Kristjani praktilised näpunäited aitavad vältida mõttetut sebimist ning korrastada oma elu. Elu mõtet ta leida ei aita,

küll aga aitab leida aega elu mõtteni jõudmiseks. Kohusetundliku inimese katekismus 21. sajandiks.

Linnar Viik, it-visionäär

Oma aega tuleb osata organiseerida, eristades meid ümbritsevas infomüras ja meisse pidevalt sisendatavate

käskude, soovide, palvete, vajaduste tulvas seda, mida me ise ja meie lähikondlased ennekõike vajame. Kui inimene tahab õppida, kuidas seda saavutada, siis on see raamat

selleks parim abiline.

Tiina Lokk, PÖFFi direktor ja programmijuht

Olen mänginud ideega olla hästi organiseeritud, just sel tublil kombel, mida Kristjan Otsmann kirjeldab. Kuid erinevad kriisid (nüüdisajal) ja improvisatsioonid (buumiajal) rebestavad graafiku. Kristjani raamatut lugedes valdas mind kohusetunde turbo. Raske öelda, kuivõrd iseennast „joone peale“ saada suudan, ent näiteks paljudele oma kolleegidele-alluvatele näen „Hetke“ küll vajaliku aabitsana.

Hans H. Luik, Ekspress Grupi asutaja ja suuromanik

Tabasin end ajahädas heale kolleegile nõu and-mas, et ta võiks praktilist abi saada raamatust „Hetk“, nagu ma ise sain. No kas sedasorti raamat võib veel paremat kiitust saada!?

Teet Jagomägi, Regio juhatuse esimees

Mis teeb ühe inimese sedavõrd elujaatavaks, abivalmiks ja energiliseks, nagu seda on Kristjan? Võib-olla muu hulgas see, et ta ise elab selle järgi, mida räägib ja õpetab. Päriselt. Tema jutt ja teod on autentsed ning kavatsused siirad.

Kristjan on hea sõber, asendamatu toetaja ja võib-olla tihedaima töögraafikuga koolitaja Eestis. Ja ometi – säravad koolitused, käesolev raamat ja Uue Kursi nimeline suurkoolitus meeskondadele pole kindlasti viimased ega ainsad, mida Kristjani tegemistest kuuled. Lennukad ideed ühendatult süstemaatilise teoks tegemisega viivad selleni, et unistused saavad tõeluseks. Kõigil.

Raimo Ülavere, coach

Kristjan Otsmann

HEtK

Kui praegune koolitaja ja endine ajakirjanik Kristjan Otsmann ei oleks ühel 2002. aasta varahommikul otsustanud argipäeva türanniale

lõppu teha, siis tõlgitaks ajajuhtimise käsiraamatuid tänini teistest keeltest. Õnneks läks teisiti ja Kristjani argielust eluga väljatulemise

põhitõed on kättesaadavad niihästi tema koolitustel kui ka nüüd nende kaante vahel. Sellest raamatust leiad praktilisi näpunäiteid, kuidas vältida läbipõlemissündroomi, võõrandumist lähedastest ja uppumist hõivetöö

mädasohu. Ja kuidas teha nii, et õhtul oleks võimalik hea tuju ja tänuga möödunud päevale tagasi vaadata.

Laiemalt võttes saad käesolevast raamatust teada, mida ja kuidas ise ära teha, et Sinu ja Su lähedaste elu muutuks paremaks. „Hetk“

on raamat just Sulle, kui oled märganud, et segadus Sinu ümber ei ole enam ammu sajaprotsendiliselt loominguline.

9HSTJOJ*eeejga+ 12 sammu PaREma ELu POOLE

Kristjan Otsmann

HEtK

Kristjan Otsmann

HEtK

Toimetaja: Erkki SivonenKorrektor: Katrin HallasKujundaja: Tarmo Rajamets

Kõik õigused kaitstud.Autoriõigus: AS Eesti Ajalehed ja Kristjan Otsmann, 2010

ISBN 978-9949-444-96-0

Kristjan Otsmann

HEtK

4

Hetk

5

7. Planeeri projektid loomulikult

8. Sea sisse tõhus kalender ja tegevuste nimestik

9. Tegutse arukalt

10. Prügikast, arhiiv ja inkubaator

11. Vaata oma elu üle

12. Lihvi visioonide teemanti

113

125

147

167

177

187

4 5

Tee iga päev teoks kolm olulist asja

1. Tee iga päev teoks kolm olulist asja

5. Kasuta kahe minuti reeglit

6. Kui saad, delegeeri

2. Sea selge siht

4. Kirjuta tegevused üles

3. Pane prioriteedid paika

19

89

95

29

73

55

7

7

Lifti ukse juurde kostab ainult prantsatus ja meeleheitlik röögatus, millele järgneb vaikus. Ehmunud koristaja ei julge isegi vaatama minna, mis varahommikuses Posti-mehe toimetuses juhtus. On kolmapäev, kell näitab 5.49 ning otsuseni, mis keerab mu elu viis aastat hiljem pea peale, jääb veel hetk.

Toimetusesaali kõrval pimedas toas istub väsinud ja närviline 31aastane mees laua taga, millele alles äsja oli kuhjatud kilode kaupa sülearvutit igast küljest piiravaid pabereid. See mees olen mina, Postimehe peatoimetaja asetäitja.

Sekundi murdosa varem olin märganud, kuidas mu töölaualt langeb leht põrandale. Ja seejärel teinegi. Just nagu aegluubis.

Järgneb varing ning suurem osa seni lauda enda alla matnud paberitest leiab end põrandalt. Nende seas osa loodava Postimehe veebi paarisajaleheküljelisest doku-mentatsioonist, nelja-viie minu järgmise artikli tausta-materjalid, minu käes proovida oleva telefoni käsiraa-mat ja paber, milles olen lubanud seda laenatud telefoni hoida nagu oma hingeõnnistust, telefon ise, veidi eemal selle aku, mis eht-houdinilikult oli end vabastanud

8 9

kaitsvast korpusest, kaks lihapirukat, hetk tagasi terve

olnud kruus, veidi pabereid läbi leotavat kohvi – aga

õnneks telefonist pisut kaugemal, kuus raamatut, kuhi

plaate muusikaga, aga mõned vist tarkvaraga ka – vahet

pole, sest mul on kõrini, nii kõrini, te ei kujuta ette, kui

kõrini – hulk pliiatseid ja kindlasti veel midagi, mis üle-

jäänud kuhjast välja ei paista.

Mulle aitab. Ei jaksa enam. Olen väsinud vahel nel-

jateistkümnetunniseks venivatest tööpäevadest, mil-

lele ei näi lõppu tulevat. Sageli jõuan tööle enne kuut,

et panna end valmis online-toimetuse valvetoimetaja

külakorda käivaks tööks või kirjutada Postimehe vee-

bikeskkonna uuendusi kirjeldavat spetsifikatsiooni.

Vahel lõpetan millalgi seitsme ja üheksa vahel, kui aja-

leht hakkab trükki minema, aga mõnikord ka hiljem,

kui pean parajasti mõnd pikemat lugu kirjutama või

välja andma järjekordse reklaami uppuva infotehnoloo-

gia erilehe. Kuigi raban tööd teha, venivad päevad üha

pikemaks ning ma ise muutun üha ebaefektiivsemaks.

Teen ikka rohkem vigu ning närvilisus kasvab, nagu ka

vaen minu ja töö vahel. Ja nüüd see varing ka veel.

Pean midagi ette võtma veel enne, kui asun paberi-

varingu tulemusi kõrvaldama. Lihtsalt ei jaksa enam

seda tantsu ja tralli niiviisi kaasa teha.

Olen alati unistanud jumalikust märgist, mis tähena

taevas juhataks mulle teed. Kui oleks vaid juhtunud

nii, et järsku hakanuks põrandale kukkunud paberi-

tega pimedasse ruumi voolama imelist, soojust ja hel-

lust hinge külvavat valgust. Ruum täitunuks nii heleda

8 9

valgusega, et poleks saanud silmi lahtigi teha. Seejä-

rel öelnuks mahe, ent jõuline hääl: „Kristjan, võta end

kokku, mina olen sinuga ja meil on ees veel pikk ühine

tee. Meid ootavad suured teod,“ või midagi muud see-

sugust.

Jumalike märkidega pole mul eriti vedanud. Neid

märke loomulikult on, aga tajun neid peaaegu alati

tagantjärele ning suurem osa neist on haigutama aja-

valt igapäevased. Valgus jäi tol hommikupoolikul tuppa

tulemata, rääkimata minu maailmas kajavast julgusta-

vast häälest. Mõnikord on elu muutvad märgid häm-

mastavalt argised – nagu näiteks see paberivaring.

Igal juhul tegin otsuse: pean hakkama uurima, kui-

das oma aega natukenegi paremini korraldada, et asja-

dega paremini toime tulla. Ega keegi teine minu nahka

ei päästa kui vaid mina ise.

Kaheksa aastat hiljem kirjutan kodus seda raamatut. Taas

on varahommik, kuid aja valik ei tulene sellest, et töö

lööks üle pea kokku. Lihtsalt hommikul vara olen kõige

produktiivsem. Kui teen hommikul niipea kui võimalik

kõige olulisemat, siis see tegevus liigub päevast päeva

edasi imekspandava järjekindlusega. Kui vähegi või-

malik, kirjutan raamatut just varahommikuti, sest see

nõuab energiat ning sel ajal olen sellest tulvil.

Olen olnud üle kolme aasta aja- ja projektijuhtimise

koolitaja ning coach ja pean ühemehefirmat, milles teen

tööd pooleteise tuhande inimesega aastas, aidates neil

arukamalt oma aega kasutada. Ajakirjanikutööst loobu-

10 11

sin mõni aasta tagasi ning kirjutan vahel vaid kolumne

ja kommentaare enesejuhtimise teemadel.

Siiani küsivad mõned endised ametivennad ja -õed

ning kliendid, miks ma loobusin ajakirjanikutööst. Ja

alati räägin neile loo mehest, kes läheb mänguasja-

poodi õhupalle tagasi viima. Müüja küsib temalt, miks

ta tahab õhupallid tagasi anda – kas mõnel on auk sees

või ei jaksa ta äkki neid täis puhuda. „Ei-ei, need liht-

salt ei tööta enam,“ vastab mees, „nad ei valmista mulle

enam rõõmu.“

Samamoodi ei valmistanud mulle enam rõõmu iga-

sugused tehnoloogiavidinad, mida lõpmatult katsetasin

ja millest kirjutasin – mulle meeldib nüüd see, kui minu

kasutuses olev tehnoloogia töötab tõrgeteta ja mina

saan teha just seda, mis mulle meeldib. Pealegi maks-

takse mulle meeldiva töö eest piisavalt.

Ajalehtede veebisaitide arendamisest olen samuti

loobunud. Veelgi enam: ma isegi ei loe uudiseid, mida

need avaldavad. Tarbin ainult seda infot, mis mulle huvi

pakub, ning seetõttu tunnen oma valdkonda hästi ning

minu maailm on oluliselt rahulikum kui enne.

Pakun sulle kasutamiseks 12 sammu, mis aitavad mul

paremini ja efektiivsemalt elada. Kasuta raamatut täp-

selt, nagu soovid: kui tahad, loed kogu raamatu läbi

ning seejärel valid, millises järjekorras milliseid samme

soovid elu parandamiseks astuda; kui tahad, loed läbi

ühe peatüki korraga ning rakendad seal kirjeldatud

harjumust kuu aja vältel, et seejärel uue peatüki kallale

asuda.

10 11

Raamatus tutvustatavad enesejuhtimise võtted moo-

dustavad tervikliku süsteemi, kusjuures esimesed kolm

moodustavad aja kasutamise kiirkursuse ning ülejää-

nud üheksa aitavad muutuda aja kasutamise meistriks.

Soovi korral võid neid samme ka eraldi ette võtta üsna

ükspuha millises järjekorras. Võib-olla sobib kellelegi

hakata esiteks asju lihtsalt paremini kirja panema, teist

aitab kiiresti edasi Autofocuse lihtne tegevusnimestik,

kolmandat pikaajalisema sihi kirjeldamine, neljandat

iganädalase ülevaatuse tegemine. Vali raamatust täpselt

need peatükid, mida vajad, ja proovi need võtted enda

peal läbi. Selle raamatu lugemise tulemus sõltub eel-

kõige sinust endast.

Need 12 sammu aja parema kasutamise poole on:

1. Tee iga päev ära kolm olulist asja. Mõtle igal õhtul läbi,

millised on kolm tegu, millele vaatad järgmisel õhtul

rõõmu ja rahuloluga tagasi. Kui jääd iga päevaga

rahule, elad kauem, sest negatiivset stressi on vähem.

2. Sea endale sihid või eesmärgid. Sõnasta selge siht. Näi-

tan, kuidas jõuda kiiremini pärale nii, et seatud suunas

liikumine tekitaks kirge, paneks silmad särama ja et

enamiku ajast saaksid aru, kui kaugel parajasti oled ja

millised on järgmised sammud sel teel.

3. Keskendu tähtsale. Tutvustan mõnd lihtsat töövahen-

dit, mis aitavad sul kiiresti kaaluda eri tegemisi – mil-

lega tasub tegelda ning milliste asjadega raiskad vaid

aega. Kui keskendume olulisele, siis suudame valida

12 13

oma võimalikest tegevustest selle viiendiku, mis annab

neli viiendikku tulemustest.

4. Pane tegevused kirja. Kui kirjutad ideed, tegemised ja

uitmõtted üles, siis suudad paremini keskenduda poo-

leli olevale tegevusele, tunned sellest enam mõnu ning

unustad vähem.

5. Kasuta kahe minuti reeglit. Tee alla paari minuti nõud-

vad pisitoimetused kohe ära – neid edasi lükates kao-

tad harilikult aega ja ühiste tegemiste puhul tõkestad

teisi nende teel.

6. Delegeeri võimalikult palju olulisi tegevusi, sest koos lii-

gume kiiremini edasi. Kirjeldan nelja suurimat hirmu,

mis takistavad meil tegevusi delegeerimast, ning

kaheksat olulisimat viga, mida olen ise delegeerimisel

teinud ja näinud ka teisi tegevat. Pakun välja ka peotäie

nippe, mis aitavad edaspidi paremini delegeerida.

7. Planeeri projektid loomulikult. Meie elu on täis projekte

– kas või sünnipäevapeo korraldamine, jõulukinkide

hankimine, kodu remont või tööl olulise uuenduse või

muudatuse läbi viimine. Kui planeerid projektid David

Alleni loodud loomuliku planeerimise mudeli abil, siis

suudad teisi oma projekti paremini kaasata ning kii-

remini mõista, mida pead tegelikult sihile jõudmiseks

tegema.

8. Võta kasutusele tegutsema õhutav kalender ja tegevus-

nimestikud. Vaatame, kuidas endale sisse seada võima-

12 13

likult hea kalender ning mida ja kuidas sellesse kirja

panna, et asjad saaksid tehtud. Samuti näitan, kuidas

korraldan oma aega ning milliseid häid ühistööd paren-

davaid nippe olen leidnud eri valdkondades tegutsevate

klientide juures. Tutvustan veel paari populaarsemat

tegevusnimestike süsteemi, millest mul endal on olnud

palju abi: Mark Forsteri Autofocust ning David Alleni

Getting Things Done’i, mida olen enda tarbeks tublisti

lihtsustanud, et mitte kulutada liiga palju aega tege-

vuste planeerimisele, vaid selle asemel arukalt tegut-

seda.

9. Tegutse nutikalt. Üks asi on tegevused kirja panna, aga

teine asi on seatud plaani järgi tegutseda. Jagan kõige

tõhusamaid, ootamatusi ja katkestusi ning nende mõju

vähendada aitavaid nippe, millega inimesed minu koo-

litustel on välja tulnud. Uurime ka seda, kuidas põhjen-

damatut edasilükkamist vältida või vähendada.

10. Hetkel ebaolulised asjad viska ära, arhiveeri või pane inkubaatorisse hauduma. Kui eristad selgelt olu-

lisi ja hetkel tähtsusetuid tegevusi, siis suudad tegut-

seda efektiivsemalt. Näitan, mida teha kõige sellega,

mis praegu pole tähtis: kuidas luua tõhusalt toimi-

vat arhiivi- ja kaustastruktuuri ning kuidas sisse seada

ideede inkubaator, kus hauduvad mõtted, millest tule-

vikus võivad saada suured teod.

11. Vaata üle. Kui vaatad vahel tagasi, siis saad aru, kus sa

hetkel oled. Kui vaatad ettepoole, siis mõistad, kuhu

14 15

oled teel. Seepärast võtan korra päevas aja maha, et

tagasi vaadata möödunud päevale, kiita ennast ja val-

mistuda homseks. Korra nädalas käin „ajasaunas“ ning

uurin pooleliolevate tööde seisu veidi põhjalikumalt.

Aeg-ajalt tõusen argiaskeldustest kõrgemale ja täpsus-

tan oma eesmärke, et mõista, milline on minu järgmine

tegevus teel ihaldusväärse sihtpunkti poole.

12. Unista ja tegutse. Millises suunas oma elus liigud?

Miks lähed just sinnapoole? Kes sa oled? Milline on

sinu elu mõte? Kuidas see mõte võiks peegelduda sinu

igapäevastes tegevustes? Otsime raamatu lõpus neile

küsimustele koos vastuseid.

Käesolevas raamatus leiduvat teadmist olen kogunud

alates 2002. aastast ning enamiku sellest omal nahal

läbi proovinud. Minu ajakorralduse teadmised moo-

dustavad kokteili, mille valmistamiseks läheb vaja veidi

alla poole klaasi blogi zenhabits.net autori Leo Babauta

koostatud ajajuhtimissüsteemi Zen To Done ning vee-

rand klaasi David Alleni loodud Getting Things Done’i

süsteemi, siis lisame tubli sortsu briti ajajuhtimise asja-

tundja Mark Forsteri põhimõtteid ja tema ajakorral-

duse algoritmi Autofocus ning vürtsiks puistame peale

veidi Stephen Covey ja Timothy Ferrissi nõuandeid.

Sega hoolega oma kogemustega läbi ning ongi just

sulle loodud kokteil valmis. Selle kokteili mõjul suudan

praegu tegutseda umbes kolmandiku võrra efektiivse-

malt kui alustades ning minu distress on vähenenud

14 15

poole võrra. Sind ootab ees samasugune ravitulemus,

kui oled aktiivne ning mõtled ja tegutsed raamatuga

kaasa.

Kirjutasin selle raamatu võimalikult praktilise. Iga pea-

tüki alguses on mõned küsimused, millele vastamine

aitab sul ennast analüüsida ning selgusele jõuda, kas sul

on mõtet järgmist peatükki lugeda ja kas võiksid sel-

lest kasu saada. Iga peatüki lõpus leiad mõned harjutu-

sed, mis aitavad sul oma ajakasutust parandada. Jätsime

ka lehekülgede servadele ruumi, et saaksid teha mär-

kusi, mis aitavad olulist infot ja mõtteid välja kirjutada,

et tulevikus nutikamalt edasi liikuda.

Kui soovid midagi küsida või raamatu teemasid aru-

tada, siis palun mine lehele www.hetk.eu – külastan seal

asuvat foorumit vähemalt korra nädalas, et arutada

koos kõigi lugejatega ajajuhtimisteemasid. Samuti leiad

sellelt veebilehelt viiteid mitmesugusele ajajuhtimis-

tarkvarale ning ka soovitatava kirjanduse loetelu.

Miks on mulle hetk nii tähtis, et otsustasin sellest teha raa-

matu pealkirja?

Hetkes viibimine on üks olulisemaid asju. Kui palju

aega kulutame minevikku jäänud seikade meenuta-

miseks või taga igatsemiseks ning tulevikus võib-olla

saabuvate sündmuste ihalemiseks või kartmiseks! Me

elame siin ja praegu, mitte tulevikus ega minevikus.

Praegust hetke nautides elame täisväärtuslikult. See

raamat räägib sellest, kuidas neid hetki jõudumööda

16

luua ning leida eeldused töötamiseks flow’s ehk voolus, mis lubab tegutseda kõige efektiivsemalt ning hetkel käsil olevast ülesandest võimalikult palju rõõmu tunda.

Tegutsemisel määrab ajastus kõik.Jõud ei loe.Kaalukus ei loe.Isegi õiglus ei loe.Ainus, mis loeb, on õige ajastus.Nii kirjutab Deng Ming-Dao oma raamatus „Iga-

päeva tao“. Näitan mitmeid võtteid, kuidas ennast ajas juhtida ning valida õiget ajastust, et võimalikult hästi toime tulla. Ning meie ümber toimuvat rohkem nau-tida.

Dalai-laama on öelnud, et 90 protsenti rahulolust tuleneb meist endist ning 10 protsenti välisest maa-ilmast. Kõige olulisem on seega, kuidas muudame ennast. Alustame.

16

Hetk

19

19

Sea selge siht

Tee iga päev teoks kolm olulist asja

16

www.hetk.eu

Kristjani praktilised näpunäited aitavad vältida mõttetut sebimist ning korrastada oma elu. Elu mõtet ta leida ei aita,

küll aga aitab leida aega elu mõtteni jõudmiseks. Kohusetundliku inimese katekismus 21. sajandiks.

Linnar Viik, it-visionäär

Oma aega tuleb osata organiseerida, eristades meid ümbritsevas infomüras ja meisse pidevalt sisendatavate

käskude, soovide, palvete, vajaduste tulvas seda, mida me ise ja meie lähikondlased ennekõike vajame. Kui inimene tahab õppida, kuidas seda saavutada, siis on see raamat

selleks parim abiline.

Tiina Lokk, PÖFFi direktor ja programmijuht

Olen mänginud ideega olla hästi organiseeritud, just sel tublil kombel, mida Kristjan Otsmann kirjeldab. Kuid erinevad kriisid (nüüdisajal) ja improvisatsioonid (buumiajal) rebestavad graafiku. Kristjani raamatut lugedes valdas mind kohusetunde turbo. Raske öelda, kuivõrd iseennast „joone peale“ saada suudan, ent näiteks paljudele oma kolleegidele-alluvatele näen „Hetke“ küll vajaliku aabitsana.

Hans H. Luik, Ekspress Grupi asutaja ja suuromanik

Tabasin end ajahädas heale kolleegile nõu and-mas, et ta võiks praktilist abi saada raamatust „Hetk“, nagu ma ise sain. No kas sedasorti raamat võib veel paremat kiitust saada!?

Teet Jagomägi, Regio juhatuse esimees

Mis teeb ühe inimese sedavõrd elujaatavaks, abivalmiks ja energiliseks, nagu seda on Kristjan? Võib-olla muu hulgas see, et ta ise elab selle järgi, mida räägib ja õpetab. Päriselt. Tema jutt ja teod on autentsed ning kavatsused siirad.

Kristjan on hea sõber, asendamatu toetaja ja võib-olla tihedaima töögraafikuga koolitaja Eestis. Ja ometi – säravad koolitused, käesolev raamat ja Uue Kursi nimeline suurkoolitus meeskondadele pole kindlasti viimased ega ainsad, mida Kristjani tegemistest kuuled. Lennukad ideed ühendatult süstemaatilise teoks tegemisega viivad selleni, et unistused saavad tõeluseks. Kõigil.

Raimo Ülavere, coach

Kristjan Otsmann

HEtK

Kui praegune koolitaja ja endine ajakirjanik Kristjan Otsmann ei oleks ühel 2002. aasta varahommikul otsustanud argipäeva türanniale

lõppu teha, siis tõlgitaks ajajuhtimise käsiraamatuid tänini teistest keeltest. Õnneks läks teisiti ja Kristjani argielust eluga väljatulemise

põhitõed on kättesaadavad niihästi tema koolitustel kui ka nüüd nende kaante vahel. Sellest raamatust leiad praktilisi näpunäiteid, kuidas vältida läbipõlemissündroomi, võõrandumist lähedastest ja uppumist hõivetöö

mädasohu. Ja kuidas teha nii, et õhtul oleks võimalik hea tuju ja tänuga möödunud päevale tagasi vaadata.

Laiemalt võttes saad käesolevast raamatust teada, mida ja kuidas ise ära teha, et Sinu ja Su lähedaste elu muutuks paremaks. „Hetk“

on raamat just Sulle, kui oled märganud, et segadus Sinu ümber ei ole enam ammu sajaprotsendiliselt loominguline.

9HSTJOJ*eeejga+ 12 sammu PaREma ELu POOLE

Kristjan Otsmann

HEtK