guide pratique des marchés d'architecture belgique

Guide pratique des marchs d'architecture Cellule architecture de la Fdration Wallonie-Bruxelles

Introduction

Aprs une dizaine d'annes de pratique desmarchs d'architecture, la Cellule architecturede la Fdration Wallonie-Bruxelles souhaitemettre son exprience la disposition desMatres d'ouvrages publics.

En 9 tapes, pas pas, ce guide accompagne leMatre d'ouvrage tout au long d'un processusqui soutient la qualit architecturale. Uncontexte bien identifi, un programmeclairement dfini, une comptition saine,rigoureuse et transparente, soutenue par unJury l'esprit ouvert, sont autant de gages quidonneront corps la crativit et forme l'ambition du projet. Tirer les projets vers lehaut, vers davantage de justesse dans la priseen compte des conditions du contexte, dans larponse aux enjeux fonctionnels et auxobjectifs environnementaux, tels sont les dfis


relever dans le choix d'une quipe deconception.

Si tout investissement dans un quipementpublic est porteur des valeurs de la collectivitqu'il reprsente, il est ais d'admettre que cechoix, qui s'inscrit dans la dure, mrite notreplus grande attention.La Cellule architecture est votre dispositionpour vous y aider.

Suite l'entre en vigueur, le 1er juillet dernier,de la nouvelle lgislation sur les marchspublics, le contenu de l'ensemble du site web at mis jour en concertation avec notreservice juridique. Pour les avis de marchpublis avant le 1er juillet 2013, l'ensemble de laprocdure reste cependant sous le couvert del'ancienne lgislation et les documents typesadquats doivent tre demandsspcifiquement la Cellule architecture.

Date de gnration du PDF : 09/09/2015 - 2/109

1. Un guide pratique

Le projet pour un nouveau btiment public, pour un nouvel amnagement paysager, pour unetransformation ou une extension, nat de plusieurs exigences et volonts et est souvent lersultat d'un long cheminement.

Ce guide pratique dmarre au moment o le projet prend forme et entre dans une premirephase oprationnelle : la dsignation d'une quipe d'auteurs de projet qui sera charge detoutes les tudes et du suivi des travaux pour raliser le projet. Autrement dit, il propose des outils pratiques et conceptuels pour conduire un march d'architecture de manirequalitative.

Le processus propos vise en effet garantir les objectifs suivants :l la qualit architecturale des propositions

l la cohsion des parties prenantes autour du projet lauratl le respect du travail des quipes

l la transparence et la communication autour des choix

l la participation au dveloppement de la culture architecturale.

Ce guide pratique s'adresse donc tous les Matres d'ouvrages publics qui souhaitentinscrire leur dmarche dans de tels objectifs.

Il est bas sur le processus expriment depuis plusieurs annes par la FdrationWallonie-Bruxelles et plus particulirement par la Cellule architecture.

Les procdures et les documents types proposs sont donc ceux utiliss pour les marchsdarchitecture de la Fdration Wallonie-Bruxelles. Ils sont utiliss galement pour lesprojets subsidis par elle et sont mis disposition de tous les pouvoirs adjudicateurs.

La mise en ligne de ces documents marque d'ailleurs la volont de la Cellulearchitecture d'encourager et de faciliter la mise en uvre de bonnes pratiques par tousles Matres d'ouvrages publics en Belgique francophone.


2. Les principes fondamentaux

Les principes fondamentaux du processus propos sont les suivants :

l accs au march par tous, sans impositions excluantes tels que les chiffres daffairesou les rfrences ralises

l approche qualitative et ouverte du programme : nonciation denjeux, dobjectifs etde besoins plus que des propositions de solutions

l des quipes compltes, pluridisciplinaires, qui assurent lensemble des tudesdarchitecture, dingnierie, dacoustique, de design signaltique et mobilier, etc.

l pas de mise en concurrence des honoraires : la comptition porte sur les ides, leconcept lintrieur dun cadre donn

l une procdure en deux temps afin de mettre au travail un nombre limit d'quipes

l laboration d'une premire bauche de projet (pr-esquisse) par les quipesslectionnes

l prsence dun Jury compos de toutes les parties prenantes et d'experts extrieurs

l prsentation orale des offres devant le Jury

l ddommagement aux quipes soumissionnaires pour leur pr-esquisse (chaque quipereoit le mme montant pour le travail ralis).


3. La procdure ngocie avec publicit

La procdure ngocie avec publicit est la procdure de march public qui correspond lemieux ces principes. Tous les documents types contenus dans ce guide pratique, ycompris le Cahier spcial de charges 'type', sont rdigs en fonction de ce choix de base.

Il s'agit d'une procdure qui est rgie par la loi du 15 juin 2006 (relative aux marchs publicset certains marchs de travaux, de fournitures et de services), article 26, 2, 3.Elle est dcrite par la Commission europenne comme tant la plus indique pour des marchs de services de nature intellectuelle et crative tels que les marchs d'architecture.

Une motivation plus approfondie du choix de cette procdure se trouve dans la section'tapes pralables' de ce Guide. Les atouts de cette procdure, que ni le concours ni l'appeld'offres ne peuvent offrir, sont principalement de trois ordres :

l possibilit pour les concurrents de rencontrer le Matre d'ouvrage et d'changer desrflexions qui participent la clarification des enjeux du programme (sance dequestions-rponses)

l pas d'anonymat, ce qui permet la prsentation orale des pr-esquisses devant le Jury,essentielle pour bien cerner les enjeux de chaque proposition

l possibilit, en cas d'incertitude, de rencontrer nouveau les quipes en balance afinqu'elles prcisent ou modifient leur offre (ngociation).

Il est noter que tant le Matre Architecte de la Rgion de Bruxelles-Capitale que le VlaamsBouwmeester du Gouvernement flamand prconisent la procdure ngocie ne ft-ce qu'austade final de leurs procdures.

Si le prsent guide dcrit essentiellement la procdure ngocie avec publicit, unanimementreconnue comme la plus apte gnrer un processus conduisant vers la qualit, dautresprocdures, telles que la procdure ngocie directe (honoraires < 207.000 HTVA), laprocdure ngocie sans publicit (honoraires < 85.000 HTVA), le concours de projet oulappel doffres, restent accessibles avec les limites et contraintes propres chacune (voirsection 1, 'Choix de la procdure'). Les enjeux, les moyens humains et financiers, les dlais,sont les questions pralables quil convient de poser avant de se lancer dans un choix. Si lematre d'ouvrage fait le choix de solliciter une offre sous forme de presquisse, nousrecommanons vivement de procder une slection qualitative pralable.


4. Les grandes lignes du processus

Le processus dcrit ici se dcline en tapes successives. Survolez avec la souris les 9 tapesdans la barre en haut de la page. Chaque section correspond une tape particulire duprocessus propos. Si, pour celui qui lapprhende pour la premire fois, il peut apparatrecomme complexe, il sinscrit dans un dispositif daccompagnement que la Cellulearchitecture met au service des Matres douvrages qui en font la demande.

En rsum

1. Les tapes pralables

Il s'agit d'une priode dont la dure est variable, pendant laquelle le Matre d'ouvrageprpare les lments dterminants du march : la dfinition du programme, un planning,un budget, les autorisations hirarchiques, etc.

2. LAvis de march et la priode de publicit

Sa publication marque le dbut officiel de la procdure. Il invite les architectesintresss former une quipe pluridisciplinaire (ingnieurs, scnographes, paysagistes,etc.) et introduire un dossier de candidature dans un dlai d'environ 5 semaines.

3. La composition du Jury

Cette section n'a pas d'impact sur la ligne du temps, mais explique comment constituer leJury qui sera appel se runir deux reprises : une premire fois, il propose la slectiondes quipes concurrentes ; dans un second temps, il propose la dsignation de l'quipelaurate au pouvoir adjudicateur.

4. Le Cahier spcial des charges

Ce document rgit la phase d'attribution du march et son excution, jusqu' la rceptiondes travaux. Il peut tre finalis pendant la priode de publicit de l'Avis de march. Sides clauses types peuvent tre utilises pour la partie administrative du document,l'attention portera sur la bonne rdaction du programme, lment essentiel pour susciterune comptition intressante et des projets pertinents.

5. La slection qualitative

Cette section traite de la priode entre le dpt des dossiers de candidature et l'envoi dela dcision de slection, suite la premire sance du Jury, aux quipes retenues et nonretenues pour la deuxime phase de la procdure.

6. Llaboration des offres et la sance de questions-rponses

Les quipes retenues reoivent le Cahier des charges et laborent une pr-esquisse. Unesance d'information est organise sur le site concern afin que les quipes puissentobtenir toutes les clarifications relatives la demande.

7. La pr-analyse des offres et le Jury dattribution

Cette section traite de la priode entre le dpt des offres (pr-esquisses) et la deuximesance du Jury, suite laquelle une proposition dattribution du march est adresse aupouvoir adjudicateur.

8. Lattribution du march

Cette section reprend les actes administratifs ncessaires pour finaliser la procdure etdsigner officiellement l'quipe d'auteurs de projet : une ventuelle phase de ngociationavec une ou plusieurs quipes, la dcision motive d'attribution, laccord de l'autorit decontrle, le dlai d'attente (standstill) ventuel et la notification.

9. Le dmarrage et laccompagnement des tudes

Une fois l'quipe dsigne, le travail de conception peut continuer sur base delvaluation de la pr-esquisse. Un Comit d'accompagnement est mis en place pourencadrer le travail de l'quipe jusqu' l'approbation de l'esquisse.


tape 1

Les tapes pralablesIl faut tout d'abord commencer par se poser lesbonnes questions, demander des expertises,discuter autour d'une table avec les partiesprenantes, collecter des documents. Puisreconsidrer le tout, ouvrir des pistes tablirun scnario. L'nergie dpense au cours decette phase dtermine la qualit du processus,qui elle mme dtermine la qualit du projet.


1. L'aventure commence

La naissance d'un projet d'architecture est difficile situer dans le temps. Il s'agit le plussouvent d'un processus lent, qui part d'un besoin vague de changement et devient au fur et mesure plus prsent et explicite.

Cette section du guide pratique se distingue des autres puisqu'elle ne concerne pas encore laphase 'publique' d'un march d'architecture, mais aide le Matre d'ouvrage aborder tous leslments qui doivent tre traits avant de procder la publication de l'Avis de march et,donc, au lancement du march d'architecture proprement dit.

Le temps ncessaire cette tape dpend de la complexit du projet, des missions effectuer, et de l'implication des parties prenantes, de leur concentration, franchise, sensde la ralit et capacit de projection.

Le but de cette phase de dfinition, en rsum, consiste prciser :

l Les raisons pour lesquelles on souhaite un changement physique des lieux

l L'volution souhaite par l'institution qui occupera les lieux par rapport ses propresactivits

l Les valeurs que le projet devrait vhiculer, ou permettre de vhiculerl Le fonctionnement spatial envisag pour le lieu et pour ses publics

l Les principaux lments quantitatifs utiles pour le projet (personnel, capacit enpublic, volume du matriel stocker, etc.)

l L'ampleur du projet raliser compte tenu de la situation existante des lieux, sous formede programme architectural

l L'estimation du budget ncessaire pour les travaux et les quipements ou l'estimationdu budget disponible

l Le montage juridique et financier du projet (subsides, etc.)l La mission confier aux auteurs de projets qui seront dsignsl Le montant des honoraires destins aux auteurs de projetl Le type de procdure de comptition architecturale adapt au budget, la nature et

aux enjeux du projetl Les partenaires mobilisables tout au long du processus (utilisateurs, experts,

accompagnement du march d'architecture, accompagnement des tudes, pouvoirssubsidiants, urbanisme local et rgional, ...)

l Les moyens mettre en uvre pour lancer la procdure de dsignation.

On passe ainsi d'un besoin d'architecture des dcisions pragmatiques, influences par lafaisabilit technique et financire du projet. Mais, loin d'tre un processus linaire, ladfinition de ces points se fait par va-et-vient entre les acteurs.

Les paragraphes suivants prsentent certains aspects spcifiques de cette phase.


2. Qui mettre autour de la table

Les intervenants dans un tel processus sont multiples, et le concept de 'parties prenantes' (stakeholders en anglais) peut tre entendu de plusieurs manires. Pour une cole, parexemple, faut-il se limiter aux dcideurs politiques et au prfet, ou faut-il inclure aussi lecorps enseignant, les assistants techniques, des experts pdagogiques... et pourquoi pas leslves et leurs parents, voire les voisins et les responsables du trafic routier ?

Si d'une part l'ide d'une trs large participation un projet prsente un intrt dmocratiqueindniable, d'un point de vue pratique il n'est pas toujours facile ni fructueux de multiplierautant le nombre de personnes autour de la table. Il est donc conseill de dmarrer en petitcomit, et puis ventuellement d'largir en ciblant des personnes-ressources, en fonction del'avancement du projet mais aussi de ses enjeux stratgiques.Par petit comit on entend donc les personnes l'initiative du projet, les responsables dubtiment, les reprsentants des futurs utilisateurs et les pouvoirs subsidiants. Parmi cespersonnes il est important d'identifier un chef de projet, de prfrence architecte, quicentralise l'information et accompagne toute la procdure.

Les premiers changes prliminaires donnent lieu :

l des runions de programmation, ventuellement largies d'autres parties prenantes(appeles Comit de pilotage ou Comit d'accompagnement)

l des tudes techniques (recherche de documents, relevs, estimatifs, sondages destabilit)

l ventuellement, des visites de ralisations intressantes

l enfin, aux prises de dcision qui permettent de lancer le march d'architecture.


Les processus de mdiation et de participation

Ces dmarches ne seront pas abordes dans ce Guide.

Il s'agit d'actions qui demandent une certaine expertise de la part des pilotes, gnralementdes professionnels dsigns pour l'occasion. S'il est souhait que de telles dmarchessoient mises en uvre, les rsultats pourront tre utiliss pour dfinir le marchd'architecture ; elles seront donc effectues avant la publication de l'Avis de march.

Dans certains cas, surtout en matire d'urbanisme, il est possible d'effectuer ces dmarches aprs la dsignation des auteurs de projet : ceux-ci seront chargs d'engager un telprocessus pralablement ou paralllement l'laboration du projet proprement dit (dans cecas, il faut videmment que des honoraires supplmentaires soient dgags et prvus).


3. Dfinir les grandes lignes du programme

Ds les premiers changes, il est important de demander aux futurs utilisateurs de rdigerune note programmatique, ou Note libre des utilisateurs. Ce sont eux qui connaissent lemieux l'organisation de leurs activits et qui, a priori, ont la capacit d'identifier les nouveauxbesoins. Ce sont donc eux qui peuvent dfinir le projet avec le plus de pertinence.Il s'agit d'un document dune page ou plus qui voque les enjeux et les valeurs les plussubtils lis au projet ; ceux que l'architecte chef de projet n'est pas susceptible de connatre,mais qu'un directeur de thtre, un prfet d'cole ou un responsable du personnel peuvent trsbien cerner. La note contient galement toutes les informations concernant le fonctionnement envisag par les utilisateurs (horaires, activits, organigramme) et constituepar consquent une bonne base de travail pour la rdaction du programme.

Cet exercice permet de faire mrir en eux l'ide du projet et permet de mettre sur la table unepremire srie d'lments dont les diffrentes parties prenantes pourront dbattre.

Quant au Matre d'ouvrage ( lui reviennent toutes les dcisions), il doit s'assurer que leprojet dfini en dialogue avec les utilisateurs rponde l'intrt gnral en matire de service la population, de gestion du patrimoine immobilier et de dpense publique.

La perspective du Matre d'ouvrage est parfois diffrente de celle des utilisateurs dubtiment. Il doit tout d'abord contenir les dpenses, ce qui l'oblige parfois revoir desdemandes juges trop coteuses. Deuximement, il doit se soucier du bon fonctionnement etde l'adaptabilit du lieu amnag pendant toute sa dure de vie : s'il est important que leprojet construit corresponde bien aux besoins de ses premiers utilisateurs, il est tout aussiimportant qu'il puisse satisfaire de nouveaux besoins qui se dclareraient dans le futur.

L'intervention de l'architecte chef de projet est fondamentale. Il est charg notamment de laprogrammation fixer dans le Cahier des charges. Son rle est aussi celui d'engager undialogue serr et 'sans merci' avec les autres parties prenantes pour bien comprendre ce quiest recherch, les contradictions et les informations implicites, en apportant un regardcritique sur la dfinition du projet.

Lorsque ce projet 'fonctionnel' culturel, pdagogique, urbain, sportif, citoyen est dfini, ildoit tre mis en relation avec les possibilits techniques et rglementaires de la situationexistante, les disponibilits budgtaires pour les travaux et les ressources humaines que leprojet ncessitera, etc.Une certaine distance critique est ncessaire pour vrifier la faisabilit et l'intrt du projet la lumire de son contexte proche et lointain

Les allers-retours entre les besoins en termes de fonctionnement et le potentiel du lieupeuvent mener un ajustement du programme ou mme, dans un cas extrme, la recherche

d'un nouveau site pour le projet, voire l'abandon de toute l'opration... Au plus tt lafaisabilit du projet sera avre, tant au niveau institutionnel que technique, au plus vite onpourra voluer dans le processus, en dfinissant les derniers lments importants avant delancer l'appel candidatures (voir section 2, 'Avis de march') et en rdigeant en parallle leCahier spcial des charges (section 4).Par plusieurs tables rondes et suite des tudes pralables plus approfondies, on arrive dfinir de commun accord l'ampleur du projet raliser, tout en ne sachant toujours pasquelle forme il prendra !


4. Les documents techniques se procurer

Comme tout projet d'architecture qui dmarre, les consignes d'une comptition d'architecturedemandent un bon quilibre entre rigueur et ouverture, tant dans la demande du Matred'ouvrage que dans la rponse apporte par les auteurs de projet.Dans les paragraphes prcdents il a dj t question des lments programmatiques etphilosophiques 'ouverts' ; il s'agit ici d'aborder les aspects plus techniques du projet, quidfinissent les contraintes auxquelles les architectes et leur quipe devront rpondre.

Disposer d'un historique (synthtique) du btiment ou du site du projet peut fournir desinformations prcieuses pour le suite de la procdure.

De mme, il est opportun de commencer dj dfinir le contexte urbanistique, lgal etnormatif du projet. Par exemple, il existe plusieurs dcrets et normes qui rgissent certainsprogrammes, qu'il s'agisse de lieux de spectacles, d'infrastructures sportives, de bureaux,d'espaces urbains, d'infrastructures scolaires, etc. Au niveau du site, il est important deconnatre la prsence d'ventuelles servitudes et le statut des terrains voisins.

Lorsqu'il s'agit d'intervenir sur un btiment existant (ou un site), le nombre de documentstechniques fournir aux auteurs de projet augmente considrablement. Il faut disposer d'un diagnostic complet. Certains documents sont fondamentaux ds la phase de comptition, parexemple les plans de la situation existante ; d'autres seront plus utiles pour l'avancement destudes, mais s'ils sont joints au Cahier spcial des charges ils peuvent dj orienter lesconcurrents de manire importante (par exemple, un rapport de stabilit peut induire abandonner l'ide de construire sur le toit d'un immeuble, procder par construction lgreou proposer la dmolition d'une aile du btiment...)Sans contraintes, difficile de s'engager dans un vritable processus de conception... etdemander une tude architecturale sur des bases floues ou inconnues peut conduire denombreuxses difficults par aprs (malentendus, nombreux aller-reetours, perte de temps, ...)

D'ailleurs, le caractre contractuel du Cahier spcial des charges et de ses annexes impliqueque l'ensemble de ces documents et prescriptions techniques devrait tre connu par lesauteurs de projet ds le dbut, afin d'avoir une vision claire de la mission et des problmes traiter, et procder leurs propres valuations en connaissance de cause.

Etant donn que l'obtention de certains documents peut prendre beaucoup de temps. Ils'agit de faire trs rapidement l'tat des lieux des documents ncessaires, existants et produire. la rigueur il faut commencer par ceux-ci avant de se poser toute autre questionsur l'avenir d'un btiment !

l Si des plans existent, il faut s'assurer qu'ils sont toujours d'actualit et vectoriss auformat .dwg. Si on n'est pas en possession de plans prcis et vectoriss de la situationexistante, il faut commander une tude un gomtre (ce qui implique un autre marchpublic: voir CDC type). Le reprage des imptrants, du niveau de la nappe phratique,de la composition du sol, etc., sont autant d'oprations accomplir au plus tt.

l Il est galement important de solliciter un rapport des pompiers et d'autresprventionnistes (en application du Coe sur le Bien-tre au travail), s'ils ne sont pasrcents. En plus de remarques ponctuelles, ces experts peuvent indiquer les normes descurit auxquelles le projet futur devra satisfaire.

l La prsence d'amiante doit tre certifie dans un rapport par une firme agre.

l Un audit nergtique peut fournir des informations prcieuses en vue de fixer lesobjectifs du projet en termes de performances nergtiques et environnementales.

l Si le btiment prsente des installations techniques, il est important de rassembler de la documentation technique ainsi que des rapports de contrle rcents.

l Si le btiment est class ou revt un certain intrt patrimonial, il est opportun de lancerune tude historique approfondie sur le btiment, et ventuellement une fiche d'tatsanitaire.

l Dans certains cas il est important de faire raliser une inspection sur la stabilit dubtiment, ou du moins rassembler des informations sur ses structures porteuses que lesingnieurs de chaque quipe pourront interprter.


5. Estimer le budget

L'inadquation entre le programme, l'ampleur des travaux et l'enveloppe budgtairemise disposition est un problme frquent et embarrassant. Les auteurs de projet nesavent plus quoi s'en tenir : faut-il rencontrer tous les desiderata du Matre d'ouvrage, endpassant le budget ? ou faut-il rduire le projet ce qui peut tre fait avec l'argentdisponible, en prenant le risque de remettre une proposition moins attractive que celle d'autresconcurrents ? Cette ambivalence n'est bnfique ni la comptition d'architecture, ni aprs :tt ou tard il faudra soit oprer une adquation en ngatif du programme (ce qui risque defrustrer toutes les parties prenantes et demande un double travail), soit augmenter le budgeten trouvant de nouveaux financements. Ngliger la cohrence entre ces deux aspectsfondamentaux d'un projet d'architecture devient toujours critique un moment ou un autre.En outre, l'article 37 de lA.R. du 14/01/2013 introduit une nouvelle notion, celle de la limitation de l'augmentation 15 % du montant initial du march pour les modificationsapportes unilatralement par le pouvoir adjudicateur. Les ventuels montant de travaux, etdonc propportionnellement les honoraires, supplmentaires prvisibles seront de ce fait tantque faire se peut prvus dans le march de base pour viter datteindre trop rapidement cettelimite. S'il s'agit de travaux dont la ralisation reste incertaine au stade du lancement dumarch, pour un maximum de clart face aux auteurs de projet, le poivoir adjudicateur peutexprimer ces montants supplmentaires sous forme de tranches conditionnelles (en casd'incertitude sur l'obtention d'un subside, par exemple).

Comment calculer ?

ce stade de la procdure, la manire la plus simple pour avoir une ide du budgetncessaire pour raliser les travaux est de se baser sur un calcul des surfaces brutes, multiplier par un prix au m qui dpendra du type de travaux (construction neuve, rnovationlourde ou lgre, standard passif, btiment class, travaux par phases, etc.) ce montant ilfaudra ensuite ajouter des montants pour des quipements spcifiques (par exemple lascnographie), pour les abords, etc.

Pour un nophyte, calculer la surface brute d'un btiment existant est simple ; effectuer uncalcul des surfaces en fonction du programme des besoins des utilisateurs est par contre pluscompliqu. Des manuels de programmation proposent des outils efficaces, comme desmesures unitaires (par exemple, la surface de bureaux habituelle dans un paysager est de 10m par personne), gnrales (terrain de volley-ball = 24x15 m, hors rserves), des prixunitaires, etc.

Cela dpend aussi du type de programme, mais gnralement la surface brute totale s'obtienten ajoutant la surface nette 30% pour les murs et les circulations. L'analyse de ce ratiopermet d'valuer les offres du point de vue de la compacit, de l'intelligence du plan, durapport surface/prix, etc.

Le budget pour l'Intgration d'oeuvres d'Art

En application du Dcret du 10 mai 1984, il est opportun de rserver un budget spar pour l'

Intgration d'une oeuvre d'Art (IOA). Le montant prvoir dpend du montant estim destravaux et peut tre calcul l'aide de ce tableau. noter que le budget pour l'IOA volueavec l'volution du budget affect pour les travaux, et doit donc tre recalcul aprsl'attribution des marchs de travaux. Ce budget est destin soit couvrir les honoraires del'artiste, soit les honoraires et la production de l'oeuvre.


6. Identifier les comptences ncessaires

Un des principes de la procdure propose dans ce Guide est de dsigner une quipe d'auteursde projet qui possde toutes les comptences ncessaires pour accomplir la mission. Lesarchitectes choisissent donc les ingnieurs en stabilit et en techniques spciales, lesacousticiens, scnographes, paysagistes, urbanistes, etc., avec qui travailler.

Le nombre et les comptences de ces partenaires dpendent de la complexit du projet. Il sera important que l'Avis de march identifie ces disciplines afin que les quipes candidatessoient compltes ds le dbut du processus. L'existence de ces comptences n'implique pasncessairement la prsence d'un bureau spcialis : l'un des membres de l'quipe peut endisposer en interne.


7. Calculer les honoraires

Le choix de ne pas mettre en comptition les honoraires est motiv par le fait que laconcurrence porte sur le concept, les ides, et non sur la quantit de travail fournir.

Autrement dit, il s'agit de choisir le meilleur projet dans un cadre budgtaire donn, tant auniveau de la rmunration de la prestation des auteurs de projet qu'au niveau du cot du futurinvestissement. Diminuer le cot de la prestation n'implique pas automatiquement ladiminution du cot de l'investissement, au contraire ! Si, d'une part, les diffrencesd'honoraires constituent une part infime de budget global de l'opration, les choixconceptuels de dpart peuvent, quant eux, avoir une grande influence sur ces montants. D'o l'importance de se baser sur des critres qualitatifs plutt que quantitatifs.

Une quipe rtribue correctement accomplira sa mission de manire exhaustive etconseillera le Matre d'ouvrage afin de contenir les cots de son projet. On pourrait mmedire qu'au plus le budget disponible pour le projet est troit, au plus le travail des concepteurssera important pour rechercher les solutions adquates tout en maintenant un niveau dequalit lev.

Le Conseil francophone et germanophone de l'Ordre des Architectes a par ailleurs mis desrecommandations ce sujet : brader les honoraires, mme dans le cadre d'un march public,est contraire la dontologie professionnelle.

Pour rappel, deux avis du Conseil d'tat confirment que les honoraires ne constituent pas uncritre d'attribution obligatoire.

Toutes les professions faisant partie de l'quipe d'auteurs de projet pratiquent des prixcourants, qui peuvent tre estims avant la publication de l'Avis de march. Le but est dedfinir un pourcentage global d'honoraires pour l'ensemble des partenaires de l'quipe, cequi permet de calculer facilement la valeur estime du march de services.

Au stade du dpt de l'offre, chaque quipe indiquera la rpartition de ce pourcentage globalentre ses partenaires, en fonction des spcificits de sa proposition (travail important oumoins important en stabilit, par exemple).

Concrtement, les facteurs qui influencent la mission sont multiples:

l la complexit du projet (l'Ordre des Architectes a tabli 5 catgories, allant du projet trssimple l'intervention sur un btiment class)

l l'estimation du montant total des travaux (le pourcentage est dgressif)l en rnovation, l'importance des travaux de stabilit et de techniques spciales

l les autres comptences ncessaires (urbanisme, acoustique, design signaltique, etc.)

Le tableau de calcul disposition permet d'effectuer des simulations d'honoraires en agissantsur ces paramtres.

Attention, larticle 37 de lA.R. du 14/01/2013 introduit une nouvelle notion, celle de lalimitation 15 % du montant initial du march pour les modifications apportesunilatralement par le pouvoir adjudicateur. Les ventuels honoraires supplmentairesprvisibles seront donc tant que faire se peut prvus conditionnellement dans le march debase pour viter datteindre trop rapidement cette limite.

Le montant du ddommagement verser aux quipes non retenues l'issue de la procdureest toujours confronter avec la complexit du projet et de la demande faite aux quipesconcurrentes, notamment en ce qui concerne la quantit de travail et de documents fournirau stade de la comptition.

La Cellule architecture se propose de vous aider calculer ce montant. S'il est inadquat, peude bureaux voudront s'investir dans le march et la concurrence sera trop faible.

Chaque quipe reoit le mme montant : il ne s'agit pas d'un prix d'architecture, mais d'uneaide pour couvrir les frais relatifs la production de l'offre. Ne pas tre laurat ne signifie pasque la travail ou la qualit du projet taient moindres. L'quipe laurate reoit le mmeddommagement, afin qu'elle puisse payer les collaborateurs, mais ce montant est dduit despremires factures une fois la mission commence.


Des subsides

En ce qui concerne les infrastructures culturelles subsidies par la FdrationWallonie-Bruxelles, les frais d'organisation du march (y compris donc les ddommagementsaux quipes) sont ligibles pour le calcul de la subvention.


8. Le choix de la procdure

Une fois que les grandes lignes du programme ont t tablies,

que la faisabilit technique et budgtaire du projet a t vrifie,que les comptences ncessaires au projet ont t identifies,que le pourcentage global des honoraires a t dtermin,

qu'un planning prvisionnel a t dfini,

que le montant des ddommagements a t calcul,

il reste demander l'accord de l'autorit adjudicatrice sur le lancement de la procdure.La demande doit prciser le choix de la procdure ngocie avec publicit (belge oueuropenne en fonction de l'estimation des honoraires). Attention, le choix de la procdureeuropenne doit tre motiv en droit (article 26, 2, 3 de la loi du 15 juin 2006) et en fait, aucas par cas. Ce modle peut tre utilis. Le mme texte sera ensuite repris dans le Cahierspcial des charges.

Par 'autorit comptente du Pouvoir adjudicateur' on entend l'organe du Matre d'ouvragehabilit passer le march. Il s'agit, par exemple, du Conseil communal en vertu desdispositions de la loi communale. Pour d'autres pouvoirs publics, la personne ayantdlgation est identifie par un arrt de dlgation qui fixe les comptences des diffrentsniveaux hirarchiques en fonction des montants du march et de la procdure choisie. Pourles asbl soumises la loi sur les marchs publics, les statuts doivent indiquer quel organe peutengager valablement l'association : soit un ou plusieurs administrateurs, ou le Conseild'administration, ou l'Assemble gnrale.

La dlgation

Les dlais ncessaires l'autorit comptente pour approuver les diffrentes tapes de laprocdure doivent tre pris en compte pour une bonne gestion du planning du march. Pourrduire ces dlais, des mcanismes de dlgation sont parfois possibles. Par exemple, enFdration Wallonie-Bruxelles, les ministres dlguent souvent l'entiret du march l'administrateur gnral de l'Infrastructure, y compris l'attribution.

Lorsque c'est lgalement autoris, il est conseill d'introduire la demande de dlgationexpresse au mme moment que la demande d'accord sur la procdure.

Il est en effet paradoxal de s'adjoindre la comptence d'un Jury, dans lequel le Pouvoiradjudicateur est souvent largement reprsent, et de multiplier les dmarches administrativeslies la succession des niveaux de dcision.

Une fois l'accord sur la procdure obtenu, on peut passer la publication de l'Avis de

march (section 2 de ce guide).


D'autres procdures sont possibles

La Cellule architecture a expriment d'autres procdures qui s'adaptent mieux certains casparticuliers, tout en respectant les objectifs gnraux noncs dans ce Guide. Il s'agit de l'Appeld'offres gnral et de la Procdure ngocie sans publicit.

Ces deux procdures sont relativement plus rapides, pourvu que le Cahier spcial des charges soitdj finalis au moment du lancement de la procdure (ce qui est rarement le cas). Toutefois, laprocdure ngocie sans publicit ne peut tre utilise que pour des petits marchs, et l'appeld'offres gnral ne permet pas de disposer de pr-esquisses comparer en vue de l'attribution dumarch.

Enfin, le Concours de projets est sensiblement comparable la procdure ngocie avec publicit,mais au-dessus des seuils europens il prvoit l'anonymat des propositions, ce qui impliquel'impossibilit d'organiser une prsentation orale des offres.

La Procdure ngocie sans publicit peut tre utilise pour des marchs infrieurs 85 000 HTVAd'honoraires (Art. 105, 1er, 2 de larrt royal du 15 juillet 2011). Cette procdure prsentel'avantage de ne pas devoir accomplir la phase de slection qualitative : le Matre d'ouvrage,ventuellement conseill par un ou plusieurs experts, choisit lui-mme quelques bureauxd'architecture qui l'intressent, les invite former une quipe complte et dfendre unepr-esquisse devant le Jury. La phase d'attribution correspond au processus propos dans ceGuide. L'intrt de cette procdure est qu'elle permet, par exemple, d'inviter uniquement de jeunesquipes, afin de favoriser leur accs la commande publique dans un cadre moins comptitif.

L'Appel d'offres gnral (AOG), par contre, est radicalement diffrent du processus propos dansce Guide :

1. Il n'y a pas de slection qualitative avant l'envoi du Cahier spcial des charges, ce qui impliqueque le nombre de concurrents est illimit (2, 5, 50...).

2. Pour cette raison il n'y a pas de dfense orale des offres devant le Jury, car cela pourraitdemander plusieurs journes.

3. Il n'y a pas de pr-esquisses non plus, car celles-ci ne pourraient tre ddommages vu lenombre illimit de participants. Par consquent on ne demande aux quipes que la remise dedocuments moins onreux concevoir, comme par exemple une simple note d'intentions quiexprime l'approche conceptuelle envisage par l'quipe.

En choisissant de procder par AOG, le Matre d'ouvrage ne met pas en place une vritablecomptition d'architecture. Il s'agit plutt d'une comptition d'ides, ce qui est dconseill lorsqueles enjeux urbanistiques, spatiaux et techniques sur un projet sont importants et s'interpntrent :les risques sont trop importants.


9. Rcapitulatif des tches

l Convoquer une premire runion o sont prsentes toutes les parties prenantes.

l Demander aux utilisateurs une Note libre qui explique leur projet, leurs besoins, leurfonctionnement actuel et le fonctionnement souhaitable.

l Rdiger un historique du site.

l Obtenir les plans de la situation existante au format informatique (dwg).l Runir les rapports de contrle rcents (stabilit, lectricit, mdecine du travail,

ascenseurs, quipements, etc.).l Vrifier la situation urbanistique et patrimoniale du site.

l Dfinir les grandes lignes du programme.

l Faire une premire estimation budgtaire des travaux envisags (au m et par postesspciaux).

l Identifier les comptences associer dans lquipe dauteurs de projet.l Calculer le taux dhonoraires global en fonction des comptences ncessaires.

l Calculer le budget affecter lIntgration dune uvre dArt.

l Choisir et motiver la procdure.

l Rdiger le programme, en 20 lignes.

l tablir un planning prvisionnel.l Dfinir les documents demander aux candidats pour la slection qualitative.

l Choisir sur quoi valuer les quipes (composition des offres et premire approche descritres d'attribution).

l Calculer le ddommagement aux soumissionnaires.

l Prparer un document rcapitulatif pour l'accord de l'autorit adjudicatrice.l Demander ventuellement une dlgation pour les prochaines tapes du march.

l Approbation de la procdure par lautorit adjudicatrice.



tape 2

LAvis de march et lapriode de publicitC'est officiel : on recherche des auteurs deprojet. L'Avis de march synthtise toute lasuite de la procdure et doit montrer la qualitdu travail fait en amont par le Matre d'ouvrage :une synthse du programme, un budgetadquat, des honoraires compatibles avec lamission propose et des modalits decomptition intressantes. Davantage decandidats voudront participer !


1. Aide la rdaction

L'tape de l'Avis de march est fondamentale. L'Avis contient, condens, les principes detoute la dmarche. Bien rdig, il suscitera l'enthousiasme. Mal rdig, il provoquera lerejet... Une bonne et saine concurrence en dpend donc.

La Cellule architecture a mis au point un modle sur lequel se baser pour l'encodage de l'Avisde march.

Il contient des textes qui peuvent tre repris tels quels, ainsi que des indications qui peuventaider le rdacteur sur les champs du formulaire complter de manire spcifique.

L'exercice demand la fin des tapes pralables sert notamment dfinir ces lments :

l rdaction d'une synthse du programme en 20 lignes

l identification des comptences ncessaire l'quipe de projetl choix (indicatif) des critres d'attribution sur base desquels valuer les offresl choix des documents d'offre demander aux quipes concurrentes

l calcul du montant du ddommagement aux quipes

l fixation de l'enveloppe budgtaire pour les travaux et les quipements

l calcul du budget pour l'intgration d'une uvre d'art

l calcul du taux global des honoraires pour la mission complte et des ventuelshonoraires spciaux (tude de faisabilit pralable, processus participatif, etc.).

Si ce travail a t fait et approuv correctement, la rdaction de l'Avis de march prendtrs peu de temps.

Avant d'tre envoy pour publication au Bulletin des adjudications du Moniteur belge (BDA)et, le cas chant, au Journal officiel de l'Union europenne (JOUE), il est important que leprojet d'Avis soit soumis pour accord un suprieur hirarchique qui a particip ladfinition du march. En outre, les dispositions de la loi communale doivent tre respecteslorsque celle-ci est d'application.

La Cellule architecture est toujours disponible pour une relecture.

Les paragraphes suivants expliquent plus en dtail les principes qui ont men la formulationde ce modle.


Pour se faire une ide

Les exemples contenus dans cette section montrent diffrents cas de figure, tant pour des marchs 'ordinaires'que pour des marchs plus complexes :

l march d'architecture 'ordinaire' : Mundaneum, CS Seneffe

l en deux lots, avec une mission complte prcde par l'laboration d'un schma directeur : AR Philippeville

l en deux lots, avec une mission complte prcde par une tude de faisabilit : Thtre Marni

l avec fixation des honoraires pour les architectes et ouverture quant aux honoraires des autres membres del'quipe : Htel de Biolley Verviers (cette option est toutefois utiliser avec beaucoup de prcautions ettoujours en concertation avec la Cellule architecture).

Attention que l'ensemble de ces modles ont t rdigs sous le couvert de la loi du 24 dcembre 1993 et sesarrts dapplication. Ils fournissent donc une information de fond, mais pour la forme, et la rdaction d'un avis demarch, se rfrer au modle type propos.


2. Quand publier ?

Il est dconseill de publier l'Avis de march juste avant les congs d't ou d'hiver : deprfrence on ne publie pas d'Avis entre le 15 juin et le 1er aot, ni entre le 15 dcembre et le1er janvier.Aussi, si la priode de publicit s'tale sur les congs, il est conseill de prolonger le dlailgal afin de donner aux intresss la possibilit matrielle de former une quipe et composerun dossier.

Par exemple, si on dcide d'envoyer l'Avis pour publication le 5 juin, le dlai lgal enpublicit europenne (37 jours minimum) fixe la date limite pour la remise des candidaturesau 12 juillet, ce qui implique que les intresss ne disposeraient que de 25 jours pour finaliserla candidature avant les congs. Dans ce cas, il peut tre intressant de fixer la date limite au20 aot, voire au 31 : ainsi les quipes pourront se mobiliser avant ou aprs les congs, ce quilaisse au Matre d'ouvrage beaucoup plus de chances d'avoir une bonne participation.


3. tablir le planning dfinitifL'tablissement d'un planning dfinitif du march est fondamental ce stade.

Si le travail jusqu'ici n'a pas intress la sphre publique, partir du moment o l'Avis demarch est publi on attire une certaine attention sur le projet. Et comme on demandebeaucoup d'efforts aux quipes participantes, il est respectueux de garantir de son ct lameilleure clart et fluidit du processus. En plus des congs, il faut tenir compte :

l du temps estim pour la rdaction du Cahier spcial des charges et pour la collecte detoutes les annexes (rapports techniques, plans, etc.), qui doivent tre prtes au plus tardau moment de l'envoi des notifications de slection aux candidats

l du temps ncessaire pour composer et runir le Jury

l de la disponibilit des agents traitants rpondre aux questions des intresss, permettre un accs au site transformer, et ensuite analyser les candidatures en vue duJury de slection

l des modalits et dlais d'accord de l'autorit qui a dlgation pour notifier les tapesdu march (voie hirarchique, Tutelle, Inspection des finances, etc.)

l des dispositions et montants rserver dans le budget (notamment quant au paiementdes indemnits aux soumissionnaires, qui doit se faire immdiatement aprs laprsentation des pr-esquisses)

l de quelques imprvus qui peuvent survenir : un planning trop strict risque d'tre trahi un moment ou un autre.

La ligne du temps et le modle de planning proposs dans ce Guide situent les principalesactions accomplir tout au long de la procdure.


4. Sparation entre Avis de march et Cahierdes charges

Pour rappel, la procdure ngocie avec publicit implique un march en deux temps :

1. slection des candidats sur base des documents demands dans l'Avis de march

2. remise des offres sur base du Cahier spcial des charges et attribution

Comme le Cahier spcial des charges (CSC) n'est remis qu'aux candidats retenus l'issue dela premire phase, il n'est pas ncessaire que ce document soit prt au moment de lapublication de l'Avis de march. Au contraire, la priode de publicit peut tout fait servirpour la finalisation du programme dtaill, pour la rcolte et numrisation des documentstechniques, relevs, rapports, etc. (voir la ligne du temps).


5. Visiter les lieux pendant la priode depublicit

Il est tout fait normal et mme souhait que les candidats potentiels visitent les lieux avantde dcider s'ils remettent un dossier de candidature. Le Matre d'ouvrage doit s'assurer quecela est possible.

Si le btiment est ferm, ou occup par des tiers, il est opportun de prvoir des datesauxquelles les intresss peuvent visiter les lieux. L'Avis de march peut prciser cesmodalits aux points II.1.2 ou VI.3, en indiquant une personne de contact qui se charged'ouvrir les portes des moments convenus. Cela s'applique aussi un btiment qui ne seraitaccessible au public qu'en partie (par exemple un thtre).


Il faut prciser qu'il ne s'agit pas de visites guides, pour respecter le principe d'galit detraitement des candidats : ceux qui visitent ne doivent pas avoir accs des informations quine seraient pas contenues dans l'Avis de march. La seule visite officielle, avec le Matred'ouvrage et les futurs utilisateurs, est prvue avec les quipes retenues aprs la slectionqualitative (voir section 6).


6. Publicit belge et europenne

La publication d'un Avis de march au Journal Officiel de l'Union europenne (JOUE) enplus du Bulletin des adjudications au Moniteur belge (BDA) est parfois obligatoire, parfoisfacultative. Elle est obligatoire lorsque l'estimation des honoraires dpasse le seuil europen(200 000 HTVA pour les marchs de services). Elle est facultative lorsque l'estimation deshonoraires ne dpasse pas ce seuil. Dans ce cas, le pouvoir adjudicateur peut nanmoinspublier l'Avis aussi au JOUE pour donner plus de publicit au march s'il souhaite, parexemple, susciter l'intrt d'quipes internationales.

Il existe galement d'autres canaux de publicit, comme par exemple des revues ou des sitesweb spcialiss, o l'avis peut tre publi titre souvent gratuit. S'agissant de publicit nonofficielle, il est impratif que la publication sur ces mdias se fasse aprs la publicationofficielle et que toutes les informations y contenues se retrouvent sur l'Avis de march. Unlien vers le BDA ou le JOUE garantit un accs l'information complet et quitable entre lesconcurrents potentiels.


Tip lgal

Dans les deux cas, si l'Avis est publi au JOUE il est fondamental de respecter les obligationssuivantes :

l fixer la priode de publicit 37 jours de calendrier minimuml respecter le standstill de 15 jours de calendrier entre la notification aux soumissionnaires non

retenus et la notification au laurat

l envoyer un Avis d'attribution au plus tard 48 jours suivant la conclusion du march.



l Dsigner la personne de contact pour toute la procdure.

l Fixer dfinitivement le planning, sur base du modle, en tenant compte des congsdt ou dhiver.

l Prvoir la possibilit pour les candidats potentiels de visiter le btiment.

l Rdiger lAvis de march sur base des rsultats des tapes pralables.

l Relire et approuver lAvis de march.

l Publier lAvis.

l Envoyer copie de lAvis, pour connaissance, toutes les parties prenantes.

l ventuellement, envisager la publicit de l'Avis sur d'autres mdias que les canauxofficiels (dont le site web de la Cellule architecture).



tape 3

La composition du JuryUne table ronde de reprsentants publics, defuturs utilisateurs et d'experts extrieurs serunit aux deux moments fondamentaux dumarch : la slection des candidats quilaboreront une offre et la dsignation dulaurat. Une responsabilit partage quidemande sensibilit, capacit d'coute, espritcritique et multiplicit de comptences.


1. Une question de jugementLa bonne composition du Jury et sa capacit de jugement constituent un aspect crucial pour lesuccs du processus.

Le droulement d'une sance du Jury doit permettre chaque membre de se faire une idepersonnelle et de s'exprimer librement sur les diffrentes propositions (ou candidatures) analyser. Chaque membre doit en outre pouvoir comprendre les arguments des autres, lesaccepter ou les contester (sans polmiques), voire changer d'opinion au vu des dbats qui setiennent pour ou contre les diffrentes candidatures.

Si le Jury n'est pas la hauteur des ambitions du projet, si la parole ne circule pasassez, si on ne prend pas le temps d'aller en profondeur avec les arguments pour oucontre chaque proposition, tout le travail en amont du Matre d'ouvrage et des quipesconcurrentes risque d'tre vain.

La capacit d'coute, le respect des avis d'autrui et la capacit argumenter son proposconstituent autant de qualits dont chaque membre d'un Jury devrait faire preuve.

La gestion de la parole et des tours de table est aussi essentielle pour garantir ce bonfonctionnement. Le prsident du Jury en est responsable.


Jury et Pouvoir adjudicateurLe Jury ne doit pas tre confondu avec le pouvoir adjudicateur. Le Jury propose (il disposed'un pouvoir d'avis), le pouvoir adjudicateur dcide.D'habitude le pouvoir adjudicateur est prsent au sein du Jury et la validation despropositions de ce dernier par l'autorit comptente n'est alors qu'une formalit.


2. Un Jury bien compos

Un bon Jury comprend en son sein toutes les comptences pour slectionner les quipes lesplus intressantes et ensuite, parmi celles-ci, dsigner celle qui a formul la meilleureproposition.

La bonne russite d'un Jury implique aussi que le laurat en ressort plus fort, puisque sonprojet a t plbiscit par un choix collectif, qu'un ensemble d'acteurs dcide de porter jusqu'sa ralisation.

La composition du Jury et sa taille varient en fonction du projet. Il s'agit de runir aumaximum 10 12 personnes en observant deux principes de base :

l Tout d'abord, il est fondamental que les principales parties prenantes du projet soientreprsentes et qu' ces membres s'ajoutent d'autres intervenants plus extrieurs, avecune comptence spcifique l'objet du march, qui alimentent les dbats. Un bonquilibre est en gnral la garantie d'une ouverture des horizons en mettant en videnced'ventuelles ides prconues ;

l Un deuxime principe, appliqu aussi l'tranger, est que la moiti du Jury soitcompose d'architectes ou de personnes familiarises avec le jugementarchitectural. Non seulement les architectes du Matre d'ouvrage (par exemple, duService de travaux) ou de la Cellule architecture, mais aussi des architectesindpendants, ayant un regard expert et extrieur sur les propositions architecturales.

Pour prparer le travail du Jury, une Commission technique est charge d'analyser lescandidatures reues (avant le Jury de slection) et, ensuite, les pr-esquisses (avant le Juryd'attribution). Celle-ci est compose de deux ou trois personnes : gnralement l'agenttraitant qui rdige le Cahier spcial des charges assist d'une autre personne, par exemple unarchitecte de la Cellule architecture et/ou un utilisateur du btiment transformer qui connaitbien la configuration des lieux. Seules ces personnes ont accs aux documents avant lasance du Jury.

Le travail spcifique accomplir par la Commission technique est dcrit dans les sections 5et 7 de ce Guide.

Plus concrtement, un bon Jury est compos de ces intervenants :

Matre d'ouvrage. Des reprsentants du Matre d'ouvrage qui soient capables de juger desenjeux tant architecturaux que stratgiques du projet, donc urbanistiques, culturels,pdagogiques, sportifs, etc. Il peut s'agir d'un chevin, d'un attach culturel, d'un responsablede l'urbanisme, etc. Si le Matre d'ouvrage emploie des architectes, il est opportun qu'ilssoient prsents et qu'ils fassent aussi partie de la Commission technique. La Prsidence du

Jury est gnralement assure par un reprsentant du Matre d'ouvrage.

Futurs utilisateurs. Les utilisateurs du projet, parce qu'ils connaissent mieux que quiconquela ralit de leur travail et ce qu'ils attendent du projet ; ils connaissent galement le btimentqui va tre transform (le cas chant), ses potentialits et les problmes que les auteurs deprojet devront rgler.

Pouvoirs subsidiants. Pour des projets subsidis, il est important de vrifier si desreprsentants souhaitent tre prsents, de prfrence experts en la matire (reprsentants dutourisme, du sport, du patrimoine, de la culture, etc.).

Cellule architecture. Lorsqu'ils collaborent au droulement du processus, les architectes dela Cellule architecture sont galement prsents.

Commune et Rgion. La prsence de reprsentants des enjeux urbanistiques,environnementaux ou patrimoniaux, tant au niveau communal que rgional, est importantepour vrifier la pertinence des propositions des quipes par rapport ces enjeux (tout ensachant qu'il s'agit d'bauches et non de demandes de permis!). De plus, ces reprsentants ontl'opportunit de se fdrer autour du projet qui se dveloppera sur leur territoire.

Experts extrieurs. Comme dj dit, la prsence d'experts extrieurs habitus juger desprojets d'architecture est fondamentale. Il est recommand d'inviter trois architectes,urbanistes, paysagistes, designers, qui puissent avoir des comptences ou des proccupationspertinentes par rapport au projet. Les enseignants des facults d'architecture, par exemple,ont une bonne exprience dans le jugement des projets. Dans le cas de projets denvergure, ilest pertinent de convier un expert tranger tandis que pour les marchs sans publicit, laprsence dun seul expert est prconise.

Il peut tre utile d'inviter des personnes comptentes en d'autres matires, comme parexemple, un musologue pour un muse, un expert en pdagogie pour une cole, etc.

La prsence de ces experts doit tre ddommage : 300 pour la journe, plus frais detransport ventuels, ce qui est trs raisonnable.


3. En pratique

La convocation des membres du Jury une date qui convienne tous est une tche qui peutprendre beaucoup de temps. Le mieux, c'est de s'y prendre le plus possible l'avance.

- pour la runion de slection qualitative: les reprsentants du Matre d'ouvrage et desutilisateurs peuvent dj bloquer un certain nombre de dates (minimum trois)avant lapublication de l'Avis de march; les autres membres devraient tre contacts au moment dela publication de l'Avis de march ; la runion fixer doit se tenir 6-7 semaines plus tard. Cespersonnes (reprsentants de la Ville, de la Rgion et experts extrieurs) doivent trecontactes personnellement, par tlphone et par courriel.

- pour la runion d'attribution, la date pourra tre fixe de la mme faon, au moment de lanotification et de la transmission du cahier spcial des charges aux soumissionnaires retenus.

A chacune de ces deux tapes, une fois trouve la date qui convient tout le monde, il estimportant de confirmer la sance par un courrier officiel (modle) qui prcise la date et lelieu de rendez-vous, ainsi que les dates-cls suivantes dj dfinies (remise des candidatures,visite de site, remise des offres, ...).

En annexe, il est utile de joindre :- en phase de slection qualitative: dclaration de crance expert, copie de l'Avis de march etRglement d'ordre intrieur (modle); au-del de 15 candidatures, les notes de motivationseront jointes pour lecture anticipe.- en phase d'attribution: dclaration de crance expert, rapport de la slection qualitative,cahier spcial des charges ainsi que ses principales annexes (ventuellement par lieninformatique) et Rglement d'ordre intrieur (modle)


En pratique

La convocation des membres du Jury une date qui convienne tous est une tche qui peutprendre beaucoup de temps. Le mieux, c'est de s'y prendre le plus possible l'avance.

- pour la runion de slection qualitative: les reprsentants du Matre d'ouvrage et desutilisateurs peuvent dj bloquer un certain nombre de dates (minimum trois)avant lapublication de l'Avis de march; les autres membres devraient tre contacts au moment dela publication de l'Avis de march ; la runion fixer doit se tenir 6-7 semaines plus tard. Cespersonnes (reprsentants de la Ville, de la Rgion et experts extrieurs) doivent trecontactes personnellement, par tlphone et par courriel.

- pour la runion d'attribution, la date pourra tre fixe de la mme faon, au moment de lanotification et de la transmission du cahier spcial des charges aux soumissionnairesretenus.

A chacune de ces deux tapes, une fois trouve la date qui convient tout le monde, il estimportant de confirmer la sance par un courrier officiel (modle) qui prcise la date et le lieude rendez-vous, ainsi que les dates-cls suivantes dj dfinies (remise des candidatures,visite de site, remise des offres, ...). En annexe, il est utile de joindre :- en phase de slection qualitative: copie de l'Avis de march et Rglement d'ordre intrieur (modle)- en phase d'attribution: rapport de la slection qualitative, cahier spcial des charges ainsique ses principales annexes (ventuellement par lien informatique) et Rglement d'ordreintrieur (modle)


4. Droulement d'une sance

Une bonne sance est structure en plusieurs moments bien dfinis :

l Une introduction pendant laquelle sont situs brivement les enjeux du projet, pourqu'ils soient clairs et identifis par tous ;

l Lors de la premire sance (slection qualitative), certains enjeux peuvent tre expliquspendant une visite du site pour les membres qui ne le connaissent pas ;

l Une explication rapide des documents de pr-analyse prpars par la Commissiontechnique ;

l Une phase d'analyse pendant laquelle chaque membre du Jury peut se faire son opinionsur chaque proposition sans tre influenc par les autres. Cela correspond au tempslaiss pour l'analyse des dossiers de candidature (en phase de slection qualitative) oupour la prsentation orale des pr-esquisses par les quipes retenues (en phased'attribution) ;

l Un premier tour de table o chaque personne se prononce, tour de rle et sansintervention des autres, sur chacun des projets ou des candidatures analyss ;

l Un deuxime tour de table et/ou un dbat pendant lequel les principaux argumentssont dbattus. Cette phase est moins prvisible que les autres et dpend de la qualit despropositions, de la complexit du projet, des confrontations d'ides au sein du Jury, etc. ;

l l'issue de cette phase, s'il y a consensus, le Jury arrte la liste des candidats retenus(en phase de slection qualitative) ou le nom du laurat (en phase d'attribution) ;

l Si les dbats restent ouverts, le Jury peut s'exprimer par vote.

La capacit du prsident du Jury mener une telle runion est donc fondamentale pour larussite de la sance. Notamment, il devra faire respecter les temps impartis tout ens'assurant que tous les membres aient t au bout de leurs rflexions sur les diffrentespropositions examines. De plus, il doit veiller ce que toutes les propositions aient tvalues sur un pied d'galit et en fonction des critres d'attribution ; il doit pouvoirsynthtiser les diffrentes positions exprimes pendant la sance et savoir susciter des dbatscibls sur les aspects approfondir. Il doit enfin comprendre quel moment arrter lesdbats et, s'il n'y a pas de consensus, procder sereinement un vote.

Le travail en amont opr par la Commission technique constitue un autre lmentimportant pour le bon droulement de la sance. Les documents doivent rester le pluspossible objectifs, aider les membres du Jury extrapoler les informations utiles et faciliter lacomparaison quantitative et qualitative entre les propositions.

Lors de la deuxime sance du Jury, la Commission technique est aussi charge de veiller

ce que la prsentation orale des propositions par les quipes corresponde aux documentscrits remis, et attirer l'attention des autres membres au cas o des aspects problmatiquesd'une proposition ne seraient pas suffisamment pris en considration.


Bien communiquer aux membres du Jury

L'implication de chaque membre dans le processus est facilite par quelques actions qui ne sontpas ncessaires au niveau lgal, mais qui sont trs importantes au niveau de la qualit duprocessus. Il s'agit surtout de tenir le Jury au courant des diffrentes actions qui ont taccomplies tout au long du march. Un simple courriel group suffit.

Ainsi, en complment des courriers officiels voqus plus haut, il est recommand decommuniquer aux moments suivants :

l 10 jours avant la sance du Jury pour la slection qualitative, envoyer un courriel de rappeldemandant de confirmer nouveau sa prsence (procder par tlphone en cas de nonrponse). Envoyer aussi le modle de dclaration de crance que les experts extrieurspourront remettre le jour de la runion du Jury.

l 10 jours avant le Jury d'attribution, envoyer un courriel de rappel demandant de confirmer nouveau sa prsence. Envoyer aussi le PV de la sance de questions-rponses et lesventuelles questions successives auxquelles il a t rpondu ; rappeler aux experts qu'ilspeuvent remplir une nouvelle dclaration de crance.

l Au moment o les premires notifications sont envoyes, transmettre le rapport d'attribution ;en procdure europenne, inviter prolonger le devoir de rserve jusqu' la date d'envoi de lanotification au laurat (modle de courriel).


5. Prparation de la salle

Oui, la configuration de la salle a aussi un impact sur le bon droulement des sances du Jury.

Idalement, les sances du Jury se tiennent sur les lieux concerns par le projet, s'il y a unespace adquat. Les exigences de la salle varient entre la sance pour la slection descandidats, qui peut tre relativement simple, ou celle pour la prsentation des pr-esquisses.

Les exigences

Premire sance (slection) :l Lumire naturelle (de prfrence)l Table ronde ou en fer cheval

l Table de support pour les dossiers de candidature

l Boissons.

Deuxime sance (attribution) :l Lumire naturelle avec possibilit d'occultation

l Table en fer cheval ouverte vers une table destine aux auteurs de projet (entre 2 et 6personnes en moyenne)

l Surface de projection data + quipement silencieuxl Surface ou chevalet de support des panneaux proximit des auteurs de projetl Le cas chant, table de support pour la maquette, avec un espace libre autour

l Surface d'accrochage ou chevalets o, suite aux prsentations, tous les panneaux sontexposs (pendant les prsentations ils sont retourns ou occults)

l Idem, le cas chant, pour ce qui concerne les maquettes

l Boissons.


Conseil : le repas

Pour la premire sance du Jury (slection), prvoir des sandwiches afin de permettre, ceux qui le souhaitent, de poursuivre la lecture des dossiers de candidature pendant lapause.

Par contre, lors de la deuxime sance du Jury, les prsentations orales des quipes doiventtre interrompues pour une pause. Un repas lger peut tre organis.



l Proposer les experts extrieurs inviter.

l Coordonner les agendas et fixer la date du premier Jury.

l Rdiger le rglement dordre intrieur du Jury, sur base du modle.

l Envoyer les convocations officielles.

l Vrifier que les ddommagements soient verss.

l Les tches relatives aux rappels et aux informations envoyer aux membres tout au longdu processus sont rcapitules dans les sections spcifiques.



tape 4

Le Cahier des chargesUn programme exhaustif qui fixe des objectifsclairs, faisable du point de vue budgtaire ettechnique, suffisamment ouvert pour tre(r)interprt par les auteurs de projet avec crativit. Aussi, des documents techniquesprcis, complets et confortables pour lesauteurs de projet : ils seront nos partenaires dedemain.


1. Les principes

Le Cahier spcial des charges pour un tel march de services doit tre tout d'abord un outilqui communique. Il prcise aux quipes les lments prendre en compte pour l'laborationdu projet. Il constitue aussi le contrat et prcise donc les droits et obligations de chacun.

Il commence par une nonciation claire et synthtique de l'objet de la mission et sedcline ensuite, de manire logique et structure, vers des points plus particuliers relatifs la procdure d'attribution, au droulement des tudes et aux aspects plus techniques duprojet raliser. Les auteurs de projet seront nos partenaires de demain, et il est importantqu'ils s'imprgnent de la vision du Matre d'ouvrage et qu'ils comprennent les raisons qui ontmen la dfinition du projet.

Le programme architectural, plus particulirement, procde dans le mme sens en dbutantpar l'identification des enjeux et des objectifs 'larges' du projet, pour passer la dfinitionplus dtaille des besoins et ensuite l'analyse des contraintes et des potentialits offertespar le site. Toutes les considrations ponctuelles sont abordes la fin du document.


2. Les autres documents

D'autres documents existants peuvent tre joints tels quels pour que les quipes en prennentconnaissance. Les runir ne prend pas beaucoup de temps et peut tre de grande utilit.

Il s'agit, par exemple, de textes gnraux qui ont inspir la dfinition du projet, comme leDcret sur la Lecture publique s'il s'agit d'une bibliothque, un court texte littraire, deslments qui aident comprendre le contexte du projet, etc.

Au niveau des aspects techniques du projet, la Fdration Wallonie-Bruxelles jointsystmatiquement les deux documents suivants, qui sont mis disposition d'autres pouvoirsadjudicateurs.Les objectifs en termes de performances nergtique et environnementale prsentent desorientations gnrales et des recommandations aux auteurs de projet par rapport ces enjeux(choix des matriaux, sant des utilisateurs, cycles de production, rduction desconsommations, etc.). Il a t labor par le Groupe de travail 'Architecture &Dveloppement Durable' en 2009, au sein de l'Administration gnrale de l'Infrastructure, etest rgulirement mis jour.Il est joint au CSC en tant que guide pour l'laboration du projet.

La note de scurit est un document volumineux qui contient des prescriptions gnrales etdtailles sur la scurit des btiments o est employ du personnel de la FdrationWallonie-Bruxelles, les niveaux d'exigence requis, les contrles effectuer, etc. Il est rdiget tenu jour par le Service Interne de Prvention et de Protection au Travail (SIPPT) duMinistre et s'adresse tant aux auteurs de projet qu'au Matre d'ouvrage. Il est bas sur lesnormes et les lois en vigueur, principalement le Code sur le bien-tre au travail, les normes debase en matire d'incendie.

Il est joint au CSC pour orienter les auteurs de projet sur les exigences en matire de scuritque leur projet doit respecter.Propre la Fdration Wallonie-Bruxelles, il peut nanmoins servir de balise pour tout projetde lieu accessible au public.


viter les bazookas pour tuer une moucheCommencer un Cahier des charges par l'nonciation de toutes les contraintes relatives aucontrat que constitue ce document, comme les pnalits de retard et les autres protectionsjuridiques, n'aide pas la bonne comprhension des enjeux essentiels du projet de la partdes quipes. Pour cela, larrt royal tablissant les rgles gnrales dexcution desmarchs publics (arrt royal du 14 janvier 2013 consiste en la refonte de lAR du 26septembre 1966 et de son annexe, le cahier gnral des charges) constitue dj uninstrument efficace, et il n'est pas utile de rappeler ses articles pour qu'ils soientd'application.


3. Les documents fondamentaux

Le Cahier spcial des charges (CSC) constitue le document principal qui rgit le march.Ce guide met disposition le modle de CSC que la Cellule architecture a labor et tientconstamment jour. Il a dj t la base de plus de 50 marchs d'architecture et a t validpar la Direction des affaires juridiques de la Fdration Wallonie-Bruxelles, ainsi queprsent la Tutelle rgionale.

l Les clauses administratives relatives au march, la procdure et l'offretraduisent le processus dcrit ici et sont facilement adaptables au cas particulier (partiesen jaune reprendre essentiellement de l'Avis de march).

l Les clauses administratives relatives l'excution de la mission (tudes, dlais,honoraires, documents fournir, etc.), et surtout les clauses techniques contenant leprogramme demandent plus d'attention et d'investissement. Ce dernier doit tre rdigintgralement en fonction du projet.

Parmi les annexes, les plus importants sont les suivants :

La note libre des utilisateurs est un document dune page ou plus, rdig par les futursutilisateurs du projet (voir section 1.3 : il s'agit de la version finale du mme document). Lintrt de transmettre un tel document consiste donner aux auteurs de projet une ide pluspersonnelle du projet, une impression quant aux souhaits des utilisateurs. Elle doit galementrenseigner sur tous les aspects de leur fonctionnement (horaires, activits, besoins, etc.) quiont une incidence sur le programme architectural. Vice-versa, le programme se basera enpartie sur la note.

La note historique doit renseigner au minimum sur lanne de construction du ou desbtiments existants, les affectations initiales et les modifications successives. Elle peut treplus complte s'il y a des enjeux patrimoniaux. Cette note peut aussi tre incluse dans lesclauses techniques, proximit de la description de la situation existante : cela dpend de sonimportance au vu du projet.

Au CSC sont joints d'autres documents techniques importants : les plans de la situationexistante, des notes prcisant certains aspects du projet ou certaines exigences (scurit,techniques, performances nergtiques et environnementales), des diagnostics techniquesdans le cas d'un btiment existant (rapports du SRI/SIAMU, d'organismes agrs, audtnergtique, audit structurel, etc.), ... L'objectif est de rassembler tout ce qui peut tre utileaux auteurs de projet, tant pour l'laboration de l'offre que pour la mission que le laurat sera

appel remplir.

Les plans, coupes et faades des lieux existants doivent tre complets et correspondre laralit. S'il s'agit de plans 'papier', il est important de les faire retracer au format .dwg. On nepeut demander aux quipes de dessiner la situation projete s'ils ne disposent pas du dessinprcis et complet de la situation existante.

La situation urbanistique du bien est aussi un lment sur lequel il est indispensable defournir des informations : plan cadastral, servitudes, mobilit, densit des lots, hauteursadmissibles, existence de projets en cours d'laboration, plans et rglementsd'application (PCA, RRU, ...), etc.


4. Aide la rdaction du programme

Le travail des personnes charges de rdiger le programme doit se concentrer sur les enjeux la base du projet, les objectifs atteindre et les besoins satisfaire, mais sans proposerde solution. Ce sont les auteurs de projet qui interprteront le programme et proposeront dessolutions originales, parfois inattendues : ici rside tout l'intrt de la procdure !

Un deuxime lment essentiel du programme est de bien dfinir ce qui fait partie du projetet ce qui ne le fait pas. Il devra spcifier, par exemple, jusqu' quel degr les quipespourront ou devront intervenir sur l'enveloppe du btiment ou sur ses abords ; ce qui ne serapas concern par les travaux, et pourquoi (raisons budgtaires, techniques) ; en quoi consistela mission de design mobilier (mobilier fixe intgrer, choix de mobilier non fixe, ...) etc.

L'indication des liens fonctionnels souhaits, exprime ventuellement par un ou plusieursschmas, permet aux auteurs de projet d'articuler les diffrentes activits dans l'espace. Parexemple, une telle fonction est-elle en lien frquent avec telle autre fonction, ou plutt demanire occasionnelle ? Un espace affect une fonction peut-il tre partag ou est-il ddi un usage exclusif?

Le calcul de donnes utiles pour le projet servira dimensionner les espaces etventuellement questionner le projet en proposant des solutions plus avantageuses. Souscet aspect, il est suggr de ne pas travailler uniquement en surfaces. Il peut tre plusintressant d'indiquer le nombre de postes de travail et d'quipement ncessaires dans unbureau plutt que la surface ncessaire. Les besoins en matire de stockage et rangementsseront utilement quantifis (mtres courants de rayonnage).

Sur le plan technique, il est important de rappeler les rsultats synthtiques des diffrentsdiagnostics effectus sur la situation existante (scurit des personnes, stabilit, amiante,audits nergtiques, rapports acoustiques, etc.). Cela permettra aux auteurs de projet de sefaire une ide de la situation avant de procder la lecture de toutes les annexes au CSC.


5. La composition des offres

Les quipes apporteront forcment une rponse partielle au programme : elles pourrontdifficilement aborder et rsoudre tous les points avec l'attention qu'ils mritent, d'autant plusque le dialogue fondamental avec le Matre d'ouvrage et les futurs utilisateurs se tiendra aprsl'attribution du march.

Le but de la pr-esquisse, et donc de la procdure d'attribution du march, est de montrer auJury la bonne comprhension du programme et son interprtation en une propositionarchitecturale de qualit. Le concept de qualit architecturale est vague et on peut endbattre, mais ici on entend qualit conceptuelle, valeur esthtique, facilit l'usage, respectde l'environnement, utilisation rationnelle du budget : les critres d'attribution !

Les offres contiennent donc les lments ncessaires pour que le Jury puisse valuer cesaspects. Le modle de CSC propose les lments suivants :

l Un formulaire de soumission (modle) qui engage les soumissionnaires et reprendleurs coordonnes.

l Deux ou trois panneaux de dimension A0 reprenant limplantation du projet, les plans,coupes et lvations, des croquis d'ambiance, schmas des flux, images de rfrence,etc. Les panneaux doivent permettre dapprhender lintgration du programme sur lesite et la bonne prise en compte des particularits lies la fonction.

l Le cas chant, une maquette de travail, trs utile en cas de construction nouvelle,d'extension ou d'intervention en un cadre bti dense.

l Une note expliquant le concept architectural et les moyens mis en uvre pourrpondre aux spcificits du projet.

l Des notes sur les diffrentes disciplines runies pour la mission, comme la stabilit, lestechniques spciales, la stratgie lie la performance nergtique et environnementaledu projet, la scnographie, le paysagisme, le design, etc.

l Une note relative aux intentions en matire dintgration d'uvre d'art, reprenant uneou plusieurs propositions quant au choix de lartiste plasticien.

l Une premire approche budgtaire entre les options architecturales proposes par lecandidat et lenveloppe financire disponible. Cette approche prcisera sur quelle base lecalcul a t fait (au pourcentage, au m, sur base de prix unitaires) et ce quilcomprend, ceci en fonction des diffrentes disciplines en prsence (architecture,stabilit, techniques spciales, musographie, scnographie, paysage, design,signaltique, etc.), ainsi que la mthodologie propose pour assurer la matrise dubudget tout au long du processus dtude et de ralisation.

l La cl de rpartition en pourcentage des honoraires ddis chaque comptence,entendu que le pourcentage global des honoraires est fix dans le Cahier des charges.

l Un tableau rcapitulatif de certaines donnes de loffre (modle), rdig par laCommission technique, complter dans toutes ses parties.

l Si le candidat l'estime utile, une note reprenant les remarques sur le Cahier descharges et notamment sur les clauses administratives lies lexcution du march(partie C du CSC). Ces remarques pourraient donner lieu une ventuelle modificationdes conditions dexcution de la mission dans le cadre de la ngociation, sous rservedtre acceptes par le Matre d'ouvrage.

l Un CD-ROM ou autre support informatique contenant les versions informatiques detous les documents repris ci-dessus.


Une demande adquate

Pour des projets complexes il est important de rduire le travail des quipes dans la phasede mise en concurrence, pour se concentrer sur les aspects fondamentaux du projet. Sinonle processus s'allonge et le montant du ddommagement devrait augmenterconsidrablement. Un tel choix implique aussi que les quipes se confrontent sur un terrainplus conceptuel : en laissant de ct les questions techniques secondaires, qu'on aura toutle loisir d'aborder aprs l'attribution du march, les propositions seront bases plus sur lacrativit architecturale, le positionnement intellectuel des quipes et leur capacit oprerla synthse des contraintes du projet.Si le projet demande oprer un tel choix, une note spcifique dans le Cahier des chargesdevrait prciser exactement quels sont les lments du programme qui doiventncessairement tre traits et, inversement, lesquels ne seront pas analyss par le Jury.



l Rdiger le CSC sur base du document type et des dcisions prises avec les diffrentesparties prenantes.

l Structurer la partie relative au programme en soulignant tout dabord les enjeux et lesobjectifs du projet.

l Dcider ce qui est en annexe et ce qui est intgr au programme.

l Prparer les formulaires administratifs joindre (voir modles).l Runir toutes les annexes techniques et, ventuellement, les numriser.

l Relire et approuver le CSC.

l Crer la version informatique du CSC (CD-ROM ou, mieux, FTP).



tape 5

La slection qualitativeAfin de mettre en place une comptitionintressante, il est opportun de rduire lenombre d'quipes appeles produire unepr-esquisse. 3 5 quipes sont doncslectionnes par le Jury sur base desdocuments demands dans l'Avis de march :une note de motivation, la composition del'quipe et des rfrences pertinentes.


1. La pr-analyse des candidatures

Pour prparer la sance du Jury, il est fondamental d'accomplir un vritable travail d'analysede chaque dossier et de prparer les copies des documents sur lesquels les membres du Juryse baseront pour valuer les candidatures, en plus des dossiers originaux.

Il faut donc prvoir le temps pour ce faire : au moins deux journes compltes, en fonctiondu nombre des candidatures.

Cette tche est effectue par la Commission technique (voir section 3). L'opration consiste prparer un tableau rcapitulatif de chaque candidature, qui permette aux membres duJury, en un coup d'il, de se faire une ide :

l si elle est complte et conforme la demande de l'Avis de march

l quels sont les partenaires de l'quipe et quelle est leur spcialit

l quelles sont les rfrences pertinentes prsentes et quel est leur statut

Le modle de document pour la pr-analyse est un outil adaptable qui permet de gnrerles diffrents documents utiles pour le Jury. Un premier onglet contient toutes lesinstructions pour accomplir la tche rapidement, pas pas.

Le niveau d'analyse dpendra du temps que se donne la Commission technique.

Elle peut se limiter une simple vrification et retranscription des informations contenuesdans les dossiers, ou aller plus loin dans la tche et tudier les dossiers plus en profondeur. Cette prise de connaissance sera certainement utile lors du Jury, car la Commission techniquepourra aiguiller les autres membres dans la recherche d'lments qui pourraient avoir unpoids dans la slection des candidats.

Dans tous les cas, la Commission technique doit se limiter fournir des indications dans lerespect de l'objectivit du rle qui lui est confr, sans influencer la capacit de jugement duJury. Il est exclu, par exemple, qu'une candidature soit carte par la Commission sur based'arguments qui ne soient pas minemment objectifs (absence de la lettre de motivation oudes rfrences pertinentes, ou d'une comptence fondamentale au sein de l'quipe).


Demander des documents manquants

S'il est dcid de demander des documents manquants avant la sance du Jury, cetteopration doit tre mene avec le plus grand respect du principe d'galit de traitement dessoumissionnaires. Le but de la demande est d'amliorer la comprhension d'un dossier de lapart du Jury, et pas de transformer une candidature avec des manquements importants enune candidature rgulire.

Concernant les documents valeur plus administrative que qualitative, comme lesdclarations sur l'honneur ou les attestations d'assurance, on peut se limiter demander cesdocuments aprs la sance du Jury, et uniquement aux quipes slectionnes : de toutefaon le Matre d'ouvrage devra procder une nouvelle vrification des clauses d'exclusionpour ces quipes.

Le cas chant, la Commission technique doit indiquer dans les tableaux de pr-analysequels documents ont t fournis en un deuxime temps : cela permet au Jury de privilgier,en cas de balance, une quipe qui a remis une candidature complte ds le dpart.


2. Documents prparer pour le Jury

Une sance bien prpare permet de se concentrer sur les aspects plus qualitatifs du projet etdes candidatures.

Il faut fournir chaque membre du Jury :

l L'Avis de march

l Le Rglement d'ordre intrieur, avec la composition du Jury

l La liste rcapitulative des quipes (mandataires uniquement)l Le tableau rcapitulatif de la composition des quipes

l Les fiches d'analyse individuelles de chaque candidature

l La trame pour le vote qui reprend les candidatures et les membres du Jury.

De plus, pour l'analyse des candidatures par chaque membre du Jury, il faut tenir disposition suffisamment de copies des dossiers, afin d'viter des temps morts. Puisquel'attention du Jury est attire principalement sur la note de motivation, la composition etqualification de l'quipe, et les rfrences pertinentes mises en avant pour le projet, il estsuffisant de copier ces lments en quantit suffisante pour que les dossiers puissent circulerfacilement. Par exemple, s'il y a 16 candidatures pour 12 membres du Jury, on peut diviserles candidatures en 4 groupes (1 4, 5 8, etc.) et copier chacune 3 fois. Les dossiers serontlus en ordre alatoire.

Enfin, les dossiers de candidature originaux doivent tre disponibles : ils permettent chaque membre qui le souhaite de prendre connaissance de la composition du dossier et deparcourir les listes des rfrences des partenaires de l'quipe.


Envoyer des documents l'avance

Lorsqu'il y a beaucoup de candidatures, la lecture de toutes les notes de motivation peutprendre beaucoup de temps, au dtriment de l'analyse d'autres aspects importants desdossiers de candidature, comme les rfrences pertinentes. S'il y a plus de 12 candidaturesdposes, il est donc conseill d'envoyer copie des lettres de motivation chaque membredu Jury, en l'invitant la lecture pralable et en rappelant son devoir de rserve par rapport toutes les informations confidentielles auxquelles il a accs.

Par contre, il est vivement dconseill d'envoyer l'entiret de la candidature. Cela pourdeux raisons principales : ne pas alourdir le travail des membres extrieurs du Jury endehors de la sance et viter que, en disposant d'un panorama complet des candidatures,chaque membre se fasse une opinion prtablie sur les dossiers, bridant ainsi l'ouverture audbat lors de la sance. Le travail du Jury est en fait un travail collectif. L'exprience montreque lorsque plusieurs personnes du Jury ont eu accs aux documents auparavant, leschanges sont plus difficiles car les jugements ont t arrts avant d'arriver en sance.


3. Droulement de la sance

Voir aussi le paragraphe du mme nom dans la section 3.

Une sance se droule normalement de la manire suivante :

l 9h : Accueil des membres dans la salle ;

l 9h15 : Introduction de la sance par la prsentation des enjeux du projet ;l 9h45 : Visite des lieux (si possible) pour les personnes qui ne les connaissent pas ;l 10h15 : Explication des documents de pr-analyse (nombre des candidatures reues et

recevables, documents analyser, etc.) ;l 10h30 : Analyse individuelle de chaque dossier par les membres du Jury ;

l 14h : Dbut des discussions par un premier tour de table : tour de rle, chaquemembre s'exprime sur l'ensemble des candidatures ;

l 15h30 : Deuxime tour de table ou dbat ;

l 16h30 : Dlibration.

Les horaires varient en fonction du nombre des candidatures et des dbats au sein du Jury. Ilest impratif que chaque membre du Jury rserve l'entiret de la journe, puisque certainessances peuvent durer jusqu' 20h.Un aperu plus complet du droulement du Jury est contenu dans le modle de PV deslection qualitative.


4. Rdiger un bon rapport de slection

La rdaction du rapport de slection est une tche complexe qui demande une certaineexprience.

Il faut avoir la capacit de synthse qui permet de rsumer les avis exprims par lesdiffrents membres du Jury pendant la sance.

Il faut galement doser savamment les arguments ngatifs l'encontre d'une candidature :s'il n'est pas opportun de transcrire des avis trop tranchs de la part du Jury (sauf en casd'unanimit), il est important de fournir assez d'indications pour permettre aux participants des'amliorer et d'tre vent