hazırlayan: kalİte gelİŞtİrme bİrİmİ aye...

Hazırlayan: KALİTE GELİŞTİRME BİRİMİ

AYŞE HANDE EROL B.

07.01.2013

İÇERİK

Araştırma Kapsamı

Yürürlükte olan çalışmalar

Yürürlükte olan çalışmalar ile ilgili öneriler

Yükseköğretim Çalışmaları

Üniversitemiz işlemleri ile ilgili öneriler

EKLER: http://www.igb.gov.tr/Forms/BurokrasininAzaltilmasi.aspx ,

http://www.sgb.saglik.gov.tr/content/files/genelgeler/2011/genelge_2011_37.pdf,

A. Hande EROL B. 07.01.2013 2

http://www.igb.gov.tr/Forms/BurokrasininAzaltilmasi.aspx

http://www.sgb.saglik.gov.tr/content/files/genelgeler/2011/genelge_2011_37.pdf





ARAŞTIRMA KAPSAMI

Kamu kurumlarında yapılmış olan çalışmalar (Örn:

T.C. Başbakanlık, İç İşleri Bakanlığı, vb.), özel

sektörde yapılmış olan çalışmalar

Üniversitemiz mevcut durumunun ve bürokratik

işlemlerin değerlendirilmesi

Karşılaştırma ve örneklerle önerilerin getirilmesi

A. Hande EROL B. 07.01.2013 3

Yürürlükte olan çalışmalar

Kalite Geliştirme çalışmaları

İmza Yetkisi Yönergesi

Elektronik Belge Yönetim Sistemi

Elektronik imza kullanımı

A. Hande EROL B. 07.01.2013 4

ÖNERİLER - 1

Elektronik Belge Yönetim Sistemi ve elektronik imza

kullanımının yaygınlaştırılması

Örn: Kamu örgüt yapısındaki kayıt ve haberleşmeden doğan

yazışma ve dosyalama sistemi yeniden düzenlenmeli, örgüt

yapısının ihtiyaç duyduğu bürokratik kırtasiye giderleri en aza

indirilmelidir.

Kurumsal e-posta kullanımının yaygınlaştırılması

A. Hande EROL B. 07.01.2013 5

ÖNERİLER - 2

Duyuru Sisteminin oluşturulması: Duyuruların kurumsal

e-posta ile yapılmasının sağlanması (Yazı gerektiren

durumlarda yazı ve e-posta ile duyuruların yapılmasının

sağlanması)

İmza yetkisi sıralaması yapılması

Örn: Birim sorumlusu olmadığında kimin kontrolü sağlayacağı,

kimin sorumluluğu alacağı belirlenmeli.

A. Hande EROL B. 07.01.2013 6

ÖNERİLER - 3

Kamu örgütlerinde yetki kullanımı; merkezi bir yapıya büründürülmeyip, alt

kademe ve yerel yöneticilere yetki devrine gidilmelidir.

Örn: Her birimde imza yetkilisi belirlenmelidir.

Günün belirli saatlerinde evrakın imzaya sunulması öngörülmektedir.

Örn: Acil durumlar dışında, sabah 11:00-12:00 ve akşam 15:00-16:00

arasında imzalanması gereken evrakın 1.yetkili tarafından, 1.yetkili yoksa

2.yetkili tarafından imzalanması öngörülmektedir.

Çalışanların sorumluluk ve yetkilerinin arttırılması (Norm Kadro

çalışması altyapısını oluşturacak şekilde yeni düzenlemeler yapılabilir)

A. Hande EROL B. & Tülin GİRGİN 07.01.2013 7

ÖNERİLER - 4

Elektronik Belge Yönetim Sistemi; çalışanlar tarafından yapılan işleri

içermektedir. Süreç Yönetimi kapsamında yaptığımız çalışma da tüm

birimlerin süreçlerini ele almaktadır. İlgili işe ait prosedürlerin bilinmesi ve

duyurulması, işleyiş açısından zaman kazandıracaktır.

Elektronik Belge Yönetim Sistemi ile Süreç Yönetimi çalışmaları entegre

edilmelidir.

Süreç Yönetimi kapsamında tanımlanan;

Üniversitemiz tüm süreçleri, iş akış şemaları, prosedürleri ve talimatlarının internet

adresimiz (http://www2.marmara.edu.tr/) üzerinden yayınlanması ya da kalite çalışmaları

kapsamında yapılacak yeni bir linkle yayınlanması,

Çalışmalar ile ilgili duyuruların arttırılması öngörülmektedir.

A. Hande EROL B. 07.01.2013 8

http://www2.marmara.edu.tr/

ÖNERİLER - 5

Süreç Yönetimi kapsamında tanımlanan bu çalışmaların sonucunda, alınan

iyileştirme çalışma notlarının rapor halinde Üst Yönetim’e sunularak

önceliklendirmenin yapılması öngörülmektedir.

Kamu hizmetlerine yönelik olarak ‘bilgi edinme hakkı’ anayasal olarak

güvence altına alınmalı ve bireyler istedikleri belgelere kolayca

ulaşabilmelidir. Böylece bürokratik mekanizma kamuoyunun denetimine

açılmalı, bürokratik sorumluluk ve hizmetin ön plana geçmesi paydaşların

katılımı ile sağlanmalıdır.


YÜKSEKÖĞRETİM ÇALIŞMALARI - 1

T.C. Başbakanlık’ı tarafından yükseköğretim kayıt işlemleri bürokrasinin

azaltılması çerçevesinde yakından incelenmiş ve kayıt işlemlerindeki

bürokrasiyle ilgili bir rapor ÖSYM ve YÖK’e gönderilmiştir.*

Gönderilen Rapordaki değişiklik önerileri ÖSYM tarafından dikkate

alınmış ve 2011 ÖSYS Yükseköğretim Programları ve Kontenjanları

Kılavuzunun kayıtla ilgili bölümlerinde değişiklik yapılmıştır.

* http://www.igb.gov.tr/Forms/BurokrasininAzaltilmasi.aspx













RESMİ GAZETE’DE YAYINLANAN YÖNETMELİK SAYISI : 50

AZALTILAN BELGE SAYISI :136

A. Hande EROL B. & Tülin GİRGİN


07.01.2013 11

RESMİ GAZETE’DE YAYINLANAN YÖNETMELİK SAYISI : 50

AZALTILAN BELGE SAYISI :136



İçişleri Bakanlığı tarafından Derneklerin Kuruluş İşlemleri hizmetindeki

değişiklik; Kamu yararına çalışan derneklerden sayılmak isteyen dernekler

tarafından yapılan başvuru yazıları ve ekleri dijital ortamda taranarak e-

İçişleri Sistemi ile e-Arşiv sistemine aktarılması, söz konusu evrakın

bilgilerine elektronik ortamda erişilmesi

07.01.2013 12


PERSONEL DAİRE BAŞKANLIĞIMIZCA YÜRÜRLÜKTE OLAN

EVRAK ve YÜRÜRLÜKTEN KALDIRILMASI ÖNGÖRÜLEN EVRAK

Öğretim üyesi dışındaki öğretim elemanları ve yardımcı doçent

kadrolarına atanacak personele ait başvuru evrakları ve başvuru

dosyasında bulunması gereken evraklar

MEVCUT HALDE İSTENECEK BELGE ÖNERİLERİ

Birim Yönetim Kurulu Kararı

Noter Onaylı Nüfus Cüzdanı Sureti T.C. Kimlik Numarası beyanı

Noter Tasdikli Diplomalar Öğrenim diplomalarının kurumca onaylı örneği

Savcılık Belgesi Adli sicil beyanı

İkematgah İlmuhaberi Adres beyanı

Sınavı kazandığına dair belge (TUS-DUS-ÖYP) Sistemden çekilen belgeler

Sağlık Kurulu Raporu Sağlık beyanı / Aile Hekimi tarafından alınmış sağlık raporu

Sınav Evrakları

ALES sınav sonuç Sistemden çekilen belgeler

Askerlik Belgesi

12 adet fotoğraf

Yabancı dil belgesi Sistemden çekilen belgeler

Yrd.Doç. için Fakülte Dil Sınav Evrakları ve Jüri Raporları

Doçentlik-Profesörlük Başvuru Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar

Dilekçe

Gazete ilanı

Doçentlik Belgesi

Özgeçmiş Kurum içinden başvurularda Akademik Bilgi Bankası'ndan

Yayın dosyası (Doç.3, Prof.5 adet) Kurum içinden başvurularda Akademik Bilgi Bankası'ndan

Noter Onaylı Diplomalar Öğrenim diplomalarının kurumca onaylı örneği

Sağlık Kurulu Raporu Sağlık beyanı / Aile Hekimi tarafından alınmış sağlık

Yabancı Dil Belgesi Sistemden çekilen belgeler

12 adet fotoğraf

Askerlik belgesi Askerlik durum beyanı

İkametgah ilmuhaberi Adres beyanı

Savcılık belgesi Adli sicil beyanı

07.01.2013 13


ÜNİVERSİTEMİZ İŞLEMLERİ İLE İLGİLİ

ÖNERİLER - 1

• M.Ü. öğrencisi olarak akademik personel ilanına ve/veya bir üst öğrenim

düzeyine başvurularda, aynı evrakın ilgili Fakülte/Enstitü/MYO/YO’dan temin

edilmesi. (Değişiklik olması halinde evrakın güncellenmiş halinin alınması)

• Güncellemelerin gerçekleşmesi için Nüfus Müdürlüğü ile online veya ortak

veritabanı kullanarak çalışılması

• ÖSYM ile ilgili evrakların (https://sonuc.osym.gov.tr/) internet adresinden

sorgulama yapılacak şekilde ÖSYM ile online veya ortak veritabanı kullanarak

çalışılması (Şuanda Öğrenci İşleri Daire Başkanlığımız lisans/önlisans kayıtlarını

ÖSYM ile ortak veritabanı kullanarak yapmaktadır.)

07.01.2013 14

https://sonuc.osym.gov.tr/












ÖNERİLER - 2

• İnternet teknolojisinin yönetime katılım ve paydaşların bilgi edinme hakkını

kullanabilmelerinde etkin bir araç konumuna getirilmesi

Örn: T.C. Sağlık Bakanlığı, Strateji Geliştirme Başkanlığı Genelge*deki

değişiklik:

• Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin

Yönetmelik 10. maddesine göre, hizmet talep edenlerin mali yükümlülükler

hakkında bilgilendirilmesi önem arz etmiştir.

• Katkısı: Kanun tasarıları, yerel yönetim birimlerinin aldığı kararlar ve

süreçler hakkında bu yolla etkili bilgi aktarımı sağlanabilir.

• Birimlerimizde kullanılan kurumsal e-postaların dönemsel (3 ayda ya da 6 ayda

bir) olarak arşivlenmesi

Örn: T.C. İçişleri Bakanlığı’nda başvuru yazıları ve ekleri dijital ortamda

taranarak e-Arşiv sistemine aktarılması, söz konusu evrakın bilgilerine

elektronik ortamda erişilmesi

* http://www.sgb.saglik.gov.tr/content/files/genelgeler/2011/genelge_2011_37.pdf

07.01.2013 15




ÖNERİLER - 3

• Kamu örgütlerinin hiyerarşik yapıları, çevresel, teknolojik ve yasal

koşullardaki gelişmeleri izleyerek yeniden düzenlenmeli, katı ve otoriter bir

yapılanma yerine esnek ve personelin rahatça yerine getirecekleri ve onların

örgüt dışında kalmalarına yol açmayacak şekilde görevlerin sıralandığı bir

yapı kurulmalıdır. İşleyişi aksatan bütün düzenlemelerin gözden geçirilmesi

gibi bir ön girişimi gerekli kılmaktadır.

• Öneri: Çalışanların sorumluluk ve yetkilerinin arttırılması (Norm Kadro

çalışması altyapısını oluşturacak şekilde yeni düzenlemeler yapılabilir)

07.01.2013 16


ÖZÜRLÜLER İLE İLGİLİ ÖNERİLER

• T.C. Sağlık Bakanlığı, Strateji Geliştirme Başkanlığı Genelge, Kamu Hizmetlerinin

Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik 7. maddesine göre,

özürlülerin hizmete erişimini sağlayıcı ve kolaylaştırıcı tedbirlerin alınması önem arz

etmiştir.

• T.C. Başbakanlık’ı tarafından 27/07/2011 tarihli ve 28007 sayılı Resmi Gazete’de

yayınlanan 57 Seri No’lu Emlak Vergisi Kanunu Genel Tebliği çıkarılmıştır.

Bu tebliğ ile birlikte özürlü kimlik kartı veya sağlık kurulu raporunun fotokopisinin

(aslının veya onaylı örneğinin ibrazı şartıyla) yeterli olması, süreklilik arz eden özürler

için sağlık kurulu raporu fotokopisinin her yıl, süresinde verilen raporlar için de yeni

tarihli raporun istenilmemesi ve belli bir özürlülük oranı aranılmaması hususları

hükme bağlanmıştır.*

* http://www.igb.gov.tr/Forms/BurokrasininAzaltilmasi.aspx

07.01.2013 17












Hazırlayan: KALİTE GELİŞTİRME BİRİMİ

AYŞE HANDE EROL B.

07.01.2013

hazırlayan: kalİte gelİŞtİrme bİrİmİ aye...

Documents