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Handbuch CHIPSIZE erweiterte Vertreterabrechnung Stand: 17.09.2009

CHIPSIZE erweiterte Vertreterabrechnung

Inhaltsverzeichnis 1. Systemvoraussetzungen

2. Installation 2.1. Setup 2.2. Zusatzmodul installieren 2.3. Einrichten der Datenbankstrukturen 2.4. Einrichten des Zusatzmoduls

3. Bedienung 3.1. Funktionsweise 3.2. Additive Provision 3.3. Gleichgewichtige Provision 3.4. Verkaufsbelege 3.5. Provisionslauf 3.6. Archivdruck 3.7. Beispiel

4. Deinstallation 4.1. Zusatzmodul 4.2. Setup

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1. Systemvoraussetzungen

- Office Line Evolution 2010 (Version 5.1) - .Net Framework 3.5

2. Installation

2.1. Setup Um das Zusatzmodul zu installieren, starten Sie die Datei „Setup.exe“. Klicken Sie auf „Weiter“. Lesen Sie sich die Lizenzbestimmungen durch, Sie müssen diesen zustimmen, um das Zusatzmodul installieren zu können. Klicken Sie anschließend auf „Weiter“.

Wählen Sie den Ordner aus unter dem die Office Line Installiert ist. Das Setup sollte den Pfad automatisch erkennen (z.B. „C:\Programme\Sage\Office Line\5.1“). Klicken Sie auf „Weiter“.

Warten Sie bis die Installation abgeschlossen ist und klicken Sie auf „Schließen“.

Das Zusatzmodul wurde nun in Ihr Office Line Verzeichnis kopiert. Im nächsten Schritt wird das Addin in der Office Line installiert.

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2.2. Zusatzmodul installieren Starten Sie die Office Line Warenwirtschaft. Installieren Sie das Zusatzmodul auf folgende Weise: Öffnen Sie den Menüpunkt „Zusatzmodule“ über das Register „Grundlagen“.

Klicken Sie auf „Installieren“, wählen die Datei „OLAbfCHIPSIZEEV51.mde“ aus dem Verzeichnis „… \Sage\Office Line\5.1\Addin\“ aus und öffnen diese.

Bestätigen Sie die folgende Abfrage mit „Ja“.

Schließen sie das Fenster „Zusatzmodule“ wieder und starten Sie die Office Line neu. (Sie werden von der Office Line automatisch zu einem Neustart aufgefordert.) Nach dem Neustart der Office Line erscheint evtl. eine Meldung, welche Ihnen mitteilt, dass noch keine Berechtigung für den neuen Menüeintrag gesetzt worden sind. Die Berechtigungen können, wie gewohnt, über den Administrator der Office Line erteilt bzw. entzogen werden. Hinweis: Die Vorgänge 2.1 und 2.2 müssen auf jedem PC durchgeführt werden. Siehe auch 3.1 Funktionsweise.

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2.3. Einrichten der Datenbankstrukturen Zum Einrichten des Addins starten Sie die Office Line. Melden Sie sich an der Datenbank an, unter der das Addin genutzt werden soll. Öffnen Sie den „Administrator“ über „Regiezentrum -> CS Vertreterabrechnung“.

Klicken Sie auf „OK“ und beantworten Sie die folgende Abfrage mit „Ja“. Es werden nun automatisch die Voraussetzungen für das Addin installiert. Sie erhalten eine Meldung wenn die Daten aktualisiert wurden. Starten Sie die Office Line neu. Hinweis: Führen Sie diese Schritte unter jeder Datenbank aus, in der Sie das Zusatzmodul nutzen möchten.

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2.4. Einrichten des Zusatzmoduls Öffnen Sie den „Konfigurator“ über „Regiezentrum -> CS Shop Connect“.

Gemeinkosten: Geben Sie hier die Gemeinkosten in Prozent ein. Die Gemeinkosten werden nur bei der „gleichgewichtige Provision“ zur Berechnung gezogen. Provisionsabrechnung: Wählen Sie hier zwischen den Abrechnungsarten „additive Provision“ und „gleichgewichtige Provision“ Hinweis: Sie auch 3.3 Gleichgewichtige Provision.

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3. Bedienung

3.1. Funktionsweise Die erweiterte Vertreterabrechnung geht folgendermaßen vor um die Provision zu errechnen: Beim Erstellen einer Rechnung wird die Provision berechnet und gespeichert. Die berechnete Provision wird allerdings noch nicht aufgelistet. Sie befindet sich im Status „warten“. Sobald der zugehörige offene Posten beglichen ist wird die Provision freigegeben. Mit einem Provisionslauf wird eine Liste der Provisionen erstellt. Auf der Liste befinden sich nur freigegebene Provisionen. Diese Liste wird in einem Archiv gespeichert. Alle Provisionen, welche im Archiv sind, werden nicht erneut ausgegeben. Wird die Liste aus dem Archiv gelöscht kann der Provisionslauf erneut ausgeführt werden. Hinweis: Fehlt auf einem Rechner das Zusatzmodul, werden Rechnungen welche von diesem Arbeitsplatz aus erstellt worden sind, nicht provisioniert.

3.2. Additive Provision Diese Provisionsart ist additiv. Das bedeutet, es wird die Provision des einzelnen Vertreters jeweils vom Roherlös oder Umsatz abgezogen. Ein Beispiel:

Provisionssatz Betrag in € Positionsbetrag 1000€ Hauptvertreter 30% 300€ Nebenvertreter 1 20% 200€ Nebenvertreter 2 20% 200€ Nebenvertreter 3 10% 100€ Provision gesamt 800€

3.3. Gleichgewichtige Provision

Diese Provisionsart ist gleichgewichtig. Das bedeutet, die Provision des Hauptvertreters wird zu gleichen Teile zwischen den Vertretern aufgeteilt. Ein Beispiel:

Provisionssatz Betrag in € Positionsbetrag 1000€ Hauptvertreter 40% 100€ Nebenvertreter 1 100€ Nebenvertreter 2 100€ Nebenvertreter 3 100€ Provision gesamt 400€

Die Provision wird nur ausgezahlt, wenn der Roherlös nicht kleiner als die gesamte Provision ist. Zur Berechnung werden auch die Gemeinkosten heran gezogen. Ist die Provision größer als der Roherlös, abzüglich der Gemeinkosten, wird die Provision nicht berücksichtigt.

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3.4. Verkaufsbelege Beim erstellen eines Verkaufsbelegs können zusätzliche Vertreter und eine abweichende Berechnungsart gewählt werden. Abweichende Provisionierung: Unter dem Register „Vertreter“ kann eine „Abweichende Provisionierung“ gewählt werden. Diese überschreibt, für diesen Beleg, die „Provisionsabrechnung“ im Konfigurator.

Nebenvertreter: Nebenvertreter können einer Position zugeordnet werden. In den Positionsdetails finden Sie ein Register „Vertreter“. Hier können bis zu drei Nebenvertreter angegeben werden.

Wird ein Vertreter doppelt angegeben wird er beim Speichern gelöscht. Der Hauptvertreter kann wie gewohnt im Register „Empfänger“ angegeben werden.

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3.5. Provisionslauf

Der Provisionslauf arbeitet fast genau wie der der Office Line. Es gibt zwei Unterschiede zur Provisionsabrechnung der Office Line: • Es werden nur Rechnungen gezogen welche schon beglichen sind. • Schon ausgezahlte Provisionen werden nicht erneut aufgeführt. Über „Regiezentrum -> CS Vertreterabrechnung -> Vertreterprovisionen“ können Sie die Provisionen ermitteln, die sich aus den Umsätzen Ihrer Vertreter ergeben. Stornorechnungen und Gutschriften, die die Umsätze eines Vertreters betreffen, werden als negative Positionen dargestellt. • Negative Positionen in der Rechnung vermindern die Provision. • Negative Positionen in der Stornorechnung und Gutschrift erhöhen die Provision. Ob Gutschriften die Provision mindern, legen Sie im Feld „Provisionsabzug“ fest (s.u.). Die Liste enthält die Vertreternummer, den Matchcode des Artikels, mit dem der Umsatz erzielt wurde, den Gesamtbetrag, die Provisionsbasis (Umsatz oder Roherlös) und den Provisionsbetrag.

Vertreter: Legt den Umfang der Auswertung fest. Berichtsperiode: Zeitraum, für den die Provisionsliste erstellt werden soll. Provisionsabzug: • Stornorechnung

Provision wird nur bei Stornorechnung zurückgesetzt. • Stornorechnung und Gutschrift

Provision wird bei Stornorechnung und Gutschrift zurückgesetzt. Liste nach/Daten nach: Über diese beiden Felder legen Sie fest, welche Informationen zusätzlich zu den Vertreterprovisionen ausgegeben werden. • Vertreter (Summe)

Es werden pro Vertreter dessen erzielte Umsätze und/ oder erzielte Roherlöse ausgegeben, je nachdem welche Einstellung Sie im Feld „Daten nach“ vornehmen.

• Vertreter (Beleg) Wie bei „Vertreter (Summe)“ und zusätzlich werden belegbezogene Informationen ausgegeben: Rechnungsnummer, Kundennummer, Kundenmatchcode, Provisionsbetrag und Gutschrift bei entsprechender Auswahl im Feld „Provisionsabzug“.

• Vertreter (Position) Wie bei „Vertreter (Beleg)“ und zusätzlich werden positionsbezogene Informationen ausgegeben, d.h. zusätzlich die einzelnen Positionen der Rechnungen. Es werden die Provisionssätze und die Provisionsbeträge angezeigt.

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Daten nach: Legen Sie hier fest, ob pro Vertreter dessen erzielter Umsatz und Roherlös, oder derjenige dieser beiden Werte ausgegeben werden soll, auf dessen Basis die Provision des Vertreters berechnet wird. Die Provisionsgrundlage eines Vertreters ist im Feld „Bemessungsgrundlage“ der Provisionsgruppe festgelegt, die dem Vertreter zugeordnet ist. Provisionsgruppen werden über „Stammdaten -> Gruppen und Grundlagen -> Provisionsgruppen“ definiert. Neue Seite pro Vertreter: Pro Vertreter wird eine separate Provisionsliste gedruckt. Eigenwährung in komplementärer Währung ausweisen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn die Umsätze auch in Komplementärwährung ausgewiesen werden sollen. Vorschau: Der Druck wird auf dem Bildschirm angezeigt. Infodruck: Es wird nur ein Infodruck erstellt. Die Provisionen werden nicht in das Archiv geschrieben und können noch einmal ausgegeben werden.

3.6. Archivdruck Über „CS Vertreterabrechnung -> Vertreterprovisionen Archiv“ können die Archivierten Provisionslisten erneut gedruckt oder gelöscht werden.

Nummer: Jede Provisionsliste erhält eine fortlaufende Nummer und ist damit eindeutig. Datum: Das Datum der Ausführung wird gespeichert und hier angezeigt. Benutzer: Der Benutzer, welcher den Provisionslauf ausgeführt hat, wird gespeichert und angezeigt. OK: Mit dem „OK“ Button wird die ausgewählte Liste ausgedruckt. Es kann jeweils nur ein Eintrag ausgewählt werden. Löschen: Mit dem „Löschen“ Button wird die ausgewählte Liste gelöscht. Die Provisionen können dann neu erstellt werden. Es kann jeweils nur ein Eintrag ausgewählt werden.

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3.7. Beispiel In diesem Beispiel wird der Vorgang der Provisionierung vom Anfang bis zum Ende durchgespielt. Alles wird in der Office Line Demo Datenbank gemacht. Bedienerfehler sind absichtlich eingebaut. 1. Auftragsbestätigung Ich erstelle einen neuen Auftrag für „D200006“. Dem Auftrag wird eine Position hinzugefügt, eine Stehleuchte („00200050“), mit der Menge 1. Jetzt fügen ich weitere Vertreter hinzu. Mit einem Doppelklick auf die Position oder über „Position -> Details“ gelangen ich in die Details für diese Position. Im Register „Vertreter“ kann ich die Nebenvertreter auswählen.

Hier habe ich die Vertreter „V0001“, „V0002“ und „V0003“ ausgewählt. Den Beleg speichere ich und erstelle die Rechnung. 2. Rechnung Die Auftragsbestätigung übernehme ich in eine Rechnung und speichere auch diese. 3. Provisionslauf Über „CS Vertreterabrechnung -> Vertreterprovisionen“ öffne ich den Provisionslauf und führe diesen mit Standard Einstellungen aus.

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Ich bekomme die Meldung:

4. Fehleranalyse Was habe ich falsch gemacht, dass keine Provision gefunden werden konnte? Der erste Fehler ist im Register „Empfänger“ der Rechnung zu finden.

Hier ist der Hauptvertreter Ludwig Scholz eingetragen. Ich schaue Jetzt im Vertreterstamm („Stammdaten->Vertreter“) nach, in welcher Provisionsgruppe sich Herr Scholz befindet. Er befindet sich in der Gruppe „KAM“. Ich suche die Provisionsgruppe „KAM“ („Stammdaten -> Gruppen und Grundlagen -> Provisionsgruppen“) und schaue mir die hinterlegten Provisionen an. Für die Gruppe „KAM“ sind keine Provisionssätze hinterlegt. In der Rechnung hinterlege ich einen abweichenden Provisionssatz von 10,00 und speichere die Rechnung erneut. Ich öffne die Rechnung noch einmal und schaue mir die Nebenvertreter an. Hier kann ich einen weiteren Fehler finden.

Hier fällt auf das es nicht mehr drei sondern nur noch zwei Nebenvertreter sind. Beim berechnen der Provision hat die erweiterte Provisionsabrechnung gemerkt, dass der Vertreter „V0001“ schon als Hauptvertreter hinterlegt ist und hat diesen gelöscht. Hinweis: Siehe hierzu auch im Office Line Handbuch oder in der online Hilfe unter „Provisionsgruppen“.

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5. Provisionslauf Ich führe den Provisionslauf noch einmal wie unter 3. aus und erhalte die gleiche Meldung. Es sind immer noch keine Provisionen vorhanden. 6. Fehleranalyse Da die Rechnung noch nicht beglichen ist, wird keine Provision für diese Rechnung ausgegeben. Die Rechnung muss erst an das Rechnungswesen übergeben werden („Abschluss -> Rechnungsübergabe“) und der so entstehende offene Posten beglichen werden. 7. Provisionslauf Jetzt kann ich den Provisionslauf ausführen und es werden Provisionen ausgegeben. Damit die Provision endgültig ist und im Archiv gespeichert wird muss der Haken bei Infodruck entfernt werden. Ich habe mir den Infodruck angesehen und keinen Fehler gefunden. Jetzt führe ich den Provisionslauf noch einmal aus und entferne den Haken bei Infodruck. Die Provision ist somit gespeichert und wird vom System nicht noch einmal ausgegeben. 8. Archivdruck Ich möchte die Provisionsliste noch einmal Ausdrucken. Um das zu tun, öffne ich das Archiv („CS Vertreterabrechnung -> Vertreterprovisionen“).

Im Archiv befindet sich meine Provisionsliste mit einer fortlaufenden Nummer und Ausführungsdatum. Diese wähle ich aus und klicke auf „OK“. Die Provisionsliste wird erneut gedruckt. 9. Provision ändern Um jetzt die Provision zu ändern, muss der Eintrag im Archiv gelöscht werden. Danach kann die Provision in der Rechnung angepasst werden und der Provisionslauf erneut durchgeführt werden.

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4. Deinstallation

4.1. Zusatzmodule Starten Sie die Office Line Warenwirtschaft. Öffnen Sie das Menü „Zusatzmodule“ über „Grundlagen -> Zusatzmodule“. Wählen Sie das Addin „CHIPSIZE erweiterte Vertreterabrechnung“ aus. Klicken Sie auf Deinstallieren. Beenden Sie die Office Line.

4.2. Setup Unter Windows XP: Öffnen Sie das Windows Menü „Software“ über „Systemsteuerung“ -> „Software“. Wählen Sie das Programm „CS erweiterte Vertreterabrechnung“ aus. Klicken Sie auf „Entfernen“. Folgen Sie jetzt den Anweisungen des Deinstallations-Assistenten. Unter Windows Vista: Klicken Sie auf den Vista-Button unten links, wählen Sie „Systemsteuerung“ und dann „Programme und Funktionen“. Wählen Sie das Programm „CS erweiterte Vertreterabrechnung“ aus. Klicken Sie auf „Deinstallieren“. Folgen Sie jetzt den Anweisungen des Deinstallations-Assistenten. Nach erfolgreicher Deinstallation sollte der Eintrag, aus der Liste der installierten Software, entfernt sein.

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