guia rápido_notas fiscais e acompservicos_hdi_v2011
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Conhecimento global. Foco local.
www.audatex.com.br / www.solerainc.com Versão 2.0
Guia Rápido
Notas Fiscais e
Acompanhamento dos Serviços
HDI Seguros
Audatex web Notas Fiscais HDI
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Prezado proprietário ou orçamentista,
É com grande satisfação que nós da HDI Seguros disponibilizamos para sua utilização o sistema
Audatex web.
No Audatex web é possível:
Consultar Sinistros: Processos com reparos Liberados e/ou Pendentes;
Consultar dados para Emissão de Notas Fiscais;
Consultar locais para Envio das Notas Fiscais;
Digitalizar e Cadastrar as Notas Fiscais antes do envio do documento físico à Seguradora.
Primeiro Acesso Para acessar, digite o endereço no navegador da web: http://consultaweb.hdi.com.br
Digite o CNPJ da sua Oficina, mantenha a senha em branco e clique no botão “Entrar”. Será exibida a tela para cadastro de uma nova senha. Após criar a senha, confirme no botão “Salvar”.
Na página inicial são exibidos os processos liberados pela seguradora nos últimos 2 dias e na última semana.
Clique em “Sinistros” para realizar a pesquisa.
É possível localizar os processos pelo:
Número do sinistro;
Placa do veículo;
Chassi, etc.
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Clique no número do “Orçamento” para acessar o Sinistro.
Consulta de valores do orçamento
Antes de emitir as Notas Fiscais, sugerimos consultar o sistema Audatex Web para confirmar os valores aprovados no orçamento e, também os dados para Emissão e Envio, evitando possíveis divergências que poderão ocasionar a devolução das Notas.
Para orçamentos com Versões geradas, há o filtro de “versões” que permite verificar as alterações de cada versão.
Local de emissão e envio das Notas Fiscais
Para consultar a descrição dos Locais para emissão e envio da nota fiscal, acesse: “Visual. Local de Emissão e Envio”.
Cadastrando Notas
Fiscais
Toda nota fiscal emitida deverá ser cadastrada no sistema Audatex Web, antes do envio à HDI.
Para inclusão da nota fiscal é necessário que o Status esteja Analisado, na Conclusão: Autorizado.
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Acessar “Notas Fiscais” e depois “Incluir nota fiscal”:
Confira os dados nos campos: “Totais do Orçamento do Beneficiário”.
Os valores correspondem ao total do orçamento aprovado pela seguradora.
Preencha os campos de acordo com a Nota Fiscal emitida.
Em Natureza Operação, selecione: Prest. Serviços/Venda: para uma única nota de mão-de- obra e peças;
Prestação de Serviços: para nota de mão-de- obra;
Venda de Materiais: para nota de peças.
Ao finalizar, confirme em “Salvar”
Importante: Você deve cadastrar todas as notas fiscais referentes ao orçamento.
Caso os dados não estejam preenchidos corretamente, ao tentar “Salvar” será exibida uma mensagem de falha.
Mensagem de falha na inclusão da Nota Fiscal Solução
Valor total de peças é superior ao valor total de peças do processo.
Confirme os valores no campo acima, “Totais do orçamento do beneficiário”. Caso não estejam corretos, verifique no Orçamento. Se houver divergências, contate a Seguradora ([email protected]).
Valor total de serviços é superior ao valor total de mão-de- obra do processo.
Valor total de notas fiscais é superior ao valor líquido do processo.
Confirme se o valor da franquia, valor de DNC e peças fornecidas (caso existam) foram deduzidos do valor total do orçamento.
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Vinculando imagens à Nota Fiscal
Para cada nota cadastrada deverá ser vinculada a imagem da nota fiscal. Para
isso, basta clicar no botão Vincular Imagens.
Após a inclusão da imagem, a cor do botão será alterada para verde.
Finalizar Processo
Após o cadastro das notas, confirme as informações e clique em “Finalizar Processo”, com isso, os dados das notas fiscais e suas imagens (notas fiscais digitalizadas) são enviados à HDI Seguros. Após realizado este processo, o cadeado estará fechado.
Protocolo de Notas Fiscais
Após Finalizar o Processo, o Protocolo de Notas Fiscais será gerado.
Clique em “Protocolo de NF’s” e, em seguida, no ícone .
Será exibido o protocolo abaixo. Ele deverá ser impresso e enviado junto à nota fiscal para HDI Seguros.
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Acompanhamento dos Serviços
O Acompanhamento dos serviços controla quando o veículo chegou na oficina, quando o serviço foi iniciado, quando foi concluído e quando de fato o carro foi entregue pronto para o segurado. É de extrema importância que o preenchimento destes campos seja feito frequentemente para que a Seguradora tenha uma visão do status atual da sua oficina.
O sistema preenche automaticamente os campos sinalizados pelo Item 1 e os campos sinalizados com Item 2 devem ser preenchidos pela oficina. Clique em “Acomp. Serviços”, em seguida no botão: “Alterar” e preencha os campos indicados no Item 2.
Após certificar que os dados estão corretos, clique em “Salvar” e, clique em “Sim”.
Tempo Médio
De acordo com os campos preenchidos no Acompanhamento dos Serviços, o sistema calcula automaticamente o tempo médio de duração de cada serviço, além de exibir o status da “Previsão de Entrega” do veículo.
Previsão de entrega Descrição
ANTECIPADA Se a “Data de Conclusão” for menor que a “Data de Previsão”.
CUMPRIDA Se a “Data de Conclusão” foi igual a “Data de Previsão”.
ATRASADA Se a “Data de Conclusão” for maior que a “Data de Previsão”.
Para problemas com senha de acesso; processo não localizado; conclusão divergente; status incorreto ou dúvidas envie e-mail para: [email protected]. Em caso de dúvidas no sistema, contate a Audatex: [email protected] ou 0800-722-9700 opção Suporte Técnico.