guia para realizar proyectos de mejora 1

*Gua para realizar proyectos de mejora. Habilidades de Gestin Directiva

Habilidades de Gestin Directiva*Objetivos del tema: General:Unificar criterios, ideas y conceptos, sobre la estructura, formato y funcionamiento de Proyectos de Mejora Continua, con la finalidad de que todos los mandos directivos e intermedios de las instituciones educativas, cuenten con una metodologa estandarizada para la planeacin de sus actividades de mejora a inmediato, corto y largo plazo.

Particulares:Comprender los usos del proyecto de mejoraRevisar y unificar la metodologa para la elaboracin de proyectos de mejora.Aplicar la metodologa, mediante criterios de estructura, fondo, y forma unificados

Habilidades de Gestin Directiva

Habilidades de Gestin Directiva*El Proyecto de Mejora. Documento que describe la planificacin de actividades de mejora continua que se pretenden realizar a inmediato, corto y largo plazo, respondiendo a las preguntas: Cul es el problema?, Por qu ocurre? Por qu abordarlo? Cmo lo solucionamos?, Quin lo har?, Cundo se har?, Qu resultados nos proponemos obtener? En qu plazo?

Por qu debe realizarse?Quin lo elabora?Para qu sirve?Quin lo aplica?Cmo se controla su aplicacin?Es un documento que representa la actividad imprescindible de todo programa de gestin de calidad, el que ms necesita de un enfoque interno y de auto compromiso. Inicia con la identificacin de una oportunidad de mejora en algn aspecto de los servicios que se estn ofreciendo (el problema de calidad en terminologa tradicional).Cada autoridad educativa, mando directivo, de supervisin y personal docente que tenga definido un tramo de controlPara establecer los lineamientos de trabajo y organizar al equipo en base a la definicin de roles, responsabilidades, y tiempos, que permitan elevar el nivel de calidad , al mximo posible. Todo el personal que se integra como equipo de mejora continua. A travs del cumplimiento de metas, mismas que deben de estar definidas en base al logro esperado en determinado tiempo. Tambin a travs de indicadores para medir sus resultados.


Habilidades de Gestin Directiva*Etapas:

Etapa:Qu se hace.Cmo se documenta:AREA DE OPORTUNIDAD (definicin del problema)En este punto se identifica el problema actual y su comportamiento en trminos concretos, explcitos y especficos, apoyndose en hechos y datos, representndolos en forma tal que sea fcil de visualizar y entender en funcin del Tiempo en el que ocurre, de los Aspectos circunstanciales y del Tipo de falla o errorSe utilizan Histogramas y Mtodos Grficos.Se redacta el primer punto del proyecto de mejora: 1. Justificacin y definicin del problema, en el cual se describe el problema, y la necesidad de resolverlo describiendo por su viabilidad, representatividad y costo.


Habilidades de Gestin Directiva*

DETERMINACIN DE CAUSA RAIZPara eliminar realmente el problema, se necesita realizar un anlisis profundo del proceso para aislar las causas que originan el mal resultado. El anlisis se basa en las experiencias, en los hechos y datos que describen la situacin actual. (ORIGINARIA DE TU ENTORNO)Se utilizan herramientas como Anlisis de procesos.Estudio de casos.Resolucin de problemas. Los resultados del anlisis del problema y la aplicacin de cualquiera de las herramientas utilizadas se presentan en Anlisis de causas del problema. En este punto se presentan los grficos y el anlisis de los mismos, integrando un conclusin que explique la causa raz del problema y las decisiones que se hayan tomado para disminuir o eliminar el problema o rea de oportunidad.



DEFINICIN DE PROPUESTAS Y PLAN DE ACCINUna vez identificada la causa raz se toma la decisin acerca de las acciones para disminuirla o eliminarla. En caso de encontrar varias causas raz, es necesario definir propuestas de accin para cada de ellas. Para la seleccin de las mejores alternativas de accin es importante considerar los siguientes factores: Efectividad.- Resolver todo o parte del problema? Factibilidad.- Se puede implantar la solucin? Factor tiempo.- Qu tan rpido dar resultados? Es una solucin de inmediato, corto o largo plazo? Orientacin al usuario.- Satisface los requisitos del usuario?Mejora el servicio? Eficacia.- Es una solucin costo-efectividad? En esta etapa se documenta en dos puntos del proyecto de mejora, en el punto 3, se formulan los objetivos y metas del proyecto, los cuales deben dar respuesta a la forma que se solucionar el problema mediante la eliminacin o disminucin de las causas raz. Y en el punto 4 se presentan los planes de accin, en los cuales deben desglosarse las actividades que se realizarn para lograr dichos objetivos. Incluyendo responsables, fechas de inicio y trmino y estatus.



EJECUCIN DE ACCIONESEsta etapa constituye la toma de accin para la mejora, se comienza al comunicar a todas las personas involucradas lo que se va a hacer y para qu. Y de ser necesario se debe de proporcionar capacitacin a aquellas personas que van a intervenir para que sepan qu hacer y cmo hacerlo bien. Esta etapa debe seguir el orden establecido en los planes de accin, y llevar registros de las acciones realizadas, (bitcoras, actas, minutas, listas de asistencia, oficios, etc)



SEGUIMIENTOUna vez que se ejecuten las acciones establecidas en el plan de accin se hace necesario dar seguimiento (cuantitativo y cualitativo a las mismas mediante el registro de la informacin que permita conocer el comportamiento de los resultados, dar seguimiento a las acciones ejecutadas, y en su caso tomar decisiones de reorientacin o redefinicin de las acciones establecidas. Es importante analizar los resultados parciales obtenidos para comparar el antes contra el despus Las herramientas que se pueden utilizar en este punto son: Grficos de control. Tableros y semforos de indicadores. Etc.Una vez registrados los avances y resultados del proyecto mediante los documentos que se mencionan en la etapa anterior es necesario, hacer una evaluacin cuantitativa de los resultados obtenidos mediante el uso de indicadores. Se puede utilizar el punto 5 Forma de evaluacin y seguimiento, del formato, en donde se hace una realizacin de los indicadores establecidos, y su seguimiento de acuerdo a los estndares que se hayan comprometido y el registro de las mediciones realizadas a lo largo del proyecto.



TERMINO DEL PROYECTO.Se anexa formato electrnico de Avances y Resultados de los Equipos de Mejora para reporte mensual de los Equipos de Mejora vigentes mismo que debern emitir a la Supervisin y al nivel educativo.En el formato electrnico establecido.


Habilidades de Gestin Directiva*COMPONENETES DEL PROYECTO. Justificacin y definicin del problema. Responde a la pregunta POR QU ABORDARLO? , Anlisis de causas: Responde a la pregunta POR QU OCURRE?, Objetivos y metas. El objetivo responde a la pregunta QU. La meta responde a las preguntas QU RESULTADOS NOS PROPONEMOS OBTENER y EN QU PLAZO.Plan de Accin. Responde a la pregunta CMO LO SOLUCIONAMOS, QUIN Y CUNDO. Forma de Evaluacin y Seguimiento. Responde a la pregunta CMO SABREMOS SI LO LOGRAMOS. Identificacin del Proyecto. Autorizacin del Proyecto. Responde a la pregunta QUIN CONFORMA EL EQUIPO DE MEJORA. Autorizacin del Proyecto


Habilidades de Gestin Directiva*APLICACIN PRCTICA:


Habilidades de Gestin Directiva*Definicin del problema. Primer paso Priorizar la problemtica: Escala: (2) poco, (4) medio (6) mucho (8) muchsimo

PROBLEMA:FACTIBILIDAD(TODOS LOS RECURSOS) ORIENTACINUSUARIOTIEMPOCOSTOEFECTIVIDAD


Habilidades de Gestin Directiva*Descripcin del problema: Redacta un enunciado que describa el problema. Es factible llevarse a efecto? Se cuenta con todos los recursos humanos, fsicos, materiales, econmicos?A quines beneficia y cmo los beneficia?Por cunto tiempo ser efectivo?Cunto cuesta solucionar el problema?Cmo demostrar su eficacia y proyectarlo a la mejora?


Habilidades de Gestin Directiva*Justificacin del proyecto. Desde cundo se presenta el problema?Qu se ha hecho para solucionarlo y qu resultados se han obtenido?Por qu es urgente resolverlo?Por qu es factible que se pueda resolver?Qu inters poltico, econmico, social y acadmico hay en resolverlo?Quin se beneficia con su solucin?En que plazo se veran los resultados?El costo de resolverlo es menor a los costos del problema?Hay voluntad y capacidad para resolverlo?


Habilidades de Gestin Directiva*Determinacin de causas. Para poder resolver un problema, es necesario que identifiquemos por qu ocurre , es decir sus causas, o factores que le influyen y condicionan, ya que eso nos orientar sobre como debemos actuar para resolver el problema o mejorar la situacin.

Analizar el problema:Priorizacin de causas: Motivo de insatisfaccin en la rendicin de cuentas, resultados bajos, decersin, reprobacin, poco compromiso por todas partes, descuido en los procesos E/A,etc.



Definicin de propuestas y plan de accin.

Causa o aspecto a mejorar.Objetivos: Metas comprometidas


Habilidades de Gestin Directiva*Plan de accin.

Causa o aspecto a mejorar:Objetivo:Meta: ActividadResponsableInicioTrminoEstatus


Habilidades de Gestin Directiva*Ejecucin de acciones y seguimiento.Reporte de avances por etapa.

SEGUIMIENTO DE AVANCES (Metodologa con enfoque Short Kaizen)EtapaFecha Inicio Planeada Fecha Inicio RealFecha termino Planeada Fecha termino RealAVANCES Y/ O RESULTADOS POR ETAPA1AREA DE OPORTUNIDAD (definicin del problema)2DETERMINACIN DE CAUSA RAIZ3DEFINICIN DE PROPUESTAS Y PLAN DE ACCIN4EJECUCIN DE ACCIONES5SEGUIMIENTO6TERMINO DEL PROYECTO.


Habilidades de Gestin Directiva*Recomendaciones de fondo.Estilo de redaccin de cada componente.

Plan de Accin. Se redacta en forma enumerativa (lista) iniciando con un verbo en infinitivo, y limitndose a decir el qu se quiere hacer sin calificativos, solo la accin concreta a realizar. Se debe anotar en cada actividad la persona responsable de realizarla o coordinarla, especificando la fecha de inicio y trmino de cada actividad. Formas de Evaluacin y Seguimiento. Se redacta en futuro, determinando la forma en que se planea verificar el cumplimiento de metas; deben citarse y describirse los indicadores que servirn de base para evaluar el impacto de las acciones realizadas. Se recomienda incluir indicadores de eficiencia, efectividad y calidad (en ste rubro quedaran incluidos los relacionados con satisfaccin del usuario y quejas), no limitndose a indicadores de eficacia.Identificacin del Proyecto. Se especifica con da, mes y ao la fecha en que inicia y se estima terminar el proyecto de mejora, fecha en que se elaborar informe y presentarn resultados.Autorizacin del Proyecto. Se recaban para el documento el nombre, firma y cargo de autoridades responsables de fomentar y gestionar la mejora continua y calidad .


Habilidades de Gestin Directiva*Si que crees que no es posible cambiar, no habr cambio, pero si crees que habr cambio; abres la posibilidad de cambiar este mundo.Esa es TU ALTERNATIVA. Noam Chomsky.

NO ES POSIBLE MEJORAR SIN CAMBIAR


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