Herramientas de Bases de Datos con OpenOffice.org.

Para utilizar las herramientas de bases de datos en OOo se selecciona la opción Fuente deDatos del menú Ver o el icono Fuente de Datos de la barra de herramientas, o se pulsa F4 desde elentorno de OOo Writer o desde OOo Calc.

Aparece entre la barra de funciones y la barra de objetos la Ventana de Fuente de Datos quese muestra a continuación:

La ventana de Fuente de Datos consta:• La barra de Bases de Datos en la parte superior• El explorador de Bases de Datos a la izquierda y• El área de visualización de Bases de Datos a la derecha

El explorador de Bases de Datos muestra todas las Fuentes de Datos registradas en OOohasta el momento. Al menos debe aparecer la base de datos de Bibliografía (Bibliography) que estáinstalada por defecto en OOo. En el explorador se aplican las convenciones usuales; por ejemplo,pulsando en el signo + aparece el contenido del elemento correspondiente y pulsando el botón de laderecha visualiza las herramientas u opciones disponibles. Si se selecciona una tabla o consulta enel área de visualización aparece su contenido.

La ventana de Fuente de Datos se puede minimizar o dejar como ventana flotante en losbotones que aparecen en su esquina inferior izquierda.

Con la opción Fuentes de Datos del menú de herramientas o pulsando el botón derecho en elexplorador de bases de datos se muestra la ventana de Administración de la Fuente de Datosdonde podemos administrar las fuentes de datos registradas o registrar una nueva base de datos.

Pulsando en Nueva Fuente de Datos se selecciona en la ventana de administración: elNombre (por ejemplo, Mi Fuente de Datos), el Tipo de Bases de Datos para el que dispongamos deacceso (dBase, es el tipo que permite un control total de la base de datos en un sistema local) y ladirección URL de la fuente de datos (se introduce una ruta de acceso a un subdirectorio de nuestrosistema directamente o examinando nuestro sistema pulsando el botón “···” que aparece a laderecha; si selecciona un subdirectorio que no existe el sistema lo crea). Pulsando el botón Aceptar,crea la nueva fuente de datos en el explorador, pero pulsando Aplicar podemos continuar con laadministración de la base de datos.

Para crear una nueva tabla se abre el administrador de bases de datos, selecciona la pestañaTabla. Pulsando en el primer icono de la izquierda, Nuevo diseño de Tabla se muestra la ventana dediseño de tabla.

Para establecer el diseño de la tabla especificamos el Nombre de Campo, Tipo de Campo yDescripción (opcional) de cada uno de los campos que componen la tabla en las filas de la ventanade diseño de tabla. En función del tipo de campo elegido, aparecen en la parte inferior los valores delos parámetros por defecto que pueden ser alterados. Los tipos de campos posibles son:

• Si/No (BOOLEAN), Tipo lógico con sólo dos valores.• Decimal (DECIMAL), Tipo numérico de muy distinto formato.• Fecha (DATE), Tipo fecha que admite los formatos usuales.• Texto(fijo) (CHAR), Texto de tamaño fijo• Texto (VARCHAR), Texto de tamaño variable• Nota (LONGVARCHAR). Texto largo de tamaño hasta

Cada uno de ellos tiene distintos formatos.

Para introducir registros se selecciona la tabla y se teclean los datos en las filas activa. Unapunta de flecha a la izquierda de la fila indica cual es el registro activo. Mientras se introducen datosse muestra el icono un lápiz. Un asterisco indica la fila de introducción de un nuevo registro. Losregistros se pueden eliminar seleccionándolos y pulsando la tecla de borrado.

Los símbolos de ordenar y filtrar permiten controlar la visualización de los datos. La tabla noresulta modificada por los cambios en la visualización de los datos. La vista de datos modificados semantiene hasta que se cambien o cancelen los criterios de ordenación o filtraje. Si hay un filtroactivo, se activa también el símbolo Aplicar filtro de la barra de base de datos.

Barra Base de datosLa barra Base de datos está situada en la parte superior de la vista de fuente de datos. Contiene lossiguientes botones:

Mostrar/Ocultar ExploradorActiva la vista del explorador de fuentes de datos.

Buscar registroBusca en tablas de base de datos y formularios.

Orden ascendenteLos campos de texto se ordenan alfabéticamente (A-Z) y los numéricos, en orden ascendente(0-9).

Orden descendenteLos campos de texto se ordenan alfabéticamente (Z-A) y los numéricos, en ordendescendente (9-0).

Filtro automáticoFiltra los registros según el contenido del campo de datos actualmente seleccionado.

Filtro estándar... Permite establecer las opciones de filtro.

Ordenar Especifica los criterios de clasificación para la visualización de los datos.

Borrar Filtro/Orden Cancela la configuración de filtros y muestra todos los registros de la tabla actual.

Usar filtro Conmuta entre la vista de la tabla con o sin filtro.

Actualizar Actualiza los datos mostrados.

Editar datos Activa o desactiva el modo de edición de la tabla de base de datos actual.

Guardar el registro de datos actual Guarda el registro de la tabla de base de datos actual.

Deshacer Invierte la última orden o la última entrada escrita.

Datos en texto Inserta todos los campos del registro seleccionado en la posición del cursor del documento

actual.

Datos en campos Actualiza el contenido de los campos de la base de datos con los registros marcados.

Impresión en serie Abre el diálogo que contiene todas las funciones para imprimir y guardar cartas en serie.

Fuente de datos actual del documento Muestra en la visualización de fuente de datos la tabla unida con el documento actual.

Diseñar consultaLa vista Diseño de consulta permite crear y editar una consulta de base de datos.

La vista Diseño

Para crear una consulta, se seleccionan las tablas que contienen los datos relevantes para laconsulta en el diálogo Añadir tablas. El diálogo Añadir tablas aparece automáticamente al entrarpor primera vez en la vista Diseño; también puede abrirse pulsando en el símbolo Añadir tablas enla barra de opciones. La adición de tablas permite definir las posibles relaciones entre las tablas enesta área.

La consulta se define en el panel inferior de la vista Diseño. Para definir una consulta, seespecifican los nombres de campos de la base de datos que deben incluirse y los criterios devisualización de los campos. Para reorganizar las columnas en el panel inferior de la vista Diseño,se arrastra el encabezamiento a una nueva posición o se selecciona la columna mediante las teclasControl+Flecha. En la parte superior de la ventana de la vista Diseño se muestran los símbolos de labarra de objetos de consulta.

Para probar una consulta, se pulsa en el símbolo Ejecutar de la barra de objetos deconsulta. El resultado de la consulta se muestra en una tabla parecida a la de la vista Fuente dedatos. La tabla que se muestra es temporal. F6 cambia entre las distintas áreas de la pantalla deconsulta.

Seleccionar tablas para la consultaAl abrir el diseño de consulta por primera vez se puede pulsar Agregar tablas para crear

una consulta nueva. Se abrirá un diálogo en el que deberá seleccionar la tabla en la que se basará laconsulta. En la ventana de la tabla se muestran los campos de datos de la tabla seleccionada.Durante el diseño de una consulta no es posible modificar las tablas seleccionadas.

Borrar tablasPara borrar una tabla de la vista de diseño, se pulsa en el margen superior de la ventana de la

tabla y active el menú contextual. Con la orden Borrar se borrará la tabla de la vista de diseño. Otraopción es pulsar la tecla (Supr).

Desplazar tablas y modificar su tamañoLas tablas y su tamaño pueden definirse a voluntad. Para desplazar una tabla se pulsa con el

ratón el margen superior y se lleva a la posición deseada. Para aumentar o disminuir el tamaño depresentación, arrastre el borde hacia una de las esquinas.

Consulta basada en relaciones.

Sólo se puede crear una consulta basada en varias hojas relacionadas si se utilizaOpenOffice.org como interfaz para una base de datos relacional como Adabas. En una consulta noes posible acceder a tablas de bases de datos distintas. Las consultas de varias tablas sólo puedencrearse dentro de una misma base de datos.

Relaciones entre tablasLas relaciones de datos que pueden haber entre un nombre de campo de una tabla y uno de

otra tabla pueden utilizarse para las consultas. Si, por ejemplo, se dispone de una hoja de cálculo deartículos identificados mediante un número de artículo y una hoja de cálculo de clientes en la que se

registran todos los artículos pedidos por un cliente mediante el número de artículo correspondiente,entonces existe una relación entre los campos de datos "número de artículo". Para crear una consultaque devuelva todos los artículos pedidos por un cliente, se deben recuperar datos de dos hojas decálculo. Para ello se deberá indicar a OpenOffice.org cuál es la relación entre los datos contenidosen ambas hojas. Para hacerlo, se pulsa un campo de datos de una tabla (p. ej. el campo de datos"Referencia" de la tabla de clientes) y, con la tecla del ratón pulsada, se arrastra al campo de datosde la otra tabla ("Referencia" de la tabla de artículos). Cuando se suelte el botón del ratón, semuestra una línea que vincula los dos campos en las dos ventanas. La condición de que el contenidode los dos campos de datos debe ser idéntico se introduce en la consulta SQL resultante.

Definir el tipo de vínculoAl hacer una doble pulsación en la línea de conexión entre dos campos vinculados o alacceder a la orden de menú Insertar - Relación nueva, se puede especificar el tipo devínculo en el diálogo

Eliminar relacionesPara eliminar los vínculos entre dos tablas, se selecciona con el ratón la línea de vínculo ypulse la tecla (Supr). También se puede borrar las respectivas entradas en Campos usadosen el diálogo Relaciones. O se puede pulsar el tabulador hasta que el vector de conexiónquede destacado y luego pulsar Mayús+F10 para abrir el menú contextual y seleccionar laorden Borrar.

Definir una consultaEn el área inferior del modo diseño puede definir la consulta. Cada columna de la tabla de

diseño admite un campo de datos para la consulta. En las filas de la tabla puede definir para cadacampo de datos las condiciones según las cuales deba crearse la consulta. Las condiciones en unafila se vincularán mediante un Y lógico.

Definir campo de datosSe selecciona en primer lugar todos los nombres de campo de las tablas que se desee agregar

a la consulta. Para ello se utiliza la técnica de arrastrar y soltar o la doble pulsación en los nombresde campo de la ventana de la tabla. Mediante arrastrar y soltar, se utiliza el ratón para arrastrar unnombre de campo de la ventana de la tabla al área inferior de la ventana de diseño de consulta. Alhacerlo se puede decidir en qué columna se desea agregar el campo. Se selecciona un nombre decampo haciendo doble pulsación en él; se agregará a la siguiente columna libre.

Eliminar campos de datosPara eliminar un campo de datos de la consulta, se pulsa con el ratón en el encabezamiento

de la columna del campo y se activa el comando Eliminar del menú contextual de la columna.

Guardar consultaSi se pulsa el símbolo Guardar de la barra de funciones, la consulta se guarda. Se muestra

un diálogo que solicita la introducción de un nombre para la consulta. Si la base de datos admiteesquemas, también es posible introducir: un Esquema (se escribe el nombre del esquema al que sedesee asignar la consulta o la vista de tabla) y un Nombre de la consulta o vista de tabla (se escribeel nombre de la consulta o de la vista de tabla).

Filtrado de datosPara filtrar los datos de la consulta, establezca las preferencias deseadas en el área inferior de

la vista Diseño. Dispone de las siguientes líneas:

• Campo: Se escribe el nombre del campo de datos al que hace referencia en la consulta. Losparámetros de las filas inferiores hacen referencia a este campo. Si activa una celda pulsandoen ella con el ratón verá un botón de flecha que le permitirá seleccionar un campo. La opción"Nombre de tabla.*" selecciona todos los campos de datos y los criterios son válidos paratodos los campos de la tabla.

• Alias: Especifica un alias. Este alias se mostrará en la consulta en lugar del nombre de campo. Deesta forma se pueden emplear etiquetas de columna definidas por el usuario. Por ejemplo, sila etiqueta del campo de datos en la tabla es "NumArtículo" y prefiere que en la consulta semuestre "Número de artículo", escriba "Número de artículo" como alias (sin las comillas). En SQL los alias se definen como se muestra a continuación:

SELECT column AS alias FROM table.Por ejemplo:

SELECT "Ref." AS Referencia FROM "Artículos"

• TablaAquí se muestra la tabla de base de datos correspondiente al campo de datos seleccionado.Si se activa una celda pulsando en ella se mostrará una flecha que permitirá seleccionar otratabla de la consulta actual.

• OrdenarAl pulsar en la celda se podrá elegir una de las siguientes opciones de ordenación:ascendente, descendente y sin ordenar. Los campos de texto se ordenarán alfabéticamente(de la A a la Z) y los campos numéricos numéricamente (del 0 al 9).

• VisibleSi se selecciona la propiedad Visible para un campo de datos, éste se mostrará visible en laconsulta. Si, por el contrario, sólo se desea utilizar un campo de datos para formular unacondición, no se tiene que mostrarlo necesariamente para la consulta.

• CriterioEspecifica los criterios de filtro del contenido del campo de datos.

• oSe introduce en cada fila un criterio adicional para el filtrado. Los diferentes criterios de unacolumna se vinculan por una relación del tipo O.

Por otra parte, es posible introducir una fila para funciones mediante el menú contextual de lostítulos de fila en el área inferior del diseño de consulta:

FuncionesLas diferentes posibilidades que existen de ejecutar funciones en las consultas dependen del

sistema de base de datos que se utilice. En el caso de bases de datos con formato Adabas, el listadode la línea Función ofrece las siguientes opciones (si ha activado en el menú contextual lavisibilidad de la línea Función):

También se pueden introducir llamadas a funciones directamente en una expresión SQL. Lasintaxis es: SELECT FUNCTION(column) FROM table. En SQL la función para sumar, porejemplo, se presenta del modo siguiente: SELECT SUM("Precios") FROM "Artículos".

Excepto la función Agrupar, las funciones anteriores son las llamadas funciones agregadas,eso es, funciones que agrupan los datos en resultados a través de cálculos. Se pueden realizar otrasfunciones además de las que aparecen en el listado. Éstas dependen del sistema de bases de datosutilizado. Para obtener más información acerca de las funciones específicas del controlador,consulte la documentación del sistema de base de datos que utilice.

Para utilizar otras funciones que no aparecen en el listado es necesario introducirlas en Campo; deeste modo se muestran automáticamente en la fila Función. También se pueden asignar alias a lasfunciones. Para que en el título de la columna no se muestre el nombre de la función, introduzca elnombre deseado en Alias.En la instrucción SQL la activación de la función se presenta con la forma siguiente:

SELECT FUNCTION() AS alias FROM table

Nota: Al ejecutar una función no es posible añadir más columnas a la consulta, a menos que adichas columnas se les aplique la función Agrupar.

EjemplosEn el siguiente ejemplo se realiza una consulta en dos tablas: una tabla "Artículos" con el campo"Referencia" y otra tabla, "Proveedores", con el campo "nombre_proveedor". Además, ambas tablasdisponen de un campo de datos común llamado "num_proveedor".

Para crear una consulta que contenga todos los proveedores que suministran más de tresartículos, es necesario seguir los pasos siguientes:

1. Introducir las tablas "Artículos" y "Proveedores" en el diseño de la consulta.2. Relacionar los campos "num_proveedor" de ambas tablas, excepto si ya se ha establecido

una relación entre ellas.3. Pulsar dos veces en el campo "Referencia" de la tabla "Artículos". Mostrar la fila Función

mediante el menú contextual y seleccionar la cantidad de la función.4. Introducir >3 como criterio y ocultar el campo visible.5. Pulsar dos veces en el campo "nombre_proveedor" de la tabla "Proveedores" y seleccionar la

función Agrupar.6. Ejecute la consulta.

Si en la tabla "Artículo" existe el campo "Precio" (precio unitario de un artículo) y"Num_proveedor" (proveedor del artículo), el precio medio que aplica un proveedor se calcula conla siguiente consulta:

1. Insertar la tabla "Artículos" en Diseñar consulta.2. Pulsar dos veces en el campo "Precio" y en el campo "Num_proveedor".3. Activar la fila Función y seleccionar la función Promedio en el campo "Precio".4. Opcionalmente se puede introducir el alias "Promedio" en la fila (sin comillas).5. Seleccionar Agrupar en el campo "Num_proveedor".6. Ejecute la consulta.

Existen los comandos de menú y símbolos siguientes:

FuncionesMuestra u oculta una fila para funciones.

Nombre de tablaMuestra u oculta la fila para el nombre de la tabla.

AliasMuestra u oculta la fila para el alias.

Valores unívocosAplica a la consulta únicamente valores inequívocos. Se refiere a los registros que contienen

datos que aparecen varias veces en los campos seleccionados. Si se ha seleccionado la opciónValores inequívocos sólo podrá ver un registro que cumpla los criterios de la consulta(DISTINCT). En caso contrario podrá ver todos los registros correspondientes a los criterios de laconsulta (ALL). Por ejemplo, si el nombre "Pérez" aparece varias veces en la base de datos dedirecciones, elija la opción Valores inequívocos para especificar en la consulta que el nombre"Pérez" aparezca una sola vez.

En el caso de una consulta que incluye varios campos, la combinación de valores de todoslos campos debe ser inequívoca, de modo que el resultado pueda obtenerse a partir de un registroespecífico. Por ejemplo, supongamos que su agenda contiene "Pérez de Madrid" una vez y "Pérezde Barcelona" dos veces. La orden Valores inequívocos hace que la consulta utilice los campos"apellido" y "ciudad" y devuelva como resultado "Pérez de Madrid" una vez y "Pérez de Barcelona"una vez. En SQL, esta orden corresponde al predicado DISTINCT.

Formular condiciones de filtroDispone de diversos operadores y órdenes para formular condiciones de filtro. Aparte de losoperadores de relación, SQL dispone de órdenes específicas para consultar el contenido de camposde base de datos. Si utiliza dichas órdenes en la sintaxis de OpenOffice.org, OpenOffice.org lasconvertirá automáticamente a la sintaxis correspondiente de SQL. También puede introducir laorden SQL directamente. En las tablas siguientes se ofrece un resumen de los operadores y órdenes:

Operador Significado La condición se cumple si...= es igual a ... el contenido del campo es idéntico a la expresión introducida.

En los campos de consulta no se muestra el operador =; al introducir unvalor sin operador, se adopta el operador =.

<> es distintode

... el contenido del campo no se corresponde con la expresiónintroducida.

> es mayor ... el contenido del campo es mayor que la expresión introducida.< es menor ... el contenido del campo es menor que la expresión introducida.>= es mayor o

igual... el contenido del campo es idéntico o mayor que la expresiónintroducida.

<= es menor oigual

... el contenido del campo es menor o igual que la expresión introducida.

Comando deOpenOffice.org

ComandoSQL

Significado La condición se cumple si...

ESTA VACIO IS NULL esta vacío ... el campo de datos está vacío. En los camposSí/No con tres estados, este comando solicita elestado indefinido (ni Sí, ni No).

NO ESTAVACIO

IS NOTNULL

no está vacío ... el campo de datos no está vacío.

COMO

(Comodín * paraun númerocualquiera decaracteres

Comodín ? paraexactamente uncarácter)

LIKE

(comodín %paracualquiernúmero decaracteres

Comodín _para uncarácterexactamente)

forma partede

... el campo de datos contiene la expresiónintroducida. Los comodines (*) indican si laexpresión x se encuentra al inicio (x*), al final(*x) o dentro del contenido del campo (*x*). Enlas consultas SQL utilice % como comodín SQL yen la superficie de OpenOffice.org puede utilizarel comodín habitual (*) del sistema de archivos.

Los comodines * o % sustituyen un númerocualquiera de caracteres. En la superficie deOpenOffice.org se emplea como comodín pararepresentar exactamente un solo carácter el signode interrogación (?) y en las consultas SQL, elguión de subrayado (_).

NO COMO no formaparte de

... el campo de datos no contiene la expresiónintroducida.

ENTRE x E y BETWEENx AND y

comprendidoen elintervalo[x,y]

... el campo de datos contiene un valorcomprendido entre x e y.

NO ENTRE x Ey

NOTBETWEENx AND y

nocomprendidoen elintervalo[x,y]

... el campo de datos contiene un valor nocomprendido entre x e y.

IN (a; b; c...)

Recuerde que elpunto y comasirve deseparador entodas las listas devalores

IN (a, b, c...) contiene a, b,c...

... el campo de datos contiene una de lasexpresiones introducidas a, b, c,... Se puedenintroducir muchas expresiones; el resultado de laconsulta se obtiene con un operador O. Lasexpresiones a, b, c... pueden ser tanto cifras comocaracteres

NO EN (a; b; c...) NOT IN (a,b, c...)

no contiene a,b, c...

... el campo de datos no contiene una de lasexpresiones introducidas a, b, c,...

= VERDADERO = TRUE tiene el valorTrue

... el campo de datos tiene el valor True.

= FALSO = FALSE tiene el valorFalse

... el campo de datos tiene el valor False.

Ejemplos='Mujer' muestra los campos de datos con el contenido "Mujer".LIKE 'd?me' devuelve los nombres de los campos que contienen tanto "dime" como "dame".COMO 'S*' muestra los campos de datos con contenidos como "Sun".ENTRE 10 Y 20 muestra los campos de datos con contenidos comprendidos entre los valores 10

y 20. (Puede tratarse tanto de campos de texto y como de cifras.)EN (1; 3; 5; 7) muestra los campos de datos con los valores 1, 3, 5, 7. Si, por ejemplo, el

campo de datos contiene una referencia, se puede definir una consulta quemuestre el artículo en cuestión con el número introducido.

NO EN ('Pérez') muestra los campos de datos que no contienen "Pérez".

Los campos de fecha se representan como #Date# para identificarlos claramente como fechas. Lacondición de fecha se reproducirá en la expresión SQL resultante de la siguiente forma, compatiblecon ODBC:

Fecha {D'AAAA-MM-DD'}Fecha y hora {D'AAAA-MM-DD HH:MM:SS'}Hora {D'HH:MM:SS'}

Asimismo, OpenOffice.org también admite soporta las siguientes secuencias Escape de ODBC yJDBC ya conocidas:

Fecha {d 'AAAA-MM-DD'}Hora {t 'HH:MI:SS[.SS]'} - [ ] opcionalFecha y hora {ts 'AAAA-MM-DD HH:MI:SS[.SS]'} - [ ] opcional

Ejemplo: select {d '1999-12-31'} from world.years

Like Escape Sequence: {escape 'escape-character'}

Por ejemplo: select * from Articulo where Nom_articulo like 'The *%' {escape '*'}

Este ejemplo proporciona todas las entradas en las que el nombre del artículo comienza con 'The *'.También es posible buscar caracteres, que de lo contrario se interpretan como comodines, porejemplo *, ?, _, % o el punto.

Outer Join Escape Sequence: {oj outer-join}

Por ejemplo:

select articulo.* from {oj articulo LEFT OUTER JOIN pedidos ON referencia=pedidos.ANR}

Consultas en campos de textoPara consultar el contenido de un cuadro de texto simplemente hay que definir la expresión

entre comillas. No se diferencia entre mayúsculas y las minúsculas.

Consultas en campos de fechasTambién para filtrar una fecha es preciso definir la expresión entre comillas simples. Se

pueden utilizar los formatos siguientes: AAAA-MM-DD HH:MM:SS y AAAA/MM/DDHH:MM:SS así como AAAA.MM.DD HH:MM:SS

Consulta de los campos Sí/NoPara consultar campos Sí/No, en las tablas dBase o Adabas se emplea la siguiente sintaxis:

Condición Criterio de consulta EjemploSí en las tablas de datos

dBase: cualquier valordistinto de 0

=1 proporciona todos los registros de datos en los que elcampo Sí/No contiene el criterio "Sí" o "activado" (casillaseñalada).

No 0 =0 proporciona todos los registros de datos en los que elcampo Sí/No contiene el criterio "No" o "desactivado" (casillano señalada).

Vacío IS NULL o ESTAVACÍO

IS NULL muestra todos los registros de datos en los que elcampo Sí/No no contiene ni el criterio Sí ni el criterio No(casilla en gris).

Nota: La sintaxis depende del sistema de base de datos utilizado. Debe tener en cuenta que loscampos Sí/no se pueden definir de forma distinta (únicamente 2 estados en lugar de 3).

Consultas de parámetrosPara crear una consulta con parámetros variables deberá escribir la variable entre corchetes

(=[x]). Otra posibilidad es utilizar un signo igual seguido de dos puntos (=:x). Cuando se ejecute laconsulta, el programa mostrará un diálogo solicitando la expresión a la que se debe asignar lavariable x.

Si consulta varios parámetros al mismo tiempo, el diálogo contendrá un listado con todos losparámetros y una línea de entrada junto a cada uno de ellos. Escriba los valores, preferiblemente dearriba abajo, y pulse la tecla Intro después de cada línea.

Nota: No es posible efectuar consultas paramétricas con comodines (*, _) o caracteres especiales(por ejemplo, ?).

Si formula una consulta paramétrica y la guarda con las variables, podrá crear más tarde unaconsulta en la que dichas variables se sustituyan por las expresiones deseadas. En el momento deabrir la consulta, OpenOffice.org solicita dichas variables mediante un diálogo.

Entrada de parámetrosEl diálogo Entrada de parámetro solicita las variables definidas en la consulta. Escriba un

valor para cada una de las variables de la consulta y confírmelo pulsando Aceptar.

Las consultas paramétricas se utilizan también en subformularios, ya que éstos utilizanexclusivamente consultas en las cuales los valores resultantes se leen internamente a partir de unavariable. En la instrucción SQL una consulta de parámetros se muestra del modo siguiente:

select * from 'direcciones' where 'nombre' = :desplaceremos

Modo SQLSQL son las siglas de "Structured Query Language" y es un lenguaje que define las

instrucciones para consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales.En OpenOffice.org no es necesario tener conocimientos de SQL para crear la mayor parte de

consultas, ya que no es necesario escribir el código SQL. Si crea una consulta en Diseño deconsulta, OpenOffice.org convierte automáticamente las instrucciones a la sintaxis SQLcorrespondiente. Si utiliza el botón Activar/desactivar la vista Diseño para cambiar la vista SQL,podrá ver las órdenes correspondientes a una consulta creada con anterioridad.

La consulta se puede formular directamente en código SQL. No obstante, a este respectodebe tener en cuenta que la sintaxis especial que emplee depende del sistema de bases de datos queesté utilizando. El formato Adabas se basa en el estándar SQL/92 (denominado también SQL2), quefue creado por ISO y otros gremios estándar nacionales (en particular ANSI) en 1989 y se amplió en1992.

Al introducir el código SQL de forma manual es posible crear consultas específicas en SQLque no sean compatibles con las superficies gráficas del Diseño de consulta. Estas consultas debenejecutarse en el modo SQL nativo.

Si pulsa el símbolo Ejecutar directamente la orden SQL en la vista SQL podrá formularuna consulta no procesada por OpenOffice.org.Nota: En las bases de datos en formato Adabas se aplican los siguientes convenios de sintaxis

SQL: los nombres de tablas y columnas se escriben entre comillas dobles; las cadenas,entre comillas simples. Los nombres de alias no se marcan de una forma específica.

Barra de objetos SQLUtilice los símbolos de la barra de objetos SQL para definir una consulta en el modo diseño.

Según haya creado la consulta o vista en la pestaña Diseño o en SQL se mostrarán los símbolossiguientes:

Ejecutar Ejecuta la consulta SQL y muestra su resultado. La función Ejecutar no guarda laconsulta.

Borrar consulta Borra la consulta y quita todas las tablas de la ventana de diseño.

Activar/desactivar vista diseño Muestra la vista diseño de la consulta.

Añadir tablas Especifica las tablas que se deben insertar en la ventana de diseño. En el diálogoAñadir tablas seleccione las tablas necesarias para llevar a cabo la tarea actual.

Funciones Muestra la fila "Función" en la parte inferior de la vista Diseño, en la ventanaDiseño de consulta.

Nombre de la tabla Muestra la fila "Tabla" en la parte inferior de la ventana Diseño deconsulta.

Alias Muestra la fila "Alias" en la parte inferior de la ventana Diseño de consulta.

Valores unívocos Amplía con el parámetro DISTINCT la expresión Select creada de laConsulta SQL de la columna actual. El resultado es que los valores idénticos que aparecen variasveces se muestran una única vez.

En la ficha SQL verá el siguiente símbolo: Ejecutar directamente comando SQL

En modo SQL nativo se pueden escribir órdenes SQL que OpenOffice.org no interpreta, sinoque se pasan directamente a la fuente de datos. Si no muestra estos cambios en la vista de diseño, nopodrá volver a esta vista.

FormulariosLos formularios permiten acceder a los datos de una tabla a través de una interfaz de usuario

gráfica. Se pueden emplear para facilitar la entrada o la edición de datos.

Nota Los formularios creados mediante órdenes de la barra de símbolos flotante Funciones deformulario en un documento de OpenOffice.org se pueden guardar en cualquier lugar,como los otros tipos de documento.

La Ayuda de OpenOffice.org proporciona información más detallada sobre los temas siguientes:

1. Crear un formulario nuevo

2. AutoPiloto

3. Funciones de formulario

Las funciones de formulario son la herramienta adecuada para crear un formulario endocumentos de texto, tablas, dibujos o presentaciones.

Formulario en modo DiseñoEl modo Diseño permite diseñar el formulario y definir las propiedades de éste y de los

campos de control que contiene.

Buscar registro

Busca en tablas de base de datos y formularios.En formularios o tablas de base de datos sepueden buscar valores específicos en los campos de datos, listados y casillas de verificación.

Filtrar y ordenar datosLas funciones de clasificación y filtro se encuentran en la barra de formularios cuando se

abre un formulario en modo Usuario.

SubformularioSi precisa un formulario que haga referencia a los datos de una tabla o una solicitud y

muestre además los datos de otra tabla, deberá crear un subformulario.

Menús contextuales en formulariosEl menú contextual del contenedor de formularios ofrece diversas funciones que hacen

referencia a todos los formularios de la base de datos. Para editar un formulario específico dentro deuna base de datos, seleccione el formulario correspondiente y abra su menú contextual.

Diseño de formularioTodos los documentos de OpenOffice.org pueden convertirse en un formulario, basta con

que se inserte simplemente una o más funciones de formulario.

El símbolo formulario en la barra de herramientas es:

Al mantener pulsado durante unos segundos el símbolo Formulario de la barra de símbolosprincipal se abre una barra de símbolos flotante. Dicha barra flotante contiene los elementos y lasfunciones básicas necesarias para editar un formulario. Estas funciones aparecen, asimismo, en labarra de objetos cuando se selecciona un elemento de formulario en el documento. Si pulsabrevemente el ratón se activa siempre el último campo de control insertado que se muestra en formade símbolo.

Si pulsa en un elemento de formulario en modo edición, los símbolos de la barra deobjetos, las órdenes del menú Formato y los menús contextuales del formulario ofrecen funcionesde edición sensibles al contexto.

Durante el diseño del formulario se pueden incluir campos de control, aplicarpropiedades a los mismos, definir propiedades de formulario y definir subformularios.

Si hay un error durante la asignación de propiedades a los objetos del formulario (porejemplo, al asignar una tabla de base de datos inexistente a un objeto) se mostrará el mensaje deerror correspondiente. Dicho mensaje de error puede contener un botón Opciones. Si pulsa el botónOpciones se abrirá un diálogo con más información acerca del problema actual.

Funciones de formulario

Las funciones de formulario están disponibles en los documentos de texto, HTML, tabla,presentación o dibujo de OpenOffice.org. Las funciones de formulario ofrecen, por ejemplo, camposde texto para que el usuario escriba texto en ellos o botones para iniciar acciones determinadas. Lasfunciones de formulario se denominan Campos de control en OpenOffice.org. Para diseñar unformulario se insertan campos de control en el documento y se definen sus propiedades. Losformularios pueden también estar vinculados a una base de datos. En ese caso, los campos decontrol pueden mostrar datos de la base de datos o se pueden utilizar para editar e introducir datosen ella.

En el diseño de una página web, se pueden crear formularios en forma de documentosHTML. Dichos formularios HTML se pueden utilizar para enviar datos a través de Internet.

Nota: Si se crea un formulario HTML sólo podrán exportarse las propiedades de formulariocompatibles con la versión de HTML elegida. La versión de HTML para exportación seselecciona en Herramientas - Opciones - Cargar/Guardar - Compatibilidad HTML.

Nota: Las funciones de formulario de la versión actual de OpenOffice.org no se admiten enversiones de StarOffice anteriores a la 5.0. Al importar y exportar versiones antiguas dedocumentos con campos de control no se efectúa ninguna conversión. En lugar del campode control y sus propiedades, únicamente se importan rectángulos rojos y se exportanrectángulos azules; las propiedades de formulario se pierden con la operación de importar oexportar.

Para insertar una función de formulario específica en el documento, pulse en el símbolocorrespondiente de la barra de símbolos flotante. La forma del puntero del ratón cambia a un puntode mira para indicar que se puede arrastrar el objeto abierto en el documento. Para crear un campode control cuadrado, pulse la tecla Mayús mientras arrastra.

Nota: Si desea insertar campos de la lista de campos de una tabla o consulta en el formulario,arrástrelos desde la tabla o la consulta abiertas. En documentos de texto, se inserta uncampo al arrastrar y soltar un encabezamiento de columna. Si mantiene pulsadas las teclasControl+Mayús al soltar un encabezamiento de columna, se crea un grupo con un campo decontrol de formulario y una etiqueta.Una vez insertado un campo de control de formulario en el documento, se pueden editar sus

propiedades. Seleccione el campo de control y pulse el símbolo Propiedades de campo de controlo elija la orden del menú contextual Campo de control. Aparece un diálogo que permite definir laspropiedades.

Para definir como mnemónico un carácter de una etiqueta para que el usuario pueda accedercon facilidad al campo de control correspondiente pulsando el carácter en el teclado, inserte uncarácter tilde (~) antes del carácter deseado en la etiqueta.

Se pueden copiar campos de control de un documento a otro mediante la técnica de arrastrary soltar, o copiándolos primero al portapapeles y pegándolos a continuación en el documento nuevo.Al mismo tiempo, OpenOffice.org analiza las tres propiedades que aparecen en la pestañaPropiedades de formulario - Datos: "fuente de datos", "tipo de contenido" y "contenido", parapoder insertarlas en la posición correcta en la estructura de formulario lógico del documentodestino. Un campo de control que muestre, por ejemplo, el contenido de la agenda, seguirámostrando éste después de copiarlo en el documento destino. El campo de control se insertará en laestructura de formulario del documento de destino, o se creará dicho documento.

Existen los siguientes campos de control:

Botón Crea un botón. Esta función se puede emplear para ejecutar una orden para un eventodefinido, como una pulsación de ratón. Puede aplicar a estos botones texto e imágenes.

Campo de opción Crea un campo de opción. Los campos de opción permiten al usuario elegir entre diversasopciones. Los campos de opción con la misma funcionalidad tienen el mismo nombre(propiedad Nombre). Normalmente se asignan a un marco de grupo.

Casilla de verificación Crea una casilla de verificación. Las casillas de verificación permiten activar o desactivaruna función en un formulario.

Campo de etiqueta Crea un campo para la visualización de texto. Estas etiquetas sólo sirven para mostrar textopredefinido. No es posible hacer entradas en estos campos.

Cuadro de grupo Crea un marco para agrupar visualmente varios campos de control. Los cuadros de grupopermiten agrupar botones de opción en un cuadro. Al insertar un marco de grupo en eldocumento se activa el AutoPiloto Elemento de grupo que permite crear fácilmente ungrupo de opciones.

Advertencia: Si arrastra un marco de grupo sobre campos de control ya existentes y deseaseleccionar posteriormente un campo de control, active primero el comando Posición -Enviar hacia atrás en el menú contextual del marco de grupo. A continuación puedeseleccionar un campo de control si mantiene pulsada la tecla (Ctrl).Nota: Los cuadros de grupos sólo se usan para efectos visuales. Una agrupación funcional decampos de opción se puede hacer mediante la definición del nombre: en las propiedadesNombre de todos los campos de opciones, escriba el mismo nombre con el fin deagruparlos.

Campo de texto Crea un campo de texto. En los campos de texto el usuario puede escribir texto. En unformulario, los campos de texto muestran datos o permiten introducir datos nuevos.

Listado Con este símbolo creará un listado. El listado le permite al usuario la selección de unaentrada en una lista. Si el formulario está unido a una base de datos y la conexión a la basede datos está activada, al crear el listado aparecerá automáticamente el AutoPiloto Listado,que le ayudará al crear este campo de control.

Cuadro combinado Crea un cuadro combinado. Un cuadro combinado es un listado de una sola línea con unalista desplegable en la que los usuarios pueden elegir una opción. Puede asignar al cuadrocombinado la propiedad "sólo lectura" para que los usuarios no puedan escribir entradasdistintas de las que aparecen en la lista. Si el formulario está relacionado con una base dedatos y la conexión con la misma está activa, el Piloto automático - Cuadro combinado seabrirá automáticamente después de insertar el cuadro combinado en el documento.

Botón gráfico Crea un botón que se muestra en forma de imagen. Aparte de la representación gráfica, unbotón de imagen tiene las mismas propiedades que un botón "normal".

Campo de control gráfico Si pulsa sobre este símbolo creará un campo de control gráfico. Su función es únicamente lade insertar imágenes desde una base de datos. Si en el modo formulario pulsa dos vecessobre tal campo, se abrirá el diálogo Insertar imagen para que inserte una imagen. Existeademás un menú contextual (no en modo diseño) con comandos para insertar y eliminar laimagen.Un formulario puede mostrar imágenes de una base de datos e insertar imágenes nuevas enésta si el campo de control de imagen no está protegido contra escritura. El campo de controldebe hacer referencia a un campo de la base de datos de tipo imagen. Por tanto, especifiqueel campo de datos en la ventana de propiedades de la pestaña Datos.

Selección de archivo Crea un botón que permite la selección de archivos.

Campo de fecha Crea un campo de fecha. Si el formulario está vinculado a una base de datos, los valores defecha se pueden adoptar de la base de datos.

Si asigna al campo de fecha la propiedad "Desplegable", el usuario puede desplegar en estecampo un calendario para seleccionar una fecha. Esto también es válido para un campo defecha que se encuentre dentro de un campo de control de tablas.Nota: El usuario puede editar con facilidad los campos de fecha con las teclas de flechaarriba y abajo. Según cuál sea la posición del cursor, el día, el mes o el año se puedeincrementar o disminuir con las teclas de flecha.Vea: Instrucciones específicas para campos de fecha.

Campo horario Con este símbolo creará un campo horario. Si vincula el formulario con la base de datos,podrá insertar valores horarios de la base de datos en el formulario.Nota: El usuario puede editar con facilidad los campos de hora con las teclas de flecha arribay abajo. Según cuál sea la posición del cursor, las horas, los minutos o los segundos sepueden incrementar o disminuir con las teclas de flecha.

Campo numérico Con este símbolo creará un campo numérico. Si vincula el formulario con la base de datos,podrá insertar valores numéricos de la base de datos en el formulario.

Campo formateado Crea un campo formateado. Un campo formateado es un cuadro de texto en el que se defineel formato de las entradas y salidas así como los valores limitadores que las afectan.Un campo formateado contiene características de campo de control especiales (Formato -Campo de control)

Campo de moneda Crea un campo de moneda. Si el formulario está vinculado a una base de datos, el contenidodel campo de moneda en el formulario puede tomarse de la base de datos.

Campo enmascarado Crea un campo enmascarado. Los campos enmascarados constan de una máscara de edicióny de una máscara literal. La máscara de edición determina los datos que pueden entrar losusuarios. La máscara literal define el contenido del campo enmascarado al cargar elformulario.

Nota: En formato HTML no se tendrán en cuenta los campos enmascarados.

Control de tablas Si pulsa sobre este símbolo creará un campo de control para una tabla de base de datos.Cuando se cree un nuevo campo de control de tablas, aparecerá automáticamente elAutoPiloto Elemento de tabla, que le ayudará durante la creación del campo de control.El campo de control de la tabla es una vista tabular de un formulario de base de datos. Sienlaza el formulario con una base de datos, el campo de control de la tabla muestra los datosen la fuente de datos. Con este campo de control se trabaja del mismo modo que con la vistade la fuente de datos y es posible escribir, borrar y editar datos.Vea las instrucciones específicas para campos de control de tablas.

Selección Este símbolo cambia el puntero del ratón al modo de selección o desactiva éste. El modo de

selección se utiliza para seleccionar los controles del formulario actual.

Propiedades de campos de control Abre un diálogo para editar las propiedades del campo de control seleccionado.

Propiedades del formulario En las propiedades del formulario puede determinar, entre otros, la fuente de datos y losacontecimientos para todo el formulario.

Secuencia de activación El diálogo Secuencia de activación permite modificar el orden en el que los campos decontrol obtiene el foco mediante la tecla de tabulación.

Añadir un campoAbre una ventana donde se selecciona un campo de la base de datos para añadirlo alformulario.

Navegador de formulario Abre el diálogo Navegador de formulario. El Navegador de formulario muestra todos losformularios y subformularios del documento actual con sus respectivos campos de control.

Modo Diseño Activa y desactiva el modo Diseño. Esta función se utiliza para cambiar rápidamente entrelos modos Diseño y Usuario. En el modo Diseño se puede definir el diseño del formulario.Si el modo no está activo se pueden editar los campos de control del formulario.

Abrir en modo diseño Abre un formulario en modo diseño a fin de que se pueda editar.

Foco automático de control

Si está activada la opción Foco automático de control, se seleccionará el primer campo decontrol de formulario al abrir el documento. Si la opción no está activada, el texto seseleccionará después de abrir. La Secuencia de activación especificada determina cuál es elprimer campo de control del formulario.

Activar/desactivar AutoPilotos Especifica si se debe iniciar automáticamente el Piloto automático al insertar un campo decontrol nuevo. Este valor de configuración se aplica globalmente a todos los documentos.Además se pueden usar los Comandos del menú contextual