hilkka karivuo kainuun vanhojen potilasasiakirjojen arkistoiminen, thl-operin yhteistyöseminaari...
DESCRIPTION
THL-OPERin yhteistyöseminaari 26.-27.3.2014 OuluTRANSCRIPT
Kainuun vanhojen potilaskertomustietojen arkistointi
eA via XA
Oper 26-27.3.2014 Hilkka Karivuo arkistopäällikkö
Kainuun sote- kuntayhtymä
Kainuun tilanne ennen 1.1.2005
• Kainuun kunnat olivat potilastietojen osalta erillisiä rekisterinpitäjiä
• Potilastietojärjestelmiä oli käytössä kolme – Kajaanissa kaksi erillistä Efficaa (esh, pth) – Ristijärvellä ei potilastietojärjestelmää lainkaan – Hyrynsalmi, Kuhmo, Paltamo, Puolanka, Sotkamo,
Suomussalmi ja Vuolijoki: käytössä Pegasos – Ptj:t otettu käyttöön vv 1992 – 2002 välillä
SM/HK
Pegasos terveydenhuoltojärjestelmät ennen 1.1.2005 • Vuolijoki 09/1998 • Paltamo 04/1994 • Puolanka 05/1997 • Suomussalmi 11/1992 • Hyrynsalmi 05/1999 • Sotkamo 05/1999 • Kuhmo 04/1996 • Ristijärvi, ei ollut sähköistä järjestelmää
SM/HK
Kainuu 1.1.2005 jälkeen
• Kainuun sosiaali- ja terveydenhuollon palveluiden tuottajaksi Kainuun hallintokokeilulain perusteella tuli Kainuun maakunta –kuntayhtymä
• Yksi rekisterinpitäjä erikoissairaanhoidon ja
perusterveydenhuollon potilastietojen osalta. • Potilaan hoitoketjuja pth:n ja esh:n välillä tarkistettiin ja
yhtenäistettiin • Potilastietoja oli monessa järjestelmässä, potilaan hoito
hankalaa
SM/HK
Kainuu 1.1.2005 jälkeen
• Potilastietojärjestelmien välille rakennettiin aluetietojärjestelmä (Kainuussa nimi oli: alueadapteri), jolla eri järjestelmien välillä määritellyt kertomustiedot näytettiin eri järjestelmissä ratkaisu ollut kohtalaisen toimiva Kainuussa
SM/HK
Yhteinen potilastietojärjestelmä
• Kainuussa kilpailutettiin potilastietojärjestelmähankinta v. 2009-2010 – Tavoitteena oli saada yksi yhteinen potilastietojärjestelmä, jolloin
Kainuussa toteutetut potilaan hoitoketjut olisi helpompi hoitaa (kertomustiedot samassa järjestelmässä)
– Sama potilastietojärjestelmä on käytössä myös eräissä sosiaalihuollon palveluissa (kehitysvammahuollon laitoshoito, perheneuvola, vanhuspalvelut; asumispalvelut, laitospalvelut, kotihoito)
• Kilpailutuksessa huomioitiin myös se, että vanhoista potilastietojärjestelmistä tiedot voidaan siirtää valittuun järjestelmään katseltavaksi.
SM/HK
Yhteinen potilastietojärjestelmä
Valittiin Tiedon Effica, jolloin kaikki vanhat kuntien ja kuntayhtymän aikaiset Pegasos-tiedot tuli saada katselukäyttöön Efficassa. Tieto tarjosi alihankintana Avaintec X-Archive –järjestelmää, johon Pegasos-tietoja on tallennettu ja sieltä katselumahdollisuus Efficaan.
SM/HK
X-ARCHIVE
• Otettu tuotantokäyttöön syksyllä 2011, jolloin kaikki aikaisemmat Pegasos-kunnat siirtyivät Effican käyttäjiksi
• Pegasoksista kopioitu ja migroitu CDAR1-muotoon kertomusdokumentit osittain vuodesta 2003 lähtien (aikaisemmin alueadapterissa välitetyt tiedot)
• Pegasokseen jäänyt katseluun vielä mm. hoitokertomukset, kotihoidon ja asumispalveluiden kertomuslomakkeet, seurantatiedot (mm. raskaus-, diabetes-, reuma-, rokotus-, lastenneuvolatiedot).
• Arkistoitujen tietojen katselu Effican Arkistokatselusovelluksella, kontekstinhallinta (potilaan hetu ja nimi).
• Tulostaminen on mahdollista myös Effican Arkistokatselusta –tietojen luovutus muille organisaatioille pääsääntöisesti suoraan Pegasoksesta.
SM/HK
Kainuun vanhojen potilaskertomusdokumenttien sähköinen arkistointi hanke (eA via XA)
• Kainuun vanhojen potilaskertomusdokumenttien hanke aloitettiin 1.1.2013 ja hankkeen kestoksi määriteltiin/ hyväksyttiin ensin vuosi
• Nyt teemme hanketta loppuun muutoshakemuksella eli hanke päättyy 31.12.2014
SM/HK
Hankeen tavoitteet
o Toteutetaan vanhojen jo käytöstä poistuneiden Kainuun eri kunnissa olleiden sähköisten potilaskertomustietojen konvertointi kansallisten tietomääritysten, rakenteiden ja luokitusten vaatimaan muotoon
o Tuotetaan kansalliset määritykset ja toimintamallit muille terveydenhuollon organisaatioille eArkistoon siirrettävien vanhojen tietojen oikeellisuuden tarkastusmenettelyihin
o Tuotetaan kansalliset määrittelyt ja toimintamallit muille terveydenhuollon organisaatioille vanhojen sähköisten potilas- ja asiakasdokumenttien viemisestä eArkistoon
SM/HK
Hankeen tavoitteet
o Tavoitteena on luoda tarvittavat kansalliset tietomääritykset, tietorakenteet ja luokitukset sekä toimintamallit vanhojen tietojen arkistointiprosessin eri vaiheisiin
o Kainuu testaa/ ja siirtää vanhoja potilastietoja KanTaan vuoden 2014 aikana.
o Testauksen jälkeen vanhojen tietojen arkistointiprosessi voidaan tarvittavien ja mahdollisten korjaustoimenpiteiden jälkeen hyväksyä valtakunnalliseksi toimintaprosessiksi potilaskertomusdokumenttien viemisestä KanTaan.
SM/HK
Muut hankkeeseen osallistuvat tahot
o Hanke toteutetaan HUS:n ja Kainuun sote:n hankkeina
o Yhteistyötahoina toimivat eri potilastietojärjestelmien toimittajat
o Hankkeen aikana tehdään yhteistyötä Kela:n ja THL:n OPER- yksikön asiantuntijoiden kanssa
SM/HK
Projektin tehtäväkokonaisuudet
• Käyttöönottomäärittelyssä päädyttiin alkuvaiheessa siirtämään X-Archiveen alueadapterissa olleet Pegasosten potilaskertomustiedot (excel-taulukko) vuosilta 2003 – 2011
• X-Archive –arkistoon migroitu yhteensä 3.323.927 dokumenttia
• XA:ssa valmiina eAms • Edelleen kuntien ja kuntayhtymän aikana kertyneitä
tietoja katseltavissa vain suoraan Pegasoksista (ns. erilliskonvertoitavat lomakkeet)
SM/HK
Projektin tehtäväkokonaisuudet
• Järjestelmäkartoitus : mistä järjestelmistä migraatiota tarvitaan
• Migroitavien järjestelmien tietosisällön määrittely • KanTa:n tietorakenteiden määrittely ja tarkennukset • SÄHKE2- vaatimusten toteutus vanhojen potilastietojen osalta • Mahdolliset rekisterinpitäjyyksiin liittyvät muutokset • Vanhojen potilastietojen käytön ja luovutuksen mahdollisuudet
ja näyttö omien tietojen katselussa (OTK)
SM/HK
Migraatioiden toiminnallinen prosessi
• Järjestelmien migraatioaineiston tietosisällön määrittely • Metatiedot ja niiden mahdolliset lisäykset • Migraatioajot ja arkistointi KanTaan • Tietorakenteiden ja tietosisällön eheyden testaus • Arkistonhoitajan liittymän testaus
SM/HK
Migraation prosessikuvaus
Kuvatut prosessit •Vanhojen potilaskertomustietojen konversiotyön hankintaprosessi ja potilaskertomusdokumenttien tarkastusprosessi (pohjatyö) •Tietojen hyödyntäminen •Migraatioprojekti •siirtoeräprosessi
SM/HK
Tietojen hyödyntäminen -prosessi
• Kartoitettu, mitkä käyttötarpeet koskevat tätä aineistoa • Yleiset terveydenhuollon käyttötarpeet
– Potilastietojen käyttö hoitotilanteessa – alueen sisällä – alueen ulkopuolella
SM/HK
Tietojen hyödyntäminen -prosessi
Organisaation muu käyttö • Tietosuojastrategian mukaiset lokiajot, tietojen käytön valvonta • Virheellisen tiedon korjaaminen • Asiakas/ potilas tietojen tarkastaminen • Virheellisen tiedon korjaamisvaatimukset • Lokitarkastuspyynnöt • Potilasasiamies; potilasvahinkoasiat, vastineen antaminen
viranomaiselle • Hallintoylilääkäri/terveysjohtaja/organisaation rekisterin vastuuhenkilö;
vastineen antaminen valitusasioissa • Organisaatio; toiminnan ja hallinnon kehittäminen • Arkistointivelvoitteen täyttäminen • tutkimuskäyttö
SM/HK
Tietojen hyödyntäminen -prosessi
• Kartoitetaan mikä on migraation kokonaisvaikutus toiminnallisesta näkökulmasta – viime kädessä arkistointivelvoitteen täyttäminen
• Potilaan hoito: Tiedot saatavilla organisaation/ alueen sisällä 24/7 (vrt.nykykäytäntö paperilla tai erillisillä tunnuksilla eri järjestelmistä)
• Toteutuuko ”terveydenhuollon ammattihenkilö: potilastietojen käyttö hoitotilanteessa” jatkossa KanTan kautta? Toistaiseksi STM:n linjaus on, että ei luovuteta muille, kuin omalle organisaatiolle
• Toteutuuko ”Organisaatio; Tietojen luovuttaminen viranomaisille , vakuutusyhtiöille” jatkossa KanTasta? Toistaiseksi STM:n linjaus on että ei
SM/HK
Tietojen hyödyntäminen -prosessi
• Mitkä käyttötarpeet toteutuvat heikommin kuin aikaisemmin? • Miten ”Organisaatio: Toiminnan ja hallinnon kehittäminen” käyttötarve toteutuu
KanTasta?
• Kartoitetaan migraation kustannusvaikutukset – Nykyiset kustannukset järjestelmästä – Vuosimaksut/ ylläpitomaksut – Mitkä ovat kustannukset käyttötarpeiden toteuttamisesta ennen migraatiota – Mitkä ovat migraatioprojektin kustannukset? – Mitkä ovat kustannukset migraation jälkeen?
• KanTa ylläpitomaksut, tietoliikennekustannukset, allekirjoituspalvelun ylläpito yms.
SM/HK
Tietojen hyödyntäminen -prosessi
• Käyttötarpeen mukaan jaoteltuna – Mitkä asiat tehdään operatiivisen potilastietojärjestelmän kautta
(joka lukee KanTa:sta) – Tietosuojavaltuutetun toimiston kannanoton perusteella esim.
asiakkaan oman näkemyksen lisääminen vanhaan potilastietojärjestelmän tekstiin potilastietojärjestelmässä arkistonhoitajan käyttöliittymän kautta
SM/HK
Migraatioprojekti -prosessi
• Sopimus: lähdejärjestelmän toimittaja, migraation toteuttaja ja asiakas
• Sovitaan osapuolien vastuut ja toteutettavat muutokset • Sovitaan missä ja miten hyväksyminen tapahtuu
– toimintatapa jos hyväksymistestauksessa todetaan, että aineisto ei ole vielä valmis tuotantokäyttöön
– miten aineisto siirtyy hyväksymistestauksen jälkeen tuotantokäyttöön
– Hyväksytään aineiston käyttöönotto
SM/HK
Migraatioprojekti -prosessi
• Lopputuloksena lähdejärjestelmän aineisto jakautuu seuraaviin osajoukkoihin
o Tiedot jotka on migroitu hyväksytysti ja ovat hyödynnettävissä kohdejärjestelmässä
o Tiedot, jotka sovitaan jätettäväksi jälkitoimitukseen o Tiedot, jotka on päätetty olla siirtämättä sähköisesti ja arkistoidaan
vain paperilla o Tiedot jotka ovat vielä lähdejärjestelmässä ja joiden migrointi
odottaa lisäselvitystä
SM/HK
Migraation jälkeinen hävittäminen • Seuraavat asiat on huomioitava • Jos lähdejärjestelmä jää vielä käyntiin niin jääkö aineisto sinne?
o Jää, koska kaikkia tietoja ei voida siirtää. Tehtävä suunnitelma siitä, siirretäänkö, vai onko aineisto sellaista, joka voidaan hävittää
o Tämän jälkeen tehtävä päätös lähdejärjestelmän sulkemisesta o Lokitiedot, kannattaako siirtää KanTaan – on helpompi käyttää
lähdejärjestelmästä suoraan
SM/HK
Migraation jälkeinen hävittäminen
Poiminta-aineiston säilytys o Tarvittaessa voidaan tehdä migraatio uusiksi ilman
uudelleenpoimintaa
o Tarkistusprosessin ajan voidaan säilyttää
o Kun migroitu aineisto on laatutarkistettu ja hyväksytty, ei aineistolla ole säilytystarvetta.
o Varmistettava, että migraation aikaiset tekniset kopiot on hävitetty kaikilta osapuolilta
SM/HK
Organisaation laatukontrolli
• Organisaation tehtävät:
o Laatukontrolli: eli aineisto on käyttökelpoista kohdejärjestelmän kautta o Ulkoasut riittävät o Metatiedot vastaavat tarvetta – asiakirjat löydettävissä o Käyttöoikeusrajoitukset toimivat
SM/HK
Organisaation laatukontrolli
• Tarkastamistapa o Satunnaispoiminta potilaista o Kattavasti erilaisia asiakirjatyyppejä siirtoerän aineistosta o Vertaaminen siitä, miten aineisto näkyy lähdejärjestelmässä ja
miten se näkyy nyt kohdejärjestelmässä
o Tarkastetaan myös aineiston laajuus o Tehdään tarkastuspöytäkirja
SM/HK
Tietojen siirto eArkistoon
SM/HK
Kartoitetaan Arkistoitavat
Pegasos-tiedot
Määriteltyjen potilas- Kertomusdokumenttien Konvertointi ja migrointi
eArkisto Määrittely, validointi, Migrointi+CDAR2 ja
siirto eArkistoon
Tallennus X-Archiveen
Dokumentteihin Lisätään
metatiedot
Tietojen käyttö Katselimella (ptj tai muu)
Mitä Kainuussa on tehty
o Järjestelmäkartoitus o Luettelot/ kartoitukset eri vanhoista potilaskertomusjärjestelmistä
on tehty o Pegasos järjestelmän tietosisällön kuvaus on tehty ja arvioitu
potilasasiakirjallisen tiedon osuus
o Pegasoksesta saadaan sen aikaisilla määrityksillä olevat lomakkeet ja valtakunnalliset koodistot
o Lomakkeet ja otsikot ovat pääsääntöisesti olleet yleisesti ja valtakunnallisesti käytettyjä otsikoita, mutta eivät nykyisiä määrityksiä vastaavia
SM/HK
Mitä Kainuussa on tehty
o Edellä mainitut prosessit on kuvattu ja niiden mukaan aloitetaan testaus huhtikuussa 2014
o Aineistoksi on valittu Suomussalmen kunnan perusterveydenhuollon aineisto
SM/HK
Kevät 2014
Kevään 2014 aikana o Testiaineiston nouto/ muunto arkistosta (Avaintec) o Suomussalmen perusterveydenhuollon aineistosta ajalta 2003-2011 o Muunto CDRA1 muotoon CDRA2 muotoon Avaintecin
muuntotyökalulla, joka samalla allekirjoittaa muunnetut CDRA2- asiakirjat
o Testiaineiston luovutus Kainuulle ja aineiston testaaminen aloitetaan
n. 15.4.2014
SM/HK
Kevät 2014
o Testatun testiaineiston toimittaminen Kelalle o ensin lähetetään yksittäisten testipotilaiden kertomusaineisto
o Testaus Kelan kanssa alkaa n. 15.5.2014, jolloin mahdollinen
massasiirto Kelalle, mikäli yksittäisen potilaiden testiaineisto on ollut ok
o Tehtävät tehdään kuvaamiemme prosessikuvausten mukaisesti, jolloin testataan myös prosessikuvauksien oikeellisuus/muutostarpeet
o Nimetty Pegasos pääkäyttäjä päätoimisesti testaukseen
SM/HK
Kiitos mielenkiinnosta
SM/HK