?. I;5;0,

13". F67=6

13.13#. T,;, +:,;4 5+6;,

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1'?.1'".1'. C,:4>,6=;6;41'#. C,A0+,>;6;4

1''. N,>76+56I++0*,6=. M606=;4C4>47,6=

La per%ona ,!e 0a#a al lado delc)oer deber %er el de menorrango ,!e lo% dem3%.

'uando se colocan tres personas: el

m#s importante siempre a la derecha (

por la misma puerta el n)mero tres ( por la

i*+uierda siguiendo el dos. %iempre +ue

!a an los tres en el asiento trasero

C!ando %e colocan c!atroper%ona% de ig!al jerar,!a@ %edebe !tiliar do% a!tomó0ile%" lam!jer en !nción de %! cargopierde %! precedencia como

'uando !ia,an dos personas: el de laderecha es el m#s importante accediendopor la puerta del mismo lado ( el n)mero dosen precedencia lo hace por la puertai*+uierda pasando por detr#s del autom"!il.


17/23

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213. A.C6>E*+4

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21". S,=,A0+,>;6;4

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239.2?. N,76+56 ;4M0*:, G,4>6*,.

2?. C,:4>,6=;6;42?#. C,

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2"9. C,44>, D>4*+,>4A;7+>6+5,M;*, (>46C4+>6= (>46I+4>,> ;4= IPS.A L4 J0;*6=.R4:>44+6*D:=,7+*6.2. J4>6>/06E*=4+*6

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2#.2##.2#'.2#9. C,:4>,6=;6;42'. C,A0+,>;6;4

;7;.

;7. Per%onalidade%@ Per%ona ,!e de%taca en !na acti0idad o ambiente" repre%enta a!na

;7>. =n%tit!ción" remio" otro%.

;7F. A!toridade%@ Son a,!ella% per%ona% ,!e tienen !n cargo con RangoCon%tit!cional

;78.

;7J.

;77.

2'9.EL MAESTRO DE CEREMONIAS

;6


18/23

;6F. Bbicación en el e%cenario@ 2e%cripción gr3'ca del montaje # la !bicación de la%per%onalidade%" materiale%" adorno% # e,!ipo% ,!e ormen parte.

;68. A!toridad del acto@ Per%onalidade% ,!e inter0ienen en el acto" a% como el ordenen ,!e %e in%tala la pre%idencia del acto # %! re%pecti0a precedencia.

;6J. Saber@

;67. !i$ne% inter0ienen@ La% per%onalidade% ,!e e%t$n pa!tada% para lo% di%c!r%o%e inter0encione%. !i$n Entrega@ La% per%onalidade% ,!e de !na ! otraorma %ean la% ,!e impongan alg!na condecoración" entreg!en !nreconocimiento o di%tinción.

;66. !i$n Recibe@ Per%onalidade% ,!e %ean )omenajeada% o reconocida% en ele0ento.


19/23

mantenimiento ,!e ele0e el inter$% al p?blico" %in )acer ,!e $%te %e ol0ide delmoti0o principal del e0ento.

1.

1>. El ob%er0ar la% e%tr!ct!ra% del di%c!r%o" en %! amplio %entido # 0aler%e de lo%conocimiento% ac!m!lado% para el ejercicio de e%ta acti0idad" incorporar n!e0a%tecnologa%" determinar3n el $5ito del e0ento" a!n,!e 0eladamente" e%e tri!no"

%ea tambi$n el del 4ae%tro de Ceremonia. El apla!%o al e0ento" e% el premio al4ae%tro de Ceremonia.

1F. El 4ae%tro de Ceremonia" conlle0a a !n per'l de e5celencia" m3% a?n c!ando lo%p?blico%" la tecnologa # lo% medio% de com!nicación # alternati0o% e%t3npendiente% # pre%ente% en el acto.

18. E% !n proe%ional" ,!e %e )a preparado para a%!mir tal re%pon%abilidad" ,!e %ind!da alg!na %e p!ede con0ertir en !n rie%go o en !n $5ito de tal dimen%ión" ,!e$%te pondr3 de orma m3% armónica !n p!nto 'nal del mi%mo" a lo ,!e conpreparación pre0ia # plani'cada orma la e%tr!ct!ra de !na acto.

1J. a No %olo e% con0er%ar %ino con0encer # per%!adir" e% concentrar la idea delacto" para lograr el proce%o de com!nicación" con el 'n de ele0ar emocione%"a!n c!ando !na per%ona o in%tit!ción organiadora tiene bajo %!re%pon%abilidad el acto # e%e e% el 4ae%tro de Ceremonia ,!ien a%!me lacond!cción del mi%mo" por lo ,!e e% preci%o imp!l%ar e%te tema" el c!alpre%enta la importancia en la ormación de e%te per%onaje" ,!e conj!ga adem3%el dominio" la de%trea # el conocimiento de toda la e%tr!ct!ra t$cnica #proe%ional adec!ada a !n tema principal" %eg?n el tipo # el tiempo del e0ento,!e %e a%!me" con la 'nalidad de interact!ar entre lo% p?blico% ,!e entran encontacto com!nicacional" d!rante el e%pacio programado ,!e d!re el acto.

17. Re,!iere de !n m35imo de e%t!dio" compo%ición" adaptación de role%"a!tenticidad" iniciati0a% con t$cnica% %encilla%" con m!c)a %eg!ridad" 'rmea #

aplomo.

16. 2ebe %entir%e cómodo en el acto por lo ,!e reconoce e identi'ca el e0entoorganiado.

;


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;F. La /o"

;8. La 4irada" Lo% e%to%" La =magen"

;J. La C!lt!ra # Brbanidad" Pre%encia"

;7. :i%trioni%mo (repre%entación" compromi%o con el E0ento&. =mbricación con elE0ento.

;6. E% de entender%e ,!e )a# !na marcada dierencia entre el 4ae%tro deCeremonia%" el c!al cond!ce ormalmente !n acto # %e centra en la nat!raleadel e0ento con !n g!ión e%tablecido" al del Animador de %)oI% # 0ariedade%" lo%c!ale% p!eden %alir de %! ormali%mo # aplicar contenido% ,!e )agan di0ertir ele0ento" co%a ,!e no e% de la e%tr!ct!ra del 4ae%tro de Ceremonia% dentro de %!ormalidad" # m!c)o meno% al del loc!tor de lo% %i%tema% radioónico%" ,!ien e%!n imaginario ,!e de%cribe # pro#ecta contenido% de c!a%" propaganda% #%it!acione% locale%.

. Caracteria al per'l del 4ae%tro de Ceremonia%" el manejo de n!e0a%tecnologa% ,!e a'ana la compo%ición e%tr!ct!ral de e%ta proe%ión # del c!al

no p!ede e%capar por el compromi%o ,!e tiene en adaptar%e a la realidad de!na %ociedad" # e% por ello ,!e %! trabajo no p!ede ,!edar en el %implecon0encionali%mo de %er !n pre%entador e%t3tico # rgido" e%t3tico en el tiempo"e%te debe a0anar con la% e5igencia% del tiempo # de la% generacione%" %inperder %! ra. /emo% p!e% ,!e la !tiliación de tecnologa% acilita e%te proce%o.

F. Ejemplo@

8. Teleprompter@ Aparato electrónico ,!e reeja el te5to del tema a de%arrollar # lanoticia o inormación ,!e re,!iere en el momento. Ca%i todo% lo% ,!e !tiliamo%e%ta )erramienta" mantenemo% el g!ión impre%o como preca!ción a allo%t$cnico% ,!e )agan ,!e no !ncione bien el aparato.

J. eb ;.


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locacione% en dierente% e%cenario% en !na %ola in%talación" a,! el 4ae%tro deCeremonia" tiene ,!e aplicar dierente% adaptacione%" #a %ea de 0e%t!ario comode contenido%" p!e% e%to% tipo% de e%cenario% p!eden proporcionar al e0entoe%pacio% de%tinado para dierente% repre%entacione% de obra% de teatro" de otra%arte% e%c$nica% (m?%ica" dana" canción" etc.& o !tiliado para otro% e0ento%(conerencia%" congre%o%" mtine%&.

6. =l!minación # eecto% (4apping& (/ideo%" 4icróono%" E%cenario%&@ El 4ae%tro

de Ceremonia%" tiene !n gran reto con e%ta% inno0acione%" #a ,!e el j!ego del!ce%" %onido% # eecto%" ,!e %e di%trib!#e en todo el e%cenario p!ede di%traer laatención al p?blico por la% mara0illa% ,!e pre%entan # la dierenciación de tono%de l!ce% blanca% # de colore% dentro del e%cenario tambi$n p!ede limitar a lalect!ra o pre%entación por parte del cond!ctor del acto" a% como por lae%tr!ct!ra # di%eo" e% po%ible ,!e la 'g!ra del 4ae%tro de Ceremonia% %ep!ede perder.

>1. 1.> La% condicione% ,!e debe ob%er0ar el mae%tro de ceremonia

>;. Entre la% condicione% ,!e )a de e%tar garantiada en la ejec!ción del trabajo dee%te proe%ional" e%ta el ,!e el 4ae%tro de Ceremonia" )a de tener mo0ilidad enel 3rea de acción" la c!al con0iene )acer con di%creción" tran,!ilidad" %in pri%apero con libertad de mo0imiento (%in ab!%ar de ello&" ,!e le permita c)e,!earlo% detalle%" manejando !n leng!aje corporal adec!ado" di%creto" re%pet!o%oKteniendo c!idado" en no di%traer%e en la lect!ra # la% accione% ,!e oc!rran en ele0ento. S! comportamiento debe %er ec!3nime # m!# ormal d!rante elde%arrollo del acto.

>. a. El 4ae%tro de Ceremonia" %e apo#a de !n g!ión o libreto" el c!al e% la)erramienta !ndamental ,!e determina la %ec!encia" el orden # la de%cripciónde la% participacione% pre0iamente organiada.

>>. b. El conocimiento del tema" el entrenamiento en la lect!ra # la pron!nciación"e% b3%ica e impre%cindible" por lo c!al" debe )acer en orma clara" ntida #preci%a en la dirección de la ceremonia. Al leer deber3 tener c!idado con alg!nal! o elemento" ,!e le incomode o interr!mpa e%ta acción.

>F. c. E% preci%o" ,!e tenga !n control dominante en el manejo del micróono" aobjeto de no inc!rrir en impre%ione%" o incon0eniente manip!lación" al tratar deencenderlo o apagarlo" a% como golpear el receptor de 0o para 0eri'car %i e%t3encendido o decir aló" aló o b!eno" b!eno" para 0eri'car %i %e e%c!c)aK ode%prenderlo del paral ,!e lo aj!%ta para b!%car %eg!ridad de % mi%mo. E%ta%re0i%ione%" deben %er pre0ia% al inicio del acto.

>8. d. Dac!ltad para manip!lar lo% in%tr!mento% de apo#o" como el g!ión"carpeta" papel # l3pi" para adaptar o modi'car c!al,!ier e0ent!alidad ,!eoc!rra en el momento pre0io o en el acto en %.

>J. e. Conocer lo% nombre% # reerencia% e%peciale% de la% per%onalidade% ein0itado%" ,!e 0a a llamar a pre%idir el acto para %! pre%entación" a% como elcargo o el rango ,!e o%tenten # el orden de precedencia de $%to%K como lo%ealan alg!no% a!tore%" e% 0ital para la %!b%i%tencia del 4ae%tro deceremonia" p!e% c!al,!ier e,!i0ocación p!ede aectar la din3mica del acto #)a%ta corre rie%go %! cargo*. Conocer a cada !no de lo% participante% # lo ,!e


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cada !no de ello% deber3 )acer en todo momento.

>7. . Cond!cir%e con %obriedad" orden # preci%ión" de%arrollando lo% tema% deorma bre0e # aj!%tada al acto. Salir%e de e%ta% condicione% p!ede tran%ormarla nat!ralea del acto. S! capacidad debe e%tar %!jeta al acto # a lo ,!e el g!iónle indi,!e" %in adelantar%e pero tampoco retardar%e en el tiempo de ejec!cióndel acto.

>6. g. Bna de la% condicione% m3% rele0ante% del 4ae%tro de Ceremonia" e% eldominio de la a!diencia" el control del acto en c!al,!ier e0ent!alidad o rie%go%en la %eg!ridad" con !na ac!ltad preci%a de poder prolongar%e %in %alir deltema" %i en dado ca%o el orador o di%c!r%ante tiene alg?n retra%o en lainter0ención.

F. l. 2ebe de%arrollar %! inter0ención con raonamiento e5ten%o # dirigido dee%ta per%ona a otra ! otra%" con e5po%ición oral ,!e permita per%!adir" %obre eltema principal del acto.

FF. m. S! prop!e%ta ceremonial" debe tener contenido" ba%ado a la e5periencia"copado de detalle%" il!%tracione%" per%oni'cacione%" dramati%mo # ejemplo% enalg!no% ca%o%K # todo% e%to% e5pre%ado% con t$rmino% amiliare% # conci%o% lo%c!ale% den la compren%ión # el entendimiento adec!adoK en donde lo ,!e %e,!iere decir" %ea entendido% por todo%.

F8. n. El 4ae%tro de Ceremonia" en %! condición de cond!ctor de acto% preci%a"tener inormación e5acta" %obre !na %erie de elemento% ,!e %on determinante%"para el manejo del e%cenario" del p?blico" de la tem3tica # del e0ento engeneral" entre otro%" a %aber@


23/23

FJ. Elemento% # caracter%tica%

F7. L!gar del e0ento # la% condicione% del mi%mo.

F6. :ora del e0ento # tiempo de de%arrollo.

8

guía de protocolo y organización de eventos

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