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DEFINICIÓN DE UN PROYECTO

Un proyecto es temporal. La duración de un proyecto podría ser de tan sólo una semana o prolongarse durante años, aunque cada proyecto tiene un inicio y un final definido.

Un proyecto es además un esfuerzo. Los recursos, como pueden ser el personal y el equipamiento, necesitan realizar un trabajo. El esfuerzo es encargado a un equipo u organización, de modo que los proyectos tienen en cierto sentido la tendencia a ser eventos planificados. El éxito de los proyectos no es espontáneo; necesita una preparación y planificación previa.

Cada proyecto crea un producto o servicio único. Este es el objetivo del proyecto, la razón por la que se emprende el proyecto.

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La mayoría de los proyectos comparten actividades comunes, como la división del proyecto en tareas de fácil manejo, la programación de las tareas, la comunicación entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo.

DEFINICIÓN DE UN PROYECTO

“Todos somos Administradores de Proyectos, pero no todos saben como planear y administrar un proyecto”

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Construir una casa

Armar y dar un curso por primera vez

Desarrollar y lanzar un nuevo producto

Instalar una máquina en una industria

Planear una fiesta o boda

Organizar olimpiadas

Desarrollar un evento

Reestructurar una organización

Dar un examen

Realizar un desarrollo de software

Desarrollar un equipo electrónico

Construir una fábrica

Hacer un catálogo, etc.

Proyectos varían en tamaño y alcance:

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El trabajo de un proyecto puede ser visualizado de muchas formas, aunque la más conocida sea probablemente la denominada triángulo del proyecto:

VISIÓN DE LOS PROYECTOS EN TÉRMINOS DE TIEMPO, COSTO Y ÁMBITO

Costo

Calidad

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TIEMPO: Los proyectos exigen una fecha límite. El tiempo limitado es la delimitación con la que estaremos más familiarizados en cualquier proyecto.

COSTO: Los costos son todos los recursos requeridos para llevar a cabo el proyecto. El costo incluye las personas y el equipamiento para realizar el trabajo, los materiales utilizados, y todos los demás eventos y aspectos que requieren dinero o la atención de alguien en un proyecto.

ÁMBITO: Los objetivos y las tareas del proyecto, así como el trabajo necesario para realizarlo.

Este trío de tiempo, costo y ámbito forman el triángulo del proyecto. Al ajustar uno de estos elementos se ven afectados los otros dos. Aunque los tres elementos son importantes, normalmente uno de ellos tendrá más influencia en el proyecto.

VISIÓN DE LOS PROYECTOS EN TÉRMINOS DE TIEMPO, COSTO Y ÁMBITO

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La gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para atender los requerimientos del proyecto. La gestión de proyectos es lograr los objetivos a través del uso de procesos tales como: inicio, planificación, ejecución, control y cierre. El equipo del proyecto gerencia el trabajo de los proyectos, y el trabajo típicamente involucra:

Demandas compitiendo por: Alcance, tiempo, costo, riesgo y calidad.

Involucrados con diferentes necesidades y expectativas.

Identificación de requerimientos.

¿ QUÉ ES LA GESTIÓN DE PROYECTOS ?

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PLAN DE PROYECTO

CARACTERÍSTICAS DE UN PROYECTO:

Puede ser sencillo, no requiere de conocimientos, de técnicas y de recursos complejos, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en un bloc de notas.

Puede ser complejo, requiere de conocimientos, de técnicas y de recursos complejos, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del proyecto de millones de dólares.

ELEMENTOS DE UN PROYECTO:

Tarea: También llamadas pasos, se requieren para completar un proyecto y definen el ámbito del objetivo del mismo.

Hito ♦: Representa un evento o condición que marca la

finalización de un grupo de tareas relacionadas o la finalización de una fase del proyecto.

Recurso: Son las personas, equipos, y material que son necesarios para completar y llevar a cabo las tareas en un proyecto.

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Lo conforman las personas, maquinarias y materiales.

Prensadora Tractor Impresora, etc.

RECURSOS

TIPOS DE RECURSOS

TRABAJO

Nota: No está en función del Tiempo. MATERIAL

Ingeniero Capataz Peón Cuadrilla, etc.

• PERSONAS

Ejm: S/. 550.00/Sem

• EQUIPOS O MAQUINARIAS

Nota: Están en función del Tiempo.

Ejm: $ 120.00/Hora

Arena, cemento, alambre, fierro, etc.

Ejm: S/. 60.00

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Cuando se hayan definido los objetivos del proyecto y decidido sus fases principales, se puede comenzar a crear el plan.

Primero: Se especifica y organiza la lista de tareas que se deben realizar, así como la duración de cada tarea.

Segundo: Se agrega al plan personas, equipamiento y materiales, y sus costos.

Tercero: Después se asignan estos recursos a las tareas. Con esta información, Microsoft Project crea una programación. Se puede comprobar la programación y ajustarla según sea necesario.

Los primeros pasos en la creación de una programación consiste en iniciar un nuevo archivo, designar una fecha de comienzo o fin del proyecto e introducir información general del proyecto.

CREAR UN PLAN DE PROYECTO

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GESTIÓN DE PROYECTOS CON MICROSOFT PROJECT

La herramienta de Microsoft facilita el modo de llevar a cabo de manera conjunta las siguientes acciones para la administración de proyectos:

• Realizar un seguimiento de toda la información que conlleva los requerimientos del trabajo, la duración y los recursos para el proyecto.

• Visualizar el plan del proyecto en un formato estándar y con un diseño apropiado.

• Programar tareas y recursos de manera apropiada y consistente.

• Intercambiar información de proyecto con todos los participantes a través de una Intranet o de Internet.

• Comunicar la información a los recursos y otros participantes, dado que el administrador del proyecto posee el control del proyecto.

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CONCEPTOS BÁSICOS DE MICROSOFT PROJECT

Es una herramienta que permite planear sistemáticamente las fases y tareas de un proyecto.

¿QUÉ ES MICROSOFT PROJECT?

¿EN QUÉ NOS AYUDA MICROSOFT PROJECT?

Es la forma de simplificar las dificultades durante la planificación, diseño, administración y evaluación de proyectos en el MS Project.

MICROSOFT PROJECT LE PERMITIRÁ:

•Organizar la lista de actividades en una estructura jerárquica.

•Asignar recursos y costos a las diferentes actividades.

•Obtener la gráfica de red del proyecto.

•Imprimir una gran variedad de informes.

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Comenzando a Trabajar con MS-Project

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ESTIMACIÓN DE DURACIÓN

Abreviaturas

min = m

hr = h

día = d

sem= s

ms = me

Equivalencias

1 día = 8 h

1 sem = 5 días

1 mes = 20 días

Los valores de duración van seguidos de una abreviatura de unidad de tiempo:

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Entorno de Trabajo

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Entorno de Trabajo

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ESTRUCTURA DE DESCOMPOSICIÓN DEL TRABAJO

En la administración de proyectos moderna, la herramienta más distintiva y fundamental es la Estructura de División del Trabajo, o WBS por sus siglas en inglés (Work Breakdown Structure). Prácticamente es la base para poder saber que se requiere hacer y de ahí realizar los planes de tiempo, costo, calidad, riesgo, adquisiciones, comunicaciones y recursos humanos, de forma integral.

¿QUÉ ES?

Método para representar jerárquicamente las partes de un proceso o producto.

Proyecto

Tarea 01

Tarea 11 Tarea 12

Tarea 02

Tarea 21 Tarea 22

Tarea 03

Tarea 31 Tarea 32

Ejemplo

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1. Fin a comienzo (FC)

2. Comienzo a

comienzo (CC)

3. Fin a fin (FF)

4. Comienzo a fin

(CF)

La tarea (B) no puede comenzar hasta que finalice la tarea (A).

La tarea (B) no puede comenzar hasta que comience la tarea (A).

La tarea (B) no puede finalizar hasta que finalice la tarea (A).

La tarea (B) no puede finalizar hasta que comience la tarea (A).

Dependencia entre tareas (Predecesoras) Descripción

Técnicas de Programación de proyectos

A) Modelo de Diagrama de Precedencias: Vinculación entre tareas

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A

B

C

D

E

F

G

H

I

Tiempo 1 2 3 4 5 6 7 8

Actividades

B) Diagramas de Gantt (Barras) Tiene como objetivo la representación del plan de trabajo, mostrando las tareas a realizar, la distribución óptima de los recursos, el momento de su comienzo y su terminación y la forma en que las distintas tareas están encadenadas entre si.

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C) Método del Camino Crítico(CPM)

EL método CPM (Critical Path Method - Método del Camino Crítico) constituye una de las técnicas pioneras en el campo de la moderna programación y control de proyectos.

Para construir el CPM el primer paso que hay que dar es crear una Estructura de Descomposición de Trabajo (WBS) para el proyecto. El siguiente paso, es crear una suerte de diagrama de flujo específico a partir de la información contenida en la WBS.

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2 0 5 Inicio Tarea 01

Tarea 04

Tarea Ficticia

6

Fin

3

Tarea 02

Tarea Ficticia

0

Tarea 05 Tarea 03

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Proyecto de una Pequeña

Empresa

MS-Project

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N° Nombre de tarea Duración

1 Conformación del equipo 1 Sem

2 Estudio del Perfil 1 Sem

3 Estudio de Mercado 2 Sem

4 Tamaño de la Planta 1 Sem

5 Localización de la Planta 1 Sem

6 Ingeniería del Proyecto 4 Sem

7 Organización Empresarial 1 Sem

8 Inversiones 2 Sem

9 Financiamiento 2 Sem

10 Costos e Ingresos 1 Sem

11 Evaluación Empresarial 1 Sem

Proyecto a utilizar

REPRESENTACIÓN DEL PROYECTO EN

FORMA DE TABLA

N° ACTIVIDADES DURACIÓN (SEMANAS)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

1 Conformación del equipo

2 Estudio del Perfil

3 Estudio de Mercado

4 Tamaño de la Planta

5 Localización de la Planta

6 Ingeniería del Proyecto

7 Organización Empresarial

8 Inversiones

9 Financiamiento

10 Costos e Ingresos

11 Evaluación Empresarial

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Diagrama de Gantt