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8/17/2019 guia Planificación ERP.pdf

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Índice Documento de Definición del Proyecto.

Componentes de la Definición del Proyecto.


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Documento de Definición del Proyecto (I) ¿Que es?

El documento de definición del proyecto describe el plangeneral del proyecto. También establece los limites delmismo.

El documento de definición del proyecto incluye su objetivo,su planteamiento de trabajo, su enfoque, sus hitos, susrecursos y sus roles. Este se debe de desarrollar, revisar y

aprobar. Una vez aprobada la definición del proyecto, elgerente del proyecto se reúne con el equipo para llegar a unacuerdo en sus compromisos y productos a entregar. Ladefinición del proyecto se publica en la base de datosapropiada del producto del trabajo.


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Documento de Definición del Proyecto (I) ¿Por qué?

La definición del proyecto documenta el propósito delproyecto. El documento de definición del proyecto incluye elalcance proyectado, su enfoque, recursos, estándares decalidad, mediciones del proyecto, el aseguramiento de lacalidad, preparación organizacional, plan de prueba, riesgos,recursos, plan de capacitación e hitos en la realización del

trabajo.


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Componentes (II) Introducción (I).

Misión.

Compuesta por uno o dos párrafos. Incorpora la misión general de la organización con la misión

del proyecto.

Debe incluir un mensaje de mejora (influencia) de la relación.

Preguntas claves:

¿Qué significa en el panorama general?

¿Existe un plan empresarial a largo plazo?

¿Por qué se tomó la decisión?


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Componentes (III) Introducción (II).

Objetivos – Alta Administración.

Proporcionar soluciones automatizadas para el soporte de procesos

de administración. Mejorar la capacidad para informar de la organización.

Ofrecer un mayor soporte para los requerimientos de toma dedecisiones de la organización.

Mejorar la vida de todos aquellos que hacen uso de los sistemas.

Preguntas claves: ¿Existen requerimientos no organizacionales que provocaron la

adquisición de la solución/producto?

¿Alguna de sus razones para adquirir el producto es la de reducirla necesidad de desempeñar el trabajo actual?

¿El hardware o la tecnología están provocando el problema decambio?.

¿La demanda de información a niveles superiores es responsabledel cambio?

¿El software actual no está cubriendo sus necesidades o no sepuede adaptar al cambio?


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Componentes (IV) Introducción (III).

Objetivos – Departamentales. Proporcionar facilidad de acceso a la información.

Servir mejor a los miembros de los distintos departamentos. Administrar mejor las prestaciones de los empleados. Permitir una mejor toma de decisiones. Preguntas.

¿Se adquirió el software o la mejora para ofrecer servicios

adicionales?¿Cuales son estos? ¿Cuál cree que son los factores más importantes para

aplicar la nueva tecnología? ¿Quién va a obtener el mayor beneficio de la terminación

del proyecto?

¿Qué áreas del producto requiere una mayor mejora? ¿Porqué se escogió este nuevo modelo de desarrollo en

lugar de otros? ¿Porqué se escogió esta nueva tecnología para su

implantación?


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Componentes (V) Introducción (IV).

Beneficios.

Son los resultados intangibles pero dignos de mencionarse

del proyecto que ofrecerán mejoras para el Cliente o laorganización.

Los beneficios del proyecto describen los beneficios a obtenerde la realización de un proyecto no los resultados esperadoscuando se concluya.

Preguntas claves: ¿Cómo se beneficiara la organización de un proceso

organizacional formal?

¿Cuáles son las ganancias tangibles que se esperan del

proceso de planeación? ¿Esta la organización preparada para monitorear una

estructura formal?

¿Qué unidades organizacionales necesitan cooperar parahacer del proyecto un éxito?


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Componentes (VI)

Introducción (V).

Historia - Antecedentes.

Se debe indicar la historia y/o antecedentes que puedan ser

de utilidad para alguien que recién ingrese al proyecto. Preguntas clave:

¿Cuándo se tomo la decisión?

¿Qué eventos condujeron a la decisión?

¿En que hardware correrá el sistema? ¿Quién tiene la responsabilidad del proyecto?

¿Ya se formo un equipo para el proyecto?

¿Se comprendieron las habilidades que deben tener losmiembros del equipo?

¿Qué áreas, sistemas, subsistemas, versiones afectaráeste proyecto?

¿Cuál es la fecha de terminación programada?


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Componentes (VII)

Introducción (VI).

Documentos relacionados.

Plan de administración de la configuración.

Métodos de recopilación y análisis.

Plan de comunicación.

Plan de contingencia.

Métricas definidas. Recomendaciones de viabilidad.

Plan de preparación organizacional.

Plan de aseguramiento de la calidad.

Reporte de riesgos. Plan de pruebas.

Plan de capacitación.


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Componentes (VIII)

Alcance.

El alcance del proyecto define las fronteras y límites delproyecto.

Describe cómo se va a realizar gran parte del trabajo duranteel proyecto.

Incluye lo que se va a hacer y lo que no se va a hacer.

El alcance del proyecto puede incluir:

El sistema, procesos o mejoras a implantar.

La duración del proyecto.

Las fechas de terminación de sus componentes.

Las oficinas o departamentos afectados.

Lista de productos a entregar.


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Componentes (IX)

Hitos del proyecto.

Un hito es una tarea de duración cero que indica un puntoclave en el progreso del proyecto, como sería una fecha de

entrega, una fecha límite o un punto significativo de logro.

Hitos importantes:

Terminación de la fase de definición del proyecto.

Terminación de otras fases.

Terminación de productos de entrega específicos.

Entrega del software de aplicación.

Terminación del programa de reportes.


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Componentes (X)

Presupuesto.

El presupuesto es el vehiculo para comparar los costosestimados, reales y pronosticados asociados con la

implantación del proyecto.

La función principal es un buen presupuesto es monitorear elcosto del proyecto mientras está en proceso y evitarexcederse en costos.

Se pueden incluir: Costos de recursos.

Gastos de viaje y vivienda.

Costos de hardware.

Costos de capacitación. Costos de instalaciones.

Cargos varios.


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Componentes (XI)

Supuestos.

Son las suposiciones en las que todas las partes interesadasdeben de estar de acuerdo para garantizar el éxito de un

proyecto. Preguntas claves:

¿Qué supuestos se están formulando para garantizar eléxito?

¿Supone que el personal recibira apoyo ejecutivo?

¿Se supone que van a haber cambios mínimos en elsoftware de aplicación como se va a entregar?

¿Se supone que cuenta con los suficientes recursos parael trabajo?

Si requiere ayuda. ¿hay alguien a quien se pueda recurrir? ¿Considera que va a haber necesidad de ayuda externa?

¿En que cuestiones/ambiente tecnológicos se estabasando?


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Componentes (XII)

Restricciones.

Son hechos que pueden limitar las expectativas para algunosparticipantes.

Son aspectos del proyecto que no se pueden cambiar y sonde naturaleza limitante.

Pueden incluir:

Recursos limitados (personas y/o maquinarias).

Presupuesto finito. Fecha de terminación fija sin alternativas.

Perdida de recursos conocidos en un tiempo en particulardurante el proyecto.

Necesidades locales vs. Necesidades mas amplias.

Limitaciones de equipo. Rotación de personal.


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Componentes (XIV)

Organización del Proyecto.

Hacer un diagrama organizacional del proyecto.

Hacer una lista de los miembros del equipo del proyecto

incluyendo el tipo de recurso, el nombre de la personaasignada, la asignación de recursos y fechas cuando se van arequerir dichos recursos.

Enumerar a todos los departamentos y/o tercerosparticipantes, sus responsabilidades y el nombre de las

personas involucradas.


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Componentes (XV)

Enfoque del Proyecto. La sección de enfoque del proyecto trata la forma en que se

va a realizar el proyecto. Describe la manera en que losproductos a entregar van a ser generados.

Puede incluir: Orden de los componentes/mejoras a realizar. Fechas de terminación por componentes si es necesario. Enfoque de administración del proyecto.

Asignación de recursos. Fases del proyecto.

Preguntas: ¿Que sistema o modulo se instrumentará primero? ¿Quién tendrá la responsabilidad máxima de la

implantación? ¿Se verán afectados ciertos módulos por más de una

mejora del plan? ¿Depende este proyecto de algún otro?


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Componentes (XVI)

Requerimientos del Sistema.

Son elementos que son necesarios para correr cualquiersoftware relacionado con las prácticas empleadas en el lugar

del cliente. Requerimientos de servidor de base de datos.

Requerimientos de los servidores de aplicaciones.

Requerimientos de PC del Cliente.

Requerimientos de productos por parte del proveedor ERPy terceros involucrados.

Requerimientos del desarrollador.

Compatibilidad de software:

Sistemas operativos.

DBMS. Componentes y librerías.


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Componentes (XVII)

Entregables del Proyecto (I).

Documento de prácticas/ requerimientosempresariales.

Describe los procesos y operaciones actuales en laorganización e identifica aquellos que requieren adaptación.

Documento de requerimiento de solución.

Presenta un mapa de relación desde los procesosempresariales actuales hacia la instrumentación de la

aplicación y ofrece soluciones alternativas para aquellas queno se cubren con la nueva aplicación.

Plan de instalación de hardware, software ytelecomunicaciones.

Describe el hardware y la red de telecomunicaciones que laorganización emplea. Se incluyen consideraciones referentesa los requerimientos de la aplicación.


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Componentes (XVIII)

Entregables del Proyecto (II).

Plan de educación.

Describe los requerimientos, alternativas y programas de

educación para cubrir las necesidades del equipo del proyecto yterceras personas.

Plan de seguridad.

Describe como se va a implantar la seguridad en la organización

con énfasis en la administración y control. Plan de conectividad.

Describe las configuraciones de red e ilustra como los usuariosvan a estar conectados con el software de aplicación. Aquí seidentifican los controles y tiempos de acceso.

Diseño de especificaciones funcionales.

Describe los requerimientos funcionales como resultado delanálisis de operaciones y la fase de educación del sistema. Lasespecificaciones funcionales describen a detalle losrequerimientos de modificación.


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Componentes (XIX)

Entregables del Proyecto (III).

Plan de prueba.

Detalla los pasos a seguir para probar los requerimientosfuncionales del sistema.

Plan de conversión de datos.

Describe los pasos a seguir en la conversión de datos. El planincorpora todas las decisiones tomadas para el proceso.

Plan de verificación de datos.Describe el proceso de validación funcional para aceptar lainformación convertida. Detalla quién realizará la función ybajo que condiciones se va a aceptar la información

convertida.


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Componentes (XX)

Criterios de éxito del proyecto.

Se considera que el proyecto se concluyo con éxito cuando secumple con los objetivos del proyecto.

Preguntas: Se han concluido y resuelto todas las cuestiones y planes de

acción.

Se han generado todos los productos de trabajo requeridos.

Se han resuelto todas las deficiencias. Se han verificado que el proyecto cumplió con los estándares

del mismo y del manual del usuario.

Se ha validado que el producto cumple con losrequerimientos.

Se han concluido con éxito las auditorias de funcionalidad yconfiguración física.

Existe un documento de terminación del proyecto.

Existe un documento de cancelación del proyecto.


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Componentes (XXI)

Autorización.

Firma de todos los involucrados en el proceso deimplantación autorizando la aprobación del plan.

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