hỒ sƠ nĂng lỰc - quanlykhachsan.com · o báo có tin nhắn cho khách trên điện thoại...

Perfect Key ManagementGIẢI PHÁP PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

HỒ SƠ NĂNG LỰC

CÔNG TY TNHH TIN HỌC THƯƠNG MẠI

NHỊ HÀ

Perfect Key ManagementThe most professional software for hospitality in Vietnam

Với Nhà đầu tư, phần mềm Quản lý khách sạn sẽ giúp Quý vị tiết kiện thời

gian nhất mà vẫn tránh được mọi thất thoát.

Với nhà quản lý khách sạn, phần mềm như một người trợ lý xuất sắc khi

giúp Quý vị đào tạo nhân viên, đáp ứng mọi thông tin cần thiết cho việc kinh

doanh, marketing (tương đương Micros Fidelio/Opera đang sử dụng trong

các khách sạn 5 sao tại Việt Nam).

Là nhân viên sử dụng trực tiếp phần mềm, bạn sẽ luôn nhận được sự hài

lòng từ khách hàng và đội ngũ quản lý.

Là khách hàng sử dụng dịch vụ, Quý vị vẫn nhận thấy phần mềm của chúng

tôi khi nhân viên phục vụ luôn đáp ứng được các yêu cầu khắt khe nhất về in

ấn hóa đơn một cách nhanh chóng, chính xác!

Chúng tôi không bán phần mềm đơn thuần, mà

kèm theo đó là một quy trình quản lý, kinh doanh

khách sạn chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn quốc tế.

Giúp tách bạch được Nhà đầu tư, nhà quản lý và

đội ngũ nhân viên.

3www.nhiha.com

GIÁ TRỊ

4

Perfect Key

FRONT OFFICE MANAGEMENT

Quản lý tiền sảnh

HOUSEKEEPING MANAGEMENT

Quản lý buồng phòng

POINT OF SALES

Quản lý các điểm bán hàng như nhà hàng,

karaoke, café, quầy lưu niệm,…

TELEPHONE OPERATOR

Quản lý tính cước điện thoại

BACK OFFICE ACCOUNTING

Quản lý tài chính kế toán (tích hợp số liệu tự động

với các phần mềm khác như front office, pos,…)

ADMIN MANAGEMENT

Quản trị hệ thống

PKM INTERFACE

Giao diện kết nối perfect key với các hệ thống khác:

khóa từ, báo thức tổng đài,…

POS

Ứng dụng công nghệ touch

STANDARD

Phiên bản tiêu chuẩn sử dụng cho

khách hàng vừa và nhỏ

www.nhiha.com

LLAWE

RIF

VR EE RS

ITCW HS

POS/RESTAURANT

IN HÓA ĐƠN CHO KHÁCH

BAR/KITCHEN

IN CAPTAIN ORDER Hiển thị, giao nhận, kiểm tra

order giữa bộ phận thu ngân

với bộ phận bếp

COOKING ORDER

BACK OFFICE

HOUSEKEEPING

T R TIA VIMS

EN

OH

PT

RA

MS

PKM INTERFACE

FRONT OFFICE

KIỂM SOÁT QUA INTERNET

NKI GO OOB N L I N E

GUEST INTERFACE

T R TIA VIMS

EN

OH

PT

RA

MS

GUEST INTERFACE

Kết nối với Smart TV, Smart Phone của khách

Perfect Key ManagementThe most professional software for hospitality in Vietnam 5

Các đặc điểm tạo nên sự khác

biệt so với các phần mềm khác

tại Việt Nam.

Tự động trừ kho nhà hàng, minibar, amenites theo định lượng.

Tự động tạo phiếu thu, giấy báo có (Đã hạch toán đúng NỢ/CÓ).

Tự động theo dõi đúng mã công nợ 131 của từng khách hàng khi lễ tân cho nợ (City

Ledger) hoặc thu ngân nhà hàng cho nợ.

Tuân theo quyết đinh 48 hoặc 15 của Bộ tài chính.

Cho phép làm việc với nhiều bộ báo cáo tài chính trên cùng một dữ liệu.

Tạo báo cáo riêng cho chủ đầu tư.

ƯU ĐIỂM

www.nhiha.com

6

HOTELS LINK SOLUTION

www.nhiha.com

INTERNET

HOTEL 1

REVENUE, ARR, ROOM NIGHT FOR AGENT/COMPANY

REVENUE, ARR, ROOM NIGHT FOR A HOTEL

STORE, SEARCH, UPPDATE

MEMBERSHIP PROFILE GUEST, AGENT STATISTICS

LINK SOLUTION

HOTEL 2 HOTEL 3

RESERVATION CHECK IN

RESERVATION FOR ALL HOTELS

RESERVATION CHECK INRESERVATION CHECK IN


7

Perfect Key Management

với các hệ thống khác

Perfect Key Management có khả năng kết nối với tất cả

các hệ thống điện tử khác trong khách sạn như:

Khóa từ: Kết nối với các loại khóa: ONITY, VINGCARD,

HUNE, ORBITA, BE TECH, ADEL……..

Hệ thống tổng đài thông thường: Dùng để tính cước điện thoại

Hệ thống tổng đài điện thoại chuyên biệt cho khách sạn có

các chức năng đặc biệt như:

o Mở/Đóng đường điện thoại khi khách check in/check out

o Báo thức cho khách

o Báo có tin nhắn cho khách trên điện thoại phòng

o Thiết lập phòng sạch/bẩn bằng điện thoại

o Nhập Minibar bằng điện thoại

Hệ thống truyền hình trả tiền.

FO

PKM INTERFACE KHÓA TỪ

SMART TIVI

COOKING ORDER

PABX TELEPHONE

TRUYỀN HÌNH

TRẢ TIỀN

THEO YÊU CẦU

POS

KẾT NỐI

www.nhiha.com

GUEST INTERFACE

T R TIA VIMS

EN

OH

PT

RA

MS


Bảo mật:

Đối với máy chủ CSDL, Hệ thống xác nhận quyền 2 cấp bao gồm:

- Quyền truy cập hệ thống của hệ điều hành.

- Quyền thao tác CSDL của hệ quản trị CSDL

Giải pháp bảo mật chống xâm nhập từ bên ngoài: Sử dụng các tầng

bảo mật sau:

- Sử dụng Firewall để bảo vệ lớp ngoài cùng.

- Sử dụng cơ chế bảo mật của Windows Server.

- Sử dụng cơ chế bảo mật của SQL Server.

- Sử dụng cơ chế bảo mật của bản thân hệ thống PKM05:

Một số dữ liệu quan trọng nhất đã được công ty chúng tôi mã hoá

theo chuẩn 128bit trước khi lưu vào cơ sở dữ liệu

8

Sơ đồ các tầng bảo mật và backup dữ liệu của

Perfect Key Management

LƯU TRỮ, BẢO MẬT

www.nhiha.comPerfect Key ManagementThe most professional software for hospitality in Vietnam

9Perfect Key ManagementThe most professional software for hospitality in Vietnam

www.nhiha.com

LƯU TRỮ, BẢO MẬT Đối với máy người sử dụng:

Bảo mật thông qua nhóm chức năng phân quyền và quản lý người sử dụng.

- Hệ thống PMK05 cung cấp, quản lý các UserName, Password cho từng người sử

dụng. Ứng với mỗi User sẽ được cấp các quyền tuỳ theo công việc được phận công.

Việc cấp các quyền cho từng User hoàn toàn do Admin của khách hàng quản lý.

- Username và Password được mã hoá theo chuẩn 128bit. Khi chạy phần mềm, hệ

thống sẽ hỏi Username và Password truy nhập. Người dùng phải nhập đúng cả hai

thông số này.

- Mỗi khi user có một thao tác trên cơ sở dữ liệu, hệ thống sẽ kiểm tra xem User đang

chạy chương trình có được phân quyền này không. Nếu có, hệ thống sẽ thực hiện

theo yêu cầu và tự động ghi lại thao tác, ngày giờ và user thực hiện. Nếu không sẽ có

thông báo không cho phép thực hiện yêu cầu này.

- Để chống truy nhập trực tiếp trái phép của User (có thể là người dùng của PKM05

hoặc người dùng Windows) đến cơ sở dữ liệu trên máy chủ thì mạng LAN của khách

hàng sẽ được thiết lập cơ chế bảo mật phân cấp phù hợp. Ngay cả khi user truy nhập

được vào máy chủ thì vẫn còn một tầng bảo mật nữa là của SQL Server đã được nhà

cung cấp thiết lập khi cài đặt

Backup/ Đảm bảo an toàn dữ liệu

Ngay khi cài đặt, hệ thống sẽ được chúng tôi cấu hình để SQL Server tự động Backup

hàng ngày. Backup này sẽ lưu toàn bộ Data vào một đĩa cứng khác. Hệ thống sẽ được

cấu hình để lúc nào cũng có ít nhất 7 bản backup khác nhau của Data 7 ngày phía

trước.

- Trong trường hợp cần thiết, Admin của hệ thống có thể backup trực tiếp cơ sở dữ

liệu thống qua giao diện của phần mềm.

- Hàng tuần, phụ trách EDP hoặc IT của khách sạn sẽ có trách nhiệm copy các file đã

backup theo thứ tự ngày tháng ra đĩa CD-ROM hoặc DVD.

Hàng tháng, phụ trách EDP của khách sạn sẽ có trách nhiệm copy các file đã backup

của cả tháng ra đĩa CD-ROM hoặc DVD.

- Khi xảy ra sự cố, thông qua giao diện của phần mềm, Admin sẽ sử dụng chức năng

Restore để lấy lại dữ liệu. Với cơ chế backup đã nêu trên thì có thể khôi phục lại dữ liệu

tại bất cứ thời điểm nào.

10

Chính sách bảo hành, bảo trì sau bán hàng

nhanh gọn thuận tiện

HỖ TRỢ, BẢO TRÌNgày nay, với khả năng công nghệ và sự cho phép của khách sạn, công ty chúng tôi cam kết

từ văn phòng Hà Nội vẫn có thể trực tiếp điều khiển máy chủ, các máy con của quý khách

hàng tương tự như khi đang có mặt tại quý khách san.

Chính vì vậy, đối với các khách hàng đã sử dụng sản phẩm của chúng tôi ở xa như: khách sạn

Green Nha Trang, khách sạn Green Vũng Tàu, khách sạn Hoàng Yến – Quy Nhơn, khách sạn

LANE XANG tại Lào đã sử dụng sản phẩm của công ty chúng tôi hơn từ năm 2008 đến nay

nhưng công ty chúng tôi chỉ phải có mặt trong lần cài đặt và đào tạo đầu tiên còn mọi hỗ trợ

kỹ thuật, khắc phục lỗi (nếu có) đều thực hiện từ xa qua ADSL.

Đối với phần mềm kế toán, Nhị Hà cam kết luôn cập nhật mọi sự thay đổi theo đúng các quy

định mới nhất của Bộ Tài Chính. Phí cập nhật đã tính chung trong phần bảo trì hệ thống.

Các lỗi nếu có, hỗ trợ kỹ thuật đều được giải đáp tối đa trong vòng 04h nếu là ngày thường

trong giờ hành chính, tối đa không quá 08g nếu là ngày lễ hoặc ngoài giờ hành chính.


11

FOFRONT OFFICE MANAGEMENT

Phần mềm Quản lý tiền sảnh


12

QUY TRÌNH❶ KIỂM TRA CHÉO

Cần một quy trình gữa các nhân viên, cụ thể bao kiểm tra chéo

gồm: Đặt phòng - Nhân viên Lễ tân/Check In - Nhân viên thu ngân -

Nhân viên kiểm toán đêm - và người quản lý/Kế toán doanh thu.

❷ QUẢN LÝ DOANH THU-TIỀN QUA TÀI KHOẢN

Khi đã nhập dữ liệu, tất cả các khoản doanh thu hoặc tiền đều quản

lý qua các tài khoản như trong kế toán: Cũng ghi các phát sinh NỢ -

CÓ chặt chẽ như trong kế toán. Cụ thể: Các tài khoản thuộc nhóm

Doanh thu như: Room Charge, Minibar, Laundry, ….. có các mã tài

khoản tương ứng và được ghi như các PHÁT SINH NỢ trên các Folio

của khách đúng theo thực tế phát sinh, riêng tài khoản Room Charge

hằng đêm sẽ do Night Auditor chạy Night để phần mềm tự động

hạch toán cho tất cả các khách đang ở trong khách sạn. Các tài

khoản khác: Minibar, Laundry,… sẽ ghi nhận theo thực tế phát sinh.

Các tài khoản thuộc nhóm Thanh toán như: Cash-VND, Cash-USD,

Visa Card, Master Card, City Ledger, Entertaiment, … sẽ được ghi như

PHÁT SINH CÓ trên cùng Folio của khách tương ứng, khách chỉ

check out được khi bằng trên tổng phát sinh nợ tổng phát sinh có

từng Folio.

❸ CORRECTION - REBATE

Sau khi đã nhập liệu, nếu có sai sót, nhân viên sẽ không trực tiếp sửa

lên sai sót đó cho đúng mà phải thông qua thao tác CORRECTION,

thao tác này tương đương như việc lập bút toán đỏ trong kế toán. Sau

khi Correction, phần mềm sẽ lập 1 bút toán mới và hạch toán ngược

với bút toán ban đầu, khi đó cân đối NỢ-CÓ của cả hai bút toán sẽ

bằng không và nhân viên sẽ nhập vào 1 giá trị đúng cần thiết.

Rebate được quản lý theo Voucher Number.

❹ VOUCHER CHO CÁC DOANH THU PHÁT SINH

Muốn ghi một phát sinh nào đó, luôn luôn có các Voucher tương

ứng. 3 liên, in, đánh số nhảy và quản lýCác voucher này có như các

chứng từ gốc trong kế toán.

❺ NIGHT AUDIT

Night Audit: Nhanh, đơn giản: Sau khi nhân viên đã kiểm tra các doanh

thu, các thanh toán từ tất cả các bộ phận. Chỉ cần bấm “Run” hệ thống

sẽ tự động làm hết mọi việc, thậm chí khi đang chạy Night mà bị sự cố

(mất điện,..) thì khi chạy lại, Perfect Key sẽ tự động phát hiện và làm

tiếp các công đoạn còn lại.

Chúng tôi đề xuất giải pháp tương

tự các khách sạn 5 sao liên doanh

với nước ngoài như New World,

Melia, Sheraton, InterContinetal,…

áp dụng và phần mềm sử dụng là

Micros Fidelio hoặc Opera.


13

Các đặc điểm vượt trội

của phần mềm FO

ƯU ĐIỂM Tiền phòng được tính từng ngày thông qua Night Auditor

Quản lý các phát sinh theo hệ thống mã tài khoản chặt NỢ - CÓ

chẽ như trong kế toán. Các khoản phải thu/đã thu được ghi chi

tiết theo từng tài khoản vì vậy, luôn phần biệt được DOANH THU

và . Các khoản khách sử dụng được ghi như là TIỀN THU ĐƯỢC

phát sinh trên tài khoản doanh thu (Như Tiền phòng, minibar, ...)

ngay từ khi khách check in, chứ không phải khi khách check out và

được coi như khách đang nợ trên phòng.

Khách chỉ có thể Check Out khách khi “Balance/Cân đối hay

Tổng phát sinh NỢ bằng Tổng phát sinh CÓ” trên tất cả các

Folio của khách đều bằng 0

Night Auditor: Kiểm toán cuối ngày và đóng doanh thu.

- Kiểm tra, đối chiếu các báo cáo từ các bộ phận có phát sinh.

- Khắc phục các sai sót nếu được phép.

- Chạy Night.

Khi đã có phát sinh trên các tài khoản, người dùng sẽ không thể

xóa hay sửa trực tiếp mà phải thông qua thao tác

“Correction/Sửa sai” “Bút toán đỏ” –Tương đương trong kế

toán.

Khi đã kết thúc ngày theo “Night Auditor”, mọi sai sót sẽ không

thể được nữa mà chỉ có thể làm “Correction/Sửa sai”

"Rebate/Giảm trừ".

Folio: của một khách. Trên đó sẽ toàn bộ "Sổ chi tiêu" “ghi chép”

các khoản phát sinh, các khoản thanh toán, các giảm trừ.

Các thao tác với Folio như: Transfer, Routing, Combine/Undo

Combine, Split, …. Sẽ giúp thu ngân tách, gộp hóa đơn nhanh

chóng, chính xác tương đương Fidelio/Opera là chức năng mà

không phần mềm nào của Việt Nam làm được.

Phòng ảo (Dump Room):

Là các phòng không có thật, không bị tính tiền phòng khi

chạy night.

Dùng làm trung gian theo dõi các quá trình thanh toán.

Dùng quản lý các chi phí nội tại của các bộ phận quản lý

khách sạn.


13

SƠ ĐỒRESERVATION / ĐẶT PHÒNG Thao tác trực quan: Từ Room Forecast có thể xem ngay được chi

tiết khách/đoàn khách nào đang chiếm dụng và ngay lập tực có

thể Ammend được thông tin của khách, đoàn khách đó mà không

phải quay về chức năng Edit Reservation

Kết hợp với hệ thống GDS

Quản lý Reservation, Group, Allotment, FIT, GIT,...

Quản lý Rate, rate code khoa học, chính xác,...

www.nhiha.com

Tìm kiếm khách hàng qua việc

chăm sóc khách hàng trong

dữ liệu cũ và các nguồn khách khác

Mức giá tốt nhất cho khách,

đảm bảo doanh thu cao nhất

cho khách sạn.

Nhập thông tin đặt phòng

Chỉnh sửa thông tin đặt phòng

Khẳng định đặt phòng

Lễ tân


14

SƠ ĐỒNGHIỆP VỤ BỘ PHẬN LỄ TÂN Combine/Undo combine

Tách, gộp hóa đơn nhanh chóng, chính xác

Mẫu hóa đơn, deposite, đổi tiền theo yêu cầu

của từng khách hàng

Theo dõi vết của từng thao tác chuyển chi phí

trong folio

Theo dõi chi tiết từng lần in của Folio

Các chức năng nâng cao:

Advance Balance

Edit after Check out

Rebate theo voucher

Interim


15

SƠ ĐỒNGHIỆP VỤ BỘ PHẬN LỄ TÂN

Dễ thao tác, đầy đủ chức năng:

Break/Combine khách

Chuyển phòng ngay trên sơ đồ

Mở Folio theo nhiều cách khác nhau


16

POSPOINT OF SALESQuản lý các điểm bán hàng như nhà hàng,

karaoke, café, quầy lưu niệm,…

Một phiên bản cho PC.

Một phiên bản cho màn hình cảm ứng.


17

QUẢN LÝ ÁP DỤNG THEO

TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ

Tự động trừ kho nhà hàng tương ứng theo định lượng.

Tự động tạo phiếu thu, giấy báo có (Đã hạch toán đúng

NỢ/CÓ).

Tự động theo dõi đúng mã công nợ 131 của từng khách

hàng khi thu ngân cho nợ (City Ledger).

Nhập captain orfer từ smart phone.

Cho phép khách hàng đặt món bằng smart phone của

khách hoặc smart TV trên phòng vào đúng bàn của

từng nhà hàng.

ưu điểm

Đầy đủ chức năng:

Tách, ghép hóa đơn sang cùng bàn, bàn khác

Chuyển món sang bàn khác

Kiểm soát quá trình in

Chiết khấu linh hoạt: Cả hóa đơn, từng món, nhóm

món hoặc theo từng giờ.

Phân biệt doanh thu/tiền thu được

Quản lý Deposite

QUY TRÌNHBACK OFFICE/ACCOUNTING

FRONT OFFICE

PRINT INVOICE

DÙNG SMARTPHONE

HOẶC SMART TIVI

ĐỂ ĐẶT MÓN

DÙNG PHẦN MỀM VỚI MÀN HÌNH CẢM ỨNG ĐỂ GIAO/NHẬN ORDER

BARKITCHEN BARKITCHEN

NIGHT AUDIT

HOP NT ER

AM

S POS

T R TIA VM I

S

IN CAPTAIN ORDER TRỰC TIẾP TỚI MÁY IN

CHUYỂN DỮ LIỆU VỀ FO

GIAO NHẬN ORDER

KIỂM SOÁT QUA INTERNET


18

ISSBACK OFFICE ACCOUNTINGQuản lý tài chính kế toán (tích hợp số liệu tự động

với các phần mềm khác như front office, pos,…)


19www.nhiha.comPerfect Key ManagementThe most professional software for hospitality in Vietnam

20

Ngoài những tính năng mà bất cứ phần mềm kế toán nào cũng phải có thì hệ thống

phần mềm kế toán ISS có những tính năng nổi bật sau:

Hệ thống sổ sách nội bộ và hệ thống sổ sách kế toán thuế có thể làm trên một

phần mềm, dữ liệu chỉ cần nhập một lần.

Phiếu thu, phiêu chi, giấy báo có, phiếu kế toán có thể lập cho nhiều đối tượng

khác nhau.

Đẩy dữ liệu đầu vào đầu ra vào phần mềm hỗ trợ kê khai mới nhất của bộ tài

chính.

Định hướng luồng dữ liệu ngay từ khi nhập đầu vào.

Tích hợp sâu với Front Office và POS:

Thiết lập định lượng cho các món ăn,

đồ uống trong nhà hàng và minibar

trong phòng khách

Trừ kho đúng các kho theo yêu cầu.

Tự động hạch toán đúng mã công nợ

131 trên phần mềm kế toán khi thu

ngân các bộ phận cho nợ.

ƯU ĐIỂMCác đặc điểm vượt trội

của phần mềm ISS


Công ty TNHH Tin học Thương mại Nhị Hà

Văn phòng: Số 15D, Ngõ 189/31 Hoàng Hoa Thám, quận Ba Đình, Hà Nội

Tel: +84 947 633 133 - (+844) 3247 4546

Email: [email protected] - [email protected]

Chi nhánh tại TP. Hồ Chí Minh

NETWORK ONE CORPORATION

Tầng 8, Tòa nhà AB Tower, 76A Lê Lai, Phường Bến Thành, Quận 1.

M: (+84) 983 650 133 - E: [email protected]

Chi nhánh tại Đà Nẵng

TAM TAM HOSPITALITY

Địa chỉ: Số 12, Phước Mỹ 1, phường Phước Mỹ, Quận Sơn Trà, Đà Nẵng

Tel: (+84) 983 22 55 83 - E: [email protected]

LIÊN HỆ

hỒ sƠ nĂng lỰc - quanlykhachsan.com · o báo có tin nhắn cho khách trên điện thoại...

Documents