het nieuwe communiceren, interne communicatie bij hnw
DESCRIPTION
Het Nieuwe Communiceren, interne communicatie bij Het Nieuwe Werken. Tijd- en plaats ongebonden werken heeft gevolgen voor kennis delen en binding. Wat kan interne communicatie bijdragen om die kennisuitwisseling te bevorderen?TRANSCRIPT
1
2
Onderwerpen
1. Context: de nieuwe collega
2. Nieuw werken: de 3 B’s
3. Nieuw communiceren: de 3 D’s
3
De nieuwe interne (en externe) communicatiegroep
1. Context
4
De online generatie Z
5
Verwachtingen van Z- medewerkers Bron: Gary Hamel 1. Alle ideeën zijn gelijkwaardig, je bijdrage is
belangrijker dan je CV.
2. Hiërarchie is het resultaat van een proces, managers ondersteunen.
3. Taken kies je zelf, teams zijn zelfsturend.
4. Intrinsiek belonen werkt het beste.
5. Macht komt uit het delen van informatie, meningen worden gedeeld.
6. Gebruikers kunnen hun veto uitspreken.
6
Gemiddeld kijken we 150x per dag op de smartphone
Maak intranet responsive, met korte teksten en veel
beeld
7
Er komen steeds meer nieuwe werkrelaties (denk ook aan Uber).
De flexibele schil wordt steeds dikker
Geen familie, maar
extended family
Zorg dat iedereen in kan loggen, ook de tijdelijke
krachten
8
Mensen willen invloed
Medewerkers en stakeholders willen betrokken worden. Giet plannen niet in
beton. Laat los
Creëer ruimte voor participatie
9
collega’s zijn de meest betrouwbare communicatoren
Biedt ruimte aan eigen video’s
(Boss free TV)
10
De rol van specialisten interne communicatie verandert.
Leer los te laten
11
“de IC-adviseur helpt de organisatie van een
‘production company’ een ‘conversation company’ te
worden”. (naar S. Van Belleghem)
12
Samenvattend
Regel een digitaal responsive platform
Communiceer met de extended family
Dialoog en participatie: Boss free content
Laat los
13
2. Het Nieuwe Werken
Bezuiniging of
filosofie?
14
Volgt de inrichting op de mensen?
Of moeten de mensen zich aanpassen aan de inrichting?
15
Het Nieuwe Werken; maakt niet uit
waar, wanneer en met wie je werkt.
Door te netwerken komt alles samen
16
17
OESO 2015:
Belgen en Nederlanders hebben een relaxte werkweek
18
6
uur is het aantal uren dat Nederlanders gemiddeld per week
thuis werken Bron: Witteman en Cleen, Volkskrant 27-11-2013
19
70%
van de hoger opgeleiden kunnen zelf hun werktijden bepalen, tegen 37%
van de lager opgeleiden.
20
Intensiteit HNW iedereen voorlopers bij uitzondering
Je komt wanneer je wilt
Vaste thuiswerkdagen
Indien nodig thuiswerken
Output sturing Aangeven wat je waar doet
Op kantoor
BYO Smartphone en laptop
Desktop en vaste telefoon
Activiteit gebonden werkplek
Flexplek Vaste plek
Informatie in de Cloud
Informatie op server Informatie op desktop
Ontwikkeling bottom-up
Gefaseerd a.h.v. pilots
Strak project
21
Gevolgen HNW voor IC
§ Je ziet collega’s waar je direct mee werkt niet op de werkplek
§ Minder ‘toevallige’ ontmoetingen
§ Baas kan niet over je schouder meekijken
§ Wij-gevoel kan afnemen
Ergo:
§ Meer communicatie via systemen nodig
§ Overdracht en co-creatie moet bewust worden geregeld
§ Gezelligheid moet worden ingepland
22
3b’s
23
Q
!
C
;
24
Bricks
!
25
26
Bricks
§ Niet flexen om het flexen
§ Maak werkplekken die passen bij het werk
§ Creëer Projectkamers
§ Regel een wekelijkse kantoordag
27
Bytes
;
28
Welkom in The Cloud
29
Bytes
§ Alles mobiel
§ Een keer inloggen
§ Werk in de cloud
§ BYO of iedereen het zelfde systeem?
30
“Intranet is een platform om met elkaar in contact te komen en
samen te werken,
het is niet een uiting van bureaucratie”.
31
Behaviour
C
32
Behaviour
§ Outputsturing
§ Kleine virtuele teams
§ Ruimte en tijd voor kennis delen
§ Houd het sociaal
33
3. drie d’s
34
doel, delen &
(digitale) dialoog
35
Doelen duiden
F
36
Geef aandacht aan het brede verhaal: wat zijn de doelen van de
organisatie en hoe draagt iedereen daar aan bij
Compelling story
Case: Belastingdienst
37
38
OUTPUT-GESPREK
Gesprek met collega’s, manager of interne opdrachtgever over output
39
GESPREKSCYCLUS
Tussen medewerker en manager.
360 graden
40
Delen
"
41
It’s not about reading the best documents,
but about finding the right contact person
42
1 MEEST GELEZEN
Geef duiding door meest gelezen, en gerelateerde berichten aan te geven.
43
SCRUM OF TEAMOVERLEG
Bijeenkomsten met (virtuele) teams.
Op de teamsite is al praktische informatie over planning en inzet uitgewisseld.
44
PROEFLABS Het prikbord, maar dan in een nieuw jasje. Een groot bord in de centrale hal, waar iedereen met een post-it vragen op kan stellen of suggesties op kan geven.
Aan het eind van de week wordt de oogst geïnventariseerd en worden alle vragen beantwoord. Ook op die muur. Simpel en effectief
MINDSHARE
De talenten van collega’s ontsluiten.
Tags, endorsements
Niet alleen op het werkgebied, maar ook op persoonlijke passies.
45
Brain Space
Kamers met een plek voor ideeën, brainstormsessies, planningen en reacties. Gewoon van papier. Op de muur.
46
PROEFLABS Het prikbord, maar dan in een nieuw jasje. Een groot bord in de centrale hal, waar iedereen met een post-it vragen op kan stellen of suggesties op kan geven.
Aan het eind van de week wordt de oogst geïnventariseerd en worden alle vragen beantwoord. Ook op die muur. Simpel en effectief
SOCIAL MASHUP
Een platform waarbij informatie van verschillende (digitale) bronnen bij elkaar wordt gebracht.
(Feedly, Flipboard)
47
1000 BLOEMPJES
Laat medewerkers zelf aangeven op welke onderwerpen ze elkaar willen vinden.
§ XXX
48
MONITOREN
Houd maandelijks bij waar men het meest over discussieert.
Populairste thema’s
Vraag/-antwoord ratio
Meest gelinkte collega’s
2000 vragen
3.500 antwoorden
1.75 ratio
Hans Anders
Joke Mol Roel Pims Mo
Driessen Kenneth Wild
49
PROEFLABS Het prikbord, maar dan in een nieuw jasje. Een groot bord in de centrale hal, waar iedereen met een post-it vragen op kan stellen of suggesties op kan geven.
Aan het eind van de week wordt de oogst geïnventariseerd en worden alle vragen beantwoord. Ook op die muur. Simpel en effectief
PROEFLABS
Een groep start met trial & error een nieuwe techniek uit.
Ervaringen worden online gedeeld op een platform. Elke maand vinden kennissessies en intervisie plaats.
50
#
Dialoog: vakinhoudelijk & sociaal
51
VERBIED E-MAIL
Soms werkt het om wegen af te sluiten om mensen nieuwe paden te laten ontdekken
52
PROEFLABS Het prikbord, maar dan in een nieuw jasje. Een groot bord in de centrale hal, waar iedereen met een post-it vragen op kan stellen of suggesties op kan geven.
Aan het eind van de week wordt de oogst geïnventariseerd en worden alle vragen beantwoord. Ook op die muur. Simpel en effectief
SKYPE
Met de komst van skype en Google+ is het goed mogelijk ‘live’ woord en beeld uit te wisselen tussen collega’s op verschillende locaties.
53
§ XXX
ONLINE DIALOOG
Met yammer online chat of andere vormen van social intranet.
54
§ XXX
COMMUNITIES
Groepen die zich organiseren rond een thema of werkwijze die zij interessant vinden.
Met moderator
55
ONLINE PANEL
In een beperkte periode wordt in een groep medewerkers een thema online besproken.
56
WONDERWALL
Een groot bord waar iedereen vragen op kan stellen of suggesties kan geven.
Aan het eind van de week worden alle vragen beantwoord.
§ XXX
57
B.O.T. SESSIE
De Benen-op-tafel-sessie is bestemd om meer de diepte in te gaan.
De sfeer is informeel maar niet te lief. Collega’s spreken elkaar aan.
§ XXX
58
WEBINAR
Een mooie vorm om een gesprek te voeren met medewerkers op verschillende vestigingen.
59
SAMEN SCHRIJVEN
Met de huidige documentsystemen, zoals Basecamp, is het makkelijk om met verschillende collega’s samen een stuk te schrijven.
60
De “Maslow”-piramide van dialoog, begin bij de basis
Gesprekscyclus, Werkoverleg
Speed Room, BOT-sessies, Wonderwall, Rondje
landelijk, Grote groepen
Pecha Kucha’s, Proeflabs, Open space
Online dialoog, Monitoren
Online panel, Communities, Social Mashup, Mindshare,
Meediscussieren
Webinar, Skype, Samen schrijven
dialoog digiloog
61
SAMENHANG Het is slim om te kijken welke vormen goed in de organisatie zullen werken. En let op samenhang. Zodat medewerkers weten waar ze welke dialoog kunnen verwachten. Waar nodig discussies naar elkaar laten verwijzen.
62
Samenvattend, de 3 d’s
Doel duiden, en de relatie tussen doelen
Delen van kennis centraal
Dialoog faciliteren
63
Praktische oplossingen
§ Mensen beter vindbaar maken • Smoelenboek met extra informatie • Mogelijkheid mensen te taggen en te ‘endorsen’
§ Informatie beter vindbaar maken • Op (social) intranet: meest gelezen berichten en populairste berichten opnemen • Goede zoekfunctie
§ Documenten beter vindbaar maken • Goede zoekfunctie • Bij documenten status en comments toevoegen
§ Laten wennen aan digitale dialoog
§ Sociaal intranet
64
Wat vraagt het van collega’s
§ De wil om extra informatie op hun profiel te zetten
§ Bereid zijn dat ze endorsed worden en anderen endorsen
§ Informatie willen liken en van commentaar voorzien
§ Documenten van meta-informatie voorzien (taggen)
§ Niet meer emailen, maar werken in de cloud
65
MEER WETEN?
www.huibkoeleman.nl
Of lees verder in mijn boeken “Interne communicatie bij verandering” of “Social Media voor interne communicatie, twitteren op je werk”. De foto’s zijn gemaakt door Monique Koeleman, Gijs Mol en ondergetekende.
66
DELEN Vond je deze presentatie bruikbaar? Deel hem dan met anderen via twitter, facebook, linked-in, pinterest of andere social media.
Of volg me op twitter: @huibkoeleman, of facebook:/Verandercommunicatie
Dank, Huib Koeleman