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Herramientas para AdC Codelco
Y
El presente documento es un resumen del curso “Herramientas de Gestión para Administradores de Contrato, el cual rescata aspectos generales y persigue el siguiente objetivo:
Comprender la importancia de la Administración de Contratos, en el contexto de la Política Contractual Codelco, y la Política de Gestión de Contratos.
Aplicar las mejores prácticas en el uso del EDIC, LOD, REGIC y SMAC, como herramientas para la Administración de Contratos.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
1. Introducción y contexto dentro de la Política
Contractual Codelco
2. Aspectos relevantes del LOD
3. Aspectos relevantes del REGIC
4. Aspectos relevantes del EDIC
5. Aspectos relevantes del SMAC
Para Administradores de Contrato Herramientas
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Herramientas para AdC Codelco
La política contractual de Codelco
Codelco, principal productor de cobre
mundial, está llamado a enfrentar con
decisión importantes desafíos relacionados a
mejorar la productividad y eficiencia. Es por
ello, que parte
fundamental
de su
estrategia
para los
próximos años
es contar con
Empresas
Contratistas
que puedan
entregar
servicios de primer nivel, que empleen
personas altamente competentes y
especializadas y que estén sólidamente
comprometidas con la misión institucional de
la División. Por estas razones, es indispensable
contar con Políticas de Contratistas claras,
equilibradas y que promuevan la colaboración
y complementación entre las partes.
Por ello, las Política Contractuales de Codelco
comprenden los fundamentos en los que se
basa la relación de Codelco con las Empresas
Contratistas y entregan directrices respecto de
los procesos mediante los cuales se gestiona
dicha relación, que va más allá del ámbito de
un contrato en particular.
Estas Políticas reconocen que el desarrollo de
la relación empresa a empresa es el camino
para encontrar mayores oportunidades de
sinergias y maximizar el valor que cada parte
agrega a la otra en el ámbito contractual, por
cuanto cultivando dicha relación se construye
confianza entre las partes, se aprende a
distribuir los riesgos entre ambas y se reducen
los costos propios de la
relación, mediante una
mejor complementariedad
y alineamiento de
intereses.
La Política de Gestión de
contratos
En la política contractual
se describe la "Política de
Gestión de Contratos",
que son las directrices que gobiernan el
conjunto de procesos y actividades que
constituyen el ciclo de vida de los contratos.
La fase central del proceso de gestión de
contratos, en la cual la Empresa Contratista
despliega los servicios con el fin de alcanzar
los objetivos y resultados esperados, es la
etapa de ejecución.
La gestión de los contratos en esta fase
presupone actividades en tres ámbitos de
gestión: ámbito del negocio, técnico y
administrativo. En cada uno de éstos existen
responsabilidades compartidas entre la
Empresa Contratista y Codelco, las cuales
recaen de manera muy especial en la persona
de los Administradores del Contrato
designados por ambas partes.
Introducción y contexto dentro de la
Política Contractual Codelco 1
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Herramientas para AdC Codelco
El Administrador de Contratos y su
importante rol
La contratación de terceros es el recurso o
medio que realizamos como División para el
ejercicio de una función, cuyo resultado
siempre será, en último término,
responsabilidad de una Unidad de Área
Usuaria determinada dentro de la División. En
consecuencia, el hecho que una actividad sea
llevada a cabo por una Empresa Contratista,
ya sea en forma temporal o permanente, no
significa que disminuye la responsabilidad del
Área Usuaria o
Unidad de
Negocios de
Codelco
responsable del
contrato, frente
al resto de la
División por el
correcto
desempeño de
dicha función.
Dada la gran
importancia de
lo anterior, el Administrador del Contrato
designado por Codelco siempre será el
supervisor que, en razón de su cargo y de su
pertenencia al Área Usuaria o Unidad de
Negocios correspondiente, será el responsable
directo del servicio que ejecutará la Empresa
Contratista. Por lo tanto, la responsabilidad de
administrar un determinado contrato formará
parte de las características del cargo al cual
dependa el servicio.
La importancia en Gestión del Negocio
El ámbito de gestión del negocio corresponde
a la verificación de la eficacia del contrato,
esto es, el cumplimiento de los objetivos
finales de éste; así como la comprobación de
que los recursos se emplean de manera
eficiente. De igual manera, incluye la
definición y acuerdo de nuevas metas para los
indicadores de resultados y desempeño, en
un contexto de mejoramiento continuo; la
toma de decisiones respecto de acciones
correctivas y la adaptación del servicio
contratado a nuevos requerimientos del
negocio.
Este ámbito de gestión ha sido definido como
prioritario por Codelco, de tal forma que
requerirá la dedicación personal del
Administrador del Contrato, sin perjuicio del
apoyo del resto de la organización.
Para que el
Administrador de
Contratos se centre en
el ámbito del negocio
se ha puesto a su
disposición de
“metodologías” para la
totalidad de los
contratos de servicios y
de “herramientas” para
el correcto
funcionamiento en el
ciclo de vida de un
proyecto.
Metodologías Para el Administrador de
Contratos en la gestión del Negocio
Las metodologías que se utilizan para la
gestión de servicios de terceros son cinco, y
son parte constante del idioma que el
Administrador de Contrato debe aprender.
Conozcamos brevemente y de manera general
cada una de ellas.
Modelo de Segmentación
Este modelo segmenta todos los contratos de
acuerdo a su tipo, ya que cada contrato
requiere de un tratamiento diferente, según
su complejidad. Por ejemplo, no es lo mismo
administrar un contrato de regadío de áreas
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Herramientas para AdC Codelco
verdes que un contrato
de mantención de
Camiones CAEX.
Clasificar cada contrato
permite definir como se
debe gestionar éste para
maximizar las
oportunidades de éxito. Para segmentar un
contrato utilizamos dos ejes: La "dificultad de
administración" de un contrato y el "Impacto
que tiene un contrato en el negocio"
De acuerdo a lo anterior, un contrato se
ingresa a un sistema algorítmico para
clasificarlo en uno de los cuadrantes que se
muestran en pantalla. Por tanto, los
cuadrantes definen la complejidad y
relevancia de un contrato y la dedicación que
se le debe dar a éste. Siguiendo el ejemplo
anterior, un contrato de mantención de
camiones CAEX podría caer en el cuadrante 1
y la mantención de áreas verdes en un
cuadrante de menor riesgo.
Estándares de Monitoreo.
Otra de las metodologías es el monitoreo de
variables en cada uno de los 5 ámbitos que se
observan, como por ejemplo para el ámbito
operacional a revisión de meses restantes del
contrato. En el ámbito financiero el
seguimiento de boletas de garantía. En
Relaciones Laborales el estado de
cumplimento de la revisión laboral, y para el
legal, las notificaciones de cumplimento.
Normas y
Procedimientos
Otra de nuestras
metodologías abarca
normas y
procedimientos con
acceso de consulta.
Roles y Estructuras de
Apoyo
Estas metodologías definen claramente los
roles de quienes participan como
Administradores de Contrato, entre las cuales
se encuentran:
Participar activamente en la
generación de bases técnicas.
Asegurar que el servicio sea realizado
según lo establecido en el contrato.
Evaluar permanentemente el
desempeño del contratista.
Realizar periódicamente el
seguimiento de las variables de
monitoreo, incluyendo los KPIs del
contrato.
Asegurar que el gasto de los contratos
se ajuste a lo presupuestado.
Realizar todas las comunicaciones
formales con el contratista a través
del Libro de Obra.
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Herramientas para AdC Codelco
El Administrador de Contratos es el
único responsable de la ejecución de
contratos desempeñados por
terceros.
Para dar apoyo a estas labores, el
departamento “Área Servicio Terceros” presta
asesoría al Administrador de Contrato en lo
que respecta a la expertise y apoyo en el ciclo
de vida de los contratos.
Reuniones periódicas de Gestión
La Reunión Periódica de Gestión es una
metodología del Modelo de Gestión de
Contratos que permite el monitoreo
presencial y cualitativo por parte del
administrador mandante y contratista de los
siguientes ámbitos: Operacional, Financiero,
Seguridad y Salud Ocupacional, Relaciones
Laborales y Legal.
En estas reuniones se realiza el levantamiento
de brechas y oportunidades que ligados a una
apropiada gestión, permiten asegurar la
obtención del alcance
del servicio, anhelando la consecución del
óptimo.
En consecuencia, para la adecuada sinergia
entre Codelco y la Empresa Contratista, en
concordancia a las metodologías
anteriormente descritas y a la Política de
Gestión de Contratos, disponemos de
herramientas de gestión para Administradores
de Contrato.
Herramientas para el Administrador de
Contratos en la gestión del Negocio
Éstas son:
- El sistema de Monitoreo para la
Administración de Contratos “SMAC”.
- El Libro de Obra digital “LOD”.
- El sistema de evaluación de desempeño
integral para contratistas “EDIC”.
- El Registro de Proveedores “REGIC”, entre
otros.
Estas herramientas adquieren una activa
participación en el ciclo de vida de un
contrato, y toman relevancia en algunas
determinadas etapas que se mencionarán más
adelante.
Beneficios para el Administrador de
Contratos por la correcta utilización del
Modelo de Gestión
Utilizando adecuadamente el modelo de
gestión de gestión recién expuesto, se
beneficiará en los siguientes puntos, que lo
afectarán positivamente como Administrador
de Contratos:
• Generación oportuna de correcciones
respecto a desviaciones en los contratos.
• Reducción de riesgos a través de alertas
tempranas en los ámbitos más importantes.
• Distinguir los contratos críticos y asignar
recursos adecuados para adecuada gestión.
• Mejorar capacidad de negociación con
proveedores por registro y trazabilidad de
desempeño.
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Herramientas para AdC Codelco
• Registro de historia de los contratos, que
materialice las lecciones aprendidas en
mejores prácticas.
• Formalizar la gestión del conocimiento de
manera estructurada y apoyada por la
organización con recursos dedicados a dicha
tarea.
• Definir y unificar las comunicaciones que son
necesarias para el Administrador de Contrato
con las diferentes áreas de apoyo durante la
ejecución de los servicios.
En consecuencia, el objetivo del presente
curso, es conocer las mejores prácticas de
utilización de las herramientas LOD, SMAC,
EDIC y REGIC para la correcta gestión del
Administrador de Contrato, "de acuerdo a la
Política Contractual y metodologías recién
vistas".
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Herramientas para AdC Codelco
¿En qué consiste?
El “Libro de Obra” es un libro que exige la ley
para toda faena, mediante el cual se realiza el
control diario de todas las actividades
realizadas, ya sea
éstas, constancias,
informaciones,
acuerdos, trabajos
de faena,
instrucciones,
incumplimientos,
cambios y
solicitudes.
Debido a las
condiciones físicas
del documento,
éste se dañaba o perdía información. Dado lo
anterior y de la mano con la tecnología, el
libro de obra ha adquirido variadas
modificaciones y adaptaciones digitales para
evitar la pérdida de información y simplificar
el proceso de uso, creando el LOD (Libro de
Obra Digital) para uso frecuente y obligatorio
en la División.
¿Cuál es su importancia?
Este documento adquiere una gran
importancia, ya que si las Bases Específicas de
Contratación indican su uso, es el único medio
para establecer las comunicaciones formales
entre las partes, respecto de la ejecución del
contrato. Éste es el libro electrónico de
comunicaciones, cuyo uso será obligatorio, y
tendrá plena validez como medio de prueba
legal. Además, toda nota, folio o transacción
que registre una de las partes en el Libro de
Obra Digital se entenderá conocida por la
otra, sin más prueba que la constancia de su
envío y firma.
¿En qué parte del ciclo
de vida del proyecto
toma parte LOD?
El LOD debe comenzar
en la fase “Inicio
Operativo” del
proyecto y finalizar en
la fase de “Finiquito”.
Junto con la firma del
contrato se debe iniciar también la apertura
del libro digital. Esto forma parte en el Inicio
Operativo del Contrato y es esencial para la
comunicación entre las partes en la etapa de
ejecución.
Para evitar la pérdida de información entre el
término del servicio y el finiquito es
importante que el LOD se utilice hasta la
última etapa del ciclo de vida del proyecto.
¿Cuáles son sus beneficios?
Transforma la información en un Activo de la
Corporación:
- Accesibilidad y Disponibilidad: Se dispone de
acceso universal al Libro, desde cualquier
Aspectos relevantes del LOD
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lugar a través de las facilidades propias de
Internet.
- Visibilidad, Seguridad y Transparencia de la
información.
- Información Restringida: Provee acceso
seguro, personalizado y restringido a la
información.
- Alertas tempranas de Incidentes.
Contribuye al control, seguimiento y
escalamiento de las transacciones originadas
por ambas partes.
Relevancia de la Relación con Contratistas:
- Comunicación Efectiva, integra en tiempo
real a los usuarios: Ejecutivos, Superiores,
Administradores y Asistentes de ambas
partes.
- Mejora el orden de las comunicaciones.
- Mejora el cumplimiento de los compromisos.
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Herramientas para AdC Codelco
¿En qué consiste el sistema REGIC como
apoyo al AdC?
El REGIC, cuya sigla significa “Sistema de
Registro Integral Contratista”, es un sistema
de registro, que muestra información y
antecedentes actualizados de algunos
aspectos, como por ejemplo legal, financiero,
comercial,
organizacional,
entre otros, de
las Empresas
Contratistas que
son invitadas a
una licitación de
un contrato y
que es
gestionado en
profundidad por
el Gestor de
Abastecimiento
en la etapa “Invitación a Empresas”. El
objetivo del Gestor en esta etapa, es filtrar y
seleccionar aquellas Empresas Contratistas
libres de antecedentes negativos, para
participar adecuadamente en la negociación y
adjudicación.
Posteriormente, una vez que se adjudica y
trabaja en la ejecución del proyecto y ha sido
asignado a un Administrador de Contrato, éste
es responsable de continuar monitoreando
cierta información, la cual será exportada para
su monitoreo en el sistema SMAC en la etapa
de “Ejecución”.
Para ello, el Administrador de Contratos usará
SMAC para recoger dicha información
monitoreando a la Empresa Contratista en las
variables que se encuentren disponibles en la
sección de reporte para el ámbito financiero,
bajo el título de “Variables REGIC”. En el caso
de encontrar alertas importantes, debe
comunicarse al Área
Servicio Terceros.
Aspectos relevantes del REGIC
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Herramientas para AdC Codelco
¿En qué consiste?
El EDIC, cuya sigla significa “Sistema de
Evaluación de Desempeño Integral
Contratista”, es la herramienta utilizada por el
Administrador de Contratos, para evaluar el
desempeño de
la empresa
contratista
durante la
ejecución del
contrato.
Para evaluar a la
empresa
contratista, será
necesario
confeccionar
una pauta de
evaluación, la
que deberá ser incluida en las bases de
licitación para el conocimiento de las
Empresas Contratistas que participen en el
proceso de licitación. Esta pauta deberá ser
aprobada por el superior directo del
administrador de contrato y notificada al
gestor de abastecimiento para su inclusión en
el proceso de licitación.
Una vez adjudicada la empresa ganadora, se
deberá realizar una orden de evaluación y en
el inicio operativo del contrato.
Posteriormente, la empresa será evaluada de
manera parcial y final al momento del término
del servicio.
¿Cuál es su importancia?
Su importancia radica en que se asigna una
periodicidad de evaluaciones parciales a la
Empresa Contratista. Éstas varían de acuerdo
a la complejidad del proyecto, y permiten
evaluar el estado de
satisfacción a su labor y
enviarles el informe como
retroalimentación
mientras se ejecuta el
trabajo en la etapa de
ejecución. Junto a lo
anterior, el EDIC permite
realizar la evaluación final
a la Empresa Contratista,
la cual es un requisito
fundamental para realizar
el finiquito. Otro de los
beneficios es EDIC deja
trazabilidad sistemática del desempeño de le
empresa contratista, la cual servirá de
antecedente para futuros procesos de
licitación.
¿Cuáles son los beneficios del uso del EDIC?
Beneficios tanto para el Mandante
El EDIC es la oportunidad para poder hacer
conocer a la empresa colaboradora las
oportunidades de mejora en cada uno de los
ámbitos evaluados.
Cuenta con una evaluación integral donde se
evalúen los ámbitos técnicos de seguridad,
ámbitos generales y de relaciones laborales.
Aspectos relevantes del EDIC
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Herramientas para AdC Codelco
Beneficios tanto para el colaborador
Permite una mayor trazabilidad del
desempeño de la empresa contratista y
oportunidad de retroalimentación de la
empresa colaboradora.
¿En qué parte del ciclo de vida del proyecto
toma parte EDIC?
A modo de resumen, EDIC toma parte en el
ciclo de vida del proyecto en:
1) La etapa “Bases de Licitación”, con la
creación de la pauta de evaluación,
aprobación y notificación a abastecimiento.
2) En el inicio operativo con la generación de
orden de evaluación.
3) En la etapa de “Ejecución” con la
generación de la orden de evaluaciones
parciales
3) En el término del servicio, con la evaluación
final, la cual será requisito para el finiquito.
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Herramientas para AdC Codelco
¿En qué consiste?
El SMAC, cuya sigla significa “Sistema de
Monitoreo para la Administración de
Contratos”, está creado para ser el único
punto de acceso para todo lo que es la
Administración de Contrato, integrando de
manera exitosa las
variables más
importantes que
son necesarias
que monitoree el
Administrador de
Contratos, por
medio de alertas
tempranas y
semaforización,
entrega de
reportes y accesos
a los sistemas de
apoyo para la
administración. Además, por medio de ésta
herramienta de fácil utilización, el
Administrador de Contratos puede hacer
seguimiento a todos los proyectos que tenga
en su cartera.
¿Cuál es su importancia?
Su importancia radica en que es la
herramienta por la cual el Administrador de
Contrato puede anticiparse a los posibles
riesgos, tomando medidas correctivas y/o
controlar los riesgos
¿Cuáles son los beneficios del uso del SMAC?
Los beneficios en el uso del SMAC son los
siguientes.
- Generación oportuna de correcciones
respecto a desviaciones en los contratos.
- Reduce riesgos por
no cumplimiento en
los servicios
ejecutados.
- Reduce los costos
directos e indirectos
por control de
variables financieras.
- Visibilidad del
rendimiento de cada
proveedor.
Distingue los
contratos críticos y asignar recursos
adecuados para adecuada gestión.
Monitoreo de variables críticas para los
contratos en 5 ámbitos
Generación de alertas tempranas vía
semaforización.
Generación de reportes y graficas exportables
Integración de Links y accesos a todos los
sistemas de apoyo para la administración de
contratos.
Aspectos relevantes del SMAC
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Herramientas para AdC Codelco
Trazabilidad de la documentación de las
reuniones periódicas de gestión realizadas en
los contratos.
¿En qué parte del ciclo de vida del proyecto
toma parte SMAC?
Luego de la creación de contrato en SAP será
necesaria la inicialización del contrato en el
sistema SMAC. Esta inicialización está a cargo
del área Servicio terceros en conjunto con el
gestor de abastecimiento. Una vez inicializado
el contrato se visualizará en SMAC en las
siguientes etapas. Recuerda que en caso que
tu contrato no se encuentre en SMAC, puedes
solicitar la pronta utilización con el área
Servicio terceros.