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Herzlich Willkommen im HRS Tagungs-
und Gruppenportal
Tagung-OnlineGruppe-Online
Seite 2
InhaltWelche Möglichkeiten bietet Ihnen HRS im Tagungsbereich?
Anmeldung und Profilverwaltung
Suchfunktionen
Hotelliste und Hoteldetails
Vergleichen von Hotels
Online-Anfrage von Tagungen
Veranstaltungsübersicht
Angebot und Angebotsvergleich
Buchung, Änderung und Stornierung
Gruppe-Online
Seite 3
Welche Möglichkeiten bietet Ihnen HRS im Tagungsbereich?
Tagung-Online
–
das Tagungsportal mit folgenden Funktionalitäten:
Anfragetool für Tagungen/Gruppen mit Express-
und erweiterter Suchfunktion
Die Vorteile auf einen Blick:
schnelle und effiziente Suche
Abfrage bis zu vier Hotels
Standardisierte Angebote
Speichern von Suchprofilen
online Kontakt zu den Hotels
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Anmeldung
Sie sind bereits bei Tagung-Online
registriert? Dann melden Sie sich bitte hier mit Benutzernamen und Kennwort an.
Neu bei Tagung-Online? Registrieren Sie sich bitte einmalig mit Ihren Daten.
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Anmeldung
Bitte registrieren Sie sich einmalig.
Belegen Sie alle Pflichtfelder (rote Sternchen)
Geben Sie einen Benutzernamen und ein mind. 6-stelliges Kennwort ein.
Mit Benutzernamen und Kennwort können Sie sich zukünftig bei Tagung-
Online
als Kunde anmelden.
Wählen Sie die Firmenzuordnung aus.
Benennung eines Stellvertreters möglich (z.B. im Urlaubsfall)
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Anmeldung
Füllen Sie Ihre Firmenadresse aus sowie Kontaktdaten (für Übermittlung an das Hotel)
Bei abweichender Rechnungsanschrift bitte das entsprechenden Häkchen setzten: Eingabe nun möglich.
Eingabe einer Kontakttelefonnummer erforderlich.
Eingabe der gewünschten Sprache und Währung
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Profilverwaltung
Sie haben jederzeit die Möglichkeit durch Auswahl der „Benutzerdaten“
Ihre persönlichen Daten zu aktualisieren
E-Mail Adresse
Firmenadresse
Kontaktdaten Firmenadresse
Sprache und Währung
Seite 8
Profilverwaltung
Nach der Anmeldung bzw. Registrierung kommen Sie direkt in Ihre Veranstaltungs-
übersicht
und können Ihre Anfragen nach Status auswählen sowie die Details der Anfrage abrufen.
Alle Vorgänge werden hier aufgelistet, dadurch erhalten Sie eine Transparenz und können Ihre Arbeitsabläufe optimieren
-> enorme Zeiteinsparung
Klicken Sie auf das Pluszeichen, um die Details zu sehen.
Gehen Sie auf Hotelsuche und starten Sie Ihre neue Anfrage
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Suchfunktionen
Starten Sie hier mit der Express-SucheAlternativ können Sie auch mit der erweiterten Suchfunktion starten
Express-Suche:
für einen ersten Überblick über das Hotelangebot im Zielort
Erweiterte Suche:
für bedarfsgenaue Anfrage mit Angabe der Details zum Tagungsprofil (Zeiten, Technik, Raumgröße, unterschiedliche Teilnehmeranzahl)
Speichern Sie Ihre Suchkriterien als Suchprofil
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Express-SucheDie Express-Suche ist geeignet für Standard-Anfragen.Geben Sie folgende Informationen ein:
Ziel • Ort• Region• Adresse• oder wählen Sie einen Ihrer
Firmenstandorte aus
Datum
Zimmeranzahl
Teilnehmeranzahl
Bestuhlungsart
Auswahl der Tagungspauschale
Entscheidungsfrist für Angebote: Datum auswählenTagesmeeting ohne Übernachtung; bitte Haken setzen bei keine Übernachtung benötigt
Mit einem Klick auf ‚Hotel suchen‘
kommen Sie zur Hotelliste mit Ihren Suchergebnissen.
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Erweiterte Suche
Nutzen Sie die erweiterte Suche
für eine bedarfsgenaue Anfrage mit zusätzlichen Auswahlmöglichkeiten.
Vorteil: durch die detaillierte Angabe Ihrer Anforderungen, erhalten Sie qualifizierte und individuelle Angebote der Hotels.
Geben Sie bitte folgende Informationen ein:
Ziel
Datum
Hoteltyp
Lage
Umgebung…
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Erweiterte Suche
Geben Sie bitte folgende Informationen ein:
Veranstaltungsart
Anzahl Teilnehmer
Zimmerbedarf
Sonstige Wünsche…
Alternativtermin (sofern vorhanden)
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Erweiterte Suche
Geben Sie für den/ die Veranstaltungstag/e Ihre Anforderungen und Wünsche ein:
Anzahl der Räume
Uhrzeit
Bestuhlung
Technik: siehe Tagungspauschale
Raum
Tagesablauf / Pausen
Teilnehmeranzahl, Tagungspauschale…
Sie können eigene Dateien wie z. B Raumplan anhängen
Speichern Sie Ihre Suche bei regelmäßigen, ähnlichen Veranstaltungen als Suchprofil ab
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Erweiterte Suche
Tagesablauf: Wählen Sie Verpflegungszeiten aus und bestimmen Sie die Uhrzeit. Nur ausgewählte Verpflegungszeiten werden an das Hotel übermittelt.
Eine Auswahl verschiedener weiterer Verpflegungsangebote ist möglich, so wie ein Feld für eigene Einträge (Sonstiges)
Es ist möglich, Anhänge beizufügen
Klicken Sie auf „Weiter“
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Hotelliste
Online-Anfrage
von Tagungen
Anfrage von bis zu 4 Tagungshotels
Kennzeichnung Ihrer Vertragshotels
Erhalt eines übersichtlich gestalteten Angebotes innerhalb von 12 Arbeitsstunden
Seite 16
Hotelliste
Nicht erfüllte Kriterien werden in der Hotelliste dargestellt:
Bestuhlung nicht möglich
Zu geringe Zimmerkapazität
Bei Nicht-Vertragshotels
Keine Preisangabe; diese erfolgt über Anfrage beim Hotel
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Hotelliste
Hotelliste jederzeit neu sortierbar
Entfernung zu Hauptbahnhof, Zentrum
Tagungspauschalen auf-/absteigend
Hotelname auf-/absteigend
Teilnehmerkapazität auf-/absteigend
Tagungsräume auf-/absteigend
In der Preis-
und Symbolerklärung oder auf den roten Infobuttons
erhalten Sie weitere Informationen zu Bezeichnungen und Symbolen
Geben Sie einen Veranstaltungsnamen einFür Details zum Hotel klicken Sie auf den Hotelnamen
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Hoteldetails
Anzahl Tagungsräume
Längen-
und Flächenangaben
Bestuhlungsart
Ausstattungsmerkmale
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Vergleichen von Hotels
Hotels markieren und direkt nebeneinander vergleichen
Bis zu 4 Hotels auswählen
Nach Auswahl der Hotels klicken Sie bitte auf „vergleichen“
Seite 20
Vergleichen von Hotels
Über das Auswahlmenü
können Sie das gewünschte Hotel zur Ansicht ändern
Sie können sich die Hotelfotos oder die Tagungsraum-Fotos anzeigen lassen
Verglichen werden:
Rate Übernachtung
Tagungspauschale
Extraleistungen
Hotelbewertung
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Vergleichen von Hotels
Vergleichen werden:
generelle Hotelinfos
Entfernungen
Hotelausstattung
Zimmerausstattung
Serviceleistung im Hotel
akzeptierte Zahlungsmittel
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Online-Anfrage von Tagungen
Markieren Sie Ihre Wunschhotels und klicken Sie auf „Anfrage als E-Mail“
Bis zu 4 Hotels auswählen
Tipp: Je detaillierter Ihre Angaben in der erweiterten Suche sind, desto besser kann das Angebot vom angefragten Hotel unterbreitet werden
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Online-Anfrage von Tagungen
Ihre Anfrage wurde versandt
Innerhalb der nächsten 12 Arbeitsstunden erhalten Sie eine Email mit dem Direkt-Link
zum angefragten Angebot
Erhalten Sie binnen dieser Frist kein Angebot, wird automatisch von HRS eine Erinnerung an das angefragte Hotel versandt
Mit ‚Zur Übersicht‘
wechseln Sie in die Veranstaltungsübersicht, um Ihre bereits verschickten Anfragen oder Buchungen zu sehen
Seite 24
Online-Anfrage von Tagungen
Zurückziehen einer Anfrage möglich
Anfrage über das Pluszeichen in der Veranstaltungsübersicht öffnen:
Auf „Anfrage verwerfen“
klicken
Sie werden gebeten einen Grund für das Zurückziehen der Anfrage anzugeben
Seite 25
Veranstaltungsübersicht
In der Veranstaltungsübersicht finden Sie alle Anfragen, Angebote und akzeptierten Angebote bzw. Buchungen
Klicken Sie auf das Pluszeichen um die Details zu sehen: Hotels, Status, Optionen usw.
Seite 26
Angebot
Mit einem Klick auf ‚Angebot akzeptieren‘
erfolgt Ihre Reservierung. Die weiteren angefragten Hotels erhalten automatisch über das System eine Absage.
Auch eine Änderung Ihrer Anfrage ist möglich.
Seite 27
Angebotsvergleich
Bei Anfrage mehrerer Hotels erhalten Sie standardisierte Angebote, die Sie einfach vergleichen können. Dadurch sparen Sie Zeit bei der Auswahl.
Die Anfrage kann auch noch zurückgezogen werden.
Die jeweilige Anfrage kann geändert werden.
Seite 28
Änderung
Möchten Sie Ihre Anfrage ändern, ist es zunächst nötig, die Angebotsentbindung zu bestätigen.
Sobald Ihnen der Hotelier ein neues Angebot unterbreitet, wird das alte Angebot ungültig.
Nach Klicken auf „Weiter“
gelangen Sie zu den Änderungsoptionen:
Zeitraum (Tagesmeeting ohne Übernachtung, Anzahl Übernachtungen, Anzahl Veranstaltungstage)
Übernachtungen (Anzahl der Zimmer)
Veranstaltung (Anzahl Teilnehmer, Verpflegungsleistungen, Bestuhlung, …)
Seite 29
Änderung
Änderung folgender Angaben sind möglich:
Zimmeranzahl
Uhrzeiten
Ausstattung der Tagungsräume
Termin
Nachträglich
Siehe Tabelle
Eingabe zusätzlicher AnmerkungenEingabe zusätzlicher Verpflegungswünsche, Anmerkungen und weitere Extras möglich je VeranstaltungstagNach Klick auf „Weiter“
gelangen Sie auf die Zusammenfassung der Änderungsanfrage
Seite 30
Änderung
Die Änderungsanfrage ist nun unter den bestehenden Angeboten aufgelistet.
Zurückziehen/Verwerfen einer Änderungsanfrage möglich
Ebenso kann die Anfrage erneut geändert werden
Seite 31
Buchung
Um die Buchung durchzuführen, klicken Sie bitte auf das jeweilige Angebot („Angebot
ansehen“)
Sie können auswählen zwischen: Ändern, Ablehnen oder Akzeptieren –
durch Klick auf das jeweilige Feld
Seite 32
BuchungAuswahl des Leistungsempfängers (Land, Firmenzuordnung)
Auswahl der Zahlungsmodalitäten
Übernachtung inkl. Aller Extras und Tagung a/c Firma
Übernachtung, Frühstück und Tagung Selbstzahler
Übernachtung, Frühstück und Tagung a/c Firma
Übernachtung & Frühstück Selbstzahler, Tagung a/c Firma
Angabe der Rechnungsadresse und Kostenstelle
Angabe eines neuen Ansprechpartners möglich
Nach Klick auf „Angebot akzeptieren“
wird die Buchungsbestätigung generiert
Seite 33
Buchungsbestätigung
Bestätigung auf der Website sowie parallel per E-Mail
Das Hotel wird sich mit Ihnen per Email in Verbindung setzen
Ebenso kann die Buchung jeder Zeit in der Veranstaltungsübersicht eingesehen werden
Seite 34
Stornierung von Tagungs-
und Gruppenbuchungen
Klicken Sie in der Veranstaltungsübersicht auf „Buchung ansehen“
–
weiter unten auf der Seite: „Kostenlos stornieren“
Ist das kostenfreie Stornodatum noch nicht überschritten, kann die Buchung kostenlos storniert werden. Eine E-Mail wird an den Besteller und an das Hotel versandt.
Ist die Stornierungsfrist bereits überschritten, lautet der Button „kostenpflichtig stornieren“. Es wird die gleiche E-Mail versandt. Absprache über Bedingungen läuft zwischen Hotel und Besteller.
Seite 35
Welche Möglichkeiten bietet Ihnen HRS im Gruppenbereich?
Gruppe-Online –
das Portal mit folgenden Funktionalitäten:
Anfragetool für Gruppen mit Express-
und erweiterter SuchfunktionAnfragen ab 5 Zimmer Speichern des SuchprofilsAuswahl von bis zu 4 Hotels für Online-Anfragestandardisierte Angebote innerhalb von 12 ArbeitsstundenCI-Integration
Suche nach Firmenstandorten
Corporate Design
Kennzeichnung der Vertragshotels mit Firmenlogo
Integration von verhandelten Firmenraten
Seite 36
Suchfunktionen bei Gruppe-OnlineMelden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an (Anmeldung und Zugangsdaten analog zu Tagung-Online
s. S. 5 und 6)
Auch in Gruppe-Online können Sie sowohl eine Express-
als auch eine erweiterte Suchfunktion starten:
Express-Suche:
für einen ersten Überblick über das Hotelangebot im Zielort
Erweiterte Suche:
für bedarfsgenaue Anfrage mit Angabe der Details zum Reiseprofil (Preisvorstellungen, Lage des Hotels, weitere Services, …)
Seite 37
Express-Suche
Die Express-Suche ist geeignet für kleinere Standard-AnfragenGeben Sie folgende Informationen ein:
Ziel• Ort• Region• Adresse• oder wählen Sie einen Ihrer
Firmenstandorte aus
Datum
Zimmeranzahl
Evtl. Wünsche
Mit einem Klick auf ‚Hotel suchen‘
kommen Sie zur Hotelliste mit Ihren Suchergebnissen.
Seite 38
Erweiterte Suche
Nutzen Sie die erweiterte Suche
für eine bedarfsgenaue Anfrage mit zusätzlichen Auswahlmöglichkeiten.
Vorteil: durch die detaillierte Angabe Ihrer Anforderungen, erhalten Sie qualifizierte und individuelle Angebote der Hotels.
Geben Sie bitte folgende Informationen ein:
Ziel
Datum
Hoteltyp
Lage
Umgebung…
Seite 39
Erweiterte Suche
Geben Sie Ihre Anforderungen und Wünsche ein:
Anzahl Reisende
Evtl. Wünsche
Preisvorstellung
Zimmerbedarf
Verpflegung
Weitere Services, …….
Seite 40
Erweiterte Suche
Hängen Sie Dateien an:
Name des Anhangs
Datei hochladen
Geben Sie ein Datum für die gewünschte Entscheidungsfrist des Angebots an
Speichern Sie Ihre Suche bei regelmäßigen, ähnlichen Anfragen als Suchprofil ab
Seite 41
Ihr Kontakt bei HRS
Hotel Reservation Service (HRS)
Abteilung Gruppen & Tagungen
Telefon:
0221 2077 300
Fax:
0221 2077 390
E-Mail:
Hotel Reservation Service (HRS)
Produkttraining
Mariann Göke
Telefon:
0221 2077 1076
Fax:
0221 2077 219
E-Mail: [email protected]