herzlich willkommen präsentation business relationship manager · 2018-05-26 · i. 2. business...

Christoph Lauffer 25.04.2018

Herzlich Willkommen

Präsentation

Business Relationship Manager als Unterstützungsfunktion bei der Digitalisierung am Beispiel KIT (Karlsruher Institut für Technolgie)

Christoph Lauffer

Diplom-Kaufmann

verheiratet, 2 Kinder


I. Grundlagen

1. Enterprise Architecture (EA) 2. Business Relationship Management (BRM)

II. Abgleich von IV-Vorhaben mit der EA

1. Allgemeines Vorgehen beim Abgleich von IV-Vorhaben mit der EA 2. Beitrag des Business Relationship Managers zum Abgleich von IV-

Vorhaben mit der EA

III. Herausforderungen an die Rolle des BRM als einer bisher noch

nicht etablierten Funktion

Business Relationship Manager


I.1. Enterprise Architecture (EA)

• Eine Enterprise Architecture beschreibt das Zusammenspiel von Business-Prozessen und IT

im Unternehmen und stellt somit einen strategischen, konzeptionellen und organisatorischen

Rahmen für die Ausgestaltung der IT-Landschaft zur Verfügung.

• EA-Management bietet mit seinem ganzheitlichen Ansatz, der Strukturierung in

Architekturebenen, den zugehörigen Umsetzungsmethoden und der Governance

Grundlagen für eine strategische Ausprägung der gesamten Geschäftsprozess-IT-Landschaft

im Sinne der Business-Anforderungen und bereitet den Boden für lokale Verbesserungen

und Optimierungen.

Aus: Enterprise Architecture Management – neue Disziplin für die ganzheitliche Unternehmensentwicklung, BITKOM 2011, Geleitwort Professor August-Wilhelm Scheer.


Christoph Lauffer 25.04.2018 Business Relationship Manager


I.1. Enterprise Architecture (EA) Enterprise Architecture ist Strategisch Umfassend (sowohl Geschäftsprozesse als auch IT) Schafft Transparenz bezüglich

Capabilities/Fähigkeiten Kosten und deren Zuordnung Compliance- und Risikothemen Technologische Homogenität und Störanfälligkeit der Systeme Interoperabilität zwischen den Einzelsystemen Business Transformation (Fusionen, Abspaltungen) Zuverlässigkeit der Geschäftsprozesse

Gibt Antwort auf die grundsätzlichen Fragestellungen

Wer ist beteiligt (Organisation, Rolle)? Welche Funktionen gibt es (Dienste, Aufgaben)? Welche Daten(-strukturen) spielen eine Rolle? Wie ist der Ablauf (zeitlich, räumlich) als Geschäftsprozess?



I.1. Enterprise Architecture (EA)


26.000 Studierende

9.300 Mitarbeiter

850 Mio.€ Gesamtetat

340 Mio.€ Drittmittel

KIT Administration

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I. 2. Business Relationship Management (BRM)

Business Relationship Management ist Bestandteil der Service Strategie

aus ITIL. Das Ziel besteht im Identifizieren der Bedürfnisse bestehender (und

potentieller) Kunden und im Sicherstellen, dass diese mit geeigneten Services erfüllt

werden.

Business Relationship Manager unterstützen das Zusammenwirken in IV-Belangen zwischen

zentralen und dezentralen Einheiten sowie über Ressortgrenzen hinweg und tragen zu einer KIT

-weiten Priorisierung von IV-Services und einer Digitalisierung von Abläufen bei.

Aus: IV-Governance-Framework des KIT

Der Business Relationship Manager ist die Verbindungsstelle zwischen Kunden/

Fachabteilung und Dienstleistern/IT





• Kennt die interne Governance, Strategien, Geschäftsprozesse, Aufbau-

und Ablauforganisation sowie die möglichen Services und Servicelevel

des Dienstleisters (Enterprise Achitecture)

• Übersetzt („dolmetscht“) die Anforderungen des Kunden für die

Mitarbeiter des Service Design und Service Transition

• Sorgt für einen Entwicklungs-, Meilensteinplan und Servicelevel-

Vereinbarungen sowie für die entsprechenden Verträge/Vereinbarungen

für Entwicklung, Abnahme, Freigabe, Produktionsaufnahme, Betrieb,

Wartung und Produkt-/Serviceleveländerungen

• Kennt die Governance des Kunden

• Kennt die beteiligten Organisationseinheiten

• Kennt den Zweck des Bedarfs der Organisationseinheit

• Versteht den Geschäftsprozess der Organisationseinheit

• Kennt den beabsichtigten business case

• Analysiert mit den Kunden die tangierten Prozesse, Daten und

Informationsflüsse

• Sorgt für eine konkrete Beschreibung der Anforderungen

Sicht Kunde bzw. Fachabteilung (dezentrale Einheiten)

Sicht Dienstleister/IT bzw. SCC (zentrale Einheiten)


IV-Vorhaben betreffen in der Regel die Geschäftsprozesse und deren Digitalisierung

A. Ist-Aufnahme (Interviews, Fragebögen, Expertenrunden)

Ziel des Geschäftsprozesses

Derzeitige Bearbeitung des Geschäftsvorfalls dezentral und zentral

Beteiligte Organisationseinheiten/Rollen

Digitalisierungsgrad

Welche Anwendungs- und Infrastrukturarchitektur wird jeweils genutzt ?

Wie ist der Datenfluss?

Welche Qualitätskriterien werden erreicht?

Transparenz/Sicherheit

Durchlaufzeiten/Schnelligkeit

Kommunikationsaufwand

Fehlerquote

Wie ist die Kundenzufriedenheit/Anwenderzufriedenheit?

Wie hoch ist der Aufwand für diese Geschäftsprozesse?

II. 1. Allgemeiner Abgleich von IV-Vorhaben mit der EA


B. Abweichungsanalyse

Wo entspricht der Geschäftsprozess nicht den Sollvorgaben bezüglich

Enterprise Architecture

Vorgaben der IV als „digitaler Arbeitsraum“ (vgl. IV-Governance) sowie der Gesamtstrategie

Qualitätskriterien

Kundenzufriedenheit

Best Practice (z.B. TU9, Hochschularbeitskreise)

C. Bewertung / Priorisierung

Prozess kann mit kleinen Korrekturen weitergeführt werden (z.B. Datenfluss,

Oberflächengestaltung)

Prozess sollte in Teilen redesigned werden

Prozess sollte komplett neu designed werden



D. Sollkonzept

Beachtung der Vorgaben der IV (Informationsverarbeitung und-versorgung)

Modularer Aufbau ermöglicht Wiederverwertbarkeit von Komponenten (=> Agilität für

weitere Geschäftsprozesse)

Abstimmung mit den dezentralen und zentralen Organisationseinheiten

Abstimmung mit Entwicklung (Nutzung agiler Entwicklungsmethoden, z.B. SCRUM)

Vorschlag „Meilensteinplanung“

Business Case

E. Einbringen der Neuentwicklung in die Gremien

F. Umsetzungsprojekt

G. Produktion und Betrieb

-



Der Beitrag des BRM erstreckt sich über alle Phasen des IV-Vorhabens

A. Unterstützung IST-Aufnahme insbesondere durch:

Strukturierte Interviews, Fragebögen, Expertenrunden

Aufbereitung von Kennzahlen (z.B. Anzahl Vorgänge je OE, Durchlaufzeiten,

Kosten)

Definition und Auswertung der Qualitätskriterien

Koordinierung von Arbeitskreisen

B. Unterstützung Abweichungsanalyse:

Einbringen und Darstellen der Soll-EA und Soll-Strategie

Ermittlung und Darstellung von Best Practice-Beispielen aus Hochschulen,

Verwaltung, Industrie (Internetrecherchen, Arbeitskreise, Kongresse)

II. 2. Beitrag des Business Relationsship Managers

zum Abgleich von IV-Vorhaben mit der EA


C. Unterstützung Bewertung / Priorisierung:

Aufstellung der Bewertungskriterien

D. Unterstützung Soll-Konzeption

Koordination der Abstimmung der dezentralen und zentralen OE‘s/DE´s

Überwachung der Einhaltung der Vorgaben der IV

Kontrolle der Vollständigkeit/Sinnhaftigkeit der Anforderungen und der Vorgaben für

die Entwicklung

Abstimmung mit der Entwicklung

Unterstützung business case

E. Einbringung der Neuentwicklung in die Gremien

Unterstützung bei den Beschlussvorlagen




F. Umsetzungsprojekt

Unterstützung/Vertretung der Anwenderseite im Projekt

Ansprechpartner für Entwickler und Service-Delivery

G. Produktion und Betrieb

Unterstützung der Pilotierung bis zur endgültigen Abnahme




Während des Gesamtprojektes

Laufende Information der Beteiligten inklusive Personalvertretung über den Status

Überwachung der Meilensteinplanung und der Aufwände (business case)

Ggfs. Reporting zu CIO/IV-B; Gremien

Ggfs. Veröffentlichung von Artikeln in internen Medien




III. Herausforderung an die Rolle des BRM

als einer bisher noch nicht etablierten Funktion

Erzielen von Akzeptanz bei den zentralen und dezentralen OE‘s / DE‘s, den relevanten

Gremien sowie der Personalvertretung

Definition und Abstimmung der konkreten Rollen, insbesondere mit SCC (Aufgaben,

Verantwortlichkeiten, Kompetenzen, Schnittstellen)

Bekanntmachung in Gremien und Medien (am besten anhand eines konkreten IV-

Vorhabens)

Persönliche Kommunikation zu den tangierten Funktionen

Überzeugen durch

Kommunikation (Zuhören, Fragen stellen, Informieren)

Offenheit, Transparenz

Kompetenz

Team- und Konfliktfähigkeit

Übernahme kritischer Aufgaben

Erfolgreiche und harmonischer Zusammenarbeit


strategiekonform

effizient

begeisterte Kunden


Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

Haben Sie Fragen?


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