HELSİNKİ ÜNİVERSİTESİ ( FİNLANDİYA )

FULL COSTING UYGULAMASI

İsmail YALÇINAnkara Üniversitesi Rektör Danışmanı

Bilimsel Araştırma Proje Ofisi (BAPRO) Başkanı

Camilla ELANDERFinansal Planlama Yöneticisi,

Helsinki Üniver. Merkez YönetimiSenior Advisor in EUA’s Full Costing Project

Zagrep, June 16, 2010 tarihli sunumundan yararlanılarak hazırlanmıştır

Bu sunum;

University of Helsinki

• Kuruluşu 1640 Turku, Helsinki’ye taşınma 1828• Ana konular: araştırma, eğitim ve toplumsal ilişkiler• Çiftdilli (Fince & İsveçce), İngilizce öğretim de yapılmakta• 11 Fakülte• 35,000 Öğrenci, 30,000 Sürekli Eğitim ve Açık Üniversite

öğrencisi• 3,930 araştırmacı ve eğiticinin yer aldığı 8,160 çalışan• 2010 Bütçesi: €644 million• Helsinki’de dört kampusda ve Finlandiya’nın 17 farklı

yöresinde yer almakta• Amacı; dünyadaki en iyi multidisipliner araştırma

üniversitelerinden biri olarak durumunu pekiştirmek

Yerleşkelerinin konumu

2010 Finans Kaynakları

Eğitim Bakanlığı bütçe kaynağı €399 M

Üniversite kaynakları €29 MHarici kaynaklar €148 MBeceri ve servis satışları €59 MSermaye geliri €3 MEyalet Maliyesinden Okullara Öğretmen Eğitimi geliri

€6 M

TOPLAM €644 M

2009 Maliyet Giderleri

€ M %Lisans öğrenim gideri 114 20Yetişkin öğrenim gideri 24 4Lisansüstü öğrenim gideri 148 25Araştırma gideri 243 42Kamusal servisler gideri 53 9TOPLAM 583 100

Neden Full Costing’e dahil olundu?

• 1997 Yılından buyana Eğitim Bakanlığı Full Costing temelli rapor istemektedir

• İş zamanlı ödenti (Work Time Allocation) sistemi bulunmadığı için

• Ülkelerle ortak anlaşmaların oluşturulmasında yasal ortama uyabilmek için

• Raporlamalar gerçekci olamadığından• 7. Çerceve Programı, 2010 dan itibaren Full Costing temelli

raporlama istediği için• 2009 ve 2010 yılından itibaren iki ana ulusal fon kuruluşu Full

Costing temelli raporlama istediği için

Etkinliklerin saptanması

• Etkinlikler (performans alanları) 1990 yıllardan bu yana Eğitim Bakanlığı tarafından tanımlanmıştır;

• Öğrenim etkinlikleri– Yüksek eğitim öğrenimi– Yetişkin öğrenimi

• Araştırma etkinlikleri– Lisansüstü öğrenim ve ilgili araştırmalar– Araştırma

• Toplumsal ilişkilerle ilgili etkinlikler• Artistik etkinlikler

İş zamanlı ödenti yöntemleri (Work time allocation methods)

1. Personel anketleri- elektronik ortamda e-posta veya online veritabanları

2. Personel görüşmeleri- kişisel-teke tek veya idari birimlerle

3. Zaman cetvelleri- alışılagelmiş (rutin) yürütülen iş zamanı kayıtları, excel kayıtları veya online

4. Benzer görevler yürüten diğer kişiler için profil oluşturulması

5. Diğer teknikler

Univ. HELSINKI İş zamanlı ödenti yöntemleri

• Gereksinim duyulan bilgiler:• etkinliklere ait iş zamanlı ödenti; (yürütülen her bir etkinliğin

maliyetini tanımlayan bilgi)• araştırma projelerine ait iş zamanlı ödenti; (fon kuruluşları

tarafından talep edilen zamanlama raporları)• Kurum dışında harcanan senelik iş zamanı; (ücretli izin, hastalık

veya personel eğitimi)

• Univ. Helsinki fon kurumlarının taleplerini karşılamak için online zaman çizelgesi içeren bir yazılım sistemini kullanmaya karar vermiştir (Sole TM yazılımı).Bu sistem kişisel bilgileri (profilleri) kullanabilecek biçimde yapılandırılmıştır

Sole TM yazılımı

• Finlandiya’da birçok üniversitede kullanılmaktadır• 2008-2009 da kullanılmaya başlanmıştır• Her personel ödeneği iş zamanlı olarak , fakat, çeşitlilik içerir

şekilde kesinleştirilir• Dış fonlarca desteklenen projeler için akademik personel etkin

iş zamanı ödeneği• Geriye kalan zaman ise, 1600 saat/senelik tüm ofis iş zamanını

içeren bir zorunlu plana göre kayıtlandırılır• İdari ve destek personel için ise aylık iş zamanı ödeneği

düzenlenir

• Sistemdeki ana görevler, tanımlanmış beş etkinlik ve idari görevlerden oluşmaktadır.

• Dış kaynaklarca desteklenen projeler “araştırma” adı altında listelenir

• Her fakülte/departman/birim kendi alt görevlerini tanımlar

• İş zamanlı ödenti, sistemde depolanan verilerdeki ücretler ve hesap sisteminde yer alan projelerin ödeneklerine ait ücret maliyetleri ile örtüşmelidir.

Sole TM yazılımı

Sole TM veri girişi(Maliyet kalemlerinin seçimi)

• İŞ SAATLERİ (sistemde belitilen şekilde)• personel maliyeti• fakülte/departman/birim içi diğer maliyetler (kira dahil)

• YILLIK PERSONEL• merkezi yönetim ve destek servisleri gibi fakültelere /

departmanlara /birimlere tahsis edilen yıllık personel oranına göre ortaya çıkan indirekt maliyetler

Sole TM veri girişi(Etkinlik temelli maliyet hesaplama)

• Etkinlik temelli maliyet her fakülte ve enstitü için ayrı ayrı hesaplanır

• Merkezi yönetim ve destek servisleri maliyetleri, önce birimlerdeki personel ödentisi ve birimlerin etkinliklerine göre belirlenir

• Bir yerleşke dışında aynı veya benzer alanlarda çalışan fakültelerin yer aldıkları her yerleşkedeki maliyet yapısı aynıdır

Full Costing Raporlama -1(Maliyet Taban Oranlı Ücret)

• Her fakülte için araştırma toplam maliyetleri belirlenirse, maliyet taban oranlı bir ücret hesaplamak mümkündür

• Oran içerikleri• Araştırma projesinde harcanmayan iş zamanına ait

maliyetler (ücretli izin, hastalık veya personel eğitimi)• Maliyetlerdeki zorunlu ücret

• Helsinki Üniversitenin şu anki maliyet taban oranı % 53 dür.

Full Costing Raporlama -2(İndirekt Maliyet Oranı)

• genel indirekt maliyet oranları her yerleşke için ayrı tanımlanır

• maliyet yapısı çalışma alanları arasında oldukça farklılıklar gösterir

• en düşük indirekt maliyet oranı %84 ile şehir merkezi yerleşkesindedir. Burada ki tüm fakültelerin maliyetleri düşüktür (örn. insani bilimler, DTCF)

• en yüksek indirekt maliyet oranı ise %112 ile Veteriner Hekimliği, Ziraat, Orman ve Biyoloji ve Çevre Bilimleri Fakültelerine aittir.

Project cost report

Project number *******Accumulated costs dd.mm.yy-dd.yy.mm

Ücret maliyetleri (etkin iş zamanlı) 10 000

Maliyetlerin ücreti %53 5 300

Personel maliyetleri toplamı 15 300

İndirekt maliyetler %89 * 15 300 13 600

Seyahat masrafları 2 000Satın alınan servis hizmetleri 3 000

Diğer maliyetler 600

Toplam maliyet 34 500

Destekleyen kuruma düşen miktar (örn. %75) 25 900

Üniversite katkısı 8 600

İş zamanlı ödenti, Ücretler: etkin iş zamanını içeren

Sole TM

Hesap sisteminde yer alan diğer maliyetler

Taban oranları

Uygulama için Gereksinim duyulan bilgi ve hesaplamalar

• Personel Maliyetleri Toplamı;– Her personele ait iş zamanlı ödenti bilgisi (Sole TM

yazılımı),– Maliyet taban oranı ücretinin belirlenmesi

• Yerleşkenin konumu ve Fakültelerin yürüttüğü etkinliklerin maliyetlerine göre indirekt maliyet oranı ücretinin belirlenmesi

Karşılaşılan Güçlükler

• Çeşitli IT sistemlerinden bilgi gereksinimi• Kurum ile ilgili verilerin hazır olması• Kurum ile ilgili verilerin diğer sistemlerle sürekli

iletişimi• 1.1.2010 tarihinde gerçekleşen üniversite reformunun

getirdiği değişimler (üniversite iç yapısı ve yeni hesap sistemleri)

• Personelden gelen direnç

Daha iyi için neler yapılabilir ?

• Eğitim Bakanlığı ile daha fazla işbirliği ve veri paylaşımı

• tüm 20 üniversitenin paralel olarak aynı işi yürütmesi• 20 model• Sole TM yazılımının uygulaması ile ilgili olarak bazı

üniversitelerle amaca özel işbirlikleri• Full Costing’in raporlama, rapor hazırlama ve

yürütülmesinin yanısıra arkaplan strateji tarafına da odaklanma

Kimler başardı ?

• Finans Departmanı, finans planlama bölümünde yürütüldü• İki tam zamanlı personel çalışıyor• Araştırma destek personeli, araştırmacılar ve üniversite

personeli tarafından destek ve veri toplandı

• REKTÖR VE YÖNETİM GRUBUNUN TAM DESTEĞİ GEREKLİ

Finlandiya tecrübesinden çıkarılacak dersler

• Full Costing metodolojisinin geliştirilmesinde üniversiteler arasında daha kapsamlı işbirlikleri oluşturulursa uygulamadan yararlanma etkinleşir

• Full Costing uygulayan iki ana araştırma destek kurumu var

• Eğitim Bakanlığından sınırlı destek var• Tam maliyetlendirilmiş araştırmalara ek destek yok• Full Costing’in anlamıyla ilgili farklı görüşler var

Çıkarılacak dersler (genel)

• Amaç ve hedefler açık biçimde ortaya konmalı• Hükümet, ana araştırma destek kurumları ve

üniversiteler arasında işbirliği/iletişim gereksinimi kaçınılmaz

• Ulusal seviyede metodoloji geliştir• Metodoloji üniversiteler arasındaki farklılıklara yer

verebilecek şekilde esnek olsun • Major fonlama çıkarımlarının farkında ol • Full Costing için harekete geçmek uzun bir yolculuğun ilk

adımıdır

Ve, hepsinin üstünde

• hatırla:

• Full Costing çözüm değil, bir araçtır

Pierre Espinasse Senior advisor working on EUA’s EUIMA – Full Costing project