guide: messer og udstillinger - før messen
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
DI's messe– og udstillingsguide
DI’s guide til messer og udstillinger
Det skal du huske FØR messen
DI's messe- og udstillingsguide
2
DI’s messeguide – struktur og indhold
Før messen
•Hvilken type messe og stand er relevant for min virksomhed?
•Hvordan identificerer jeg formål og målgruppe for messedeltagelsen?
•Messer og markedsføring – messen som led i den samlede markedsføringsstrategi
•Ressourceallokering – økonomi og budgettering
•Messepraktik – standens placering og opbygning
•DI vs. virksomhedens rolle i forbindelse med fællesstand
Under messen
•Det indledende arbejde på messen
•Rollefordeling på standen
•Salgsteknik på messer
•Fælles interesser og networking på messen
Efter
messen
•Opfølgning og kundekontakt
•Budgetkontrol
•Evaluering og messeanalyse
DI's messe- og udstillingsguideDI's messe – og udstillingsguide
Før Messen
Grundig forberedelse
DI's messe- og udstillingsguide
4
Hvilken messe skal jeg vælge?
Der findes et hav af forskellige messer. Hvilken, der passer bedst til netop din virksomhed, afhænger bl.a. af:
• Formål med deltagelsen• Målgruppe• Produkt• Markedsprioritering• Ressourcer
Din DI-kontaktperson står parat med råd og vejledning, hvis du er i tvivl.
Sådan kan DI hjælpe
DI sparringBrug din DI kontakt til sparring omkring, hvilken messe der er relevant for netop din virksomhed.
Kontakt:[email protected]
DI's messe- og udstillingsguide
5
Individuel stand vs. fællesstand
Følgende spørgsmål kan hjælpe med at afklare, om virksomheden skal deltage i messen med en individuel stand, eller om det er en fordel at være en del af en dansk fællesstand:
• Er det gavnligt for os at fremstå som en dansk virksomhed?
• Hvilke andre virksomheder findes på standen? Kan vi drage nytte af deres tilstedeværelse?
• Hvordan påvirker det prisen og ressourceforbruget i virksomheden?
• Har fællesstanden en fælles målgruppe? • Kan vi før, under og efter messen drage nytte af
fællesskabet?
Hvis ikke virksomheden har den store messeerfaring, kan det være en god idé at afprøve fremstødsformen sammen med andre virksomheder.
Sådan kan DI hjælpe
ChecklisterDownload DI’sCheckliste for individuelt messeforløb
Download DI’sCheckliste for deltagelse på en fællesstand
DI's messe- og udstillingsguide
6
Eksempel på dansk fællesstand
DI's messe- og udstillingsguide
7
Hvad er virksomhedens formål med deltagelsen?
Værdien af din deltagelse i en messe afhænger i høj grad af i hvilket omfang din virksomhed har et klart formål med deltagelsen og har defineret konkrete mål.
Formålet kan være:
1. Markedssondering – første vurdering af et nyt marked
2. Finde (ny) agent eller distributør3. Salg og markedsføring både i forhold til
eksisterende og nye kunder4. Support til datterselskab / agent / distributør5. Introduktion af nye produkter6. Faglig erfaringsudveksling med andre udstillere7. Image-pleje8. Konkurrentovervågning 9. Inspiration til nye markedsstrategier
Når du har defineret formålet med deltagelsen, kan du opsætte konkrete mål. Det er vigtigt, at målene kan evalueres efter messen. Et mål kan eksempelvis være at få 100 nye kontakter på messen.
Sådan kan DI hjælpe
MarkedssonderingSe DI’s guide til Struktureret Markedsudvælgelse
PartnersøgningSe DI’s guide tilPartnersøgning
DI’s agentkontraktDownload DI’s agentkontrakt
DI assistanceDI kan assistere med:
• udarbejdelse af et markedsstudie.
•udarbejdelse af et individuelt aktivitetsprogram under messen
Kontakt:[email protected]
DI's messe- og udstillingsguide
8
Identificér din målgruppe - Hvem besøger messer?
Generelt kan messebesøgende inddeles i følgende kategorier:
• Brugere af produktet – dvs. teknikere eller sælgere, der står for produktets anvendelse i produktionen og for dets videresalg.
• Influenter – dvs. personer der har indflydelse på beslutningen om køb. Eksempelvis virksomhedens interne og eksterne rådgivere.
• Indkøbere – dvs. personer med formel kompetence til at indgå købsaftaler.
• Beslutningstagere – udvælger eller godkender valg af leverandør og produkt.
• Borgere – nysgerrige gæster, det er som regel tidsrøvere, der ikke skal bruges for meget krudt på.
En vigtig del af planlægningsfasen er at identificere din målgruppe – og målrette din markedsføring her efter.
Sådan kan DI hjælpe
DI sparringBrug din DI kontakt til sparring omkring måder at skabe kontakt til nye kunder
KundesegmenteringBrug DI’s værktøj
Værdibaseret kundesegmentering
Kontakt DI’s internationale konsulentafdeling omkring brug af værktøjerne og evt. workshop hos din virksomhed
Kontakt:[email protected]
DI's messe- og udstillingsguide
9
Markedsføringsstrategi – ram din målgruppe
Messer og udstillinger markedsføres som oftest af arrangøren, men det er din virksomheds eget ansvar at få fat i lige netop jeres målgruppe og få dem til at besøge jeres stand.
Det kan være en god idé at annoncere jeres deltagelse:
• I fagpressen • I messekataloget • På virksomhedens hjemmeside• Via sociale medier • PERSONLIGE INVITATIONER til relevante gæster er
alfa og omega. Invitér i god tid og følg gerne op på invitationen.
Det er ikke et mål i sig selv at få målgruppen til at besøge messen. Konkurrenterne er også til stede, og kunderne skulle gerne komme til jeres stand.
Sådan kan DI hjælpe
DI sparringBrug din DI kontakt til sparring.
Program & deltagereKontakt din DI kontaktperson for yderligere information om delegationen.
DI kan bl.a. hjælpe med at undersøge, om der er andre i delegationen, der har samme interesser som jer.
Kontakt:[email protected]
DI's messe- og udstillingsguide
10
Messer som led i den samlede markedsføringsstrategi
Messedeltagelse er en god markedsføringsplatform for mange virksomheder. Messer kan dog ikke stå alene men skal ses som et led i en overordnet markedsføringsstrategi, der kan variere fra marked til marked og produkt til produkt.
En fordel ved messedeltagelse er, at det giver mulighed for at indfri mange af virksomhedens marketingsmål på én og samme tid. Eksempelvis:
• fra langsigtet brand awareness til direkte salg• fra markedssondering til mediedækning• fra lancering af nye produkter til pleje af loyale kunder
Sådan kan DI hjælpe
Informér din DI kontaktperson om jeres mål, og hvilke gæster I ønsker at invitere
Brug din DI kontaktperson til at få overblik over programmet og aktiviteterne
Brug din DI kontaktperson til at klarlægge, hvordan din virksomhed får mest ud af messedeltagelsen
Kontakt:[email protected]
DI's messe- og udstillingsguide
11
Ressourceallokering – økonomi og budgettering
Det er vigtigt at lægge et realistisk budget tidligt i planlægningsfasen. Budgettet skal afspejle virksomhedens forventninger og målsætning til messen.
Virksomhedens ressourcebehov i forbindelse med messer kan groft sagt inddeles i 3 forskelllige grupper:
- Økonomiske ressourcer- Personalemæssige ressourcer til forberedelse, eksekvering og
opfølgning- Ressourcer til opfølgning
Ressourceallokering afhænger i høj grad af, om virksomheden deltager i messen med en individuel stand eller på en fælles stand arrangeret af DI. Fællesskabet giver naturligvis nogle økonomiske fordele.
Sådan kan DI hjælpe
Download DI’s budget-formular, der kan hjælpe dig til at sammenholde det estimerede budget med de faktiske udgifter.
DI’s budgetformular
DI's messe- og udstillingsguide
12
Messebudget – individuel vs. Fællesstand
Individuel stand:
•Standleje•Standopbygning og –nedtagning•Standdesign (konstruktion, møbler mv.)•AV-udstyr•El, vand og andre forsyninger•Leje af mødelokale •Brochurer og præsentationsmateriale•Bemanding af standen (rejse, ophold mv.)•Forplejning•Tolkning
Fællesstand:
DI tilbyder som regel en basispakke, der bl.a. indeholder:
•Møbleret stand (inkl. leje, design, op- og nedtagning.•Et aktivitetsprogram (informationsmøde, konferencer, seminarer, middag/ reception med mulighed for at invitere kunder og partnere)•Fælles præsentationsmateriale
Der vil blive opkrævet betaling for ekstraydelser og arrangementer.
Neden for kan du se eksempler på, hvilke poster du bl.a. skal være opmærksom på, når du beregner messebudget:
Sådan kan DI hjælpe
Download DI’s budget-formular, der kan hjælpe dig til at sammenholde det estimerede budget med de faktiske udgifter.
DI’s budgetformular
DI's messe- og udstillingsguide
13
Standens placering og opbygning – Individuel stand
Standen er omdrejningspunktet for messedeltagelsen. Her er nogle vigtige spørgsmål, som man som individuel udstiller skal tage stilling til på forhånd:
Hvilken standtype vil man benytte?• Ø-stand = åben til alle fire sider• Hovedstand = åben til tre sider• Hjørnestand = åben til to sider• Rækkestand = åben til én side
Hvor stor skal standen være?• Afhænger af hvilke produkter, der skal med på messen,• Behov for afskærmet samtalerum kræver min. 6 – 7 kvadratmeter• Behov for aflukket receptionslokale• Hvor mange personer skal bemande standen
Hvilken beliggenhed på messen?• Mere trafik i hovedhallen/hovedstrøg end i sidehallen/sidegaderne• Strøg der fører til trapper, udgange, restauranter og toiletter har
meget trafik• En stand, der traditionelt får mange besøg, er en bedre nabo/genbo
end en anonym stand
Sådan kan DI hjælpe
Kontakt DI hvis du har brug for vejledning om standens placering og opbygning.
DI's messe- og udstillingsguide
14
Standens placering og opbygning – fællesstand
DI har mange års erfaring med at arrangere messebesøg og har været på de fleste messer mange gange før. Det betyder, at vi har et godt samarbejde med arrangørerne og derfor får tildelt gode og velbesøgte standområder på messerne.
DI arbejder sammen med dygtige eksterne standdesignere, der formår at få fællesstanden til at fremstå flot, fremhæver den enkelte virksomhed og tiltrækker mange gæster.
Eksempel:
Se et eksempel på, hvordan en DI fællesstand kan se ud:
Food and Hotel Asia 2014
DI's messe- og udstillingsguide
15
DI’s rolle før messen – fællesstand
Når du deltager i et messebesøg arrangeret af DI, så er det DI i samarbejde med f.eks. den lokale ambassade, der står for meget af det praktiske, fx:
• Tilmelding og standleje – DI booker et stort fælles standareal, og hver enkelt virksomhed får tildelt en individuel stand på fællesområdet. DI bistår gerne med indretning af de enkelte stande.
• DI rekrutterer virksomhederne og sammensætter programmet for messeforløbet
• DI’s repræsentant står til rådighed under hele messeforløbet
Sådan kan DI hjælpe
DI sparringBrug din DI kontakt til sparring.
Program & deltagereKontakt din DI kontaktperson for yderligere information om delegationen.
DI kan bl.a. hjælpe med at undersøge, om der er andre i delegationen, der har samme interesser som jer.
Kontakt:[email protected]
DI's messe- og udstillingsguide
16
Dét forventes af dig som virksomhed
Forbered dig på, at du både skal præsentere din virksomhed formelt og uformelt i løbet af de dage messen finder sted.
Forbered din formelle virksomhedspræsentation• Udarbejd en kort og præcis markedstilpasset
virksomhedspræsentation • Vis jeres unikke markedsposition gennem konkrete eksempler
Forbered din uformelle salgstale / ”elevatortalen”• Vær klar til at give en kort og præcis virksomhedspræsentation
(”elevatortalen”)
Input til fælles præsentationsmateriale – fællesstand• Præsentationsmaterialet oplyser gæster om, hvilke danske
virksomheder der deltager, og hvilke kompetencer de repræsenterer.
• Materialet følger en overordnet designskabelon. Virksomhederne sender det relevante indhold (kort virksomhedsprofil), logo og billedmateriale til DI.
• Deadline: Det er vigtigt, at virksomhederne overholder alle deadlines og leverer det efterspurgte materiale i de rette formater, så DI kan forberede messedeltagelsen bedst muligt og sikre et godt resultat for alle deltagende virksomheder.
Sådan kan DI hjælpe
Din DI kontakt-person vil løbende fremsende opdateringer til de deltagende virksom-heder
Din DI kontaktperson kan give dig information om skabeloner, deadlines m.v.
Kontakt:[email protected]
DI's messe- og udstillingsguide
17
Dét forventes af dig som virksomhed – fællesstand
Husk følgende punkter i forbindelse med jeres forberedelse:
• Udpeg en overordnet ansvarlig for din virksomheds deltagelse, der koordinerer i forhold til kollegaer i Danmark /i evt. datterselskab i udlandet og med eksterne samarbejdspartnere
• Involvér jeres agent / distributør tidligt i forløbet og forbered aktiviteter sammen
• Budget (udarbejd et samlet budget, der også inkluderer evt. ekstra aktiviteter ud over jeres deltagelse i fremstødet) .
Sådan kan DI hjælpe
Kontakt din DI kontaktperson for sparring.
BudgetformularDownload DI’s budgetformular, der kan hjælpe dig til at sammenholde det estimerede budget med de faktiske udgifter.
DI’s budgetformular
DI's messe- og udstillingsguide
18
Mere inspiration til ekspansionDI International Business Network
Gennem DI IBN bliver du inviteret til seminarer og konferencer om dine fokusmarkeder, og du modtager automatisk DI’s nyhedsbrev International Business hver anden uge.
DI International Business DevelopmentDI’s afdeling for international virksomhedsrådgivning, der kan hjælpe dig med alt fra kundeidentificering og distributørsøgning til on-location etableringshjælp. Vi tager udgangspunkt i din situation og skræddersyer den løsning, du har behov for.
MarkedsfokusDI følger den økonomiske udvikling på Danmarks vigtigste eksportmarkeder tæt. Hver måned samler vi for hvert marked et overblik over de seneste tendenser.
EksporthåndbogenDI’s online opslagsværk om eksportforsendelser og eksporttilbud.
Erhvervsjuridisk bistandDI’s erhvervsjuridiske afdeling kan hjælpe dig med juridiske spørgsmål inden for international konkurrenceret, statsstøtte, immaterielret og selskabsret. Du kan også downloade og bruge DI’s standardskabelon til agentkontrakt.
DI's messe- og udstillingsguide
19
DI er med dig hele vejen
di.dk/internationalTlf. 33 77 33 77