hajautetun projektityön välineitä ja menetelmiä · 2011-08-24 · videoneuvottelu 1. iso kuva...

Helsinki, Tampere, Turku, Tukholma, Göteborg | www.tieturi.fi

Liiketoiminta kehittyy, kehity sinäkin!

Hajautetun projektityön

viestintävälineitä ja menetelmiä

Kalle Huhtala, Senior Consultant

11.8.2011 Copyright © Tieturi 1

Kalle Huhtala • Senior Consultant • DI 1998, IDBMpro 2001 • Osaamisalueet:

• konseptisuunnittelu, konsultointi, sisältötuotannon ja projektien johtaminen, myynti, eLearning-pedagogiikka, yhdistetty viestintä

• Johtanut eLearning-sisältötuotantoa ja

projekteja vuodesta 2000 kymmenissä asiakasprojekteissa Suomessa ja ulkomailla

• Tieturi on vuonna 1983 perustettu Pohjoismaiden suurin tietotekniikan ja projektijohtamisen koulutusyritys.

2 23.8.2011 Copyright Tieturi Oy

Kuka puhuu?

Miten eri paikoissa ja organisaatioissa sijaitsevat

projektiryhmät voivat viestiä ja tehdä yhteistyötä tänä

päivänä?

(tänä päivänä = 8/2011)


Lähtökohtia

• Verkostoitunut, projektimainen ja ketterä työtapa

maantieteellisesti ja organisatorisesti hajautettujen

tekijöiden välillä lisääntyy

• Tietotekniikka mahdollistaa

• ajasta ja paikasta riippumattoman, joustavan toiminnan

• Pienyritysten ja freelancerien toiminnan

• ”Mikään ei korvaa työskentelyä fyysisesti samassa

tilassa. Tähän ei kuitenkaan käytännössä aina päästä ja

silloin on tyytyminen seuraavaan vaihtoehtoon eli

kommunikaatiotyökaluihin.”


Viestinnällisiä projektiriskejä

• Huono viestintä projektissa

• hämärtää tavoitteet

• sumentaa tilannekuvan

• Vähentää yhteenkuuluvuutta ja viihtyvyyttä

• Maksaa ja kestää

• Riskit korostuvat erityisesti hajautetussa projektissa

• Riskejä voidaan vähentää viestintää lisäämällä (tai

viestimällä paremmin).

• Mitä helppokäyttöisemmät ja monimuotoisemmat

viestintävälineet, sitä paremmin riskejä voidaan hallita.


Projektiviestintävälineitä


Sähköposti

Puhelu

Puhelinneuvottelut

Jaettu työpöytä/sovellus

Videoneuvottelut

Virtuaalimaailmat

Pilvipalvelut

Projektinhallintaohjelmat

Henkilö

kohta

isuus/inte

nsiiv

isyys

”Käytettävyys”

UC-Videopuhelu

AR, lisätty todellisuus

VoIP-puhelu UC-puhelu

IP-videopuhelu

UC-chat IP-chat

Face-to-face

Dokumentinhallintajärjestelmät

SoMe

Vastaa ja voita!

Vastaa heti jos voit, katsotaan tuloksia esityksen lopuksi.

Sähköpostiosoitteella

• Osallistut arvontaan!

• Saat kyselyn tulokset (ilman osoitteita) sähköpostitse

Kysely on auki ke 24.8. klo 16 asti.


www.tinyurl.com/projektit20110823

Hetkinen, siis mikä AR?

• AR = Augmented Reality = Lisätty todellisuus

• Yhdistetään elävään kuvaan tietokoneella luotua

(kolmiulotteista) kuvaa

• Käytännön sovelluksia älypuhelimille (esim. Layar)

• ACME (Augmented Collaboration in Mixed

Environments), esimerkki AR-palaverista YouTubessa:

http://www.youtube.com/watch?v=DNB0_c-5TSk







Sähköposti, pienin yhteinen nimittäjä

Hyvää

• ”Mustaa valkoisella”

• Tuttu ja turvallinen

• Saavutettava

• Arkistoitavissa

• Haettavissa

• Kohtuustandardoitu

Huonoa

• Hidas

• Vaikeaselkoinen

• Tehoton

• Viestit hukkuvat

• Viestit henkilöön sidoksissa

• Tietoturvaton?



Työviestinnän uudet välineet

Sähköpostin lisäksi tarjolla on muita tehokkaita

välineitä nykyaikaiseen työviestintään.

Yhdistetty viestintä: Nopeuttaa viestintää monilla kanavilla

ja poistaa fyysiset välimatkat

Mahdollistaa monipuolisten

verkkokokousten pitämisen omalta

tietokoneelta yrityksen sisällä sekä

ulkopuolisten kanssa

Tarvitsee vain yhden yhteystiedon

Esim. Microsoft Lync, Lotus Sametime



”UC-clientti tuo lähemmäs”


Tiimin jäsenet

kuvien ja

läsnäolotiedon

kera.

Oma ”status”,

automaattinen

tavoitettavuus ja

sijainti.

Myös tila- ja

laiteresurssien

tavoitettavuus

voi näkyä.

IM, ääni- ja

videopuhelut,

työpöydänjako,

sähköposti,

kalenterivarauks

et jne.

Ilmoittaa, kun

henkilö on

tavoitettavissa

tai poistuu.

Tarkemmat

sijainti-,

kalenteri- ja

yhteystiedot

Organisaatio-

rakenne,

esimiehet ja

kollegat.

Henkilöhaku

jopa osaamisen

perusteella

Suora pääsy

aiempiin

pikaviestikeskus

teluihin kunkin

kanssa


Mahdollisuus

puhelin-

integraatioon!

Yhteydet tarjolla sähköpostista,

kalenterista, asiakirjoista jne



Verkkokokous heti tai ajastettuna



”Video killed the radio star”*

Videoneuvottelu 1. Iso kuva ja hyvä ääni

2. Yleensä oma tila (+/-)

3. ”Helpompi ja varmempi”

4. Osallistujamäärä rajallinen

5. ”Perinteinen toimintapa”

UC-videopuhelu 1. Laite- ja paikkariippumaton

2. Esitys tai jaettu sovellus näkyy

paremmin!

3. Palaverointi avotilassa…

4. Osallistujia voi olla paljon

enemmän kuin VN:ssä

5. ”Uusi toimintatapa”

* The Buggles 1979


Uusia toimintatapoja

• Lisää läpinäkyvyyttä • Läsnäolotietoja seurataan ja käytetään

• Kalenterin käyttö tehostuu

• Tietokoneen lukitseminen

• Tekniset mahdollisuudet • Puhelimen ”unohtaminen”

• Puhelut ja pikaviestit useille ihmisille yhtä aikaa

• Videokuva ja työpöydän jakaminen

• Palaverit neukkarin sijasta verkkoon • Puheenjohtajan rooli

• Palaverit ulkopuolisten tahojen kanssa

• Yhteys videoneuvottelulaitteisiin

• Toimintamalleja löytyy sosiaalisen median sovelluksista


IP-viestinnän saarekkeet

• ”Sonerasta ei voi soittaa Elisaan”

• Koodekit ja signalointi

• Puhelin ja sähköposti toimivat!

• Federointi voi auttaa


Org 3

Lync

Org 2

Sametime

Organisaatio 1

Lync

Skype

Messenger

N N

Virtuaalisen läsnäolon universaali kieli

11.8.2011 Copyright © Tieturi

19

Tavoitettavissa

Varattu

Poissa koneen ääreltä

Todella poissa


Videopuhelu toimintatapana yleistyy



Pilvipalveluita yhteistyöhön

organisaatiorajojen yli



Hajautettu tiimi pilvessä



Kokouksen järjestäminen ja seuranta



Materiaalin hallinta pilvipalveluissa

Hyvää

• Pilvipalvelut tarjoavat ”paljon”

levytilaa (SkyDrive 25 GB)

• Tiedostoihin pääsee käsiksi

”mistä vain” (DropBox)

• Helppo jakaa isojakin tiedostoja

• Materiaalin jaolle erilaisia

oikeustasoja

• Varmuuskopiointi ja

versionhallinta

• Dokumentteja voi työstää

samanaikaisesti

• Pilvipalvelu + VoIP-puhelu +

video = täydellinen

ryhmätyöympäristö

Huonoa

• Ongelmana upload-nopeus

• Pilvi ei sovellu isojen

mediatiedostojen työstöön

• Tietoturvahaaste: missä

tiedostot ovat?

• Elinkaaren hallinta: kuka

tiedostot poistaa?



Esteitä IP-projektiviestinnän tiellä

• Tietoturva

• Käyttöliittymät

• Käyttäjätunnukset

• ”Päätelaitteet” – mikrofonit, kamerat, kuulokkeet

• Osallistujien erilaiset valmiudet

• Ikä

• Käyttökokemus

• Motivaatio



Mitä seuraavaksi?


Yhteenveto

• Nykytekniikalla projekteissa voidaan viestiä tehokkaammin ja vähentää projektiriskejä

• Vapaa-ajan sovellukset ja toimintamallit näyttävät esimerkkiä työmaailmalle

• Organisaatioiden sisällä viestintään on tarjolla IP-pohjaisia yhdistetyn viestinnän työkaluja

• Organisaatioiden väliseen viestintään on tarjolla monia ”ulkopuolisia” yhdistetyn viestinnän ratkaisuja

• Eri järjestelmät ovat edelleenkin teknisiä ”saarekkeita”

• Yhteisistä piirteistä huolimatta sovellusten käyttöliittymät ja asentaminen ovat monille käyttäjille haasteellisia

• Monimuotoinen viestintä vaatii totuttelua

• Tekniset muurit on kaadettava!



Katsotaanpa kyselytuloksia!


• Tieturin sisäisessä kyselyssä saatiin mm. tällaisia kommentteja:

Sähköpostilla kaikki

varmistukset ja

sopimukset, että

varmasti jää mustaa

valkoiselle. Muuten

palaverit jollakin

meeting-järjestelmällä

hyviä. Puhelut korvaa

hyvin pikaviestintä.

Videoneuvottelumahdollisuus tehostaa

eri paikkakunnilla toimivien

osallistujien toimintaa ja on

kustannustehokas kun matka-aika

voidaan hyödyntää projektin

edistämiseen. Usein kuitenkin

järjestelmien välinen yhteistoiminta on

ollut heikkoa.

Live Meeting- ja

Lync-tyyppiset

välineet ovat

säästäneet paljon

matkustusaikaa ja

lisäksi ovat auttaneet

keskittymään

käsiteltävänä olevaan

asiaan.

Yleisesti ottaen projektin

vetäjä ja osallistujat kytkevät

laitteensa viime tipassa ja

neuvottelut alkavat aina

myöhässä vedoten teknisiin

ongelmiin, kun se tekninen

ongelma on käyttäjä

pääsääntöisesti itse.

Pelkästään

hyviä, paitsi

mannertenvä

linen voippi

Riippuu aika paljon ryhmästä mikä

toimii milloinkin. Tutun porukan

kanssa helpompi touhuta ja valita

sopivaan tarpeeseen kulloinkin

käytettävin. Pääasia taitaa olla että

viestintävälineet ja -kanavat

sovitaan hyvissä ajoin.

Hyvin oleellista että tekniikka toimii, että tukea

on saatavissa ja että kaikilla on sama väline ja

suositukset siitä miten sitä käytetään

Helsinki, Tampere, Turku, Tukholma, Göteborg | www.tieturi.fi

Liiketoiminta kehittyy, kehity sinäkin!

Kiitos mielenkiinnosta! Kysymyksiä?

Kalle Huhtala

[email protected]

+358 40 849 1060


mailto:[email protected]

hajautetun projektityön välineitä ja menetelmiä · 2011-08-24 · videoneuvottelu 1. iso kuva...

Documents