guide des procédures pour les fonctions de word · la fonctionnalité copier et coller permet de...

© Les Éditions de la Chenelière inc. 1

COMPLÉMENT AU CAHIERD’APPRENTISSAGE

BIEN DISPOSÉEMise en page de correspondance , Julie Jean

Guide des procédures pour les fonctions de Word

Préparé parMonique Desrosiers

Enseignante

Collège d’informatique et d’administration de LaSalle

© 2001 Les Éditions de la Chenelière inc.

AVIS AUX UTILISATEURSToute reproduction, en tout ou en partie, sous quelque forme et par quelque procédé que ce soit, estinterdite sans l’autorisation écrite préalable de l’Éditeur. Toutefois, les utilisateurs du cahier d’appren-tissage Bien disposée – Mise en page de correspondance (ISBN 2-89461-439-X) sont autorisés àimprimer ce document pour leurs besoins personnels seulement.

Chenelière/McGraw-Hill7001, boul. Saint-LaurentMontréal (Québec) Canada H2S 3E3Téléphone : (514) 273-1066Télécopieur : (514) [email protected]

2 © Les Éditions de la Chenelière inc.

Modèles : note de servicelettre à un alignement 3lettre à deux alignements 4lettre à trois alignements 5

1. Création d’un document1.1. Supprimer et insérer du texte 71.2. Sélectionner du texte 71.3. Couper, copier et coller 81.4. Enregistrer un fichier 91.5. Aperçu avant impression 91.6. Imprimer un fichier 101.7. Fermer un fichier 111.8. Ouvrir un fichier 111.9. Fonction d’aide 11

2. Modifications d’un document2.1. Police 13

2.1.1. Style 132.1.2. Taille 132.1.3. Attributs 14

2.2. Paragraphe 142.2.1. Alignement 152.2.2. Espacement 152.2.3. Interligne 162.2.4. Retraits 17

2.3. Page 192.3.1. Marges 192.3.2. Taille 202.3.3. Disposition 20

2.4. Coupure de mots 212.5. Puces et numéros 212.6. Tabulations 222.7. Date 252.8. En-tête, pied de page 26

2.9. Vérification orthographique 272.10. Correction automatique 28

3. Modèles3.1. Pour créer une lettre à partir

de l’assistant 293.2. Utilisation de modèles de notes

de service et de lettres prédéfinis 31

3.3. Création d’un modèle à partir d’un modèle existant 32

3.4. Enveloppes et étiquettes 33

4. Insertion4.1. Tableur 354.2. Graphique 354.3. Image 364.4. Objet 36

5. Tableau5.1. Insérer un tableau 375.2. Fusionner des cellules 385.3. Fractionner des cellules 385.4. Insérer des lignes ou

des colonnes 385.5. Supprimer des lignes ou

des colonnes 395.6. Modifier la largeur

des colonnes 395.7. Modifier la hauteur des lignes 405.8. Déterminer l’alignement

horizontal du tableau 405.9. Format automatique 405.10. Barre d’outils Bordures

et tableaux 41

CAHIER DE PROCÉDURES DE TRAITEMENT DE TEXTE

TABLE DES MATIÈRES


École de comptabilité Labeille3867, rue Beaubien EstMontréal (Québec) H3C 8J6Tél. : (514) 432-8976 Téléc. : (514) 432-8999

Fonction En-tête

Fonction Marges (haut)

NOTE DE SERVICE

DESTINATAIRE: Madame Louise Sorel

EXPÉDITRICE: Julie Jean, enseignanteEXPÉDITEUR:

DATE: Le 15 septembre 200x

OBJET: La note ou la note de service

Voici quelques remarques concernant la note ou la note de service qui pourraient vous être utiles.

La note et la note de service sont des écrits généralement brefs. Parce que l’expéditrice oul’expéditeur et le destinataire se connaissent ou travaillent au sein de la même entreprise, cesécrits n’exigent pas le formalisme de la lettre d’affaires.

Ces écrits doivent cependant être rédigés avec le plus grand soin : un texte bien structuré et sansfautes, une présentation agréable, de préférence sur un formulaire affichant le logo del’entreprise.

Enfin, le ton et le style peuvent varier selon les destinataires, mais l’emploi d’un niveau de languecorrect est toujours de rigueur .

Bonne étude !

LB/xx

p.j. Formulaire

c.c. Mme Hélène Labrèche, directrice

Tabulation gauche pouraligner les quatre lignesdu bloc

Fon

ctio

n Mar

ges

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ite)

Fon

ctio

n Mar

ges

(gau

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Fonction Centré


Chenelière/McGraw-Hill7001, boul. Saint-LaurentMontréal (Québec) H2S 3E3Canada

Téléphone : (514) 273-1066Télécopieur : (514) 276-0324

Service à la clientèle : (514) 273-8055

RECOMMANDÉ

Fonction Marge (haut)

Fonction En-têteUn tableau a été créé pour produire ceten-tête.Le 20 août 200x

Madame Isabelle LemireDirectriceÉcole de comptabilité Labeille3867, rue Beaubien EstMontréal (Québec) H3C 8J6

Objet : Communication de renseignements

Madame la Directrice,

Nous avons le plaisir de vous faire parvenir un exemplaire de l’ouvrage Mise en page de la correspondance destiné aux commis comptables.

Ce guide d’apprentissage renferme des renseignements conformes aux recommandations del’Office de la langue française sur la présentation :

• de la note ;• de la lettre ;• de l’enveloppe.

Nous espérons que cet ouvrage apportera à vos élèves les connaissances nécessaires àl’amélioration de leurs écrits administratifs et vous prions d’agréer, Madame la Directrice,nos salutations les plus distinguées.

Le directeur de la publicité,

Éric Brisebois

EB/xx

p.j. (1)

c.c. M. Émile Durand, directeur de la commercialisation

Fon

ctio

n Sou

ligné

F

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ion M

arge

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Fon

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n M

arge

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Fonction Gras

Fonction Puces etnuméros


Fon

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n Sou

ligné

F

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arge

s (g

auch

e)

Fon

ctio

n M

arge

s (d

roite

)




RECOMMANDÉ Le 20 août 200x




Nous avons le plaisir de vous annoncer l’arrivée prochaine de plusieurs ouvrages pour leprogramme de comptabilité. Le tableau ci-dessous vous informe des titres en préparation.

Titres Modules

Cliquer sur le monde Recherche d’information

Bien disposée Mise en page de correspondance

Le style en tête Rédaction en français

Force de loi Législation des affaires

Yours Truly Rédaction en anglais

Nous espérons que ces ouvrages stimuleront vos élèves dans leur apprentissage et vous prions d’agréer, Madame la Directrice, nos salutations les plus distinguées.


EB/xx Éric Brisebois

p.j. (1)



Fonction En-têteUn tableau a été créé pourproduire cet en-tête.

Fonction Tabulations (centre de la feuille (10,8 cm) moins la valeur de lamarge gauche, par exemple 3,18 cm)

Fonction Gras

Fonction Tableau

Fonction Tabulations (centre de la feuille (10,8 cm)moins la valeur de la margegauche, par exemple 3,18 cm)





RECOMMANDÉ Le 20 août 200x




Nous avons le plaisir de vous faire parvenir un exemplaire de l’ouvrage Mise en page de la correspondance destiné aux commis comptables.

Ce guide d’apprentissage renferme des renseignements pertinents concernant laprésentation de la note, de la lettre et de l’enveloppe conformément aux recommandations de l’Office de la langue française.

C’est un outil indispensable à toute personne désireuse de connaître le protocole de la correspondance administrative.

Nous espérons que cet ouvrage apportera à vos élèves les connaissances nécessaires à l’amélioration de leurs écrits administratifs et vous prions d’agréer, Madame la Directrice, nos salutations les plus distinguées.


EB/xx Éric Brisebois

p.j. (1)



Fon

ctio

n Sou

ligné

F

onct

ion M

arge

s (g

auch

e)

Fon

ctio

n M

arge

s (d

roite

)

Fonction En-têteUn tableau a été créé pourproduire cet en-tête.

Fonction Tabulations (centre de la feuille (10,8 cm) moins la valeur de lamarge gauche, par exemple 3,18 cm)

Fonction Tabulations (centre de la feuille (10,8 cm)moins la valeur de la margegauche, par exemple 3,18 cm)

Fonction Gras et Centré

Fonction Tabulations (1,27 cm)ou Fonction Retrait de première ligne (positif 1,27 cm)pour le retrait au début dechaque paragraphe

1. Création d’un document

1.1 Supprimer et insérer du texte

La touche Suppr et la touche permettent de supprimer un caractère, un espace, unmot ou un paragraphe.

• La touche permet de supprimer le caractère situé à la gauche du pointd’insertion. Cette touche, appelée «marche arrière» fait reculer le curseur tout enpermettant de supprimer du texte.

Cette touche est tout indiquée pour supprimer le caractère erroné que vous venez de taper.Exemple : comptabilitr|

• La touche Suppr permet de supprimer le caractère situé à la droite du pointd’insertion.Exemple : Procédure pour effacer

• Placez le point d’insertion devant le caractère à supprimer, par exemple après ledeuxième « f».

• Appuyez sur Suppr .

Cette touche est tout indiquée pour supprimer caractères, mots et paragraphes déjà tapés.

Insertion de texte

L’insertion de texte permet d’ajouter caractères, espaces, mots et paragraphes dans untexte déjà tapé.

• Placez le point d’insertion à l’endroit où vous devez insérer le texte.Exemple : comtabilité. Pour insérer le «p» manquant, placez le point d’insertion

avant le « t».

• Tapez l’espace, le caractère, le mot manquant ou le texte que vous désirez insérer.

1.2 Sélectionner du texte

Sélectionnez la portion de texte avant de la déplacer ou de la copier, avant de supprimerun mot, un paragraphe, etc.

➜

➜



Pour sélectionner un bloc de textePour sélectionner un bloc de texte, cliquez sur le bouton gauche de la souris tout en lemaintenant enfoncé, puis faites glisser la souris sur le bloc de texte à sélectionner.

Pour sélectionner un mot Pour sélectionner un mot, cliquez deux fois sur le mot désiré.

Pour sélectionner une ligne de textePour sélectionner une ligne de texte, cliquez une fois à gauche du texte dans la zone desélection (marge gauche). Dans cette zone le pointeur prend la forme d’une flèche.

Zone de sélection

Pour sélectionner une phrasePour sélectionner une phrase, appuyez sur la touche CTRL et, tout en la maintenantenfoncée, cliquez n’importe où sur la phrase.

Pour sélectionner un paragraphe Pour sélectionner un paragraphe, cliquez trois fois sur n’importe quel mot duparagraphe ou cliquez deux fois dans la zone de sélection à la gauche du paragraphe.

Pour sélectionner tout le textePour sélectionner tout le texte, cliquez trois fois dans la zone de sélection ou appuyezsimultanément sur CTRL et la lettre A.

1.3 Couper, copier et coller

Couper Couper permet de supprimer un bloc de texte ou un objet (un dessin, par exemple).

• Sélectionnez le bloc de texte ou l’objet à supprimer.• Cliquez sur le bouton Couper de la barre d’outils.

Couper et collerCouper et coller permet de déplacer un bloc de texte ou un objet à un autre endroit dansle même document ou dans un autre document.

• Sélectionnez le bloc de texte ou l’objet à déplacer.• Cliquez sur le bouton Couper de la barre d’outils.• Placez le point d’insertion à l’endroit où vous désirez coller le texte.• Cliquez sur le bouton Coller de la barre d’outils.

Copier et collerLa fonctionnalité Copier et coller permet de reproduire un bloc de texte ou un objet àun autre endroit dans le même document ou dans un autre document.

• Sélectionnez le bloc de texte ou l’objet à copier.• Cliquez sur le bouton Copier de la barre d’outils.• Placez le point d’insertion à l’endroit où vous désirez copier le bloc de texte ou l’objet.• Cliquez sur le bouton Coller de la barre d’outils.

1.4 Enregistrer un fichier

Enregistrer un fichier permet de conserver un fichier sur une disquette, un disque durou un cédérom.

• Cliquez sur le bouton Enregistrer de la barre d’outils. • Dans la zone de texte Enregistrer dans, sélectionnez l’endroit où vous désirez

enregistrer le fichier.• Tapez le nom du fichier dans la zone de texte Nom du fichier.

Il n’est pas nécessaire d’ajouter d’extension à la fin du nom du fichier, lelogiciel Word en ajoutant une automatiquement (.doc). L’extension dufichier permet de repérer facilement le format du document.

• Cliquez sur Enregistrer.

Lorsque vous désirez modifier un fichier déjà enregistré, il est important de l’enregistrerde nouveau en cliquant sur le bouton Enregistrer de la barre d’outils de façon àconserver les modifications.

Pour enregistrer sous un autre nom un fichier déjà enregistré ou à un autre endroit• Cliquez sur le menu Fichier et sur Enregistrer sous. • Tapez le nouveau nom dans la zone de texte Nom du fichier ou sélectionnez le

nouvel emplacement dans la zone Enregistrer dans.• Cliquez sur Enregistrer.

1.5 Aperçu avant impression

La fonctionnalité Aperçu avant impression permet de visualiser le document avant del’imprimer. Il est recommandé de toujours visualiser un document avant de l’imprimerpour éviter d’imprimer des pages inutilement.


• Cliquez sur le bouton Aperçu de la barre d’outils.

• Cliquez sur le bouton pour revenir au document.

La loupe permet d’effectuer des modifications dans le document enmode Aperçu avant impression.

Une page et Afficher plusieurs pages permettent d’afficher une ouplusieurs pages à la fois .

Compris entre 10% et 500%, le facteur de zoom permet d’afficher ungros plan du document actif ou d’en obtenir une vue plus générale.

La règle permet de positionner des objets et de modifier les marges, lesretraits de paragraphe et d’autres paramètres d’espacement.

1.6 Imprimer un fichier

Imprimer un fichier permet d’imprimer le document à l’écran.

Pour imprimer tout le document • Cliquez sur le bouton Imprimer de la barre d’outils.

Pour imprimer certaines pages, la page qui est affichée ou plusieurs copies du document • Cliquez sur le menu Fichier et sur Imprimer. • Dans la section Plusieurs pages,cliquez sur :

Page en cours :pour imprimer la page affichée à l’écran ;Pages :pour imprimer certaines pages.

Indiquez dans la zone de texte les pages à imprimer, par exemple :2;4 (imprime la page 2 et la page 4) ;2-4 (imprime de la page 2 à la page 4) ;-4 (imprime du début à la page 4) ;4- (imprime de la page 4 à la fin) ;2;4-6;10 (imprime la page 2, de la page 4 à 6 et la page 10).

Indiquez le nombre de copies à imprimer dans la zone de texte de la section Copies.


1.7 Fermer un fichier

Fermer un fichier permet de faire disparaître le fichier de l’écran ou de fermerl’application.

• Cliquez sur le menu Fichier et sur Fermer ou cliquez sur le bouton dans le coinsupérieur droit de la barre des menus.

Lorsque vous avez apporté des modifications au document et que vous ne les avez pasenregistrées, Word vous invite à le faire.

Pour créer un nouveau fichier, cliquez sur le bouton Nouveau de la barre d’outils.

1.8 Ouvrir un fichier

Ouvrir un fichier permet de faire apparaître à l’écran un fichier déjà enregistré.

• Cliquez sur le bouton Ouvrir de la barre d’outils.• Dans la section Regarder dans, indiquez l’emplacement du fichier, par exemple

disquette 3 1/2 (A:) .• Cliquez sur le fichier désiré.• Cliquez sur Ouvrir.

Vous pouvez ouvrir un ou plusieurs fichiers sans fermer celui qui est affiché. Pourafficher un fichier ouvert et qui n’est pas en cours d’utilisation, cliquez sur le menuFenêtre et sur le fichier désiré.

Pour créer un nouveau document sans fermer le fichier à l’écran• Pour créer un nouveau document sans fermer le fichier à l’écran, cliquez sur le

bouton Nouveau de la barre d’outils.

1.9 Fonction d’aide

La fonction d’aide permet d’obtenir de l’information sur les fonctions de Word. Ellecomporte trois volets.

Aide contextuelle L’Aide contextuelle permet d’obtenir de l’information sur les boutons, les barresd’outils ou un élément d’une boîte de dialogue.


• Cliquez sur le bouton Aide contextuelle de la barre d’outils ou sur celui affichédans le coin supérieur droit de la boîte de dialogue.

• Cliquez sur l’élément pour lequel vous désirez obtenir de l’information.

Compagnon OfficeLe Compagnon Office apporte conseils et secours sous plusieurs formes :- Affichage de conseils ;- Intervention lors d’exécution

de fonctions ;- Saisie d’une question.

Pour activer le CompagnonOfficeCliquez sur le bouton dumenu de la fonction aide.

Aide par rubrique• Cliquez sur le point d’interrogation de la barre des menus.• Cliquez sur Sommaire et Index.• Cliquez sur l’onglet Index.

Si, après avoir cliqué sur Afficher, la rubrique sélectionnée se divise en plusieurs sujets,cliquez sur le sujet désiré puis sur Afficher.

Lorsque la rubrique d’aide s’affiche, vous pouvez l’imprimer en cliquant sur Options,puis sur Imprimer.


Tapez la fonction sur laquellevous désirez obtenir del’aide.

Sélectionnez la rubriquedésirée dans la liste.

Cliquez sur Afficher.


2. Modifications d’un document

2.1 Police

Police permet de déterminer l’aspect général des caractères.Exemples : Times New Roman,Arial, Brush script.

La police Times New Roman est la police par défaut.

Pour changer la police de caractères• Sélectionnez le bloc de texte auquel la police doit être attribuée.• Cliquez sur la flèche à la droite de la police de la barre d’outils Mise en forme. • Cliquez sur la police désirée dans la liste déroulante.

2.1.1 Style

Style permet d’attribuer un style particulier à la police sélectionnée. Le styleoffert varie selon la police : normal,gras, italique, gras italique. Vous utilisezcette option lorsque vous désirez que le style s’applique à tout le textesélectionné.

Pour sélectionner un style • Sélectionnez le bloc de texte.• Cliquez sur le menu Format et sur Police. • Cliquez sur l’onglet Police, style et attributs.• Dans la section Style, cliquez sur le style désiré.• Cliquez sur OK.

Dans ce menu, vous pouvez également sélectionner la police désirée et la visualiser.

2.1.2 Taille

Taille permet d’attribuer une grosseur aux caractères. La taille de la polices’exprime en points, cette taille étant de 10 points par défaut. Cependant, lataille de 12 points est la plus couramment utilisée.

Pour modifier la taille• Sélectionnez le bloc de texte auquel la taille doit s’appliquer.• Cliquez sur la flèche à la droite de la taille sélectionnée de la

barre d’outils Mise en forme.

• Cliquez sur la taille désirée dans la liste déroulante.

Si la taille désirée ne figure pas dans la liste, tapez-la dans la zonede texte.

2.1.3 Attributs

Attributs permet d’appliquer différents attributs à la police sélectionnée. Lesplus courants sont le gras, l’ italique et le souligné,contenus dans la barred’outils Mise en forme.

La boîte de dialogue de la fonction Police du menu Format contient d’autrestypes d’attributs.

Le tableau suivant donne un aperçu de chaque attribut.

Attribut Résultat Attribut Résultat

Barré Barré Contour CCoonnttoouurr

Barré double Barré double Relief ReliefRelief

Exposant m2 Empreinte

Indice H20 Petites majuscules PETITES MAJUSCULES

Ombré OmbréOmbré Majuscules MAJUSCULES

Pour sélectionner un attribut• Sélectionnez le bloc de texte auquel l’attribut doit être appliqué.• Cliquez sur l’option désirée de la barre d’outils Mise en forme (gras, italique

ou souligné). Ou • Cliquez sur le menu Format et sur l’option Police. • Cliquez sur l’onglet Police, style et attributs.• Cliquez sur le carré à la gauche du ou des attributs désirés.• Cliquez sur OK.

2.2 Paragraphe

Tout ce qui se termine par le symbole ¶ est considéré comme un paragraphe. Unparagraphe peut donc contenir une ou plusieurs lignes de texte.


EmpreinteEmpreinte

2.2.1 Alignement

Alignement permet de déterminer la position du paragraphe. Il existe quatretypes d’alignements. Gauche Alignement par défaut. Les lignes sont alignées à gauche, mais

elles ne le sont pas à droite.

Centré Le paragraphe est centré par rapport au milieu de la page. Cette option s’applique surtout aux paragraphes de une ligne.

Droit La fin de la ligne est alignée à droite, mais non à gauche. Cette option s’applique surtout aux paragraphes de une ligne.

Justifié Les lignes de gauche et de droite sont parfaitement alignées.

L’encadré suivant donne un aperçu de l’apparence de paragraphes selondifférents types d’alignements.

Voici un alignement centré.

L’ alignement gauche est l’alignement par défaut. Toutes les lignes duparagraphe sont alignées à gauche, mais non à droite.

L’ alignement justifié a pour effet d’aligner les lignes des paragraphes àgauche et à droite, formant un carré. On utilise très souvent l’alignementjustifié dans la présentation des articles de revues de même que dans lesrapports.

Voici un alignement à droite.

Pour sélectionner un alignement• Sélectionnez le bloc de texte à aligner.• Cliquez sur le bouton d’alignement désiré de la barre d’outils Mise en forme.

2.2.2 Espacement

Espacement permet d’affecter un espacement précis avant, et après lesparagraphes. Vous pouvez le définir en centimètres, en points et en lignes. Unespacement de 12 points équivaut à un espacement d’une ligne, à 6 points à0,5 ligne et à 18 points à 1,5 ligne. Notez que les espacements entre les


paragraphes s’additionnent. Un espacement de 6 points suivant un paragraphes’additionne à un espacement de 6 points avant un paragraphe, d’où unespacement de 12 points entre les deux.

Dans un texte très long, comme un rapport, il est préférable que vous sépariezles paragraphes par des espacements plutôt que par des paragraphes viergesreprésentés par le symbole :¶Pour fixer un espacement entre les paragraphes• Sélectionnez le ou les paragraphes désirés.• Cliquez sur l’option Paragraphe du menu

Format.• Dans la section Espacement,tapez la mesure

souhaitée dans la zone de texte EspacementAvant ou Espacement Après.

L’encadré suivant illustre le résultat de paragraphes séparés par des espacementsplutôt que par des paragraphes vierges.

Espacement entre les paragraphes

Séparer les paragraphes par des lignes vierges peut se faire rapidement.toutefois, dans un texte de plusieurs pages, des blancs indésirables sont créésdans le haut des pages.

Pour uniformiser la présentation, recourez à la fonction espacement entre lesparagraphes. Elle vous permet de fixer l’espacement désiré et permet d’éviterles blancs indésirables. Vous pouvez indiquer l’espacement en points, encentimètres ou en lignes.

2.2.3 Interligne

Interligne permet d’augmenter l’espace entre les lignes d’un paragraphe. Lanote de service et la lettre se tapent à simple interligne. Toutefois, le rapport estprésenté à 1,5 interligne ou à double interligne.

Pour modifier l’interligne• Sélectionnez le ou les paragraphes désirés.• Cliquez sur le menu Format et sur l’option

Paragraphe. • Dans la section Interligne, cliquez sur la liste

déroulante et sélectionnez l’interligne désiré.


Espacement après 18 pt

Espacement après 12 pt

L’encadré suivant contient un paragraphe tapé à double interligne.

La note de service et la lettre sont des documents présentés à simple

interligne. Le rapport se tape à 1,5 interligne ou à double interligne.

2.2.4 Retraits

Retraits permet de déplacer un paragraphe vers la gauche ou vers la droite defaçon à le mettre en évidence. Il existe quatre types de retraits : le retrait gauche,le retrait droite, le retrait de 1re ligne positif et le retrait de 1re ligne négatif.

Retrait gaucheLe retrait gauche permet de repousser le paragraphe à une certaine distance dela marge de gauche.

Retrait droiteLe retrait droite permet de repousser le paragraphe à une certaine distance de lamarge de droite.


xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.¶¶

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.¶¶

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xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx¶¶

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx¶

Retraitgauche

Retraitdroite

Retrait de 1re ligne positifLe retrait de 1re ligne positif permet de repousser la première ligne d’unparagraphe vers la droite. On utilise cette option notamment dans la lettre à troisalignements.

Retrait de 1re ligne négatifLe retrait de 1re ligne négatif permet de repousser les lignes d’un paragraphe àune certaine distance de la première ligne du paragraphe. On utilise notammentcette option au cours de la rédaction de références bibliographiques.

Vous pouvez créer ces retraits de différentes façons.

À partir des boutons retraits de la barre d’outils (pour le retrait gauche)• Cliquez sur le paragraphe ou sélectionnez les paragraphes désirés.• Cliquez sur le bouton Augmenter retrait jusqu’à ce que le paragraphe

soit à l’emplacement désiré. Word décale le paragraphe d’un taquet detabulation par défaut chaque fois que vous cliquez sur ce bouton. Les taquetsde tabulation par défaut sont les petites lignes grises au bas de la règle. Ellessont fixées à tous les 1,25 cm.

• Le bouton Diminuer le retrait permet de réduire le retrait fixé.

À partir de la règle• Cliquez sur le paragraphe ou sélectionnez les paragraphes désirés.• Pour le retrait gauche, cliquez sur le rectangle au bas de la glissière et

faites-le glisser sur la règle à l’emplacement désiré. Une ligne pointillées’affiche, facilitant l’alignement. La précision de cette méthode est de0,25 cm.

• Pour le retrait positif de 1re ligne, cliquez sur le triangle supérieur de laglissière et faites-le glisser sur la règle à l’emplacement désiré.


xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.¶¶

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx¶

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx.¶

• Pour le retrait négatif, cliquez sur le triangle inférieur de la glissière etfaites-le glisser sur la règle à l’emplacement désiré.

• Pour le retrait droite, cliquez sur le triangle à l’extrémité droite de la règleet faites-le glisser sur la règle à l’emplacement désiré.

À partir de la boîte de dialogue Retraits de l’option Paragraphe du menu Format

La boîte de dialogue Retraits permet d’attribuer unevaleur précise au retrait.• Cliquez sur le paragraphe ou sélectionnez les

paragraphes désirés.• Cliquez sur le menu Format et sur l’option Paragraphe. • Dans la section Retrait, tapez la valeur désirée dans la zone de texte de

retrait gauche ou droite.• Dans la liste déroulante De 1re ligne, cliquez sur

le type de retrait désiré et indiquez dans la zonede texte la valeur souhaitée.

• Cliquez sur OK.

2.3 Page

2.3.1 Marges

Les marges représentent la distance entre le bord de lafeuille et le texte. Par défaut, elles sont de 2,54 cm.Selon le document tapé, il peut être utile de lesmodifier. Par exemple, les marges supérieure, gauche et droite d’une note de service sont de 3,81 cm.

• Cliquez sur le menu Fichier et sur l’option Mise en page. • Cliquez sur l’onglet Marges.• Dans les zones de texte, indiquez les valeurs

désirées.• Cliquez sur OK.


Supérieure

Inférieure

GaucheD

roite

2.3.2 Taille

Taille permet de sélectionner la taille et l’orientation du papier. Par défaut, leformat de papier est 8 1/2 po 3 11 po, et l’orientation du papier est du typeportrait. L’orientation paysage permet l’impression d’un document dans le sensde la longueur.

Paysage Portrait

Pour modifier le format et l’orientation du papier• Cliquez sur le menu Fichier et sur l’option

Mise en page. • Cliquez sur l’onglet Taille.• Dans la liste déroulante, sélectionnez le

format de papier désiré.• Cliquez sur la pastille correspondant à

l’orientation souhaitée.

2.3.3 Disposition

Disposition permet notamment de sélectionner la disposition verticale du texte. Pardéfaut, un texte est aligné dans le haut et peut être disposé de différentes façons.

Texte aligné dans le haut Le texte commence à la marge supérieure.

Texte centré Le texte est centré verticalement.


Haut

Centré

Texte justifié Le texte est réparti de manière égale.

Pour modifier la disposition• Cliquez sur le menu Fichier et sur l’option

Mise en page. • Cliquez sur l’onglet Disposition.• Dans la liste déroulante de la section

Alignement vertical, cliquez sur l’alignement désiré.

2.4 Coupure de mots

Coupure de mots coupe les expressions et les mots trop longs se trouvant en fin de ligne.

Pour activer la coupure de mots• Cliquez sur le menu

Outils et sur l’optionLangue.

• Cliquez sur la fonctionCoupure de mots.

• Cochez l’optionCoupure automatique.

• Tapez 2 dans la sectionLimiter le nombre decoupures consécutives à pour limiter à deux le nombre de traits d’union consécutifsen fin de ligne.

• Cliquez sur OK.

2.5 Puces et numéros

Puces et numéros permet de créer automatiquement une liste à puces ou une listenumérotée, les puces remplaçant les chiffres d’ordre contenus dans les listes. Vouspouvez créer une liste à puces ou une liste numérotée avant, pendant et après la saisie.


Texte

Justifié

Également

Créer une liste à puces ou une liste numérotée lors dela saisie• Cliquez sur Liste à numéros ou Liste à puces

de la barre d’outilsMise en forme.

• Tapez le premier élément de l’énumération et appuyez sur Entrée. La puce ou lechiffre d’ordre suivant sera automatiquement inséré.

• Pour désactiver la fonction, cliquez sur le bouton de nouveau ou appuyez deux foissur la touche Entrée.

Créer une liste à puces ou une liste numérotée pendant et après la saisie• Sélectionnez le texte de l’énumération.• Cliquez sur Liste à puces ou sur Liste à numéros.

La boîte de dialogue Puces et numéros du menu Format vous propose différents typesde puces et de numérotations.

• Cliquez sur le menu Format et sur l’option Puces et numéros.

Pour une liste à puces• Cliquez sur l’onglet Puces. • Cliquez sur le symbole désiré.• Cliquez sur OK.

Pour une liste à numéros• Cliquez sur l’onglet Numéros.• Cliquez sur le type de présentation désiré.• Cliquez sur OK.

L’onglet Hiérarchisation permet de créer une liste numérotée contenantplusieurs niveaux, comme l’illustre la figure ci-contre.

2.6 Tabulations

Tabulations permet de spécifier l’endroit où doit figurer un bloc de texte, comme la datedans une lettre à deux alignements et le nom de l’expéditeur et du destinataire dans unenote de service.

La tabulation par défaut insère un taquet dont la valeur est prédéfinie à 1,25 cm. Cettevaleur est représentée sous la règle par un petit trait vertical.


Pour insérer un taquet de tabulation• Placez le point d’insertion devant le bloc de texte à décaler.• Appuyez sur Tab.

Le taquet de tabulation est représenté dans le bloc de texte par une flèche. Cetteflèche ne sera pas imprimée dans le document.

Dans une lettre et une note de service, vous devez fixer des taquets à des endroits bienprécis. Vous devez alors modifier les taquets de tabulation par défaut à l’aide de la boîtede dialogue Tabulations ou directement sur la règle.

Pour modifier les taquets detabulation par défaut à l’aide dela boîte de dialogue• Sélectionnez le texte si vous

l’avez déjà tapé.• Cliquez sur le menu Format et

sur l’option Tabulations. • Cliquez sur Supprimer tout

pour supprimer les taquets detabulation par défaut.

• Cochez la pastille Gauche dela section Alignement.

• Dans la zone Position, tapez lavaleur désirée.

• Cliquez sur Définir pour fixerle taquet de tabulation.

• Refaites les deux dernières étapes pour fixer d’autres taquets de tabulation.• Cliquez sur OK.

Il existe quatre types de taquets de tabulation : gauche, droite, centré et décimal. Pouraligner des colonnes de mots ou de chiffres, la fonction Tableau est maintenant toutindiquée. Le taquet de tabulation gauche est donc le type le plus utilisé.

Pour modifier les taquets de tabulation par défaut directement sur la règle• Cliquez sur le menu Affichage et sur Règle pour faire afficher la règle. • Placez le point d’insertion sur la ligne de texte où doit être appliqué le taquet de

tabulation ou sélectionnez les lignes de texte si le taquet de tabulation doits’appliquer à plusieurs lignes consécutives. Il est toutefois préférable que vousfixiez les taquets avant de commencer à taper le texte, car ils seront alorsdisponibles tout au long de la saisie du document.


• Assurez-vous que la tabulation sélectionnée est Tabulation gauche . Cliquez surl’indicateur de tabulation à la gauche de la règle pour modifier le type detabulations sélectionné.

• Pointez sur la règle la marque où doit être inséré le taquet, par exemple 3 cm, etcliquez.Les taquets de tabulation par défaut à la gauche de la nouvelle tabulation sontsupprimés automatiquement. Une ligne pointillée verticale s’affiche pour faciliterl’alignement.

• Pour déplacer un taquet, cliquez sur la marque de tabulation mal positionnée etfaites-la glisser à l’endroit désiré.

• Pour supprimer un taquet, cliquez sur la marque de tabulation à supprimer et faites-la glisser sous la règle.

Exemple de taquets de tabulation à fixer dans une note de service• Tapez le texte et

appuyez sur Tab aprèschaque deux-points.

• Sélectionnez lesquatre lignes tapées.

• Pointez sur la règleune position qui tientcompte du mot le pluslong, ici Destinataire,et des espaces àlaisser en blanc après les deux-points (deux ou trois).

• Cliquez sur la règle pour fixer les taquets de tabulation.

Exemple de taquets de tabulation à fixer dans une lettre à deux et à trois alignementsDans une lettre à deux alignements, vous devez insérer un taquet de tabulation aucentre de la ligne pour la date et la signature. La position du taquet variera en fonctiondes marges. Le centre de la feuille se situe à 10,80 cm, soit la largeur (21,59 cm)divisée par deux.

Pour trouver la tabulation, soustrayez le centre par la valeur de la marge.


La section blanche de la règle représente l’espace disponible entre les marges gauche etdroite qui contiendra le texte. Selon la largeur des marges, la gradation sur la règle seradifférente. La position du taquet de tabulation variera donc en fonction des marges de la lettre.

Pour trouver la positionSoustrayez la valeur de la marge de gauche de la valeur correspondant au milieu de lafeuille, soit 10,80 cm (largeur de la feuille 21,59 cm divisée par deux).Par exemple, 10,80 cm – 3,18 cm (marge gauche) = 7,62 cm (position du taquet pour ladate et la signature).

Dans une lettre à trois alignements, ajoutez une tabulation de 1,27 cm pour le retrait dela première ligne des paragraphes.

2.7 Date

Date permet l’insertion automatique de la date dans un document. Dans une note deservice et dans une lettre, la date doit être précédée de l’article «Le» et être au long,par exemple «Le 4 juin 2000».

Pour insérer une date • Cliquez sur le menu Insertion et sur

l’option Date et heure. • Sélectionnez le format désiré dans la

liste déroulante. • Cliquez sur OK.

Note :gardez à l’esprit que, dans une note de service et dans une lettre, la date doit êtreprécédée de l’article «Le».

Si le format de la date ne figure pas dans la liste déroulante• Cliquez sur Démarrer de la barre d’état de Windows, sur Paramètres et sur Panneau

de configuration.• Cliquez sur Paramètres régionaux.• Cliquez sur l’onglet Date.• Sélectionnez j MMM aaaa dans la liste déroulante de la section Date longue.• Cliquez sur OK.



2.8 En-tête, pied de page

En-tête, pied de page permet de reproduire des renseignements dans le haut (en-tête) etdans le bas (pied de page) de chaque page d’un document. Il peut s’agir du numéro depage, du titre du chapitre, de la date, du nom de l’auteur, etc.

Vous pouvez définir un en-tête ou un pied de page identique pour chaque page,différent pour la première page du document, ou différents pour les pages paires et impaires.

Pour insérer un en-tête ou un pied de page • Cliquez sur le menu Affichage et sur l’option En-tête et pied de page.

Une barre d’outils s’affiche et une boîte En-tête dans laquelle le point d’insertionclignotera.

• Tapez le texte désiré.Vous pouvez insérer la date, l’heure et le numéro de page en cliquant sur leurbouton respectif. Deux taquets de tabulation par défaut se trouvent sur la règle : l’unau centre et l’autre à droite. Appuyez sur Tab pour taper les éléments à l’endroitdésiré. Si les marges du document ne sont pas les marges par défaut, repositionnezles taquets de tabulation droite à l’intérieur des marges.

• Cliquez sur Basculer En-tête/pied de page si vous désirez insérer un pied de page. • Tapez le texte désiré.

L’en-tête et le pied de page sont imprimés par défaut à 1,25 cm du bord supérieur et inférieur de la feuille. Il est préférable que vous augmentiez cette valeur. Pour la modifier :• Cliquez sur Mise en forme de la barre d’outils En-tête et pied de page ;• Cliquez sur l’onglet Marges ;• Tapez les valeurs, par exemple 2,54 cm, dans les zones de texte ;• Cliquez sur OK.

Pour que l’en-tête ou le pied de page ne figurent pas sur la première page du document• Cliquez sur Mise en forme de la barre d’outils En-tête et pied de page.• Cliquez sur l’onglet Disposition.• Cliquez sur l’option Première page différente.• Cliquez sur OK.

Insérer no de page

Insérer nombre de pages

Identique au précédentMise en forme

Insérer date En-tête/piedsuivant ou précédentInsérer heure

Numérotation des pages Basculer-en-tête/pied de page

Pour que l’en-tête ou le pied de page soient différents pour les pages paires etpages impaires• Cliquez sur Mise en forme de la barre d’outils En-tête et pied de page.• Cliquez sur l’onglet Disposition.• Cliquez sur l’option Paires et impaires différentes.• Cliquez sur OK.• Cliquez sur Fermer.

L’en-tête et le pied de page ne sont visibles qu’en mode d’affichage Page. Poursélectionner ce mode, cliquez sur le menu Affichage et sur l’option Page.

2.9 Vérification orthographique

Vérification orthographique permet de corriger les erreurs orthographiques etgrammaticales. Cette vérification peut être assurée automatiquement ou à l’aide de laboîte de dialogue Grammaire et orthographe.Vérification automatique

Lors de la frappe, Word laisse un trait ondulé rouge sous les mots mal orthographiés.

Pour corriger les mots mal orthographiés• Cliquez sur le mot avec le bouton droit de la souris. • Cliquez sur le mot correctement orthographié pour

effectuer le remplacement.

Word souligne tout mot correctement écrit, mais qui ne figure pas dans sondictionnaire. Vous pouvez l’ajouter au dictionnaire en cliquant sur Ajouter. Dans le cascontraire, cliquez sur Ignorer toujours pour que le mot ne soit plus considéré commeune erreur.

Correction automatique permet de corriger automatiquement les fautes les pluscourantes. Vous pouvez intégrer ces fautes à la liste des corrections automatiques.Cliquez sur le mot avec le bouton droit de la souris et sur Correction automatique, etsélectionnez l’orthographe exacte. Si vous retapez le mot mal orthographié de la mêmefaçon, il sera corrigé automatiquement.

Un mot mal tapé mais dont l’orthographe existe ne sera pas signalé comme une erreur.Par exemple, le mot «pur» plutôt que «pour» ne sera pas détecté comme une erreur,car le mot «pur» existe.


Lors de la frappe, Word souligne les erreurs grammaticales en vert.

Pour corriger les erreurs grammaticales• Cliquez sur le mot avec le bouton droit de

la souris.• Si la réponse suggérée est correcte,

sélectionnez-la. • Si aucune réponse n’est suggérée,

consultez la nature de l’erreur et fermez le menu. • Faites la correction s’il y a lieu ou cliquez sur Ignorer la phrase pour faire

disparaître la ligne verte s’il n’y a pas d’erreur.• Cliquez sur Grammaire pour obtenir plus d’information.

Correction à partir de la boîte de dialogue

• Cliquez sur Grammaire et orthographe de la barre d’outils.Lorsque Word détecte un mot inconnu, un mot qu’il croit mal orthographié ourepère une erreur grammaticale, il fait afficher une boîte de dialogue.

• Les erreurs orthographiques sont marquées d’un trait ondulé rouge, et les erreursgrammaticales sont présentées en vert.

• La fenêtre du haut affiche l’erreur orthographique ou l’erreur grammaticale, alorsque la fenêtre du bas contient une ou plusieurs suggestions.

• Cliquez sur la bonne réponse dans la fenêtre Suggestions et sur Remplacer oucliquez dans la fenêtre du haut et faites la correction désirée, ou encore cliquez surIgnorer pour continuer (si le mot est correctement orthographié).

2.10 Correction automatique

Correction automatique corrige automatiquement toute erreur de frappe et toute erreurorthographique lors de la saisie. Elle contient une liste exhaustive de correctionsautomatiques.

Pour vérifier les corrections existantes• Cliquez sur le menu Outils et sur l’option Correction automatique. • Cliquez sur l’onglet Lors de la frappe et correction automatique.



Pour ajouter une correction automatique à la liste existante• Cliquez sur le menu Outils

et sur l’option Correctionautomatique.

• Cliquez sur l’ongletCorrection automatique.

• Dans la case Remplacer,tapez le mot ou l’expressionerroné.

• Dans la case Par, tapez lemot ou l’expression correct.

• Cliquez sur OK.

3. Modèles

Word propose de nombreux modèles de documents prêts à employer. Un modèle consiste enun canevas à partir duquel se compose le texte proprement dit, certains éléments de mise enpage étant prédéfinis. Les modèles proposés permettent de créer rapidement des lettres, desnotes de service et des télécopies.

Word offre aussi un assistant dont le rôle est de faciliter la création de lettres, de notes deservice, d’enveloppes, d’étiquettes, etc. Il est donc possible de créer un document avec unminimum de connaissances.

3.1 Pour créer une lettre à partir de l’assistant• Cliquez sur le menu Fichier et sur l’option Nouveau.• Cliquez sur l’onglet Lettres et télécopies.• Cliquez deux fois sur l’Assistant Courrier.• Cliquez sur Envoyer une lettre.• Dans la section Format date, sélectionnez le format de date désiré,

par exemple 7 juin 2000. Vous devez toutefois insérer l’article«Le» avant la date.

• Sélectionnez le modèle de lettre désiré dans la liste déroulante.Trois modèles sont offerts pour le Canada: Lettre professionnelle,Lettre contemporaine et Lettre élégante. Le modèle Lettre professionnelle est approprié.

• Sélectionnez le style de lettre dans la liste déroulante : monobloc (à un alignement),signature indentée (à deux alignements) et texte et signature indenté (à troisalignements).

• Cliquez sur l’option Papier à en-tête si la lettre à imprimer contient un logo d’entreprise.Si l’option Papier à en-tête est activée, indiquez la position de l’en-tête ainsi que l’espaceoccupé par l’en-tête en cm sur le papier. Cliquez sur Suivant.

• Tapez le nom et l’adresse du destinataire ou cliquez sur le carnet d’adresse etsélectionnez le nom et l’adresse du destinataire.

• Dans la section Salutations, tapez Monsieur ou Madame, ou les deux.

• Cliquez sur Suivant.• Tapez le texte approprié dans la zone de texte des éléments que vous désirez inclure dans

votre lettre. Si vous ne désirez pas que ces éléments, ou certains d’entre eux, figurentdans votre lettre, cliquez sur le carré approprié pour le désélectionner. Le crochetdisparaîtra.

• Le cas échéant, inscrivez le nom et la fonction de la ou des personnes devant recevoirune copie de la lettre, dans la section Copie Cc.

• Cliquez sur Suivant.• Inscrivez le nom de l’expéditeur.• Pour sélectionner la formule de politesse appropriée, cliquez sur la liste déroulante, et

sélectionnez par exemple Veuillez agréer, <>, nos salutations les meilleures. Ajoutezl’appel entre les crochets et supprimez les crochets après que vous avez cliqué surTerminer.

• Inscrivez la fonction de l’expéditeur.• Dans la section Rédacteur/dactylo, inscrivez les initiales d’identification du rédacteur et

du dactylo.• Cliquez sur Pièces jointes et indiquez-en le nombre, le cas échéant.• Cliquez sur Terminer.

Word crée un canevas de lettre à partir des renseignements fournis.• Tapez le texte de la lettre à l’endroit indiqué.


Vous devrez modifier le résultat final pour respecter les normes de présentation deslettres d’affaires. Par exemple, vous devrez déplacer l’objet avant l’appel, déplacer laformule de salutations à la marge gauche, insérer la fonction de l’expéditeur à côté deson nom ou avant, ajouter des lignes vierges entre la date et la vedette, la signature etles pièces jointes, et copie conforme. Enfin, vous devrez remplacer «Cc.» par «C.C».

Pour créer une note de service à l’aide de l’assistant, cliquez sur l’onglet Mémos etdeux fois sur ASSISTANT MEMO. Tapez les renseignements dans les zonesappropriées à chacune des étapes. Cliquez sur Terminer et tapez le texte de la note de service.

3.2 Utilisation de modèles de notes de service et de lettres prédéfinis

À la différence de l’Assistant Courrier, la création d’un document à partir d’un modèlen’est pas guidée. Le canevas s’affiche, et c’est à l’utilisateur d’y insérer lesrenseignements.

Pour créer un document à partir d’un modèle Word• Cliquez sur le menu Fichier et sur l’option

Nouveau.• Cliquez sur l’onglet approprié : Lettres et

télécopies ou Mémos.• Sélectionnez le modèle : lettre

contemporaine Canada, lettre éléganteCanada et lettre professionnelle Canadapour la lettre et la note de service.

• Cliquez sur Document dans la sectionCréer un nouveau.

• Cliquer sur OK.


Un canevas de lettre ou de note de service s’affiche. Le canevas contient deschamps où les renseignements à taper sont inscrits, par exemple «Taper ici l’adressedu destinataire».

• Cliquez sur Enregistrer lorsque vous aurez terminé la lettre ou la note de service. Lefichier se verra attribuer une extension .doc au moment de l’enregistrement.

3.3 Création d’un modèle à partir d’un modèle existant

Les modèles de documents de Word ne respectent pas intégralement les normes deprésentation des lettres et des notes de service. Vous devez donc modifier laprésentation de ces documents chaque fois, une tâche fastidieuse. Pour vous faciliter latâche, vous devriez donc créer un modèle à partir des modèles existants.

Pour créer un modèle à partir d’un modèle existant• Cliquez sur le menu Fichier et sur Nouveau.• Cliquez sur l’onglet désiré : Lettres et télécopies ou Mémos.• Sélectionnez le modèle : élégant, contemporain ou professionnel.

Cliquez sur Modèle dans la section Créer un nouveau.Cliquez sur OK.Modifiez le modèle pour qu’il corresponde aux normes de présentation.

Voici les modifications que vous devrez effectuerPour une lettreModifiez les marges.Modifiez l’espacement entre la date et la vedette.Modifiez la formule de salutations.Ajoutez des taquets de tabulations dans les lettres à deux et à trois alignements.

Pour une note de serviceModifiez le titre pour «Note de service».Remplacez «A» par «Destinataire» et «De» par «Expéditeur».Modifiez l’ordre des éléments pour le suivant :Destinataire :Expéditeur :Date :Objet :.Supprimez les autres éléments.Modifiez le taquet de tabulation pour qu’il soit positionné en fonction du mot le pluslong (ici, «Destinataire»).


Lorsque que vous aurez terminé les modifications, enregistrez le modèle. Par défaut,tous les modèles de documents sont enregistrés dans un dossier contenant tous lesmodèles. Lorsque vous cliquez sur Enregistrer, le modèle est enregistré sur le disquerigide et non sur une disquette. Un modèle se verra attribuer l’extension .dot aumoment de l’enregistrement.

Pour enregistrer un modèle de document sur disquette• Cliquez sur le menu Fichier et sur Enregistrer sous.• Dans la section Enregistrer dans, sélectionnez disquette 3 1/2 (A:).• Dans la section Type de fichier, sélectionnez Modèle de document.• Tapez le nom du modèle, par exemple lettre à un alignement.• Cliquez sur OK.

Utiliser ce nouveau modèle pour créer un document• Cliquez sur le menu Insertion et sur Fichier.• Sélectionnez Modèle de document dans la section Type de fichier.• Sélectionnez le modèle désiré.• Cliquez sur OK.• Complétez le modèle.Vous devriez concevoir un modèle de lettre pour chaque type d’alignement.

Pour modifier le nouveau modèle créé• Cliquez sur Ouvrir.• Sélectionnez Modèle de document dans la section Type de fichier.• Sélectionnez le modèle désiré.• Cliquez sur Ouvrir.• Faites les modifications désirées.• Enregistrez le fichier de nouveau.

3.4 Enveloppes et étiquettes

Enveloppes et étiquettes offre différents modèles d’enveloppes et d’étiquettes.

Pour créer une enveloppe• Ouvrez le fichier de la lettre que doit contenir l’enveloppe, le cas échéant. Word

sélectionne alors automatiquement l’adresse du destinataire.• Cliquez sur le menu Outils et sur l’option Enveloppes et étiquettes.• Cliquez sur l’onglet Enveloppes.• Tapez l’adresse du destinataire si Word ne l’a pas fait afficher automatiquement.• Tapez l’adresse de l’expéditeur si ce dernier n’est pas déjà affiché.• Cliquez sur Options.• Sélectionnez le format d’enveloppe désiré. Le format US 10 est courant.


• Cliquez sur OK.• Si l’enveloppe doit contenir une mention de caractère ou d’acheminement, vous

devez l’inscrire dans la zone de texte Expéditeur sous l’adresse de l’expéditeur.Placez le pointeur sous l’adresse de l’expéditeur, appuyez sur Entrée à une dizainede reprises. Tapez la mention en lettres majuscules.

• Lorsque vous aurez terminé l’enveloppe, cliquez sur Ajouter au document.• Sélectionnez la mention et cliquez sur le bouton Souligner. Si elle ne figure pas à

l’endroit approprié, ajoutez ou supprimez des retours de chariot.

Lors de l’impression, l’option Alimentation manuelle est sélectionnée par défaut, vouspermettant d’insérer des enveloppes dans l’imprimante. Lorsque l’enveloppe estimprimée sur une feuille, cliquez sur Fichier, Mise en page et Alimentation papier etsélectionnez Sélection automatique.

Pour créer une étiquette• Faites afficher la lettre de façon que Word sélectionne automatiquement les

coordonnées du destinataire.• Cliquez sur le menu Outils et sur l’option Enveloppes et étiquettes.• Cliquez sur l’onglet Étiquettes.• Cliquez sur Options.• Sélectionnez, par exemple, Avery Standard dans la liste déroulante de la section

Taille internationale.• Cliquez, par exemple, sur 5161 dans la section Numéro de référence ou sur un autre

numéro.• Tapez le nom et l’adresse du destinataire s’ils ne sont pas déjà affichés.• Cliquez sur Adresse unique pour avoir une seule étiquette ou sur Page d’étiquettes

identiques pour avoir une page complète de la même étiquette.• Cliquez sur Imprimer.

Lors de l’impression, l’option Alimentation manuelle est sélectionnée par défaut, vouspermettant d’insérer des feuilles d’étiquettes dans l’imprimante. Lorsque les étiquettessont imprimées sur une feuille, cliquez sur Fichier, Mise en page et Alimentation papieret sélectionnez Sélection automatique.

N’oubliez pas la mention de caractère (Confidentiel)ou d’acheminement(Recommandé)si l’envoi doit en contenir une. Si vous avez inscrit l’adresse dudestinataire sur une étiquette et non directement sur l’enveloppe, vous pourriezimprimer une étiquette contenant la ou les mentions et la coller à l’endroit approprié.


4. Insertion

4.1 Tableur

Le tableur permet d’insérer un tableur conçu à l’aide d’un chiffrier électronique.

Pour insérer un tableur• Cliquez sur le menu Insertion et sur Objet.• Cliquez sur l’onglet Créer d’après un fichier.• Cliquez sur Parcourir et sélectionnez le dossier et le fichier désirés.• Cliquez sur OK.• Cliquez sur Lier au fichier pour activer la fonction.

L’option Lier au fichier crée un lien dynamique. Les modifications apportéesdans le fichier Word le seront aussi dans le fichier Excel, et vice versa.

• Cliquez sur OK.Le tableur s’affiche, et sa mise en page est demeurée intacte.

Cliquez deux fois sur le fichier pour ouvrir l’application Excel et y apporter lesmodifications désirées. Pour revenir au fichier Word, quittez Excel.

Sélectionner Feuille de calcul Excel dans l’onglet Nouvel objet permet de faire afficherune feuille de calcul Excel vierge et de concevoir un tableur. Les barres d’outilsd’Excel sont disponibles. Cliquer à l’extérieur de la feuille de calcul vous permet defaire disparaître le quadrillé Excel, laissant un tableau dans l’écran Word.

4.2 Graphique

Graphique permet d’insérer dans un document Word un graphique conçu à partir d’unchiffrier électronique.

Pour insérer un graphique• Ouvrez le fichier Excel contenant le graphique.• Sélectionnez le graphique.• Cliquez sur Copier.• Activez l’écran Word.• Placez le point d’insertion où doit figurer le graphique.• Cliquez sur le bouton Coller ou sur l’option Collage spécial du menu Édition.• Cochez l’option Coller avec liaison.

Toute modification faite dans le fichier Excel se reflète dans le document Word.• Sélectionnez graphique Microsoft Excel objet• Cliquez sur OK.


4.3 Image

Image permet d’insérer, dans un document, une image de la bibliothèque d’images deMicrosoft Office.

Pour insérer une image• Cliquez sur le menu Insertion et sur l’option Image.• Cliquez sur Images de la bibliothèque.• Cliquez sur l’onglet Images Clipart.• Sélectionnez la catégorie désirée.• Sélectionnez l’image désirée.• Cliquez sur Insérer.

L’image est insérée dans le document sous forme d’image flottante. Vous pouvezl’insérer à l’endroit désiré, la réduire et l’agrandir, au besoin.

Lorsque l’image est sur disquette, sélectionnez À partir du fichier, cliquez sur ledossier et sur le nom du fichier pour la faire afficher.

Pour faciliter le positionnement de l’image dans le document, modifiez-la sousforme d’image fixe :

• Sélectionnez l’image.• Cliquez sur le bouton droit de la souris.• Sélectionnez Format de l’image.• Cliquez sur l’onglet Position.• Cliquez sur l’option Dissocier du texte pour désactiver cette fonction.

L’image est alors considérée comme un caractère, et vous pouvez la couper, lacopier, la coller, etc.

4.4 Objet

Objet permet d’insérer dans Word un fichier d’un autre logiciel ou d’ouvrir celui-ci defaçon à créer un objet à insérer automatiquement dans le document Word.

Pour insérer un objet existant• Cliquez sur le menu Insertion et sur l’option Objet.• Cliquez sur l’onglet Créer à partir du fichier.• Cliquez sur Parcourir.• Sélectionnez le dossier et le fichier désirés.


• Cliquez sur OK.L’objet est inséré dans le document.

Pour insérer un nouvel objet• Cliquez sur le menu Insertion et sur l’option Objet.• Cliquez sur l’onglet Nouvel objet.• Sélectionnez le type d’objet à créer.• Cliquez sur OK.

Tout en demeurant dans Word, l’application servant à créer l’objet s’ouvrira. Pourfermer l’application, cliquez à l’extérieur du cadre.

5. Tableau

Tableau permet de créer des tableaux, tout comme dans Excel. Elle est toutefois plus limitée.L’alignement gauche, droit et centré ainsi que tous les attributs de caractères, tels que policeet taille, sont disponibles.

5.1 Insérer un tableau

La fonctionnalité Insérer un tableau permet de déterminer le nombre de lignes et decolonnes désiré.


Pour insérer un tableau• Cliquez sur le menu Tableau

et sur l’option Insérer untableau.

• Tapez le nombre de lignes etde colonnes désiré.

• Cliquez sur OK.

5.2 Fusionner des cellules

Fusionner des cellules permet de grouper plusieurs cellules en une seule.

Pour fusionner des cellules• Sélectionnez les cellules à fusionner.• Cliquez sur le menu Tableau et sur Fusionner des cellules ou cliquez sur le bouton

droit de la souris et sélectionnez Fusionner des cellules.

5.3 Fractionner des cellules

Fractionner des cellules permet de fractionner une cellule en plusieurs lignes ou colonnes.

Pour fractionner une cellule• Placez le point d’insertion dans la cellule.• Cliquez sur le menu Tableau et sur Fractionner des cellules ou cliquez sur le bouton

droit de la souris et sur Fractionner des cellules.• Tapez le nombre de lignes ou de colonnes désiré.• Cliquez sur OK.

5.4 Insérer des lignes ou des colonnes

Insérer des lignes ou des colonnes permet d’insérer des lignes ou des colonnes audébut, à l’intérieur ou à la fin d’un tableau.

Pour insérer des lignes ou des colonnes à l’intérieur d’un tableau• Placez le point d’insertion à l’endroit où doit être insérée la ligne ou la colonne.• Sélectionnez la ligne ou la colonne.• Cliquez sur le menu Tableau ou sur le bouton droit de la souris.• Cliquez sur Insérer lignes ou sur Insérer colonnes.

Notez que Word insère la ou les lignes au-dessus du point d’insertion et la ou lescolonnes à la gauche du point d’insertion.



En plaçant le point d’insertion à la deuxième lignede la première colonne :

• l’insertion d’une nouvelle ligne se fera entre lapremière ligne et la deuxième;

• l’insertion d’une colonne se fera à la gauche de la première.

Pour insérer des lignes ou des colonnes à la fin d’un tableauLigne• Placez le point d’insertion dans la dernière cellule

du tableau.• Appuyez sur Tab pour insérer une ligne ou

sélectionnez les marques de fin de ligne à l’extérieur du tableau.Colonne• Cliquez sur le menu Tableau et sur l’option Insérer colonne.

5.5 Supprimer des lignes ou des colonnes

Supprimer permet de supprimer des lignes ou des colonnes.

Pour supprimer des lignes ou des colonnes• Sélectionnez la ou les lignes désirées, ou la ou les colonnes désirées.• Cliquez sur le menu Tableau, sur l’option Supprimer les lignes ou supprimer les

colonnes ou cliquez sur le bouton droit de la souris et cliquez sur Supprimer leslignes ou sur Supprimer les colonnes.

5.6 Modifier la largeur des colonnes

Modifier la largeur des colonnes permet de déterminer la largeur de une ou de plusieurscolonnes. Par défaut, les colonnes ont toutes la même largeur.

Pour modifier la largeur des colonnes• Sélectionnez la ou les colonnes

désirées.• Cliquez sur le menu Tableau et sur

l’option Taille des cellules.• Cliquez sur l’onglet Colonne.• Tapez la largeur des colonnes

désirée.• Cliquez sur Colonne précédente ou

sur Colonne suivante pour fixer lalargeur des autres colonnes.

• L’option Ajuster permet de déterminer la largeur de la colonne selon l’entrée quioccupe le plus d’espace.

Pour modifier la largeur des colonnes à l’aide de la souris, placez le pointeur de lasouris sur la ligne verticale désirée, cliquez et déplacez-la jusqu’à la largeur désirée.

5.7 Modifier la hauteur des lignes

Modifier la hauteur des lignes permet de modifier la hauteur des lignes.

Pour modifier la hauteur des lignes• Placez le pointeur de la souris sur la ligne inférieure d’une cellule dont vous désirez

modifier la hauteur.• Cliquez et faites glisser le pointeur à la hauteur désirée.Ou• Sélectionnez la ligne.• Cliquez sur le menu Tableau et sur l’option Taille des cellules.• Cliquez sur l’onglet Lignes.• Sélectionnez Fixe dans la liste déroulante et tapez la valeur désirée dans la zone de texte.

Note:pour modifier la hauteur de toutes les lignes, ne sélectionnez pas les lignes au préalable.

5.8 Déterminer l’alignement horizontal du tableau

Déterminer l’alignement horizontal du tableau permet d’afficher un tableau à gauche, àdroite ou au centre de la feuille.

Pour déterminer l’alignement horizontal d’un tableau• Placez le point d’insertion dans le tableau.• Cliquez sur le menu Tableau et sur l’option Taille des cellules.• Cliquez sur l’onglet Ligne.• Cliquez sur l’alignement désiré dans la section Alignement.• Cliquez sur OK.

5.9 Format automatique

Format automatique génère les tableaux selon des modèles prédéfinis.

Pour sélectionner un format automatique• Placez le point d’insertion dans le tableau.• Cliquez sur le menu Tableau et sur l’option Format automatique de tableau.


• Sélectionnez le format désiré dans la liste.Pour modifier cette présentation, cliquez sur les options des sections Format àappliquer et Appliquer.

• Cliquez sur OK.

5.10 Barre d’outils Tableaux et bordures

La barre d’outils Tableaux et bordures offre différents types de tableaux et debordures, différentes couleurs de texte ou de fond de cellule, l’alignement vertical, etc.

Pour faire afficher la barre d’outils Tableaux et bordures• Placez le pointeur de la souris sur une barre d’outils.• Cliquez sur le bouton droit de la souris.• Sélectionnez Tableaux et bordures


Pour sélectionner le type de bordure et la grosseur

Pour sélectionnerune couleur de remplissage

Pour modifierl’orientationdu texte

Pour sélectionnerl’emplacement de la bordure

Pour sélectionnerl’alignement vertical

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