hacettepe Ünİversİtesİ İdarİ ve malİ İŞler daİresİ baŞkanliĞi

HACETTEPE ÜNİVERSİTESİİDARİ VE MALİ İŞLER DAİRESİ

BAŞKANLIĞI

YAZIŞMA USULLERİ

2 Aralık 2004 Perşembe2 Aralık 2004 Perşembe Sayı: 25658Sayı: 25658

GEREKÇEGEREKÇE

Hazırlanan Yönetmeliğin gerekçesi:

Elektronik İmza Kanunu ve Bilgi Edinme Hakkı Kanununun uygulanması, e-devlete geçişin güçlendirilmesi,

Resmi kurumlar arasında bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde kağıt ve elektronik ortamda yürütülmesi,

Kırtasiyeciliğin ve bürokrasinin azaltılması, Posta, kırtasiye ve personel giderlerinde tasarruf

sağlanması,

GEREKÇEGEREKÇE

Belge ve elektronik ortamda yapılacak yazışmaların düzene bağlanması,

Karar ve işlem sürecinin hızlandırılmasıdır.

Elektronik İmza Kanununun 22. maddesi ile Borçlar Kanununun 14. maddesine:

“Güvenli elektronik imza elle atılan imza ile aynı ispat gücünü haizdir.”

GEREKÇEGEREKÇE

Bilgi Edinme Hakkı Kanununun 5. ve 12. maddesi:

“Bilgi verme yükümlülüğü: Kurum ve kuruluşlar bilgi edinme başvurularını etkin, süratli ve doğru sonuçlandırmak üzere, gerekli idari ve teknik tedbirleri almakla yükümlüdür.”

“Başvuruların cevaplandırılması: Kurum ve kuruluşlar, bilgi edinme başvurularıyla ilgili cevaplarını yazılı olarak veya elektronik ortamda başvuru sahibine bildirir.”

Resmî YazışmalardaResmî Yazışmalarda

Uygulanacak Esas ve Usuller HakkındaUygulanacak Esas ve Usuller Hakkında

YönetmelikYönetmelik

20042004 // 8125 Sayılı BKK8125 Sayılı BKK

AMAÇAMAÇ

Resmî yazışma kurallarını belirlemek, Resmî yazışma kurallarını belirlemek, bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı bilgi ve belge alışverişinin sağlıklı, hızlı ve güvenli bir biçimde yürütülmesini ve güvenli bir biçimde yürütülmesini

sağlamaktır.sağlamaktır.

TANIMLARTANIMLAR

Resmî YazıResmî Yazı Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi

aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan iletişimlerini sağlamak amacıyla yazılan yazı, resmî belge, resmî bilgi ve yazı, resmî belge, resmî bilgi ve elektronik belge.elektronik belge.

Resmî BelgeResmî Belge

Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimlerini sağlamak amacıyla iletişimlerini sağlamak amacıyla oluşturdukları, gönderdikleri veya oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları belirli bir standart ve içeriği sakladıkları belirli bir standart ve içeriği olan belge.olan belge.

Resmî BilgiResmî Bilgi

Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle aralarında veya gerçek ve tüzel kişilerle iletişimleri sırasında metin, ses ve iletişimleri sırasında metin, ses ve görüntü şeklinde oluşturdukları, görüntü şeklinde oluşturdukları, gönderdikleri veya sakladıkları bilgiler. gönderdikleri veya sakladıkları bilgiler.

Elektronik OrtamElektronik Ortam

Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu Belge ve bilgilerin üzerinde bulunduğu her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik her türlü bilgisayarı, gezgin elektronik araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi araçları, bilgi ve iletişim teknolojisi ürünleri.ürünleri.

Elektronik BelgeElektronik Belge

Elektronik ortamda oluşturulan, Elektronik ortamda oluşturulan,

gönderilen ve saklanan her türlü belgegönderilen ve saklanan her türlü belge. .

Dosya PlanıDosya Planı

Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını Resmî yazıların hangi dosyaya konulacağını gösteren kodlara ait liste. gösteren kodlara ait liste.

Yazı AlanıYazı Alanı

Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak

düzenlenen alandır.düzenlenen alandır.

Yazı alanı: Yazı kağıdının üst, alt, sol ve sağ kenarından 2,5 cm boşluk bırakılarak düzenlenen alanı,

2,5 cm

2,5 cm

2,5 cm

2,5 cm

YAZIM ALANININ TANIMIYAZIM ALANININ TANIMI

Güvenli Elektronik İmzaGüvenli Elektronik İmza

Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece Münhasıran imza sahibine bağlı olan, sadece imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli imza sahibinin tasarrufunda bulunan güvenli elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, elektronik imza oluşturma aracı ile oluşturulan, nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza nitelikli elektronik sertifikaya dayanarak imza sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik sahibinin kimliğinin ve imzalanmış elektronik veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp veride sonradan herhangi bir değişiklik yapılıp yapılmadığının tespitini sağlayan imzayapılmadığının tespitini sağlayan imza..

Resmî Yazışmalarda GüvenlikResmî Yazışmalarda Güvenlik

Resmî yazılar, yazının içeriğine ve ivedilik Resmî yazılar, yazının içeriğine ve ivedilik durumuna göre faks ile de gönderilebilir. durumuna göre faks ile de gönderilebilir. Faksla Faksla yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen yapılan yazışmalarda, yazıda belirtilen hususlarda hemen işlem yapılabilir, ancak hususlarda hemen işlem yapılabilir, ancak bunların beş gün içerisinde resmî yazı ile bunların beş gün içerisinde resmî yazı ile teyidinin yapılması gerekir.teyidinin yapılması gerekir. Elektronik ortamda Elektronik ortamda yapılan yazışmalar bu ortamın özellikleri dikkate yapılan yazışmalar bu ortamın özellikleri dikkate

alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir.alınarak kaydedilir, dosyalanır ve ilgili yere iletilir.

Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda Gerekli durumlarda, gelen yazı kağıda dökülerek de işleme alınır. dökülerek de işleme alınır. Her kurum kendisi Her kurum kendisi ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına ve gerektiğinde kurum içindeki birimler adına resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. resmî elektronik posta (e-posta) adresi belirler. Bu adreslerin belirlenmesinde Bu adreslerin belirlenmesinde koordinasyon,Başbakanlık tarafından yapılır.koordinasyon,Başbakanlık tarafından yapılır. Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu Elektronik ortamdaki resmî yazışmalar bu adresler arasında yapılır. Kamu kurum ve adresler arasında yapılır. Kamu kurum ve kuruluşları elektronik ortamda yapılacak kuruluşları elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, Yönetmeliğe aykırı olmamak yazışmalarda, Yönetmeliğe aykırı olmamak kaydıyla gerekli düzenlemeleri yapabilir.kaydıyla gerekli düzenlemeleri yapabilir.

Kağıt kullanılarak hazırlanan resmi yazılar en az iki nüsha

olarak düzenlenir._.__._._

_._._._.__._._._. _._._._.__._._._._ _._._._._._ _._._._.__._._._._ _._._._._._ _._._._.__._._._._ _._._._._._ _._._._.__._._._._ _._._._._._ _._._._._

_.__._.__._._._.__._._._. _._._._.__._._._._ _._._._._._ _._._._.__._._._._ _._._._._._ _._._._.__._._._._ _._._._._._ _._._._.__._._._._ _._._._._._ _._._._._

NÜSHA SAYISINÜSHA SAYISI

Belge BoyutuBelge Boyutu

Resmî yazışmalarda Resmî yazışmalarda A4 (210x297 mm) ve A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) boyutunda A5 (210x148 mm) boyutunda kağıt kullanılır.kağıt kullanılır.

• Resmi yazışmalarda

A4

A5210 mm

210 mm

148 mm

297 mm

BELGE BOYUTUBELGE BOYUTU

Bilgisayarla yazılan yazılarda “Times New Roman” yazı tipi ve 12 karakter boyutunda kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

YAZI TİPİ VE KARAKTER YAZI TİPİ VE KARAKTER BOYUTUBOYUTU

RESMİ YAZIŞMALARDA RESMİ YAZIŞMALARDA BULUNMASI GEREKEN BULUNMASI GEREKEN

BÖLÜMLERBÖLÜMLER

BAŞLIKBAŞLIK

Başlık, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının Başlık, yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adının belirtildiği bölümdür. Bu bölümde amblem de yer belirtildiği bölümdür. Bu bölümde amblem de yer alabilir. alabilir. Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılırortalanarak yazılır.. İlk satıra "T.C." kısaltması, İlk satıra "T.C." kısaltması, ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük ikinci satıra kurum ve kuruluşun adı büyük harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve harflerle, üçüncü satıra ise ana kuruluşun ve birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. birimin adı küçük harflerle ortalanarak yazılır. Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.Başlıkta yer alan bilgiler üç satırı geçemez.

Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatlarında kullanılan başlıklar 5442 sayılı İl teşkilatlarında kullanılan başlıklar 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak düzenlenir. Bölge müdürlüklerinde ise bakanlığın düzenlenir. Bölge müdürlüklerinde ise bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır. adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır.

Başlık, kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanarak yazılır.

X.X.

XXXXX XXXXXXX

xxxxx xxxxx

BAŞLIKBAŞLIK

T.C. HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

ÖRNEK BAŞLIKÖRNEK BAŞLIK

T.C. EGE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜĞÜ

Kütüphane ve Dokümantasyon Dairesi Başkanlığı

T.C. İZMİR VALİLİĞİ

İl Sağlık Müdürlüğü

T.C. KARŞIYAKA KAYMAKAMLIĞI

İlçe Milli Eğitim Müdürlüğü

Bakanlıklar ile bağlı ve ilgili kuruluşların taşra teşkilatlarında kullanılan başlıklar 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu hükümlerine uygun olarak düzenlenir.

Bölge müdürlüklerinde ise bakanlığın adının altına hangi bölge teşkilatı olduğu yazılır.

BAŞLIKBAŞLIK


İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

Örnek BaşlıkÖrnek Başlık

T.CT.C

HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığıİdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı

T.CT.C

EZİNE KAYMAKAMLIĞIEZİNE KAYMAKAMLIĞI

Geyikli İlköğretim Okulu MüdürlüğüGeyikli İlköğretim Okulu Müdürlüğü

Sayı ve Evrak Kayıt NumarasıSayı ve Evrak Kayıt Numarası

Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre Sayı ve evrak kayıt numarası, dosya planına göre verilirverilir, başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve , başlığın son satırından iki aralık aşağıda ve yazı alanının en solundaki "Sayı:" yan başlığından yazı alanının en solundaki "Sayı:" yan başlığından sonra yazılır. Bu ifadeden sonra kod numarası sonra yazılır. Bu ifadeden sonra kod numarası verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) verilir. Kod numarasından sonra kısa çizgi (-) işareti konularak dosya numarası, dosya işareti konularak dosya numarası, dosya numarasından sonra (-) işareti konularak evrak numarasından sonra (-) işareti konularak evrak

kayıt numarası yazılır.kayıt numarası yazılır.

Genel evrak biriminden sayı verilmesi Genel evrak biriminden sayı verilmesi durumunda araya eğik çizgi (/) işareti durumunda araya eğik çizgi (/) işareti konulur. konulur. Evrak kayıt numarası, yazıyı Evrak kayıt numarası, yazıyı gönderen birimde ve/veya kurumun gönderen birimde ve/veya kurumun genel evrak biriminde aldığı genel evrak biriminde aldığı numaradır.numaradır. Resmî yazışmalarda Resmî yazışmalarda Başbakanlık tarafından belirlenen Başbakanlık tarafından belirlenen kodlama sisteminekodlama sistemine ve dosya planına ve dosya planına uyulması zorunluduruyulması zorunludur..

KOD FORMATI A.BB.C.DDD.E.FF.GG.HH

KOD YAPISINDA BİRİNCİ SIRADA YER ALAN (A) KURUMUN NİTELİĞİNE GÖRE DEĞİŞMEKTEDİR.

(A) Yasama (B) Yürütme (C) Yargı (D) Dernekler olarak adlandırılır ve Alfabetik 1 karakterle gösterilir.

Bizde sistem (B) ile başlar. KOD YAPISINDA İKİNCİ SIRADA GÖRÜLEN (BB) Numerik 2 karakter ile gösterilir.

Y.Ö.K. 30 olarak belirlenmiştir. Doğal olarak ikinci hane Üniversitemiz içinde 30 dur. KOD YAPISINDA ÜÇÜNCÜ SIRADA GÖRÜLEN (C) Numerik 1 karakter ile gösterilir.

Merkez Kuruluş 0 Bağlı kuruluş 1 İlgili kuruluş 2, Bizde bu karakter (2) dir. KOD YAPISINDA DÖRDÜNCÜ SIRADA GÖRÜLEN (DDD) Alfanumerik 3 Karakter.

Kuruluşun kısa adını gösterir nitelikte olmalı. Bizde bu karakter HAC dır. KOD YAPISINDA BEŞİNCİ SIRADA GÖRÜLEN (E) Numerik 1 Karakter 0 Merkezi 1

Bölge 2 işletme 3 Yurtdışı teşkilatı 4 İl 5 Bağlı ortaklık. Bizde E (0) KOD YAPISINDA ALTINCI SIRADA GÖRÜLEN (FF) BİR ÖNCEKİ KARAKTER E (0) ise

Bağlı birimler Üniversitelerde Başbakanlık genelgesi ile belirlenmiş ve İdari işler 73 olarak belirlenmiştir. Personel 71 Sağlık İşleri 79 gibi her bir birim numaralandırılmıştır.

KOD YAPISINDA YEDİNCİ SIRADA GÖRÜLEN (GG) Bölümü bizde Başkanlık 00, Satınalma Müdürlüğü 03 ve Tahakkuk Şb. Md.lüğü 04 tür.

SAYI VE KAYIT BÖLÜMÜSAYI VE KAYIT BÖLÜMÜ

ÖRNEKÖRNEK::

Sayı: Sayı: B.08.0.TKB.0.02.01.00. B.08.0.TKB.0.02.01.00. – – 606 606 - - 7812/7812/ 6712 6712

Kod no Dosya Kayıt Genel EvrakKod no Dosya Kayıt Genel Evrak

No No Kayıt NoNo No Kayıt No

Sayı: Sayı: 84918491 - - 1717

Kod KayıtKod Kayıt

No NoNo No

TarihTarih

Yazının yetkili amir tarafından Yazının yetkili amir tarafından imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği imzalanarak ilgili birimden sayı verildiği zamanı belirten tarih bölümü, sayı ile zamanı belirten tarih bölümü, sayı ile aynı hizada olmak üzere yazı alanının aynı hizada olmak üzere yazı alanının en sağında yer alır. Tarih; gün, ay ve en sağında yer alır. Tarih; gün, ay ve yıl rakamla, aralarına (/) işareti yıl rakamla, aralarına (/) işareti konularak yazılır. konularak yazılır.

TARİH (ÖRNEK)

T.C.

HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ

İdari ve Mali İşler Daire Başkanlğı

Sayı:01.01-314/ .. / .. / ….

2 Ara

Konu, sayının bir aralık altına “ Konu: " yan başlığından sonra, başlık bölümündeki “ T.C. " kısaltması hizasını geçmeyecek biçimde yazılır. Yazının konusu, anlamlı ve özlü bir şekilde ifade edilir.

KONUKONU

KONU (ÖRNEK)

T.C.



Sayı:01.01-314/ .. / .. / ….

2 Ara

Konu : TC’nin C sini geçmeyecek şekilde

Gönderilen MakamGönderilen Makam

Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi Yazının gönderildiği kurum, kuruluş ve kişi ile bunların bulundukları yeri belirtir. Bu ile bunların bulundukları yeri belirtir. Bu bölüm; konunun son satırından sonra, bölüm; konunun son satırından sonra, yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık yazının uzunluğuna göre iki-dört aralık aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde aşağıdan ve kağıdı ortalayacak biçimde büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği büyük harflerle yazılır. Yazının gönderildiği yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar yerin belirlenmesine ilişkin diğer hususlar parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra parantez içinde küçük harflerle ikinci satıra yazılır.yazılır.

GÖNDERİLEN MAKAM (ÖRNEK)

T.C.



Sayı:01.01-314/ .. / .. / ….

2 Ara


Yazının Uzunluğuna göre 2-4 ara

İÇİŞLERİ BAKANLIĞINA

(Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü)

Kuruluş dışına gönderilen yazılarda, gerekiyorsa yazının gideceği yerin adresi küçük harflerle ve başlığın ilk satırının hizasında, iki aralık bırakılarak ayrıca belirtilir.

GÖNDERİLEN MAKAMGÖNDERİLEN MAKAM

GÖNDERİLEN MAKAM (ÖRNEK)

T.C.



Sayı:01.01-314/ .. / .. / ….

2 Ara



……………BANKASI

Kemer Altı 123. Sokak

2 Ara

Kişilere yazılan yazılarda; “ Sayın " kelimesinden sonra ad küçük, soyadı büyük, unvan ise küçük harflerle yazılır

GÖNDERİLEN MAKAMGÖNDERİLEN MAKAM((KİŞİLERE YAZILAN YAZIKİŞİLERE YAZILAN YAZI))

KİŞİLERE GÖNDERİLEN (ÖRNEK)

T.C.



Sayı:01.01-314/ .. / .. / ….

2 Ara



Sayın Prof. Dr. Recep TOPARLITürk Dil Kurumu Başkan Danışmanı

İlgiİlgi

Yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık Yazılan yazının önceki bir yazıya ek ya da karşılık olduğunu veya bazı belgelere başvurulması olduğunu veya bazı belgelere başvurulması gerektiğini belirten bölümdürgerektiğini belirten bölümdür..

"İlgi:" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki "İlgi:" yan başlığı, gönderilen makam bölümünün iki aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle aralık altına ve yazı alanının soluna küçük harflerle yazılır.yazılır.

İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "İlgi" İlgide yer alan bilgiler bir satırı geçerse, "İlgi" kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır.kelimesinin altı boş bırakılarak ikinci satıra yazılır.

İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi İlginin birden fazla olması durumunda, a, b, c gibi küçük harfler yanlarına ayraç işareti ") " konularak küçük harfler yanlarına ayraç işareti ") " konularak kullanılır.kullanılır.

İlgide, " tarihli ve sayılı" ibaresi kullanılır.İlgide, " tarihli ve sayılı" ibaresi kullanılır. İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya İlgide yazının sayısı, kurum veya birimin dosya

kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre kodu tam olarak belirtilir. İlgi, tarih sırasına göre yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazılır. Yazı aynı konuda birden fazla makamın yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok yazısına karşılık veya daha önce yazılmış çok

sayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilirsayıda yazıyla ilgili ise bunların hepsi belirtilir

Örnek Örnek

a)a) 12 / 03 / 2005 tarihli ve 542 / 273 sayılı 12 / 03 / 2005 tarihli ve 542 / 273 sayılı yazı.yazı.

b)b) 28 / 09 / 2006 tarihli ve B.02.482-03 / 281 28 / 09 / 2006 tarihli ve B.02.482-03 / 281 sayılı makamınız yazısı.sayılı makamınız yazısı.

c)c) 30 / 11 / 2007 tarihli ve B.05.O.03.G.608 / 30 / 11 / 2007 tarihli ve B.05.O.03.G.608 / 3714 sayılı yazınız.3714 sayılı yazınız.

İLGİ (ÖRNEK)T.C.



Sayı:01.01-314/ .. / .. / ….

2 Ara





İlgi: 13/02/2005 tarihli ve B.02.0.İGB. 542/263 sayılı yazı


İLGİ (a),(b),(c) (ÖRNEK)T.C.



Sayı:01.01-314/ .. / .. / ….

2 Ara






İlgi: a) 13/02/2005 tarihli ve B.02.0.İGB. 542/263 sayılı yazı

b) 17/02/2005 tarihli ve B.02.0.DİB. 482-03/281 sayılı yazı

c) 17/02/2005 tarihli ve B.05.0.PİGM 0.06-03/945 sayılı yazı

d) 17/02/2005 tarihli ve B.05.0.PİGM 0.06-03/945 sayılı yazı ekinde gönderilen dosya

MetinMetin Metin, "İlgi"den sonra başlayıp "İmza"ya kadar süren Metin, "İlgi"den sonra başlayıp "İmza"ya kadar süren

kısımdır. kısımdır. Metne,"İlgi"nin son satırından itibaren iki aralık, Metne,"İlgi"nin son satırından itibaren iki aralık, "İlgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık "İlgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanırbırakılarak başlanır. Paragraf başlarına yazı alanının . Paragraf başlarına yazı alanının 1.25 cm içerisinden başlanır. Paragraf başı yapılmadığı 1.25 cm içerisinden başlanır. Paragraf başı yapılmadığı durumlarda paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk durumlarda paragraflar arasında bir satır aralığı boşluk bırakılır. Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya bırakılır. Metin içinde geçen sayılar rakamla ve/veya yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan yazı ile yazılabilir. Önemli sayılar rakam ile yazıldıktan sonra parantez içerisinde yazı ile de gösterilebilir. Metin sonra parantez içerisinde yazı ile de gösterilebilir. Metin içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan içinde veya çizelgelerde üçlü gruplara ayrılarak yazılan büyük sayılarda gruplar arasına nokta (22.465.660), büyük sayılarda gruplar arasına nokta (22.465.660), sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül sayıların yazılışında kesirleri ayırmak için ise virgül (25,33 -yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılır. (25,33 -yirmi beş tam yüzde otuz üç) kullanılır.

Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Yazı, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak Kılavuzu ile Türkçe Sözlük esas alınarak dil bilgisi dil bilgisi kurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılırkurallarına göre yaşayan Türkçe ile yazılır. Metinde . Metinde zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve zorunlu olmadıkça yabancı kelimelere yer verilmez ve gereksiz tekrardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu gereksiz tekrardan kaçınılır. Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu'nda bulunmayan tarafından hazırlanan İmla Kılavuzu'nda bulunmayan kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu kısaltmaların kullanılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez durumlarda, kısaltmanın ilk kullanıldığı yerde parantez içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir. içinde kısaltmanın açık biçimi gösterilir. Alt makama Alt makama yazılan yazılar "yazılan yazılar "Rica ederimRica ederim.", üst ve aynı düzey .", üst ve aynı düzey makamlara yazılan yazılar makamlara yazılan yazılar "Arz ederim.","Arz ederim.", üst ve alt üst ve alt makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar makamlara dağıtımlı olarak yazılan yazılar "Arz ve rica "Arz ve rica ederim."ederim." biçiminde bitirilir. biçiminde bitirilir.

Yazılar mümkün olduğunca yalın ve kısa olmalıdır. Yazılar mümkün olduğunca yalın ve kısa olmalıdır. Genel olarak bir cümledeki sözcük sayısı 20’yi Genel olarak bir cümledeki sözcük sayısı 20’yi aşmamalıdır.aşmamalıdır.

Yazı, iletilmek istenen tüm bilgileri kapsamalıdır. Yazı, iletilmek istenen tüm bilgileri kapsamalıdır. Resmi yazılarda nezaket kurallarına uyulmalı, Resmi yazılarda nezaket kurallarına uyulmalı, olumlu, yapıcı ifadeler kullanılmalıdır. olumlu, yapıcı ifadeler kullanılmalıdır.

Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esaslar ve Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esaslar ve Usuller Hakkında Yönetmeliğe göre, en çok resmi Usuller Hakkında Yönetmeliğe göre, en çok resmi yazı üretiminin yapıldığı bilgisayarla yazılan yazı üretiminin yapıldığı bilgisayarla yazılan yazılarda “Times New Roman” yazı tipi, 12 yazılarda “Times New Roman” yazı tipi, 12 karakter boyutunun kullanılması esas alınmıştır. karakter boyutunun kullanılması esas alınmıştır.

Metne, "İlgi"nin son satırından itibaren iki aralık, "İlgi" yoksa gönderilen yerden sonra üç aralık bırakılarak başlanır.Metindeki kelime aralarında ve nokta, virgül, soru işareti gibi yazı unsurlarının arasında bir vuruş boşluk bırakılır.



Sayı: …………………..

Konu: …………………………….15/02/2005

……………… BAKANLIĞINA

İlgi: ………………………………

……………………………………………………………………………………..………..

…………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………

(imza)

2 aralık

3 aralık

METİN ÖRNEK

İmzaİmza

Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır.sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda bırakılan boşluğa atılır. Elektronik ortamda yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi yapılacak yazışmalarda, imza yetkisine sahip kişi yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar.yazıyı, güvenli elektronik imzası ile imzalar.

Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği Yazıyı imzalayacak olan makam, yazının gideceği makama göre kurum/kuruluşun "imza yetkileri makama göre kurum/kuruluşun "imza yetkileri yönergesi"ne veya yetkili makamlarca verilen imza-yönergesi"ne veya yetkili makamlarca verilen imza-yetkisine uyularak seçilir.yetkisine uyularak seçilir.

Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı "Başbakan a.", "Vali a." ve yetki devredenin makamı "Başbakan a.", "Vali a." ve "Rektör a.", biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın "Rektör a.", biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.unvanı ise üçüncü satıra yazılır.

Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı Yazı vekaleten imzalandığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, vekalet bırakanın makamı "Başbakan V.", birinci satıra, vekalet bırakanın makamı "Başbakan V.", "Vali V." ve "Rektör V." biçiminde ikinci satıra yazılır."Vali V." ve "Rektör V." biçiminde ikinci satıra yazılır.

Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda, makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda, ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst ikiden fazla yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası solda olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa olmak üzere yetkililer makam sırasına göre soldan sağa doğru sıralanır.doğru sıralanır.

Atama kararnamelerinde imza bölümü, Örnek: 6-D de Atama kararnamelerinde imza bölümü, Örnek: 6-D de

olduğu biçimde düzenlenirolduğu biçimde düzenlenir

Metnin bitiminden itibaren iki-dört aralık boşluk bırakılarak yazıyı imzalayacak olan makam sahibinin adı, soyadı ve unvanı yazı alanının en sağına yazılır. İmza ad ve soyadın üzerinde bırakılan boşluğa atılır.

…………………………………………………………………………………….…………………………………………………. ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………………………………

(imza)2- 4 Aralık

Adı SOYADI

Başbakan a.

Müsteşar

İMZAİMZA

Yazıyı makam sahibi yerine yetki devredilen kişi imzaladığında, imzalayanın ad ve soyadı birinci satıra, yetki devredenin makamı "Başbakan a.", "Vali a." ve "Rektör a.", biçiminde ikinci satıra, imzalayan makamın unvanı ise üçüncü satıra yazılır.

……………………………………………………………………………………..………..

…………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………..………………………………

(imza)2- 4 Aralık

Adı SOYADI

Başbakan a.

MüsteşarAdı SOYADI

Vali a.

Vali Yardımcısı

Adı SOYADI

Başbakan V.

(imza)

(imza)

ADINA İMZA 6(A)ADINA İMZA 6(A)

Yazının iki yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda yer alır

……………………………………………………………………………………..………..

…………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………..………………………………

(imza)

Adı SOYADI

Genel Müdür

Adı SOYADI

Genel Müdür Yardımcısı

(imza)

İMZA 6(B)İMZA 6(B)

Yazının üç yetkili tarafından imzalanması durumunda üst makam sahibinin adı, soyadı, unvanı ve imzası sağda yer alır

……………………………………………………………………………………..………..

…………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………..………………………………

(imza)

Adı SOYADI

Genel Müdür

Adı SOYADI

Genel Müdür Yardımcısı

(imza)

İMZA 6(C)İMZA 6(C)

(imza)

Adı SOYADI

Daire Başkanı

Atama kararnamelerinde imza bölümü ise

……………………………………………………………………………………..………..

…………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………………………………..………………………………

(imza)

Başbakan Bakan

(imza)

CUMHURBAŞKANI

(imza)

İMZA 6(D)İMZA 6(D)

OnayOnay Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili Onay gerektiren yazılar ilgili birim tarafından teklif edilir ve yetkili

makam tarafından onaylanır.makam tarafından onaylanır. Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı Yazı onaya sunulurken imza bölümünden sonra uygun satır aralığı

bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. bırakılarak yazı alanının ortasına büyük harflerle "OLUR" yazılır. "OLUR“ un altında onay tarihi yer alır."OLUR“ un altında onay tarihi yer alır.

Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın Onay tarihinden sonra imza için uygun boşluk bırakılarak onaylayanın adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.adı, soyadı ve altına unvanı yazılır.

Elektronik ortamda hazırlanan yazıya onay verecek yetkili kişi resmî Elektronik ortamda hazırlanan yazıya onay verecek yetkili kişi resmî yazıyı güvenli elektronik imzası ile imzalar.yazıyı güvenli elektronik imzası ile imzalar.

Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili "bunlardan onay makamına en yakın yetkili "Uygun görüşle arz ederim."Uygun görüşle arz ederim." ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır (Örnek: 7-B).alır (Örnek: 7-B).

Yazıyı teklif eden birim ile onay makamı arasında makamlar varsa bunlardan onay makamına en yakın yetkili "Uygun görüşle arz ederim." ifadesiyle onaya katılır. Bu ifade, teklif eden birim ile onay bölümü arasına uygun boşluk bırakılarak yazılır ve yazı alanının solunda yer alır

…………..MAKAMINA

……………………………………………………………………………… ……..………..…………………………………………………. ………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………… ……..………..…………………………………………………. ………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………

(imza)

Adı SOYADI

İdareyi Geliştirme Başkanı

O L U R

02/07/2004

Adı SOYADI

Başbakan a.

Müsteşar

Uygun görüşle arz ederim.

012/07/2004

Adı SOYADI

Müsteşar Yardımcısı

ONAY ÖRNEK 2ONAY ÖRNEK 2

Elektronik ortamda hazırlanan yazıya onay verecek yetkili kişi resmî yazıyı güvenli elektronik imzası ile imzalar.

…………..MAKAMINA

……………………………………………………………………………… ……..………..…………………………………………………. ………………………………………………………………………………….……………………………………………………………………………… ……..………..…………………………………………………. ………………………………………………………………………………….………………………………………………………………………………

(imza)

Adı SOYADI

İdareyi Geliştirme Başkanı

O L U R

02/07/2004

Adı SOYADI

Başbakan a.

Müsteşar

Uygun görüşle arz ederim.

012/07/2004

Adı SOYADI

Müsteşar Yardımcısı

ONAY ÖRNEKONAY ÖRNEK

EklerEkler

Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan "EK/EKLER:" bırakılarak yazı alanının soluna konulan "EK/EKLER:" ifadesinin altına yazılır.ifadesinin altına yazılır.

Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir.gösterilir.

Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, "Ek konulmadı" ya da "Ek-.... konulmadı", bazı durumlarda, "Ek konulmadı" ya da "Ek-.... konulmadı", bazı eklerin konulması durumunda ise, "Ek-.... Konuldu" ifadesi eklerin konulması durumunda ise, "Ek-.... Konuldu" ifadesi yazılır.yazılır.

Yazının ekleri imza bölümünden sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna konulan "EK / EKLER:" ifadesinin altına yazılır.Ek adedi birden fazla ise numaralandırılır. Ek listesi yazı alanına sığmayacak kadar uzunsa ayrı bir sayfada gösterilir.

EKLER ÖRNEKEKLER ÖRNEK

Yazı eklerinin dağıtımdaki bazı yerlere gönderilmediği durumlarda, "Ek konulmadı" ya da "Ek-.... konulmadı", bazı eklerin konulması durumunda ise, "Ek-.... Konuldu" ifadesi

EKLER ÖRNEKEKLER ÖRNEK

DağıtımDağıtım

Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. "EKLER"DEN sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı "EKLER"DEN sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna "DAĞITIM:" yazılır. Ek yoksa dağıtım alanının soluna "DAĞITIM:" yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER’in yerine yazılır.EKLER’in yerine yazılır.

Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, Yazının gereğini yerine getirme durumunda olanlar, "Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi "Gereği" kısmına, yazının içeriğinden bilgilendirilmesi istenenler ise "Bilgi" kısmına protokol sırasıyla yazılır. istenenler ise "Bilgi" kısmına protokol sırasıyla yazılır. "Gereği" kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi" kısmı ise "Gereği" kısmı dağıtım başlığının altına, "Bilgi" kısmı ise "Gereği" kısmı ile aynı satıra yazılır."Gereği" kısmı ile aynı satıra yazılır.

"Bilgi" kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan "Bilgi" kısmı yoksa, kurum ve kuruluş adları doğrudan "DAĞITIM" başlığının altına yazılır"DAĞITIM" başlığının altına yazılır

Dağıtım, yazıların gereği ve bilgi için gönderildiği yerlerin protokol sırası esas alınarak belirtildiği bölümdür. “ EKLER "den sonra uygun satır aralığı bırakılarak yazı alanının soluna “ DAĞITIM:" yazılır. Ek yoksa dağıtım EKLER'in yerine yazılır.

DAĞITIM ÖRNEKDAĞITIM ÖRNEK

ParafParaf Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından

belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir. Paraflar, adres Paraflar, adres bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır.bölümünün hemen üstünde ve yazı alanının solunda yer alır.

Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda paraflar elektronik onay yoluyla alınır.yoluyla alınır.

Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, Yazıyı paraflayan kişilerin unvanları gerektiğinde kısaltılarak yazılır, (:) işareti konulduktan sonra (:) işareti konulduktan sonra büyük harfle adının baş harfi ve soyadıbüyük harfle adının baş harfi ve soyadı yazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanıryazılır. El yazısı ile tarih belirtilerek paraflanır

Yazının kurum içinde kalan nüshası, yazıyı hazırlayan ve kurum tarafından belirlenen en fazla 5 görevli tarafından paraf edilir.

PARAF ÖRNEKPARAF ÖRNEK

KoordinasyonKoordinasyon

Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf

bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak "Koordinasyon:" yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin "Koordinasyon:" yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir (Örnek: 11).olarak düzenlenir (Örnek: 11).

Başka birimlerle işbirliği yapılarak hazırlanan yazılarda, paraf bölümünden sonra bir satır aralığı bırakılarak “ Koordinasyon: " yazılır ve işbirliğine dahil olan personelin unvan, ad ve soyadları paraf bölümündeki biçime uygun olarak düzenlenir

KOORDİNASYON ÖRNEKKOORDİNASYON ÖRNEK

AdresAdres

Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan Yazı alanının sınırları içinde kalacak şekilde sayfa sonuna soldan başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks başlayarak yazıyı gönderen kurum ve kuruluşun adresi, telefon ve faks numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim numarası, e-posta adresi ve elektronik ağ sayfasını içeren iletişim bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.Yazının bilgileri yazılır. İletişim bilgileri yazıdan bir çizgi ile ayrılır.Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır (Örnek: 12).bölümünün sağında yer alır (Örnek: 12).

Yazının gönderildiği kurum ve kişilerin, gerektiğinde daha ayrıntılı bilgi alabilmeleri için başvuracakları görevlinin adı, soyadı ve unvanı adres bölümünün sağında yer alır

ADRES ÖRNEKADRES ÖRNEK

RESMİ YAZIŞMA TÜRLERİRESMİ YAZIŞMA TÜRLERİ

1- Normal Yazılar1- Normal Yazılar

2- Acele ve Günlü Yazılar2- Acele ve Günlü Yazılar

3- Gizlilik Derecesine Göre Yazılar3- Gizlilik Derecesine Göre Yazılar

Gizli yazılarGizli yazılar

Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik Yazı gizlilik derecesi taşıyorsa, gizlilik derecesi belgenin üst ve alt ortasına derecesi belgenin üst ve alt ortasına büyük harflerle kırmızı renkli olarak büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir.belirtilir. Gizlilik dereceleri; çok gizli, Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel şeklinde görev gizli, özel, hizmete özel şeklinde görev alanı ve hizmet özelliğine göre kurum alanı ve hizmet özelliğine göre kurum veya kuruluşça belirlenir .veya kuruluşça belirlenir .

Gizlilik dereceleri; çok gizli, gizli, özel, hizmete özel şeklinde belirlenir

GİZLİ YAZILAR ÖRNEKGİZLİ YAZILAR ÖRNEK

İvedi ve günlü yazılarİvedi ve günlü yazılar

Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kırmızı renkli olarak belirtilir. Yazıyı alan bu ivediliğin kırmızı renkli olarak belirtilir. Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla yükümlüdürgereğini yapmakla yükümlüdür

İvedi ve günlü yazılarİvedi ve günlü yazılar

Öncelik verilmesi gereken Öncelik verilmesi gereken durumlarda yazıya cevap durumlarda yazıya cevap verilmesi gereken tarih metin verilmesi gereken tarih metin içinde, yazının ivedi ve günlü içinde, yazının ivedi ve günlü olduğu ise sayfanın sağ üst olduğu ise sayfanın sağ üst kısmında büyük harflerle kısmında büyük harflerle kırmızıkırmızı renkli olarak belirtilir. renkli olarak belirtilir. Yazıyı alan bu ivediliğin Yazıyı alan bu ivediliğin gereğini yapmakla gereğini yapmakla yükümlüdüryükümlüdür

Tekit YazısıTekit Yazısı

Resmî yazılara uygun sürede cevap Resmî yazılara uygun sürede cevap verilmemesi durumunda ilgili kurum ve verilmemesi durumunda ilgili kurum ve kuruluşlara tekit yazısı yazılır.kuruluşlara tekit yazısı yazılır.

Sayfa numarasıSayfa numarası

Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilirgösterecek şekilde verilir

ÖrnekÖrnek: 1/9, 2/7, 5/32.: 1/9, 2/7, 5/32.

Sayfa numarası, yazı alanının sağ altına toplam sayfa sayısının kaçıncısı olduğunu gösterecek şekilde verilir

1/9

2/7

5/32

SAYFA NUMARASI ÖRNEKSAYFA NUMARASI ÖRNEK

Aslına uygunluk onayıAslına uygunluk onayı

Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa Bir yazıdan örnek çıkartılması gerekiyorsa örneğinin uygun bir yerineörneğinin uygun bir yerine " "Aslının aynıdırAslının aynıdır" " ifadesi ifadesi yazılarak imzalanır ve mühürlenir.yazılarak imzalanır ve mühürlenir.

Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki Kurum ve kuruluşlar elektronik ortamdaki belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun belgelerin değiştirilmesini ve aslına uygun olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik olmayan biçimde çoğaltılmasını önleyen teknik tedbirleri alır.tedbirleri alır.

Kayıt kaşesiKayıt kaşesi

Gelen evrak, Örnek 13'te yer alan kayıt kaşesi kullanılarak Gelen evrak, Örnek 13'te yer alan kayıt kaşesi kullanılarak kaydedilir. Kamu kurum ve kuruluşları Örnek 13'te yer alan kaydedilir. Kamu kurum ve kuruluşları Örnek 13'te yer alan kaşeyi örnek alarak kendilerine uygun bir kaşe hazırlar ve kaşeyi örnek alarak kendilerine uygun bir kaşe hazırlar ve kullanırlar. Bu kaşeler evrakın arka yüzüne basıldıktan kullanırlar. Bu kaşeler evrakın arka yüzüne basıldıktan sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır, ünite içinde hangi sonra evrakın tarih ve sayısı yazılır, ünite içinde hangi bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün karşısına gereği bölümü ilgilendiriyorsa o bölümün karşısına gereği yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla (x) işareti konulur. yapılmak veya bilgi vermek maksadıyla (x) işareti konulur. Ek olduğunda bunların adedi en alt sütunda rakamla Ek olduğunda bunların adedi en alt sütunda rakamla belirtilir.belirtilir.

Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda, doğrulama Elektronik ortamda yapılan yazışmalarda, doğrulama yapıldıktan sonra yazı ilgili birime gönderilir yapıldıktan sonra yazı ilgili birime gönderilir

Yazıların gönderilmesiYazıların gönderilmesi

Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının Yazıyı gönderenin iletişim bilgileri zarfın sol üst köşesinde, yazının gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik gideceği yerin iletişim bilgileri ise zarfın ortasında yer alır. Yazının gizlilik derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye derecesi zarfın üst ve alt ortasına, ivedilik derecesi ise sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir. Çok gizli yazılar çift zarf ile gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir. Çok gizli yazılar çift zarf ile gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın gönderilir. İç zarfa yazı konulur, zarfın kapanma yerlerine hazırlayanın parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.parafları atılır ve saydam bant ile paraflar örtülecek şekilde zarf kapatılır.

İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu İç zarfın üzerine de iletişim bilgileri yazılarak, yazının çok gizli olduğu zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek zarfın üst ve alt ortasına, varsa ivedilik derecesi sağ üst köşeye gelecek biçimde kırmızı renkle belirtilir. İç zarf ve Örnek 14'te gösterilen iki suret biçimde kırmızı renkle belirtilir. İç zarf ve Örnek 14'te gösterilen iki suret evrak senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar evrak senedi dış zarfın içine konularak gizlilik derecesi olmayan yazılar gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın gibi kapatılıp, üzerine gideceği yer ve evrak sayısı yazılır. Dış zarfın üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli üzerinde gizlilik derecesi bulunmaz, varsa ivedilik derecesi kırmızı renkli olarak belirtilir.olarak belirtilir.

Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve kuruluşların e-posta adresi Elektronik ortamdaki yazışmalar kurum ve kuruluşların e-posta adresi üzerinden yapılır. Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve gönderilen üzerinden yapılır. Elektronik ortamda yapılan yazışmaların ve gönderilen belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve belgelerin gizli olması durumunda bunlar bir iletinin ekinde gönderilir ve iletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.iletinin konu kısmına gizlilik derecesi yazılır.

GÖNDERENGÖNDEREN ALANALAN TARİHTARİH SENEDİ HAZIRLAYANSENEDİ HAZIRLAYAN

Sıra NoSıra NoBelgenin Konusu Belgenin Konusu

(Tarih ve Sayısı)(Tarih ve Sayısı)Kopya Kopya AdediAdedi Kopya NoKopya No EklerEkler DilDil

SENEDİ İADE EDENİN :SENEDİ İADE EDENİN :

Adı ve Soyadı :Adı ve Soyadı :

Görevi :Görevi :

İmzası :İmzası :

TarihTarih

SaatSaat

EVRAKEVRAK SENEDİSENEDİ

"Çok gizli" gizlilik dereceli yazıların alınması"Çok gizli" gizlilik dereceli yazıların alınması

“ “ Çok gizli" gizlilik dereceli yazılarda, dış zarfı açan görevli iç zarf Çok gizli" gizlilik dereceli yazılarda, dış zarfı açan görevli iç zarf üzerinde yer alan "çok gizli" ibaresini gördüğünde zarfı açmadan üzerinde yer alan "çok gizli" ibaresini gördüğünde zarfı açmadan yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak yetkili makama sunar. Bu görevli dış zarfın içinde yer alan evrak senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.senedini imzalayarak bir nüshasını gönderen makama iade eder.

Teşekkür eder,Teşekkür eder,

Saygılar sunarım.Saygılar sunarım.

hacettepe Ünİversİtesİ İdarİ ve malİ İŞler daİresİ baŞkanliĞi

Documents