Handbuch für die Abteilung

MONITORING & SUPPORT (MONI)

Stand Jänner 2017

I

INHALTSVERZEICHNIS

I. ALLGEMEINES ............................................................................................... 1

II. ERSTE SCHRITTE ZU BEGINN DES ÜFA-SEMESTERS ............................. 3

III. LAUFENDE TÄTIGKEITEN WÄHREND DES ÜFA-SEMESTERS ................. 5

1 MODELLIERUNG ............................................................................................ 7

1.1 Vorbereitende Maßnahmen ........................................................................................................................ 7

1.2 Bestehende Verträge der KFUNIline ....................................................................................................... 10

1.3 Einkauf ÜFA-Markt .................................................................................................................................. 12 1.3.1 WARUM wird eingekauft? ................................................................................ 12

1.3.2 WAS wird eingekauft? ....................................................................................... 12

1.3.3 WANN wird eingekauft? ................................................................................... 12

1.3.4 WIE VIEL einkaufen? ........................................................................................ 13

1.3.5 WIE wird eingekauft? ........................................................................................ 13

1.4 ACT - www.act.at ...................................................................................................................................... 18

1.5 ACT-Kreditkarten ..................................................................................................................................... 18

1.6 Simulationen .............................................................................................................................................. 20 1.6.1 WARUM muss simuliert werden? ..................................................................... 20

1.6.2 WAS ist zu simulieren? ...................................................................................... 20

1.6.3 Wie wird simuliert? ............................................................................................ 22

1.7 ÜFA-Markt-Monitoring ............................................................................................................................ 22

2 BÜROORGANISATION ................................................................................ 23

2.1 Code für ÜFA-Büro ................................................................................................................................... 23

2.2 Post .............................................................................................................................................................. 24

2.3 E-Mail ......................................................................................................................................................... 24

2.4 ACT - www.act.at ...................................................................................................................................... 27

2.5 Erstellung von div. Listen ......................................................................................................................... 28

2.6 Büroordner ................................................................................................................................................. 29

2.7 Beschaffung von Büroartikel .................................................................................................................... 29

II

2.8 Handkassa, Excel-Kassabuch ................................................................................................................... 29

2.9 Unterstützung des Personaleinkaufs (PEK) ............................................................................................ 30

2.10 Semesteraussendungen ......................................................................................................................... 32

3 TECHNIK ....................................................................................................... 34

3.1 PC-Einstieg ................................................................................................................................................. 34

3.2 Datenspeicherung - Laufwerk I ................................................................................................................ 35

3.3 Besonderheiten Laufwerk I: ..................................................................................................................... 35

3.4 Datensicherung .......................................................................................................................................... 36

3.5 Sonstige Geräte .......................................................................................................................................... 36

3.6 Homepagewartung .................................................................................................................................... 36

3.7 Einstieg ins Laufwerk I mit externen Rechnern ..................................................................................... 37

3.8 Google-Analytics-Konto ............................................................................................................................ 39

4 ANHANG ....................................................................................................... 40

4.1 Übungsfirma eXpand ................................................................................................................................ 40

4.2 Übersicht aller Passwörter ........................................................................................................................ 40

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I. Allgemeines

Die Abteilung Monitoring & Support ist der Dreh & Angelpunkt des gesamten Übungsfirmenbetriebs der KFUNIline. Das heißt, die MitarbeiterInnen der Abteilung Monitoring & Support bringen die Post in das ÜFA-Büro und verteilen diese an die Bereiche. Somit erhalten andere Bereiche Rechnungen oder Informationen und können so weiterführende Aufgaben erledigen. Erfolgt dies nicht, steht beispielsweise der Verkauf der Seminare, Rechnungen und Personaleinkäufe können nicht bezahlt werden usw. Die wichtigste Aufgabe ist jedoch die Erstellung, und Beibehaltung eines betriebswirtschaftlich validen Modells. Deshalb müssen im Semester Aufwände von euch generiert werden, damit die Abteilung Rechnungswesen diese verbuchen und weiterbehandeln kann. Der Großteil aller Aufwendungen werden durch die Abteilung Monitoring & Support geschaffen, seien es nun Einkäufe am ÜFA-Markt oder auch simulierte Aufwendungen (Belege). Im Wintersemester 2011/12 wurde die frühere Abteilung Systemerhaltung in Monitoring & Support (MONI) umbenannt. Die Bezeichnung Monitoring wurde gewählt um eine unserer Haupttätigkeiten, das ÜFA-Markt-Monitoring widerzuspiegeln. Diesbezüglich wird von unserer Abteilung über alle generierten Aufwände ein Monitoring erstellt und ausgewertet. Um euch zu Beginn einen kurzen Überblick über eure zentralen Aufgaben und Tätigkeiten in der Abteilung Monitoring & Support zu geben, sind hier folgende Punkte aufgezählt:

1. Modellierung Die wichtigste Aufgabe besteht für euch in der Beibehaltung bzw. Erschaffung eines betriebswirtschaftlich validen Modells in dem Erträge und Aufwendungen in einem branchenüblichen Verhältnis zueinander stehen. Da die Aufwendungen in einem in einer Übungsfirme nicht automatisch durch die Leistungserstellung entstehen, ist es eure Aufgabe für diese zum Beispiel durch Einkäufe am Übungsfirmenmarkt zu sorgen. Da über den ÜFA-Markt nicht alle Beschaffungen möglich sind, dies ist vor allem bei Dienstleistungen der Fall, müssen diese Aufwendungen simuliert werden. Simulieren bedeutet, dass ihr selbst gestaltete Rechnungen an die KFUNIline adressiert, die von der Abteilung Rechnungswesen, wie die üblichen Eingangsrechnungen, die per Post oder E-Mail ankommen, behandelt werden. In euren Verantwortungsbereich fallen sämtliche Einkäufe und Beschaffungen, die am ÜFA-Markt zu tätigen sind, die im Geschäftsbetrieb der Übungsfirma anfallen können. Dadurch sollten ein Großteil aller Aufwendungen für die KFUNIline generiert werden. Diese Aufwendungen reichen z.B. von Büro-material, MitarbeiterInnenschulungen, Seminarbedarf bis hin zu Gebühren und Abgaben, GIS, Miete und Strom, usw.

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2. ÜFA-Markt-Monitoring

Das ÜFA-Markt-Monitoring analysiert grundlegend, wie viele Einkäufe über den ÜFA-Markt getätigt wurden und wie viele simuliert werden mussten. Es soll eine Übersicht über die Aufwendungen geben und rückblickend auch den ÜFA-Markt hinsichtlich Zuverlässigkeit, Pünktlichkeit in Bezug auf den Rechnungserhalt beurteilen.

3. Wartung der ÜFA-Webpage Die Wartung und Aktualisierung der ÜFA-Webpage ist von euch zu erledigen. In diesem Punkt ist eine Zusammenarbeit vor allem mit der Abteilung Marketing notwendig, die euch die Inhalte für die Homepage liefert.

4. Büroorganisation/Post/EDV und Technik Sämtliche Geräte im ÜFA-Büro sind von euch bezüglich Funktionstüchtigkeit zu überprüfen. Ihr seid die erste Ansprechperson, wenn der Drucker nicht funktioniert oder kein Druckpapier im Büro mehr vorhanden ist. Achtet bitte auch auf die Sauberkeit und Mülltrennung im ÜFA-Büro. Eingehende Briefe und E-Mails sind ebenfalls von euch zu bearbeiten bzw. an Bereiche weiterzuleiten. Post ist in die Posteingangsliste einzutragen. Jeden Montag ist eine Datensicherung des gesamten ÜFA-Laufwerkes durchzuführen.

5. Semesteraussendungen organisieren Am Ende jedes Semester werden von euch die Semesteraussendungen organisiert. Semesteraussendungen bedeutet, dass an alle österreichischen Übungsfirmen per Post das aktuelle Seminarprogramm der KFUNIline verschickt wird. Eure Aufgabe ist es dabei, den Seriendruck für das Begleitschreiben vorzubereiten und den Druck zu organisieren. Verschickt wird das Begleitschreiben inkl. Seminarprogramm und Werbematerial der Raiffeisenbank je nach Vereinbarung, wobei ihr dafür verantwortlich seid, dass alle Unterlagen im Kuvert sind und versandbereit gemacht werden.

In den folgenden Abschnitten dieses Handbuchs findet ihr ausführliche Erklärungen und Hinweise zu euren sämtlichen Aufgaben und Tätigkeiten, sowie nützliche Tipps. Der Sinn des Handbuchs ist es, wichtige Informationen und Wissen betreffend der Abteilung zu sammeln, aber auch laufend zu aktualisieren, um das Handbuch kontinuierlich zu verbessern. Somit seid auch ihr herausgefordert an diesem Handbuch weiterzuarbeiten, damit es von Semester zu Semester qualitativ besser wird!

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II. Erste Schritte zu Beginn des ÜFA-Semesters

Für eine schnellere Einarbeitung in die Aufgaben und Tätigkeiten der Abteilung Monitoring & Support sind hier die ersten Schritte, die zu Beginn des ÜFA-Semester zu setzen sind, angeführt. Das ÜFA-Semester vergeht sehr schnell und für einen erfolgreichen und guten Start können diese Hinweise euch sehr nützlich sein!

Erste Schritte im Übungsfirmenalltag Termin

(Empfehlung)

Organisation der Abteilung Monitoring & Support:

Wahl Teamleader und StellvertreterIn

Handbuch durchlesen und gemeinsam besprechen

Zielblatt von Monitoring & Support WISE 15 durchschauen und aktualisieren

Verteilung der Zuständigkeiten/Aufgaben auf Verantwortliche

Änderung des Codes für das ÜFA-Büro

Technikbeauftragte(n) bestimmen (ABRZ/UNI IT)

Festlegung der 1. Teambesprechung

Bereits für die erste ÜFA-Sitzung Listen vorbereiten

1. Woche

1. ÜFA-Sitzung:

Bekanntgabe des neuen Codes für das ÜFA-Büro

Besprechung und Festlegung der neuen Geschäftszeiten (mind. 3 Stunden)

Üflinge PC Einstieg Laufwerk I

Aktualisierung der ÜFA-Öffnungszeiten bei ACT (www.act.at) Login: kfuniline@390; PW: dr67t

MitarbeiterInnenliste durchgeben, damit sich jeder Üfling eintragen kann, Liste im ÜFA-Büro aushängen und an alle mailen

bis zur 1. Sitzung/

in der 1. Sitzung

Büroorganisation:

Post o Posteingang (Post im Wipäd-Sekretariat bei Frau Rück abholen,

abstempeln und an Bereiche verteilen. Eine eigene Postliste wird nicht mehr geführt.)

o Postausgang (Abgabe beim Portier SOWI-Zentrum; jeder Bereich ist für den Postausgang selbst verantwortlich)

Emails Einstieg: Mailserver uefa@uni-graz.at BN: edvz\uefagraz PW: uefaws03

o Ordnerstruktur ansehen und Ordner für SS 2017 neu anlegen o E-Mails bearbeiten und an Bereiche je nach Zuständigkeit

weiterleiten

März

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Listen erstellen (jeweils am I-Laufwerk abspeichern und auf der Pinnwand im ÜFA-Büro aufhängen) o MitarbeiterInnenliste o Moderations-/Catering-/Protokoll-Liste o ÜFA-Besuchsliste (auch digital erfassen) o Personaleinkaufsliste (Inland, Ausland, Webshop - auch digital

erfassen) o Büromaterialliste o EDV-Problemliste o Bestellliste (digital auf I)

Checkliste laufende Aufwendungen (zu finden in eurem aktuellen Ordner) o Mit Rechnungswesen einen Jour Fixe Termin zu Beginn des

Semesters in jeder Woche festlegen um die Aufwendungen valide zu erzeugen

o In die Liste einlesen o Notwendige laufende Simulationen gleich von Beginn an

konsequent abarbeiten o „Belege zur Checkliste“ sind ebenfalls im Ordner vorhanden und

müssen nicht jedes Mal neu erstell werden

Ordner und Organisation im ÜFA-Büro o Übersicht über bestehende Ordner machen o Neue Ordner anlegen o Echtes Büromaterial für das ÜFA-Büro beschaffen (z.B.

Druckpapier, Post-It, Kuverts,… -> Frau Höllinger - Wipäd Sekretariat)

o Alte Ordner eventuell zusammenlegen. Nur die Angebote des Vorsemesters können entsorgt werden.

o Auf Ordnung und Sauberkeit im Büro achten und alle Üflinge darauf hinweisen

o Kontrollieren ob beim Verlassen des Büros immer alle Fenster geschlossen sind und alle PCs heruntergefahren etc.

Homepage KFUNIline: o Einarbeiten in TYPO3 mit Hilfe des Homepage-Handbuchs

o Aktualisierung der Homepage: neue MitarbeiterInnen, neue Fotos, Bereichsbeschreibungen usw. -> Zusammenarbeit mit Marketing (Fotos, Texte). Tipp zur Fotoverkleinerung: http://www.chip.de/downloads/Der-grandiose-Bildverkleinerer_42536802.html.

Organisation Semesteraussendungen o Seriendruck vorbereiten o Wenn möglich Briefe vom ZID falten lassen (Absprache mit

der Geschäftsleitung) o „Einsackeln“ -> kuvertieren der Semesteraussendungen

März

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III. laufende Tätigkeiten während des ÜFA-Semesters

Die laufenden Aufgaben und Tätigkeiten der Abteilung sind folgend für einen kurzen Überblick aufgezählt:

Laufende Tätigkeiten März - Juni

Einkauf am Modellierung:

Einkäufe bzw. Beschaffungen am ÜFA-Markt tätigen

Durchführung der Simulationen (Checkliste!!!)

Das Verhältnis von Aufwendungen (Bereich RW) und Erträgen (Bereich Seminar/RW) im Auge behalten, vor allem Orientierung an den Branchenkennzahlen (ca. 19% Aufwand zum Umsatz) -> laufende Absprache mit dem Rechnungswesen in den Jour Fixe Terminen (auch bzgl. der vorhandenen Liquidität)

Dokumentation aller Einkäufe, Beschaffungen in der Bestellliste

Vorschläge für Aufwendungen von allen Bereichen sammeln bzw. gemeinsam große Beschaffungen absprechen.

Mögliche Investitionen für SS 2017 nur nach Rücksprache mit GF durchführen (siehe Anlagenverzeichnis)

Personaleinkäufe (PEK):

Personaleinkaufsliste laufend aktualisieren (Mails/Ordner im Büro)

Üflinge darauf hinweisen, dass bei der Bestellung Kürzel PEK + Name bei der Bestelladresse hinzufügen ist -> erleichtert die Zuordnung bei Erhalt der PEK-Rechnung

Verteilung Post/Mail für PEK in blauen PEK-Stehordner (ÜFA-Büro)

Bei vollkommenen Abschluss von PEK (Re erhalten, Zahlung von Üflingen durchgeführt) -> PEK Schriftverkehr in Ordner endgültig ablegen

Beginn März/ April

Datensicherung:

Komplettes Laufwerk I ist jeden Monat (ersten Donnerstag im Monat) auf externer Festplatte zu sichern

Für Winline-Sicherung ist RW selbst zuständig!

Semesterende: Sicherung auf externen Datenträger des Institutes

Ende jeden Monats

Kassabuch:

Kassabuch führen (Vorlage siehe Monitoring & Support auf Laufwerk M), sammeln von Belegen, in Excel Einnahmen und Ausgaben eintragen

Belege und Kassabuchauszüge an die Geschäftsführung

Achtung: ohne Beleg gibt es keine Auszahlung; Rechnungen über € 50 dürfen NICHT beglichen werden – müssen auf 2 Rechnungen

laufend

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aufgeteilt werden!

Lagerliste: siehe Handbuch Lager laufend

weitere Aufgaben von Monitoring & Support:

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP): jedes Monat mind. 1 an Learning Point (LP)

Organisation und Aussendung Seminarprogramm am Semesterende

monatlich

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1 MODELLIERUNG

Die zentrale Aufgabe der MitarbeiterInnen in der Abteilung Monitoring & Support ist die Schaffung eines betriebswirtschaftlich validen Modells. Die Aufwendungen der KFUNIline werden fallen nicht automatisch durch die Leistungserstellung an, sondern dies erfolgt durch Einkauf bzw. die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen vorzugsweise über den ÜFA-Markt. Das bedeutet, dass eure Abteilung somit für sämtliche Aufwendungen, die im Rahmen eines Unternehmens anfallen können, zuständig ist und diese Einkäufe auch tätigen muss. Der Prozess Seminar stellt den wertschöpfenden Part in der KFUNIline dar und ist somit ausschlaggebend für alle Umsatzerlöse, die durch den Verkauf von Seminaren erzielt werden. Um den Umsatzerlösen einen Gegensatz, also Aufwendungen gegenüberstellen, zu können, ist es eure Aufgabe dementsprechend einzukaufen um somit Aufwände für die KFUNIline generieren zu können. Simulationen stellen dabei nur eine Notlösung dar und sollen soweit es geht vermieden werden. Da jedoch der ÜFA-Markt einerseits nicht alle notwendigen Güter bzw. Dienstleistungen liefern kann und andererseits die Zuverlässigkeit mancher und der Saisonbetrieb fast aller Übungsfirmen Probleme verursachen, muss immer wieder auf Simulationen zurückgegriffen werden. Im folgenden Kapitel sind alle Tätigkeiten und Hinweise bezüglich des Einkaufs, Simulationen usw. genauer erläutert.

1.1 Vorbereitende Maßnahmen

Bevor ihr mit dem Einkauf bzw. mit den Simulationen startet solltet ihr euch ein paar grundlegende Gedanken machen. Zu Beginn solltet ihr euch einen guten Überblick über die KFUNIline selbst verschaffen. Am besten ihr lest euch den Businessplan und vorhergehende Con-trollingberichte genau durch. Auch der Marketingbudget-, der Investitions-, und der Weiterbildungsplan können euch sehr nützliche Informationen geben, und euer weiteres Vorgehen beeinflussen. Folgende Fragen sind von euch zu berücksichtigen:

Grundlegende Informationen über die KFUNIline: Wie viele fiktive MitarbeiterInnen hat die KFUNIline? Wie hoch sind durchschnittlich die Umsätze? Wann sind die umsatzstarken Monate? (je nachdem wann die Seminare stattfinden) Welche Anlagen sind bereits in der KFUNIline vorhanden? Welche werden benötigt? Welche Räumlichkeiten stehen der KFUNIline zur Verfügung?

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Kooperation mit anderen Bereichen: Die Abteilung Monitoring & Support ist grundsätzlich alleine für alle Einkäufe zuständig. Es ist jedoch von Vorteil, wenn die Abteilung von allen anderen Bereichen Vorschläge und Wünsche für die Beschaffung sammelt und diese auch umsetzt. Vor allem mit der Abteilung Rechnungswesen ist eine enge Zusammenarbeit in diesem Bereich notwendig, da sie euch relevante Informationen zum Anlagevermögen, Umsatzerlösen und Aufwendungen liefern kann. Vor allem zu Beginn des Semesters solltet ihr einen wöchentlichen Jour Fixe Termin mit Rechnungswesen festlegen, um die Aufwendungen möglichst valide zu gestalten. Wenn ihr euch einen guten Überblick verschafft habt, können die Termine auch zeitlich weiter gesetzt werden. Wichtig ist, dass ihr einen Ansprechpartner im Rechnungswesen habt, an den ihr euch auch immer wenden könnt. Besonders vor den Controlling-Berichten, macht es Sinn, sich öfters mit dem Rechnungswesen abzustimmen. Im SS 13 wurde auch eine Planungsrechnung vom Rechnungswesen erstellt. Dies erleichtert euch die Arbeit wesentlich. Am besten ist es, wenn ihr euch Branchenkennzahlen beschafft. Diese können hilfreich bei der Durchführung „richtiger“ Bestellungen sein. Der Prozess Seminar ist der einzige Bereich der selbst Simulationen im Bereich der externen Seminarräume vornimmt bzw. externe TrainerInnen simuliert. Hier ist ebenfalls eine Absprache sinnvoll. Weiters kann euch der Prozess über die aktuellen Seminarbuchungen informieren, also wie hoch die derzeitigen Umsatzerlöse sind. Die Abteilung Marketing hat ein eigenes Marketingbudget zur Verfügung und wird dieses höchstwahrscheinlich für Werbematerialien (Kugelschreiber, Zuckerl, etc.) ausgeben, welche ihr zu beschaffen habt. Setzt euch diesbezüglich mit den Leuten vom Marketing in Verbindung.

Zeitlicher Aspekt: Für den Abschluss von Einkäufen und Simulationen gibt es gewisse Deadlines. Pro Semester gibt es immer zwei Controllingberichte und im Wintersemester ist zusätzlich einen Jahresabschluss bzw. im Sommer-semester ein Zwischenabschluss von der Abteilung Rechnungswesen zu erstellen. Diese Termine solltet ihr unbedingt im Auge behalten, da ihr bis zu einem gewissen Zeitpunkt die Einkäufe und Simulationen abgeschlossen haben müsst, damit diese Einfluss auf die Berichte haben. Ihr solltet euch für die Abwicklung der Einkäufe genügend Zeit einplanen, da es am ÜFA-Markt mitunter auch zu Zeitverzögerungen kommen kann. Nicht alle ÜFAs reagieren sofort auf eure Bestellung.

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Hinweis: Unbedingt mit Rechnungswesen zusammenzuarbeiten, sodass ihr z.B. wisst welche Aufwandspositionen ihr mit euren Einkäufen noch nicht abgedeckt habt.

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1.2 Bestehende Verträge der KFUNIline

Das Ziel der Abteilung Monitoring & Support ist es, langfristige Verträge mit anderen Übungsfirmen abzuschließen, sodass z.B. monatlich automatisch Eingangs-rechnungen von diesen Übungsfirmen erhalten werden. Damit die neuen MitarbeiterInnen der Abteilung wissen, welche Verträge bereits bestehen, ist nachfolgend eine Übersicht gegeben. Alle Verträge, die in vorhergehenden Semestern abgeschlossen worden sind, sind eingescannt am Laufwerk I (Monitoring & Support – bestehende Verträge) verfügbar. Dieses System sollte beibehalten werden.

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Hinweise:

Bestehende Verträge sind von Zeit zu Zeit zu aktualisieren bzw. zu verlängern!

Zu Beginn des ÜFA-Semesters ist es sinnvoll bei den oben genannten ÜFA´s nochmals nachzufragen, ob die Verträge auch noch für das laufende Semester gültig sind.

Es ist unbedingt immer darauf zu achten, dass regelmäßig Rechnungen kommen, ansonsten so schnell wie möglich Kontakt mit den betreffenden ÜFAs aufnehmen.

Der Prozess Seminar hat mit der Übungsfirma, Römerhof Seminar- und Eventhotel in Leibnitz, eine Vereinbarung getroffen, dass die KFUNIline in den Seminarräumen des Römerhofs regelmäßig Seminare abhält.

Für diese Vereinbarung ist nur der Prozess Seminar zuständig!

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1.3 Einkauf ÜFA-Markt

1.3.1 WARUM wird eingekauft?

Wie bereits in der Einleitung erwähnt muss eingekauft bzw. Güter und Dienstleistungen beschaffen werden, damit die KFUNIline überhaupt Aufwendungen aufweisen kann. Auch in Bedacht auf ein valides Übungsfirmenmodell soll das Verhältnis der Umsatzerlöse zu den Aufwendungen realitätsnah sein. Zur Orientierung dienen euch die Branchenkennzahlen, die im Businessplan der KFUNIline ersichtlich sind und vor allem die Absprache mit dem Rechnungswesen unter Bezugnahme auf die Planungsrechnung.

1.3.2 WAS wird eingekauft?

Es gibt bestimmte Aufwendungen, die in jedem Unternehmen anfallen und so auch in der KFUNIline generiert werden müssen. Konkrete Beispiele dafür sind Büromaterial, Reparaturaufwand, KFZ-Aufwand, Seminarbedarf, Reinigungsmaterial, Diesel für Firmenauto, Fachliteratur, Werbe-material, MitarbeiterInnenschulungen, … Vor allem im Handelsbereich ist der ÜFA-Markt sehr gut mit Übungsfirmen abgedeckt und dieses Angebot sollte auch von euch genutzt werden. Eurer Fantasie sind aber keine Grenzen gesetzt. Das heißt, ihr könnt sehr viele Produkte und Dienstleistungen am ÜFA-Markt einkaufen, wenn ihr dazu eine dementsprechende Begründung und Notwendigkeit seht.

Dabei ist Folgendes zu beachten: Umlaufvermögen kann (derzeit) völlig frei bestellt werden. Es kann und soll dabei ruhig eine Vielzahl von Artikeln angekauft werden, jedoch ist trotz allem auf die Sinnhaftigkeit zu achten. Damit ist gemeint, dass auch wirklich Artikel bestellt werden, die in einer echten Firma angeschafft werden würden (z.B. keine Rolex um mehrere € 1.000 als Werbegeschenk).

Anlagevermögen kann NICHT völlig frei bestellt werden. Es muss hier entsprechend der Modellierung vorgegangen werden, damit hier keine Unstimmigkeiten auftreten (z.B. kein Autokauf, der alle sechs Monate stattfindet). Bei größeren Anschaffungen ist insbesondere mit der Geschäftsleitung Rücksprache zu halten.

1.3.3 WANN wird eingekauft?

Der Übungsfirmenmarkt ist ein saisonaler Betrieb, das heißt es gibt nur aktive Geschäfte innerhalb eines sehr kurzen Zeitraumes, meist nur ein paar Monate pro Semester.

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Auf diesem Grund müsst ihr bei den Bestellungen auf Folgendes achten:

Je schneller und früher ihr bestellt, desto schneller bekommt ihr die Rechnung und die Abteilung Rechnungswesen kann die Eingangsrechnungen bezahlen und umso schneller könnt ihr auf Schwierigkeiten reagieren.

Besonders auf die umsatzstarken Monate der KFUNIline (Semesteranfang) ist zu achten, da hier sehr viele Erlöse erzielt werden und dementsprechend genauso hohe Aufwendungen nötig sind.

1.3.4 WIE VIEL einkaufen?

Diese Frage kann nicht an Zahlen genau festgemacht werden, hier ist die enge Zusammenarbeit mit dem Rechnungswesen gefordert!!!

Der Grundsatz „weniger ist mehr“ gilt bei den Einkäufen am ÜFA-Markt nicht. Ihr werdet sehen, dass die Umsatzerlöse der KFUNIline sehr hoch sind und es gar nicht so einfach ist dementsprechend auch nur annähernd ausreichend Aufwände zu generieren.

Wie bereits erwähnt sollen die Einkäufe einen Sinn machen und auch realitätsnah sein. Das heißt z.B. jede Woche Büromaterial in der Höhe von € 10.000 zu bestellen wäre sehr realitätsfremd. Hier sind auch immer die Fakten der KFUNIline zu beachten, wie Anzahl der MitarbeiterInnen, Größe der Büroräumlichkeiten usw.

1.3.5 WIE wird eingekauft?

Es gibt grundsätzlich mehrere Möglichkeiten, wie ihr Kontakt zu anderen Übungs-firmen aufnehmen könnt bzw. wie ihr Bestellungen tätigt. Hinweis: Eines ist immer zu beachten: alle Bestellvorgänge und Einkäufe werden im Beschaffungs-Simulationsplan mitdokumentiert. Eine Vorlage aus dem Sommer-semester 2011 ist auf dem Laufwerk I (Monitoring & Support) abgespeichert.

Kontakt über die ACT Shopping Mall Mit Vorsicht zu genießen!!!!!!!!!!!! Bestellungen bei der ACT-Shopping Mall führten zu einigen Problemen, vor allem aufgrund der Tatsache, dass ausschließlich mit Kreditkarte bezahlt werden kann. Bekommt man also von einer ÜFA keine Rechnung über den getätigten Einkauf, kann das Geld dennoch von der Kreditkarte abgebucht werden… Außerdem ist die Shopping-Mall nicht aktuell, viele Firmen sind noch angeführt, obwohl sie nicht mehr existieren, viele Daten sind falsch oder veraltet. Der Vorteil ist die einfache Übungsfirmensuche, die Übersicht über alle an-gebotenen Güter und Dienstleistungen einer ÜFA, der schnelle Bestellvorgang und die sofortige Zahlung mittels Kreditkarte. Manche Übungsfirmen das

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Kreditkartenverrechnungssystem der ACT nicht richtig nutzen und es nötig sein kann, diese darauf hinzuweisen (weitere Informationen bitte bei der Abteilung Rechnungswesen) und manche Übungsfirmen auf Bestellungen per Webshop nicht reagieren. Um auf die Shopping Mall von ACT zu kommen ist zuerst die Homepage von ACT zu öffnen.

www.act.at

Wenn nach einem bestimmten Artikel gesucht wird, muss unter den Quick Links „ÜFA suchen“, gesucht werden.

Abbildung 2: Suche "ÜFA suchen"

Hier kann man nach einer bestimmten Branche suchen, um schneller seine gewünschten Produkte zu finden.

Abbildung 1: ACT-Startseite

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Im nächsten Fenster werden die Suchergebnisse angezeigt. Hier muss eine ÜFA ausgewählt werden, indem auf den Link „Firmenbuchauszug“ geklickt wird.

Abbildung 3: Suchbegriff eingeben

Abbildung 4: Link "Firmenbuchauszug"

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Am Ende der folgenden Seite befindet sich der Button „Zum ACT-Webshop“.

Im nächsten Schritt können nun Produkte aus dem jeweiligen Web-Shop in den Warenkorb gelegt werden. Um die Waren schließlich wirklich kaufen und bezahlen zu können, muss sich die Person zuerst einloggen. Hier am besten den Gastlogin verwenden.

Im Folgenden Fenster müssen die „Persönlichen Daten“ eingetragen werden.

Abbildung 5: Link "Zum ACT-Webshop"

Benutzername: uefagraz@uni-graz.at Passwort: kfuniline

Abbildung 6: Persönliche Dateneingabe

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Folgend muss immer auf „Kaufvorgang fortsetzen“ gedrückt werden, bis zum Fenster „Bezahlart“ gelangt wird. Hier muss der Punkt „Kreditkarte“ angehakt werden.

Es öffnet sich ein Fenster „Bezahlung mit: ActCredit Card“. Hier wird unsere ACT Credit Card Nr. eingetragen.

Kreditkartennummer: A0T6 5522 8701 2886 Gültig: 8/2017 Prüfziffer: 180

Nach der Eingabe wird das letze Fenster im Bestellvorgang geöffnet, das „Bestätigungsfenster“ öffnet sich und der Einkauf ist somit abgeschlossen. Eine Bestätigung der Bestellung wird an die KFUNIline Hauptmailadresse geschickt, wobei diese Bestätigung automatisiert abläuft und nicht sicherstellt, dass die Übungsfirma wirklich die Rechnung zuschickt.

Kontakt über Homepage der Übungsfirmen Hat eine Übungsfirma keinen ACT-Webshop hat diese meistens einen eigenen Webshop auf der jeweiligen Übungsfirmen-Homepage.

Kontakt per E-Mail Im Posteingang des Email-Kontos gehen laufend Bestellformulare, neue Kataloge usw. ein. Eine Möglichkeit wäre per Email aus den zugemailten Katalogen zu bestellen.

Kontakt per Post Ebenfalls könnt ihr ausgefüllte Bestellscheine oder selbstverfasste Bestellungen per Post an die Übungsfirmen richten.

Kontakt per Telefon Auch per Telefon können Bestellungen durchgeführt werden. Hier sind jedoch die Öffnungszeiten der jeweiligen Übungsfirmen zu beachten.

Abbildung 7: Kreditkarte auswählen

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1.4 ACT - www.act.at

ACT ist die Servicestelle für alle österreichischen Übungsfirmen. Weiters stellt ACT die österreichische Zentrale und Vertretung im internationalen Dachverband EUROPEN - PEN International dar und ist ein Projekt des Bundes-ministeriums für Unterricht, Kunst und Kultur, Sektion Berufsbildung

ACT-Homepage Einstieg: Um sich auf der Homepage www.act.at einloggen zu können, um die KFUNIline Firmendaten zu ändern oder den Webshop zu aktualisieren sind folgende Zugangsdaten notwendig:

Firmenbuchnummer: kfuniline@390 Passwort: dr67t

ACT-Webshop Einstieg:

1.5 ACT-Kreditkarten

Benutzername: uefagraz@uni-graz.at Passwort: kfuniline

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Die KFUNIline verfügt über zwei Kreditkarten, die je nach Zweck zur Zahlung benutzt werden können. Genaue Anweisungen sind auf http://www.act.at/DE/page.asp?id=70 ersichtlich.

1) Kreditkarte -> Geschäftskonto Diese Kreditkarte wird nur für Einkäufe im betrieblichen Rahmen der KFUNIline genutzt. Kreditkartennummer: A0T6 5522 8701 2886 Gültigkeit: 8/2017 Prüfziffer: 180

2) Kreditkarte -> Personaleinkäufe Diese Kreditkarte steht nur für Personaleinkäufe zur Verfügung. Kreditkartenummer: A0T6 6132 4703 2882 Gültigkeit: 8/17 Prüfziffer: 104

Beide Kreditkarten können bei der Bezahlung im ACT-Webshop verwendet werden.

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1.6 Simulationen

Unter Simulationen sind selbst gestaltete Belege zu verstehen, die an die KFUNIline adressiert sind und wie sonstige Eingangsrechnungen von Übungsfirmen behandelt werden. Das heißt, diese Rechnungen werden abgestempelt, an Rechnungswesen weitergeleitet und von der RW-Abteilung an „simulierte LieferantInnenkonten“ über-wiesen.

1.6.1 WARUM muss simuliert werden?

Simulationen stellen wirklich nur die Ausnahmesituation dar. Ziel der Monitoring & Support Abteilung ist es, so viel der Aufwendungen wie möglich über den ÜFA-Markt zu generieren. Jedoch kann der ÜFA-Markt nicht alle Bedürfnisse eines Unternehmens decken und in diesem Fall muss auf Simulationen zurückgegriffen werden. Um wieder auf das Verhältnis von Umsatzerlösen und Aufwendungen einzugehen, kann durch Sim-ulationen versucht werden, ein nicht vorhandenes Gleichgewicht wieder herzustellen. Genauso kann es vorkommen, dass eine Bestellung am ÜFA-Markt getätigt wurde, die Rechnung wurde aber auch nach mehrmaligen Nachfragen bei der Übungsfirma nicht zugeschickt. Auch in diesem Fall ist die Simulation von Eingangsrechnungen eine sehr notwendige und hilfreiche Maßnahme.

1.6.2 WAS ist zu simulieren?

In diesem Punkt muss unterschieden werden zwischen zwei Fällen:

1) Fixe Simulationen Im Laufe der Semester und aufgrund von Erfahrungen stellte sich heraus, dass gewisse Aufwendungen immer, also fix, simuliert werden müssen, da sie überhaupt nicht am ÜFA-Markt angeboten werden. Trotz vieler Bemühungen und Versuche stellten diese Simulationen die einzige Möglichkeit dar, um derartige Aufwendungen generieren zu können. Hier sind alle fixen Simulationen aufgezählt, die im Wintersemester 2016/2017 vorgenommen werden mussten.

Stadt Graz Pro Quartal sind die Abgaben für Wasser, Kanal und Müll zu entrichten. Bisher wurden pro Quartal € 840,90 verrechnet. Im Nachhinein!

Finanzamt, Notar Im Sommersemester wurden ein Notar sowie das Finanzamt für die Entrichtung von Gebühren und Abgaben benötigt. Hier wurde simuliert.

ORF GIS Gebühren, Wien

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Die ORF GIS Gebühren sind jeweils für drei Monate in der Höhe von Brutto € 71,13 zu simulieren. Im Nachhinein!

BPD, Republik Österreich, Wien Strafverfügungen sind ebenfalls zu simulieren, da diese für die Mehr-Weniger-Rechnung benötigt werden.

Post AG, Graz Auf dem ÜFA-Markt gibt es ebenfalls keine Übungsfirma, die den Post-versand der KFUNIline abrechnet.

Grazer Verkehrsbetriebe und ÖBB – Personenverkehr AG, Wien Im Sommersemester 2011 wurde in Zusammenarbeit mit der Abteilung Rechnungswesen beschlossen Aufwendungen für Reisekosten der MitarbeiterInnen zu simulieren.

Aufwand für Rechtsanwaltskosten, Steuerberatungskosten Auf dem ÜFA-Markt gibt es zwar Übungsfirmen, die Dienstleistungen in diesem Bereich anbieten, jedoch konnte im Wintersemester 2011/12 kein Vertrag abgeschlossen werden.

Ausbildungs- und Benutzerrechenzentrum SOWI, Graz Der Prozess Seminar simuliert externe TrainerInnen und externe Räumlichkeiten für die Abhaltung von Seminaren.

In diesem Zusammenhang muss von der Abteilung Monitoring & Support NICHT simuliert werden, dies übernimmt der Prozess Seminar!

Hinweise:

Die oben angeführten Simulationen sind nur als Empfehlung zu verstehen. Kommt es zu einer Änderung der ÜFA-Marktsituation und es gibt z.B. eine zuverlässiges Übungsfirma für die Abrechnung der Postversendungen muss natürlich nicht mehr simuliert werden.

Vor allem im Bereich der Rechtsanwalts- und Steuerberatungskanzleien sollte im Sommersemester 2017 auf einen langfristigen Vertrag mit einer Übungsfirma abgezielt werden.

Bei den Simulationen ist eine Kooperation vor allem mit der Abteilung Rechnungswesen sehr sinnvoll, da sie für den Jahresabschluss einige Mehr-Weniger-Rechnungspositionen benötigen. Beispiele dafür sind Straf-verfügungen, Spenden an Tierschutzvereine, Repräsentationsaufwendungen, PKW-Aufwendungen, … usw.

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2) Variable Simulationen: Mit variablen Simulationen sind Simulationen gemeint, die von der Abteilung Monitoring & Support nicht geplant vorgenommen worden sind. Dies ist der Fall, wenn der Einkauf bzw. die Bestellung zuerst über den ÜFA-Markt erfolgt ist, jedoch keine Rechnung bzw. Reaktion von der Übungsfirma erhalten wurde. Natürlich ist bei Geschäftsbeziehungen mit schulischen Übungsfirmen etwas Geduld gefragt, da diese längere Zeit benötigen, bis eine Rechnung verschickt wird. Die Aufgabe von MitarbeiterInnen der Abteilung Monitoring & Support ist es, diese Übungsfirmen anzuschreiben (vorzugsweise per E-Mail) und an die fehlenden Rechnungen zu erinnern. Sehr oft werden die Rechnungen danach wirklich an die KFUNIline geschickt und auch erhalten.

1.6.3 Wie wird simuliert?

Auf dem Laufwerk I gibt es die Belege zur Checkliste laufende Aufwendungen, wo jeweils nur aktualisiert werden muss. Grundlegend ist einfach ein Rechnungsformular zu kreieren, das an die KFUNIline adressiert ist. Alle gestalteten Simulationsbelege werden auf dem Laufwerk I (Monitoring & Support – Ordner Simulationen) je nach Rechnungsmonat in einen eigenen Unterordner abgespeichert. Danach werden die Belege ausgedruckt, abgestempelt und in die Postmappe der Abteilung Rechnungswesen eingeordnet. Simulationen, die speziell aufgrund fehlender Rechnungen von Webshop-Bestellungen vorgenommen wurden, sind in einer eigenen Excel-Datei ab-gespeichert. Hinweise:

Damit die Abteilung RW weiß, dass es sich um eine simulierte Rechnung

handelt, muss auf der Simulation das Zeichen SIM (Simulation) stehen. In

den Vorlagen ist das Kürzel bereits integriert.

1.7 ÜFA-Markt-Monitoring

Beschaffungs- und Simulationsplan Alle Bestellungen über den Webshop, per E-Mail, per Post usw. werden im Be-schaffungs- und Simulationsplan eingetragen und Details wie der Rechnungserhalt, Erinnerungs-Emails, usw. werden mit dokumentiert. Der Beschaffungs- und Simulationsplan ist auch am Laufwerk I abgespeichert und wurde im Vergleich zu den Vorsemester sehr verändert.

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Je genauer die Aufzeichnungen während des Semesters erfolgen, desto genauer kann danach am Ende des Semesters das ÜFA-Monitoring erfolgen.

ÜFA-Monitoring Sinn des ÜFA-Monitoring ist es zu analysieren, wie viel der Einkäufe über den ÜFA-Markt getätigt wurden, wie viele Einkäufe simuliert werden mussten, usw. Es können zB. folgende Fragen analysiert werden:

Von den Einkäufen über Webshop bei den Übungsfirmen wurden wie viele Rechnungen erhalten?

Welchen Einkaufswert haben die erhaltenen Rechnungen?

Wie ist das Verhältnis zwischen ÜFA-Rechnungen und simulierten Rech-nungen?

Wie sieht es bezüglich der Zuverlässigkeit der Übungsfirmen aus?

Am Ende des Semesters gab es noch eine Übersicht über die durchschnittliche Rücklaufzeit der Rechnungen und die schnellsten bzw. langsamsten Zusendungen von anderen ÜFA.

Ebenso sind dazu Präsentationen zum Monitoring abgespeichert, wo genauer auf das ÜFA-Monitoring eingegangen wurde.

2 BÜROORGANISATION

Die Abteilung Monitoring & Support ist für vielfältige Aufgaben im Rahmen der Büroorganisation zuständig. Spezielle Aufgaben werden nachfolgend genauer erläutert:

2.1 Code für ÜFA-Büro

Die Abteilung Monitoring & Support ist verantwortlich dafür, dass der Code für das Vorhangschloss, welches den Schlüssel zum ÜFA-Büro versperrt (kleines weißes Kästchen neben der ÜFA-Bürotür rechts), am Beginn des Semesters geändert wird. Sollte sich der Code einmal verstellt haben, so ist es Aufgabe der Abteilung den Code wieder zurückzustellen. Die Informationen zur Einrichtung des Vorhangschlosses befinden sich im Bürokasten im ÜFA-Büro (in der blauen Kiste) sowie am Laufwerk I.

Code im WS 2016/2017 = 007 Sollte sich das Schloss verstellt haben, so bleibt leider nichts anderes übrig, als eine Vielzahl von Kombinationen einfach durchzuprobieren.

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2.2 Post

Die Abteilung Monitoring & Support ist der Drehpunkt der gesamten ÜFA-Korrespondenz. Die Post sollte deshalb mindestens zwei Mal wöchentlich vom Sekretariat des Wirtschaftspädagogik Instituts abgeholt werden. Dazu gibt es ein eigenes ÜFA-Postfach im Sekretariat. Sekretariats-Öffnungszeiten an Vorlesungstagen: Mo – Do. 9:00 - 12:00 Uhr Di: 13:00 – 16:00 Uhr Fr: nach Vereinbarung möglich Danach werden die Briefe in das ÜFA-Büro gebracht und abgestempelt. (Stempel: „eingegangen am“) und anschließend an die Bereiche verteilt werden, das heißt die Schreiben werden je nach Bereich in die Stehordner eingeordnet. Besteht ein Schreiben aus mehreren Blättern, werden diese mit der Klammermaschine zusammengeheftet. In diesem Fall muss nur das Deckblatt abgestempelt werden.

Verteilung der Post Bezüglich der Verteilung der Post ist Folgendes zu beachten: Angebote, Prospekte ................................................ Ordner Angebote

Bestellungen, Anfragen ............................................ Fach SEMINAR

Lieferscheine ............................................................ Fach RW

Rechnungen ............................................................. Fach RW

Marktumfragen ......................................................... Fach MARKETING

PEK-bezogene Schriftstücke .................................... Ablage PEK

Verträge .................................................................... Ordner Verträge

Sonstiges .................................................................. Ordner Sonstiges

Nach bisheriger Vereinbarung sind die einzelnen Abteilungen und Prozesse für die ausgehende Post selbst zuständig. Dementsprechend müssen einzelne Schrift-stücke von den Abteilungen und Prozessen selbst zum Portier des RESOWI-Zentrums gebracht werden.

2.3 E-Mail

Da auch sehr viel Post per E-Mail eingeht, muss darauf geachtet werden, dass auch wirklich jedes E-Mail bearbeitet und weitergeleitet wird.

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Zugangsdaten: Die KFUNIline verfügt über fünf E-Mail-Konten der Uni Graz:

Konto 1: KFUNIline Übungsfirma-WeiterbildungsGmbH Adresse: uefagraz@uni-graz.at Benutzername: uefagraz Passwort: uefaws03 Zuständigkeit: Abteilung MONITORING & SUPPORT

Konto 2: Marketing Adresse: marketing.uefagraz@uni-graz.at Benutzername: edvz\wipmail1 Passwort: markws03 Zuständigkeit: Abteilung MARKETING

Konto 3: Order Adresse: order.uefagraz@uni-graz.at Benutzername: edvz\wipmail2 Passwort: order3 Zuständigkeit: Prozess SEMINAR

Konto 4: Learning Adresse: learning.uefagraz@uni-graz.at Benutzername: edvz\wipmai11 Passwort: 278907 Zuständigkeit: Prozess LEARNING POINT

Konto 5: Accounting Adresse: accounting.uefagraz@uni-graz.at Benutzername: edvz\wipmai10 Passwort: 180377 Zuständigkeit: Abteilung RECHNUNGSWESEN

Hinweise:

Bitte unbedingt am Anfang des ÜFA-Semesters (1. oder 2. Sitzung) die anderen Abteilungen und Prozesse darüber informieren, dass sie eine Mail-Adresse haben. Bei den Bereichen Seminar oder Rechnungswesen ist das kein Problem, die anderen Abteilungen benötigen aber kaum die Mail-Adressen und schauen dementsprechend nicht nach.

Im Fall, dass es im Semester keine zweite Übungsfirma neben der KFUNIline gibt, wird der Mail-Server der Übungsfirma eXpand von den MitarbeiterInnen der Abteilung Monitoring & Support der KFUNIline mitbetreut.

Siehe Punkt 4 Anhang - 4.1 eXpand

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Aufgaben der Abteilung Monitoring & Support im Zusammenhang mit den E-Mail-Adressen Die Abteilung Monitoring & Support hat im Zusammenhang mit den E-Mail-Adressen folgende Aufgaben zu erledigen: 1. Die Abteilung Monitoring & Support hat die neuen Üflinge einzuschulen, dh. sie

muss jeder Abteilung den Zugriff auf ihre E-Mail-Adresse erklären (meist wissen sie ihre Passwörter nicht, oder die KFUniline-Hauptadresse). Sollten die Bereiche ihre Zugangsdaten verlieren oder Fragen haben, so ist Monitoring & Support die erste Anlaufstelle für solche Anliegen.

2. Die Haupt-E-Mail-Adresse - uefagraz@uni-graz.at - auf die bei weitem die

meisten E-Mails fallen, ist von der Abteilung Monitoring & Support zu betreuen. Dabei müssen die eingehenden E-Mails mindestens zweimal wöchentlich bearbeitet werden. E-Mails andere Bereiche betreffend müssen sofort weitergeleitet werden:

ACHTUNG! Die Üflinge darauf hinweisen, dass auf die weitergeleiteten E-Mails der Abteilung Monitoring & Support NICHT MIT DER ANTWORT-FUNKTION GEANTWORTET werden darf, da diese E-Mails sonst wieder im Posteingang der KFUNIline landen und nicht bei den Übungsfirmen wie gewünscht!

Bestellungen, Anfragen SEMINAR

Rechnungen, Lieferscheine, Mahnungen RECHNUNGSWESEN

Die Originalnachricht ist in einem betreffenden Unterordner der E-Mail-Struktur zu speichern. Prospekte und Angebote werden nicht ausgedruckt, sondern in einen entsprechenden Unterordner der E-Mail-Struktur verschoben. Diese sind vor allem für die Abteilung Monitoring & Support wichtig, da ihr den Einkauf für die Übungsfirma erledigt. Wird eine E-Mail ausgedruckt (vor allem Eingangsrechnungen per E-Mail müssen ausgedruckt werden), sind die ausgedruckten Seiten zu heften und abzustempeln. Aufgrund der Ressourcenschonung ist jedoch darauf zu achten, so wenige E-Mails wie möglich auszudrucken. Es ist sinnvoll, mit

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Rechnungswesen zu vereinbaren, dass diese die weitergeleiteten Mails selbst ausdrucken, da diese dann auch gleich bearbeiten können. Jedoch muss dies vorher abgesprochen werden. PEK-bezogene Korrespondenz muss ausgedruckt, abgestempelt und in die PEK-Mappe gegeben werden.

3. Da die elektronischen Angebote in einem Ordner der Haupt-E-Mail-Adresse

abgelegt werden, müssen die Üflinge darauf hingewiesen werden, dass sie diese Angebote für ihren Personaleinkauf verwenden können. Dies ist besonders für die ausländischen Einkäufe wichtig.

2.4 ACT - www.act.at

Firmenbuchnummer: 390 Passwort: dr67t

Generell fallen ACT-bezogene Aufgaben in den Aufgabenbereich der Abteilung Rechnungswesen. Dennoch gibt es auch Bereiche, die auch die Abteilung Monitoring & Support betreffen.

Änderung ACT KFUNIline Büroöffnungszeiten Zu Beginn des Semesters ist die KFUNIline Büroöffnungszeit auf der ACT-Homepage zu ändern. Im Wintersemester 2016/2017 wurde die Bürozeit immer am Dienstag, von 12:00 Uhr bis 15:00 Uhr abgehalten. In den Bürozeiten muss das ÜFA-Büro immer von allen Bereichen besetzt sei, das heißt mindestens eine Person Bereich muss zu diesem Zeitpunkt Zeit haben und im Büro anwesend sein. –> dies ist bei der Abstimmung für die Bürozeiten wichtig!

Informationen über inländische Übungsfirmen Auf der Homepage von ACT (http://www.act.at) gibt es ein Verzeichnis aller österreichischen Übungsfirmen und einen Link für weitere Informationen über ausländische Übungsfirmen. Diese Informationen sind sehr nützlich um mehr über die Übungsfirmen herauszufinden wie Öffnungszeiten, Unternehmensgegenstand usw.

ACT-Webshop Ein Großteil der Übungsfirmen betreibt einen Webshop über die ACT-Plattform. Der Webshop ist vor allem für die Einkäufe und Beschaffungen, sehr hilfreich, da hier relativ einfach Einkäufe online vorgenommen werden und mittels Kreditkarte bezahlt werden können.

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2.5 Erstellung von div. Listen

Die Abteilung Monitoring & Support ist grundsätzlich für die Erstellung aller ÜFA-bezogenen Listen zuständig. In Ausnahmefällen werden andere Bereiche damit beauftragt. Alle Vorlagen aus dem Vorsemester befinden sich am Laufwerk I (Ordner Monitoring & Support – Listen). Die Listen werden am Laufwerk I abgespeichert, laufend aktualisiert und ebenfalls auf der Pinnwand im ÜFA-Büro aufgehängt. Im Laufe des Semesters sind folgende Listen zu erstellen:

MitarbeiterInnenliste Zu Beginn des Semesters wird eine MitarbeiterInnenliste erstellt, damit allen MitarbeiterInnen und der Geschäftsführung Informationen wie Teamleader, BereichsmitgliederInnen, Kontaktdaten usw. zur Verfügung stehen. Es ist sehr ratsam bereits in der 1. Sitzung eine Liste in der Runde durchzugeben, wo sich jede MitarbeiterIn eintragen kann. Anschließend wird die MitarbeiterInnenliste am Laufwerk I abgespeichert, an alle MitarbeiterInnen inkl. Geschäftsführung per E-Mail geschickt und an die Pinnwand aufgehängt.

Moderations-, Protokoll- und Cateringliste In diese Liste werden die jeweiligen Verantwortlichen für Moderation, Protokollführung und Catering für die ÜFA-Sitzungen eingetragen.

ÜFA-Besuchsliste Im Laufe des Semesters müssen alle Studierenden mindestens eine externe Übungsfirma, die nicht im Vorsemester besucht wurde, besuchen. Zu diesem Zweck ist es sinnvoll, die ÜFA-Besuchsliste aus dem Vorsemester hängen zu lassen, damit alle Üflinge wissen, welche bereits besucht worden sind.

Personaleinkaufsliste (Inland, Ausland, Webshop) Es werden insgesamt drei PEK-Listen erstellt. Eine für Personaleinkäufe im Inland, eine für das Ausland und eine für Personaleinkäufe über den Webshop. Werden Personaleinkäufe von den MitarbeiterInnen getätigt, trägt jede Person die Einkäufe selbst in die Liste ein. Eure Aufgabe ist es die Liste digital laufend zu aktualisieren.

Büromaterialliste Hier kann von allen Üflingen fehlendes reales Büromaterial für das ÜFA-Büro (z.B. Kopierpapier, Klammern, usw.) eingetragen werden. Bevor ihr dieses Büromaterial bei Frau Liszt (Sekretariat des Wirtschaftspädagogikinstituts) bzw. bei der Geschäftsführung beschafft, ist zuerst im Büroschrank im ÜFA-Büro nachzusehen, ob hier noch etwas vorhanden ist.

EDV-Problemliste Im Sommersemester 2011 wurde die EDV-Problemliste eingeführt, da vermehrt Probleme mit einzelnen Computern, mit dem Drucker, Server usw. aufgetreten

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sind. Diese Liste soll helfen die auftretenden Probleme mitzudokumentieren, um daraus Lösungen abzuleiten und um die Probleme so schnell wie möglich zu lösen. Hinweis: Die Listen bereits für die erste ÜFA-Sitzung vorbereiten!

2.6 Büroordner

Im Wintersemester 2011/12 wurden die Büroordner im ÜFA-Büro neu geordnet. Eure Aufgabe ist es weiterhin Ordnung in diesem Bereich zu schaffen und z.B. bei Platzmangel alte, nicht mehr benötigte Ordner in die Büroschränke zu räumen. Seit dem Sommersemester 2014 wurde ein jährlicher „Frühjahrsputz“ bzw. „Winterputz“ eingeführt. Hier werden alte Ordner aussortiert, im ÜFA-Büro geordnet und alte Unterlagen entfernt. Speziell für eure Abteilung bestehen zwei Ordner, wobei aufgrund der Namensänderung der Abteilung eine neue Beschriftung der Ordner sinnvoll wäre. Für die Abteilung Monitoring & Support gibt es derzeit folgende Ordner:

1) Sonstiger Schriftverkehr Moni Hier werden alle Schriftstücke eingeordnet, die weder an die anderen Abteilungen verteilt werden, noch Angebote von anderen ÜFAs sind. 2) Angebote Moni Die laufenden einkommenden Angebote von anderen Übungsfirmen werden in diesem Ordner gesammelt um bei Einkäufen auf Angebote von aktiven Übungsfirmen zugreiffen zu können. Bitte dies auch den Anderen Üflingen bzgl. des Personaleinkaufes mitteilen.

2.7 Beschaffung von Büroartikel

Zahlreiche Büroartikel werden in der ÜFA auch real gebraucht (beispielsweise Papier, Ordner, Tinte, Kuverts, etc.). Aufgabe der Abteilung Monitoring & Support ist es, bei Fehlen von derartigen Dingen für "Nachschub" zu sorgen. Dazu ist es praktisch, eine Liste in der ÜFA aufzuhängen, in der die Üflinge benötigte Büromaterialien eintragen können. Insbesondere sind die Üflinge auch auf diese Liste hinzuweisen. Fehlende Büroartikel können über die das Wirtschaftspädagogik Sekretariat bei Frau Höllinger beziehungsweise über die Geschäftsleitung bezogen werden.

2.8 Handkassa, Excel-Kassabuch

Am Anfang des Semesters bekommt die Abteilung Monitoring & Support von der Geschäftsleitung die Handkassa mit einem Startguthaben ausgehändigt. Am besten wird eine Person bestimmt, die verantwortlich für die Kassa ist und diese auch

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verwaltet. Alle realen Ausgaben wie z.B. für das Catering (je nach Vereinbarung im Semester pro Catering ca. € 10) werden mit dem Geld aus der Handkassa beglichen. Am Laufwerk I befindet sich auch das Excel-Kassabuch. Eure Aufgabe ist es alle Einnahmen und Ausgaben im Excel-Kassabuch zu vermerken, um einen korrekten Kassastand zu ermitteln. Wichtig!

Ohne Beleg wird kein Geld an Üflinge ausgezahlt.

Rechnungen über € 50 (Richtlinien lt. Wipäd-Institut) dürfen nicht ausbezahlt dürfen. Das heißt wenn ein Rechnungsbetrag über € 50 zustande kommt, muss dieser Betrag auf zwei Rechnungen aufgeteilt werden.

2.9 Unterstützung des Personaleinkaufs (PEK)

Der Personaleinkauf (PEK) der Üflinge dient dazu, EndkundInnen am ÜFA-Markt zu simulieren und somit den ÜFA-Markt zu beleben. Demnach bekommt jeder Bereich ein bestimmtes Kapital (fiktiven MitarbeiterInneneinkünfte) zur Verfügung gestellt, welches am ÜFA-Markt im Rahmen von fünf durchzuführenden Bestellungen (Inland, Ausland, Shopping Mall und ÜFA-Besuch) verwendet werden sollte. Hinweis: Um zu vermeiden, dass es Probleme bei der Zuordnung von Eingangsrechnungen gibt, das heißt gehören ER entweder der KFUNIline selbst oder betreffen sie einen Personaleinkauf, ist es notwendig, den PEK unter einem leicht geänderten Firmenkürzel durchzuführen. Dementsprechend wurde im SS 05 vereinbart bei PEK unter anderem folgendes anzugeben:

KFUNIline PEK Weiterbildungs GmbH z.H. Max Mustermann

Alle MitarbeiterInnen sind darauf hinzuweisen, dass dieser Vermerk auf der Bestellung vorhanden sein muss! Trotzdem kann es sein, dass Eingangsrechnungen nicht immer personifiziert eingehen, deshalb ist es leichter, wenn der PEK sehr genau in die PEK-Listen eingetragen ist. Somit kann man genau nachlesen und die ER leichter zuordnen. Um die Liste übersichtlicher handhaben zu können wird geraten diese auch digital zu führen um Inhalte schneller zu finden.

Personaleinkäufe über ACT-Webshop: Für Personaleinkäufe über den ACT-Webshop ist unbedingt eine eigene Kreditkarte zu verwenden. Eine automatische Adresseingabe der KFUNIline wurde eingerichtet. Somit ist es nur mehr notwendig, das Kürzel PEK und den Namen einzutragen.

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Die Einstiegsdaten in den ACT-Webshop für Personaleinkäufe bleibt gleich, einzig auf die Kreditkartennummer ist zu achten!

Benutzername: uefagraz@uni-graz.at Passwort: kfuniline

PEK-Kreditkartenummer: A0T6 6132 4703 2882 Gültigkeit: 8/17 Prüfziffer: 104

Der Abteilung Monitoring & Support kommen im Rahmen der Personaleinkäufe folgende Aufgaben zu: 1. PEK-Liste ist zu erstellen

Wie bereits erwähnt worden ist, müsst ihr die PEK-Listen erstellen. Darin müssen die Üflinge die Übungsfirmen eintragen, bei denen bestellt wurde. Sinnvoll ist es auch die genauen Produkte einzutragen, weil die Rechnungen, Lieferscheine usw. später bei der Postverteilung schneller und leichter zugeordnet werden können (falls nicht namentlich adressiert). Die Abteilung Monitoring & Support hat für die Vollständigkeit zu sorgen beziehungsweise für den Aushang dieser Listen (jeweils ein Exemplar). Es ist in diesem Zusammenhang auch oftmals besser die PEK-Liste digital mitzuführen, da Handschriften sehr schwer zu entziffern sind.

2. PEK-Schriftverkehr Alle zum PEK eingehenden Schriftstücke (per Post oder per Mail) müssen abgestempelt (Eingangsstempel) und in die jeweilige Ablage gegeben werden. Im Sommersemester wurde für die Verteilung ein neuer blauer Stehordner eingeführt. Hier werden alle eingetroffenen PEK-Schriftstücke gesammelt und jeder Üfling ist selbst verantwortlich in diesem Ordner nachzuschauen und den eigenen PEK herauszunehmen und zu bezahlen. Ist ein PEK endgültig abgeschlossen, das heißt die Rechnung wurde erhalten und ist euch bezahlt, kommen die Unterlagen in den Ordner „PEK“

3. PEK-Probleme Die Abteilung Monitoring & Support ist die erste Anlaufstelle bei Problemen mit den Personaleinkäufen. Für Probleme mit der Zahlung ist die Abteilung Rechnungswesen zur Beratung zu konsultieren.

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2.10 Semesteraussendungen

Da im Laufe des Semesters vom Prozess Seminar ein neues Seminarprogramm gestaltet wird, wird einmal im Semester das aktuelle Semesterprogramm inkl. Werbematerial der Raiffeisenbank an alle österreichischen Übungsfirmen per Post und an ausgewählte ausländische Übungsfirmen (meist nur die Nachbarländer bzw. wo gute Geschäftskontakte bestehen) per Email ausgeschickt. Eure Aufgabe ist es die gesamte Semesteraussendungen zu organisieren. Das heißt die Abteilung Marketing erstellt dafür das einseitige Begleitschreiben in Deutsch und Englisch. Für dieses Begleitschreiben erstellt ihr einen Serienbrief, damit alle inländischen Briefe per Seriendruck bei Frau Rück (Sekretariat Institut Wirtschaftspädagogikinstitut) am Ende des Semester ausgedruckt werden können. Es besteht die Möglichkeit den Inhalt der Briefe vom ZID falten zu lassen. Bitte fragt diesbezüglich bei Frau Riebenbauer nach. Hinweise:

Zu den gesamten Daten für die inländischen und ausländischen Übungsfirmen kommt ihr über die ACT-Homepage. Hier müsst ihr jedes Semester eine neue Abfrage über alle Übungsfirmen machen. Diese Abfrage könnt ihr herunterladen und als Excel-Liste abspeichern. Die Liste dient euch somit als Datengrundlage.

Bei der Anschrift der Übungsfirmen ist unbedingt zuerst die Schule anzuführen, da es sonst vorkommen kann, dass die Briefe retour kommen, da die Zuteilung nicht möglich ist.

Beispiel: BHAK St. Pölten Energy Unlimited GmbH Waldstraße 1-3 3100 St. Pölten

Jedes Kuvert, das verschickt werden soll, trägt den Stempel der KFUNIline und beinhaltet das Begleitschreiben, das aktuelle Seminarprogramm und eine Werbebeilage der Raiffeisenbank

Bevor die fertigen Kuverts zur Post gebracht werden, muss ein Formular ausgefüllt werden, das die genaue Anzahl und das Gewicht der Kuverts beinhaltet. Wichtig ist hier, dass ihr die genaue Anzahl einträgt, das Gewicht kann am Postamt nachgetragen werden.

Zusätzlich zum Formular ist der Sendung ein "Musterkuvert" beizulegen, das denselben Inhalt wie die anderen Kuverts haben muss. Dieses Musterkuvert ist bei der Übergabe an die/den Postbeamtin/Postbeamten auszuhändigen.

Das Formular findet ihr auf dem Laufwerk I im Ordner Monitoring & Support.

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Die Aussendung könnte grundsätzlich in jedem Postamt aufgegeben werden, es ist jedoch empfehlenswert, das in der Postfiliale Europaplatz 10 zu tun, da sie dort mit den Großaufträgen besser umgehen können, weil sie speziell dafür zuständig sind. Dieses Postamt befindet sich am Bahnhofsgelände rechts vom Busbahnhof. (Nicht zu verwechseln mit der Filiale Europaplatz 4 direkt im Schaltergebäude)

für den Transport der Semesteraussendung gibt es eigene Plastikboxen, die man in der oben erwähnten Postfiliale Europaplatz 10 abholen kann.

Am Tag des "Einsackelns" der Semesteraussendung, an dem sie auch zur Post gebracht wird, ist es empfehlenswert, wenn jemand von euch mit dem Auto auf die Uni kommt, um die Boxen leichter zum Postamt bringen zu können. Falls ein Falten vom ZID nicht möglich ist und die gesamten Materialien per Hand gefaltet werden müssen (insgesamt fast 3000 A4-Zettel), empfiehlt es sich, einen Termin auszumachen, bei dem möglichst viele Üflinge Zeit haben. Es sollten auf jeden Fall über 10 Personen daran teilnehmen, damit die Arbeit schnell erledigt ist. Wenn die Inhalte schon vorgefaltet wurden, geht es natürlich erheblich schneller, aber ihr könnt jede helfende Hand gebrauchen. Außerdem kann man beim "Einsackeln" das Semester vortrefflich Revue passieren lassen, was immer ein Spaß ist. ;) Die Aufgabe der Semesteraussendung als Sammelauftrag kostet ca. 300 Euro. Diese sind von euch vorzufinanzieren und können erst später mit dem Institut rückverrechnet werden. Bitte koordiniert rechtzeitig, wer von euch sie vorfinanzieren kann! Verschickt werden die Semesteraussendungen, das heißt das Begleitschreiben mit dem Seminarprogramm und dem Werbematerial der Raiffeisenbank kurz vor Beginn des neuen Semesters.

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3 TECHNIK

Die Abteilung Monitoring & Support hat die grundlegende Aufgabe dafür zu sorgen, dass das System, d.h. unsere Firma, funktioniert. Neben den EDV-bezogenen Aufgaben (Netzwerk, Internet usw.) ist es auch wichtig, dass das Telefon, das Fax und auch Drucker usw. im ÜFA-Büro funktionieren. Natürlich haben die EDV-bezogenen Aufgaben Priorität, da ansonsten der gesamte ÜFA-Betrieb stillsteht. Da es hier oftmals kleinere Probleme gibt, findet Ihr hier eine Liste der wichtigsten Telefonnummern. AnsprechpartnerInnen: Hotline des UNI IT 2240 Hotline für Telefonprobleme 7777 (Achtung! Servicetechniker) Es ist wichtig darauf hinzuweisen, dass es nicht nur Aufgabe der Monitoring & Support ist, die elektronischen Geräte funktionstüchtig zu halten, sondern die MitarbeiterInnen auch einzuschulen bzw. ihnen bei Problemen aller Art zu helfen. Nicht zu vergessen ist hierbei auch, dass die Ressourcen geschont werden sollen und diese auch wirklich nur für den ÜFA-Betrieb genutzt werden und nicht z.B.: private Dokumente dort ausgedruckt werden! Nachfolgend sind wichtige Teilaufgabenbereiche dieses ersten Bereichs gesondert erläutert.

3.1 PC-Einstieg

Um sich an den Computern im ÜFA-Büro anmelden zu können sind folgende Daten erforderlich:

Benutzername: persönliche Zugangsdaten (UGO-Account) Passwort: persönliches Passwort (UGO-Account) Domäne: BZEDVZ

Nach der Anmeldung sind alle Üflinge automatisch mit dem Laufwerk I verbunden.

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3.2 Datenspeicherung - Laufwerk I

Alle Daten, die von euch im Laufe des Semesters für die KFUNIline erstellt werden, müssen auf einem zentralen Speicherort - Laufwerk I - gespeichert werden. Auf dieses Laufwerk können alle Üflinge zugreifen. Daten, die z.B. am Desktop oder am Laufwerk C abgespeichert werden, stehen bei einem Neustart des Computers nicht mehr zur Verfügung. Hinweise:

Die Abteilung Monitoring & Support ist für das Laufwerk I zuständig. Aus

diesem Grund solltet ihr immer für euch zu Hause eine Kopie haben. Wenn möglich jede Woche auf einem USB-Stick speichern und zu Hause auf den eigenen PC übertragen. Ihr könnt dadurch auch zu Hause Probleme lösen die auftreten und mittels Telefonanruf durch die anderen Bereiche nachgefragt werden.

3.3 Besonderheiten Laufwerk I:

Nachfolgend sind spezifische Aufgaben, die mit dem Laufwerk I zusammenhängen, aufgezählt: 1. Alle Üflinge müssen am Beginn des Semesters darauf hingewiesen werden,

dass ÜFA-bezogene Daten ausschließlich auf Laufwerk I zu speichern sind, da nur dieses regelmäßig (am Ende des Monats) gesichert wird. Die Ordnungsstruktur, die von der Abteilung Monitoring & Support vorgegeben wird, muss eingehalten werden!

2. Dementsprechend ist die Abteilung Monitoring & Support für eine entsprechende Ordnung am Laufwerk "I" verantwortlich. Fehlgespeicherte Dateien und Ordner müssen verschoben werden.

3. Den Üflingen sollte deutlich gemacht werden, dass eure Abteilung die erste Ansprechstelle ist, wenn technische Probleme auftreten. Dies sollte in einer der ersten Sitzungen erwähnt werden. Sollten Probleme auftreten, so ist eine Absprache mit dem beziehungsweise der jeweiligen Verantwortlichen wünschenswert. Ihr könnt zum Beispiel eine verantwortliche Person von der Abteilung Monitoring und Support zur Ansprechperson für das A.F.I ernennen und ihren Namen und Telefonnummer im ÜFA-Büro an die Pinnwand hängen.

4. Für Virenschutz und Softwareinstallationen ist das A.F.I zuständig.

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3.4 Datensicherung

Die Abteilung Monitoring & Support ist für die regelmäßige, d.h. monatliche Datensicherung des Laufwerks I zuständig (Kopie USB-Stick und externe Festplatte Wirtschaftspädagogik Institut). Dabei muss nicht das gesamte Laufwerk I gesichert werden, sondern nur der jeweilige Arbeitsordner des Semesters.

Hinweis: Die Abteilung Rechnungswesen muss darauf hingewiesen werden, dass sie für eine Sicherung ihrer WINLINE-Datenbanken selbst zu sorgen hat (wöchentlich).

3.5 Sonstige Geräte

Auch für alle anderen technischen Geräte, wie etwa Telefon, Fax, etc. ist die Abteilung Monitoring & Support die Anlaufstelle.

3.6 Homepagewartung

Die Homepage der KFUNIline ist unter folgender URL aufzurufen:

www.uni-graz.at/kfuniline Diese ist im Wintersemester 2012/2013 auf TYPO3 umgestellt werden. Das Handbuch befindet sich am Laufwerk I. Zum Einstieg von TYPO3 gelangt man mittels folgendem Link:

Typo3_Einstieg Die jeweiligen Einstiegsdaten, also Benutzername und Passwort, sind bei der UNI-IT bzw. Frau Rück aus dem Sekretariat jedes Semester erneut anzufragen.

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3.7 Einstieg ins Laufwerk I mit externen Rechnern

Um über externe Rechner auf das Laufwerk I zugreifen zu können, müsst ihr vorerst einen VPN- Client installieren. Ihr müsst euch auf https://univpn.uni-graz.at anmelden und auf Start AnyConnect klicken. Danach müsste der Client automatisch herunter geladen werden und ihr könnt der Anleitung folgen. Es erscheint nun ein Fenster bei dem Sie bitte Folgendes eingeben:

Gruppe: Studierende Benutzername: Ihren UGO-Benutzername@stud.ad.uni-graz.at Passwort: Ihr eigenes Passwort

Sie befinden sich nun im UniVPN der Karl- Franzens- Universität. Gleich auf der Startseite sehen Sie den Link zu Start AnyConnect. Bitte klicken Sie auf diesen.

Führen Sie die Installation des VPN- Clients laut Anweisung durch. Installieren Sie eventuell auch dafür notwendige Anwendungen, die Ihnen während des Downloadprozesses vorgeschlagen werden! Nach der erfolgreichen Installierung sollten Sie den vorhin installierten VPN- Client, namens Cisco AnyConnect Secure Mobility Client, unter Ihren Anwendungen finden. Öffnen Sie diesen und geben Sie Folgendes darin ein:

https://univpn.uni-graz.at

Klicken Sie anschließend auf Verbinden.

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Suchen Sie nun cmd auf Ihrem PC. Dafür klicken Sie einfach auf Ihr Startsymbol und geben cmd in die Suchzeile ein.

Wählen Sie das Programm aus. Es erscheint nun ein schwarzes Fenster, in das Sie bitte Folgendes eingeben:

net use i: \\StudFS-Daten.stud.ad.uni-graz.at\uefa1$ /u:bzedvz\<Benutzername>

Unter Benutzername ist wieder der UGO- Benutzername zu verstehen. Die Schreibweise, sowie die Leerzeichen müssen komplett übereinstimmen, da das Laufwerk ansonsten nicht gefunden werden kann (Zur Vereinfachung kopieren Sie bitte einfach diese Zeile und ändern anschließend den Benutzernamen in Ihren persönlichen laut UGO um). Bestätigen Sie mit Enter! Anschließend werden Sie nach Ihrem persönlichen UGO- Passwort gefragt. Bitte geben Sie das ein und bestätigen Sie es ebenso mit Enter! Hinweis: Bitte nicht wundern, wenn Nichts zu lesen ist- das ist nur aus Sicherheitsgründen!! Der Befehl sollte nun erfolgreich ausgeführt worden sein. In Ihrem Ordner Arbeitsplatz sollten Sie nun das ÜFA- Laufwerk I vorfinden.

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3.8 Google-Analytics-Konto

Im Rahmen der Balanced Score Card wurde die Homepage mit einem Google Analytics-Konto verknüpft um entsprechende Daten über die Besucherzahlen zu erhalten. Für die Auswertung der Daten ist die Abteilung Marketing verantwortlich. Sollte es jedoch Probleme mit der Software geben oder Änderungswünsche (z.B.: erweiterte Analysemöglichkeiten) gefordert werden, ist die Anpassung des Tracking-Codes, mit dem die KFUNIline-Homepage verküpft ist, gemeinsam mit der UNI-IT vorzunehmen. Als Ansprechpartnerin steht hier Frau Melanie Stangl zur Verfügung. Anmeldedaten für Google Analytics lauten: Im Login-Fenster von „Google Analytics“ sind folgende Daten einzugeben. Benutzername: kfuniline@gmail.com Passwort: uefagraz

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4 ANHANG

4.1 Übungsfirma eXpand

Im Fall, dass es im Semester keine zweite Übungsfirma neben der KFUNIline gibt, wird der Mail-Server der Übungsfirma eXpand von den MitarbeiterInnen der Abteilung Monitoring & Support der KFUNIline mitbetreut. Dies ist auch mit der Geschäftsführung abzusprechen. Dafür sind hier die Zugangsdaten für den E-Mail-Account der eXpand:

Konto: eXpand International Consultancy GmbH Zugang über: https://email.uni-graz.at Adresse: expand@uni-graz.at Benutzername: wipmail8 Passwort: susi78 Zuständigkeit: eXpand bzw. Abteilung Monitoring & Support

Ab dem SS 2013 wurde für die eXpand-Mailadresse eine Standardantwort eingerichtet. („eXpand ist derzeit nicht in Betrieb, bitte wenden Sie sich an die KFUniline“). Ihr müsst von Zeit zu Zeit in das Mailkonto der eXpand hineinschauen und die eingegangenen Mails löschen, da ansonsten er zugewiesene Postfachspeicherplatz überschritten wird. Im Sommersemester 2014 wurde die eXpand das erste Mal als Profit-Center der KFUNIline geführt. Es ist mit der Geschäftsleitung abzusprechen, wie dies im aktuellen Semester gehandhabt wird.

4.2 Übersicht aller Passwörter

Die Abteilung Monitoring & Support ist auch zuständig für die Verwaltung sämtlicher Passwörter und ist somit auch die erste Ansprechstelle für Probleme in dieser Hinsicht. Im Anhang sind nochmal alle Passwörter der KFUNIline zusammengefasst.

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