Las principales herramientas son excel y access.Los programas de hoja

de cálculo automatizados, como Microsoft Office Excel 2007,

proporcionan una gran variedad opciones de cálculo y gráficos para

visualizar y manipular datos de tablas. También pueden resultar útiles

para almacenar listas de información, por ejemplo listas de distribución

de correo o inventarios. No obstante, a medida que los requisitos de una

lista se hacen más complejos, puede resultar difícil conservar los datos

en un programa de hoja de cálculo. Un programa de bases de datos

relacionales (base de datos relacional: tipo de base de datos que

almacena información en tablas. Utiliza valores de dos tablas para

relacionar datos de una con datos de la otra. En una base de datos

relacional, se suele almacenar un tipo de datos específico sólo una vez.),

como Microsoft Office Access 2007, resulta más adecuado para crear

listas complejas y trabajar con ellas, y además ofrece eficaces

herramientas para especificar, organizar, conservar y recuperar los datos.

Microsoft Access es una de las aplicaciones qu vienen

incluidas en Microsoft Office en su versión

profesional. Es una base de datos que permite

administrar toda la información desde un único

archivo de base de datos.

Dentro del archivo, puede utilizar:

• Tablas para almacenar los datos.

• Consultas para buscar y recuperar únicamente los

datos que necesita.

• Formularios para ver, agregar y actualizar los datos

de las tablas.

• Informes para analizar o imprimir los datos con un

diseño específico.

• Páginas de acceso a datos para ver, actualizar o

analizar los datos de la base de datos desde

Internet o desde una intranet.

¿Que herramientas nos ofrece?

TablasEs la forma mas simple, en ellas almacenamos los datos de forma estructurada.

ConsultasDe las tablas, si queremos, podemos extraer

información filtrada según nuestras necesidades, o actualizar algunos datos concretos, o eliminar

ciertos registros que cumplan una determinada condición. Para todo es y mucho mas se usan las

consultas.

Formularios

Esta es la parte mas amigable de nuestra base de datos.

Usamos los formularios para trabajar con la base de datos,

estos están vinculados a las tablas y nos ofrecen una forma

mas práctica y bonita, según el gusto y el empeño que le

ponga el usuario, para trabajar con nuestra información.

Las hojas de cálculo que ofrece Excel

son excelente herramienta para

organizar, analizar y presentar

información, ya sea a través de

gráficos, tablas o imágenes de apoyo.

Permite realizar actividades financieras

y contables, cuadros estadísticos y

tablas, entre otras opciones, utilizando

operaciones de funciones aritméticas,

de estadística, trigonométricas…

También permite organizar y tener un

registro de cualquier tipo de base de

datos.

Una hoja de cálculo

Por definición, las hojas de cálculo son

aplicaciones de computadora que

contienen múltiples celdas que se

forman de una matriz de columnas y

filas. Cada una de dichas celdas puede

contener datos de tipo texto,

numéricos, alfanuméricos y también

fórmulas.

Las hojas de cálculo han sido ampliamente utilizadas porque facilitan los cálculos numéricos a través del uso de fórmulas. De una manera muy sencilla y rápida se pueden hacer operaciones aritméticas sobre cientos de miles de datos numéricos.

Gráficos de Excel

Una imagen dice más que mil

palabras y Excel facilita en gran

medida la creación de gráficos

que nos ayudan a representar

los datos y entenderlos

fácilmente.

Programación de Macros

Y por si fuera poco, Excel nos permite

automatizar aquellas acciones que

ejecutamos sobre nuestros datos

cotidianamente ahorrándonos así

mucho tiempo. Esto se logra a través de

un lenguaje de programación conocido

como VBA el cual nos permite

manipular Excel y lograr ciertas cosas

que no se podrían hacer con los

comandos disponibles en la interfaz

gráfica.

Office Access 2007 y Office Excel 2007

tienen muchas similitudes. Con ambos

programas podrá:• Ejecutar eficaces consultas para ordenar y filtrar los

datos.

• Ejecutar sofisticados cálculos para obtener la

información que desee.

• Utilizar vistas Tabla dinámica y Gráfico dinámico para

trabajar con los datos de una forma interactiva.

• Crear informes sobre los datos y ver dichos informes en

varios formatos.

• Utilizar formularios para agregar, cambiar, eliminar y

explorar los datos de una forma sencilla.

• Crear una combinación de correspondencia de

Microsoft Office Word 2007, por ejemplo para producir

grandes cantidades de etiquetas.

• Conectarse a datos externos para poder verlos,

consultarlos y editarlos sin necesidad de importarlos.

• Crear páginas Web para mostrar los datos en formato

de sólo lectura o para obtener acceso a ellos en un

formato que se pueda actualizar.

• Importar datos de bases de datos externas (por ejemplo,

Access o Microsoft SQL Server) y de otros tipos de

archivo (.txt o .htm).

1. Se utiliza excel cuando se necesita graficar o tabular el control de gastos anuales.

Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo de otro,

como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que quieres

hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos más adelante cómo se hace exactamente, pero

es muy fácil).

Quizás pienses que para hacer una suma es mejor utilizar una calculadora. Pero piensa qué ocurre

si te equivocas al introducir un número en una suma de 20 números, tienes que volver a

introducirlos todos; mientras que en Excel no importa si te equivocas al introducir un dato,

simplemente corriges el dato y automáticamente Excel vuelve a calcularlo todo.

Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados, imagina que estás haciendo

la declaración de la renta a mano y al final descubres un error, tendrías que volver a calcularlo todo.

Si lo haces con Excel sólo tienes que corregir un dato.

Esta característica de recálculo automático te permite también hacer simulaciones fácilmente. Por

ejemplo, si estás calculando lo que tendrás que pagar al mes al pedir un préstamo hipotecario, basta

que vayas introduciendo diferentes cantidades en el importe del préstamo para que veas lo que

tendrías que pagar en cada caso.

2. En esta imagen tienes una sencilla factura

realizada con Excel.

Puedes observar como las columnas se

numeran por letras A,B,C,... y las filas por

números 1,2,3,... En la columna D se ha

calculado el producto de las columnas B y C.

En la celda D12 se ha calculado el IVA, debajo

de la Banda de opciones puedes ver la

fórmula que se ha utilizado =D11*0,16 es

decir, el producto de lo que hay en la celda

D11 multiplicado por 0,16.

3. Si desea realizar un seguimiento de información de los clientes, como los nombres o apellidos, las direcciones y los números de teléfono, pero puede que esa información aumente para incluir acciones de dichos clientes, como pedidos, debería considerar la posibilidad de almacenar los datos en Access.

4. Si trabaja en una compañía grande que recibe pedidos de clientes, quizás necesite mirar los nombres de los clientes almacenados en una base de datos de SQL Server mientras toma nota de los nuevos pedidos en Access. Puede mantener una conexión con la base de datos de SQL Server desde la vista Tabla de Access. Cuando agrega o mira un nombre de cliente, está trabajando en la base de datos de SQL Server, pero los nuevos pedidos que acaba de especificar se están almacenando de forma local en tablas de Access.