guia masivas

8/17/2019 Guia Masivas

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MODULO DE RADICACIÓN MASIVA.

SGD ORFEO VERSION 3.9.2


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CONTENIDO.

1. COMUNICACIONES OFICIALES ...................................................................................................... 3

2. ELABORACIÓN DEL DOCUMENTO (NOTA INTERNA U OFICIO) .............................................................. 3

2.1. ABRIR PLANTILLA ................................................................................................................... 3

2.2. IDENTIFICACIÓN DE LA PLANTILLA...................................................................................................... 3

2.3. DILIGENCIAR DOCUMENTO ................................................................................................... 5

2.4. GUARDAR DOCUMENTO ....................................................................................................... 5

3. VALIDACIÓN DEL ARCHIVO CSV CON LA DIVIPOLA ORFEO .................................................................... 5

3.1. INGRESO AL PERMISO DE RADICACIÓN MASIVA EN ORFEO .......................................................... 5

3.2. DIVIPOLA ORFEO ................................................................................................................... 6

4. GENERAR EL LISTADO PARA LA MASIVA. ................................................................................................... 8

5. GENERACIÓN DE LOS NÚMEROS DE RADICADO DE FORMA MASIVA ............................................... 10

5.1. TIPIFICACIÓN DE LOS RADICADOS A GENERAR.............................................................................. 12

5.2. SELECCIONE EL TIPO DE RADICACIÓN MASIVA.............................................................................. 12

5.3. LISTADO A RADICAR Y RADICACION. ............................................................................................... 13

5.4..COMBINACION DE CORRESPONDENCIA ......................................................................................... 10

6. RECUPERAR LISTADO ...................................................................................................................18

7. TRAMITE DE DOCUMENTOS MASIVOS .................................................................................................... 19

7.1. INGRESO A LA CARPETA MASIVAS ................................................................................................... 19

7.2. INGRESO A LOS RADICADOS GENERADOS ...................................................................................... 20

7.3. ARCHIVAR MASIVAS .............................................................................................................20


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a) Número del Radicado «RAD_S». Y su respectivo código de barras.

b) Fecha del Radicado «F_RAD_R»

c) Nombre del Destinatario.«NOM_R»

d) Nombre del remitente quien genera el radicado «DEP_NOMB»

e) Asunto «ASUNTO»

f) Descripción de Anexos «DESC_ANEXOS».

g) Funcionario quien radicó la comunicación en Orfeo y su dependencia«DESC_ANEXOS»y «DEPE_CODI ».

A continuación se presenta la imagen de la plantilla.


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2.3. DILIGENCIAR DOCUMENTO

De acuerdo con la proyección de su documento, escriba lo que no se modificará,por ejemplo el cuerpo del texto:

2.4. GUARDAR DOCUMENTO

Una vez elaborado el documento, en la

opción guardar como elija la opción “Texto

de documento de work ” .

Seleccione la ubicación en su equipo de

cómputo, por ejemplo: Mis documentos,

Disco local (C:), Escritorio, USB, entre

otros.

3. VALIDACIÓN DEL ARCHIVO CSV CON LA DIVIPOLA ORFEO.

3.1. INGRESO AL PERMISO DE RADICACIÓN MASIVA EN ORFEO.

Una vez autenticados de forma correcta en Orfeo, el aplicativo lo ubicará

automáticamente en el listado o “CARPETA DE ENTRADA” como se muestra a

continuación:


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Dentro de la pantalla anterior en la parte izquierda encontrará los permisos de

radicación asignados de acuerdo con superfil de usuario 3. Verifique que dentro de

esta sección aparezca la palabra “Masiva”,

en caso contrario consulte con soporte

técnico.

En la sección de “RADICACIÓN ”, seleccione

el vínculo sobre la palabra “Masiva”.

3.2. DIVIPOLA ORFEO.

Al seleccionar el permiso de radicación “Masiva”, aparece en tercer lugar la “DIVIPOLA”.

Se recomienda utilizar esta opción para validar que los departamentos y municipios

descritos en el CSV coincidan, dado que parte de los errores en la radicación masiva,

se debe a que estos datos no corresponden a la DIVIPOLA de Orfeo.

Para consultar en la DIVIPOLA de Orfeo, realice los siguientes pasos:

1) Dentro de radicación masiva

haga clic en “ Consultar División

Política Administrativa de Colombia

(DIVIPOLA)”.

2) Dentro de este permiso, escriba en el campo de texto el departamento o

municipio, por ejemplo

“jagua” y haga clic en el

botón naranja

“ Consultar ” 4.

3 Para el ejemplo se trabajará con un usuario de prueba quien tiene asigna

4Se recomienda no incluir tildes ni la letra ñ para la consulta, ya que Orfeo no arrojará ningún resultado con este

parámetro de búsqueda.


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3) Luego, aparecerá el resultado de las coincidencias encontradas.

Si requiere consultar otro municipio o departamento puede hacer clic en el botón

naranja “Consultar ”. En caso contrario “Cerrar ”.

Una vez valide la DIVIPOLA de Orfeo con el archivo CSV realizado el paso No. 3,

cierre el archivo y continúe en el siguiente ítem.

4. GENERACION DE LISTADO PARA MASIVA.

1. Se realizó un generador de base CSV dentro

de Orfeo, para ingresar se realiza el procedimiento

de ir al menú desplegable “Radicación” seleccionar la

opción “masiva”.

2. En la parte central se carga el siguiente menú:

3. Se selecciona el “Generar

listados para masiva”, como se observa

en la imagen anterior.

4. Se carga en la pantalla central la

opción de listar, nuevo, modificar para

generar un listado


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4.1. Cuando se escoge la opción “Nuevo” aparece en la parte inferior un formato para

generar el listado como se ve en la siguiente imagen.

En la parte derecha del nombre solicita la privacidad de la lista que se va a realizar, si

es para la dependencia o público para toda a entidad.

5. Cuando se adiciona o se modifica el listado ya se puede pasar a cargar los terceros que

deben estar para la combinación masiva de la siguiente manera.

a) Se escoge el listado creado en la lista y se pulsa el botón

modificar lista.

a) Se abre una ventana para escoger los terceros y agregarlos a la lista así.


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b) Luego de adicionar los terceros se pulsa la opción “cerrar”

5. GENERACIÓN DE LOS NÚMEROS DE RADICADO DE FORMAMASIVA.1. En la parte central se carga el siguiente menú:

Se devuelve al menú inicial de masivas y se

escoge la opción. “Generar radicación masiva

con listado”

Seguidamente debe cargar la siguiente imagen.


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5.1. TIPIFICACIÓN DE LOS RADICADOS A GENERAR

Asigne la TRD5 de los documentos masivos, de la misma forma en la que tipifica los

radicados de Salida y/o Memorandos. Por ejemplo:

Si al realizar la radicación masiva (ítem No. 6.7 GENERAR DEFINITIVO) encuentra que la

TRD asignada es otra, deberá ingresar a cada uno de los radicados y realizar la

respectiva modificación.

5.2. SELECCIONE EL TIPO DE RADICACIÓN MASIVA

Una vez realizada la tipificación masiva, seleccione el tipo de radicación a generar

(Salida o Memorandos).

Recuerde que los radicados generados en Orfeo no se pueden eliminar o borrar. Si se

genera por ejemplo, una masiva de tipo salida por equivocación, se deberá realizar la

anulación 6 de dichos radicados con la líder del área de Gestión Documental,

justificando la razón por la cual se solicita anular dicha radicación.

5Tabla de Retención Documental.

6La anulación de los radicados será un tema tratado en otro instructivo.


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5.3. LISTADO A RADICAR Y RADICACION.

1. Se debe seleccionar el listado creado anteriormente y en el recuadro rojo se debeeditar el asunto.

2. Se pulsa el botón “Radicar” y se muestra el resumen de la acción de radicación

masiva como se muestra en la siguiente imagen.

3. Por último se pulsa la opción “Archivo CSV para combinar” ya que este se utilizara

en para la combinación.

4. El archivo se debe descargar y es el listado con su número de radicado como

columna adicional para que el usuario lo utilice y haga la combinación por medio

de combinación de correspondencia de office en la plantilla. Es necesario guardar

el documento para su respectiva combinacion.


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NOTA: Este nuevo módulo obliga al usuario a generar una copia física del

documento para su digitalización debido a que se genera el radicado siimagen principal.

5.4. COMBINACION DE CORRESPONDENCIA.

1. Es el momento de realizar la combinación de la radicación masiva, para

esto es necesario abrir la plantilla en Works como se observa en la

siguiente imagen.

Una vez abierta la plantilla vamos a la pestaña correspondencia la cual se resalta en con el

recuadro rojo y deberá carga la siguiente imagen.

Se va a oprimir en “seleccionar destinatario” y allí se debe seleccionar “usar lista existente”

como se observa en la imagen.

Al seleccionar esta opción debe

emerger una ventana en la cual

se va a tomar el archivo CSV que

se descargó del aplicativo.


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Seguidamente se debe oprimir el botón

“Abrir” y de nuevo emerge otra ventana

confirmando la conversión de la información.

Se debe verificar que la otra codificación sea Unicode (UTF-8) como se observa en el recuadrorojo, seguidamente oprima el botón “Aceptar”.

Para culminar con la combinación de los

documentos se debe seleccionar la opción

en la parte superior derecha del menú de

Works “Finalizar y Combinar”

Este despliega una lista y la opción que se debe seleccionar es “Editar documentosindividuales…”

En esta opción emerge una ventana la nos

pregunta si se realiza en una combinación

nueva y cuantos registro de la lista

seleccionada, es importante que quede

Todos y se oprime “Aceptar”


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Automáticamente el emerge el documento con

la información que se deseaba combinar como

se observa en la siguiente imagen.

Se puede observar que los datos que se realizaron de radicación en el aplicativo combino y al

final de la imagen confirma el número de los radicados.

NOTA.

Es importante tener claro que la

combinación en Work no se realizacon los mismos campos de

combinación con las plantillas que

se deben cargar al aplicativo para

realizar Radicación de Salida.

6. RECUPERACION DE LISTADO.En el menú inicial de masivas el permite recuperar el listado en un PDF


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Al ingresar a este debe cargar la siguiente imagen.

Como se observa permite observar la información de las radicaciones masivas que se hanrealizado con su respectiva información, en la parte derecha de la imagen hay un Check Box en

este se debe realizar la selección y seguidamente oprimir el botón naranja en la parte superior

“Recuperar Listado”.

El listado que recupera es en PDF y al oprimir en “PDF GENERADO” emerge la siguiente imagen

La información que

contienen este PDF es el

No de radicado, Fecha de

radicación, Dirección,

Municipio,departamento.


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7. TRAMITE DE DOCUMENTOS MASIVOS.

7.1. INGRESO A LA CARPETA MASIVA.

Al generar los radicados, se crearán los registros

correspondientes en su Carpeta Masiva. Para visualizar

sus radicados masivos, diríjase a carpetas,

“PERSONALES” y haga clic sobre la palabra Masiva.

7.2. INGRESO A LOS RADICADOS GENERADOS

Al entrar en la carpeta Masiva, encontrará los radicados generados en color verde.

Al hacer clic en el número de radicado abrirá todos los documentos de esa

radicación masiva.

Para modificar la TRD asignada deberá ingresar por la fecha de radicado y en

información general realizar la respectiva modificación.

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