guidebook€¦ · dikembangkan oleh kmd. 11 modul selesai status proyek yang menunjukkan bahwa...

GUIDEBOOK

Learning Management System

for:

INDUSTRIAL COMMERCIALIZATION DEVELOPMENT

2014

ICD-LMS Guidebook-v 05

2

Daftar Isi

TERMINOLOGI DALAM LMS ................................................................................................ 4

LOGIN KE SITUS LEARNING MANAGEMENT SYSTEM .......................................................... 7

MEMBUAT RINCIAN PROSPEK PELATIHAN (RPP) ................................................................ 9

MELIHAT DAN MENGUBAH RINCIAN PROSPEK PELATIHAN (RPP) ................................... 16

MELIHAT DATA FASILITATOR ............................................................................................ 18

MENGUBAH STATUS PROYEK ........................................................................................... 20

MEMBUAT DAN MELIHAT MINUTES OF MEETING ........................................................... 23

MENGUBAH DETAIL RINCIAN PELATIHAN (DRP) .............................................................. 26

MELIHAT DAN MENGUNDUH JADWAL PELATIHAN .......................................................... 30

MELIHAT DAN MENGUNDUH NILAI KUIS DAN TES ........................................................... 33

MELIHAT DAN MENGUNDUH TUGAS ............................................................................... 36

MENGUNDUH FACILITATOR BRIEF .................................................................................... 39

MENGUNDUH MATERI PELATIHAN................................................................................... 41


3

TERMINOLOGI


4

Terminologi dalam LMS

No Terminologi Definisi

1 Rincian Prospek Pelatihan

(RPP)

Dokumen yang berisi rincian prospek, latar

belakang permintaan proposal, serta deadline

pengiriman proposal ke klien.

2 Detail Rencana Pelatihan

(DRP)

Dokumen mengenai detail pelatihan yang akan

dilaksanakan, dimana pelatihan sudah

dipastikan akan berjalan.

3 Permintaan Proposal

Status proyek yang menunjukkan bahwa

terdapat permintaan proposal untuk suatu

proyek oleh ICD.

4 Proposal Selesai


permintaan proposal untuk suatu proyek telah

selesai dikerjakan oleh KMD.

5 Pengiriman Proposal


proposal untuk suatu proyek telah dikirimkan

ke prospek.

6 Presentasi Proposal


proposal telah dipresentasikan kepada

prospek.

7 Negosiasi


proposal sedang berada di tahap negosiasi

dengan prospek.

8 Diterima


proposal telah disetujui oleh klien dan

pelatihan akan dijalankan.


5

Terminologi dalam LMS (Lanjutan)

No Terminologi Definisi

9 Gagal


proposal tidak disetujui oleh klien dan pelatihan

gagal dijalankan.

10 Pengembangan Modul

Status proyek yang menunjukkan bahwa modul

pelatihan untuk suatu proyek sedang

dikembangkan oleh KMD.

11 Modul Selesai

Status proyek yang menunjukkan bahwa modul

pelatihan untuk suatu proyek telah selesai

dikembangkan oleh KMD.

12 Pengarahan Fasilitator


facilitator brief telah selesai dibuat dan/atau

telah dijelaskan kepada fasilitator yang terkait di

suatu proyek.

13 Pelaksanaan Pelatihan


pelatihan di suatu proyek sedang dan/atau telah

selesai dilaksanakan.

14 Pelatihan Selesai Status proyek yang menunjukkan bahwa suatu

proyek telah selesai dilaksanakan.

15 Forum

Sebuah media yang mengakomodir pertukaran

informasi serta pendapat antar peserta

pelatihan dan antara peserta pelatihan dengan

fasilitator.


6

PROSEDUR


7

LOGIN KE SITUS LEARNING MANAGEMENT SYSTEM

Sebelum Aktivitas:

-

Tujuan:

Mampu mengakses Learning Management System untuk ICD.

Proses:

Tampilan: Menu Awal

1. Isi e-mail.

2. Isi password.

3. Klik tombol <Login> . Tampilan “Beranda” akan muncul

di layar.

1

2

3


8

Tampilan: Beranda

Sesudah Aktivitas:

-


9

MEMBUAT RINCIAN PROSPEK PELATIHAN (RPP)

Sebelum Aktivitas:

-

Tujuan:

ICD dapat membuat Rincian Prospek Pelatihan (RPP) sesuai dengan

kebutuhan.

Proses:

Tampilan: Beranda

1. A. Klik menu <Pelatihan> . Tampilan “Pelatihan” akan

muncul di layar. Kemudian, klik tombol <+Permintaan Pelatihan>

. Tampilan “Tambah RPP” akan muncul di

layar.

Tampilan: Pelatihan

1.A

1.A

1.B


10

B. Klik tombol <+Permintaan Pelatihan> .

Tampilan “Tambah RPP” akan muncul di layar.

Tampilan: Tambah RPP

2. Pilih Perusahaan pada daftar klien yang telah tersedia atau dengan

mengetik di kolom Cari. Apabila tersedia, pilih perusahaan yang

diinginkan. Jika perusahaan yang diinginkan belum tersedia di daftar

klien, klik tombol <+Perusahaan> . Tampilan

“Penambahan Perusahaan” akan muncul di layar.

2


11

Tampilan: Penambahan Perusahaan

3. Isi Nama Lengkap Perusahaan (Pastikan penulisan lengkap dan benar,

karena nama perusahaan akan tertulis di laporan) dan unggah Logo

Perusahaan. Klik tombol <Simpan> . Pilih perusahaan

tersebut di daftar perusahaan. Nama dan logo perusahaan akan

muncul di daftar perusahaan.

4. Pilih PIC Klien pada daftar PIC klien yang telah tersedia atau dengan

mengetik di kolom Cari. Apabila tersedia, pilih PIC klien yang

diinginkan. Jika PIC klien yang diinginkan belum tersedia di daftar PIC,

klik tombol <+PIC> . Tampilan “Penambahan PIC” akan muncul

di layar.

3


12

5. Pilih Bapak/Ibu, Isi nama lengkap klien, e-mail klien, dan nomor

Telepon/Handphone klien. Klik tombol <Simpan> kemudian

pilih klien tersebut di daftar PIC klien. Nama, e-mail, dan nomor

handphone PIC akan muncul di daftar klien.

Tampilan: Penambahan PIC

4

5


13

6. Isi seluruh kolom yang terdapat pada bagian “Informasi Klien”.

7. Isi seluruh kolom yang terdapat pada bagian “Latar Belakang

Permintaan Pelatihan”. (Jika tidak ada isi pada bagian “Catatan Lain”,

silahkan isi dengan tanda strip (-))

8. Isi seluruh kolom yang terdapat pada bagian “Informasi Peserta

Pelatihan”.

6

7


14

9. Isi seluruh kolom yang terdapat pada bagian “Lain-Lain”. (Jika tidak

ada isi pada bagian “Catatan Lain”, silahkan isi dengan tanda strip (-))

8

9


15

10. Pilih fasilitator-fasilitator yang direkomendasikan untuk prospek.

11. Klik tombol <Masukkan> untuk membuat dokumen RPP.

Tampilan “Pelatihan” akan muncul ke layar.

Tampilan: Pelatihan

Sesudah Aktivitas:

Melakukan follow-up ke KMD dan mengganti status proyek apabila

proposal sudah selesai.

10

11


16

MELIHAT DAN MENGUBAH RINCIAN PROSPEK PELATIHAN (RPP)

Sebelum Aktivitas:

Membuat Rincian Prospek Pelatihan (RPP).

Tujuan:

ICD dapat melihat dan mengubah RPP sesuai dengan kebutuhan.

Proses:

Tampilan: Beranda

1. Klik menu <Pelatihan> . Tampilan “Pelatihan” akan muncul

di layar.

Tampilan: Pelatihan

1

2


17

2. Cari Nama Klien untuk mengubah RPP yang diinginkan dengan

mengetik nama klien di kolom Cari atau memilih industri atau juga

bulan dan tahun deadline proposal yang tercantum di RPP. Klik Nama

Klien untuk mengakses dokumen RPP yang terkait. Tampilan “Rincian

Prospek Pelatihan” yang telah dipilih akan muncul ke layar.

Tampilan: Rincian Prospek Pelatihan

3. Klik tombol <Ubah> untuk mengubah detail RPP.

4. Ubah bagian-bagian dari RPP yang ingin diperbaharui kemudian klik

tombol <Masukkan> untuk mengakhiri pengubahan RPP.

Layar akan kembali ke tampilan “Pelatihan”

Sesudah Aktivitas:

-

3


18

MELIHAT DATA FASILITATOR

Sebelum Aktivitas:

-

Tujuan:

ICD dapat melihat data fasilitator.

Proses:

Tampilan: Beranda

1. Klik menu <Fasilitator> . Tampilan “Fasilitator” akan muncul

di layar.

Tampilan: Fasilitator

2. Untuk mengunduh data fasilitator, klik tombol <Unduh> .

File data fasilitator (.xls) akan terunduh secara otomatis.

1

3

2


19

3. Untuk melihat historis pelatihan yang pernah diajar oleh fasilitator,

klik Nama Fasilitator yang terkait. Tampilan Profile Fasilitator akan

muncul di layar.

Tampilan: Profile: xxxxxx

Sesudah Aktivitas:

-


20

MENGUBAH STATUS PROYEK

Sebelum Aktivitas:


Adanya perubahan kondisi dari proyek, seperti proposal telah dikirim ke

klien.

Tujuan:

ICD dapat mengubah status proyek sesuai dengan kebutuhan.

Proses:

Tampilan: Beranda


di layar.

Tampilan: Pelatihan

1

2

3


21

2. Cari dan pilih Nama Klien untuk mengubah status proyek yang

diinginkan dengan mengisi nama klien di kolom Cari atau memilih

industri atau juga bulan dan tahun deadline proposal yang tercantum

di RPP.

3. Klik Status untuk mengubah status di sistem sesuai dengan status

proyek secara aktual. Tampilan “Konfirmasi Pengubahan Status” akan

muncul di layar.

Status Awal Status Akhir Kondisi

- Permintaan

Proposal

Proposal masih dikerjakan

oleh KMD

Permintaan

Proposal

Proposal Selesai Proposal telah selesai

dikerjakan oleh KMD

Proposal Selesai Pengiriman

Proposal

Proposal telah dikirimkan

ke Klien

Pengiriman

Proposal

Presentasi

Proposal

Proposal telah

dipresentasikan

Presentasi

Proposal

Negosiasi Menunggu keputusan dari

prospek terkait diterima

atau tidaknya proposal

Negosiasi

Diterima Proposal diterima

Gagal Proposal gagal

4


22

4. Klik tombol <OK> untuk mengubah status dan klik tombol

<Cancel> untuk membatalkan pengubahan status. Apabila

tombol “OK” yang dipilih maka status akan berubah.

Sesudah Aktivitas:

-


23

MEMBUAT DAN MELIHAT MINUTES OF MEETING

Sebelum Aktivitas:


Tujuan:

ICD dapat membuat Minutes of Meeting (MoM) setiap kali melakukan

pertemuan dengan prospek maupun klien.

Proses:

Tampilan: Beranda


di layar.

Tampilan: Pelatihan

2. Cari dan pilih Proyek yang diinginkan dengan mengetik nama klien di

kolom Cari atau memilih Industri atau juga memilih Bulan dan Tahun

deadline proposal yang tercantum di RPP. Pilih nama klien. Tampilan

“Rincian Prospek Pelatihan” akan muncul di layar.

1

2


24


3. Klik menu <Pertemuan> . Tampilan “Pertemuan” akan

muncul di layar.

Tampilan: Pertemuan

4. Klik tombol <+Pertemuan> untuk menambah MoM.

Tampilan “Penambahan Pertemuan” akan muncul di layar.

Tampilan: Penambahan Pertemuan

3

5

4

2 6


25

5. Isi bagian “Tanggal Pertemuan”, “Peserta Pertemuan”, “Poin-Poin

Penting”, dan “Hal Yang Akan Dilakukan Selanjutnya”.

6. Klik tombol <Masukkan> untuk mengakhiri pembuatan

MoM. Tampilan “Training Meeting” dengan MoM baru akan muncul.

Tampilan: Pertemuan

Sesudah Aktivitas:

-


26

MENGUBAH DETAIL RINCIAN PELATIHAN (DRP)

Sebelum Aktivitas:

Status proyek terkait minimal adalah “Diterima”.

Tujuan:

ICD dapat membuat DRP sesuai dengan kebutuhan.

Proses:

Tampilan: Beranda


di layar.

Tampilan: Pelatihan

2. Cari dan pilih Proyek dengan status “Diterima” yang terkait, dengan

mengetik nama klien di kolom Cari atau memilih Industri atau juga

Bulan dan Tahun deadline proposal yang tercantum di RPP. Tampilan

“Detail Rencana Pelatihan” akan muncul di layar.

1

2


27

Tampilan: Detail Rencana Pelatihan

3. Klik menu <DRP> untuk mengakses DRP. Tampilan “Detail

Rincian Pelatihan” akan muncul di layar.

Tampilan: Detail Rincian Pelatihan

4. Klik tombol <Ubah> untuk mengisi atau mengubah

informasi yang terdapat di DRP. Tampilan “Pengubahan DRP” akan

muncul di layar.

5. Isi bagian-bagian yang terdapat di DRP.

6. Klik tombol <Masukkan> untuk menyelesaikan proses

pengisian DRP. Tampilan “DRP” yang telah diperbaharui akan muncul

di layar.

3


28

Tampilan: Pengubahan DRP

5

6


29

Tampilan: Detail Rincian Pelatihan


30

MELIHAT DAN MENGUNDUH JADWAL PELATIHAN

Sebelum Aktivitas:

Status proyek minimal adalah “Pengembangan Modul”.

Tujuan:

ICD dapat melihat dan mengunduh jadwal pelatihan suatu proyek.

Proses:

Tampilan: Beranda


di layar.

Tampilan: Pelatihan

2. Cari dan pilih Proyek dengan status minimal “Pengembangan Modul”

yang terkait, dengan mengetik nama klien di kolom Cari atau memilih

Industri atau juga Bulan dan Tahun deadline proposal yang

tercantum di RPP. Tampilan “Rincian Prospek Pelatihan” akan

muncul di layar.

1

2


31


3. Klik menu <Jadwal Pelatihan> untuk melihat jadwal

pelatihan. Tampilan “Jadwal Pelatihan” akan muncul di layar.

Tampilan: Jadwal Pelatihan

4. Klik tombol <Unduh> untuk mengunduh agenda

pelatihan. Dokumen (.pdf) agenda pelatihan akan muncul di layar.

3

4


32

Tampilan: Agenda Pelatihan

Sesudah Aktivitas:

-


33

MELIHAT DAN MENGUNDUH NILAI KUIS DAN TES

Sebelum Aktivitas:


Kuis atau tes telah dibuat atau dinilai oleh KMD.

Tujuan:

ICD dapat melihat dan mengunduh nilai kuis dan tes dari suatu pelatihan.

Proses:

Tampilan: Beranda


di layar.

Tampilan: Pelatihan


yang terkait, dengan mengetik nama klien di kolom Cari atau pilih

Industri atau memilih Bulan dan Tahun deadline proposal yang


muncul di layar.

1

2


34


3. Klik menu <Kuis & Tes> untuk melihat kuis atau tes dari

suatu pelatihan. Tampilan “Kuis & Tes” akan muncul di layar.

Tampilan: Kuis & Tes

4. Klik tombol <Nilai> untuk melihat nilai dari suatu kuis atau tes

yang diinginkan. Tampilan “Nilai: XXXXXX” akan muncul di layar

Tampilan: Nilai: XXXXXX

3

4

5


35

5. Klik tombol <Unduh Rekapitulasi> untuk

mengunduh jawaban dari peserta. Klik tombol <Unduh>

untuk mengunduh nilai peserta. File (.xls), rekap jawaban atau nilai

peserta, akan secara otomatis terunduh ketika memilih kedua tombol

tersebut.

Sesudah Aktivitas:

-


36

MELIHAT DAN MENGUNDUH TUGAS

Sebelum Aktivitas:


Tugas telah dibuat atau dinilai oleh KMD.

Tujuan:

ICD dapat mengunduh tugas yang telah diunggah oleh KMD.

ICD dapat melihat dan mengunduh nilai tugas.

Proses:

Tampilan: Beranda


di layar.

Tampilan: Pelatihan


yang terkait, dengan mengetik nama klien di kolom Cari atau memilih

Industri atau juga pilih Bulan dan Tahun deadline proposal yang

1

2


37


muncul di layar.


3. Klik menu <Tugas> untuk melihat tugas yang terdapat di suatu

pelatihan. Tampilan “Tugas” akan muncul di layar.

Tampilan: Tugas

4. Klik tombol <Unduh> untuk mengunduh file tugas yang

diinginkan. Klik tombol <Nilai> untuk melihat nilai tugas dari

peserta. Tampilan “Nilai: XXXXX” akan muncul di layar.

3

4


38

Tampilan: Nilai: XXXXX

5. Klik tombol <Unduh> untuk mengunduh nilai peserta. File

(.xls) nilai peserta akan secara otomatis terunduh ketika memilih

kedua tombol tersebut.

Sesudah Aktivitas:

-

5


39

MENGUNDUH FACILITATOR BRIEF

Sebelum Aktivitas:

Status proyek minimal adalah “Modul Selesai”.

Facilitator brief telah diunggah oleh KMD.

Tujuan:

ICD dapat mengunduh facilitator brief yang telah diunggah oleh KMD.

Proses:

Tampilan: Beranda


di layar.

Tampilan: Pelatihan

2. Cari dan pilih Proyek dengan status minimal “Modul Selesai” yang

terkait, dengan mengetik nama klien di kolom Cari atau memilih

Industri atau juga Bulan dan Tahun deadline proposal yang

1

2


40


muncul di layar.


3. Klik menu <Pengarahan Fasilitator> untuk

melihat facilitator brief yang terdapat di suatu pelatihan. Tampilan

“Pengarahan” akan muncul di layar.

Tampilan: Pengarahan

4. Klik tombol <Unduh> untuk mengunduh file facilitator brief

yang diinginkan.

Sesudah Aktivitas:

-

3

4


41

MENGUNDUH MATERI PELATIHAN

Sebelum Aktivitas:

Status proyek minimal adalah “Modul Selesai”.

Materi pelatihan telah diunggah oleh KMD.

Tujuan:

ICD dapat mengunduh materi pelatihan yang telah diunggah oleh KMD.

Proses:

Tampilan: Beranda


di layar.

Tampilan: Pelatihan

2. Cari dan pilih Proyek dengan status minimal “Modul Selesai” yang

terkait, dengan mengetik nama klien di kolom Cari atau memilih

Industri atau memilih Bulan dan Tahun deadline proposal yang


muncul di layar.

1

2 2


42


3. Klik menu <Materi> untuk melihat materi-materi yang

terdapat di suatu pelatihan. Tampilan “Materi” akan muncul di layar.

Tampilan: Materi

4. Klik tombol <Unduh> untuk mengunduh file materi yang

diinginkan.

Sesudah Aktivitas:

-

3

4

guidebook€¦ · dikembangkan oleh kmd. 11 modul selesai status proyek yang menunjukkan bahwa...

Documents