hƯỚ Ẫ Ử dỤng hỆ thỐ Ản lÝ khiẾ Ạ Ố cÁo · trang 8/86 . hướng dẫn quản...
TRANSCRIPT
TÀI LIỆU
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
KHIẾU NẠI - TỐ CÁO
Phân hệ Xử lý đơn thư
Hà Nội, 2009
MỤC LỤC
Phần I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN .......................................................... 7
1 Giới thiệu chung ..................................................................................................7
1.1 Đặc điểm hệ thống .................................................................................................. 7
1.2 Mục đích – ý nghĩa xây dựng hệ thống .................................................................. 7
1.3 Đối tượng người dùng............................................................................................. 7
2 Cách đăng nhập chương trình ...........................................................................8
2.1 Đăng nhập/đăng xuất .............................................................................................. 8
2.2 Thay đổi mật khẩu .................................................................................................. 9
3 Cấu trúc chương trình......................................................................................10
Phần II CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG ................................................... 11
1 Quản lý Nghiệp vụ XLĐT ................................................................................11
1.1 Toàn bộ ................................................................................................................. 11
1.1.1 Thêm mới hồ sơ ................................................................................................ 12
1.1.2 Xem/Sửa hồ sơ.................................................................................................. 17
1.1.3 Xóa hồ sơ .......................................................................................................... 17
1.1.4 Tìm kiếm hồ sơ ................................................................................................. 18
1.1.5 Kết xuất ra file Excel ........................................................................................ 20
1.2 Tên chủ đơn .......................................................................................................... 20
1.3 Ngày nhập đơn...................................................................................................... 20
1.4 Đơn vị hành chính................................................................................................. 21
1.5 Loại đơn ................................................................................................................ 21
2 Quản lý Công tác Báo cáo ................................................................................21
2.1 Báo cáo thống kê theo loại khiếu tố...................................................................... 22
2.2 Báo cáo thống kê tổng số đơn............................................................................... 23
2.3 Báo cáo thống kê theo nơi gửi đơn ....................................................................... 24
2.4 Báo cáo thống kê theo đối tượng bị tố cáo ........................................................... 25
2.5 Báo cáo thống kê theo thẩm quyền cơ quan ......................................................... 26
Trang 2/86
2.6 Báo cáo thống kê theo người nhập đơn ................................................................ 27
2.7 Báo cáo thống kê theo người xử lý ....................................................................... 29
2.8 Báo cáo thống kê theo cơ quan gửi đơn................................................................ 30
2.9 Báo cáo chi tiết xử lý đơn thư............................................................................... 31
2.10 Báo cáo chi tiết theo dõi và phúc đáp ................................................................... 32
3 Quản lý Từ điển danh mục...............................................................................33
3.1 Danh mục Loại khiếu tố........................................................................................ 33
3.1.1 Thêm mới danh mục Loại khiếu tố.................................................................. 33
3.1.2 Xóa Danh mục Loại khiếu tố ............................................................................ 35
3.1.3 Xem, sửa node Danh mục Loại khiếu tố .......................................................... 35
3.2 Danh mục Cơ quan ban hành................................................................................ 36
3.2.1 Thêm mới danh mục cơ quan ban hành............................................................ 37
3.2.2 Xóa Danh mục Cơ quan ban hành .................................................................... 38
3.2.3 Tìm kiếm Danh mục Cơ quan ban hành ........................................................... 38
3.3 Danh mục Chức vụ ............................................................................................... 38
3.3.1 Thêm mới danh mục chức vụ ........................................................................... 39
3.3.2 Xóa Danh mục Chức vụ.................................................................................... 40
3.3.3 Tìm kiếm Danh mục Chức vụ........................................................................... 40
3.4 Danh mục Cấp ...................................................................................................... 41
3.4.1 Thêm mới danh mục cấp................................................................................... 41
3.4.2 Xóa Danh mục Cấp........................................................................................... 42
3.4.3 Tìm kiếm Danh mục Cấp.................................................................................. 42
3.5 Danh mục Dân tộc ................................................................................................ 43
3.5.1 Thêm mới danh mục dân tộc ............................................................................ 44
3.5.2 Xóa Danh mục Dân tộc..................................................................................... 45
3.5.3 Tìm kiếm Danh mục Dân tộc............................................................................ 45
3.6 Danh mục Quốc tịch ............................................................................................. 45
3.6.1 Thêm mới danh mục quốc tịch ......................................................................... 46
3.6.2 Xóa Danh mục Quốc tịch.................................................................................. 47
3.6.3 Tìm kiếm Danh mục Quốc tịch......................................................................... 47
3.7 Danh mục Thành phần xã hội ............................................................................... 47
Trang 3/86
3.7.1 Thêm mới danh mục thành phần xã hội............................................................ 48
3.7.2 Xóa Danh mục Thành phần xã hội ................................................................... 49
3.7.3 Tìm kiếm Danh mục Thành phần xã hội .......................................................... 49
3.8 Danh mục Đơn vị.................................................................................................. 50
3.8.1 Thêm mới danh mục đơn vị ............................................................................. 50
3.8.2 Xóa Danh mục đơn vị ....................................................................................... 52
3.8.3 Xem, sửa node Danh mục Đơn vị..................................................................... 53
3.9 Danh mục Địa danh .............................................................................................. 53
3.9.1 Thêm mới danh mục địa danh .......................................................................... 54
3.9.2 Xóa Danh mục Địa danh................................................................................... 55
3.9.3 Tìm kiếm Danh mục Địa Danh......................................................................... 55
3.10 Danh mục Trạng thái đơn ..................................................................................... 56
3.10.1 Thêm mới Danh mục trạng thái đơn............................................................. 57
3.10.2 Xóa Danh mục trạng thái đơn....................................................................... 58
3.10.3 Tìm kiếm Danh mục trạng thái đơn.............................................................. 58
3.11 Danh mục Thẩm quyền......................................................................................... 59
3.11.1 Thêm mới danh mục thẩm quyền................................................................. 59
3.11.2 Xóa Danh mục thẩm quyền .......................................................................... 61
3.11.3 Xem, sửa node Danh mục thẩm quyền ......................................................... 61
3.12 Danh mục Kết quả ................................................................................................ 62
3.12.1 Thêm mới danh mục Kết quả ....................................................................... 63
3.12.2 Xóa Danh mục Kết quả................................................................................. 64
3.12.3 Tìm kiếm Danh mục Kết quả........................................................................ 64
3.13 Danh mục Loại văn bản ........................................................................................ 64
3.13.1 Thêm mới danh mục Loại văn bản............................................................... 65
3.13.2 Xóa Danh mục Loại văn bản ........................................................................ 66
3.13.3 Tìm kiếm Danh mục Loại văn bản ............................................................... 66
3.14 Danh mục Lĩnh vực .............................................................................................. 67
3.14.1 Thêm mới danh mục Lĩnh vực...................................................................... 67
3.14.2 Xóa Danh mục Lĩnh vực............................................................................... 68
3.14.3 Tìm kiếm Danh mục Lĩnh vực...................................................................... 68
Trang 4/86
3.15 Danh mục Cơ quan đã giải quyết.......................................................................... 69
3.15.1 Thêm mới danh mục Cơ quan đã giải quyết ................................................. 69
3.15.2 Xóa Danh mục Cơ quan đã giải quyết .......................................................... 70
3.15.3 Tìm kiếm Danh mục Cơ quan đã giải quyết ................................................. 70
4 Quản lý thông tin Hệ thống..............................................................................71
4.1 Quản trị người dùng.............................................................................................. 71
4.1.1 Sửa thông tin nhóm người dùng ....................................................................... 73
4.1.2 Xoá nhóm người dùng ...................................................................................... 74
4.2 Quản trị người dùng.............................................................................................. 74
4.2.1 Thêm mới người dùng ...................................................................................... 74
4.2.2 Sửa thông tin người dùng.................................................................................. 75
4.2.3 Xoá người dùng ................................................................................................ 75
4.3 Khai báo đơn vị sử dụng....................................................................................... 75
4.4 Phân quyền theo chức năng .................................................................................. 78
4.5 Khai báo cán bộ .................................................................................................... 81
4.6 Sao lưu dữ liệu ...................................................................................................... 84
Trang 5/86
Phần I GIỚI THIỆU TỔNG QUAN
1 Giới thiệu chung
1.1
1.2
1.3
Đặc điểm hệ thống
Hệ thống thông tin quản lý khiếu nại, tố cáo – Phân hệ Xử lý đơn thư được phát
triển cho Trung tâm thông tin – Thanh tra chính phủ. Phần mềm sẽ được triển khai
trong nội bộ Thanh tra chính phủ và triển khai ở cơ quan Thanh tra cấp tỉnh, Thanh
tra cấp huyện, Thanh tra cấp huyện, Thanh tra bộ ngành, Thanh tra sở ngành.
Phần mềm được triển khai với hệ thống CSDL cài đặt duy nhất tại cấp Thanh tra
chính phủ. Các cấp khác sẽ sử dụng chung CSDL với cấp Thanh tra chính phủ và
trao đổi thông tin thông qua trao đổi tự động trên hệ thống mạng (Cpnet, WAN)
Mục đích – ý nghĩa xây dựng hệ thống
Hệ thống thông tin quản lý khiếu nại, tố cáo – Phân hệ Xử lý đơn thư được xây
dựng nhằm rút ngắn thời gian giải quyết các công việc, giảm bớt các khâu trung
gian trong quá trình xử lý đơn thư
Giảm thiểu việc xử lý theo phương thức thủ công trên các loại giấy tờ, hồ sơ, thay
thế bằng việc xử lý trên máy tính nhằm tăng hiệu quả công việc, tiết kiệm thời
gian, nhân lực và chi phí cho nghiệp vụ nhập hồ sơ xử lý đơn thư, phân loại đơn
thư, cập nhật quá trình xử lý đơn thư
Hệ thống được xây dựng bám sát các quy trình nghiệp vụ, phục vụ tốt nhất công
tác xử lý đơn thư
Đối tượng người dùng
Quản trị hệ thống: quản trị toàn bộ hệ thống bao gồm các vài trò cụ thể sau:
o Phân quyền người dùng trong từng chức năng, nghiệp vụ của hệ thống
o Quản lý truy cập nội dung trong hệ thống
o Sao lưu và phục hồi dữ liệu trong toàn hệ thống
Trang 7/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
o Quản lý người dùng, nhóm người dùng, nhân viên
Cán bộ xử lý đơn thư : bao gồm các vai trò sau :
o Tiếp nhận đơn thư của công dân,nhập thông tin vào Sổ Tiếp dân
o Tiếp nhận, phân loại đơn, chuyển cơ quan xử lý
o Cập nhật trạng thái xử lý đơn thư, trả kết quả xử lý đơn thư cho công dân
o Lập báo cáo, thống kê theo một số tiêu chí để báo cáo với lãnh đạo
2 Cách đăng nhập chương trình
2.1 Đăng nhập/đăng xuất
Để đăng nhập hệ thống, người dùng cần được cấp tài khoản đăng nhập với tên và mật
khẩu truy cập.
Khi đã được cấp quyền, người dùng có thể đăng nhập hệ thống theo các bước sau:
1. Truy nhập màn hình đăng nhập
2. Nhập tên đăng nhập và mật khẩu. (sau khi đăng nhập người dùng có thể thay đổi
mật khẩu)
3. Nhấn Đồng ý
Chương trình hiển thị màn hình làm việc tương ứng với vai trò của tài khoản đăng
nhập.
Để đăng xuất khỏi chương trình, người dùng làm các bước sau :
1. Vào menu Hệ thống, nhấn chọn Thoát
Trang 8/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
2. Hoặc người dùng ấn nút ở menu bar
2.2 Thay đổi mật khẩu
Để đảm bảo tính bảo mật cũng như việc cập nhật thông tin, chương trình cho phép
người dùng có thể thay đổi mật khẩu đăng nhập chương trình khi cần thiết.
Sau khi đăng nhập hệ thống, người dùng có thể thay đổi mật khẩu bằng cách:
1. Kích chuột vào menu Hệ thống
2. Nhấn chọn Thay đổi mật khẩu truy cập
Trang 9/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
3. Hiển thị màn hình Thay đổi mật khẩu
Tên login: Tên của người dùng
Mật khẩu mới: Nhập mật khẩu mới
Lặp lại mật khẩu : Xác nhận lại mật khẩu mới
4. Nhấn OK để lưu thông tin
3 Cấu trúc chương trình
Màn hình tổng quan chung của chương trình sau khi Đăng nhập vào hệ thống
Trang 10/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
Phần II CHI TIẾT CÁC CHỨC NĂNG
1 Quản lý Nghiệp vụ XLĐT
Nghiệp vụ ở phân hệ Xử lý đơn thư nằm chủ yếu ở menu Toàn bộ. Các menu khác như Tên
chủ đơn, Ngày nhập đơn, Đơn vị hành chính, Loại của đơn, Ngày của đơn, Thống kê đơn thư ,
Thống kê TQ giải quyết, Thuộc thẩm quyền có thao tác như ở menu Toàn bộ và có chức năng
thông kê, sắp xếp theo các tiêu chí như tên chủ đơn, ngày nhập đơn….
1.1 Toàn bộ
Hỗ trợ Cán bộ Xử lý đơn thư thực hiện các thao tác nghiệp vụ dễ dàng, thuận tiện
Chương trình cho phép thực hiện các thao tác sau trong menu Toàn bộ
Thêm mới
Xem/sửa
Trang 11/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
Xóa
Tìm kiếm
Kết xuất ra Excel
Thao tác thực hiện
Để thực hiện các thao tác nghiệp vụ ở menu Toàn bộ, người dùng click chọn menu
Nghiệp vụ, chọn Toàn bộ. Hệ thống hiển thị màn hình :
1.1.1 Thêm mới hồ sơ
• Nhấn nút ở menu Toàn bộ , chương trình hiển thị màn hình thêm mới
Trang 12/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
• Nhập thông tin vào form
o Số thứ tự hồ sơ : Hệ thống tự động sinh Số
o Ngày nhập đơn : Mặc định là thời điểm đăng nhập, người dùng có để thay đổi bằng cách nhập theo định dạng dd/mm/yyyy
o Nguồn đơn đến : Click chọn nút để chọn danh sách Nguồn đơn đến
• Để nhập thêm thông tin vào hồ sơ mới, ấn nút Tab trên bàn phím. Hiển thị thêm thông tin các trường khác
Trang 13/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
o Họ tên : Tích chọn Họ tên : Cá nhân hoặc Tập thể. Nhập thông
tin họ tên người khiếu nại . Ấn nút để kiểm tra có trùng họ tên không
o Giới tích : Click chọn nút để chọn
o Nghề nghiệp : Click chọn nút để chọn trong danh sách nghề nghiệp
o Địa chỉ T/TP : Click chọn nút để chọn trong danh sách tỉnh /
thành phố . Ấn nút để kiểm tra có trùng không
o Quận/Huyện : Click chọn nút để chọn trong danh sách
quận/huyện. Ấn nút để kiểm tra có trùng không
o Xã/Phường : Click chọn nút để chọn trong danh sách
xã/phường. Ấn nút để kiểm tra có trùng không
o Chi tiết địa danh : Tự động cập nhật khi người dùng chọn tỉnh, thành phố, quận/huyện, xã/phường
o Quốc tịch : Click chọn nút để chọn trong danh sách quốc tịch
o Dân tộc : Click chọn nút để chọn trong danh sách dân tộc
o Chi tiết địa chỉ : Nhập thông tin chi tiết địa chỉ
Trang 14/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
o Loại đơn : Click chọn nút để chọn trong danh sách loại đơn
o Loại KN, TC : Click chọn nút để chọn trong danh sách loại khiếu nại, tố cáo
o Chi tiết : Click chọn nút để chọn chi tiết
o Đối tượng bị khiếu nại tố cáo : Click chọn nút để chọn danh sách đối tượng
o Họ tên : Nhập thông tin họ tên đối tượng bị khiếu nại, tố ccaso
o Chức vụ : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách chức vụ
o Nghề nghiệp : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách nghề nghiệp
o Cấp: Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách cấp
o Quốc tịch : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách quốc tịch
o Dân tộc: Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách dân tộc
o Nơi công tác : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách nơi công tác
o Địa chỉ : T/ TP: Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách tỉnh/thành phố
o Quận/Huyện: Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách quận/huyện
o Xã/Phường: Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách xã/phường
o Chi tiết địa chỉ : Chi tiết địa chỉ tự động
o Nội dung đăng kí : Nhập nội dung đăng kí
o CQ đã giải quyết : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách cơ quan đã giải quyết
o Hướng giải quyết : Click chọn nút để chọn danh sách hướng giải quyết
o Nhóm thẩm quyền giải quyết : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách nhóm
Trang 15/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
o Người xử lý : Mặc định là người đang đăng nhập chương trình.Người dùng có thể ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách người xử lý
o Nhóm cơ quan giải quyết tiếp : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách
o Tên cơ quan giải quyết tiếp : Nhập thông tin cơ quan giải quyết tiếp
o Chi tiết quá trình theo dõi : Nhập thông tin chi tiết theo dõi
o Chi tiết quá trình phúc đáp : Nhập thông tin phúc đáp
o Các văn bản kèm theo : Nhập thông tin văn bản kèm theo
• Với trường Nguồn đơn đến là Cơ quan khác chuyển đến, hiển thị thông tin Số công văn, Tên cơ quan, Ngày chuyển đơn cho người dùng nhập vào
o Số công văn : Nhập thông tin Số công văn
o Tên cơ quan : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách tên cơ quan
o Ngày chuyển đơn : Người dùng nhập thông tin ngày chuyển đơn theo định dạng dd/mm/yyyy
• Với trường Họ tên người khiếu nại, tích chọn Tập thể, hiển thị thông tin Số người cho người dùng nhập vào
• Với trường Đối tượng bị KNTC, click nút chọn Tập thể, hiển thị thông tin trường Cơ quan cho người dùng nhập vào
• Ấn nút để lưu thông tin
• Ấn nút để xóa toàn bộ thông tin đã nhập, nhập thông tin hồ sơ khác
• Ấn nút để thoát khỏi màn hình Thêm mới
Trang 16/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
• Ấn nút để in phiếu cần in. Khi ấn nút , hiển thị danh sách phiếu cần in
o Tích chọn phiếu cần in
o Ấn nút để hiển thị phiếu muốn in
o Ấn nút để thoát khỏi form Phiếu cần in
1.1.2 Xem/Sửa hồ sơ
• Chọn hồ sơ cần xem/sửa trên Danh sách hồ sơ
• Click đúp chuột vào hồ sơ muốn xem/sửa
• Cập nhật thông tin thay đổi . Các thao tác thực hiện như phần Thêm mới hồ sơ xử lý đơn thư
1.1.3 Xóa hồ sơ
• Chọn hồ sơ cần xóa trên Danh sách hồ sơ
• Ấn nút , hiển thị thông báo xác nhận có xóa không
• Nhấn Xóa để xác nhận việc xóa, nhấn Không để hủy bỏ thao tác
Trang 17/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
1.1.4 Tìm kiếm hồ sơ
• Ấn nút , hiển thị form Tìm kiếm
• Nhập thông tin muốn tìm kiếm vào form
o Từ ngày : Mặc định là thời điểm đăng nhập, người dùng có để thay đổi bằng cách nhập theo định dạng dd/mm/yyyy
o Đến ngày : Mặc định là thời điểm đăng nhập, người dùng có để thay đổi bằng cách nhập theo định dạng dd/mm/yyyy
o Người nhập : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách người nhập
o Số hồ sơ : Nhập thông tin số hồ sơ.
o Đại diện : Click chọn nút để chọn danh sách đại diện
o Nguồn đơn đến : Click chọn nút để chọn danh sách nguồn đơn đến
o Số công văn: Nhập thông tin số công văn
Trang 18/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
o Tên cơ quan : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách tên cơ quan
o Ngày chuyển đơn : Người dùng nhập thông tin ngày chuyển đơn theo định dạng dd/mm/yyyy
o Loại Đơn : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách loại đơn
o Loại KN, TC : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách loại KN, TC
o Chi tiết : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách chi tiết
o Số người, Đến : Nhập thông tin số người từ bao nhiêu đến bao nhiêu
o Số lần : Nhập thông tin số lần
o Họ tên : Nhập thông tin họ tên
o Tương tự, Chính xác : Chọn nút Tương tự hoặc Chính xác để tìm kiếm thông tin họ tên với kết quả tương tự hoặc chính xác
o Địa chỉ : T/TP : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách Tỉnh, Thành phố
o Quận/Huyện : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách Quận, Huyện
o Xã/Phường : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách Xã, Phường
o Địa danh : Hiển thị thông tin xã/phường, quận/huyện, tỉnh/thành phố vừa được select ở trên
o Đối tượng bị khiếu nại, tố cáo : Click chọn nút để chọn danh sách đối tượng bị khiếu nại tố cáo
o Tên cơ quan: Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách tên cơ quan
o Họ tên : Nhập thông tin họ tên người bị khiếu nại, tố cáo
o Nội dung đăng ký : Nhập thông tin nội dung đăng ký
o Cơ quan đã giải quyết : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách cơ quan đã giải quyết
o Cơ quan giải quyết tiếp : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách cơ quan giải quyết tiếp
Trang 19/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
o Hướng giải quyết : Click chọn nút để chọn danh sách hướng giải quyết
o Người xử lý : Người dùng ấn nút F9 hoặc nhập một ký tự rồi Enter để hiển thị danh sách người xử lý
o Theo dõi : Nhập thông tin theo dõi
• Ấn nút để tìm kiếm thông tin
• Ấn nút để thoát khỏi form tìm kiếm
1.1.5 Kết xuất ra file Excel
• Ấn nút để xuất ra file excel
1.2
1.3
Tên chủ đơn
Mục đích:
Thống kê hồ sơ Xử lý đơn thư theo tên chủ đơn .Hỗ trợ Cán bộ Xử lý đơn thư thực
hiện các thao tác nghiệp vụ dễ dàng, thuận tiện
Chương trình cho phép thực hiện các thao tác như ở menu Toàn bộ
Thêm mới
Xem/sửa
Xóa
Tìm kiếm
Kết xuất ra Excel
Ngày nhập đơn
Mục đích:
Thống kê hồ sơ Xử lý đơn thư theo Ngày nhập đơn.Hỗ trợ Cán bộ Xử lý đơn thư
thực hiện các thao tác nghiệp vụ dễ dàng, thuận tiện
Chương trình cho phép thực hiện các thao tác như ở menu Toàn bộ
Thêm mới
Xem/sửa
Xóa
Tìm kiếm
Trang 20/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
Kết xuất ra Excel
1.4
1.5
Đơn vị hành chính
Mục đích:
Thống kê hồ sơ Xử lý đơn thư theo Đơn vị hành chính.Hỗ trợ Cán bộ Xử lý đơn
thư thực hiện các thao tác nghiệp vụ dễ dàng, thuận tiện
Chương trình cho phép thực hiện các thao tác như ở menu Toàn bộ
Thêm mới
Xem/sửa
Xóa
Tìm kiếm
Kết xuất ra Excel
Loại đơn
Mục đích:
Thống kê hồ sơ Xử lý đơn thư theo Loại đơn.Hỗ trợ Cán bộ Xử lý đơn thư thực
hiện các thao tác nghiệp vụ dễ dàng, thuận tiện
Chương trình cho phép thực hiện các thao tác như ở menu Toàn bộ
Thêm mới
Xem/sửa
Xóa
Tìm kiếm
Kết xuất ra Excel
2 Quản lý Công tác Báo cáo
Mục đích:
Cho phép người dùng quản lý và thống kê thông tin của báo cáo theo các thông tin
khác nhau mà người dùng muốn thể hiện.
Trang 21/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
2.1 Báo cáo thống kê theo loại khiếu tố
Để lọc một báo cáo, ta tiến hành các bước như sau:
1. Truy nhập module Báo cáo thống kê theo loại khiếu tố
2. Form Báo cáo thống kê theo loại khiếu tố hiển thị, ta nhập 1 hoặc nhiều thông tin
cần lọc báo cáo
Trên form, ta cần chú ý nhập đầy đủ các trường:
Loại đơn
Loại KN/TC
Chi tiết
Ngoài ra, khi nhập các trường dưới đây cần chú ý nhập thông tin bằng cách ấn nút
hoặc phím F9 để chọn trong listbox:
Người nhập
Tên cơ quan
Loại đơn
Loại KN/TC
Chi tiết
Địa chỉ T/TP…Q/H…X/P
Cơ quan đã giải quyết
Cơ quan giải quyết tiếp
Trang 22/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
Hướng giải quyết
Người xử lý
3. Ấn nút để lọc báo cáo
4. Ấn nút để ra khỏi màn hình
2.2 Báo cáo thống kê tổng số đơn
Để lọc một báo cáo, ta tiến hành các bước như sau:
1. Truy nhập module Báo cáo thống kê tổng số đơn
2. Form Báo cáo thống kê tổng số đơn hiển thị, ta nhập 1 hoặc nhiều thông tin cần
lọc báo cáo
Trên form, ta cần chú ý nhập đầy đủ các trường:
Loại đơn
Loại KN/TC
Chi tiết
Ngoài ra, khi nhập các trường dưới đây cần chú ý nhập thông tin bằng cách ấn nút
hoặc phím F9 để chọn trong listbox:
Người nhập
Tên cơ quan
Loại đơn
Trang 23/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
Loại KN/TC
Chi tiết
Địa chỉ T/TP…Q/H…X/P
Cơ quan đã giải quyết
Cơ quan giải quyết tiếp
Hướng giải quyết
Người xử lý
3. Ấn nút để lọc báo cáo
4. Ấn nút để ra khỏi màn hình
2.3 Báo cáo thống kê theo nơi gửi đơn
Để lọc một báo cáo, ta tiến hành các bước như sau:
Để lọc một báo cáo, ta tiến hành các bước như sau:
1. Truy nhập module Báo cáo thống kê theo nơi gửi đơn
2. Form Báo cáo thống kê theo nơi gửi đơn hiển thị, ta nhập 1 hoặc nhiều thông tin
cần lọc báo cáo
Trên form, ta cần chú ý nhập đầy đủ các trường:
Địa chỉ T/TP…Q/H…X/P…
Trang 24/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
Ngoài ra, khi nhập các trường dưới đây cần chú ý nhập thông tin bằng cách ấn nút
hoặc phím F9 để chọn trong listbox:
Người nhập
Tên cơ quan
Loại đơn
Loại KN/TC
Chi tiết
Địa chỉ T/TP…Q/H…X/P
Cơ quan đã giải quyết
Cơ quan giải quyết tiếp
Hướng giải quyết
Người xử lý
3. Ấn nút để lọc báo cáo
4. Ấn nút để ra khỏi màn hình
2.4 Báo cáo thống kê theo đối tượng bị tố cáo
Để lọc một báo cáo, ta tiến hành các bước như sau:
1. Truy nhập module Báo cáo thống kê theo đối tượng bị tố cáo
2. Form Báo cáo thống kê theo đối tượng bị tố cáo hiển thị, ta nhập 1 hoặc nhiều
thông tin cần lọc báo cáo
Trang 25/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
Ngoài ra, khi nhập các trường dưới đây cần chú ý nhập thông tin bằng cách ấn nút
hoặc phím F9 để chọn trong listbox:
Người nhập
Tên cơ quan
Loại đơn
Loại KN/TC
Chi tiết
Địa chỉ T/TP…Q/H…X/P
Cơ quan đã giải quyết
Cơ quan giải quyết tiếp
Hướng giải quyết
Người xử lý
3. Ấn nút để lọc báo cáo
4. Ấn nút để ra khỏi màn hình
2.5 Báo cáo thống kê theo thẩm quyền cơ quan
Để lọc một báo cáo, ta tiến hành các bước như sau:
Để lọc một báo cáo, ta tiến hành các bước như sau:
1. Truy nhập module Báo cáo thống kê theo thẩm quyền cơ quan
Trang 26/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
2. Form Báo cáo thống kê theo thẩm quyền cơ quan hiển thị, ta nhập 1 hoặc nhiều
thông tin cần lọc báo cáo
Ngoài ra, khi nhập các trường dưới đây cần chú ý nhập thông tin bằng cách ấn nút
hoặc phím F9 để chọn trong listbox:
Người nhập
Tên cơ quan
Loại đơn
Loại KN/TC
Chi tiết
Địa chỉ T/TP…Q/H…X/P
Cơ quan đã giải quyết
Cơ quan giải quyết tiếp
Hướng giải quyết
Người xử lý
3. Ấn nút để lọc báo cáo
4. Ấn nút để ra khỏi màn hình
2.6 Báo cáo thống kê theo người nhập đơn
Để lọc một báo cáo, ta tiến hành các bước như sau:
Trang 27/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
1. Truy nhập module Báo cáo thống kê theo người nhập đơn
2. Form Báo cáo thống kê theo người nhập đơn hiển thị, ta nhập 1 hoặc nhiều
thông tin cần lọc báo cáo
Ngoài ra, khi nhập các trường dưới đây cần chú ý nhập thông tin bằng cách ấn nút
hoặc phím F9 để chọn trong listbox:
Người nhập
Tên cơ quan
Loại đơn
Loại KN/TC
Chi tiết
Địa chỉ T/TP…Q/H…X/P
Cơ quan đã giải quyết
Cơ quan giải quyết tiếp
Hướng giải quyết
Người xử lý
3. Ấn nút để lọc báo cáo
4. Ấn nút để ra khỏi màn hình
Trang 28/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
2.7 Báo cáo thống kê theo người xử lý
Để lọc một báo cáo, ta tiến hành các bước như sau:
1. Truy nhập module Báo cáo thống kê theo người xử lý
2. Form Báo cáo thống kê theo người xử lý hiển thị, ta nhập 1 hoặc nhiều thông tin
cần lọc báo cáo
Ngoài ra, khi nhập các trường dưới đây cần chú ý nhập thông tin bằng cách ấn nút
hoặc phím F9 để chọn trong listbox:
Người nhập
Tên cơ quan
Loại đơn
Loại KN/TC
Chi tiết
Địa chỉ T/TP…Q/H…X/P
Cơ quan đã giải quyết
Cơ quan giải quyết tiếp
Hướng giải quyết
Người xử lý
3. Ấn nút để lọc báo cáo
Trang 29/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
4. Ấn nút để ra khỏi màn hình
2.8 Báo cáo thống kê theo cơ quan gửi đơn
Để lọc một báo cáo, ta tiến hành các bước như sau:
1. Truy nhập module Báo cáo thống kê theo cơ quan gửi đơn
2. Form Báo cáo thống kê theo cơ quan gửi đơn hiển thị, ta nhập 1 hoặc nhiều
thông tin cần lọc báo cáo
Ngoài ra, khi nhập các trường dưới đây cần chú ý nhập thông tin bằng cách ấn nút
hoặc phím F9 để chọn trong listbox:
Người nhập
Tên cơ quan
Loại đơn
Loại KN/TC
Chi tiết
Địa chỉ T/TP…Q/H…X/P
Cơ quan đã giải quyết
Cơ quan giải quyết tiếp
Hướng giải quyết
Người xử lý
Trang 30/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
3. Ấn nút để lọc báo cáo
4. Ấn nút để ra khỏi màn hình
2.9 Báo cáo chi tiết xử lý đơn thư
Để lọc một báo cáo, ta tiến hành các bước như sau:
1. Truy nhập module Báo cáo thống kê theo nơi gửi đơn
2. Form Báo cáo thống kê theo nơi gửi đơn hiển thị, ta nhập 1 hoặc nhiều thông tin
cần lọc báo cáo
Trên form, ta cần chú ý nhập đầy đủ các trường:
Địa chỉ T/TP…Q/H…X/P…
Ngoài ra, khi nhập các trường dưới đây cần chú ý nhập thông tin bằng cách ấn nút
hoặc phím F9 để chọn trong listbox:
Người nhập
Tên cơ quan
Loại đơn
Loại KN/TC
Chi tiết
Địa chỉ T/TP…Q/H…X/P
Cơ quan đã giải quyết
Trang 31/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
Cơ quan giải quyết tiếp
Hướng giải quyết
Người xử lý
3. Ấn nút để lọc báo cáo
4. Ấn nút để ra khỏi màn hình
2.10 Báo cáo chi tiết theo dõi và phúc đáp
Để lọc một báo cáo, ta tiến hành các bước như sau:
1. Truy nhập module Báo cáo chi tiết theo dõi và phúc đáp
2. Form Báo cáo chi tiết theo dõi và phúc đáp hiển thị, ta nhập 1 hoặc nhiều thông
tin cần lọc báo cáo
Ngoài ra, khi nhập các trường dưới đây cần chú ý nhập thông tin bằng cách ấn nút
hoặc phím F9 để chọn trong listbox:
Người nhập
Tên cơ quan
Loại đơn
Loại KN/TC
Chi tiết
Địa chỉ T/TP…Q/H…X/P
Trang 32/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
Cơ quan đã giải quyết
Cơ quan giải quyết tiếp
Hướng giải quyết
Người xử lý
3. Ấn nút để lọc báo cáo
4. Ấn nút để ra khỏi màn hình
3 Quản lý Từ điển danh mục
3.1 Danh mục Loại khiếu tố
Mục đích:
Cho phép người dùng quản lý danh sách các loại khiếu tố
Bao gồm các chức năng con: Thêm,Xóa, Sửa
Thao tác thực hiện:
Để thực hiện được các thao tác này, người dùng cần đăng nhập vào giao diện Danh
mục Loại khiếu tố
3.1.1 Thêm mới danh mục Loại khiếu tố
Để thêm bản ghi một Loại khiếu tố vào danh mục:
Trang 33/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
• Nhấn nút Thêm node mới , chương trình hiển thị thêm node mới Loại
khiếu tố
• Nhập thông tin trên form chi tiết
o Mã thẩm quyền: Bắt buộc phải nhập thông tin về Mã thẩm quyền.Mã
thẩm quyền không trùng với Mã thẩm quyền đã tồn tại
o Tên khiếu tố: Bắt buộc phải nhập thông tin Tên khiếu tố
o Mã KT cha: Nhập thông tin Mã KT cha.Khi người dùng tạo mới một
thông tin và muốn thông tin mới đó thuộc một bộ phận cha đã tồn tại thì
có thể làm bằng cách như sau:
Kích chuột trái vào thông tin đã có sẵn danh sách mà bạn muốn
xem Mã KT cha
Trang 34/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
Sau đó nhấn nút Thêm node mới sẽ hiển thị ra thêm Loại
khiếu tố mới
o Lúc này người dùng nhập thông tin Mã KT cha nếu muốn thông tin vừa
tạo mới nằm trong thông tin đã có sẵn
• Nhấn nút “Cất ” để lưu thông tin vào CSDL hoặc nhấn nút “Thoát
” để hủy bỏ thao tác
3.1.2 Xóa Danh mục Loại khiếu tố
Để xóa bản ghi một Loại khiếu tố ra khỏi Danh mục:
• Chọn Loại khiếu tố cần xóa trên danh sách Danh mục Loại khiếu tố
• Nhấn nút Xóa node
• Nhấn Có để xác nhận việc xóa, Nhấn Không để hủy bỏ thao tác
3.1.3 Xem, sửa node Danh mục Loại khiếu tố
Để sửa node một Loại khiếu tố trên Danh mục:
• Chọn Loại khiếu tố cần sửa trên Danh mục
• Nhấn nút Xem, Sửa node
• Cập nhập thông tin thay đổi trên form Chi tiết Loại khiếu tố
Trang 35/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
• Nhấn nút “Cất ” để ghi nhận thay đổi hoặc nhấn nút “Thoát ”
để hủy bỏ thao tác
3.2 Danh mục Cơ quan ban hành
Mục đích:
Cho phép người dùng quản lý danh sách các cơ quan ban hành
Bao gồm các chức năng con: Thêm, Xóa, Tìm kiếm
Thao tác thực hiện:
Để thực hiện được các thao tác này, người dùng cần đăng nhập vào giao diện Danh
mục Cơ quan ban hành
Trang 36/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
3.2.1 Thêm mới danh mục cơ quan ban hành
Để thêm bản ghi một Cơ quan ban hành vào danh mục:
• Nhấn nút Thêm bản ghi , chương trình hiển thị thêm bản ghi Cơ quan ban
hành
• Nhập thông tin trên form chi tiết
o Tên cơ quan ban hành: Bắt buộc nhập thông tin Tên cơ quan ban hành
• Nhấn nút “Cất ” để lưu thông tin vào CSDL
Trang 37/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
3.2.2 Xóa Danh mục Cơ quan ban hành
Để xóa bản ghi một Cơ quan ban hành ra khỏi Danh mục:
• Chọn Cơ quan ban hành cần xóa trên danh sách Danh mục cơ quan ban hành
• Nhấn nút Xóa bản ghi để xác nhận việc xóa
3.2.3 Tìm kiếm Danh mục Cơ quan ban hành
Để tìm kiếm một Cơ quan ban hành trên Danh mục: Nhập tiêu chí trên form
Tìm kiếm
• Nhấn nút Tìm kiếm
• Tên cơ quan ban hành: Để xác định Cơ quan ban hành cần tìm kiếm một cách
nhanh chóng, người dùng có thể nhập một cụm ký tự trong Tên cơ quan ban
hành đó, chương trình sẽ tự động lọc ra Cơ quan ban hành phù hợp. Ví dụ:
muốn tìm Cơ quan ban hành “Ban biên giới Chính phủ”, người dùng nhập cụm
từ “Ban” chương trình sẽ tự động lọc trong danh sách.
• Nhấn nút Tìm kiếm lúc này chương trình hiển thị danh sách Cơ quan ban
hành phù hợp với tiêu chí trên.
3.3 Danh mục Chức vụ
Mục đích:
Cho phép người dùng quản lý danh sách các chức vụ
Bao gồm các chức năng con: Thêm, Xóa, Tìm kiếm
Thao tác thực hiện:
Để thực hiện được các thao tác này, người dùng cần đăng nhập vào giao diện Danh
mục Chức vụ
Trang 38/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
3.3.1 Thêm mới danh mục chức vụ
Để thêm bản ghi một Chức vụ vào danh mục:
• Nhấn nút Thêm bản ghi , chương trình hiển thị thêm bản ghi Chức vụ
• Nhập thông tin trên form chi tiết
o Mã: Bắt buộc phải nhập thông tin về Mã. Mã không trùng với Mã đã
tồn tại
o Chức vụ: Bắt buộc phải nhập thông tin Chức vụ
Trang 39/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
o Cấp quản lý: Nhập thông tin Cấp quản lý để người dùng hiểu rõ hơn về
thông tin Chức vụ vừa nhập
• Nhấn nút “Cất ” để lưu thông tin vào CSDL
3.3.2 Xóa Danh mục Chức vụ
Để xóa bản ghi một Chức vụ ra khỏi Danh mục:
• Chọn Chức vụ cần xóa trên danh sách Danh mục Chức vụ
• Nhấn nút Xóa bản ghi để xác nhận việc xóa
3.3.3 Tìm kiếm Danh mục Chức vụ
Để tìm kiếm một Chức vụ trên Danh mục: Nhập tiêu chí trên form
Tìm kiếm
• Nhấn nút Tìm kiếm
• Mã : Cho phép tìm kiếm Chức vụ theo Mã. Để xác định Chức vụ cần tìm kiếm
một cách nhanh chóng, người dùng có thể nhập một chữ số trong tên Chức vụ
đó, chương trình sẽ tự động lọc ra Chức vụ phù hợp. Ví dụ: muốn tìm Chức vụ
“Bộ trưởng”, người dùng nhập chữ số “1” chương trình sẽ tự động lọc trong
danh sách
• Chức vụ: Để xác định Chức vụ cần tìm kiếm một cách nhanh chóng, người
dùng có thể nhập một cụm ký tự trong Chức vụ đó, chương trình sẽ tự động lọc
ra Chức vụ phù hợp. Ví dụ: muốn tìm Chức vụ “Bộ trưởng”, người dùng nhập
cụm từ “B” chương trình sẽ tự động lọc trong danh sách.
• Cấp quản lý: Để xác định được chức vụ cần tìm kiếm một cách nhanh chóng,
người dùng có thể nhập một ký tự trong Cấp quản lý, Chương trình sẽ tự động
lọc ra Chức vụ thuộc Cấp quản lý đó. Ví dụ: muốn tìm Chức vụ “Bộ trưởng”
thuộc cấp quản lý “Trung ương”, người dùng nhập cụm từ “TW” chương trình
sẽ tự động lọc trong dánh sách.
• Nhấn nút Tìm kiếm lúc này chương trình hiển thị danh sách Chức vụ phù
hợp với các tiêu chí trên.
Trang 40/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
3.4 Danh mục Cấp
Mục đích:
Cho phép người dùng quản lý danh sách các cấp
Bao gồm các chức năng con: Thêm, Xóa, Tìm kiếm
Thao tác thực hiện:
Để thực hiện được các thao tác này, người dùng cần đăng nhập vào giao diện Danh
mục Cấp
3.4.1 Thêm mới danh mục cấp
Để thêm bản ghi một Cấp vào danh mục:
• Nhấn nút Thêm bản ghi , chương trình hiển thị thêm bản ghi Cấp
Trang 41/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
• Nhập thông tin trên form chi tiết
o Mã: Bắt buộc phải nhập thông tin về Mã. Mã không trùng với Mã đã
tồn tại
o Tên cấp: Bắt buộc phải nhập thông tin Tên cấp
o Cấp quản lý: Nhập thông tin Cấp quản lý để người dùng hiểu rõ hơn về
thông tin Cấp vừa nhập
• Nhấn nút “Cất ” để lưu thông tin vào CSDL
3.4.2 Xóa Danh mục Cấp
Để xóa bản ghi một Cấp ra khỏi Danh mục:
• Chọn Cấp cần xóa trên danh sách Danh mục Cấp
• Nhấn nút Xóa bản ghi để xác nhận việc xóa
3.4.3 Tìm kiếm Danh mục Cấp
Để tìm kiếm một Cấp trên Danh mục: Nhập tiêu chí trên form Tìm kiếm
• Nhấn nút Tìm kiếm
Trang 42/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
• Mã : Cho phép tìm kiếm Cấp theo Mã. Để xác định Cấp cần tìm kiếm một cách
nhanh chóng, người dùng có thể nhập một chữ số trong tên Cấp đó, chương
trình sẽ tự động lọc ra Cấp phù hợp. Ví dụ: muốn tìm Cấp “Tỉnh”, người dùng
nhập chữ số “1” chương trình sẽ tự động lọc trong danh sách
• Tên cấp: Để xác định Cấp cần tìm kiếm một cách nhanh chóng, người dùng có
thể nhập một cụm ký tự trong Cấp đó, chương trình sẽ tự động lọc ra Cấp phù
hợp. Ví dụ: muốn tìm Cấp “Tỉnh”, người dùng nhập cụm từ “T” chương trình
sẽ tự động lọc trong danh sách.
• Cấp quản lý: Để xác định được Cấp cần tìm kiếm một cách nhanh chóng, người
dùng có thể nhập một ký tự trong Cấp quản lý, Chương trình sẽ tự động lọc ra
Cấp thuộc Cấp quản lý đó. Ví dụ: muốn tìm Cấp “Tỉnh” thuộc cấp quản lý
“Trung ương”, người dùng nhập cụm từ “TW” chương trình sẽ tự động lọc
trong dánh sách
• Nhấn nút Tìm kiếm lúc này chương trình hiển thị danh sách Cấp phù hợp
với các tiêu chí trên.
3.5 Danh mục Dân tộc
Mục đích:
Cho phép người dùng quản lý danh sách các Dân tộc
Bao gồm các chức năng con: Thêm, Xóa, Tìm kiếm
Thao tác thực hiện:
Để thực hiện được các thao tác này, người dùng cần đăng nhập vào giao diện Danh
mục Dân tộc
Trang 43/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
3.5.1 Thêm mới danh mục dân tộc
Để thêm bản ghi một Dân tộc vào danh mục:
• Nhấn nút Thêm bản ghi , chương trình hiển thị thêm bản ghi Dân tộc
• Nhập thông tin trên form chi tiết
o Mã: Bắt buộc phải nhập thông tin về Mã. Mã không trùng với Mã đã
tồn tại
o Dân tộc: Bắt buộc phải nhập thông tin Dân tộc
Trang 44/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
• Nhấn nút “Cất ” để lưu thông tin vào CSDL
3.5.2 Xóa Danh mục Dân tộc
Để xóa bản ghi một Dân tộc ra khỏi Danh mục:
• Chọn Dân tộc cần xóa trên danh sách Danh mục Dân tộc
• Nhấn nút Xóa bản ghi để xác nhận việc xóa
3.5.3 Tìm kiếm Danh mục Dân tộc
Để tìm kiếm một Dân tộc trên Danh mục: Nhập tiêu chí trên form Tìm kiếm
• Nhấn nút Tìm kiếm
• Mã : Cho phép tìm kiếm Dân tộc theo Mã. Để xác định Dân tộc cần tìm kiếm
một cách nhanh chóng, người dùng có thể nhập một chữ số trong tên Dân tộc
đó, chương trình sẽ tự động lọc ra Dân tộc phù hợp. Ví dụ: muốn tìm Dân tộc
“Kinh”, người dùng nhập chữ số “1” chương trình sẽ tự động lọc trong danh
sách
• Dân tộc: Để xác định Dân tộc cần tìm kiếm một cách nhanh chóng, người dùng
có thể nhập một cụm ký tự trong Dân tộc đó, chương trình sẽ tự động lọc ra
Dân tộc phù hợp. Ví dụ: muốn tìm Dân tộc “Kinh”, người dùng nhập cụm từ
“K” chương trình sẽ tự động lọc trong danh sách.
• Nhấn nút Tìm kiếm lúc này chương trình sẽ hiển thị danh sách Dân tộc
phù hợp với các tiêu chí trên.
3.6 Danh mục Quốc tịch
Mục đích:
Cho phép người dùng quản lý danh sách các quốc tịch
Bao gồm các chức năng con: Thêm, Xóa, Tìm kiếm
Thao tác thực hiện:
Để thực hiện được các thao tác này, người dùng cần đăng nhập vào giao diện Danh
mục Quốc tịch
Trang 45/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
3.6.1 Thêm mới danh mục quốc tịch
Để thêm bản ghi một Quốc tịch vào danh mục:
• Nhấn nút Thêm bản ghi , chương trình hiển thị thêm bản ghi Quốc tịch
• Nhập thông tin trên form chi tiết
o Mã: Bắt buộc phải nhập thông tin về Mã. Mã không trùng với Mã đã
tồn tại
Trang 46/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
o Tên nước: Bắt buộc phải nhập thông tin Tên nước
• Nhấn nút “Cất ” để lưu thông tin vào CSDL
3.6.2 Xóa Danh mục Quốc tịch
Để xóa bản ghi một Quốc tịch ra khỏi Danh mục:
• Chọn Quốc tịch cần xóa trên danh sách Danh mục Quốc tịch
• Nhấn nút Xóa bản ghi để xác nhận việc xóa
3.6.3 Tìm kiếm Danh mục Quốc tịch
Để tìm kiếm một Quốc tịch trên Danh mục: Nhập tiêu chí trên form Tìm kiếm
• Nhấn nút Tìm kiếm
• Mã : Cho phép tìm kiếm Quốc tịch theo Mã. Để xác định Quốc tịch cần tìm
kiếm một cách nhanh chóng, người dùng có thể nhập một chữ số trong tên
Quốc tịch đó, chương trình sẽ tự động lọc ra Quốc tịch phù hợp. Ví dụ: muốn
tìm Quốc tịch “Canada”, người dùng nhập chữ số “1” chương trình sẽ tự động
lọc trong danh sách
• Tên nước: Để xác định Quốc tịch cần tìm kiếm một cách nhanh chóng, người
dùng có thể nhập một cụm ký tự trong Quốc tịch đó, chương trình sẽ tự động
lọc ra Quốc tịch phù hợp. Ví dụ: muốn tìm Quốc tịch “Canada”, người dùng
nhập cụm từ “C” chương trình sẽ tự động lọc trong danh sách.
• Nhấn nút Tìm kiếm lúc này chương trình sẽ hiển thị danh sách Quốc tịch
phù hợp với các tiêu chí trên.
3.7 Danh mục Thành phần xã hội
Mục đích:
Cho phép người dùng quản lý danh sách các thành phần xã hội
Bao gồm các chức năng con: Thêm, Xóa, Tìm kiếm
Thao tác thực hiện:
Trang 47/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
Để thực hiện được các thao tác này, người dùng cần đăng nhập vào giao diện Danh
mục Thành phần xã hội
3.7.1 Thêm mới danh mục thành phần xã hội
Để thêm bản ghi một Thành phần xã hội vào danh mục:
• Nhấn nút Thêm bản ghi , chương trình hiển thị thêm bản ghi Thành phần
xã hội
Trang 48/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
• Nhập thông tin trên form chi tiết
o Mã: Bắt buộc phải nhập thông tin về Mã. Mã không trùng với Mã đã
tồn tại
o Thành phần xã hội: Bắt buộc phải nhập thông tin Thành phần xã hội
• Nhấn nút “Cất ” để lưu thông tin vào CSDL
3.7.2 Xóa Danh mục Thành phần xã hội
Để xóa bản ghi một Thành phần xã hội ra khỏi Danh mục:
• Chọn Quốc tịch cần xóa trên danh sách Danh mục Thành phần xã hội
• Nhấn nút Xóa bản ghi để xác nhận việc xóa
3.7.3 Tìm kiếm Danh mục Thành phần xã hội
Để tìm kiếm một Thành phần xã hội trên Danh mục: Nhập tiêu chí trên form Tìm
kiếm
• Nhấn nút Tìm kiếm
• Mã : Cho phép tìm kiếm Thành phần xã hội theo Mã. Để xác định Thành phần
xã hội cần tìm kiếm một cách nhanh chóng, người dùng có thể nhập một chữ số
trong tên Thành phần xã hội đó, chương trình sẽ tự động lọc ra Thành phần xã
hội phù hợp. Ví dụ: muốn tìm Thành phần xã hội “Công chức”, người dùng
nhập chữ số “2” chương trình sẽ tự động lọc trong danh sách
• Thành phần xã hội : Để xác định Thành phần xã hội cần tìm kiếm một cách
nhanh chóng, người dùng có thể nhập một cụm ký tự trong Thành phần xã hội
đó, chương trình sẽ tự động lọc ra Thành phần xã hội phù hợp. Ví dụ: muốn
tìm Thành phần xã hội “Công chức”, người dùng nhập cụm từ “C” chương
trình sẽ tự động lọc trong danh sách.
• Nhấn nút Tìm kiếm lúc này chương trình sẽ hiển thị danh sách Thành
phần xã hội phù hợp với các tiêu chí trên.
Trang 49/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
3.8 Danh mục Đơn vị
Mục đích:
Cho phép người dùng quản lý danh sách các đơn vị
Bao gồm các chức năng con: Thêm, Xóa, Sửa
Thao tác thực hiện:
Để thực hiện được các thao tác này, người dùng cần đăng nhập vào giao diện Danh
mục Đơn vị
3.8.1 Thêm mới danh mục đơn vị
Để thêm bản ghi một Đơn vị vào danh mục:
• Nhấn nút Thêm node mới , chương trình hiển thị thêm node mới Đơn vị
Trang 50/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
• Nhập thông tin trên form chi tiết
o Mã bộ phận: Bắt buộc phải nhập thông tin về Mã bộ phận. Mã bộ phận
không trùng với Mã bộ phận đã tồn tại
o Tên bộ phận: Bắt buộc phải nhập thông tin Tên bộ phận
o Bộ phận cha: Nhập thông tin Bộ phận cha.Khi người dùng tạo mới một
thông tin và muốn thông tin mới đó thuộc một bộ phận cha đã tồn tại thì
có thể làm bằng cách như sau:
Kích chuột trái vào thông tin đã có sẵn danh sách mà bạn muốn
xem Bộ phận cha
Sau đó nhấn nút Thêm node mới sẽ hiển thị ra thêm Đơn vị
mới
Trang 51/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
Lúc này người dùng nhập thông tin Bộ phận cha nếu muốn
thông tin vừa tạo mới nằm trong thông tin đã có sẵn
o Địa chỉ: Nhập thông tin địa chỉ
o Phone: Nhập thông tin về số Phone ( nếu có )
o Fax: Nhập thông tin về số Fax ( nếu có )
o Email: Nhập thông tin ở trường Email này phải đúng định dạng
o Website: Nhập thông tin Website
• Nhấn nút “Cất” để lưu thông tin vào CSDL hoặc nhấn nút “Thoát” để hủy bỏ
thao tác
3.8.2 Xóa Danh mục đơn vị
Để xóa bản ghi một Đơn vị ra khỏi Danh mục:
• Chọn Đơn vị cần xóa trên danh sách Danh mục Đơn vị
• Nhấn nút Xóa node
• Nhấn Có để xác nhận việc xóa, Nhấn Không để hủy bỏ thao tác
Trang 52/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
3.8.3 Xem, sửa node Danh mục Đơn vị
Để sửa node một Đơn vị trên Danh mục:
• Chọn Đơn vị cần sửa trên Danh mục
• Nhấn nút Xem, Sửa node
• Cập nhập thông tin thay đổi trên form Chi tiết Đơn vị
• Nhấn nút “Cất ” để ghi nhận thay đổi hoặc nhấn nút “Thoát ”
để hủy bỏ thao tác
3.9 Danh mục Địa danh
Mục đích:
Cho phép người dùng quản lý danh sách các địa danh
Bao gồm các chức năng con: Thêm, Xóa, Tìm kiếm
Thao tác thực hiện:
Để thực hiện được các thao tác này, người dùng cần đăng nhập vào giao diện Danh
mục Địa danh
Trang 53/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
3.9.1 Thêm mới danh mục địa danh
Để thêm bản ghi một Địa danh vào danh mục:
• Nhấn nút Thêm bản ghi , chương trình hiển thị thêm bản ghi Địa danh
• Nhập thông tin trên form chi tiết
o Tỉnh thành: Bắt buộc phải nhập thông tin về Tỉnh thành
o Quận huyện: Nhập thông tin về Quận huyện thuộc Tỉnh thành
o Xã phường: Muốn nhập thông tin về Xã phường thì bắt buộc phải nhập
thông tin Quận huyện
o Diễn giải: Nhập một vài thông tin về Quận huyện hoặc Xã phường để
hiểu rõ hơn về thông tin mà người dùng vừa nhập ( nếu có )
Trang 54/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
• Nhấn nút “Cất ” để lưu thông tin vào CSDL
3.9.2 Xóa Danh mục Địa danh
Để xóa bản ghi một Địa danh ra khỏi Danh mục:
• Chọn Địa danh cần xóa trên danh sách Địa danh, Tỉnh thành
• Nhấn nút Xóa bản ghi
• Nhấn Có để xác nhận việc xóa, Nhấn Không để bỏ thao tác
3.9.3 Tìm kiếm Danh mục Địa Danh
Để tìm kiếm một Đơn vị trên Danh mục: Nhập một hoặc nhiều tiêu chí trên form Tìm
kiếm
• Nhấn nút Tìm kiếm
• Tỉnh thành: Cho phép tìm kiếm Địa danh theo Tỉnh thành. Để xác định Tỉnh
thành cần tìm kiếm một cách nhanh chóng, người dùng có thể nhập một cụm
ký tự trong tên Tình thành đó, chương trình sẽ tự động lọc ra Tỉnh thành phù
hợp. Ví dụ: muốn tìm “Thành phố Hà Nội”, người dùng nhập cụm từ “Thành
phố” chương trình sẽ tự động lọc trong danh sách.
• Quận huyện: Cho phép tìm kiếm Địa danh theo Quận huyện. Để xác định
Quận huyện cần tìm kiếm một cách nhanh chóng, người dùng có thể nhập một
cụm ký tự trong tên Quận huyện đó, chương trình sẽ tự động lọc ra Quận huyện
phù hợp. Ví dụ: muốn tìm “Quận Ninh Kiều”, người dùng nhập cụm từ “Quận”
chương trình sẽ tự động lọc trong danh sách.
• Diễn giải: Để xác định được Quận huyện thì người dùng có thể dùng cách khác
bằng cách điền thông tin trong phần diễn giải, người dùng có thể nhập một
Tỉnh thành nào đó, chương trình sẽ tự động lọc ra các Quận huyện phù hợp với
Tỉnh thành mà người dùng vừa nhập thông tin.
• Xã phường: Cho phép tìm kiếm Địa danh theo Xã phường. Để xác định Xã
phường cần tìm kiếm một cách nhanh chóng, người dùng có thể nhập một cụm
ký tự trong tên Xã phường đó, chương trình sẽ tự động lọc ra Xã phường phù
Trang 55/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
hợp. Ví dụ: muốn tìm “Xã An Tây”, người dùng nhập cụm từ “Xã” chương
trình sẽ tự động lọc trong danh sách.
• Diễn giải: Để xác định được Xã phường thì người dùng có thể dùng cách khác
bằng cách điền thông tin trong phần diễn giải, người dùng có thể nhập một
Quận huyện nào đó, chương trình sẽ tự động lọc ra các Xã phường phù hợp
với Quận huyện mà người dùng vừa nhập thông tin.
• Nhấn Tìm kiếm chương trình hiển thị danh sách Địa danh phù hợp các tiêu
chí trên với các cột thông tin:
+ Tỉnh thành
+ Quận huyện
+ Diễn giải
+ Xã phường
+ Diễn giải
3.10 Danh mục Trạng thái đơn
Mục đích:
Cho phép người dùng quản lý danh sách các trạng thái đơn
Bao gồm các chức năng con: Thêm, Xóa, Tìm kiếm
Thao tác thực hiện:
Để thực hiện được các thao tác này, người dùng cần đăng nhập vào giao diện Danh
mục Trạng thái đơn
Trang 56/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
3.10.1 Thêm mới Danh mục trạng thái đơn
Để thêm bản ghi một Trạng thái đơn vào danh mục:
• Nhấn nút Thêm bản ghi , chương trình hiển thị thêm bản ghi Trạng thái
đơn
Trang 57/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
• Nhập thông tin trên form chi tiết
o Mã trạng thái: Bắt buộc phải nhập thông tin về Mã trạng thái.Mã trạng
thái không trùng với Mã trạng thái đã tồn tại
o Tên trạng thái:Bắt buộc phải nhập thông tin Tên trạng thái
o Diễn giải: Nhập thông tin Diễn giải để người dùng hiểu rõ hơn về thông
tin trạng thái đơn vừa nhập
• Nhấn nút “Cất ” để lưu thông tin vào CSDL
3.10.2 Xóa Danh mục trạng thái đơn
Để xóa bản ghi một Trạng thái đơn ra khỏi Danh mục:
• Chọn Trạng thái đơn cần xóa trên danh sách Danh mục trạng thái đơn
• Nhấn nút Xóa bản ghi để xác nhận việc xóa
3.10.3 Tìm kiếm Danh mục trạng thái đơn
Để tìm kiếm một Trạng thái đơn trên Danh mục: Nhập một hoặc nhiều tiêu chí trên
form Tìm kiếm
• Nhấn nút Tìm kiếm
• Mã trạng thái: Cho phép tìm kiếm Trạng thái đơn theo Mã. Để xác định Trạng
thái đơn cần tìm kiếm một cách nhanh chóng, người dùng có thể nhập một cụm
ký tự trong tên Mã trạng thái đó, chương trình sẽ tự động lọc ra Trạng thái đơn
phù hợp. Ví dụ: muốn tìm Trạng thái “phiếu nhận đơn”, người dùng nhập ký tự
“C” chương trình sẽ tự động lọc trong danh sách
• Tên trạng thái: Để xác định Trạng thái đơn cần tìm kiếm một cách nhanh
chóng, người dùng có thể nhập một cụm ký tự trong Tên trạng thái đó, chương
trình sẽ tự động lọc ra Trạng thái đơn phù hợp. Ví dụ: muốn tìm Trạng thái đơn
“Công văn đến”, người dùng nhập cụm từ “Công văn” chương trình sẽ tự động
lọc trong danh sách.
• Diễn giải: Giúp cho người dùng hiểu rõ hơn về thông tin mà người dùng vừa
tìm kiếm
Trang 58/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
• Nhấn nút Tìm kiếm lúc này chương trình sẽ hiển thị danh sách Trạng thái
đơn phù hợp với các tiêu chí trên.
3.11 Danh mục Thẩm quyền
Mục đích:
Cho phép người dùng quản lý danh sách các thẩm quyền
Bao gồm các chức năng con: Thêm, Xóa, Sửa
Thao tác thực hiện:
Để thực hiện được các thao tác này, người dùng cần đăng nhập vào giao diện Danh
mục Thẩm quyền
3.11.1 Thêm mới danh mục thẩm quyền
Để thêm bản ghi một Thẩm quyền vào danh mục:
• Nhấn nút Thêm node mới , chương trình hiển thị thêm node mới Thẩm
quyền
Trang 59/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
• Nhập thông tin trên form chi tiết
o Mã thẩm quyền: Bắt buộc phải nhập thông tin về Mã thẩm quyền.Mã
thẩm quyền không trùng với Mã thẩm quyền đã tồn tại
o Tên thẩm quyền: Bắt buộc phải nhập thông tin Tên phân loại
o Mã TQ cha: Nhập thông tin Mã TQ cha.Khi người dùng tạo mới một
thông tin và muốn thông tin mới đó thuộc một bộ phận cha đã tồn tại thì
có thể làm bằng cách như sau:
Kích chuột trái vào thông tin đã có sẵn danh sách mà bạn muốn
xem Mã TQ cha
Sau đó nhấn nút Thêm node mới sẽ hiển thị ra thêm Thẩm
quyền mới
Trang 60/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
Lúc này người dùng nhập thông tin Bộ phận cha nếu muốn
thông tin vừa tạo mới nằm trong thông tin đã có sẵn.
o Địa chỉ: Nhập thông tin địa chỉ ( nếu có )
o Điện thoại: Nhập thông tin số điện thoại ( nếu có )
• Nhấn nút “Cất ” để lưu thông tin vào CSDL hoặc nhấn nút “Thoát
” để hủy bỏ thao tác
3.11.2 Xóa Danh mục thẩm quyền
Để xóa bản ghi một Thẩm quyền ra khỏi Danh mục:
• Chọn Thẩm quyền cần xóa trên danh sách Danh mục thẩm quyền
• Nhấn nút Xóa node
• Nhấn Có để xác nhận việc xóa, Nhấn Không để hủy bỏ thao tác
3.11.3 Xem, sửa node Danh mục thẩm quyền
Để sửa node một Thẩm quyền trên Danh mục:
• Chọn Thẩm quyền cần sửa trên Danh mục
• Nhấn nút Xem, Sửa node
• Cập nhập thông tin thay đổi trên form Chi tiết thẩm quyền
Trang 61/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
• Nhấn nút “Cất ” để ghi nhận thay đổi hoặc nhấn nút “Thoát ”
để hủy bỏ thao tác
3.12 Danh mục Kết quả
Mục đích:
Cho phép người dùng quản lý danh sách các kết quả
Bao gồm các chức năng con: Thêm, Xóa, Tìm kiếm
Thao tác thực hiện:
Để thực hiện được các thao tác này, người dùng cần đăng nhập vào giao diện Danh
mục Kết quả
Trang 62/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
3.12.1 Thêm mới danh mục Kết quả
Để thêm bản ghi một Kết quả vào danh mục:
• Nhấn nút Thêm bản ghi , chương trình hiển thị thêm bản ghi Kết quả
• Nhập thông tin trên form chi tiết
o Mã kết quả: Bắt buộc phải nhập thông tin về Mã kết quả.Mã kết quả
không trùng với Mã kết quả đã tồn tại
o Tên kết quả: Bắt buộc phải nhập thông tin Tên kết quả
Trang 63/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
o Diễn giải: Nhập thông tin Diễn giải để người dùng hiểu rõ hơn về thông
tin kết quả vừa nhập
• Nhấn nút “Cất ” để lưu thông tin vào CSDL
3.12.2 Xóa Danh mục Kết quả
Để xóa bản ghi một Kết quả ra khỏi Danh mục:
• Chọn Kết quả cần xóa trên danh sách Danh mục kết quả
• Nhấn nút Xóa bản ghi để xác nhận việc xóa
3.12.3 Tìm kiếm Danh mục Kết quả
Để tìm kiếm một Kết quả trên Danh mục: Nhập một hoặc nhiều tiêu chí trên form
Tìm kiếm
• Nhấn nút Tìm kiếm
• Mã kết quả: Cho phép tìm kiếm Kết quả theo Mã. Để xác định Kết quả cần tìm
kiếm một cách nhanh chóng, người dùng có thể nhập một cụm ký tự trong tên
Mã kết quả đó, chương trình sẽ tự động lọc ra Kết quả phù hợp. Ví dụ: muốn
tìm Kết quả “Tốt”, người dùng nhập ký tự “A” chương trình sẽ tự động lọc
trong danh sách
• Tên kết quả: Để xác định Kết quả cần tìm kiếm một cách nhanh chóng, người
dùng có thể nhập một cụm ký tự trong Tên kết quả đó, chương trình sẽ tự động
lọc ra Kết quả phù hợp. Ví dụ: muốn tìm Kết quả “Khá”, người dùng nhập cụm
từ “K” chương trình sẽ tự động lọc trong danh sách.
• Diễn giải: Giúp người dùng hiểu rõ về thông tin mà người dùng vừa tìm kiếm.
• Nhấn nút Tìm kiếm lúc này chương trình sẽ hiển thị danh sách Kết quả
phù hợp với các tiêu chí trên.
3.13 Danh mục Loại văn bản
Mục đích:
Cho phép người dùng quản lý danh sách các loại văn bản
Trang 64/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
Bao gồm các chức năng con: Thêm, Xóa, Tìm kiếm
Thao tác thực hiện:
Để thực hiện được các thao tác này, người dùng cần đăng nhập vào giao diện Danh
mục Loại văn bản
3.13.1 Thêm mới danh mục Loại văn bản
Để thêm bản ghi một Loại văn bản vào danh mục:
• Nhấn nút Thêm bản ghi , chương trình hiển thị thêm bản ghi Loại văn bản
Trang 65/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
• Nhập thông tin trên form chi tiết
o Mã văn bản: Bắt buộc phải nhập thông tin về Mã văn bản.Mã văn bản
không trùng với Mã văn bản đã tồn tại
o Loại văn bản: Bắt buộc phải nhập thông tin Loại văn bản
• Nhấn nút “Cất ” để lưu thông tin vào CSDL
3.13.2 Xóa Danh mục Loại văn bản
Để xóa bản ghi một Loại văn bản ra khỏi Danh mục:
• Chọn Loại văn bản cần xóa trên danh sách Danh mục loại văn bản
• Nhấn nút Xóa bản ghi để xác nhận việc xóa
3.13.3 Tìm kiếm Danh mục Loại văn bản
Để tìm kiếm một Loại văn bản trên Danh mục: Nhập tiêu chí trên form Tìm kiếm
• Nhấn nút Tìm kiếm
• Mã văn bản: Cho phép tìm kiếm Loại văn bản theo Mã. Để xác định Loại văn
bản cần tìm kiếm một cách nhanh chóng, người dùng có thể nhập một chữ số
trong tên Mã loại văn bản đó, chương trình sẽ tự động lọc ra Loại văn bản phù
Trang 66/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
hợp. Ví dụ: muốn tìm Loại văn bản “Quyết định”, người dùng nhập chữ số “1”
chương trình sẽ tự động lọc trong danh sách
• Loại văn bản: Để xác định Loại văn bản cần tìm kiếm một cách nhanh chóng,
người dùng có thể nhập một cụm ký tự trong Loại văn bản đó, chương trình sẽ
tự động lọc ra Loại văn bản phù hợp. Ví dụ: muốn tìm Loại văn bản “Tờ trình”,
người dùng nhập cụm từ “Tờ” chương trình sẽ tự động lọc trong danh sách
• Nhấn nút Tìm kiếm lúc này chương trình sẽ hiển thị danh sách Loại văn
bản phù hợp với các tiêu chí trên.
3.14 Danh mục Lĩnh vực
Mục đích:
Cho phép người dùng quản lý danh sách các lĩnh vực
Bao gồm các chức năng con: Thêm, Xóa, Tìm kiếm
Thao tác thực hiện:
Để thực hiện được các thao tác này, người dùng cần đăng nhập vào giao diện Danh
mục Lĩnh vực
3.14.1 Thêm mới danh mục Lĩnh vực
Để thêm bản ghi một Lĩnh vực vào danh mục:
Trang 67/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
• Nhấn nút Thêm bản ghi , chương trình hiển thị thêm bản ghi Lĩnh vực
• Nhập thông tin trên form chi tiết
o Tên lĩnh vực: Bắt buộc nhập thông tin Tên lĩnh vực
• Nhấn nút “Cất ” để lưu thông tin vào CSDL
3.14.2 Xóa Danh mục Lĩnh vực
Để xóa bản ghi một Lĩnh vực ra khỏi Danh mục:
• Chọn Loại Lĩnh vực cần xóa trên danh sách Danh mục lĩnh vực
• Nhấn nút Xóa bản ghi để xác nhận việc xóa
3.14.3 Tìm kiếm Danh mục Lĩnh vực
Để tìm kiếm một Lĩnh vực trên Danh mục: Nhập tiêu chí trên form Tìm kiếm
• Nhấn nút Tìm kiếm
Trang 68/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
• Tên lĩnh vực: Để xác định Lĩnh vực cần tìm kiếm một cách nhanh chóng,
người dùng có thể nhập một cụm ký tự trong Lĩnh vực đó, chương trình sẽ tự
động lọc ra Lĩnh vực phù hợp. Ví dụ: muốn tìm Lĩnh vực “Cơ cấu – Tổ chức”,
người dùng nhập cụm từ “C” chương trình sẽ tự động lọc trong danh sách.
• Nhấn nút Tìm kiếm lúc này chương trình sẽ hiển thị danh sách Lĩnh vực
phù hợp với tiêu chí trên.
3.15 Danh mục Cơ quan đã giải quyết
Mục đích:
Cho phép người dùng quản lý danh sách cơ quan đã giải quyết
Bao gồm các chức năng con: Thêm, Xóa, Tìm kiếm
Thao tác thực hiện:
Để thực hiện được các thao tác này, người dùng cần đăng nhập vào giao diện Danh
mục Cơ quan đã giải quyết
3.15.1 Thêm mới danh mục Cơ quan đã giải quyết
Để thêm bản ghi một Cơ quan đã giải quyết vào danh mục:
• Nhấn nút Thêm bản ghi , chương trình hiển thị thêm bản ghi Cơ quan đã
giải quyết
Trang 69/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
• Nhập thông tin trên form chi tiết
o Tên cơ quan đã giải quyết: Bắt buộc nhập thông tin Tên cơ quan đã giải
quyết
• Nhấn nút “Cất ” để lưu thông tin vào CSDL
3.15.2 Xóa Danh mục Cơ quan đã giải quyết
Để xóa bản ghi một Cơ quan cơ quan đã giải quyết ra khỏi Danh mục:
• Chọn Cơ quan đã giải quyết cần xóa trên danh sách Danh mục Cơ quan đã
giải quyết
• Nhấn nút Xóa bản ghi để xác nhận việc xóa
3.15.3 Tìm kiếm Danh mục Cơ quan đã giải quyết
Để tìm kiếm một Cơ quan đã giải quyết trên Danh mục: Nhập tiêu chí trên form Tìm
kiếm
• Nhấn nút Tìm kiếm
Trang 70/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
• Tên cơ quan đã giải quyết: Để xác định Cơ quan đã giải quyết cần tìm kiếm
một cách nhanh chóng, người dùng có thể nhập một cụm ký tự trong Cơ quan
đã giải quyết đó, chương trình sẽ tự động lọc ra Tên cơ quan đã giải quyết phù
hợp. Ví dụ: muốn tìm Cơ quan đã giải quyết “Bộ công an”, người dùng nhập
cụm từ “Bộ” chương trình sẽ tự động lọc trong danh sách
• Nhấn nút Tìm kiếm lúc này chương trình sẽ hiển thị danh sách Cơ quan
đã giải quyết phù hợp với các tiêu chí trên.
4 Quản lý thông tin Hệ thống
Mục đích:
Đây là Menu được dùng để quản lý nguời dùng và theo dõi hoạt động toàn hệ
thống. Tùy người dùng đăng nhập chương trình, menu hệ thống hiển thị các chức
năng khác nhau.
4.1 Quản trị người dùng
Mục đích:
Cho phép tạo ra, quản lý và phân quyền người dùng trong hệ thống Để thêm một nhóm người dùng, ta tiến hành các bước như sau:
1. Chọn menu Hệ thống / Quản trị người dùng, hiển thị form thông tin :
Trang 71/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
2. Ấn nút để tạo mới nhóm người sử dụng, hiển thị form thêm mới
Trang 72/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
3. Nhập thông tin
• Mã: Mã nhóm người dùng
• Tên nhóm: Tên nhóm người dùng
• Nhóm cha: Mã nhóm người dùng cha
• Ghi chú: Chú thích về nhóm người dùng
• User thuộc nhóm, User không thuộc nhóm: Người dùng ấn các nút
để di chuyển 1 người từ nhóm này sang nhóm khác, nút để di chuyển
1 nhóm người từ nhóm này sang nhóm khác
• Nhấn Ok để ghi nhận nhóm người dùng mới
• Nhấn Cancel nếu muốn hủy thao tác
4.1.1 Sửa thông tin nhóm người dùng
Để sửa một nhóm người dùng, ta tiến hành các bước như sau:
1. Đăng nhập vào giao diện Quản trị người dùng
Trang 73/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
2. Chọn nhóm người dùng cần sửa
3. Cập nhật các thông tin cần thay đổi trên form nhóm người dùng
4. Nhấn OK để ghi nhận thay đổi/ Cancel để hủy bỏ thao tác
4.1.2 Xoá nhóm người dùng
Để xóa một nhóm người dùng, ta tiến hành các bước như sau:
1. Đăng nhập vào giao diện Quản trị người dùng
2. Chọn nhóm người dùng cần xóa
3. Nhấn nút Xóa bản ghi
4.2 Quản trị người dùng
Mục đích:
Cho phép tạo ra, quản lý và phân quyền người dùng trong hệ thống
4.2.1 Thêm mới người dùng
Để thêm một người dùng, ta tiến hành các bước như sau:
1. Chọn menu Hệ thống / Quản trị người dùng
2. Ấn nút để tạo mới nhóm người sử dụng, hiển thị form thêm mới
3. Nhập thông tin
Trang 74/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
• User : Tên người dùng chọn để đăng nhập
• Password: Mật khẩu đăng nhập
• Description : Chú thích người dùng
• User thuộc nhóm, User không thuộc nhóm: Người dùng ấn các nút
để di chuyển 1 người từ nhóm này sang nhóm khác, nút để di chuyển
1 nhóm người từ nhóm này sang nhóm khác
• Nhấn Ok để ghi nhận nhóm người dùng mới
• Nhấn Cancel nếu muốn hủy thao tác
4.2.2 Sửa thông tin người dùng
Để sửa một người dùng, ta tiến hành các bước như sau:
1. Đăng nhập vào giao diện Quản trị người dùng
2. Chọn người dùng cần sửa
3. Cập nhật các thông tin cần thay đổi trên form người dùng
4. Nhấn OK để ghi nhận thay đổi/ Cancel để hủy bỏ thao tác
4.2.3 Xoá người dùng
Để thêm một người dùng, ta tiến hành các bước như sau:
1. Đăng nhập vào giao diện Quản trị người dùng
2. Chọn người dùng cần xóa
3. Nhấn nút Xóa bản ghi
4.3 Khai báo đơn vị sử dụng
Cho phép thiết đặt các tham số chung, thông tin khách hàng và tham số tùy chọn.
Các bước:
1. Trên menu Hệ thống nhấn Khai báo đơn vị sử dụng
Trang 75/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
2. Trên giao diện Khai báo đơn vị sử dụng chọn các tab thông tin về Các tham số
chung, Thông tin khách hàng và Tham số tùy chọn
Trên tab Các tham số chung
• Mã: Mã tham số
• Giá trị: Giá trị tham số
• Ghi chú: Ghi chú của tham số
Trên tab Thông tin khách hàng
Trang 76/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
• Mã: Mã khách hàng
• Khách hàng: Tên khách hàng
• Đơn vị quản lý
• Địa chỉ
• Điện thoại
• Fax
• Lãnh đạo: Tên lãnh đạo đơn vị đại diện
• Đại diện: Tên đại diện của khách hàng
• Chức vụ: Chức vụ lãnh đạo
• Số CMTND
• Ngày cấp
• Quốc tịch
Trên tab Tham số tùy chọn
Trang 77/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
3. Thực hiện các chức năng Thêm/ Sửa/ Xóa các thông số
4. Ấn nút Cất để ghi nhận sự thay đổi/Ấn nút Kết thúc để ra khỏi màn hình
4.4 Phân quyền theo chức năng
Cho phép quản trị viên quản lý các nhóm người dùng trong hệ thống: thêm/sửa/xoá và
thiết lập phân quyền tới các nhóm người sử dụng khác nhau.
Các bước:
1. Trên Menu hệ thống, nhấn chọn Phân quyền theo chức năng
2. Trên giao diện Phân quyền theo chức năng chọn các tab quản lý về Phân người
dùng và nhóm cho chức năng, Phân chức năng cho nhóm và Phân chức năng
cho người dùng.
1. Trên tab quản lý Phân người dùng và nhóm cho chức năng
Trang 78/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
Thực hiện Thêm Tên nhóm/Người dùng cho chức năng:
• Trỏ chuột vào khung Tên nhóm/Người dùng
• Ấn nút Danh sách giá trị hoặc phím F9 để chọn trong listbox
• Ấn OK để xác nhận lựa chọn/ Cancel để hủy bỏ thao tác
• Sau cùng ấn nút Cất để ghi nhận sự thay đổi/ Kết thúc để thoát khỏi
chương trình
Thực hiện Xóa Tên nhóm/Người dùng cho chức năng:
• Trỏ chuột vào Tên nhóm/Người dùng cần xóa
• Ấn nút Xóa bản ghi
• Sau cùng ấn nút Cất để ghi nhận sự thay đổi/ Kết thúc để thoát khỏi
chương trình
2. Trên tab quản lý Phân chức năng cho nhóm
Trang 79/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
Thực hiện Thêm Chức năng được phân cho nhóm:
• Trỏ chuột vào khung Phân chức năng cho nhóm
• Ấn nút Danh sách giá trị hoặc phím F9 để chọn chức năng trong
listbox
• Ấn OK để xác nhận lựa chọn/ Cancel để hủy bỏ thao tác
• Sau cùng ấn nút Cất để ghi nhận sự thay đổi/ Kết thúc để thoát khỏi
chương trình
Thực hiện Xóa Chức năng được phân cho nhóm:
• Trỏ chuột vào Chức năng được phân cho nhóm cần xóa
• Ấn nút Xóa bản ghi
• Sau cùng ấn nút Cất để ghi nhận sự thay đổi/ Kết thúc để thoát khỏi
chương trình
3. Trên tab quản lý Phân chức năng cho người dùng
Trang 80/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
Thực hiện Thêm Chức năng được phân cho nhóm:
• Trỏ chuột vào khung Phân chức năng cho người dùng
• Ấn nút Danh sách giá trị hoặc phím F9 để chọn chức năng trong
listbox
• Ấn OK để xác nhận lựa chọn/ Cancel để hủy bỏ thao tác
• Sau cùng ấn nút Cất để ghi nhận sự thay đổi/ Kết thúc để thoát khỏi
chương trình
Thực hiện Xóa Chức năng được phân cho người dùng:
• Trỏ chuột vào Chức năng được phân cho người dùng cần xóa
• Ấn nút Xóa bản ghi
• Sau cùng ấn nút Cất để ghi nhận sự thay đổi/ Kết thúc để thoát khỏi
chương trình
4.5 Khai báo cán bộ
Chức năng quản lý thông tin cán bộ cho phép thực hiện các thao tác:
Thêm cán bộ/bộ phận mới
Sửa thông tin cán bộ/bộ phận
Xóa cán bộ/bộ phận
Trang 81/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
1. Để thực hiện được các chức năng này, người dùng trước hết cần đăng nhập vào
giao diện Khai báo cán bộ
2. Trên giao diện Khai báo cán bộ chọn các tab quản lý về Cán bộ và Bộ phận
Trên tab quản lý Cán bộ
Thực hiện chức năng Thêm mới cán bộ, ta tiến hành các bước như sau:
• Đăng nhập vào giao diện Khai báo cán bộ
• Trỏ đến Danh sách cán bộ rồi kích chuột vào nút Thêm bản ghi
• Nhập các thông tin cán bộ
STT: Hệ thống tự động cấp STT
Tên Cán bộ: Họ và tên Cán bộ
Ngày sinh: Ngày tháng năm sinh của Cán bộ
Giới tính: Nam hay Nữ
Địa chỉ: Địa chỉ liên lạc của Cán bộ
Trang 82/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
Tên đơn vị: Đơn vị Cán bộ trực thuộc (Nhập Tên đơn vị bằng cách ấn nút
Danh sách giá trị hoặc phím F9 để chọn trong listbox rồi ấn OK)
• Ấn nút Cất để ghi nhận sự thay đổi
Thực hiện chức năng Sửa cán bộ, ta tiến hành các bước như sau:
• Đăng nhập vào giao diện Quản lý thông tin cán bộ
• Trỏ đến Danh sách cán bộ rồi chọn cán bộ cần sửa thông tin
• Sửa thông tin cán bộ với các trường như trên
• Ấn nút Cất để ghi nhận sự thay đổi
Thực hiện chức năng Xóa cán bộ, ta tiến hành các bước như sau:
• Đăng nhập vào giao diện Quản lý thông tin cán bộ
• Trỏ đến Danh sách cán bộ rồi chọn cán bộ cần xóa
• Ấn nút Xóa bản ghi để xóa cán bộ
• Ấn nút Cất để ghi nhận sự thay đổi
Trên tab quản lý Bộ phận
Thực hiện chức năng Thêm mới bộ phận, ta tiến hành các bước như sau:
• Đăng nhập vào giao diện Quản lý thông tin cán bộ
• Trỏ đến Danh sách bộ phận rồi kích chuột vào nút Thêm bản ghi
• Nhập các thông tin bộ phận
Mã BP
Tên bộ phận
Trang 83/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
Mã BPhận Cha
• Ấn nút Cất để ghi nhận sự thay đổi
Thực hiện chức năng Sửa bộ phận, ta tiến hành các bước như sau:
• Đăng nhập vào giao diện Quản lý thông tin cán bộ
• Trỏ đến Danh sách bộ phận rồi chọn bộ phận cần sửa thông tin
• Sửa thông tin bộ phận với các trường như trên
• Ấn nút Cất để ghi nhận sự thay đổi
Thực hiện chức năng Xóa bộ phận, ta tiến hành các bước như sau:
• Đăng nhập vào giao diện Quản lý thông tin cán bộ
• Trỏ đến Danh sách bộ phận rồi chọn bộ phận cần xóa
• Ấn nút Xóa bản ghi để xóa bộ phận
1. Ấn nút Cất để ghi nhận sự thay đổi
4.6 Sao lưu dữ liệu
Cho phép sao lưu toàn bộ dữ liệu hệ thống khi cần thiết.
Để sao lưu dữ liệu, ta cần thực hiện các bước 1. Click chuột vào Menu Hệ thống
2. Chọn Sao lưu dữ liệu
File: chương trình hiển thị đường dẫn đến máy chủ chứa dữ liệu sao lưu.
(Có thể tự thiết đặt đường dẫn này bằng cách ấn nút để dẫn đến địa chỉ muốn chứa
dữ liệu sao lưu)
Trang 84/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
PHỤ LỤC
Một số chú ý khi thao tác với chương trình:
1. Giới thiệu thanh công cụ chương trình
Lưu (Save) In Thêm
mới
Soạn thảo Truy
vấn
Trợ giúp Xoá
bản ghi Danh sách
Thoát chương trình
- Save: Khi bấm nút này tất cả các thao tác dữ liệu sẽ được ghi lại,
thao tác này tương đương với thao tác nhấn F10.
- In báo cáo, mặt màn hình.
- Thêm mới: Thêm mới một bản ghi. Có thể sử dụng phím F6
- Xoá bản ghi: mỗi lần nhấn chuột, một bản ghi sẽ được xoá. Có
thể sử dụng tổ hợp phím: Shift + F6
- Truy vấn: Đưa màn hình thao tác sang trạng thái chờ truy vấn.
Ví dụ: Người sử dụng đang thao tác trên màn hình ‘Nhập mới hồ sơ
nhân viên’, song bạn muốn tìm kiếm thông tin về nhân viên có tên
là “Nguyễn Văn A”. Nhấn chuột vào nút ‘Tìm kiếm’ (Hoặc F7) Sau
đó nhập “Nguyễn Văn A” vào ô nhập họ tên, nhấn phím F8 để thực
thi truy vấn.
- Danh sách: Gọi hiển thị danh sách các giá trị của ô nhập liệu
(phím tương ứng F9)
- Soạn thảo: Hiển thị một cửa sổ soạn thảo nhỏ, gía trị đưa vào ô
nhập sẽ tự động nhận từ cửa sổ soạn thảo này.
Trang 85/86
Hướng dẫn quản lý và sử dụng Phân hệ Xử lý đơn thư_______________________________
- Trợ giúp: Hiển thị màn hình trợ giúp người sử dụng trong quá
trình thực hiện chương trình.
- Thoát: Thoát khỏi màn hình thực hiện
2. Các phím tắt thường sử dụng
- F9: Gọi danh sách các giá trị cho ô nhập
- F10: Ghi lại tất cả các thay đổi dữ liệu, thường sử dụng sau khi
thêm mới hay sửa đổi dữ liệu.
- F7: Đưa màn hình đang thực hiện sang chế độ truy vấn.
- F8: Thực hiện truy vấn
- F6: Thêm bản ghi.
- Shift + F6: Xoá bản ghi.
- F1: Trợ giúp.
- CTRL + F1: Hiển thị lỗi sai khi thực hiện lệnh.
Trang 86/86