billy

Sådan gør du dit regnskab klar til årsafslutning

Guide til årsafslutning

2

ForordHej virksomhedsejer

Årsafslutning og årsregnskabet venter lige om hjørnet. Derfor har vi skrevet denne guide, som hjælper dig med at gøre dit regnskab klar til årsafslutningen.

Formålet er, at du får dit regnskab til at stemme og gjort klar til revisoren. Dermed letter du revisorens arbejde, og det betyder, at du sparer penge, tid og kræfter på at lave nye bankafstemninger og rette fejlposteringer og lignende.

Så kan du i stedet for bruge dine ressourcer på at planlægge næste års strategier og udvikle din virksomhed.

Faktisk kan vi i Billy også lave hele årsafslutningen for dig, efter du har afstemt dit regnskab. Du får en professionel opgørelse over din virksomheds drift for året samt en selvangivelse. Det kan du læse mere om sidst i denne guide.

Hvis ikke du kender Billy, så tilbyder vi et regnskabsprogram til virksom-hedsejere, som gerne vil have et nemt økonomisk overblik. Du kan prøve vores regnskabsprogram gratis i 30 dage på www.billy.dk og blive en del af vores mere end 45.000 danske brugere.

God fornøjelse!

Mange hilsner Billy-teamet

Indhold

Bankkonto ............................................................... 4

Udgifter og udlæg .................................................. 6

Tilgodehavender og skyldnere ........................... 7

Lager ........................................................................9

Løn .......................................................................... 10

Moms ..................................................................... 12

Skattekontoen ...................................................... 15

Aktivering og afskrivning .................................... 16

Åbningsbalance ................................................... 17

Årsregnskab .......................................................... 19

Afrunding ............................................................... 24

Lad Billy lave din årsafslutning ......................... 25

4

BankkontoNår du skal afstemme dit regnskab, er bankkontoen det første, du skal kigge på. Det skal du, fordi det er alfa og omega, at dine bankkonti stem-mer på kroner og ører. Det betyder, at det tal, der står på din Billy-bankkon-to, skal matche 100% med din konto i banken.

På den måde sikrer du, at din bogføring er korrekt, og du er ét skridt nærmere at indberette den korrekte moms og levere et færdigt regnskab til din revisor.

Du kan afstemme dine bankkonti på et par forskellige måder, men den mest almindelige måde er, at du laver et udtræk fra din bankkonto og matcher udtrækket op imod din bogføring i Billy. Hvis du opdager, at der er en dato, hvor bankkontoen ikke stemmer med din bogføring, har du enten glemt at bogføre en postering eller bogført forkert.

Du retter eventuelle fejl ved at oprette en regning, faktura eller kasseklad-depostering indtil, at banken stemmer på kroner og ører.

I Billy finder du din bankkonto ved at gå til regnskab > bankkonti.

5

Hvis du gerne vil have posteringerne fra Billy ud i et Excel-ark, skal du gå til regnskab > kontoplan > vælg bankkontoen > sæt dato intervallet > klik eksportér.

Når du henter udtrækket fra din bank, bør det minde om dette.

Det kan også vælge at bruge Billy Banksynkronisering til at afstemme din Billy-bankkonto med din konto i banken. Du kan læse mere om, hvordan du bruger banksynkroniseringen i Billy her.

6

Udgifter og udlægNår du har tjekket, om dine bankkonti er afstemt, skal du gennemgå, om du har fået bogført alle dine udgifter og udlæg for 2016.

UdgifterNår du gennemgår, om du har fået bogført alle regninger og udgifter, skal du huske, at det er fakturadatoen og ikke betalingsdatoen, som er bestem-mende for moms- og skattefradrag samt, hvornår en udgift skal indregnes.

Selvom betalingsdatoen først er i 2017, skal omkostninger og udgifter fra i år med i regnskabet for 2016. Det vil sige, at har du fået en regning i slut-ningen af december, men du først betaler den i januar 2017, så skal ud-giften stadig indregnes i 2016 regnskabet.

UdlægDet samme gælder for udlæg. Det er fakturadatoen, der gælder.

Hvis du har haft private udlæg eller rejseudgifter i år, så husk at få dem med i regnskabet. Det kan være, at du har lagt ud for ting, som reelt set skal betales af firmaet, eller at du har haft udgifter i forbindelse med en rejse, hvor du eksempelvis kan trække kost, logi og transport fra.

Det er vigtigt, at du har dokumentation og bilag på dine udlæg.

7

Tilgodehavender og skyldnereDerefter skal du sørge for, at det der står som tilgodehavender og skyld-nere i dit Billy-regnskab, stemmer overens med virkeligheden. Det gør du ved at afstemme debitorer og kreditorer.

Debitor- og kreditorlisteFind ud af om tilgodehavender (debitorer) og skyldnere (kreditorer) stemmer i regnskabet.

Du får hurtigt et overblik ved at lave et udtræk over debitorer og kreditorer fra dit regnskab i Billy. Udtrækket laver du ved at gå til regnskab > eksport > og vælge debitorliste eller kreditorliste. Når du afstemmer, er det en god idé at notere på udtrækkene, om regningerne og fakturaerne er blevet betalt i den løbende måned.

8

Det er vigtigt, at du er opmærksom på, at der ikke må være en difference mellem kreditorlisten og kontoen Skyldnere til leverandører. Tilsvarende må der heller ikke være difference mellem debitorlisten og kontoen Til gode hos kunder.

Hvis der er en difference, kan det skyldes, at du har bogført manuelt på kontoen igennem kassekladden eller lignende. For at finde de(n) poster-ing(er), som er årsag til differencen, kan du eksempelvis gå ind på kontoen Til gode hos kunder og søge efter ”kassekladde”. Så vil posteringerne fra kassekladden blive vist.

Andre tilgodehavender Du skal også kontrollere, om du har andre tilgodehavender i dit regnskab, og om disse tilgodehavender er indregnet korrekt i regnskabet. Det kan eksem-pelvis være depositummer eller tilgodehavender fra Teller, Nets, Stripe eller Paylike. Dine tilgodehavender skal være fremvist i din balance på aktivsiden.

9

LagerHvis din virksomhed sælger produkter, som du har liggende på lager, skal du lave en optælling af lageret i forbindelse med årsopgørelsen for at udregne lagerets værdi. Her skal du også indregne spild – altså varer på lageret som er gået i stykker, er returneret eller har generel ukurans.

Når du har optalt dit lager og regnet værdien af varelageret ud, skal du i gang med at rette lagerbeholdningen i balancen i Billy.

I Billy finder du dit varelager på konto 5830 Varelager inde i balancen (Gå til Regnskab > Balance):

I dette eksempel kan vi se, at den bogførte værdi er på 40.000. Hvis du eksem-pelvis havde lavet en optælling og fundet ud af, at din lagerværdi i virkeligheden er 50.000 kr., så skal du ind i kassekladden og lave en regulering.

Hvis lageret skal opskrives på grund af lagertilgang, skal du debitere konto 5830 Varelager og kreditere konto 1260 Regulering af varelager.

Og hvis lageret skal nedskrives på grund af lagerafgang, skal konto 5830 Varelager krediteres og konto 1260 Regulering af varelager debiteres.

Du kan læse mere om, hvordan du regulerer dit lager i denne hjælpeart-ikel varelagerregulering.

Til sidst skal du ende ud med en beregning af den faktiske værdi på lageret.

10

LønHvis du udbetaler løn til dig selv og evt. medarbejdere, skal du afstemme lønposterne i regnskabet. Det gør du ved at tage sidste lønseddel og se om balance- og driftskontiene stemmer overens.

Her er et eksempel på en lønseddel:

Dette eksempel på en månedsløn skal bogføres sådan her:

Opsummering

AM-bidrag

ATP-bidrag

Skyldig ATP

Skyldig A-skat

Skyldig AM-bidrag

Pension

Skyldig pension

Bank

Total

Debet

270.000

3.200

1.500

274.400

Kredit

3.200

22.000

90.000

1.500

158.000

274.400

Opsummering

AM-bidrag grundlag i alt

Samlet AM-grundlag

Samlet A-skat

Samlet ATP-bidrag

Samlet pension

Feriepengegrundlag

Måned

270.000

22.000

90.000

3.200

1.500

230.00

År til dato

800.000

10.000

350.000

17.100

105.000

1.000.000

11

Når du bogfører på denne måde, kommer kontiene til at stemme med det, der står ved posten Hele året i både driften og balancen. Du finder posten Hele året under regnskab > resultatopgørelse eller balance.

Når du har afstemt løn, skal din resultatopgørelse og balance skal stemme med dit lønsystems afstemningsliste for året.

12

MomsDet er også vigtigt, at du kontrollerer, at dine momsværdier er korrekte og regis-treret korrekt. Men der er mange faktorer, som spiller ind, når du skal afstemme momsen. Derfor vil vi ikke beskrive alle fremgangsmåderne her men blot vise, hvordan du hurtigt kan identificere, om der er fejl i beregningen af din moms.

Du tjekker for eventuelle fejl ved at gå ind på momsopgørelsen i Billy og se på grundlaget (regnskab > momsopgørelse > vælg periode > vis grundlag-et). Grundlaget er en oplagt mulighed for at kontrollere, om der er uoverens-stemmelser. Eksempelvis er en meget høj momspost en indikator på fejl.

13

I grundlaget kan du også tjekke, om der er momsværdier, som er indreg-net forkert ved at kontrollere, om alle regninger, fakturaer og posteringer, som er bogført med moms på, stemmer overens med antallet af fakturaer og regninger, du har.

Derudover er det en generel regel, at der skal stå et beløb under Netto-beløb, 25% under Sats, 25% af nettobeløbet under Beløb ved hver post i grundlaget. Balancen viser den løbende balance.

Hvis ikke der står som beskrevet, kan det tyde på en bogføringsfejl. Står der eksempelvis 0% under Sats, kan der være sket en fejl, men der kan dog være tilfælde, hvor det er meningen, hvis du eksempelvis har bogført direkte ind på en momskonto i kassekladden. Hvis du har lavet en afdragsordning på momsen, kan du afstemme det ved at gå ind og se på kontokortet under ”Skattekontoen” på TastSelv Erhverv på www.skat.dk.

14

Her kan du se en liste over indberettet moms og indbetalingerne. Hvis der er uoverensstemmelse, kan det skyldes, at du har indberettet et forkert beløb i forhold til det, der står i Billy. Eller der kan være sket en rettelse i regnskabet, så der er kommet en efterindberetning, som du endnu ikke har registreret hos SKAT.

15

SkattekontoenDet er ikke alle virksomhedsejere, der ved det, men alle virksomheder har en skattekonto hos SKAT, som giver et samlet overblik over virksom-hedens løbende mellemværender med SKAT.

Når du har afstemt momsen, skal du også afstemme skattekontoen hos SKAT. Her skal balancen på skattekontoen i Billy stemme overens med saldoen hos SKAT. Du finder som sagt skattekontoen på TastSelv Erhverv på www.skat.dk.

Hvis du i forvejen kender til skattekontoen hos SKAT, kan du let afstemme overførslerne mellem din virksomhed og SKAT og se, om du har mellem-regninger med dem. Her skal du i din afstemning huske at tage forbehold for skyldig A-skat og skyldig AM-bidrag, som bør ligge på hver deres sky-ldig konto i balancen. Skyldig rente og andet skal matche skattekontoen.

Kender du ikke til skattekontoen, kan det være indviklet at afstemme, fordi SKAT blander moms, renter, skyldig AM-bidrag og meget andet sammen.

For at hjælpe dig har vi skrevet en mere dybdegående guide om afstemn-ing af skattekontoen hos SKAT. Den finder du her.

16

Aktivering og afskrivningDu skal selvfølgelig også have styr på dine afskrivninger, når du afstem-mer dit rengskab og laver årsafslutning. Derfor skal du holde øje med dine aktiver, og hvis du i løbet af året har købt en vare til mere end 12.900 kr., skal den indskrives i virksomhedens balance som et aktiv, og der skal løbende afskrives på aktivet.

Når man beregner sine afskrivninger, udarbejder med et anlægskartotek til formålet. Hvis du er ferm regnskabsteknisk, kan du selv udregne af-skrivningerne på dine aktiver, men normalt er det en opgave for en revisor.

Hvis du er i tvivl om, hvordan du skal lave dine afskrivninger, så tag fat i din revisor, eller skriv til billy@billy.dk, så kan vi sætte dig i kontakt med en regnskabsyndig.

17

ÅbningsbalanceHvis du har haft et regnskab, inden du begyndte at bruge Billy, skal du huske at have indtastet din åbningsbalance i Billy, så din bankkonto, skyld-nere, moms m.m. stemmer.

For at indtaste din åbningsbalance går du til indstillinger > regnskabsind-stillinger > ret åbningsbalance

I feltet åbningsdato skal du indtaste den dato, som balancerne gælder fra. Hvis du eksempelvis skiftede til Billy den 1. januar 2016 og ikke har in-dtastet fakturaer eller regninger i Billy før denne dato, skal du altså skrive 01-01-2016 i feltet. Derefter udfylder du saldi på de konti, som har en saldo. Hvad der skal stå på hver konto afhænger af dit tidligere regnskab. Ofte vil

18

du kunne udtrække saldi for de forskellige konti fra dit tidligere regnskab-sprogram eller få dem fra din revisor eller bogholder.

Husk, at dit regnskab altid skal balancere, og at Debet i alt og Kredit i alt skal gå op med hinanden.

Det vil sige, at følgende skal gælde:Aktiver + Udgifter = Passiver + Egenkapital + Indtægter

Bonusinfo: Dette kaldes også for regnskabsligningen, og den er hoved-princippet i det dobbelte bogholderi, som Billy også bruger. Det er dog ikke et begreb, du støder på, når du i hverdagen bruger Billy.

19

ÅrsregnskabNår du har gennemgået de foregående punkter og sikret dig, at alt er, som det skal være, kan du koncentrere dig om dit årsregnskab.

I dette afsnit kan du blive klogere på årsregnskabets struktur og generelle opsætning. Du finder også ud af, hvilke rubrikker hos SKAT der svarer til dem i årsopgørelsen, og hvilke tal du skal bruge fra Billy, når du bruger standardkontoplanen.

Vi vil dog på det kraftigste anbefale, at du får en regnskabskyndig til at gå dit årsregnskab igennem, fordi der kan altid ske fejl, som man ikke ser, når man afstemmer. Og har du et selskab, der er underlagt mange komplekse regneregler, så er det et must, at du får hjælp af en revisor eller bogholder.

Billederne viser, hvordan en resultatopgørelse og balancen kan se ud i en årsopgørelse.

20

21

NettoomsætningHer skal din nettoomsætning oplyses. I Billy er det en sum af kontiene 1110 til 1160, som ender ud i konto 1199 Indtægter i alt. Nettoomsætningen er rubrik 320 hos SKAT.

VareforbrugI Billy er det en sum af kontiene 1200 til 1280, som ender ud i konto 1299 Salgsomkostninger i alt. Vareforbrug skal ind i rubrik 321 hos SKAT.

Eksterne omkostningerEksterne omkostninger er resten af dine omkostninger udover løn, af-skrivninger, renter og skat. Det betyder, eksterne omkostninger i Billy er summen af kontogrupperne: 1599 Lokaleomkostninger i alt, 1799 Mar-keting- og rejseomkostninger i alt, 1799 Bilomkostninger i alt og 1899 Administrationsomkostninger i alt.

PersonaleomkostningerHer er alle omkostningerne vedrørende dit personale. Det kan eksempel-vis være lønudgifter og personalepleje. I Billy finder du beløbet på konto 1499 Lønomkostninger i alt.

Af- og nedskrivninger af materielle og immaterielle anlægsaktiverI dette felt skal du indtaste årets afskrivninger på dine materielle og imma-terielle anlægsaktiver. Beløbet finder du på kontoen 2010 afskrivninger. Afskrivninger skal ind i rubrik 326 hos SKAT.

Årets resultat Årets resultat finder du i Billy ved at gå til regnskab > resultatopgørelse og

22

kigge nederst på siden. Årets resultat skal indskrives ind i rubrik 327.

Immaterielle anlægsaktiverDe samlede immaterielle anlægsaktiver finder du på konto 5299 Immate-rielle anlægsaktiver i alt i Billy. De immaterielle anlægsaktiver indgår som en del af dine samlede aktiver, som indskrives i rubrik 330 hos SKAT.

Materielle anlægsaktiver De samlede materielle anlægsaktiver finder du på konto 5399 Materielle anlægsaktiver i alt i Billy. De materielle anlægsaktiver indgår som en del af dine samlede aktiver, som indskrives i rubrik 330 hos SKAT.

Finansielle anlægsaktiverDe samlede finansielle anlægsaktiver finder du på konto 5499 Finansielle anlægsaktiver i alt i Billy. De finansielle anlægsaktiver indgår som en del af dine samlede aktiver, som indskrives i rubrik 330 hos SKAT.

Varelager Varelageret er dine råvarer, som du har liggende på lageret. I Billy finder du varelageret i balancen på konto 5830 Varelager. Hos SKAT skrives va-relageret i rubrik 329.

Tilgodehavende for salg og tjenesteydelser Tilgodehavende for salg og tjenesteydelser svarer til konto 5810 Til gode hos kunder i Billy. Hos SKAT skrives tilgodehavenderne i rubrik 330 sam-men med dine samlede aktiver.

23

Andre tilgodehavender Hvis du har andre tilgodehavender end Til gode hos kunder, skal det ind her. Typisk er det konto 5820 Til gode hos leverandør. Hos SKAT skrives de i rubrik 330 sammen med dine samlede aktiver.

EgenkapitalEgenkapitalen indgår i din virksomheds passiver i balancen og beskriver den del af en virksomheds finansiering, som er tilvejebragt af dens ejere. Du finder den totale egenkapital ved at se på konto 7199 Egenkapital i alt i balancen i Billy. Hos SKAT skrives egenkapitalen ind i rubrik 331.

Leverandør af varer og tjenesteydelserLeverandør af varer og tjenesteydelser svarer til konto 7320 Skyldner til leverandører i Billy.

Anden gæld Hvis du har anden gæld end skyldner til leverandører, skal det ind her. Det kan eksempelvis være skyldig skat, ATP, AM-bidrag eller diverse lånoptagelser.

24

AfrundingVi håber, at guiden her hjælper dig med at få bedre styr på, hvordan du af-stemmer dit regnskab og gør det klar til den endelige revision. Jo mere du selv kan lave, jo lavere bliver regningen fra revisoren. Og så kan du bruge tid på ting, der er sjovere end at få et regnskab til at gå op. Husk, at vi er altid klar til at hjælpe dig gratis, hvis du skulle have brug for vejledning eller gode råd. Og hvis du synes, at denne guide gav dig værdi, så send den videre til en af dine virksomhedsvenner med en varm hilsen fra Billy og et held og lykke med din virksomhed.

25

Lad Billy lave din årsafslutningNår du har afstemt hele dit regnskab for det forgangne år, er det tid til at lave det, man kalder en årsafslutning.

Årsafslutningen er det sidste, du skal lave for at kunne lukke dit årsregnskab. Det er her, du laver din årsrapport, dit skatteregnskab, udfylder din udvid-ede selvangivelse og meget mere.

Har du prøvet det før, ved du, at det er svært og ofte kræver hjælp udefra, som koster flere tusinde kroner.

I Billy har vi et årsafslutningsværktøj, der er udarbejdet af revisorer, så vi kan lave hele din årsafslutning for dig til en ekstraordinær billig pris. Du skal ikke bekyre dig om noget. Vi klarer det hele for dig.

Læs mere om, hvordan du kan få din årsafslutningspakke.