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Guía Rápida de SiNube ContabilidadTRANSCRIPT
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Guía Rápida Contabilidad
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Parámetros de Contabilidad
• Antes de empezar a procesar la contabilidad debe definir los parámetros para la misma.
• Inicie sesión en Sinube e ingrese a la ventana de Parámetros, luego a la sección de Contabilidad y a la rama Parámetros.
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Niveles de cuentas
• Primero debe definir los niveles de cuentas contables, indicando cuantos caracteres formarán cada segmento de la cuenta contable.
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Tipos de pólizas
• Luego debe establecer el concepto IETU para depósitos de clientes y los tipos de pólizas a utilizar para facturas a clientes, movimientos de almacén y cancelación de depósitos.
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Catálogo de tipos de cuentas
• Después de definir los niveles de las cuentas, es importante definir en el catálogo de Tipos de cuentas como se agruparán las cuentas por su tipo y naturaleza contable.
• Al establecer los rangos de las cuentas de mayor que forman cada tipo, se predetermina el tipo y naturaleza que tendrá cada cuenta y subcuenta cuando se capture en el catálogo.
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Catálogo de cuentas contables
• Para alimentar el catálogo de cuentas contables, haga clic en el botón Cuentas en el menú Contabilidad.
• Para ingresar una nueva cuenta contable haga clic en el botón Nueva cuenta (hoja en blanco).
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Pegar desde Excel• Puede copiar el contenido de varios
catálogos, entre ello el de Cuentas contables, desde Excel a Sinube.
• Para hacerlo, entre al catálogo y haga clic en el icono de Pegar (la tabla con icono Excel)
• En la ventana de Pegado, haga clic en el enlace de la parte inferior para descargar el archivo de Excel con la plantilla del catálogo.
• En la plantilla capture los datos. En el caso de las cuentas contables no debe llenar los niveles no utilizados en cada cuenta. Es decir, en lugar de 100-0000-0000, sólo se captura 100
• Una vez llenados los datos en Excel, selecciónelos, cópielos y péguelos en el espacio de la ventana de Pegado.
• Por último, haga clic en Aceptar.
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Otros catálogos
Además de los catálogos de Tipos de cuentas y Cuentas contables, la contabilidad maneja los siguientes catálogos:
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• Tipos de pólizas
• Tipos de terceros (DIOT)*
• Tipos de operación (DIOT)*
* Estos catálogos se utilizan para llenar la información requerida para la DIOT.
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Asignación de cuentas
• Una vez que se tiene el catálogo de cuentas contables, regrese nuevamente a Parámetros de Contabilidad.
• Debe asignar las cuentas que se solicitan según correspondan de acuerdo a las etiquetas.
• Estas cuentas se utilizarán al generar las pólizas automáticas.
• Una vez asignadas las cuentas, haga clic en el botón Guardar cambios.
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IVA fiscal
• Para agregar una cuenta, haga clic en el botón Agregar cuenta (hoja blanca), seleccione la cuenta, el concepto para DIOT y la cuenta para el por aplicar si se requiere una provisión de ese IVA.
• Al terminar, haga clic en el botón de Guardar cambios de Parámetros.
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• En el apartado de IVA fiscal de Parámetros debe asignar las cuentas contables en las que se registra el IVA acreditable, por acreditar, retenido o no acreditable de las operaciones con proveedores.
• También debe seleccionar el concepto para la DIOT con que se relacionará cada cuenta contable.
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Subir XML y PDF de proveedores
• Tiene la ventaja, además, de poder generar la póliza contable directamente de la información contenida en el XML, evitando así errores de captura.
• Sinube reconoce tanto CFD como CFDI, y permite capturar datos manualmente en caso de que se reciba una factura impresa con CBB.
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• Como una alternativa al proceso de compra a proveedores (pedido-factura-pago), Sinube permite subir los archivos XML y PDF proporcionados por los proveedores.
• Esto además da una herramienta para almacenarlos, lo cual es un requisito fiscal.
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Cómo subir XML y PDF de proveedores
• En el menú Administración haga clic en el botón Subir XML y PDF.
• En la ventana haga clic en el botón Cargar nueva factura, que está en el costado derecho.
• En la ventana para subir, use el botón Browse (buscar) para localizar el archivo correspondiente y haga clic en el botón Subir archivo para copiarlo a Sinube.
• Una vez subidos ambos archivos (PDF y XML), haga clic en el botón Generar registro para incluirlos en la base de datos. Puede hacer el proceso las veces que sea necesario para subir varias facturas.
• Haga clic en Cerrar para regresar a la ventana principal.
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Consultar XML y PDF de proveedores
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• Modifique los filtros de la ventana para ver las facturas subidas:– Por proveedor, seleccione un proveedor.– Por folio y serie, indique cuales.– Por fecha, indique una fecha y el periodo
de consulta (día, semana, mes) en torno a la fecha indicada.
• Marque Mostrar descartadas si desea ver las facturas que no deben considerarse en la operación de la empresa.
• Para descartar una factura, haga clic en el icono de negación
• Haga clic en el botón Buscar para ver las facturas según el criterio de filtros.
• Haga clic en el icono de PDF o XML para descargar el archivo si requiere tener una copia del mismo en el escritorio.
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Pólizas automáticas
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Sinube permite generar pólizas automáticas desde las siguientes ventanas:
• Subir XML y PDF (proveedores)
• Consulta de entradas de almacén.
• Generador de pólizas de salidas de almacén.
• Consulta de facturas (clientes)
• Listado de depósitos (clientes)
• Consulta de facturas de pedido y anticipo (proveedores)
• Listado de pagos (proveedores)
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Cómo generar pólizas automáticas
• Si faltara alguna cuenta necesaria, Sinubele informará con una lista de mensajes y detendrá la generación hasta que se corrijan y se repita el procedimiento.
• Haga clic en el botón Buscar para volver a cargar la lista de movimientos y ver el icono de las pólizas generadas para poder consultarlas.
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• Para generar pólizas automáticas ingrese a la ventana de consulta de los movimientos a los que desea generar la póliza.
• Seleccione los registros a los que desea generar la póliza.
• Haga clic en el botón de Generar pólizas y espere a que se procesen.
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Captura de pólizas
• Después, en el renglón de captura seleccione la sucursal, capture la cuenta contable, el cargo o el abono. Pulse Enter para cambiar de campo en la captura. Pulse Enter al terminar el renglón.
• Use los botones de la derecha para Guardar, Generar PDF, Duplicar, Cancelar o capturar detalle para DIOT o IETU.
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• Para capturar pólizas contables manualmente haga clic en el botón Nueva póliza.
• Elija el tipo de póliza, la fecha, capture la descripción o concepto de la póliza.
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Ayudas para captura de pólizas• Para buscar una cuenta contable use
el comodín *. Por ejemplo: 110* mostrará todas las subcuentas de la cuenta 110.
• También puede buscar palabras. Por ejemplo, *iva* mostrará todas las cuentas que en su descripción incluyan la palabra “iva”.
• Si la cuenta contable no existe, agréguela usando el comodín +. Por ejemplo: 105+ le permite agregar la subcuenta consecutiva en la 105.
• Para cuadrar una póliza, deje en cero el cargo y el abono, y pulse Enter.
• Para hacer operaciones, estando en los campos de cargos o de abono, pulse la letra “C” en el teclado para abrir la calculadora. Luego de hacer las operaciones pulse Enter para insertar el resultado en el campo desde el que se abrió .
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Consulta de pólizas
• Haga clic en el botón Consulta de pólizas.• Seleccione el ejercicio y el periodo (mes).• Seleccione uno o todos los tipos de pólizas.• Si no marca Cualquier sucursal, solo
mostrará las pólizas de la sucursal en que se encuentra trabajando.
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• Haga clic en el botón Buscar para ver las pólizas.
• Haga doble clic en cualquier póliza para abrirla y modificarla.
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Captura de DIOT
• En la ventana de captura de pólizas haga en el botón DIOT para capturar en el detalle de la póliza los datos necesarios para la DIOT.
• Seleccione el RFC del proveedor, si no existe, delo de alta con el botón Nuevo (hoja en blanco)
• Capture los montos de los actos, retenciones, exentos, tasa cero, etc.
• Haga clic en el botón Agregar para incluir el registro. Puede agregar a la póliza tantos RFC y desglose de actos como se requiera.
• Haga clic en el botón Guardar para almacenar los cambios.
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Generación de DIOT
• Haga clic en el botón Guardar datos para almacenar la información.
• Haga clic en el botón Generador de txt para DIOT para ir a la ventana desde la que se genera dicho archivo.
• En la ventana de generación de txt, luego de cargar datos y guardar cambios, haga clic en el botón Generar archivo TXT para carga batch. Con eso se descargará el archivo de la DIOT que debe subir al SAT.
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• Para generar la DIOT haga clic en el botón DIOT del menú Contabilidad.
• En la ventana seleccione el ejercicio y periodo.• Marque la casilla de Incluir movimientos
anteriores no aplicados para considerar las pólizas de meses anteriores pendientes. Haga clic en Cargar datos . Haga clic en Cargar datos.
• Marque las pólizas a utilizar en la declaración y haga clic en aplicar. Use el botón Separar si las había aplicado previamente.
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Captura de IETU
• En la ventana de captura de pólizas haga en el botón IETU para capturar en el detalle de la póliza los datos necesarios para la IETU.
• Seleccione el concepto IETU y capture el importe.
• Haga clic en el botón Agregar para incluir el registro. Puede agregar a la póliza tantos conceptos e importes como se requiera.
• Haga clic en el botón Guardar para almacenar los cambios.
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Generación de IETU
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• Para generar la IETU haga clic en el botón IETU del menú Contabilidad.
• En la ventana seleccione el ejercicio y periodo.
• Marque la casilla de Incluir movimientos anteriores no aplicados para considerar las pólizas de meses anteriores pendientes. Haga clic en Cargar datos.
• Marque las pólizas a utilizar en la declaración y haga clic en aplicar. Use el botón Separar si las había aplicado previamente.
• Haga clic en el botón Guardar datos para almacenar la información.
• En la ventana de reporte IETU, haga clic en el botón Cargar datos para ver la información.
• Con el botón Copiar puede llevar la información al portapapeles y pegarla en otro programa, por ejemplo Excel.
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Eliminar y renumerar pólizas
• Para renumerar las pólizas, haga clic en el botón Renumerar pólizas del menú Contabilidad.
• Luego seleccione el ejercicio, periodo y tipo de póliza que desea renumerar. Las pólizas se renumerarán según el tipo y la fecha de la póliza.
• Consulte las pólizas para ver el resultado de renumerarlas.
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• Para eliminar una póliza, en la Consulta de pólizas haga clic en el icono de la “X” roja de la póliza que desea eliminar y confirme que desea borrarla.
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Reportes contables
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• Todos los reportes se pueden consultar en pantalla, generar como PDF y descargar como archivo .csv(texto en columnas) compatible con Excel.
• Para emitir estados financieros y otros reportes contables, haga clic en el botón Consultas del menú Contabilidad.
• Puede seleccionar los siguientes reportes:– Balance general– Balanza de comprobación– Estado de resultados– Auxiliar de pólizas– Auxiliar de cuenta– Libro mayor de cuentas– Libro diario de pólizas
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Generar reportes
• Una vez que entra a una consulta, haga clic en el botón Nuevo reporte.
• Llene las opciones como ejercicio, periodo o rango de fechas, cuenta o rango de cuentas, etc.
• Al hacer clic en Guardar, Sinubele informará que se está generando el reporte. Haga clic en el botón Actualizar hasta ver la marca de Rep. terminado.
• En el costado de la izquierda encontrará los formatos de salida: Pantalla, PDF, CSV(Excel)
• Con el icono de Editar (hoja y lápiz) podrá cambiar las opciones del reporte y volverlo a generar.
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