henkilötietojärjestelmien valinta -tilaisuus 26.11.2014
DESCRIPTION
Marraskuun loppuun varasimme asiakkaillemme kattavan informaatiopaketin HR-teknologian kehityksestä ja HR-järjestelmävalinnoista aamiaistilaisuuden muodossa.TRANSCRIPT
© Virvo Oy
RATKAISUMME
Toteutus-ja ulkoistus-
palvelut
Konsultointi-palvelut
Valmennus-palvelut
1 2 3
© Virvo Oy
AGENDA
HENKILÖTIETOJÄRJESTELMÄN VALINTA
• HR-teknologian trendit – Miten hyödyntää HR-järjestelmien ominaisuuksia monipuolisesti?
• HR-tietojärjestelmän valinta (case)
• HR-järjestelmän valinta – Mitä ottaa huomioon kun olet valitsemassa HR-järjestelmää?
• HRIT SaaS – Kokemuksia pilvipalveluina hankittavien HR-järjestelmien käyttöönotosta (case)
• Keskustelua ja verkostoitumista
26.11.2014 3
© Virvo Oy
56 % European HR’s Top Priority as an HR
Organisation is to be a Strategic Business Partner
European HR Realities 2014HR Tech Europe: Initial Elearnity Survey Results
40% Increasing the consistency of HR processes
37% Improving HR service quality & provision
EUROPEAN HR REALITIES 2014HR TECH EUROPE: INITIAL ELEARNITY SURVEY RESULTS
© Virvo Oy
Miten hyödyntää HR-järjestelmien ominaisuuksia monipuolisesti?
Tietovarastoista ennakoivaan päätöksentekoon ja työntekijän sitouttamiseen….
© Virvo Oy
TYÖNTEKO ON MUUTTUNUT…
Myös HR-järjestelmien on tuettava erilaista työntekoa ja monet sovellukset mahdollistavat jo mobiilikäytön:
• Työn hakeminen
• Työajan hyväksyntä
• Lomien hyväksyminen
• Rekrytointiprosessi: kandidaattien (CV:n) selailu ja hyväksyminen prosessiin
• Raporttien selaaminen
• Koulutus ja kurssit
• Yrityksen sosiaaliset verkostot ja työtilat
• jne.
© Virvo Oy
TEKNOLOGIA MAHDOLLISTAJANA
Moni organisaatio investoinut 5-10 v sitten HR-tieto-järjestelmään elinkaaren loppu & uudet vaatimukset
Tyytymättömyys nykyisiin ratkaisuihin
Käytettävyys
Kustannukset
Heikot analytiikan mahdollisuudet nykyisissä ratkaisuissa
Raskaasti räätälöityjen järjestelmien ylläpito on kallista
On tarve konsolidoida eri HR-tietojärjestelmät
Integraatiot muihin liiketoiminnan järjestelmiin….
LÄHTÖKOHDAT
© Virvo Oy
UUSI TEKNOLOGIA MAHDOLLISTAA UUDEN
LÄHESTYMISTAVAN
Pilvipalveluiden toimitusmalli on vakiintunut
Halukkuus hyödyntää uutta teknologiaa / pilvipalveluja
Modernit käyttöliittymä
Jatkuva kehitys ja säännölliset päivitykset
Budjetoitava kustannus
Omistajuus IT:ltä HR:ään?
HR:n selkeä asiakasfokus arvon tuottaminen liiketoiminnalle
Työn tekeminen uudella tavalla, mobiilikäytön tuki
Vaatimukset kuluttajan kokemuksista
© Virvo Oy
HRIT TRENDEJÄ 1/2
• Pilvipalvelut tulivat jäädäkseen (SaaS-palvelu) - ketteryys, kustannuspaineet ja tehokkuus ajavat kehitystä pilvipalveluihin
• Selainkäyttö, joustavuus ja käytettävyys ovat ”must”– Myös mobiilikäytön tuki
• Masterdatan hallinta ja prosessien automatisointi & tehostaminen
• Hybridimalli (tai ”side by side”), missä osa HR-ratkaisusta on perinteisesti asennettuna asiakkaalle, osa tuotetaan pilvipalveluista tulee murrosvaiheen ajaksi moneen organisaatioon
• Talent Management -työkalut ovat korkealla prioriteetillä ja niitä tukevat järjestelmät kehittyvät jatkuvasti
• ”Gamification” – HR:n pelillistäminen ja interaktiivisuus
26.11.2014 9
© Virvo Oy
HRIT TRENDEJÄ 2/2
• Sosiaaliset verkostot ja niiden hyödyntäminen rekrytoinnissa ja työnantajamielikuvan luomisessa (linkedin, facebook, twitter jne.)
• Rekrytointijärjestelmien kehittyminen ketterimmiksi ja sosiaaliset verkostot huomioivaksi kokonaisuudeksi
– Mobiilikäyttö, CV:n parsiminen, CV:n haku verkosta
• ”Big data” koskettaa myös HR tietoja ja HR:n on opittava hyödyntämään analytiikkaa paremmin
• Raportoinnin ja analytiikan kehittyminen liiketoimintaa paremmin palvelevaksi (visualisointi, ennakoiva analytiikka)
– HR-analytiikkaa myös ”pilvestä”
26.11.2014 10
© Virvo Oy
HR-JÄRJESTELMIEN VALINNAN PAINOPISTEITÄ
Painopisteitä:
• Kehittää analytiikkaa ja raportointia
• Käyttöliittymä ja käyttäjäkokemus
• Integraatiot muihin järjestelmään, master data –ajattelu
• Pilvipalvelu toimitusmallina (SaaS)
• HR-käyttäjän mahdollisuudet hyödyntää ja muokata järjestelmää
© Virvo Oy26.11.2014 12
78% HR-järjestelmien toteutuksista on
suunniteltu ns. “big-bang” mallilla
EUROPEAN HR REALITIES 2014HR TECH EUROPE: INITIAL ELEARNITY SURVEY RESULTS
67% organisaatioista on standardoidut HR-tietojärjestelmät
1/3 organisaatioista ei ole tyytyväinen nykyiseen ratkaisuunsa*
* Joko rekrytointi, perehdytys, koulutus (LMS), työvoiman suunnittelu, seuraajasuunnittelu
HR-TEKNOLOGIAAN MAHDOLLISTAJANA
26.11.2014 www.virvo.fi 13
1.
Luotettava
analytiikka
2. Laadukkaat
HR-
järjestelmät
3. Strateginen
vaikuttaminen
4. Seuraavan
sukupolven
tekniikka
5. Liiketoiminta-
järjestelmien
integraatio
TOP 5 kulmakiveä
eurooppalaisten
HR-toimintojen
tulevaisuuden
menestymiselle
88 %
vastaajista
pitää
kriittisenä tai
todella
tärkeänä
87 % vastaajista
pitää kriittisenä
tai todella
tärkeänä
89 %
vastaajista
pitää kriittisenä
tai todella
tärkeänä
74 %
vastaajista
pitää kriittisenä
tai todella
tärkeänä
78 % vastaajista
pitää kriittisenä
tai todella
tärkeänä
European HR Realities 2014HR Tech Europe: Initial Elearnity Survey Results
© Virvo Oy
KUVITTELE ”HR4U”
“Google-ization” of HR
YOUzerisation
Data analytics anytime, anywhere
Not Best Practices, but OUR practices
© Virvo Oy26.11.2014 15
HR:npalvelut, toiminta-malli ja
organisointi
Hyödyt liike-
toiminnalle ja
strategiset valinnat
HR-prosessien ja analytiikan kehittäminen
Järjestelmä-tuki ja pilvi-
strategia
HR:n uusi arvolupaus
ja toiminta-
malli
HR:N MUUTOSMAHDOLLISUUS TEKNOLOGIAA
HYÖDYNTÄEN
© Virvo Oy26.11.2014 16
”Älä hanki vain järjestelmää vaan muuta tapoja millä
henkilöstö saa hyötyä HR:stä”
© Virvo Oy26.11.2014 17
HR-JÄRJESTELMÄN VALINTA
- Mitä ottaa huomioon kun olet valitsemassa HR-järjestelmää?
© Virvo Oy
MITÄ OTTAA HUOMIOON HR-JÄRJESTELMÄN
VALINNASSA?• Business case – käy läpi HR-järjestelmän vaikutukset liiketoimintaan
– Hyödyt vs. investointi → takaisinmaksulaskelma
• Tuettava HR-prosessikokonaisuus ja eri käyttäjäryhmien tarpeet: johto, esimiehet, henkilöstö ja HR– Itsepalvelut
– Raportointi
• Integraatiot muihin järjestelmiin, IT-arkkitehtuuri
• Tuote/toimittaja– Toimittajayhteistyö
– Hinnoittelu ja hinnoittelumalli
– Tuotteen elinkaari ja kehitys
– Toimialan kokemus, referenssit
– Mobiilikäyttö
– Tulevaisuuden tarpeet, skaalautuvuus
– Toimitusmalli (SaaS vs. On-Premises)
© Virvo Oy26.11.2014 19
Viikot
Vaiheet
49 50 51 52/2014-01/2015
Joululoma
02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16
Aloituskokous: ohjauskriteerit, tulevajärjestelmäkartta
Alustava tietopyyntö (RFI)
Toimittajien vastausaika (RFI)
Arviointi (RFI)
Kohdennettu tarjouspyyntö (RFP)
Toimittajien vastausaika (RFP)
Tarjousten arviointi
PROJEKTIN VAIHEISTUS (ESIMERKKI) Projektin tarkistuspiste
Tehtävien toteutus
Toimittajat
Työkokous
Toimittajat
© Virvo Oy
PERINTEINEN RFI- JA RFP –MENETTELY (*VAI NOPEUTETTU VALINTAPROSESSI?
• Perehdy tutkimuksiin (esim. Aberdeen, Bersin, Gartner…)
– Järjestelmätoimittajien tuntemus
• Tapaa vain pieni määrä toimittajia (2, korkeintaan 3-4)
– Edellyttää perusteellista vaatimusmäärittelyä
• Pyydä toimittajalta mahdollisuus tuotteen testaamiseen ennen varsinaista hankintaa
– Testausmahdollisuus ilman korkeita kustannuksia (Proof of Concept)
• Sitoudu tuotteeseen vaiheittain laadun ja soveltuvuuden varmistamiseksi
– Pilotointi valituissa yksiköissä/valitut käyttäjäryhmät
• Käytä valintakonsultteja tukena järjestelmävalinnan eri vaiheissa
*) RFI - Request for InformationRFP- Request for Proposal
© Virvo Oy
TIETOJÄRJESTELMÄPROJEKTIN KÄYNNISTÄMISESSÄ
HUOMIOON OTETTAVIA ASIOITA
• Panosta projektin suunnitteluun!
• Hae projektille organisaation johdon tuki
• Valitse projektitiimin jäsenet huolellisesti ja varmista, ettäheillä on aikaa osallistua projektiin ja mahdollisuus tehdäprojektin sisältöön liittyviä päätöksiä (päivittäisten töidendelegointi)
• Kuvaa integraatiot projektin alkuvaiheessa!
• Varaa aikaa muutoksen johtamiseen
• Tiedota projektista säännöllisesti
© Virvo Oy
HR-JÄRJESTELMÄPROJEKTIN
IMPLEMENTOINTI: TUTKIMUSTULOKSIA
• 66% aliresursointi
• 33 % resursointi sopivalla tasolla
• 44 % projektin vaatimukset ja muutokset määriteltiintietohallinnossa
• Vain 48 %:lla oli hyvin laaditut liiketoimintaperusteet(business case)– Analyysi: hyödyt vs. kustannukset
• 11 % ei ollut laatinut minkäänlaista hyöty-/kustannuslaskelmaa
• 21% ei ollut hakenut organisaation tukea muutoksentoteuttamiseksi
Bersin by Deloitte 2014
Organisaation iskukykyä
Kaikilla henkilöstöjohtamisen ja -hallinnon osa-alueilla1
2
3
Työsuhteen elinkaaren eri vaiheissa
Asiantuntevien HR-osaajien voimin jo vuodesta 2004
Asiantuntevien HR-osaajien voimin jo vuodesta 2004
Partner Mika Ahlfors
040 586 8464
Tampere
Managing Partner
Anne Haggrén
050 525 4046
anne.haggren@
virvo.fi
OuluHelsinki
Partner
Maritta Marjomaa-Mäkinen
050 368 8307