PRESENTACIONES PROFESIONALES

Prof. William Torres FerrerComp-1205

GUIA PARA DESARROLLAR

UNA PRESENTACIONImagen http://bit.ly/126kd4n

PASOS PARA LA ELABORACION• Recopilación de información:

En este primer paso se debe dedicar tiempo para la búsqueda de toda la información necesaria para llevar a cabo la presentación. Se supondrá que la investigación previa ya ha sido finalizada y que ya se cuenta con los resultados que se desea presentar.

No es recomendable empezar a preparar una presentación sin contar con estos resultados. Adicionalmente, el expositor deberá conocer muy bien cuál es el objetivo de su presentación con el fin de aclarar el mensaje que tendrá su exposición.

PASOS PARA LA ELABORACIONSaber a cual publico será dirigida la exposición. Esto con

el objeto de hacer provechosa y entendible la exposición. Es necesario tomar en cuenta que si el nivel de conocimiento del auditorio es elevado el expositor deberá entonces evitar las explicaciones que resulten obvias.

En caso contrario, si la exposición pretende explicar temáticas que no son de dominio del público, la presentación deberá preferiblemente dedicar algunos minutos adicionales a la introducción del tema

PASOS PARA LA ELABORACION– Determinar el numero de personas : una exposición para

un público de sólo 10 personas es completamente distinta a una destinada a 600 personas.

– Conocer el tiempo que ha sido programado para la exposición, y si este tiempo incluye las preguntas del público. Uno de los objetivos de una presentación oral es el intercambio de conocimientos con el público, por lo cual es recomendable dejar un tiempo razonable para las preguntas que puedan surgir.

PASOS PARA LA ELABORACION

• PREPARACION DE DIAPOSITIVAS:– Es necesario considerar que el número de diapositivas

“slides” a presentar en la exposición oral no debe ser ni muy grande ni muy pequeño. Demasiadas transparencias cansan y distraen al auditorio, en caso contrario si son muy pocas transparencias el público se aburre y no presta atención.

– Ambos errores indican que la presentación ha sido mal estructurada y conllevan a que el público no entienda la exposición. Una estimación típica es dedicar 1 a 2 minutos de la exposición por diapositiva.

PASOS PARA LA ELABORACION– Típicamente la exposición debe tener cuatro partes:

introducción a la exposición, introducción al tema, parte principal y conclusiones.

• Introducción a la exposición: esta parte consta de sólo dos diapositivas: – i) título – ii) estructura de la exposición.

» En la primera diapositiva se debe poner el nombre de la exposición, el nombre del expositor, la fecha, el nombre de la universidad, facultad, departamento y/o instituto en donde el expositor ha realizado el trabajo que expone.

PASOS PARA LA ELABORACION

– En la segunda diapositiva se debe enumerar a manera de índice los puntos que se tratarán en la presentación. El expositor en esta transparencia explicará muy brevemente cuáles serán los puntos que se presentarán.

– Introducción al tema: en esta parte, de unas 2 a 3 transparencias, se planteará el problema.

PASOS PARA LA ELABORACION

– Conclusiones:• esta parte consta de una sola diapositiva en la que se le repite al

auditorio de manera resumida cuál ha sido el principal aporte de este trabajo. En esta repetición se asegura que el público reciba la idea principal que se ha deseado transmitir en la presentación. Adicionalmente, se pueden mencionar también las sugerencias.

PASOS PARA LA ELABORACION• En cuanto al uso de colores se debe considerar el alto

contraste en los dibujos y en el texto. No es recomendable por ejemplo usar amarillo, anaranjado o celeste con fondo blanco; o bien azul o verde oscuro con fondo negro. Tampoco es recomendable usar líneas muy delgadas en los diagramas.

• La animación se debe usar cuando hace algún aporte a la transmisión o explicación de una idea. A manera de ejemplo, introducir textos animados en forma de espiral no aportan en este sentido, más bien distraen al público y lo hacen pensar más en la forma de la presentación que en su contenido.

PASOS PARA LA ELABORACIONEs necesario en esta parte de la preparación, pensar muy

bien qué se va a decir en cada parte de cada diapositiva. Por regla general no debe quedar ninguna parte de la transparencia sin mencionar. La secuencia como se explica cada parte de la transparencia también es importante, es necesario ensayar para determinar la secuencia correcta.

PASOS PARA LA ELABORACION

• CONOCIMIENTO DEL LUGAR DE LA EXPOSICION:

– Es sumamente recomendable que el expositor conozca el lugar de la exposición con anterioridad. Esto le permitirá al expositor familiarizarse con el ambiente en el que tendrá que realizar su presentación. Dentro de esta familiarización se puede hacer un ensayo general tal como si fuera la presentación real. Así el expositor se dará cuenta si domina la escena.

ERRORES FRECUENTESConfusa explicación, si el presentador no es claro en el

tema y no sabe hilar cada idea es muy probable que al final el público no sepa como se llegó a dicho punto lo cual hará que la audiencia pierda la atención y que lamentablemente, al final, la exposición no logre su objetivo.

Uso de lenguaje poco comprensivo en el cual abundan términos excesivamente técnicos acabarán dejando en un segundo plano la idea principal y por consiguiente es muy probable que el público pierda el hilo conductor al detenerse a tratar de comprender dichos conceptos.

ERRORES FRECUENTES Una presentación demasiado larga provocará

desconcentración y aburrimiento en el público lo cual una vez más es motivo para que la exposición no logre su objetivo. Es de vital importancia recordar que el tiempo promedio de atención es de 8 minutos aproximadamente, por lo que realizando una pausa, el tiempo óptimo de duración será de 15 minutos. (Normalmente las presentaciones tienen una duración de entre 20 y 40 minutos

ALGUNAS TACTICAS

• Existen frases directrices que ayudan a mantener la atención del público en el beneficio del producto o idea que se expone, ejemplo de ellas son:

– todo esto es importante para ustedes porque.– ¿Por qué les digo esto?....”(sirve para que razonen)– ¿Qué significa esto para ustedes? (y luego explicar)

CAPTAR LA ATENCION• Antes al contrario, es preciso que el presentador capte la atención del

público mediante una breve afirmación que le ayudará a iniciar su tarea de manera coloquial y cómoda. Son siete los métodos de inicio clásicos para dar comienzo a una presentación:

– PREGUNTA DIRIGIDA AL PUBLICO– DATOS DE COMIENZO– RETROSPECTIVA/PROSPECTIVA– ANÉCDOTA– CITA

• Dado que al inicio de una presentación, la atención del público está ocupada en todo menos en aquello que va a escuchar, la exposición no puede comenzar de inmediato y a toda velocidad.

ELEMENTOS QUE AYUDAN

EN EL DESARROLLO DE UNA PRESENTACION

SHAPES

TABLAS

CLIP ART

Screen Shot

FOTOS

CAJAS DE TEXTO

BUENAS PRESENTACIONES

SmartArt

HYPERLINKS

WORD ARTS

OBJETOS

BOTONES DE ACCION

SUERTE!