guide för hantering av influensa ah1n1 · insjuknade mellan 20 och 50 % av befolkningen...

Guide för hantering av influensa A (H1N1)

Komplement till Halmstads kommuns riktlinjer för hantering av extraordinära

händelser (Version 2,0)

HALMSTADS KOMMUN

2009-10-05

Halmstads kommuns rutiner för hantering av influensa A (H1N1)/Version 2,0 2

1. INLEDNING ..................................................................................................................................................... 3

1.1 VAD ÄR EN INFLUENSAPANDEMI ?................................................................................................................. 3 1.2 LAGSTIFTNING .............................................................................................................................................. 4 1.3 EXTRAORDINÄR HÄNDELSE – PANDEMI – INFLUENSA A (H1N1)................................................................... 4

2. ANSVARSOMRÅDEN VID EN PANDEMI.................................................................................................. 5 2.2 CENTRALA OCH REGIONALA MYNDIGHETERS ANSVARSOMRÅDEN ................................................................ 5 2.3 HALMSTADS KOMMUNS ANSVAR................................................................................................................... 6 2.4 DE ANSTÄLLDAS ANSVAR.............................................................................................................................. 6

3. ORGANISATION AV KOMMUNENS ARBETE......................................................................................... 7 3.1 KOMMUNÖVERGRIPANDE.............................................................................................................................. 7 3.2 FÖRVALTNINGAR OCH BOLAG ....................................................................................................................... 7

4. ÅTGÄRDER VID INFLUENSA A (H1N1) .................................................................................................... 9 4.1 FÖRBEREDELSER ........................................................................................................................................... 9 4.2 MEDICINSKA INSATSER ............................................................................................................................... 10 4.3 FÖRSVÅRANDE AV SMITTSPRIDNING ........................................................................................................... 10 4.4 ÅTGÄRDER FÖR EN TRYGGAD PERSONALFÖRSÖRJNING VID PANDEMI ......................................................... 10

4.4.1 Sammanfattning.................................................................................................................................. 10 4.4.2 Personalförsörjningsåtgärder ............................................................................................................ 11

4.5 INTERN OCH EXTERN INFORMATION ............................................................................................................ 12 4.6 DOKUMENTATION ....................................................................................................................................... 13

5. SÄKERSTÄLLANDE AV SAMHÄLLSVIKTIG VERKSAMHET .......................................................... 14 5.1 SYFTE OCH OMFATTNING ............................................................................................................................ 14 5.2 PLANERINGSFÖRUTSÄTTNINGAR ................................................................................................................. 14 5.3 DEFINITION AV SAMHÄLLSVIKTIG VERKSAMHET......................................................................................... 14 5.4 METOD........................................................................................................................................................ 14 5.5 RESULTAT ................................................................................................................................................... 15

BILAGA 1 - DEFINITIONER........................................................................................................................... 33

BILAGA 2 – LAGSTIFTNING & ANSVARSFÖRHÅLLANDEN................................................................ 34

BILAGA 3 – TIPS PÅ LÄNKAR TILL HEMSIDOR..................................................................................... 36

BILAGA 4 – SKYDDSÅTGÄRDER ENLIGT KBM:S MANUAL................................................................ 37

BILAGA 5 – KBM:S HJÄLPVERKTYG VID BEDÖMNING AV ............................................................... 39

SAMHÄLLSVIKTIG VERKSAMHET............................................................................................................ 39

BILAGA 6 – BEMANNING AV KOMMUNÖVERGRIPANDE KRISLEDNINGSGRUPP OCH STADSKONTORETS KRISSTAB ................................................................................................................... 41

BILAGA 7 – DAGORDNING FÖR MÖTEN MED KRISLEDNINGSGRUPPEN...................................... 42

BILAGA 8 – HEM .............................................................................................................................................. 43

BILAGA 9 – RÄDDNINGSTJÄNSTEN........................................................................................................... 48

BILAGA 10 – TEKNIK- OCH FRITIDSFÖRVALTNINGEN ...................................................................... 49

BILAGA 11 – FRÅGOR OCH SVAR INOM ARBETSGIVAROMRÅDET................................................ 51

2009-10-05


1. Inledning En pandemi med ett nytt virus påverkar hela samhället. Det är viktigt att se helheten av de konsekvenser som en sådan händelse medför. Personalbristen hos samhällets olika aktörer leder till att en mängd funktioner som är väsentliga för medborgarna drabbas hårt. Myndigheten för samhällsskydd och Socialstyrelsen rekommenderar vid en pandemi att kommunerna planerar för att under en period av 6-8 veckor kunna hantera en frånvaro om minst 15-50 procent av de anställda. Sjukligheten kan antas nå kulmen under vecka två och tre. I planeringen bör kommunen ta hänsyn till att sjukdomen sannolikt inte kommer att drabba samhället likformigt, utan att under en viss tid så kan en betydligt större andel av arbetsstyrkan vara frånvarande i vissa grupper. 1.1 Vad är en influensapandemi ? Pandemi innebär att en ny variant av influensa drabbar människor över hela världen. Exempel på tidigare pandemier är Spanska sjukan, Asiaten och Hongkong. Vid dessa pandemier insjuknade mellan 20 och 50 % av befolkningen

Influensans vägar

En pandemi kännetecknas av:

Smitta som sprids över hela världen.

Drabbar 15-50 % av hela befolkningen.

Smittar snabbt och effektivt mellan människor. Influensan A (H1N1) uppfyller det första kriteriet vilket innebär risk för att även de två andra kriterierna kommer att uppfyllas. Den startade under våren i Mexiko och förväntas under hösten nå Sverige. Under senare delen av sommaren har smittspridningen accelererat även i Europa, speciellt i Storbritannien. Ett utbrott av influensa medför även en överdödlighet i befolkningen, främst till följd av följdsjukdomar till influensan. Då det gäller influensa A (H1N1) utgör unga människor en riskgrupp liksom hjärt- och lungsjuka, gravida, personer med svårinställd diabetes med flera.

2009-10-05


1.2 Lagstiftning Följande lagstiftning reglerar kommunens planering för pandemi: Lag (SFS 2003:778) om skydd mot olyckor. Lag (SFS 2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Smittskyddslagen (SFS 2004:168). Hälso- och sjukvårdslagen (SFS 1982:763). Utöver ovanstående lagar kan även annan lagstiftning vara aktuell i pandemisammanhang. Exempel på sådan lagstiftning är Kommunallagen (SFS 1991:900), Arbetsmiljölagen (SFS 1977:1160), Lag (SFS 1990:1404) om kommunernas betalningsansvar för viss hälso- och sjukvård och Socialtjänstlagen (SFS 2001:453). Mer om lagstiftning som finns att läsa i Socialstyrelsens skrift ”Lagstiftningsstöd för ickemedicinska åtgärder för att begränsa smittspridning vid en pandemi”. En sammanställning av denna skrift finns i bilaga 8. 1.3 Extraordinär händelse – pandemi – influensa A (H1N1) Det här dokumentet har en utgångspunkt i kommunens riktlinjer för hantering av extraordinära händelser. Kommunens risk- och sårbarhetsanalys anger att en pandemi är en händelse som kan få förödande konsekvenser för både kommunens medborgare och personal. Av den anledningen har tidigare rutiner för hantering av en pandemi tagits fram i samverkan med berörda förvaltningar och bolag. pandemirutinerna har i det här dokumentet omvandlats till rutiner för hantering av ett förväntat utbrott av influensa A (H1N1).

2009-10-05


2. Ansvarsområden vid en pandemi 2.2 Centrala och regionala myndigheters ansvarsområden Socialstyrelsen är den nationella förvaltningsmyndigheten för hälso- och sjukvård, tandvård, smittskydd och socialtjänst. Smittskyddsinstitutet är den nationella expertmyndigheten inom smittskydd med uppgift att bevaka det epidemiologiska läget av och främja skyddet mot smittsamma sjukdomar bland människor. Myndigheten för samhällsskydd och beredskap ansvarar för frågor kring skydd mot olyckor, krisberedskap och civilt försvar samt har ensamordnande roll över sektorsgränser och ansvarsområden dock utgående från ansvarsprincipen och utan att ta över andra aktörers roller. Läkemedelsverket ansvarar för kontroll och tillsyn av läkemedel, naturläkemedel och medicinska produkter. De skall medverka till att pandemivaccin, som uppfyller kraven, godkänns i EU eller godkänna dessa nationellt samt godkänna licensförskrivning av pandemivaccin och informera allmänheten om egenskaper hos pandemivaccin och andra läkemedel. Arbetsmiljöverket är ansvarig förvaltningsmyndighet för arbetsmiljö och arbetstidsfrågor samt har tillsyn över att lagar inom dessa områden efterföljs. Myndigheten skall minska riskerna för ohälsa orsakad av smitta i arbetet och förbättra arbetsmiljön utifrån ett helhetsperspektiv samt utarbeta information om smitta inom arbetsmiljöområdet. Nationella pandemigruppen är en myndighetsövergripande krisgrupp som består av representanter för Socialstyrelsen, Smittskyddsinstitutet, Läkemedelsverket, Myndigheten samhällsskydd och beredskap, Arbetsmiljöverket och Sveriges kommuner och landsting. Länsstyrelsen har ett geografiskt områdesansvar inom länet vid kriser och extraordinära händelser som till exempel en pandemi. Det innebär ett ansvar för att samverkan och samordning kommer till stånd mellan aktörer inom länet samt mellan de nationella, regional och lokala nivåerna. Länsstyrelsen skall även verka för att information till medborgarna och till massmedia samt inhämta och sammanställa information till en länsövergripande lägesbild och förmedla denna till centrala myndigheter. Landstinget Halland ansvarar för att erbjuda god hälso- och sjukvård, sjukresor och ambulanstransporter inom länet. Landstinget har även ansvar för leveransavtal om pandemivaccin som slutits med vaccintillverkare och som träder i kraft då influensan bryter ut. Smittskyddsläkaren har det samlade ansvaret för smittskyddsarbetet inom landstingets geografiska område. I ansvaret ingår att planera ett lokalt övervaknings- och rapporteringssystem för att registrera influensans effekter. Smittskyddsläkaren ansvarar för att fördela tillgängliga beredskapsläkemedel och influensavaccin samt för att ta fram en vaccinationsplan. Länsveterinären - har ansvaret för smittskyddet bland inhemska djur.

2009-10-05


Landstinget - ansvarar för att behövliga smittskyddsåtgärder vidtas inom länet samt för sjukvård. Smittskyddsläkaren - planerar, organiserar och leder smittskyddsarbetet. Kommunen - har genom miljö- och hälsoskyddsnämnden ansvar för att smittskyddsåtgärder vidtas inom områdena livsmedel, vattentäkter, avloppsvatten, ventilationsanläggningar och andra objekt som sprider eller misstänks sprida smittsamma sjukdomar. 2.3 Halmstads kommuns ansvar I enlighet med ansvarsprincipen är respektive kommun ansvarig för att upprätthålla samhällsviktiga verksamheter inom kommunens ordinarie ansvarsområden. Kommunen har även ett ansvar för att analysera risker och sårbarheter inom kommunens geografiska område samt för kommunens egna verksamheter. Kommunen har ansvar att vidta de åtgärder som krävs för att säkerställa att de samhällsviktiga verksamheterna kan upprätthållas även till exempel vid ett utbrott av pandemi. Kommunen bör även vidareutveckla samarbetet med landstinget för att nyttja resurserna på bästa sätt. Vidare finns ett ansvar att samarbeta med trossamfunden och sjukhusledningarna i planeringen av omhändertagande av döda. 2.4 De anställdas ansvar Kommunens anställda skall genom uppmärksamhet och rimliga försiktighetsåtgärder medverka till att förhindra spridning av smittsamma sjukdomar. Var och en är skyldig att vidta de åtgärder som krävs för att skydda andra mot smittrisk om han eller hon har anledning att misstänka att han eller hon bär på en smittsam sjukdom. I samband med influensa skall anställda stanna hemma ytterligare en dag efter att ha blivit symptomfria.

2009-10-05


3. Organisation av kommunens arbete Halmstads kommun har dels kommunövergripande, dels på förvaltnings- och bolagsnivå en organisation för hantering av extraordinära händelser. Uppbyggnaden är flexibel och kan anpassas till olika typer och omfattning av händelser. Den här organisationen skall utgöra basen för organiseringen av arbetet med en pandemi. 3.1 Kommunövergripande Med stöd Lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap har Halmstads kommun inrättat en krisledningsnämnd. Denna skall kunna fatta beslut om att överta hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning. Vanligen behöver dock inte krisledningsnämnden aktiveras då den ordinarie organisationen har tillräcklig beslutskraft för att kunna lösa de frågor som uppstår. Den situationen bedöms även komma att gälla vid ett omfattande utbrott av influensa A (H1N1). I lägen där krisledningsnämnden inte är inkallad har kommunchefen eller dennes ersättare det kommunövergripande ansvaret för att nödvändiga beslut kan fattas. I uppgiften ingår även att ha uppsikt över förvaltningars och bolags hantering av en pandemi, samordning av kommunens insatser samt rapportering till kommunstyrelsens ordförande om läget och om vidtagna åtgärder. Till kommunchefens förfogande upprättas med utgångspunkt från kommunens riktlinjer för hantering av extraordinära händelser en stab med säkerhetskoordinatorn eller dennes ersättare som chef. Stabens sammansättning av kompetens avgörs av den extraordinära händelsens natur. I en händelse av en pandemi med den nya influensan A (H1N1) bör följande funktioner vara beredda på att utöver stabschefen ingå i staben:

Kvalificerad HR-handläggare

Företagsläkare/företagssköterska

Informatör

Handläggare av utredningar, omvärldsbevakning mm.

Handläggare av dokumentation Kommunchefen tillser att personal som ingår i staben får tillräcklig tid för uppgiften, som skall ses som prioriterad. 3.2 Förvaltningar och bolag Vid en pandemi ansvarar varje förvaltning/bolag utifrån reglementet för verksamheten inom respektive ordinarie ansvarsområde. Förvaltningar eller bolag har också ett ansvar att vidta nödvändiga förberedelser för att minimera effekterna av ett omfattande influensautbrott. Förvaltningar och bolag skall samverka med den centrala krisledningen för att kommunens insatser skall kunna samordnas på bästa sätt. Vid behov skall förvaltningar och bolag aktivera

2009-10-05


sina lokala krisorganisationer för att organisera arbetet med att hantera influensan A (H1N1). En stabsfunktion till förvaltningschefen eller vd skall organiseras med tillräcklig kompetens för att kunna hantera de situationer som kan uppstå. Den centrala krisledningen kan vid behov besluta om att tilldela en förvaltning eller ett bolag särskilda uppgifter utöver vad som nämnts ovan. Förvaltningschef eller vd tillser att personal som ingår i staben får tillräcklig tid för uppgiften, som skall ses som prioriterad.

2009-10-05


4. Åtgärder vid influensa A (H1N1) 4.1 Förberedelser I ett läge där WHO har uttalat att influensan A (H1N1) är en pandemi skall kommunens säkerhetskoordinator vidta följande åtgärder:

Etablera samband med länsstyrelsen för att ta del av planeringsförutsättningarna som gäller för länet och för att samordna planeringen med landstingets och övriga kommuners.

Följa utvecklingen via Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Smittskyddsinstitutet och Socialstyrelsen.

Informera förvaltningar och bolag om den uppkomna situationen samt om de förberedande åtgärder som skall vidtas.

Uppdatera rutiner för hantering av en pandemi att avse rutiner för hantering av influensa A (H1N1).

Identifiera de frågeställningar som kräver utredningar och beslut inför ett omfattande influensautbrott i Halmstad.

Förbereda den organisation som skall arbeta med hanteringen av influensan i ett läge där den har brutit ut.

Följa sjukfrånvaron i organisationen för att tidigt uppmärksamma förändringar. Förvaltningar och bolag skall utreda och ta fram (se även avsnitt 6.4):

Analys, avgränsning och prioritering samhällsviktig verksamhet.

Identifikation av beroenden mellan samhällsviktig verksamhet och andra verksamheter.

Storleken på minimibemanning i prio 1-verksamheter.

Förslag på grupper som skall ges första prioritet vid vaccinering.

Förslag på personaladministrativa åtgärder för att mildra effekterna av hög frånvaro.

Planering av insatser för att försvåra smittspridning.

I förekommande fall rutiner för isolering av verksamheter med influensasmittade.

Organisera en lokal krisorganisation att fungera som stab till förvaltningschefen respektive vd vid hanteringen av en befarad influensapandemi.

Sjukdomsfall i misstänkt influensa skall meddelas till säkerhetskoordinator på stadskontoret.

2009-10-05


4.2 Medicinska insatser Vid överläggningar med Länsstyrelsen och Landstinget angående vaccinering skall kommunen sträva efter att säkerställa, att personer som ingår i en minimibemanning i prioriterade verksamheter (prio 1) så tidigt som möjligt får vaccinering mot influensa A (H1N1) eller i andra hand behandling med mediciner som förkortar sjukdomsförloppet. Landstingets närsjukvård kommer att ansvara för vaccinering. För olika personalgrupper kan Landstinget komma att begära hjälp från Kommunhälsan. Vaccin beräknas finnas tillgängligt från mitten av oktober 2009. Som situationen ser ut för närvarande kommer kommunhälsan tillsammans med landstinget att kunna vaccinera minimibemanningen i prio 1-verksamheter under de första veckorna efter att vaccinet har anlänt till länet. Kommunens medicinskt ansvariga sjuksköterskor arbetar med planering av kommunens hantering av influensan utifrån ett sjukvårds- och brukarperspektiv. Sjuksköterskor inom äldreomsorg och skola arbetar med hälso- och sjukvård ur ett brukarperspektiv. Om och i vilken utsträckning dessa sjuksköterskor kommer att arbeta med vaccinering är i nuläget oklart. 4.3 Försvårande av smittspridning Vaccinering är naturligtvis den viktigaste åtgärden för att förebygga smittspridning. Det gäller även vaccinering av verksamhetens brukare. I förvaltningar med egna sjuksköterskor kan det bli aktuellt att de kommer att användas för vaccinering av brukargrupper. Utöver detta finns ett antal icke-medicinska åtgärder som skall övervägas/planeras på förvaltningar och bolag:

Förbättrad handhygien genom att på samtliga arbetsplatser placera ut medel för spritavtvättning samt ge rekommendationer att genomföra sådan med täta intervall.

Minimering av mängden sammanträden.

Möjligheter att arbeta hemifrån. 4.4 Åtgärder för en tryggad personalförsörjning vid pandemi 4.4.1 Sammanfattning Denna redogörelse tar sikte på att översiktligt beskriva åtgärder som kan vidtas för att så långt möjligt bibehålla personalbemanningen i verksamheterna under en pandemi. Härutöver kan eventuellt verksamheter att p g a pandemin behöva inställas eller kraftigt minskas i omfattning. En pandemi kommer att ställa stora krav på kommunens verksamheter samtidigt som övriga samhällsresurser förmodligen drabbas på motsvarande sätt med en hög sjukfrånvaro bland medarbetare. Kommunens medarbetare kommer, utöver sjukdom, att på olika sätt att drabbas av influensan genom ökad arbetsbelastning samt ökade krav på arbete och ökad flexibilitet. Verksamheternas planering måste såväl ta hänsyn till en fungerande verksamhet under en kortare tid med mycket hög frånvaro såväl som under en längre tid med förhöjd frånvaro. I ett nödläge som detta har arbetsgivaren rätt att beordra in personal samtidigt som arbetsgivaren har ansvaret för arbetsmiljön.

2009-10-05


Pandemi kan komma att innebära att dispens ej behöver sökas hos Arbetsmiljöverket från Arbetstidslagens bestämmelser om sammanlagd arbetstid (10 a §), dygnsvila (13 §), arbetstiden vid nattarbete (13 a §), veckovila (14 §). Arbetstidslagen 2 § 3 st. I nuläget kan det inte bedömas om och när en sådan situation inträffar. Beslut om olika personalförsörjningsåtgärder samt ev inskränkningar av verksamheter fattas inom respektive förvaltning/avdelning/enhet. Samverkan ska fortlöpande ske med berörda fackliga organisationer. 4.4.2 Personalförsörjningsåtgärder 1. Vaccination 2. Omfördelning av arbetsuppgifter 3. Möjlighet att kalla in ledig personal 4. Övertids- och mertids arbete 5. Nödfallsövertid 6. Tidsbegränsade anställningar 7. Anställning av pensionsavgångna medarbetare 1. Vaccination En vaccination mot influensan är frivillig och för medarbetare som erbjuds vaccination ska denna vara kostnadsfri för medarbetaren. Vaccination ska om möjligt ske på fritid om detta inte är möjligt så sker vaccinationen på betald arbetstid. 2. Omfördelning av arbetsuppgifter Arbetsgivaren har rätt att leda och fördela arbetet för arbetstagarna. Dock ska det göras på ett sådant sätt att risker för ohälsa inte uppstår. Som vid all annan frånvaro sker i första hand en bedömning av arbetsledningen om arbetsuppgifter kan omfördelas eller vikarie behöver anskaffas. I Allmänna bestämmelser, AB 6 §, regleras arbetstagares allmänna åligganden i anställningen. Av bestämmelsen framgår att arbetstagare har en skyldighet att utföra arbete för arbetsgivarens räkning som sträcker sig bortom den fastlagda arbetstiden. Arbetstagaren har därmed en skyldighet att bland annat vikariera för annan arbetstagare under en begränsad tidsperiod, arbeta övertid och mertid, samt att fullgöra jour och beredskap. Arbetsskyldigheten föreligger för arbetsuppgifter som normalt utförs av den kategori medarbetare som vederbörande tillhör. I en exceptionell situation kan skyldighet föreligga att vikariera inom helt andra arbetsområden än anställningens område. Naturligtvis får en anställd frivilligt utföra arbetsuppgifter som ligger utanför arbetsskyldigheten. Liknande bestämmelser finns i BEA 6§ och RIB 4§. 3. Möjlighet att kalla in ledig personal När personalstyrkan ligger på en kritisk nivå kan det finnas en önskan om att kalla in personal som för närvarande inte är i tjänst. Arbetsgivaren har bara rätt att kalla in personal som är arbetspliktig.

2009-10-05


Personal som är tjänstledig har ingen arbetsplikt. Begränsning finns också för personal som är tjänstledig på deltid med föräldraförsäkring. Arbetsgivaren har rätt att kalla in anställda som är lediga med semester om synnerliga skäl finns. Om den anställde befinner sig på annan ort utgår ersättning för de extra kostnader som avbrottet kan förorsaka och som prövas skäliga. Arbetsgivare kan kalla in personal från utbildningar som genomförs i tjänsten. 4. Övertid- och mertidsarbete Övertid och mertid får tas ut med maximalt 200 timmar under kalenderår. Övertiden får maximaltuppgå till 48 timmar under en fyraveckors period eller 50 timmar per kalendermånad. Lokalt kollektivavtal kan träffas om avsteg. Sådant avtal träffas av stadskontorets personalenhet efter förslag från respektive förvaltning. 5. Nödfallsövertid Möjlighet finns för arbetsgivaren att utkräva nödfallsövertid av arbetstagare i den utsträckning som förhållanden kräver (se 9 § arbetstidslagen). Detta gäller under förutsättning att en natur- eller olyckshändelse inträffat eller fara för en sådan förelegat och som man inte kunnat förutse. Facklig organisation skall snarast underrättas. Arbetsgivaren skall teckna lokalt kollektivavtal med den fackliga organisationen om nödfallsövertid utöver två dygn. Kan inte kollektivavtal träffas, finns möjlighet att söka dispens hos arbetsmiljöverket. 6. Tidsbegränsade anställningar Vid tillfällig anställning av extrapersonal följer anställningsförfarandet det normala. Gällande kollektivavtal följs. Ersättningsnivåer och anställningstid diskuteras individuellt. 7. Anställning av pensionsavgångna medarbetar Tidsbegränsad anställning av pensionsavgångna medarbetare sker med timlön. Sådan anställning med anledning av pandemin reducerar ej pensionsförmån. Kontaktpersoner inom arbetsrätt och avtal Leif Johansson, förhandlingschef e-post: [email protected] tfn: 035-13 73 44 Roland Norrman, personalstrateg e-post: [email protected] tfn: 035-13 73 43 4.5 Intern och extern information Information till kommunens personal skall syfta till att skapa förståelse för de åtgärder kommunen vidtar med anledning av influensan A (H1N1) samt till att höja medvetenheten om hur var och en kan bidra till att begränsa effekterna i händelse av ett influensautbrott. Informationsbladet Insidan skall distribueras med uppdaterad information om situationen med influensan och med tips om lämpliga sätt att agera. Vid behov skall Insidan publiceras med en tätare frekvens än normalt. Det är av stor vikt att kommunens politiker är underrättade om arbetet med att hantera effekterna av en omfattande influensaepidemi. Det handlar om att bygga upp en kunskap som

2009-10-05


vid behov skapar kvalitet i beslutsfattande samt för ledande politiker att upprätthålla en beredskap på att kunna svara på frågor från media. Kommunchefen informerar kommunstyrelsens ordförande som i sin tur ansvarar för vidare information till kommunens nämnder och bolagsstyrelser. Medborgarna skall informeras för att ha kännedom om hur den kommunala verksamheten påverkas samt om hur kommunen i stort hanterar influensan. Hemsidan är tillsammans med återkommande pressmeddelanden de viktigaste kanalerna. Informatören i den centrala krisledningen ansvarar för uppgiften. Behov kan uppstå på förvaltningar och bolag att lämna verksamhetsspecifik information till media eller direkt till medborgarna. Även på förvaltningar och bolag skall den externa informationen hanteras av ett fåtal väl insatta och för ändamålet lämpliga personer. Sådan extern information skall på förhand diskuteras och samordnas med den centrala krisledningens informatör. Det här avsnittet fördjupas i skrifterna ”Mediahantering – tips och råd i mötet med journalister” och ”Halmstads kommuns checklista för krisorganisationens stabschef och informationsansvarig. 4.6 Dokumentation Det är viktigt att lägesbilden och åtgärder som vidtas dokumenteras, dels för att dokumentationen utgör underlag för eventuell ekonomisk ersättning för kommuners kostnader i samband med hantering av pandemin, dels för att i efterhand kunna presentera de åtgärder som vidtagits. Arbetet i staber och i krisorganisationen skall dokumenteras på vanligt sätt i kommunens krisdatabas. Möten med krisledningsgruppen skall protokollföras.

2009-10-05


5. Säkerställande av samhällsviktig verksamhet 5.1 Syfte och omfattning Rutinerna för hantering av influensan A (H1N1) redovisar kommunens samhällsviktiga verksamheter, beroendeförhållanden, reglerar uppgifter, tydliggör roller och ansvarsområden samt identifierar prioriterade verksamheter. Likaså redovisas åtgärder för att begränsa smittspridning, en informationsplan med mera. Rutinerna utgör en del av Halmstads kommuns planering för hantering av extraordinära händelser och skall fungera som beslutsunderlag för kommunens krisledning vid en pandemi. 5.2 Planeringsförutsättningar Influensa A (H1N1) riskerar att kunna drabba Halmstad redan i september 2009. Det

innebär att ett utbrott kan komma före vaccineringen är genomförd.

Influensan förutsätts drabba alla befolkningsgrupper. 20 % av personalen med stora variationer beräknas insjukna under en period på 6-8 veckor.

Influensans spridning kommer att få en ojämn fördelning. Det är okänt vilka målgrupper och geografiska områden som kommer att drabbas.

Kulmen nås vecka 2-3 med frånvaro tal på upp till 50 %.

Influensa A (H1N1) är inte som den vanliga årliga influensan begränsad till vintermånaderna utan kan bryta ut vilken årstid som helst.

Ett omfattande influensautbrott kan förväntas drabba Sverige under hösten 2009, eventuellt så tidigt som i september.

I fallet med influensa A (H1N1) så finns vaccin beställt till hela befolkningen och kommer att börja distribueras i slutet av september eller början av oktober.

Insjuknande kommer att innebära en sjukdomsperiod som omfattar minst fem arbetsdagar.

Det finns risk för en andra våg efter ca 3-9 mån. 5.3 Definition av samhällsviktig verksamhet En verksamhet är samhällsviktig om minst ett av följande villkor uppfylls:

Ett bortfall av eller en svår störning i verksamheten kan ensamt eller tillsammans med motsvarande händelser i andra verksamheter på kort tid leda till att en allvarlig kris inträffar i samhället.

Verksamheten är nödvändig eller mycket väsentlig för att en redan inträffad kris i samhället skall kunna hanteras så att skadeverkningarna blir så små som möjligt.

5.4 Metod Inom kommunen skall de olika nämnderna förbereda sig på konsekvenserna av ett omfattande utbrott av influensa. Förberedelsen skall bygga på följande aktiviteter:

Analys. Vilka verksamheter måste fungera utan avbrott eller ställer särskilda krav på funktionalitet vid ett utbrott av influensa?

2009-10-05


Avgränsning. Vilka funktioner inom dessa verksamheter är särskilt viktiga?

Minimering. Vilken är den lägsta möjliga nivån som verksamheten kan bedrivas på? Vilka resurser kräver det?

Prioritering. Om inte all viktig verksamhet kan bedrivas, vilka är de absolut mest viktiga? 5.5 Resultat Nedan redovisas förvaltningarnas och bolagens prioritering av verksamhet samt beroendeförhållande. Arbetslivsförvaltningen

Gäller för prio 1-verksamheter Prio Verksamhet

1 2 3 Beroendeförhållanden Sårbarhet Minimi-

bemanning Handläggarna inom försörjningsstöd, de som beviljar ekonomiskt bistånd.

X IT-stöd 16 st

Receptionspersonal inom försörjningsstöd.

X IT-stöd 1 st

Receptionspersonal den centrala receptionen för ALF på Axel Olssons g 4 b., utbetalning, habersättning, introdersättning= stabspersonal

X IT-stöd 5 st

Tolk X 43 st* Flyktingintroduktion X Någon

handläggare * Våra tolkar måste finnas då de representerar de flesta språk och anlitas mycket i svåra situationer därför denna prioritering Kommentarer:

Daglig verksamhet har lokaler till förfogande. Förslag på åtgärder:

Viss del av personalen inom Alf:s verksamhet kan arbeta hemifrån och vara tillgängliga.

Personalen inom daglig verksamhet kan vara behjälplig inom äldrevården och på gruppboendena inom socialförvaltningen, arbeta som personlig assistent etc.

Alf har personal på Haldahuset som är tekniskt kunniga vilka kan ersätta personal på den "hårda sidan" inom kommunen.

2009-10-05


Barn- och ungdomsförvaltningen

Gäller för prio 1-verksamheter Prio Inom BUF

Verksamhet

1 2 3

Beroendeförhållanden Sårbarhet Minimi-bemanning

Förskola X Matdistribution, vatten, värme, kommunikation

770 personer

Särskola/Autismenhet. Barn med särskilda behov

X Matdistribution, vatten, värme, kommunikation

125 personer

Grundskola lägre åldrar, Inkl skolbarnsomsorg

X Skolskjutsar, vatten, värme, kommunikation (ev. matdistribution)

Grundskola högre åldrar

X IT - hemstudier

Kulturskola X Ingen verksamhet, omfördela personal

KomTek X Ingen verksamhet, omfördela personal

Administration

X Ledning Bemanning Information

80 personer

Kommentarer:

Stor påverkan av verksamheten vid 50 % frånvaro.

Buf kommer troligtvis att ha lokaler till förfogande. Omfördelning av verksamheter.

Mycket arbete kommer att gå åt till administration t ex omfördelning av personal och schemaläggning av arbetstider. Organisera verksamheten efter ändrade förutsättningar.

Förslag på åtgärder:

Förskolan och skolbarnsomsorg bör fungera eventuellt även helger och kvällar.

Uppmana föräldrar som är föräldralediga att låta äldre syskon i förskola/fritids stanna hemma.

Uppmana föräldrar att låta barnen vara hos mor- och farföräldrar, annan anhörig etc.

Uppmana verksamheterna att vara ute så mycket som möjligt.

Slå ej samman olika förskolegrupper, sprid ut dem i olika lokaler.

Förbereda verksamheten för att vikarier kommer att ersätta ordinarie personal.

Äldre elever som kan studera hemma bör göra det.

Elever och personal får ta med sig egen lunch om matdistributionen begränsas.

Undersöka alternativ till ordinarie skolskjutsar då dessa kan vara olämpliga ur smittskyddssynpunkt eller inte är tillgängliga.

2009-10-05


Byggnadskontoret

Prioriteringsordning

Verksamhet som….

Prioriteringsordning av arbetsuppgifter (högst till lägst)

Kommentar

Ska fungera

1. GIS-system, uppdatering av kartor och register*

2. Expeditionstelefon bemannas

*) 2-3 personer finns att tillgå.

Bör fungera

3. Diarieföring av inkommande ärenden

4. Inkomna ärenden ex remisser, yttranden

5. Viss handläggning och inspektion.

6. Hus utsättning, nybyggnadskartor.

Kan göras senare

7. Utveckling av arbetsplatsen, planering

8. Möten

9. Egen administration.

10. Utbildning mm

Fastighetskontoret



bemanning Ekonomi X Betalning externa

fakturor

Drift- och förvaltarenheten

X Upprätthålla fastighetsdriften, hitta ta fram lämpliga lokaler

Styr- och regler (värme och ventilation)

2 drift-tekniker samt 7-14 fastighets-skötare (Den senare siffran avser vintertid)

Byggteknisk enhet X Bostadsanpassningar 1 person Stab X Fastighetschefens ledning

och samordning

Mark- och exploateringsenheten

X Finna lämpliga platser för ev. begravningsplatser

2009-10-05


Kommentarer:

Fastighetskontorets verksamhet skulle under en pandemi kunna bedrivas trots att 50 % av personalen är frånvarande.

Åtgärder:

Administrativ personal skall arbeta hemifrån i så stor utsträckning som möjligt.

Tillhandahålla lokaler för extra sängplatser. Halmstad & Co



bemanning

Kommentarer: Pandemiplanering Halmstad & Co AB Halmstad & Co:s verksamhet innefattar drift av Halmstads teater, drift av turistbyrå, marknadsföring samt arbete med koordinering och genomförande av olika evenemang. Stora delar av verksamheten är, speciellt under vinterhalvåret, av administrativ art och påverkas inte i någon stor utsträckning om flertalet av bolagets anställda insjuknar samtidigt. Turistbyrån kan under en kortare period stänga och en minimerad service, främst biljettförsäljning upprätthållas via telefon, web och mailkontakt. Halmstads teater är den del av bolaget som har högsäsong från september och fram t o m teaterns stängning den 6 januari. Om personer på viktiga funktioner, främst ljud-ljusteknik mm, insjuknar måste föreställningar ställas in. Detta får ekonomiska konsekvenser för bolaget genom att tecknade avtal bryts och bolaget har åtaganden gentemot arrangörer av teaterns olika evenemang. Ovan nämnda funktioner kan inte ersättas. I övrigt kan även teaterverksamheten bedrivas utan några större störningar. Sammantaget gör Halmstad & Co den bedömningen att bolaget inte har några prioriterade områden som inte kan skötas vid senare tillfälle.

2009-10-05


Halmstads Energi och Miljö AB AO Avfall och Återvinning



bemanning Sophämtning x Mottagning,

förbränning och externa entreprenörer

Mottagning av avfall x Energiproduktion x (Avfallsförbränning) Kundservice x Information om

avfallshantering

Stadsnät x Kommunikation Administration och ledning

x

Kommentarer: Hem har fem stycken arbetsområden, vilka samtliga har gjort egna tabeller. Se bilaga 8.

Här redovisas enbart ”Avfall och Återvinning” samt HITNET. AO Halmstads It-nät AB



bemanning Drift X Samtliga Lst/kommunala

förbindelser distribueras i stadsnätet. EL - Hem och Sydkraft

Kundsupport X Rikstäckande leveranser åt Telecom bolagen.

Marknad /projektberedning

X IT-stöd

Stab X Ekonomi och fakturering Se vidare bilaga 8.

2009-10-05


Halmstads Fastighets AB



bemanning Ledning X IT-stöd 1 Bostadssocial chef X IT-stöd IT X Reservsystem till

servrar mm 3

Personalavd. X IT-stöd, löner 2 Växel X IT-stöd, reservsystem Kommunikation X IT-stöd, hemsida,

externkom.

Husvärdar X Externa entreprenörer 10 Förvaltare, ingenjörer och kundvärdar

X IT-stöd

Kommentarer: På HFAB är ledning, växel, husvärdsorganisation och lönehanteringen viktiga att

bemanna. HFAB har ett stort beroendeförhållande till IT och därför är det viktigt att bemanning

och funktion upprätthålls. Åtgärder: Tjänstemän kan arbeta hemifrån. Minimera kundkontakter. Minimera kontakt med övriga kollegor. Minimera resor. Minimera sammanträden Använda telefon- och videokonferenser i stället för fysiska möten. Översyn och kontroll av befintliga backup - system. Handsprit till samtliga anställda samt i kundcenter, sammanträdesrum och toaletter. Endast engångshanddukar på toaletter och i lunchrum. Informera om övriga åtgärder som kan försvåra smittspridning, ex ej dela hiss. Vaccinera samtliga anställda och även erbjuda anhöriga.

Med utgångspunkt från ovanstående åtgärdsprogram kommer/kan insatser göras beroende av hur den faktiska situationen utvecklas.

2009-10-05


Halmstads Näringslivs AB inklusive AB Industristaden



bemanning

Kommentarer: Åtgärder: Halmstad City Airport



bemanning Flygledare X Flygledning Halmstad Insatsledare X Räddningstjänst Ramp, fält och räddning

X Drift av flygplats

Kommentarer:

Resorna med flyg till och från Halmstad kommer troligen att minska.

Under tiden april - oktober klarar Halmstads flygplats en frånvaro på 50 % under kortare tid.

Under vintermånaderna när det blir aktuellt med snöröjning klarar Halmstads flygplats en frånvaro på 25 % under kortare tid.

Räddningstjänst vid flygplatsen har endast fem utbildade insatsledare

Flygledningen har endast sex flygledare. Åtgärder:

Minska antalet flygningar

Öppet hållnings tiden på flygplatsen begränsas.

2009-10-05


Halmstad Hamn- och Stuveri AB Planen skall vara ett stöd för Halmstads Hamn och Stuveri AB i det fall prioriteringar behöver göras för att upprätthålla den viktigaste verksamheten på tillräcklig nivå, vid hög personalfrånvaro. Ansvariga chefer och arbetsledare åtgärdar arbetsinsatser utifrån rådande omständigheter. Allmänt Generellt är det viktigt att människors hälsa prioriteras i första hand. Akuta händelser prioriteras och åtgärdas i första hand. Då det är svårt att veta i vilken utsträckning personalfrånvaron drabbar verksamheten är det viktigt att all personal känner till, och accepterar, de prioriteringar som är oundvikliga. Förebyggande åtgärder Då det är omöjligt att uppskatta hur influensan kommer att påverka verksamheten är ut- gångspunkten i nuläget att hålla denna igång i så stor utsträckning som möjligt. Åtgärder som är vidtagna för att i möjligaste mån begränsa influensan och riskerna för smittspridning:

- genomförda informationsinsatser till personal - affischer angående influensan är uppsatta på samtliga toaletter och anslagstavlor - handsprit är tillgängligt på samtliga toaletter

Hemvårdsförvaltningen



bemanning (vaccineras)

Ledning X (*) Sjuksköterskeorganisation

X Läkare, sjukhus, vårdcentral, ambulans

(*)

Hemtjänst X Kyld mat (*) Boende X Städ och måltid, vatten,

värme (*)

Personal/HR X (*) Rehab X Stab X IT måste dock fungera Ekonomi X Avgifter X

(*) Sammanlagt 3200 personer. Kommentarer:

Mycket ansträngt om 50 % av personalen är frånvarande.

Städning och tvätt är mycket viktigt.

Samverka med vårdcentral och läkare blir ännu viktigare.

2009-10-05


Åtgärder:

Placera ut extra sängar i äldreboenden.

Omdirigera personal, stärka upp hemtjänstgrupperna.

Pandemiplan för Hemvårdsförvaltningen skall upprättas. Kulturförvaltningen



bemanning Ledning X 3 personer

Ledning + stab i krisorg, information

Stab/ekonomi X IT-stöd Skuldrådgivning X Telefon och IT-stöd

Kommentarer: Kuf kommer att kunna ställa lokaler och personal till förfogande.

Åtgärder:

Stänga bibliotek, fritidsgårdar och andra samlingslokaler.

Ställa in planerade arrangemang.

Skuldrådgivning begränsas till telefon och IT, möjligt sköta hemifrån.

Omdirigera personal till andra kommunala verksamheter.

Lednings- och stabsfunktion för krisledning, information, personal, löner, fakturor.

2009-10-05


Miljö- och hälsoskyddskontoret

Kommentarer:

Större delen av den ordinarie kontrollverksamheten får prioriteras ner.

Man bör kunna räkna med en större belastning för service- och informationsverksamhet med anledning av att andra samhällsfunktioner begränsas.

Viktigt att telefoner bemannas och att kommunens hemsida finns tillgänglig med aktuell information till oroliga medborgare.

Akuta händelser måste kunna utredas då de inträffar. Åtgärder:

Periodisk tillsyn genomförs i den mån bemanning finns. Lite folk – lite tillsyn.

2009-10-05


Rikta telefonsamtalen till t.ex. två telefonnummer som är bemannade hela dagen.

Se till att nyckelpersoner får skydd för att kunna fungera under pandemi. Räddningstjänsten



bemanning Operativ rtj. X Personal, teknik, bränsle,

vatten Medel 80*

HILL X IT, radiosamband, telefoni, el

Hög 5

Förebyggande/mynd. utövn.

X Lokaler för kvalificerad sjukvård kontrolleras ur brandskydds synpunkt

Låg

Personalförsörjning X Omprioritering av verksamhet

Hög 2

Teknikförsörjning X Reservsystem i drift, underhållspers.

Hög 5

Adm./stab/ekonomi X Fakturering, lönehantering

Medel

Flygräddn.tjänst, flygplatsen

X Utb insatsledare i flygräddningstjänst

Medel 4

* 40 st heltidsanställd personal vi huvudstationen och 40 st fördelade på deltidsstationerna i Oskarström, Getinge, Harplinge och Simlångsdalen.. Kommentarer:

• Operativ förmåga måste säkerställas för att rädda liv och egendom. • Beroende av personalläget kan behov finnas att göra normativ/strategiska förändringar som

resulterar i sänkt räddningstjänstförmåga.

Se vidare bilaga 9. Servicekontoret



bemanning Städ & Måltid X Leveranser av mat,

vatten

IT Service X Reservsystem till servrar m.m.

Stab/Ekonomi X IT drift Telefonväxel X Reservsystem Kommuntransport X Bränsle leveranser

Kommentarer:

Mathållningen till äldreboenden kommer att bli ett problem.

2009-10-05


Telefonväxel och IT-service måste fungera. Åtgärder:

Mat till äldreboenden prioriteras.

Stänga vissa skolmatsalar.

Se till så att backupsystem finns och fungerar för Televäxel och IT Socialförvaltningen



bemanning Ledning X IT stöd, telefon 7 st Gruppbostäder och andra boendeformer

X Omvårdnad, värme, mat

20 grupp- bostäder á 7 tjänster= 140 st

Boendestöd utvecklingsstörda

X Omvårdnad, värme, mat

Boendestöd psykiska funktionshinder samt missbruk

X 9 grupp-bostäder á 5 tjänster= 45 st

Personlig assistans X Omvårdnad, värme, mat

134 st

Övrig handikappomsorg

X

Öppenvård, både missbruk samt barn och ungdom

X

Familjerätt X Myndighetsutövning X IT stöd, telefon 18 st Serveringstillstånd X Administration X

Kommentarer:

Gruppbostäderna måste hållas öppna och i stor utsträckning som möjligt fungera enligt grundläggande omvårdnadsnivå. Detta gäller även andra boendeformer samt boendeenheter för personer med missbruk.

Personlig assistans måste fungera på grundläggande omvårdnadsnivå.

Myndighetsutövning måste fungera även om det måste ske viss prioritering av ärenden pga. ev. lägre bemanning.

2009-10-05


Åtgärder:

Verksamheter som är komplement till familjen/hemmet prioriteras ner till förmån för insatser som handlar om daglig tillsyn och vård av funktionshindrade.

Personal från öppenvård och andra verksamheter omfördelas till gruppbostäder och personlig assistans.

Myndighetsutövning, främst avseende tvångslagstiftningarna LVU och LVM måste prioriteras högst. Övrig myndighetsutövning kan prioriteras en klass lägre.

Vid omfattande personalbrist kan personer med insatserna personlig assistans och boendestöd behöva omlokaliseras till disponibla lokaler för att garantera personalinsatser. Disponibla vårdlokaler finns i så fall i handikappomsorgens korttidshem.

Undersök möjligheten att låta elever vid vårdutbildningar arbeta.

Stadskontoret


1 2 3 Beroende- förhållanden

Sårbarhet Minimi-bemanning (erbjuds vaccination)

Organisation för särskild händelse

- Krisledningsnämnd X IT- stöd 2 personer (5 pers) - Ledningsgrupp stab för särskilda händelser (enligt bilaga 6)

X IT- stöd Cheferna har ersättare inom sin egen org.

Kommunchef., stabschef., informationsansvariga. (6 pers)

- Kommunens stab för särskilda händelser (enligt bilaga 6)

X IT- stöd, Telium

Två ersättare till varje befattning

8 personer (12 pers)

Stab X Personalenheten - Lön X IT-stöd,

lönekonsulterna Föregående månadslön betalas ut, detta gäller inte timanställda.

(15 personer)

- HR X (2 personer) Ekonomienheten X Faktura betalning (2 personer) Kommunhälsan X Vaccinatörsteam

(ssk+läkare) (5 personer)

Information & IT X Kanslienheten X Ärendehantering,

diarieföring, överförmyndare

2 personer (4 vaccineras)

Samhällsbyggnadsenh X Kvalitetsenheten X Trygga Halmstad X

2009-10-05


Kommentar: Antal personer på förvaltningen som är prio 1 och därför erbjuds vaccination på arbetstid är 41 st. Teknik- och fritidsförvaltningen



bemanning Vattendistribution X 10 personer Avloppsvattenrening X Snö- & halkbekämpning

X Väderlek

Renhållning Centrum X Olycksplatssanering X Undanröjande av trafikhinder

X

Trafiksignaler X Dagvattenpumpar- broar

X

Dagvattenavledning X Elsäkerhet & elfel offentlig belysning

X HEM

Myndighetsutövning - Trafik

X

Kundtjänst VA X Diarie X Finns resurser

kommunövergripande

Felanmälan X Verkstad X Vinterväghållning Idrottsverksamhet X Ishallen X Beredskap förvaring

avlidna

Tillsyn idrottsanläggningar

X

Tillsyn lekplatser X Tillsyn aktivitetsytor X Trädfällning X Vid risk för 3:e man /

framkomlighet

Kustverksamhet X Vid storm/kraftig nederbörd

Skyddsjakt X Beredskapsverksamhet X Ytterligare extraordinär

händelse

Parkeringsverksamhet säkerställande av in- och utpassage, säkerhetsfunktioner för p-hus

X Larm, ventilation, evakueringsmöjligheter

5 personer

2009-10-05


Parkeringsövervakning på allmän plats

X 7 personer

Renhållning X 10 personer Kommentarer: I arbetet med teknik- och fritidsförvaltningens beredskapsorganisation 2007 för störningar utanför ordinarie arbetstid och svårare samhällspåfrestningar har identifierat kritiska händelser och situationer som kan inträffa. Förberedelser för att upprätthålla viktiga tekniska grundservicefunktioner har inarbetats. Beredskapsplaneringen innefattar även en möjlighet att skala upp insatserna för större händelser och där resursinsatser, och därmed ersättningspersonal, över längre tidsperiod erfordras. I beredskapsplaneringen har ännu inte integrerats parkeringsverksamheten. Dess beredskapsorganisation verkar tillsvidare och bedöms säkra krav enligt nedan. (Se vidare bilaga 10). Utbildningsförvaltningen



bemanning Gymnasieskolor X IT Vuxenutbildning X IT Administrativa funktioner (löner, bidrag, utbetalningar)

X IT

Krisledning X IT Kommentarer:

Troligen lokaler lediga efter omdisponering

Så mycket av verksamheten mot hemmet Åtgärder:

Låt eleverna i så stor utsträckning som möjligt arbeta hemifrån.

De elever och lärare som är i skolan får ta med sig egen lunch.

Omdisponera personalen

Beroende på omfattningen omdisponera lokalytor

Utnyttja vuxenutbildningens flexibla lärande för gymnasieungdomarna som är hemma Följande har gjorts på utbildningsförvaltningen: 1. Frågan H1N1 har uppmärksammats ett antal gånger i utbildningsförvaltningens

ledningsgrupp.

2009-10-05


2. Ledningsgruppens medlemmar, från skolenheterna, har fått i uppdrag att behandla frågan i sina respektive skolledningar för att se vad effekterna av en fullskalig sjukdomsspridning skulle innebära för deras verksamhet.

3. Utbildningsförvaltningen har fortlöpande distribuerat information till sina enheter avseende information om influensans utveckling och vaccineringsplanerna.

4. Utbildningsförvaltningen kommunicerar med Landstinget i Halland om kontaktpersoner för samtliga skolenheter.

5. En av skolenheterna, Sannarpsgymnasiet, har valts ut som en av de enheter som ska lämna in uppgifter om sjukfrånvaron för att förvaltningen i sin helhet skall kunna följa prognosen.

6. Personalredogörargruppen jobbar med olika scenario som skulle kunna inträffa vid stor sjukdomsspridning och de effekter detta skulle få för framför allt vår personalstyrka.

2009-10-05


Valnämndens kansli



bemanning

Kommentarer: Åtgärder: Överförmyndarnämndens kansli



bemanning Beslut om samtycke till uttag från spärrat konto

X IT-stöd Finns 2 tjänstemän som har delegation

1 person

Beslut om förordnande av ställföreträdare i akuta situationer

X IT-stöd Finns 2 tjänstemän som har delegation

1 person

Rekrytering av ställföreträdare i akuta situationer

X Telefon, IT-stöd 1 person

Registerhållning förvaltarskap

X IT-stöd Finns 4 tjänstemän som hanterar systemet

1 person

Expedition, diarium och postöppning

X Telefon, IT-stöd 1 person

Beslut om samtycke till övriga förvaltningsåtgärder

X

Tillsynsverksamhet i akuta situationer

X

Granskning av ställföreträdares ekonomiska förvaltning

X

Övrig tillsynsverksamhet

X

Registerhållning övrigt X

2009-10-05


Kommentarer: Handlar om den enskildes rättssäkerhet. Den enskilde kan komma att stå helt utan ställföreträdare t ex om en förvaltare avlider. Den enskilde kan även komma att stå utan disponibla medel, varför ställföreträdare kan behöva omedelbart medgivande till uttag. Beslutsfunktionen måste fungera. Expedition, postöppning och diarium måste fungera. Åtgärder: Prioritering utgående från den enskildes rättssäkerhet. Överförmyndarnämnden är beslutsför med två ledamöter. Den politiska organisationen kan fatta beslut som normalt görs av tjänstemän. Kommunjuristerna kan utses till ersättare i delegationsordningen. Expeditionen kan stödjas av reception och kommunstyrelsens kansli. Besök kan om möjligt ersättas av telefonsamtal.

2009-10-05


Bilaga 1 - Definitioner Epidemi - kallas det när många människor i ett område under kort tid blir sjuka i samma sjukdom. Det är i första hand smittsamma sjukdomar som kan orsaka epidemier. Influensaepidemier förekommer nästan varje år (www.ne.se). Pandemi - kallas det när en epidemi sprids över en eller flera världsdelar. Två exempel på pandemier är spanska sjukan och asiaten. I båda fallen var det ett mycket smittsamt influensavirus som orsakade en sjukdom vilken snabbt spred sig över stora delar av världen (www.ne.se). Zoonos - infektion som kan spridas från djur till människa. Spridning kan ske via livsmedel (framför allt animaliska), genom direktkontakt med smittbärande djur eller via vektorer, t.ex. insekter (www.ne.se). Epizooti - kallas det när många djur i ett stort område är smittade eller riskerar att bli smittade av samma sjukdom. När det handlar om människor talar man i stället om en epidemi (www.ne.se). Influensa - är en smittsam infektionssjukdom som orsakas av influensavirus och förekommer hos både djur och människor med symtom som hög feber, torrhosta och muskelvärk. Sjukdomen kan ge upphov till epizootier, epidemier och pandemier (www.ne.se). Tabellen beskriver de olika faserna som en influensapandemi genomgår enligt den indelning som Världshälsoorganisationen (WHO) rekommenderar. WHO fas 1 Av de virus som cirkulerar bland djur märks ingen vidare risk för mänskliga

fall. WHO fas 2 Ett influensavirus har bevisligen smittat från djur till människa, ses därför som

ett "potentiellt pandemihot". WHO fas 3 Något fler fall av spridning från djur till människa, men mellan människor finns

ingen eller mycket begränsad smittspridning. WHO fas 4 Tillräckligt stor smittspridning mellan människor för att en pandemi ska befaras.WHO fas 5 Betydande smittspridning mellan människor i minst två länder. WHO fas 6 Snabb och ihållande spridning mellan människor i minst två delar av världen.

2009-10-05


Bilaga 2 – Lagstiftning & Ansvarsförhållanden Nedanstående tabell är hämtad från Socialstyrelsens skrift ”Lagstiftningsstöd för ickemedicinska åtgärder för att begränsa smittspridning vid en pandemi”. Nationell nivå Avspärrning av område med samhällsfarlig sjukdom.

SmittskyddsL 3 kap. 10 § Socialstyrelsens beslutar

SmittskyddsL 8 kap. 12 § Polismyndigheten lämnar biträde på begäran av Socialstyrelsen

Karantän vid samhällsfarlig sjukdom.

SmittskyddsL 3 kap. 9 § Smittskyddsläkare beslutar

SmittskyddsL 8 kap. 12 § Polisen kan lämna biträde på begäran av smittskyddsläkare

Isolering SmittskyddsL 5 kap. 1 & 3 § Länsrätten beslutar på ansökan av smittskyddsläkare. Vid tillfällig isolering beslutar smittskyddsläkaren.

SmittskyddsL 8 kap. 12 § Biträde av polisen för att föra den som ska isoleras till vårdinrättning.

Förbjuda allmänna sammankomster och offentliga tillställningar.

OrdningsL 2 kap. 15 § Regeringen, eller berörd länsstyrelse efter bemyndigande från regeringen, beslutar

OrdningsL 2 kap. 22 § Polisen kan upplösa allmän sammankomst eller offentlig tillställning.

Stängning av arbetsplatser inklusive skolor och förskolor med omedelbar verkan.

ArbetsmiljöL 7 kap. 7 § Arbetsmiljöverket beslutar.

ArbetsmiljöL 9 kap. 5 § Arbetsmiljöverket beslutar. Stänga skolor, förskolor och andra institutioner i allmän regi.

Ligger under myndigheternas allmänna ansvar

Myndigheten eller institutionen beslutar.

Hälsokontroll vid inresa till Sverige

SmittskyddsL 3 kap. 8 § SmittskyddsL 8 kap. 12 §

Smittskyddsläkaren beslutar vid misstanke om samhällsfarlig sjukdom för enstaka fall.

Socialstyrelsen beslutar om hälsokontroll för personer som anländer till område med utbrott av samhällsfarlig sjukdom – smittskyddsläkaren verkställer.

Polis biträder Hälsokontroll vid utresa från Inget lagstöd

2009-10-05


Sverige Karantän SmittskyddsL 3 kap. 9 § Smittskyddsläkare beslutar SmittskyddsL 8 kap. 12 § Polis kan lämna biträde på

begäran av smittskyddsläkaren

Förbud för utresa från Sverige KarantänsL 14 § Smittskyddsläkaren skall vidta de åtgärder som behövs.

Hälsodeklaration KarantänsL 14 § Lämnas till Tullverket vid misstanke om karantänssjukdom eller om fartyget eller luftfartyget kommer från område som förklarats drabbat av Socialstyrelsen enligt Karantänslagen.

Förbud mot luftfart LuftfartL 1 kap. 3 § Regeringen beslutar. Regler rörande övrig trafik Lag med bemyndigande att

meddela föreskrifter om trafik, transporter och kommunikationer

Regeringen eller den myndighet som regeringen utser meddelar föreskrifter.

2009-10-05


Bilaga 3 – Tips på länkar till hemsidor WHO:s hemsida – Aktuell bedömning av pandemin i världen http://www.who.int/csr/disease/avian_influenza/phase/en/index.html Socialstyrelsens hemsida – beredskap och pandemiplanering http://www.socialstyrelsen.se/Amnesord/Smittskydd/ Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps hemsida - pandemiplanering http://www.msbmyndigheten.se/ui/templates/pages/StandardPage____701.aspx?epslanguage=SV Smittskyddsinstitutets hemsida http://www.smittskyddsinstitutet.se/ Läkemedelsverket – pandemiplanering http://www.lakemedelsverket.se/OVRIGA-SIDOR/Den-nya-influensan-H1N1/ Arbetsmiljöverket http://www.av.se/teman/nyainfluensan/ Länsstyrelsens hemsida - Krisberedskap http://www.n.lst.se/n/amnen/Krisberedskap/ Landstinget Hallands hemsida http://www.lthalland.se/ http://www.krisinformation.se/web/Pages/NewsPage____31128.aspx

2009-10-05


Bilaga 4 – Skyddsåtgärder enligt KBM:s manual KBM ingår numera i Myndigheten för samhällsskydd och beredskap. Lösningar för att säkerställa personal för kritiska funktioner:

Se över hur personal kan säkerställas för de kritiska funktionerna. Hur kan backup för dessa arrangeras? Överväg dessa alternativ:

Utbilda fler personer som kan hantera dessa uppgifter.

Omfördela personal från verksamhet som är nedprioriterad under den aktuella tiden.

Skriv avtal med nyligen pensionerad personal och upprätthåll adressuppgifter. Diskutera avtalslösningar med bemanningsföretag.

Diskutera samverkansformer med andra organisationer som har motsvarande verksamhet. I de fall där det är mindre kvalificerad eller specialiserad arbetskraft som behövs kan även följande alternativ övervägas:

Engagera tidigare anlitad extrapersonal.

Sök personal för korttids- eller timanställningar från arbetsför-medlingar, högskolor och gymnasier.

Kommuner, landsting och myndigheter kan ta stöd från frivilligorganisationer. Utnyttja den personal som finns i tjänst på ett mer effektivt sätt:

Omfördela arbetsuppgifter.

Om möjligt, förläng arbetstiden under aktuell period.

Om möjligt, låt arbete bedrivas externt, främst i hemmet, för att minska smittrisken och effektivisera bort restider.

Identifiera viktiga dokument och se till att de finns tillgängliga för flera ur personalen. Det kan vara fråga om manualer, instruktioner, avtal, sändlistor etc.

Ta hand om personalen och minska riskerna för smittspridning på arbetsplatsen:

Undvik fysiska möten, försök att ersätta dem med andra former av möten så som telefonmöten eller videokonferens.

Om det är möjligt, låt personalen arbeta hemifrån. Förbered tekniska och praktiska arrangemang för detta.

För den personal som måste vara på plats, se över om det är möjligt att ordna skiftarbete där de olika skiftens personal inte möter varandra i lokalerna.

Se till att hygienen hålls god i pentryn och toaletter genom bland annat tillgång till tvål och rena handdukar.

Diskutera behov av åtgärder för att minska smittrisken på arbetsplatsen med företagshälsovård och smittskyddsläkare.

Underlätta för personal att kunna ta hand om sjuka anhöriga eller friska barn i fall barnomsorg och skola har stängt:

2009-10-05


Möjliggör arbete hemifrån.

Se över alternativ som kortare arbetspass och flexibla arbetstider.

Överväg om det kan vara möjligt att ta med (friska) barn till arbetsplatsen. Som arbetsgivare är det också viktigt att hantera fall av insjuknad personal på arbetsplatsen:

Bestäm hur ni ska hantera personal som insjuknar i tjänsten. Utse en ansvarig funktion för beslut om hjälp för hemtransport.

Klargör också om det ska finnas någon särskild närvaro-/frånvarohantering och vem som ska ha ansvar för att ha kontakt med dem som är frånvarande.

Diskutera med företagshälsovården vad som kan förväntas av arbetsgivaren vid en pandemisituation.

Övriga störningar att ta hänsyn till:

Förutse vilka problem som kan uppstå till följd av störningar i leveranser av varor och tjänster som är nödvändiga för verksamheten. Vidta åtgärder för att säkra de mest angelägna leveranserna.

Ta reda på vilken beredskap för pandemi som era leverantörer har.

Överväg att ingå avtal med flera leverantörer.

Se över möjligheterna till substitut för den aktuella varan eller tjänsten.

Undersök om det är möjligt att utöka storleken på de egna lagren. Under en pandemi kan transporter och resande komma att påverkas – vilka effekter skulle det få på verksamheten?

Ta fram riktlinjer för hur ni ser på personalens resor internationellt och nationellt.

Se över hur verksamheten drabbas av minskade internationella resor, möten och affärskontakter. Kan de ersättas på annat sätt under en tid?

Analysera vilka problem verksamheten kan drabbas av till följd av störningar i internationell frakt och distribution. Kan verksamhetens sårbarhet för detta minskas?

Analysera om störningar i ordinarie distribution inom landet kan hanteras. Det finns även en risk att störningar i andra system uppstår eftersom det generellt sett är en högre frånvaro av personal på alla arbetsplatser. Om störningar i infrastruktursystemen skulle inträffa kan det ta längre tid att åtgärda dessa än normalt. Hur påverkas er verksamhet av störningar i följande system och hur kan ni hantera dem?

Kollektivtrafik

Finansiella sektorn och betalningssystem

Eldistribution

Teledistribution

Internet

2009-10-05


Bilaga 5 – KBM:s hjälpverktyg vid bedömning av samhällsviktig verksamhet Analysera! Vilka verksamheter måste fungera utan avbrott eller ställer särskilda krav på funktionalitet vid en pandemi? Avgränsa! Vilka funktioner inom dessa verksamheter är särskilt viktiga? Minimera! Vilken är den lägsta möjliga nivån som verksamheten kan bedrivas på? Vilka resurser kräver det? Prioritera! Om inte all viktig verksamhet kan bedrivas, vilken är allra viktigast? Vilken kommer därnäst? Och så vidare. Analysen skall utgå från följande checklista:

Vilken eller vilka verksamheter måste kunna upprätthållas utan risk för avbrott? Bedömning kan ske utifrån följande aspekter: - Risk för liv och hälsa - Förtroendet hos medborgarna - Åtaganden enligt lagstiftning och avtal - Ekonomiska konsekvenser - Miljömässiga konsekvenser - Stort beroende i förhållande till andra viktiga aktörer eller till medborgarna

Kan efterfrågan av verksamheten påverkas vid ett influensutbrott. Följande följdfrågor skall beaktas: - Bedöms det öka eller minska och i vilken utsträckning (kvantitet)? - Förändras efterfrågan på något annat sätt (kvalitet)? - Vad krävs för att tillgodose en förändrad efterfrågan?

Diskussionen om avgränsning skall belysa följande frågeställningar:

Ska hela verksamheten ses som särskilt viktig eller finns det delar vars aktiviteter kan ges lägre prioritet? Kan verksamheten drivas utifrån en lägre ambitionsnivå?

Är verksamheter som bedömts som särskilt viktiga beroende av andra verksamheter/funktioner i eller utanför organisationen (internt samma förvaltning/bolag, internt annan förvaltning/bolag eller externt)? - El / tele / IT - Expertkunskap - Transporter - Produkter - Leverantörer

Diskussionen om minimering och prioritering skall belysa följande frågeställningar:

Vilken är den lägsta bemanningsnivån för att kunna hantera de funktioner som har identifierats som kritiska?

Vilken är den lägsta nivån av övriga resurser som kan krävas för att hantera de funktioner som har identifierats som kritiska?

2009-10-05


Går det att rangordna funktionerna utifrån hur viktiga de är att upprätthålla? Prioritering skall redovisas i följande kategorier:

Prio 1 = Verksamhet som skall fungera

Prio 2 = Verksamhet som bör fungera

Prio 3 = Verksamhet som kan utföras vid ett senare tillfälle Sårbarhet och minimibemanning är ett andra begrepp som skall beaktas:

Vilka blir konsekvenserna om 50 % av personalen är borta i två veckor?

Vilken är minimibemanningen för att de mest prioriterade verksamheterna (prio 1) ska kunna hållas igång?

Hur kan personal omfördelas för att från mindre till mer prioriterade verksamheter?

Vilka funktioner kan upprätthållas via hemarbete?

Vilka funktioner är extra sårbara? Vilka kritiska specialistkompetenser finns? Var inom verksamhetsområdet finns uppgifter, som är så specifika att de endast kan lösas av ett fåtal personer och hur säkras detta?

Finns det ”reservpersonal” att rekrytera med kort varsel?

Finns det manualer för verksamheten och kan dessa nyttjas av tillfällig personal. Resultat av nämndernas och bolagens förberedande planering skall redovisas i en tabell enligt nedan tillsammans med kommentarer och förslag på åtgärder.



bemanning shdkfhsd X sdfsdfsf dfdfdfd gdfgdfgdf vcbcvbvcb. X vbcvbcvbcvb X IT-stöd cvbcvbcvb X cvbvcbvcb vbcbcvb vvbcvbcvb gfdgdfgdfg X

2009-10-05


Bilaga 6 – Bemanning av kommunövergripande krisledningsgrupp och stadskontorets krisstab Kommunövergripande krisledningsgrupp (preliminär) Fredrik Geijer Helen Stened (alt ersättare) Lisbet Svensson Hans-Jörgen Wahlhed Harriet Lökholm Roger Weman Margaretha Perborg Torsten Rosenqvist Hans Ekberg Bo Eliasson Stadskontorets krisstab med ersättare (preliminär) Stabschef 1. Helen Stened 2. Stefan Agmarken HR-expert 1. Roland Norrman 2. Sandra Milosavljevic Medicinsk expert 1. Torbjörn Jonsson 2. Anna-Stina Ek Informatör 1. Carina Johnsson 2. Lotta Pettersson Utredare 1. Kristina Rosendahl 2. Micael Nord Dokumenterare 1. Kerstin Pettersson 2. Eva Björklund

2009-10-05


Bilaga 7 – Dagordning för möten med krisledningsgruppen

1. Stabschefens sammanfattning av händelseutvecklingen i stort

2. Redovisning av läget centralt, på förvaltningar och i bolag. Vad har hänt? Vad har gjorts?

3. Omfall. Vad händer om . . .? Worst case.

4. Informationsläget internt och externt

5. Behov av centrala beslut och åtgärder

6. Övriga frågor

7. Tidpunkt för nästa möte. Vid första mötet skall dessutom fattas ett beslut i stort angående mål och inriktning på krisledningens arbete.

2009-10-05


Bilaga 8 – HEM AO Avfall och Återvinning Åtgärder för att kunna hantera en pandemi: • Aktivera reservpersonal, omdisponera befintlig personal inom bolaget. Förbered personal på ev övertidsuttag eller avvikelser från normala körtidsregler. Överlägg med fack och skyddsombud • Verksamhet på Återvinningscentraler begränsas, ev stängs helt • Vid hög frånvaro bland transportpersonalen prioritera hämtning från sjukhus, vårdinrättningar och flerfamiljshus framför villahushåll. Prioritera hämtning i tätort (stad) framför landsbygd. • Prioritera avfallshämtning från verksamheter p g a hygienskäl (ex dagligvaruhandel) eller verksamheter vars produktion är beroende av att avfall transporteras bort. • I extremfall placera storbehållare (flak och frontlastarbehållare) i bostadsområden och hänvisa de boende dit. (Förbered med Miljö och hälsovårdsmyndigheter samt kommunledning.) AO El- och IT-nät



bemanning Felavhjälpning x Felsökning

x

Reparation x Ledningsvisning x Tillkoppling kund x Kontrollutrustning, fjärr, rundstyrning

x

Rondning, tillsyn x Reservkraft x IT-nät - Fiber x - Nodrum x Felanmälan x Projektledning x Tekniker - drift x - felsökning x - reparation x Driftplanering x FACIL++ x SCADA x NÄTVERKET x Systemdrift x

2009-10-05


mätinsamling ELIN Nyanslutningar x Nätutbyggnad exploateringsomr

x

Leverantörsbyte x Miljö x Manuell avläsning x Beredning x - kontrollutr x - mätinsamling x Inst handläggare x Teknisk kundtjänst x V-STORE x AVALON x Frånkoppling kund

x

Dokumentation x Fakturakontroll x Skadestånd x Budget, p-nos, uppföljning

x

Underhåll x Besiktningar x Planering x Tekniker - nyanläggning x - GB x UH planering x

Åtgärder för att kunna hantera en pandemi: • Personal flyttas från ”prio 3”-verksamhet till prio 2 och om ej tillräckligt från prio 2 till prio 1. • Extra materialresurser införskaffas, så att inte detta blir en trång sektor • Nyckelpersoner får VPN, så att hemarbete kan ske. AO Elförsäljning



bemanning Kundservice

-frontoffice x Information till kunder

- backoffice x Försäljning x Elhandel x Ekonomisk risk

2009-10-05


Åtgärder för att kunna hantera en pandemi: • Försäljning via kundbesök nedprioriteras istället telefonkontakt • Vissa strategiska område prioriteras för att kunna skötas hemifrån via LAN. • Information och mental beredskap till personalen. • Prata med våra externa samarbetspartner för att se vilken planering som finns. Anthill kommer att kunna jobba hemifrån • Back-up för filkörning av räkningsutskrift måste läras upp. • Bemanning i receptionen. Eventuellt stänga för besök. • Back-up för förfrågningar från Svea Inkasso, som måste besvaras skyndsamt för att inte stoppa den summariska processen. • Back-up för beställning av tillkoppling vid inflyttning samt för kunder som varit ärende för frånkoppling på grund av bristande betalning. AO Energi och Tjänster



bemanning Energiproduktion

X Beroende av • inflöde av avfall/bränsle, dvs. av Avfall och Återvinning, externa leverantörer • elkraft finns tillgänglig • leverans av kemikalier

8 st (4 st på Turbingatan och 4 st vid Kristine-hedsverket) 4 st på underhåll

Fjärrvärmedistribution samt Kundanläggningar och Marknad på AO EoT

X Beroende av Produktion

Energimätning X Försäljning X Kundservice X Ao Elförsäljning Administration och ledning

X

Åtgärder för att kunna hantera en pandemi: Produktion: • Turbingatan kan köras med 4 personer men med begränsad beredskap och därmed risk för försämrad tillgänglighet för de bioeldade anläggningarna, dvs vi klarar att driva denna enhet under 3-4 veckor även om upptill 50% av personalen är sjukskrivna. • Kristinehedsverket behöver 4 personer/skift (normalt 5) för att kunna köras med full drift. I ett nödläge kan en traversförare per skift tas in för att kunna upprätthålla driften och därmed köra anläggningen med en driftledare, 2 drifttekniker och en traversförare. Blir ytterligare personer sjukskrivna stängs i första hand P1/P2 och därmed måste eventuellt en gaseldad panna startas. D v s denna enhet klarar att köra med begränsad drift under 3-4 veckor och med begränsad drift som innebär att behovet av värme tillgodoses men att mängden

2009-10-05


avfall som kan behandlas minskar med ca 240 ton/dygn, eller 2500 ton/14 dagar. • På underhåll krävs att 2 personer från el- och instrumentgruppen är tillgängliga, varav en person kan gå beredskap samt måste minst 2 underhållstekniker finnas tillgängliga, för att leda reparationsarbeten dvs. vi klarar att driva denna enhet under 3-4 veckor även om upp till 50 % av personalen är sjukskrivna. Distribution • Går att hantera inom ramen för befintlig personal Koncernstaben



bemanning Kansli - postöppning x Intendentur x Intendentur - Passagesystem

x

Ekonomi – in/ut-betalning

x

Ekonomi - övrigt x Verksamhetsutveckling x Systemsamordning x Extern leverantör

Logica

Drift Lettera x SHK Energi sköter driften

IT-drift x IT-service Telefoni x Stadskontoret -

växelfunktionen

Marknadskommunikation

x

Stabschefen x Personal - lönehantering

x

Åtgärder för att kunna hantera en pandemi: • Generellt : Möjliggöra jobba hemifrån • Kansli: - reserv VD-assistent - jobba på distans • Intendenturen: - Bygga upp lager av kontorsmaterial - Lära upp en person till i att hantera passagesystemet • Ekonomi – in/utbetalning Kundfordringar – stoppa kravbrev Utbetalningar – en person delar ut till övriga • Drift Lettera - Undersöka med SHK Energi om pandemiplan

2009-10-05


• IT-drift - Stort beroende av IT-service men kunskap finns att tillgå på den externa marknaden - Jobba hemifrån • Marknadskommunikation, Stabschefen - Jobba hemifrån • Personal - Alla inom PA skall kunna se till att lön utbetalas

2009-10-05


Bilaga 9 – Räddningstjänsten Åtgärder:

Begränsa ledigheter av olika slag.

Säkerställ matförsörjning.

Ökade krav på hygienförhållanden för att undvika smittspridning på arbetsplatsen.

Vaccinering av hela personalstyrkan i god tid.

Spec. viktiga personer/roller?

Samverkan i Räddsam Halland alt. över länsgränser.

Resursuppbyggnad militär, civilförsvar, hemvärn, FRG, kommunala säkerhetsgrupper.

Omprioritering av egen verksamhet.

Info till allmänhet betr. lägre kapacitet att utföra operativ räddningstjänst.

Kortutbildning egenskydd brand och hemberedskap.

Samverkan i informationsfrågor med Stadskontoret.

Säkerställ fastighetsdrift med reservsystem för el, värme, dricksvatten.

Stödcentra – deltidsstationer motsvarande krav som BAS.

Säkerställ teknikförsörjning för kommunikation (radio, telefon, IT), bränsle via TK, vatten. som släckmedel ev. från öppet vattentag.

Kommunikation via länsbasnätet, RAKEL, satellittelefoner.

Krisledning på BAS med utsedd ledningsorganisation.

Använd KBM:s checklistor i planerings- och förberedelsearbetet.

2009-10-05


Bilaga 10 – Teknik- och fritidsförvaltningen Denna beredskapsplanering utgör grunden för pandemiplaneringen Organisationen omfattar drygt ett hundratal personer. Prioritering av verksamhet Följande verksamheter bör tas in på prioriteringslista:

1. Parkeringsverksamhet säkerställande av in- och utpassage samt säkerhetsfunktioner(larm, ventilation, evakueringsmöjlighet mm) för parkeringshusen, 5 st Prioritet 1 Punkten berör 5 personer

2. Parkeringsövervakning på allmän plats så att säkerhet och framkomlighet säkerställs. Prioritet 1 Punkten berör 7 personer

3. Renhållning på allmän plats i centrum och utmed trafikerade leder. Prioritet 2 Punkten berör ett tiotal personer

Avgränsning av verksamhet (31/8) Detta hanteras av resp. avd.chef i samråd med verksamhetsansvarig. Dessa följer utvecklingen och vidtar nödvändiga anpassningar med utgångspunkt i prioriteringslistan. Större reduceringar i utbud och servicegrad hanteras av undertecknad på förslag av avd.chef och verksamhetsansvarig. Detta anmäles till teknik- och fritidsnämnd, säkerhetskoordinator samt via hemsidan. Support från övriga kommunen enligt tidigare skrivelse. Kvarstår besked om kommungemensamma nedprioriteringar så att dessa hanteras enhetligt. (16/8) 1. Verksamhet som inte omfattas av beredskapsplaneringen är möjlig att prioritera ned och förskjuta tidsmässigt. De resurser som frigörs då, användas inom beredskapsorganisationen. Delar av verksamheten kan bedrivas med lägre ambition t.ex. senareläggning av underhållsarbeten, utredningar. Även minskning i service och stängning av t.ex. idrottsanläggningar kan vara en möjlighet. Respektive verksamhetsansvarig samt utföraransvarig avdelningschef/arbetsledare föreslås få i uppdrag att följa utvecklingen för sin verksamhet och arbetsplats och göra nödvändiga prioriteringar ned till miniminivån. Genom kontinuerlig samordning inom förvaltningen sker erforderlig omfördelning av personalresurser vid behov. Detta hanteras av resp. avd.chef i samråd med verksamhetsansvarig. Dessa följer utvecklingen och vidtar nödvändiga anpassningar med utgångspunkt i prioriteringslistan. Större reduceringar i utbud och servicegrad hanteras av undertecknad på förslag av avd.chef och verksamhetsansvarig. Detta anmäles till teknik- och fritidsnämnd, säkerhetskoordinator samt via hemsidan. Support från övriga kommunen enligt tidigare skrivelse. Kvarstår besked om kommungemensamma nedprioriteringar så att dessa hanteras enhetligt.

2009-10-05


2. Behov av support från övriga delar av kommunens organisation - Elförsörjning - Fjärrvärme - Tele/IT inklusive IT - support - Fastighetsdrift/felavhjälpning - Städservice

Vidare finns ett behov av att kommunledningen meddelar vilka kommungemensamma uppdrag som kan nedprioriteras resp. inte kan nedprioriteras – ärendeberedning, motions-/remissvar, utredningsarbete, fysisk planering mm. Det finns ett stort behov av att frigöra tid för att kunna genomföra en grundlig pandemiplanering. Ett tydligt besked att prioritera detta arbete behövs. Vidare behövs vägledning i tillämpning av arbetstidslagstiftningen med hänsyn till det extraordinära läget. Minimering och prioritering (16/8) Beredskapsplaneringen utgör grunden för prioriteringen. Omfördelning av resurser inom förvaltningen är möjlig med vissa begränsningar av kompetenskaraktär. Inom respektive beredskapsfunktion bedöms 50% frånvaro under två veckor möjlig att hantera. Skulle en större samhällspåfrestning uppträda under den tiden, t.ex. ny orkan, större och omfattande snöfall, kommer uthålligheten däremot att vara begränsad bl.a. med hänsyn till arbetstidslagstiftning. (31/8) Förvaltningens beredskapsorganisation uppdateras främst avseende back-up funktioner för att skapa uthållighet. Tidigare redovisad osäkerhet om att kunna hantera andra tillkommande samhällspåfrestningar t.ex. orkan, översvämning kvarstår. Beroendeförhållanden Uppdatering av externa beroendeförhållanden, leverantörer mm pågår. Likaså pågår förberedelse med att bygga upp buffertlager av viktiga insatsvaror. Sårbarhet I en första omgång bör personal i vattenproduktionen prioriteras, ca 10 personer, därefter som tidigare meddelats övrig personal i beredskapsorganisationen(inkl. back-up) ca 100 personer. Ang. smittspridning har teknik– och fritidsförvaltningen samrått med smittskyddsläkare och därvid konstaterat att det inte finns skäl att stänga någon anläggning av smittspridningsskäl. Ev. stängning av anläggning styrs av de begränsningar av personalresurser som kan uppstå.

2009-10-05


Bilaga 11 – Frågor och svar inom arbetsgivarområdet Har arbetstagare rätt att kräva vaccination på arbetstid? Den och andra frågor som rör arbetsgivarområdet besvaras här. 1. Kan arbetsgivaren skicka hem en arbetstagare som visar symptom på influensa och betrakta arbetstagaren som sjuk?

SVAR: Sjukanmälan kan bara göras av arbetstagaren själv. Arbetstagaren bör uppmanas att sjukanmäla sig med hänvisning till att det är ett samhällsintresse att begränsa smittspridningen.

2. Innebär kollektivavtalet att arbetsgivaren kan stänga av en arbetstagare för att förhindra att influensan sprids?

SVAR: Nej. Det är inte möjligt, trots att det finns bestämmelse i kollektivavtalet som syftar till att avstänga en arbetstagare som misstänks ha en smitta som inte nedsätter arbetsförmågan. Avstängningen görs då i avvaktan på att behandlande läkare ska ta ställning till om arbetstagaren ska avstängas med stöd av smittskyddslagen. Partsavsikten är att avstängning på grund av förkylning och influensa inte ska ske med stöd av avtalets bestämmelser.

Detta förändras inte av att influensa A (H1N1) för närvarande är upptagen som allmänfarlig sjukdom i bilaga till Smittskyddslagen.

Om arbetstagaren dock är så pass sjuk att arbetsförmågan är nedsatt skulle det kunna innebära att han/hon utgör en säkerhetsrisk. Arbetstagaren skulle då kunna avstängas utan lön med stöd av arbetsmiljölagen.

3. Kan gravida, som av medicinska skäl inte kan vaccineras, avstängas med stöd av arbetsmiljölagen och uppbära havandeskapspenning?

SVAR: Berörda myndigheter (Socialstyrelsen, Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan) utreder för närvarande frågan.

4. Kan man vägra att komma till arbetsplatsen för att man är rädd att bli smittad?

SVAR: Nej, eftersom det inte föreligger risk för liv eller allvarlig risk för hälsan.

5. Finns det möjlighet att avstå från att kräva läkarintyg från och med den 8:e sjukdagen vid influensasymptom?

SVAR: Ja, det är möjligt att avstå från läkarintyg enligt bestämmelserna i AB. Försäkringskassan kan i enskilda fall besluta att läkarintyg inte behöver lämnas fr. o m den åttonde dagen. Så har skett tidigare vid influensa med stor omfattning.

2009-10-05


6. När bör friskanmälan ske?

SVAR: Som efter en vanlig förkylning/influensa, när man varit feberfri i 24 timmar och känner sig arbetsför igen.

7. Kan sjuklön utges för karensdagen?

SVAR: Nej, det är inte möjligt att göra avvikelse från bestämmelserna om karensdag i sjuklönelagen.

8. Kan man ändra arbetsplats så att arbetstagare arbetar på annan plats, exempelvis den egna bostaden, för att minska smittspridningen?

SVAR: För att ändra arbetsplats krävs en överenskommelse mellan arbetsgivare och arbetstagare om inte annat framgår av anställningsavtalet.

9. Om en stor del av personalen på en arbetsplats insjuknat, är det då möjligt att låta personal från andra arbetsplatser vikariera för dem som är sjuka?

SVAR: Enligt § 6 i AB är arbetstagaren skyldig att vikariera för annan arbetstagare hos arbetsgivaren. Skyldigheten sträcker sig utanför anställningsavtalet, vilket innebär att det kan bli aktuellt att till exempel arbeta med andra arbetsuppgifter och på annan arbetsplats.

10. Vilka regler gäller enligt arbetstidslagen och arbetstidsdirektivet?

SVAR: Enligt EG-rätten är det möjligt att göra en avvikelse från bestämmelserna om en genomsnittlig veckoarbetstid på 48 timmar, dygns- och veckovila. Avvikelse kan ske för de "tjänster som är oumbärliga för att skyddet av säkerhet, hälsa och allmän ordning skall kunna upprätthållas under förhållanden som är av exceptionellt allvarlig och omfattande art" - exempelvis en katastrof.

Nödfallsövertidsuttag kan bli aktuellt om en arbetstagare ligger nära 200 övertidstimmar och extra arbetstid måste tas ut. Efter två dygns nödfallsövertid måste kollektivavtal träffas med facklig organisation om fortsatt uttag.

Kompensation med enkel respektive kvalificerad övertid utges på vanligt sätt enligt § 20 i AB.

11. Har arbetstagare rätt att kräva vaccination på arbetstid?

SVAR: Vaccination ska om möjligt ske på fritid, om detta inte är möjligt får vaccination efter godkännande från närmsta chef ske på betald arbetstid.

guide för hantering av influensa ah1n1 · insjuknade mellan 20 och 50 % av befolkningen...

Documents