GUIDE DE TRANSFERTDES COMPÉTENCESEN ENTREPRISEÀ L’USAGE DES COLLABORATEURS

Convention Collective NationaleDE L’IMPORT-EXPORTCCN N°3100

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Le transfert de compétences en entreprise, quelle définition ? 4

Comment transférer mes compétences efficacement ? 6

• Première étape Dresser un état des lieux des compétences à transférer et construire la démarche de transfert

• Deuxième étape S’organiser pour être efficace

• Troisième étape Transférer les compétences en tenant compte des avancées de la personne bénéficiaire du transfert

• Quatrième étape Évaluer les résultats !

Bibliographie / Pour aller plus loin 10

SOMMAIRE

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Elaboré par la Commission Paritaire Nationale

de l’Emploi et de la Formation Professionnelle

(CPNEFP) de la branche, ce guide a pour objectif

de vous apporter des pistes de réflexion

et des conseils méthodologiques et de faciliter

l’utilisation des ressources mises

à votre disposition par l’Observatoire

des métiers de la branche.

À UN COLLABORATEUR

DE VOTRE ENTREPRISE

VOUS AVEZ ÉTÉ CHARGÉ(E) DE TRANSFÉRER DES COMPÉTENCES

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Mettre en oeuvre une démarche de transfert de savoir-faire en entreprise nécessite au préalable de s’entendre sur ce que revêt ce concept, et plus précisément d’identifier ce qui doit faire l’objet du transfert entre professionnels.

En effet, le but de la démarche est l’acquisition ou le renforcement des compétences pour les professionnels de l’entreprise.

La notion de « compétence » est plus large que les notions de « connaissance » et de « savoir-faire ». Une compétence est la capacité de mobiliser, dans une situation professionnelle donnée, différentes ressources (connaissances, savoir-faire, savoir-être), en vue d’atteindre un résultat. Elle est inséparable de l’action et ne peut être appréhendée qu’au travers de l’activité.

La compétence est observable et sujette à apprentissage, contrairement à l’expérience qui est une voie d’accès à la compétence. Elle fait appel à différentes ressources : savoirs théoriques, pratiques, méthodologiques, relationnels et sociaux (comportements), savoirs issus de l’expérience, implication, … Ces ressources ne sont donc pas uniquement des connaissances ni des savoir-faire.

Les connaissances et savoir-faire (savoirs théoriques, méthodologiques, pratiques), s’ils ne sont pas synonymes de « compétence », sont associés à la compétence. Ils représentent une ressource dans la mesure où la personne est en capacité de les mobiliser.

Dès lors, toute acquisition de compétence nécessite une mise en oeuvre opérationnelle dans le cadre d’une situation professionnelle, que celle-ci soit réelle ou reconstituée.

En effet, la compétence se construit nécessairement avec l’expérience, celle-ci n’étant pas transférable !

QUELLE

DÉFINITION ?

LE TRANSFERT DE COMPÉTENCES EN ENTREPRISE

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EXEMPLE

L’analyse des facteurs d’évolution sectoriels a montré que, pour les commerciaux de la branche Import-Export, il était nécessaire de renforcer la compétence « vendre une offre globale, une solution aux clients de l’entreprise ».

Pour développer cette compétence, il est indispensable que le commercial puisse acquérir ou renforcer ses connaissances :- connaissance des produits,- connaissance des services offerts

par l’entreprise,- connaissance des clients de l’entreprise

(évolution des besoins, typologie…).

Il devra également acquérir ou renforcer ses savoir-faire :- techniques de vente,- techniques de négociation,- voire techniques de gestion de projet

(dans le cas d’une offre techniquement complexe associant plusieurs intervenants)…

Cependant, il n’aura acquis la compétence que lorsqu’il sera capable d’utiliser de manière opérationnelle ces connaissances et ces savoir-faire face à un client, et de répondre à sa problématique, en respectant les contraintes en vigueur dans l’entreprise (faisabilité de l’offre de services, réalisme des engagements pris envers le client, défense de la marge, respect de la démarche de « compliance »…).

EN RÉSUMÉ …

Pour transmettre mes compétences, je dois d’abord identifier ce que je fais, quelles sont les ressources que je mobilise en situation professionnelle et repérer les contraintes dont je dois tenir compte.

Ensuite, je dois m’assurer que le professionnel à qui je transfère mon savoir-faire dispose des ressources nécessaires (connaissances, savoir-faire, savoir-être) et le placer dans des situations qui lui permettront de développer son expérience.

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EFFICACEMENT ?

COMMENT TRANSFÉRER MES COMPÉTENCES

Première étape Dresser un état des lieux des compétences à transférer et construire la démarche de transfertIdentifier les compétences à transférerLes descriptions de métiers réalisées par l’Observatoire des métiers et des qualifications de la branche peuvent vous aider ! Elles mettent à votre disposition, pour chaque métier clé de la branche, une liste des compétences à maîtriser, en mettant en évidence les compétences qui apparaîssent comme « clés » pour le secteur, compte tenu des évolutions en cours.

Pour un métier donné, les « compétences », organisées par blocs thématiques, permettront en amont d’identifier les compétences déjà maîtrisées par le professionnel à qui vous transmettrez et celles à acquérir ou à développer, puis d’organiser la transmission et d’en évaluer les résultats.

Compétences

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Hiérarchiser les compétences à transférer en fonction de leur degré de complexitéLes compétences qui apparaissent les plus simples et les plus proches de ce que la personne bénéficiaire du transfertconnaît seront à transmettre en premier.Pour cela, il est nécessaire de faire le point sur ses acquis et son expérience passée.

Elaborer un programme de transmission et choisir les modalités du transfertEn fonction de vos objectifs, il conviendra de définir un programme et un calendrier pour la transmission des compétences. Il conviendra également de choisir les modalités les mieux adaptées du transfert :

- à partir de situations de travail réelles, si la personne est proche des compétences visées, cette mise en situation pouvant être autonome ou accompagnée par vous-même ou un autre professionnel,

- à partir de situations de travail reconstituées, ce qui vous permet dans un premier temps de proposer des situations simples et de les complexifier au fur et à mesure,

- par l’apport de connaissances et de savoir-faire indépendamment d’une situation, cet apport étant nécessaire si la personne à laquelle vous devez transférer vos compétences manque de certaines ressources. Il peut, par exemple, s’agir de connaissances sur les produits, les clients, les procédures en vigueur dans l’entreprise, l’utilisation d’une application informatique…

En fonction des objectifs de la démarche de transmission dont vous êtes chargé(e) et de l’organisation en vigueur dans votre entreprise, une sélection sera à opérer parmi ces compétences. D’autres compétences seront peut-être à ajouter.

Pour le choix des activités à confier au professionnel bénéficiaire de la transmission, vous pouvez vous appuyer sur la rubrique « Activités » des fiches métiers.

Définissez un parcours logique et progressif d’acquisition.

Repérez les éléments les plus complexes à transmettre à partir d’un échange avec la personne à qui vous transmettez et non pas uniquement à partir de votre propre perception.

Construisez un programme réaliste et adapté à la complexité des compétences à transmettre.

Définissez des étapes claires, identifiables par la personne à qui vous transmettez.

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Deuxième étape S’organiser pour être efficace

Troisième étapeTransférer les compétences en tenant compte des avancées de la personne bénéficiaire du transfert

Organiser son activité en tenant compte de la démarche de transfertTransférer ses savoir-faire prend du temps et il est nécessaire de se trouver dans des conditions propices pour être efficace, c’est-à-dire éviter les situations ou les périodes de tension ou d’urgence, bénéficier de bonnes conditions matérielles (calme, disponibilité des matériels et outils de travail, ..), et disposer du temps nécessaire.

Analyser ses pratiques et identifier ses méthodes de résolution de problèmesIl s’agit là d’un point clé dans la transmission descompétences, car nous agissons souvent de manière automatique, sans nous rendre compte des ressources que nous mobilisons en situation professionnelle, car nous les avons intégrées. Or ce sont précisément ces ressources, dont nous n’avons pas nécessairement conscience, qu’il est nécessaire de transmettre.

Etre attentif/ive à la clarté de ses messages et explicationsLa clarté des informations et explications apportées sera pour beaucoup dans la réussite du transfert. Un réel effort est à faire pour se mettre à la portée de la personne bénéficiaire du transfert, pour être compréhensible et éviter de la noyer sous des détails trop nombreux. Il convient de ne jamais perdre de vue l’objectif de la démarche, qui est de transmettre une capacité à agir en situation.

Identifiez les périodes ou les moments de la journée au cours desquels vous avez le plus de disponibilité et programmez les moments de transfert comme des temps de travail clairement identifiés dans votre agenda.

A partir d’un exemple issu de votre pratique professionnelle, d’une situation problème par exemple, décomposez chacune de vos interventions en cherchant à identifier ce sur quoi vous vous appuyez pour agir.

Décomposez en éléments simplesles activités et procédurescomplexes pour les rendre lisibleset compréhensibles. Repositionnezl’activité à réaliser dans la chaînede services de l’entreprise pour en faire apparaître les objectifs et les enjeux. Pensez à expliciter le vocabulaire technique, les abréviations…

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Prendre en compte la personne à qui les compétences sont transféréesUne transmission implique nécessairement deux personnes. Vous n’êtes pas le seul acteur en jeu et chacun apprend à son rythme. Nous avons tous besoin, pour apprendre, de passer par des phases d’observation /réflexion, puis par des phases de mise en oeuvre et d’expérimentation avant d’être capable d’intégrer de nouveaux savoir-faire. Cela prend du temps et nécessitera plusieurs allers-retours !

Faire des retours réguliers à la personne à qui les compétences sont transféréesUn suivi et des échanges réguliers faciliteront lesapprentissages. Il est important de demander à la personne bénéficiaire du transfert ce qu’elle pense du travail qu’elle a réalisé, ce sur quoi elle est à l’aise et satisfaite, ce sur quoi elle rencontre des difficultés. Votre retour sera également un point de repère précieux à partir du moment où il valorise ce qui est bien fait, avant de parler des erreurs.

Enfin, aider la personne bénéficiaire du transfert à analyser ses difficultés et erreurs lui permettra de progresser plus efficacement.

Quatrième étape Évaluer les résultats !Cette évaluation sera réalisée à la fin de la période de transmission, mais aussi tout au long de la période transfert. Mesurer les résultats, c’est en effet identifier ce qui a été efficace et ce sur quoi desréajustements sont à opérer. Pour cela, plusieurs moyens sont à votre disposition : observation ensituation professionnelle réelle, entretien, examen des réalisations, mise en situation professionnelle reconstituée… Là encore, les fiches métiers réalisées par la branche vous seront très utiles !

Cherchez à identifier les difficultés ou incompréhensions à partir des questions posées et des réactions de la personne à qui vous transmettez et adaptez-vous à ses besoins et à son rythme (encouragement, accompagnement, prise rapide d’autonomie,…)

Pour « bien faire », une personne abesoin d’avoir confiance en elle :c’est aussi votre rôle. Il est importantde reconnaître ce qui est bien fait etd’encourager les personnes qui ontpeu confiance en elles.

Pour évaluer, prenez appui sur le travail réalisé en première étape lors de l’identification des compétences à transmettre et mesurez où vous en êtes pour chacune de ces compétences, en distinguant, le cas échéant, ce qui relève des connaissances acquises, des savoir-faire techniques, relationnels, ou bien encore de la capacité à prendre de l’autonomie, à assumer des responsabilités… Plus vous serez précis(e) dans le retour que vous effectuerez, au mieux vous aiderez la personne que vous accompagnez à progresser !

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BIBLIOGRAPHIE/ POUR ALLER PLUS LOIN

Dossier de l’ANACT sur la transmission des savoirs d’expérience :

https://www.anact.fr/themes/transfert-de-savoir-faire

ANACT, Revue Travail et changement, n°361, octobre - novembre - décembre 2015, Formation en situation de travail, organisations apprenantes.

Les enjeux des relations intergénérationnelles dans les organisations : la transmission des savoirs, Les enseignements d’un projet de transfert des savoirs d’expérience, Journées RH DGAFP du 30 octobre 2012, Fabienne CASER, ANACT.

Le travail de l’expérience, ouvrage coordonné par Jean-Marie BARBIER et Joris THIEVENAZ, L’Harmattan, série Recherche, septembre 2013.

Transférer les compétences, comment éviter les pertes de compétences stratégiques, Robert DIEZ, Laurence SARTON, Eyrolles, mars 2012.

Acquérir et transmettre des compétences, une étude conduite auprès de deux entreprises, Philippe ASTIER, Patrick CONJARD, Bernard DEVIN, Paul OLRY, Editions de l’ANACT, collection « Etudes et Documents » 2006

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DOCUMENT RÉALISÉ PAR L’OBSERVATOIRE PROSPECTIF DU COMMERCE À LA DEMANDE DE LA COMMISSION PARITAIRE NATIONALE POUR L’EMPLOI ET LA FORMATION PROFESSIONNELLE DE L’IMPORT-EXPORT.

Observatoire prospectif du commerce

251, boulevard Pereire - 75852 Paris cedex 17Tél. : 01 55 37 41 51 E-mail : observatoire@forco.org - www.forco.org

Pour contacter les représentants de la profession : www.CCNIE.org

DÉLÉGATIONS PATRONALES :

Entreprises internationales de la mécanique et de l’électronique www.ficime.org

Courtiers de marchandises www.ffscm.com

Opérateurs spécialisés du commerce international www.osci.fr

Négociants et commissionnaires à l’international www.snci-fr.com

Distributeurs de produits chimiques www.ufcc.fr

DÉLÉGATIONS SYNDICALES :

CFTC CSFV www.csfv.fr

FEC CGT FO www.fecfo.fr

FNECS CFE CGC www.fnecs.fr

CFDT Fédération des Services www.cfdt-services.fr

CGT Fédération du Commerce www.commerce.cgt.fr