PRINCIPLES OF MANAGEMENT

Part I

Management and Organization

Management and Organization Definisi manajemen: serangkaian proses

planning, organizing, leading dan controlling untuk mencapai performa yang dituju secara berkelanjutan.

Seluruh aktivitas dari proses ini yang menjadi tanggung jawab direct dari seorang manager

Management and Organization4 Fungsi Manajemen : Planning : penentuan target dan langkah–langkah

untuk mencapainya Organizing : pengalokasian sumber daya dan

pembagian tugas baik individu maupun kelompok dalam pelaksanaan dari planning

Leading : pemacuan antusiasme agar masing-masing pekerja melaksanakan tugasnya dengan effort maksimal

Controlling : pencatatan dan evaluasi antara hasil kerja dan target, serta penentuan langkah-langkah perbaikan

Management and OrganizationLevel Manajemen :

Management and Organization

Top Managers : jabatan tertinggi di level managerial, menentukan arah keseluruhan, goals policy

Middle Managers : mengeksekusi perencanaan yang disusun top managers, komunikasi atas-bawah

First Line Managers : bertanggung jawab pada kegiatan sehari-hari, mengatur kerja dari direct labor

Management and Organization Definisi organisasi : sekumpulan

orang/komponen bekerja sama untuk mencapai satu tujuan bersama

Tujuan yang dimaksud berupa terpenuhinya kebutuhan darikonsumen

Contoh : anatomi tubuh manusia, pemerintah suatu negara, mesin mobil

Management and Organization

Kegiatan terpenting dari suatu organisasi dalah “value creation”. Organisasi sebagai fasilitas pemrosesan input-input berupa resources untuk menghasilkan goods/service yang memenuhi kebutuhan konsumen.

Management and Organization

Dimensi dari Performa Organisasi

•Classical Management•Behavioral Management•Modern Management

History of Management Thought

Classical Management

Berdasarkan asumsi bahwa orang-orang yang terlibat semuanya bersikap rasional

Terbagi menjadi 3, yaitu :1. Scientific Management Frederick

Taylor2. Administrative Principles Henry Fayol3. Bueraucratic Organization Max Weber

Classical Management

Karakteristik Scientific Management : Perencanaan yang mendetil Kondisi kerja standar, rules of motion,

implementasi dasar (metode kerja efisien)

Penempatan kerja sesuai kemampuan pekerja

Pelatihan dan pemberian insentif berdasarkan performa kerja

Classical Management

Langkah - langkah Administrative Principles :

1. Foresight : Prediksi dan perencanaan masa depan

2. Organization : penyediaan resources yang mendukung rencana

3. Command : memilih, memimpin dan mengevaluasi tenaga kerja yang digunakan

4. Coordination : memastikan pemerataan informasi dan pemecahan masalah

5. Control : penjagaan agar proses tidak keluar dari jalur

Classical Management

Karakteristik Administrative Principal : Scalar chain : jalur komunikasi yang jelas dan

tidak terputus dari tingkat teratas sampai ke bawah

Unity of Command : satu orang hanya diperintah satu atasan

Unity of Direction : satu orang menjadi person in charge bagi operasi dengan tujuan/sub-tujuan yang sama

Classical Management

Buereaucratic Organization : Suatu rancangan bentuk organisasi yang

ideal, rasional dan efisien Didasarkan otoritas dan logika

Classical Management

Pembagian divisi kerja yang jelas

Hirarki otoritas Prosedur formal Jalur karir “jelas”

Proses administrasi lengkap

Lebih lambat mengatasi masalah

Tidak fleksibel menghadapi perubahan

Reward pada jabatan hanya diperoleh bila pantas

Budaya transaksional antar pekerja

Karakteristik BO Efek BO

Behavioral Management

Berdasarkan asumsi bahwa individu-individu yang terlibat bersikap sosial dan membutuhkan aktualisasi diri

Terdiri dari 5 studi :1. Organization as community2. Hawthorne studies3. Theory of Human Needs4. Theory X & Theory Y5. Theory of adult personality

Behavioral Management

Organization as Communities By Mary Parker Pollett Sebuah grup memungkinkan setiap individu

memaksimalkan potensinya masing-masing Tugas manager untuk menciptakan suasana

dimana para pekerja terintegrasi dan memiliki kepentingan bersama

Setiap pekerja diharapkan memiliki sense of responsibility yang sama kuatnya apapun jabtannya

Behavioral Management

Hawthrone Studiesby Elton Mayo Penelitian menunjukan faktor yang

sifatnya moral lebih mempengaruhi produktivitas pekerja dibandingkan faktor material

Pekerja yang mendapat perhatian spesial secara psikologis dapat memenuhi ekspektasi kerjanya

Theory of Human Needs

by Abraham Maslow

Behavioral Management

Behavioral Management

Theory of Human Needsby Abraham Maslow Suatu level kebutuhan yang sudah

dipenuhi tidak menjadi motivator, namun kebutuhan di level atasnya yang belum terpenuhi akan menjadi pemacu perubahan perilaku seseorang.

Behavioral Management

Pekerja Teori X Ambisi minim Tidak bertanggung

jawab Tidak suka perubahan Lebih suka dipimpin

Pekerja Teori Y Kemauan tinggi Bertanggung jawab Imajinatif dan kreatif Berjiwa pemimpin

Theory X & Theory Y

by Douglas McGregor

Behavioral Management

Theory X & Theory Yby Douglas McGregor Manager bertugas memanipulasi situasi yang

sesuai dengan tipe pekerjanya Manajer X menciptakan lingkungan dimana para

pekerja saling tergantung satu sama lain, sedangkan manager Y menciptakan lingkungan dimana dibutuhkan pekerja denan inisiatif tinggi

Behavioral Management

Theory of Adult Personalityby Chris Argyris

Praktek manajemen sebaiknya “memperlakukan” para pekerja secara dewasa dengan beberapa metode, antara lain :

Memberikan tanggung jawab lebih Variasi tugas Melibatkan diskusi dalam pengambilan keputusan

Modern Management

Aplikasi dari model matematis untuk mengatasi masalah-masalah pada manajemenSituasi yang berbeda akan membutuhkan approach yang berbedaTerdiri dari :

Supply chain management Value chain analysis Inventory management Quality Control Queuing Theory Linear Programming Network Models

Modern Management

Organisasi sebagai Suatu Kumpulan dari SubSistem

Modern Management

Setiap organisasi progresif memerlukan pengendalian kualitas

Total Quality Management comperhensive approach

ISO Global Quality Benchmark “Something always can and should be

improved”

Planning

Function of Management

Planning

Definisi : mementukan tujuan dan langkah terbaik untuk mencapainya dalam jangka waktu tertentu

Tujuan yang dicapai berupa outcome yang spesifik

Jangka waktu : pendek (< 1 tahun ) ; panjang (beberapa tahun)

Planning

Langkah – langkah Objektif : Identifikasi tujuan Tentukan kesiapan dan kebutuhan dalam

proses mencapai tujuan Tentukan premis dan rencana alternatif Eksekusi planning dan evaluasi secara

berkala

Planning

Keuntungan Planning : Fokus dan terorientasi Fleksibilitas menghadapi masalah Koordinasi Manajemen Waktu Manajemen Kualitas

Planning

Tipe – tipe planning : Strategic plan : rencana yang luas, menyeluruh,

dan cenderung berjangka panjang dari suatu organisasi

Tactical plan : mengimplementasikan seluruh atau sebagian dari stategic plan

Functional plan : diferensiasi dalam organisasi untuk pelaksanaan tujuan

Operational plan : pelaksanaan strategic plan dengan skala waktu yang diperkecil

Planning

Tools untuk Membantu Planning : Forecasting : kualitatif ; kuantitatif Contigency planning : plan B jika terjadi

perubahan Scenario planning : long-term

contingency planning Benchmarking : melakukan komparasi

pada organisasi lain yang dianggap lebih berhasil mencapai tujuannya

Planning

Komponen paling utama dari suatu rencana adalah tujuan. Karena itu suatu rencana yang baik harus memiliki tujuan yang memenuhi syarat.

Spesific

Measurable

Attainable

Relevant

Timely

TERIMA KASIH