El presente guía permitirá al lector hacer uso de las herramientas básicas de comunicación, del conjunto de Herramientas On-Line disponibles, sustentado en el uso del correo electrónico institucional proporcionado a cada uno de los miembros de nuestra institución, además de aprovechar al máximo todo el potencial del uso de las herramientas colaborativas que proporciona Google Apps y que nuestra institución ha incorporado en el desarrollo de sus actividades académicas en todas las Carreras Profesionales que brinda.

GUÍA PARA EL ESTUDIANTE EN EL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO Y HERRAMIENTAS COLABORATIVAS INSTITUCIONALES

IESTP MASTER SYSTEM

1 GUÍA PARA EL ESTUDIANTE EN EL USO DEL CORREO ELECTRÓNICO Y HERRAMIENTAS COLABORATIVAS INSTITUCIONALES IESTP MASTER SYSTEM DESCRIPCIÓN Las herramientas de comunicación de la suite Ofimática propuestas por Google, que han sido creadas para incrementar la capacidad de comunicación y organización de las actividades personales e institucionales, han sido configuradas para su uso en nuestra institución, afianzando de esta manera la incursión de metodologías colaborativas en el desarrollo de las labores académicas El presente guía permitirá al lector hacer uso de las herramientas básicas de comunicación, sustentado en el uso del correo electrónico institucional proporcionado a cada uno de los miembros de nuestra institución, además de aprovechar al máximo todo el potencial del uso de las herramientas colaborativas que proporciona Google Apps y que nuestra institución ha incorporado en el desarrollo de sus actividades académicas en todas las Carreras Profesionales que brinda. OBJETIVOS: Orientar a los miembros de la comunidad estudiantil en el uso de:

• Correo institucional. • Disco Virtual (Drive)

DIRIGIDO A:

• Estudiantes. • Docentes. • Administrativos.

CONTENIDO

Módulo I: Gestión de

correos electrónicos y

mensajería

instantánea

Módulo II: Creación y

almacenamiento de

Documentos en Drive

Módulo III:

Autoevaluación.

2 CONTENIDOS TEMÁTICOS

La guía ha sido organizada en dos módulos de aprendizaje, de tal manera que permita al lector reconocer, paulatinamente, el uso de las Tecnologías de comunicación y colaboración institucional. Los módulos a desarrollar corresponden a:

Módulo I: Gestión de correos electrónicos y mensajería instantánea 1.1 Ingreso a la cuenta de correo institucional. 1.2 Uso del sistema de mensajería instantánea.

Módulo II: Creación y almacenamiento de Documentos en Drive 2.1 Ingreso al sistema de almacenamiento virtual: DRIVE. 2.2 Uso del sistema de almacenamiento virtual.

Módulo III: Autoevaluación.

3 Módulo I: Gestión de correos electrónicos y mensajería instantánea

CORREO INSTITUCIONAL El correo institucional asigna a cada uno de los miembros de la institución una cuenta de correo electrónico bajo la siguiente estructura:

usuario@istmastersystem.com Dónde:

usuario: Es el identificador único asignado a cada uno de los miembros de la institución Formato:

FORMATO DESCRIPCIÓN xxxxx_ci Usuario perteneciente a la Carrera Profesional de Computación e Informática

xxxxx_se Usuario perteneciente a la Carrera Profesional de Secretariado Ejecutivo Bilingüe

xxxxx_et Usuario perteneciente a la Carrera Profesional de Enfermería Técnica

xxxxx_ft Usuario perteneciente a la Carrera Profesional de Técnica en Farmacia

xxxxx_p Usuario Docente NOTA: La cuenta de correo debe de solicitarse en el Área de Informes o el Área de Innovación Tecnológica.

1.1 Ingreso a la cuenta de correo institucional. NOTA: Usar el navegador Google Chrome para ingresar a los servicios. Para ingresar al correo institucional, existen dos métodos de acceso:

• MÉTODO DE ACCESO I Ingresar a la página web institucional en la siguiente dirección: www.istmastersystem.com

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Pulsar sobre la imagen siguiente, que se encuentra en la parte inferior derecha de la página web:

Este enlace nos llevará a la siguiente página donde se procederá al ingreso de los datos correspondientes:

En esta página deberás ingresar en el casillero denominado: “Nombre de Usuario”, solamente el USUARIO de tu cuenta de correo. Luego deberás ingresar la contraseña y finalmente pulsar el Botón: “Iniciar sesión”

Si los datos ingresados son correctos, luego de pulsar “Iniciar Sesión” el usuario será dirigido al siguiente entorno donde se puede tener acceso a muchos servicios que ofrece la Comunidad Virtual Master System.

En esta página se deberá pulsar sobre el enlace “Abre Gmail” de la sección Correo Electrónico.

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• MÉTODO DE ACCESO II Si el usuario desea puede realizar un ingreso de una forma directa al correo institucional, para ello deberá ingresar en primer lugar a la página web de Google (www.goolge.com.pe):

En esta página deberá pulsar el enlace Gmail, que se encuentra en el menú de opciones.

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En esta página el usuario deberá ingresar su cuenta de correo electrónica (completa): usuario@istmastersystem.com

BANDEJA DE ENTRADA DEL CORREO

Si ha elegido el método de acceso I o II para acceder a su cuenta de correo, en ambos casos será direccionado a su bandeja de entrada correspondiente. Esta bandeja de entrada tendrá una vista similar a la siguiente imagen:

7 1.2 Uso del sistema de mensajería instantánea. NOTA: Usar el navegador Google Chrome para ingresar a los servicios. Otros de los servicios que ofrece el sistema es la posibilidad de comunicación on-line, a través del sistema de mensajería instantánea (chat) y que actualmente ha tomado el nombre de Hangouts. Para ingresar al sistema de mensajería instantánea, el usuario deberá ubicar el ícono correspondiente en la parte inferior izquierda, tal como lo muestra la siguiente imagen.

Una vez visualizado el acceso al sistema de mensajería instantánea se deberá pulsar sobre el enlace: Acceder al Chat

Inmediatamente se visualizará el listado de contactos con los que se puede comunicar y el estado (Disponible, no disponible, etc.) de cada uno de ellos.

8 Además, el usuario podrá decidir si hace uso de las nuevas características de mensajería instantánea: Hangouts. Para ello deberá seleccionar en el menú de configuración: Prueba las nuevas conversaciones.

El servicio de mensajería permite una comunicación fluida con los contactos.

9 Módulo II: Creación y almacenamiento de Documentos en Drive

Google Drive Google Drive es una sencilla pero potente suite ofimática, todo en línea. Nos permite crear nuevos documentos, editar los que ya teníamos o compartirlos en la red. Las principales ventajas de esta Suite son:

• Nuestros documentos se almacenan en línea: esto nos permite acceder a ellos desde cualquier ordenador con conexión a internet, y compartirlos con quienes nosotros queramos, permitiendo su edición o llegar a publicarlos para que todo el mundo pueda verlos.

• La gran cantidad de formatos que soporta: con el procesador de texto podremos editar nuestros documentos de Word, Libre Office, documentos de texto... y guardarlos con el mismo formato u otros distintos. Y lo mismo sucede con presentaciones y hojas de cálculo.

• Google Drive también tiene una versión para móviles, por lo que si accedes a través de uno el interfaz será distinto.

2.1 Ingreso al sistema de almacenamiento virtual: DRIVE. NOTA: Usar Google Chrome como navegador para ingresar a los servicios. Ingresar a la página www.google.com.pe

Pulsar en la opción: DRIVE

Si ya ha ingresado a su correo electrónico, deberá seleccionar la opción DRIVE

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2.2 Uso del sistema de almacenamiento virtual. Al iniciar Google Drive nos aparece la pantalla de inicio. Aquí podremos ver todos nuestros documentos

2.2.1 Crear un nuevo documento Vamos a ver cómo crear un nuevo documento, por ejemplo un documento de texto. Para ello haremos clic en el desplegable Crear.

Google Drive nos permite la creación de seis elementos:

• Carpeta, para organizar nuestros elementos. • Documento, un documento de texto. • Presentación, basada en diapositivas. • Hoja de cálculo.

11 • Formulario, con el que podemos recoger información de otros usuarios. • Dibujo, permite elaborar diseños en un entorno gráfico.

Como queremos crear un nuevo documento de texto, pulsamos en Documento. Se abrirá una nueva ventana o pestana del navegador, en la que nos aparece una pantalla como esta (en el caso de documentos de texto).

Le asignamos un nombre a nuestro archivo que hemos creado.

Finalmente continuamos con la edición del documento, tal como si trabajáramos en la Suite Microsoft Office o Libre-Office

2.2.2. Compartir un archivo

Para compartir un archivo se debe de pulsar el botón: Compartir

12 En el formulario se debe de ingresar el correo o el nombre de la persona con quien se va a compartir el archivo

Luego definimos el tipo de acceso que le asignará al usuario:

• Puede editar: Significa que el usuario podrá realizar modificaciones al archivo compartido. • Puede comentar: El usuario no podrá modificar el contenido del archivo pero sí podrá realizar

comentarios sobre el archivo. • Puede Ver: Es el acceso de menor privilegio que permite al usuario a solo visualizar el archivo

sin la posibilidad de editar o comentar. En todas las opciones el usuario si puede descargar el archivo.

Finalmente pulsamos el botón: Fin

Los archivos que han sido compartido mostrarán la palabra: Compartido junto al nombre del archivo.

Los archivos que nos han compartido, aparecerán en la carpeta: Compartido Conmigo

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2.3. Subir un archivo Los archivos que han sido creados en nuestro equipo pueden ser almacenados en DRIVE. Para ello sólo es necesario pulsar la opción: Subir. Esto nos mostrará la ventana para seleccionar el archivo correspondiente.

NOTA: Si desea conocer más sobre las herramientas de Google Apps, puede visualizar el siguiente video: http://youtu.be/YQNX45NmD90

14 MÓDULO III AUTOEVALUACIÓN:

Solo una respuesta es válida por pregunta. 1. .Podemos acceder a nuestra cuenta Google Drive desde distintos ordenadores?

a) No, solo podemos acceder desde donde activamos la cuenta. b) Si, pero nuestros documentos no estarán disponibles. c) Si, con nuestro usuario y contraseña de GMail.

2. Podemos elegir libremente el nombre con el que queremos guardar un documento. a) Verdadero. b) Falso.

3. El punto de inserción es lo mismo que el puntero del ratón. a) Verdadero. b) Falso.

4. Como sabemos el nombre del documento que tenemos abierto? a) Mirándolo en la barra del navegador. b) Mirándolo encima de la pestaña editar. c) Ambas respuestas son ciertas.

5. Para borrar letras podemos usar... a) La tecla Supr. b) La tecla Backspace. c) Las dos anteriores respuestas son correctas.

6. Si se apaga repentinamente el ordenador... a) Perdemos todos los documentos. b) Perdemos el último documento. c) Puede que perdamos las últimas líneas escritas. d) Nunca perdemos nada, porque se guardan automáticamente.