HABILIDADES DE DIRECCION

Ginés A. Rodríguez Aguilar

Junio 2014

PLANIFICACIÓN

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PLANIFICAR:

Decidir hoy lo que haremos mañana

“Para decidir sobre los asuntos esenciales se debe utilizar el lenguaje, la lógica y el

simple sentido común, y ….. ESTABLECER UN PLAN DE ACCIÓN CONCRETO”.

Abrahán Lincoln

Demasiadas veces nos conformamos sin establecer previamente un plan.

Las cosas no suceden solas, suceden porque alguien hace que sucedan.

¿QUÉ ES PLANIFICAR?

(I)• Definir los procesos• Prever los plazos• Prever los costes• Determinar los estándares • Asignar tareas y responsabilidades• Establecer el control

¿QUÉ ES PLANIFICAR?

(II)• Establecer un orden en importancia• Prever las variables• Escoger las acciones• Decidir la sucesión de las acciones• Escoger entre los recursos disponibles• Valorar que otros recursos serán

necesarios

PROPÓSITOS DE LA PLANIFICACIÓN

• Aporta seguridad

• Ayuda a fijar prioridades

•    Evita pérdidas de tiempo

•    Facilita la concentración

•    Ayuda a crear buenos hábitos

PLANIFICACIÓN

• Es un proceso que conduce a decidir qué hacer, cómo hacerlo y cómo evaluar lo que se hará antes de la acción.

Es un proceso de reflexión realista mediante el cual se crea futuro en vez de dejarse llevar por las circunstancias.

PROPÓSITO PRINCIPAL:

Facilitar el logro de los objetivos

Un objetivo es algo que nos

importa lo suficiente como para

esforzarnos en alcanzarlo.

Identificación de objetivos

¿Qué es exactamente lo que queremos lograr?

¿Qué asuntos nos han sido encomendados?¿Qué nuevas oportunidades deseamos

explorar?

Relacionémoslos en una lista que debe convertirse para nosotros en una autentica brújula que marque nuestro rumbo y que nos ayude a recuperarlo cuando los acontecimientos nos distraigan

Los objetivos son representaciones mentales concretas y específicas acerca de los resultados deseados, con los cuales se siente uno comprometido.

Debemos fijar cuáles son nuestros objetivos y mantenerlos actualizados según vayan evolucionando los hechos y las propias expectativas.

Características de los objetivos:

Ser propios Deben ser concretos y específicos Pocos pero muy importantes Compatibles entre sí Alcanzables pero con dificultad Mensurables, cuantificables en lo posible Tener plazos Estar escritos

Los objetivos son parte de la visión de la empresa, son los valores y los propósitos o finalidades de una organización expresados en las expectativas futuras .

La planificación es una GUÍA Para que…

• La organización obtenga y aplique los recursos para lograr los objetivos

• Los miembros desempeñen actividades y tomen decisiones congruentes con los objetivos

• Se pueda controlar el logro de los objetivos

SE TRATA DE CONSTRUIR UN

FUTURO DESEADO,

NO DE ADIVINARLO.

Elementos necesarios de todo plan

Futurismo, acción y causalidad

PLANIFICACIÓN PARA LA SALUD

Un proceso continuo de previsión de recursos y de

servicios necesarios para conseguir los objetivos determinados según un orden de prioridad establecido, permitiendo elegir soluciones óptimas entre muchas alternativas, esta elección toma en consideración el contexto de dificultades, internas y externas, conocidas actualmente o previsibles en el futuro.

Contenidos de la planificación para la salud

• Identificar los problemas de salud de la población y establecer estrategias para su resolución.

• Concebir y poner en marcha programas para resolver los problemas

• Evaluar el impacto de las intervenciones

PLANIFICACION PARA LA SALUD

Tres perspectivas:

DEMANDA / NECESIDAD / OFERTA

Conocimiento de la ComunidadProblemas de Salud

Nivel de EducaciónGrado de participación de la

población

Necesidades RealesTÉCNICOS

Demanda de la poblaciónNECESIDAD SENTIDA Y EXPRESADA

Servicios realizables efectivamenteAUTORIDADESCOMUNIDAD

Orientación de los Servicios de SaludCobertura adecuada

1

2

3

1.- Falta de servicios2.- Servicios sin utilizar3.- Derroche de servicios4.- ADECUACIÓN OFERTA-DEMANDA

Para dibujar el futuro hay que empezar a fantasear con él

En el pasado están sólo la explicaciones de la situación actual… pero no las soluciones

MISIÓN / VISIÓN

Para definir la misión de nuestra organización, nos ayudará responder algunas de las siguientes preguntas: ¿qué hacemos?, ¿a qué nos dedicamos?, ¿cuál es nuestra razón de ser?, ¿quiénes son nuestro publico objetivo?, ¿cuál es nuestro ámbito geográfico de acción?, ¿cuál es nuestra ventaja competitiva?, ¿qué nos diferencia de nuestros competidores.

MISIÓN

¿Quienes somos?

¿A qué nos dedicamos?

¿Dónde estamos?

Para la definición de la visión de nuestra empresa, nos ayudará responder a las siguientes preguntas:

¿qué quiero lograr?, ¿dónde quiero estar en el futuro?, ¿para quién lo haré?, ¿ampliaré mi zona de actuación?

VISIÓN

¿Qué es lo que queremos ser?

• Tipos básicos de planificación:

– Planificación estratégica– Planificación táctica– Planificación operativa

Planificación Estratégica Su propósito es alcanzar los objetivos estratégicos en un tiempo mayor de un año, realizando acciones que le permitan cumplir con su visión, inspirados en la misión.

Se puede considerar objetivo estratégico cualquier tema que su comportamiento, positivo o negativo, pueda afectar significativamente al logro de los objetivos de la organización.

La Planificación Estratégica es la respuesta a niveles altos de incertidumbre

La planificación táctica debe concentrarse en lo que debe hacerse en el corto plazo a fin de ayudar a la organización a que logre sus objetivos a largo plazo.

Los planes operativos son a corto plazo y se rigen en coherencia con la planificación táctica. Su función consiste en la formulación y asignación de actividades más detalladas.

De manera que la planificación de un nivel superior condiciona la planificación del nivel siguiente, aunque existe también una dependencia en sentido inverso.

No basta con tener las ideas claras, también hay que poder llevarlas a la práctica

LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA

• Se adelanta al futuro• Proporciona una visión globalizadora• Determina los factores clave• Descubre oportunidades presentes y futuras• Ayuda a dominar el cambio• Mide las actuaciones• Orienta el esfuerzo• Facilita la comunicación

VENTAJAS PARA LA ORGANIZACIÓN

• Influye en el sentido deseado• Evita decisiones precipitadas• Asegura la actividad de la empresa• Facilita la coordinación• Facilita el control• Facilita la delegación de responsabilidades• Permite un uso eficiente de las instalaciones• Constituye una guía y orientación• Acostumbra a pensar en términos de eficiencia

La Matriz DAFO

Es aquel documento o herramienta de gestión, que plasma la situación de la empresa, tanto en su ámbito interno como en el externo, separando además los aspectos tanto positivos como negativos

Sigla Significado

Ámbito Punto

D Debilidades Interno Débil

A Amenazas Externo Débil

F Fortalezas Interno Fuerte

O Oportunidades

Externo Fuerte

Debilidades Amenazas

Debilidad 1 Amenaza 1

Debilidad 2 Amenaza 2

Debilidad n Amenaza n

Fortalezas Oportunidades

Fortaleza 1 Oportunidad 1

Fortaleza 2 Oportunidad 2

Fortaleza n Oportunidad n

DEBILIDADES

Puntos débiles internos que restan para el logro de las metas.

Aspectos que reducen o limitan la capacidad de desarrollo eficaz y eficiente

FORTALEZAS

Puntos fuertes internos que ayudan a lograr las metas..

Capacidades, recursos, posiciones alcanzadas y ventajas para el desarrollo de nuestro ámbito.

AMENAZAS

Factores externos que constriñen el logro de las metas.

Hechos o situaciones del entorno externo que pueden ser obstáculos para que se puedan alcanzar las metas propias

OPORTUNIDADES

Coyunturas externas que podrían potenciar el logro de las metas.

Hechos o situaciones del entorno externo que favorecen la consecución de las metas propias

DEBILIDADES

¿Qué puedes mejorar?.

¿Tienes menos ventajas que otros?

FORTALEZAS

¿En qué eres bueno?

¿Tienes algo que te diferencia?

AMENAZAS

¿Qué te podría distraer?

¿Qué hace tu competencia?

OPORTUNIDADES

¿Qué oportunidades tienes a tu alcance?

¿De qué tendencias te puedes beneficiar?

AmenazasOportunidadesFuturo

EvitarAprovecharExterno

DebilidadesFortalezasPresente

EliminarConsolidarInterno

-+

PARA PARA

ANTE LA INCERTIDUMBRE, CUALQUIER PLANIFICACIÓN ES MEJOR QUE NINGUNA

Definición y formalización del Plan de desarrollo del

Departamento XX

Documento final:

Agència Valenciana de Salut

V I S I Ó N

El Departamento X de la Consellería de Sanidad será reconocido como un proveedor de servicios de salud integrales, prestando unos servicios adecuados e impulsando unidades de referencia y una investigación y docencia al servicio de la actividad clínica.

Un proveedor de servicios de salud integrales…Atender al paciente de forma integral y no de forma

segmentada por cada nivel asistencialPromoviendo activamente la integración entre los

dos niveles asistenciales (AP y AE) y que así los pacientes lleguen a reconocer un único gestor de su proceso asistencial.

…prestando unos servicios adecuados…Prestar servicios (en el lugar y tiempo

oportunos, y por el profesional adecuado) y de calidad (tanto técnica como del servicio prestado)

Optimizando los procesos asistenciales y aplicando consecuentemente técnicas de mejora continua, con orientación cliente

…e impulsando unidades de referencia y una investigación y docencia al servicio de la actividad clínica.

Definir el perfil del Departamento a través de la diferenciación

Complementando la cartera de servicios Extendiendo un plan global de la investigación y

docencia

•El diagnóstico de situación se ha estructurado en torno a bloques temáticos:

Población y problemas de salud Recursos Humanos Estructura y sistemas

Organización y gestión Prestación de servicios Financiación y costes

• Impacto social

• El movimiento demográfico del Departamento

• La población del Departamento está envejeciendo lo cual implica un aumento de las tasas de morbilidad y una población más dependiente

• La edad media de los profesionales.

• El absentismo laboral del Departamento es elevado

Los profesionales desarrollan orgullo de pertenencia a este Departamento.

El modelo de RR.HH. dentro del sector público está orientado a la administración de los recursos y no a su gestión.

• La comunicación externa del Departamento, se objetiva como un área de mejora.

• El nivel de satisfacción y confianza de los pacientes con las prestaciones de atención sanitaria por parte del Departamento xx es aceptable

La salud es un valor emergente en la sociedad actual.

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CONSTATACIONES

Oportunidades

Desarrollo completo la autonomía de gestión del Dxx

Aplicación efectiva del sistema de financiación capitativa de forma completa

Consolidación sistemas de información

Nuevo escenario de competencia con otros departamentos

Desarrollo previsible del Hospital de crónicos

Fortalezas1 Éxito integración AP-AE en área económica2 EAP bien organizado y ordenado3 Estructuras renovadas y funcionales (AE y AP)4 Hospital altamente especializado5 Nivel de investigación alto6 Formación y docencia continuada en asistencia primaria

y especializada7 Confianza de la población8 Consolidación del sentimiento de pertenencia9 Cohesión equipo directivo

AmenazasNueva población inmigrante (laboral y

turística) y las dificultades que impone prestar su atención

1 Crecimiento población envejecida2 Asistencia a la dependencia no

garantizada3 Incremento de las exigencias de la

población

Modificar……la comunicación interna a los profesionales.

…los canales de motivación al personal.

Corregir……la orientación del enfoque hacia la prevención y promoción de la salud.…la gestión de los procesos asistenciales.…la capacidad de atención en patologías no agudas.…la eficiencia.

Emprender…

…la integración real entre niveles (tanto asistencial como administrativamente).

…el desarrollo final de los sistemas de información.

Afrontar…

…la comunicación externa.

Debilidades1 Desproporción demanda–oferta ser. asist.2 Bolsas de ineficiencia importantes3 Desequilibrio presupuestario (Coste > Ingreso)4 Insuficiencia de herramientas de gestión (info.)5 Procesos no estandarizados6 Comunicación interna y externa7 Opacidad ensayos clínicos8 Atención al paciente; orientación y señalización9 Nivel de absentismo importante10Edad media elevada del personal

La visualización conjunta de estos cuatro elementos nos ayuda a identificar las claves

estratégicas del Departamento

Proc

esos

inte

rnos

Proc

esos

inte

rnos

Transformación de la oferta asistencial

Gestión de costes Eficiencia

Orientación al cliente

Promoción de la salud

Garantía de la continuidad asistencial

Unificar formas de actuación, para conseguir la integración real entre

niveles (adm. y asist.) Impulsar prestaciones de atención

alternativas a la

hospitalización de agudos

Implicación profesional de los

RR.HH.

Formalizar los canales de

comunicación interna

3

6Implantar la gestión por

procesos (guías, protocolos)

7

Generar motivación entre

el personal8

Formalizar los canales

de comunicac

ión externa

(al usuario)

2

Reorientar el

enfoque de la

asistencia (más

preventivo,

menos curativo

)

Incrementar los ingresos del

Departamento 1910

Transmitir la co-responsabilidad

de la organización

Gestionar activamente los

costes

9

11Establecer un entorno de

seguridad clínica (profesional y paciente) en

el departamento

Adecuar el uso de los recursos1

2

1

5

4

Mapa estratégico del DepartamentoD

esar

rollo

Fut

uro

Mejorar la capacitación (mediante formación

específica) ante las nuevas necesidades

emergentes

Crear y redistribuir las estructuras del Departamento

(eficiencia y orientación cliente)

Implantar adecuadamente el Plan

de SS.II. de la AVS

Cambiar la cultura organizativa del Departamento

Agen

tes

de in

teré

s

Prestar atención sanitaria que responda a las

necesidades y expectativas de la población

Garantizar la sostenibilidad económica del sistema

Gestionar los recursos de forma

eficiente

Población Pacientes Financiadores

Promover la salud, generando confianza en el sistema y seguridad

Garantizar la prestación de servicios en el lugar y momento

adecuados, con el nivel de calidad comprometido

Resu

ltado

s

13

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