Guía Office 2013. Índice del curso

Unidad 1. Conociendo Office 2013

1.1. Introducción 1.2. Comenzando con Office 2013 1.3. Iniciando sesión en Office 2013 desde la Bienvenida 1.4. Iniciar una aplicación de Office 2013 1.5. La interfaz de Office 2013 1.6. La Barra de título 1.7. La Barra de herramientas de acceso rápido 1.8. La cinta de opciones 1.9. El Backstage 1.10. La MiniBarra de herramientas 1.11. Vista preliminar en Vivo (Live preview) 1.12. La Barra de estado 1.13. Los cuadros de diálogo y paneles 1.14. Las resoluciones 1.15. Guardar archivos 1.16. Guardar un archivo por primera vez 1.17. Guardar un archivo nuevamente 1.18. Guardar en otro directorio 1.19. Guardar con formato de versiones anteriores 1.20. El nuevo trabajo con los archivos PDF 1.21. Guardar un documento en PDF 1.22. Editar un archivo en PDF 1.23. Office Web Apps 1.24. Revisar un archivo desde Office Web Apps 1.25. Abrir archivos 1.26. Las Ubicaciones de almacenamiento 1.27. Cerrar un archivo 1.28. Crear un nuevo archivo 1.29. Convertir un archivo de versiones anteriores al nuevo formato

Unidad 2. Trabajando con los textos

2.1. Seleccionar texto 2.2. Mover y copiar texto 2.3. Usando el Panel de tareas portapapeles 2.4. Eliminar texto 2.5. Cambiar el texto 2.6. Seleccionar fuentes para el texto 2.7. Cambiar el tamaño de fuente del texto 2.8.   Aplicar atributos a los textos 2.9. Utilizar Copiar Formato para ahorrar tiempo 2.10. Aplicando efectos de texto al texto 2.11. Aplicar subrayado al texto 2.12. Aplicar un color de fuente al texto 2.13. Formas de manipular Mayúsculas y minúsculas 2.14.   Insertar Símbolos y caracteres extraños 2.15. Corregir la Ortografía y Gramática 2.16. Subrayados en el documento (Word 2013)

Unidad 3. Técnicas especiales para trabajar con los archivos de Office 2013

3.1. Deshacer un error 3.2. Rehacer o Repetir 3.3. Aplicar Zoom 3.4. Ver varias páginas en un documento de Word 3.5. La Barra de herramientas Zoom 3.6. Trabajar con ventanas 3.7. Nueva ventana 3.8. Organizar ventanas

3.9. Cambiar ventanas 3.10. Insertar tablas 3.11. Dibujar una tabla 3.12. Insertar una tabla prediseñada 3.13. Insertar una tabla como hoja de cálculo de Excel 3.14. Aplicar un estilo de tabla 3.15. Crear un nuevo estilo de tabla 3.16. Opciones de estilo de tabla 3.17. Insertar Filas y Columnas 3.18. Eliminar Celdas, Columnas, Filas y Tabla 3.19. Combinar y Dividir 3.20. Aplicar alineación a los textos en la tabla 3.21. Agregar un nombre de usuario 3.22. Personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido 3.23. Mover la Barra de herramientas de acceso rápido 3.24. Personalizar la cinta de opciones

Unidad 4. Comprendiendo lo básico de Word 2013

4.1. Iniciar Word 2013 4.2. Cerrar un documento Word 2013 4.3. La pantalla de Inicio de Word 2013 4.4. Creando un nuevo documento en blanco 4.5. Crear un documento a través de una plantilla 4.6. Salir de Word 4.7. Abrir un documento 4.8. Abrir desde el equipo local 4.9. Abrir desde la lista de documentos recientes 4.10. Personalizar el número de documentos recientes 4.11. Abrir desde SkyDrive o un sitio de Office 365 4.12. Abrir y editar archivos PDF 4.13. Guardar un documento 4.14. Guardar por segunda vez 4.15. Autoguardar un documento cada cierto tiempo 4.16. Guardar en SkyDrive o un sitio de Office 365 4.17. Convertir un documento a la nueva versión 4.18. Agregar Propiedades al documento 4.19. Usando las teclas para desplazarse por los textos 4.20. Desplazarse por el documento con AvPag y RePag 4.21. Utilizar las teclas Inicio y Fin 4.22. La Barra de desplazamiento 4.23. Utilizando el Mouse para desplazarse 4.24. Desplazarse por el documento con el Panel de navegación 4.25. Las vistas de documentos 4.26. Diseño de Impresión 4.27. Vista Modo de lectura 4.28. La vista Esquema 4.29. La Vista Diseño Web 4.30. Vista Borrador 4.31. Dividir la ventana

Unidad 5. Agregar contenido y aplicar formato

5.1. El Punto de inserción y el cursor 5.2. Usando el corrector ortográfico 5.3. Usando las opciones Definir, Sinónimos y Contar palabras 5.4. Herramientas de traducción 5.5. Configurar el idioma de traducción 5.6. Traducir el documento completo 5.7. Utilizando herramientas para Buscar y Reemplazar textos 5.8. Buscando una palabra con el Panel de Navegación 5.9. Usando búsquedas avanzadas 5.10. Reemplazando palabras 5.11. Aplicando formatos a los textos 5.12. Alineación de texto 5.13. Aplicar Estilos

5.14. Crear un estilo a partir de un texto 5.15. Las Listas 5.16. Formato a las listas 5.17. Utilizar tabulaciones 5.18. Aplicar Sangrías

Unidad 6. Construyendo sus documentos adecuadamente

6.1. Elegir el tamaño de Papel 6.2. Orientación de página 6.3. Cambiar los márgenes del documento 6.4. Personalizar los márgenes 6.5. Trabajar con columnas 6.6. Aplicar un fondo de página 6.7. Agregar una Marca de Agua 6.8. Aplicar un borde página 6.9. Aplicar encabezado y pie de página 6.10. Aplicar temas 6.11. Los Elementos rápidos 6.12. Autotexto 6.13. Propiedad del documento 6.14. Campo 6.15. Guardar selección en una galería de elementos rápidos 6.16. El Organizador de Bloques de creación

Unidad 7. Insertar Imágenes, Formas, Tablas, Gráficos y Vídeos en Word

7.1. Insertar Formas 7.2. Personalizar una forma 7.3. Insertar Imágenes 7.4. Personalizar una imagen Insertada 7.5. Insertar una imagen Online 7.6. Capturar pantalla 7.7. Quitar fondo 7.8. Insertar una Portada 7.9. Insertar Tablas 7.10. Insertar y Eliminar Filas o Columnas 7.11. Cambiar el Estilo de una tabla 7.12. Gráficos SmartArt 7.13. Ecuaciones 7.14. Insertar un Vídeo en su documento 7.15. Insertar aplicaciones de Office.com 7.16. Insertar WordArt 7.17. Agregar un gráfico de Excel

Unidad 8. Trabajando con documentos extensos

8.1. Crear una Tabla de contenido 8.2. Marcar elementos para una tabla de contenido 8.3. Crear una tabla de contenido personalizada 8.4. Actualizando una tabla de contenido 8.5. Crear un Hipervínculo 8.6. Crear un hipervínculo a un lugar dentro del documento 8.7. Crear una combinación de correspondencia 8.8. Comience con su documento y agregue destinatarios 8.9. Insertando campos a su documento base 8.10. Finalizar la combinación

Unidad 9. Una mirada a PowerPoint 2013

9.1. ¿Quiénes usan PowerPoint y Por qué? 9.2. La Pantalla de Inicio de PowerPoint 9.3. Impresión desde la vista Backstage 9.4. Difundir una presentación 9.5. Usando la vista moderador

9.6. Combinar formas 9.7. Insertar vídeos online 9.8. Iniciar PowerPoint 2013 9.9. Creando su primera presentación 9.10. Cerrar una presentación 9.11. Salir de la aplicación 9.12. Abrir una presentación 9.13. Abrir un archivo reciente 9.14. Guardar una presentación 9.15. Crear una nueva presentación desde una plantilla

Unidad 10. Trabajando con su presentación

10.1. Las Vistas de presentación 10.2. La vista Normal 10.3. La vista Clasificador de diapositivas 10.4. La vista Esquema 10.5. La vista Página de notas 10.6. La Vista de lectura 10.7. La Barra de herramientas Vista 10.8. La Vista Presentación con diapositivas 10.9. Aplicar Zoom 10.10. Ajustar la Ventana 10.11. La Barra de herramientas Zoom 10.12. Nueva Ventana 10.13. Organizar ventanas 10.14. Organizar en Cascada 10.15. Manejar los colores de la presentación 10.16. Crear una nueva diapositiva 10.17. Duplicar una diapositiva seleccionada 10.18. Agregar un esquema 10.19. Reutilizar una diapositiva 10.20. Aplicar un diseño de diapositiva 10.21. Agregar secciones 10.22. Los marcadores de posición 10.23. Dar formato al texto 10.24. Aplicar una fuente 10.25. Aplicar un tamaño de fuente 10.26. Aplicar un atributo 10.27. Aplicar espacio entre caracteres 10.28. Agregar viñetas al texto 10.29. Cambiar el tamaño y el color de las viñetas 10.30. Aplicar Numeración al texto 10.31. Manejo de columnas 10.32. Alineación y Dirección del texto 10.33. Alineaciones más usadas 10.34. Otras alineaciones 10.35. Aplicar dirección del texto 10.36. Convertir a un gráfico SmartArt 10.37. Agregar un encabezado y pie de página 10.38. Agregar un pie de página a una diapositiva 10.39. Insertar WordArt 10.40. Transformar un WordArt 10.41. Aplicar un giro 3D a un WordArt

Unidad   11. Insertando objetos en PowerPoint

11.1. Insertar Formas 11.2. Aplicar un Estilo de Forma 11.3. Elegir un color de contorno y relleno 11.4. Aplicar una textura como relleno 11.5. Aplicar una imagen como relleno 11.6. Usar el cuentagotas 11.7. Combinar formas 11.8. Insertar Imágenes 11.9. Insertar una imagen desde archivo

11.10. Insertar Imágenes en línea 11.11. Capturar una imagen 11.12. Crear un álbum de fotografías 11.13. Creando un gráfico SmartArt 11.14. Lista 11.15. Proceso 11.16. Ciclo 11.17. Jerarquía 11.18. Relación 11.19. Matriz 11.20. Piramide 11.21. Cambiar el diseño de un gráfico SmartArt 11.22. Cambiar el color de un gráfico SmartArt 11.23. Cambiar el estilo de un gráfico SmartArt 11.24. Insertar un video 11.25. Insertar un video en línea 11.26. Recortar un video 11.27. Reproducir un video 11.28. Más opciones de reproducción 11.29. Reproducir a pantalla completa 11.30. Ocultar con reproducción detenida 11.31. Repetir la reproducción hasta su interrupción 11.32. Rebobinar después de la reproducción 11.33. Insertar un audio 11.34. Grabar una narración 11.35. Insertar una tabla

Unidad   12. Manejando el diseño de la presentación

12.1. Cambiar el tamaño de la diapositiva 12.2. Configurar Página 12.3. Aplicar un Tema a las diapositivas 12.4. Cambiar el color de un tema 12.5. Aplicar un estilo de fondo 12.6. Los patrones de diapositivas 12.7. Diferencias entre un objeto insertado en un Patrón o en un Diseño 12.8. Imprimir una presentación 12.9. Aplicar Transiciones 12.10. Las opciones de Intervalos 12.11. Sonido 12.12. Duración 12.13. Avanzar la diapositiva 12.14. Aplicar animación a los objetos 12.15. El Panel Animación 12.16. Copiar animación

Unidad   13. Fundamentos de Excel

13.1. ¿Qué es Excel? 13.2. Identificar los elementos de la interfaz 13.3. Filas, Columnas y Celdas 13.4. Terminologías de Excel 13.5. Libro de trabajo 13.6. Hoja de trabajo 13.7. Celda 13.8. Puntero de celda 13.9. Celda Seleccionada Actualmente 13.10. Rango 13.11. Barra de fórmulas 13.12. Creando un libro en blanco 13.13. Crear un libro a partir de una plantilla predefinida 13.14. Desplazarse por Excel 13.15. Desplazarse por el contenido 13.16. Desplazarse a los extremos de la hoja 13.17. Insertar Hojas 13.18. Renombrar hojas

13.19. Eliminar hoja 13.20. Ocultar y mostrar hojas 13.21. Aplicar un color de etiqueta 13.22. Guardar los libros de Excel 13.23. Abrir Libros de trabajo 13.24. Introducir Datos en Excel 13.25. Los valores numéricos 13.26. Los textos 13.27. Insertar fórmulas 13.28. Modificar el contenido de una celda 13.29. Introducir fechas 13.30. Introducir horas 13.31. Aplicar formatos a los números

Unidad   14. Comenzando con las fórmulas y funciones

14.1. Elementos de una fórmula 14.2. Ingresar una fórmula 14.3. Ingresar una Fórmula manualmente 14.4. Ingresar una fórmula señalando celdas 14.5. Pegar nombres 14.6. Espacios y saltos de línea 14.7. El límite de las fórmulas 14.8. Ejemplo de fórmulas 14.9. Editar fórmulas 14.10. Usar la barra de fórmulas como una calculadora 14.11. Usar operadores en las fórmulas 14.12. Operadores de referencia 14.13. Ejemplo de fórmulas que usan operadores 14.14. Prioridad de los operadores 14.15. Paréntesis anidado 14.16. No usar valores literales 14.17. Calcular Fórmulas 14.18. Referencias de celda y rangos 14.19. Creando una referencia absoluta o mixta 14.20. Notación A1 VS F1C1 14.21. Referencias a otras hojas o libros 14.22. Convertir fórmulas a valores 14.23. Cuando usar Autorelleno en lugar de Fórmulas 14.24. Errores en las fórmulas 14.25. Utilizar funciones en las fórmulas 14.26. La sintaxis 14.27. Insertar una función 14.28. Las funciones matriciales 14.29. Funciones Básicas 14.30. Función SUMA 14.31. Función Promedio 14.32. Función Contar 14.33. Función Max y Min

Unidad   15. Trabajando con más funciones

15.1. Unir textos con la función CONCATENAR 15.2. Usando las funciones IZQUIERDA y DERECHA 15.3. Usando la función EXTRAE 15.4. Crear un Código basado en las cadenas de texto 15.5. Separar una cadena de texto 15.6. Función HOY y AHORA 15.7. Función FECHA, DÍA, MES y AÑO 15.8. Contar los días que faltan para tu cumpleaños 15.9. Función DIASEM 15.10. Función DIAS.LAB 15.11. Funciones lógicas 15.12. Función SI 15.13. Función Y 15.14. Sumar el total si todos son mayores que 0

15.15. Función O 15.16. Contar.si 15.17. Sumar.si

Unidad   16. Trabajando con Tablas y Gráficos

16.1. ¿Qué es una Tabla? 16.2. Creando una tabla 16.3. Cambiar el look de una tabla 16.4. Desplazarse por una tabla 16.5. Seleccionando partes de una tabla 16.6. Agregar nuevas filas y columnas 16.7. Eliminando filas y columnas 16.8. Mover una tabla 16.9. Opciones de estilo de tabla 16.10. Creando un gráfico 16.11. Seleccionando datos para crear un gráfico 16.12. Crear un gráfico 16.13. Dejar que Excel decida por mí 16.14. Personalizando el Diseño y Estilos de un gráfico 16.15. Seleccionando un Diseño de gráfico 16.16. Seleccionando un estilo de diseño

Unidad 1. Conociendo Office 2013 (I)

Incluye: Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Adicional: Incluye muchos temas avanzados no tocados en el curso.

1.1. Introducción

En nuestros días, todo el mundo utiliza la tecnología para laborar de manera eficiente. Existen diversas herramientas para trabajar con productividad, como programas que permiten crear programas, otros que permiten crear diseños espectaculares y retocar imágenes, pero en la oficina, la mejor solución, es Office 2013.

Aunque Office 2013 tiene cuatro programas importantes como Word, Excel, PowerPoint y Outlook, en realidad, hay mucho más por explorar, ya que Office 2013 es toda una suite de colaboración y que al juntarlos, puede mejorar más su productividad.

Office 2013 presenta una gran variedad de programas para todo tipo de necesidades en la oficina, en el hogar e incluso en la empresa. Con una completa participación en la nube, Office 2013 se ha convertido en la suite más esperada por todos. En mi opinión, el paso a la nube indica que esta nueva versión de Office 2013 permitirá trabajar con nuestros documentos desde donde queramos.

Ahora Office 2013 presenta una interfaz basado en METRO (Interfaz para Windows 8) para todas sus aplicaciones, pero además, su apariencia es aún más atractiva, pues ahora los botones y comandos se han hecho un poco más grandes para permitir el trabajo con pantallas táctiles, y muestra automáticamente más espacio a la vista para elaborar documentos sin ningún problema.

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1.2. Comenzando con Office 2013

Office 2013 presenta una nueva forma de trabajo en la nube el cual ayuda a mantenernos conectados con todos nuestros documentos a través de los distintos dispositivos móviles en el mercado.

Cuando instala Office 2013 y accedes a cualquiera de las aplicaciones, aparecerá una ventana que nos da la bienvenida a Office 2013, pulse clic en el botón Siguiente y luego aparecerá un vídeo donde nos hace una demostración de cómo trabaja el nuevo Office 2013. Puede terminar de ver el vídeo o simplemente hacer clic en la X para cerrar.

1.3. Iniciando sesión en Office 2013 desde la Bienvenida

Una vez haya terminado de ver el vídeo de demostración del nuevo Office 2013 en la pantalla de Bienvenida, aparecerá información para iniciar sesión con su cuenta Microsoft.

¿Por qué debería iniciar sesión de Office 2013? Aunque simplemente puede cerrar la ventana de diálogo y usar Office sin ningún problema, el inicio de sesión ayuda a obtener una comunicación entre todos sus servicios Microsoft.

Puedes usar una cuenta de Windows Live ID y obtener acceso a directorios creado en SkyDrive con Office Web Apps. También, si tienes una cuenta de usuario en el nuevo servicio de Microsoft llamado Office 365, conectarte, permite que puedas acceder a estos servicios y compartir documentos e información con los compañeros de trabajo. Para comenzar a conectarte, haga clic en Iniciar sesión.

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En la ventana de diálogo Iniciar sesión en Office, aparecerá dos opciones de conexión. Puede usar la opción Personal si tiene cuentas Microsoft como Hotmail, Messenger o MSN. También puede usar la opción Organización o escuela para conectarse a Servicios Online de Microsoft, como por ejemplo Office 365 que incluye servicios como SharePoint Online, Outlook online yLync.

Haciendo clic en cualquiera de las dos opciones de conexión, aparecerá una ventana como lo muestra la siguiente imagen. Desde este formulario podrá escribir su cuenta Microsoft o una cuenta basado en los servicios online Microsoft. En mi caso, estoy manejando una cuenta de Office 365 el cual está en el campo Id. De usuario. Además debo agregar mi contraseña y activar la casilla Mantener la sesión iniciada por si no desea volver a iniciar sesión cada vez que quiera conectarse a un servicio.

Use el botón Regresar ubicado en la parte superior de la ventana para volver a elegir las opciones de conexión. Haga clic en Iniciar sesión para que Office 2013 comience a conectarse con Microsoft Online Services.

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Una vez iniciado sesión aparecerá un mensaje de bienvenida a los productos Office. Lo primero que puede hacer a través de esta ventana es elegir el aspecto que tendrán sus ventanas de Office, y es que encontrará una lista desplegable debajo de ¿Qué aspecto quiere que tena Office? Y podrá elegir uno de

los 6 fondos que están en lista. Este fondo es un diseño que aparece en la parte superior derecha de la ventana de cualquier programa de Office.

Haga clic en Siguiente y podrá ver una pequeña descripción de cómo trabaja SkyDrive con sus documentos. Luego de hacer clic en el botón Siguiente una vez más, aparecerá la opción de poder conocer las novedades de Office 2013. Haga clic en el botón Echar un vistazo para comenzar a ver las novedades, o simplemente haga clic en No, gracias y comience a usar Office.

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1.4. Iniciar una aplicación de Office 2013

Como toda aplicación esta se encuentra instalada en la unidad (C:), a menos que cambie la unidad. Al instalarse, podrá encontrar un acceso directo al programa desde el menú Inicio o desde los mosaicos en Windows 8.

Para ingresar a algún programa de Office 2013 siga estos pasos:

En Windows 7:

1° Haga clic en el botón Iniciar.2° Señale Todos los programas.3° Haga clic en Microsoft Office.4° Clic en algún programa de Office 2013

En Windows 8:

1° Desplácese por los mosaicos en la ventana de Inicio.2° Haga clic en el mosaico del programa con el cual desea trabajar.

Cuando hace clic en algún programa de Office 2013, automáticamente aparece una pantalla de presentación. En la parte superior de la pantalla, podrá ver los botones Minimizar y Cerrar.

Cuando se inicia el programa, por lo general ahora todas las aplicaciones de Office 2013 presentan la vista Backstage dónde podrá comenzar un documento nuevo.

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1.5. La interfaz de Office 2013

Todos los programas de Office 2013 presentan casi la misma estructura y el diseño de sus ventanas. Todos los programas de Office 2013 tiene la famosa Cinta de opciones, que desde Office 2010 se había decidido implementar. En la versión de Office 2007 solo lo utilizaba Word, Excel, Access, PowerPoint y parte de Outlook.

La siguiente imagen muestra la ventana de Publisher 2013. Como puede observar, también posee la cinta de opciones y todas las características de la nueva interfaz de office 2013.

 

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1.6. La Barra de título

Cuando necesite ver el nombre de su archivo o el nombre de su cuenta (en caso de Outlook), dirija su vista a la barra de título ubicado en la parte superior de la ventana. En esta barra no solo encontrará el nombre del archivo, también podrá ver el nombre del programa utilizado. La siguiente imagen muestra el nombre del documento en Word 2013 así como el nombre del Programa.

 

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1.7. La Barra de herramientas de acceso rápido

En Office 2013 aún existe una barra de herramientas que contiene algunos comandos comunes para trabajar con los archivos llamada Acceso rápido. Esta Barra de herramientas de acceso rápido se encuentra a la izquierda de la barra de título y en programas como Word, Excel entre otros, presenta tres botones clásicos (Guardar, Deshacer y Rehacer/Repetir).|

A la derecha de la barra de herramientas de acceso rápido se encuentra una flecha de nombre Personalizar barra de herramientas de acceso rápido. Al hacer clic en esta flecha se muestran varios comandos que puede agregar a la barra. Todos los comandos de esta lista que tengan un visto bueno (Checking) nos indica que están activos y por lo tanto se muestran en la barra. Haga clic en el nombre de un comando para activar o desactivarlo.

Además de la lista de comandos que aparece en la flecha Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, también encontrará tres opciones importantes.

Modo táctil: Permite activar el comando Modo táctil en la barra de herramientas de acceso rápido. Cuando hace clic sobre el comando Modo táctil, la Cinta de opciones de la aplicación sufre ciertos cambios de visualización. La siguiente imagen muestra una cinta de opciones con comandos más grandes y una separación adecuada para el manejo de pantallas touch.

Más comandos: Desde esta opción podrá activar el cuadro de diálogo Opciones de Word con la opción Barra de herramientas de acceso rápido activa. Con esta opción podrá personalizar los comandos que se encuentran en la barra.

Mostrar debajo de la cinta de opciones: Permite mover la barra de herramientas de acceso rápido y posicionarlo por debajo de la Cinta de opciones. Cuando la barra está por debajo de la cinta, entonces ahora aparecerá la opción Mostrar por encima de la cinta de opciones.

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1.8. La cinta de opciones

Aunque fue una novedad en Office 2007, en esta versión, todos los programas han adoptado la Cinta de opciones al igual que en Office 2010. Con la cinta de opciones, podemos trabajar intuitivamente con las aplicaciones, ya que están muy bien organizadas por nombres en sus respectivas fichas, además, cada ficha posee su propio grupo y cada grupo sus propios comandos.

Cuando se selecciona algún objeto, como por ejemplo una Tabla, imagen o gráficos, automáticamente aparecen nuevas fichas contextuales con comandos especiales para trabajar con el objeto seleccionado, una vez que haya terminado de trabajar con el objeto y deje de seleccionarlo, las fichas contextuales desaparecerán.

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1.9. El Backstage

El nuevo Backstage es una interfaz para trabajar con los archivos de sus programas. Se puede ingresar al Backstage desde la ficha Archivo que en realidad, reemplaza al botón de Office en la versión 2007. Cuando hace clic en la ficha Archivo, podrá ingresar al nuevo Backstage y encontrará una serie de opciones interesantes, entre ellas, las opciones de Imprimir y la vista preliminar.

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1.10. La Mini Barra de herramientas

La Mini Barra de herramientas está presente en todas las aplicaciones de Office 2013, generalmente cuando se escribe texto. Al seleccionar un texto o hacer clic derecho en esa selección, aparece una pequeña barra de herramientas (por ello el nombre Mini Barra) con una serie de comandos de fácil uso.

La siguiente imagen muestra la Mini Barra de herramientas en acción. Simplemente se selecciona el texto y mueva lentamente el puntero hacia arriba de la selección, verá como poco a poco se va mostrando los comandos.

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1.11. Vista preliminar en Vivo (Live preview)

En esta nueva versión de Office se mantiene el modo Live preview o vista preliminar en vivo. Por ejemplo, cuando se selecciona un texto y hace clic en la flecha del comando Tamaño de fuente por ejemplo, al señalar cada opción de la lista desplegable podrá ver una vista previa en vivo, de esta manera puede saber si lo que va a aplicar es lo adecuado para su trabajo, y si está de acuerdo, simplemente hace clic en el ítem para aplicarlo.

1.12. La Barra de estado

 En Office 2013 encontrará la barra de estado del programa en la parte inferior de la ventana de la aplicación. Por lo general la barra de estado presenta diversos detalles del contenido de su documento. Por ejemplo, cuando trabaja en Word 2013 la barra de estado presentará información sobre el número

de páginas que contiene el documento o el idioma del mismo. Si usa Excel 2013 encontrará información sobre la celda si está en un estado de introducción de textos o inclusive los resultados rápidos de algunas funciones.

Al extremo derecho encontrará la Barra de herramientas Vista. Desde esta sección podrá ver las diversas vistas que posee una aplicación como la Vista Diseño de Impresión o Lectura en Word 2013, o vistas de Presentación en PowerPoint.

También encontrará una barra deslizante para hacer Zoom. Haga clic en la barra delgada y mueva de izquierda a derecha para ver la acción de Zoom, también puede usar el signo menos y el signo más para tal fin.

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1.13. Los cuadros de diálogo y paneles

Desde hace mucho tiempo que los paneles y los cuadros de diálogo aún siguen existiendo a pesar de todos los cambios que ha habido en Office desde sus primeras versiones. Tanto los paneles como los cuadros de diálogo presentan comandos u opciones adicionales para trabajar con sus textos o cualquier objeto.

En la cinta de opciones, más específicamente a la derecha de los nombres de grupos, encontrará un pequeño botón llamado Iniciador de cuadros de diálogo. Este iniciador dará pie a que aparezcan en pantalla un cuadro de diálogo o un panel si es el caso. Por ejemplo, en el grupo Portapapeles encontrará un Panel y en el grupo Fuente se activará un cuadro de diálogo.

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1.14. Las resoluciones

Office 2013 ha sido creado para completar su experiencia con los dispositivos táctiles. Por lo tanto al activar el modo táctil los comandos se ajustarán para que les sea más fácil la navegación y uso de sus herramientas preferidas. Pero, también debe saber que dependiendo del tamaño de resolución de su pantalla, la forma en cómo se muestran los comandos en Office 2013 puede variar.

Resolución baja:

Si la pantalla está configurada con baja resolución, por ejemplo, 1024 por 768 píxeles, algunos grupos de la cinta de opciones sólo mostrarán el nombre del grupo, en lugar de los

comandos del grupo. Tiene que hacer clic en la flecha del botón del grupo para ver sus comandos.

La siguiente imagen muestra la ventana de Word 2013 con una resolución de 1024 x 768. Como puede observar, el grupo Edición al final de la cinta, solo muestra una flecha para acceder a sus comandos.

Minimizada:

Con cualquier resolución, si reduce el tamaño de la ventana, se llega a un tamaño en el que algunos grupos sólo mostrarán el nombre de grupo y tendrá que hacer clic en la flecha del botón del grupo para mostrar los comandos.

Tablet PC:

Si trabaja en un Tablet PC con una pantalla pequeña, comprobará que la cinta de opciones se ajusta y muestra versiones más reducidas de las fichas y los grupos. Si tiene un monitor mayor, la cinta se ajusta y muestra versiones más grandes.

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1.15. Guardar archivos

Casi todas las aplicaciones de Office 2013 tienen el mismo método para guardar un archivo. Puede comenzar un documento en blanco y luego, después de cinco minutos, guardarlo. Otras aplicaciones como Access 2010, te obliga a guardar primero la base de datos para que pueda comenzar a trabajar. Para acceder a las opciones de guardar, debe ingresar a la vista Backstage desde la ficha Archivo. En esta vista, puede encontrar dos comandos comunes, como por ejemplo Guardar y Guardar como.

1.16. Guardar un archivo por primera vez

Cada vez que tengas la sensación de que has hecho algo muy importante en tu documento, publicación, libro, etc, y no quieres perderlo porque no te gustaría empezar de nuevo, es ahí donde debes guardar tus archivos. Si usamos una PC de escritorio, posiblemente el fluido eléctrico falle y el equipo se puede apagar, entonces podemos perder la información escrita. Si utilizamos un Portátil, las posibilidades de perder un documento no guardado se reducen, pero sabemos que aun corremos el riesgo de los virus o que el sistema falle, así que no dude en guardar cada cierto momento sus archivos.

Cuando va a guardar un archivo por primera vez, deberá agregarle un nombre que identifique al contenido escrito y una dirección de directorio donde será almacenada. Esto es posible cuando se abre el cuadro de diálogo Guardar como.

Para guardar un archivo por primera vez siga estos pasos:

1° Haga clic en la ficha Archivo.

2° Haga clic en Guardar.

3° Seleccione una opción de ubicación, SkyDrive, dentro del equipo o Agregar un sitio de SharePoint. En este caso elegiré Equipo.

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4° Haga clic en Documentos, Escritorio o clic en el botón Examinar si necesita guardarlo en otra ubicación local.

5° En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para su trabajo.

6° En el cuadro Tipo, verifique que esté activo el tipo de formato con el que guardará su archivo (por ejemplo en Word puede guardarlo como Documento, Documento de versiones anteriores o plantillas).

7° Haga clic en Guardar.

También puede utilizar el comando Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido o Ctrl + G, pero tenga en cuenta que si utiliza nuevamente estos comandos después de guardar, no podrá elegir un directorio, ni un nombre, ni nada más.

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Cuando trabajamos con Access 2013 deberá crear primero la base de datos. Las bases de datos de Access 2013 se guardan por defecto en la carpeta Mis documentos o la biblioteca Documentos.

Para crear una base de datos en blanco y que esta se guarde automáticamente en la biblioteca Documentos, siga estos pasos.

1° En el Backstage, haga clic en Base de datos del escritorio en blanco.

2° En la ventana flotante, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para su base de datos.

3° Haga clic en Crear.

Lo mismo, al guardar un archivo de OneNote 2013, deberá elegir el tipo de objeto a guardar. Todas estas acciones en OneNote lo deberán hacer desde la sección Exportar.

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1.17. Guardar un archivo nuevamente

Después de haber puesto un nombre para tu archivo, elegir el directorio donde se encuentra el mismo, y haber elegido el tipo de archivo, la segunda vez que guardes este archivo será más fácil, pues el cuadro de dialogo Guardar como ya no se presentará. Puedes utilizar varias opciones, por ejemplo el botón Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido, o Guardar del menú de Office o simplemente pulsando Ctrl + G.

A esta operación, muchos usuarios lo llaman Actualizar, ya que estás guardando los cambios en el archivo.

Cuando se trabaja con base de datos de Access, esta se guarda automáticamente una vez cerrado el archivo.

1.18. Guardar en otro directorio

Es recomendable que tenga varias copias del mismo archivo, así se sentirá seguro, y si pasa algo con su archivo, tendrá el otro para restaurarlo, esto es muy parecido a Backup (copia de seguridad) y digo parecido, porque programas como Access, o Excel pueden crear un Backup con otra extensión. Al guardar en otro directorio, volverá a utilizar el cuadro de dialogo Guardar como.

1° Pulsa clic en la ficha Archivo.

2° Clic en Guardar como.

3° Seleccione una ubicación local o en la nube, en mi caso seleccionaré Equipo.

4° Seleccione Documentos, Escritorio o use Examinar para elegir un directorio de su preferencia.

5° Verifique que en el cuadro Nombre de archivo y Guardar como tipo, sigan con las mismas opciones que anteriormente elegiste.

6° Pulsa clic en Guardar.

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1.19. Guardar con formato de versiones anteriores

El problema de actualizarse rápidamente a Office 2013 es que no mucha gente se actualiza a la par contigo. Muchos usuarios prefieren seguir con versiones anteriores, incluso muy pero muy anteriores. Por ejemplo, la gran mayoría de negocios pequeños, aún utilizan Office 2003 y lamentablemente, Office 2003 no posee compatibilidad con los archivos de Office 2007 y Office 2010.

Para guardar en una versión anterior siga estos pasos:

1° En la vista Backstage, haga clic en Exportar.

2° Haga clic en Cambiar el tipo de archivo.

3° En Cambiar el tipo de archivo, en la sección Tipo de archivo de documento, haga clic en Documento de Word 97-2003.

4° Haga clic en Guardar como.

  

5° En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione un directorio o escriba un nombre para el archivo y clic en Guardar.

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1.20. El nuevo trabajo con los archivos PDF

Para conservar el formato de sus archivos cuando los comparte con otros usuarios o imprime mediante métodos comerciales, puede usar los programas de Microsoft Office para guardar los archivos como PDF sin necesidad de otro software ni de complementos. Use el formato PDF si desea que un archivo:

Tenga la misma apariencia en la mayoría de los equipos. Tenga un tamaño de archivo pequeño. Cumpla con un formato de la industria.

Por ejemplo, currículos, documentos legales, boletines, archivos para lectura e impresión únicamente, y archivos para impresión profesional.

1.21. Guardar un documento en PDF

Ahora aprenderá a como guardar sus documentos en un formato PDF.

1° Haga clic en la ficha Archivo.

2° Clic en Exportar.

3° Seleccione la opción Crear documento PF/XPS.

4° haga clic en el botón Crear documento PF/XPS.

5° Agregue un nombre para su archivo y haga clic en Guardar.

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