hƢỚng dẪn c &ubnd · 2013-12-16 · 4 3. cán bộ, công chức hĐnd&ubnd cấp xã...
TRANSCRIPT
1
UBND TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
SỞ NỘI VỤ
Số: 1137/HD-SNV
CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Thừa Thiên Huế, ngày 12 tháng 12 năm 2013
HƢỚNG DẪN Công tác lập hồ sơ và nộp lƣu hồ sơ
vào Lƣu trữ HĐND&UBND các xã, phƣờng, thị trấn
Thực hiện Chỉ thị số 41/2013/CT-UBND ngày 30/10/2013 của UBND
tỉnh về việc tăng cường công tác quản lý, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ lưu trữ;
nhằm đảm bảo việc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu theo
đúng trình tự quy định; Sở Nội vụ hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ lưu trữ đối với HĐND& UBND các xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là UBND cấp xã) như sau:
I. VĂN BẢN LIÊN QUAN
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ;
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ Quy định
về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các
cơ quan, tổ chức;
- Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định
quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của HĐND&UBND xã,
phường, thị trấn;
- Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ quy định
thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân dân các
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của UBND cấp xã và các bộ
phận chuyên môn thuộc UBND các xã, phường, thị trấn;
- Quyết định phân công nhiệm vụ của từng cá nhân trong UBND cấp xã.
II. BAN HÀNH VĂN BẢN
Căn cứ các quy định của pháp luật, UBND cấp xã quyết định ban hành
các văn bản quản lý về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn, cụ thể:
- Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ;
- Danh mục hồ sơ hàng năm của UBND cấp xã;
- Các văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện công tác văn thư, lưu trữ;
- Kinh phí để tổ chức các hoạt động về văn thư, lưu trữ.
III. XÂY DỰNG VÀ BAN HÀNH DANH MỤC HỒ SƠ
Căn cứ vào các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và Quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp xã; công chức phụ trách
công tác văn thư, lưu trữ hoặc người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ hoàn
chỉnh Danh mục hồ sơ trình Chủ tịch UBND cấp xã quyết định ban hành trước
ngày 31/12 hàng năm để triển khai thực hiện trong năm kế tiếp theo phụ lục số I.
IV. TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ
1. Mở hồ sơ
2
Mở hồ sơ là ghi những thông tin cần thiết về hồ sơ như tên cơ quan, tổ
chức, tên đơn vị, số, ký hiệu, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ.
Tiêu chuẩn Bìa hồ sơ thực hiện theo tiêu chuẩn TCVN 9251:2012 được ban
hành theo Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học
và Công nghệ về việc công bố tiêu chuẩn quốc gia.
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ, cán bộ, công chức có trách nhiệm mở hồ sơ
về những công việc đang theo dõi, giải quyết.
Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ và thời hạn bảo quản có thể viết bằng bút chì,
khi kết thúc và hoàn chỉnh hồ sơ mới ghi chính thức bằng bút mực.
Trong năm, nếu có những công việc phát sinh thì cán bộ, công chức phải
mở hồ sơ về những công việc thuộc trách nhiệm của mình.
2. Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ
Cán bộ, công chức có trách nhiệm thu thập, cập nhật đúng và đầy đủ các văn
bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ
tương ứng từ văn bản đầu tiên cho tới các phiếu trình, ý kiến tham gia của các đơn
vị, cá nhân, ý kiến chỉ đạo, giải quyết của lãnh đạo và những tài liệu liên quan khác.
Khi thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ, cần lưu ý đến những văn bản, tài
liệu dễ bị thất lạc như bài phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại
hội nghị, hội thảo, ảnh, băng ghi âm, ghi hình… Tránh đưa văn bản thuộc hồ sơ
này vào hồ sơ khác hay những văn bản không liên quan trực tiếp, không thuộc
trách nhiệm mà mình theo dõi, giải quyết vào hồ sơ.
3. Kết thúc hồ sơ
a) Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ
có trách nhiệm:
Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần
bổ sung cho đủ.
Xem xét, loại ra khỏi hồ sơ những bản trùng thừa, bản nháp, bản thảo nếu
đã có bản chính (trừ bản thảo văn bản quy phạm pháp luật và bản thảo văn bản
về những vấn đề quan trọng có ghi các ý kiến chỉ đạo, giải quyết hay ý kiến tham gia khác nhau), tài liệu tham khảo không thực sự cần thiết.
Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc
hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản... nhằm bảo đảm phản ánh được
diễn biến của sự việc hay quá trình theo dõi, giải quyết công việc trong thực tế.
Trường hợp trong hồ sơ có những tài liệu có khổ giấy lớn phải gấp lại theo kích
thước chung của khổ giấy trong hồ sơ. Đối với tài liệu ghi âm, băng hình phải có
chế độ bảo quản riêng và ghi chú thích vào hồ sơ, khi nộp tài liệu phải nộp kèm
theo hồ sơ. Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác nhau
(không nên tách dưới 01cm) để thuận tiện cho việc quản lý và sử dụng. Mỗi đơn
vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấu thành như một hồ sơ
độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật có thể phân thành các đơn vị bảo quản như: các lần dự thảo, các lần hội thảo, các lần trình...).
Kiểm tra thời hạn bảo quản của hồ sơ; hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ
cho phù hợp với nội dung tài liệu trong hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ và thực tế tài liệu trong, hồ sơ).
3
b) Biên mục hồ sơ:
- Đánh số tờ: Dùng bút chì đen, mềm hoặc máy dập số để đánh số thứ tự
của tờ tài liệu, từ tờ đầu tiên tới tờ cuối cùng có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo
quản. Số tờ được đánh bằng chữ số ảrập vào góc phải phía trên của tờ tài liệu.
Trường hợp đánh nhầm số thì gạch đi và đánh lại ở bên cạnh; đối với những tờ
đã bị bỏ sót thì đánh số trùng với số của tờ trước đó và thêm chữ cái La tinh theo
thứ tự a,b,c ở sau (ví dụ: có 2 tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 15 thì các tờ đó được đánh số trùng là 15a và 15b). Số lượng tờ tài liệu bị trùng hoặc bỏ sót
có trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản nào phải được bổ sung vào thẻ tạm hoặc
phiếu tin của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản đó.
- Viết mục lục văn bản: Ghi các nội dung thông tin về từng văn bản có
trong hồ sơ vào tờ mục lục văn bản được in riêng hoặc phần mục lục văn bản
được in sẵn trong bìa hồ sơ.
- Viết chứng từ kết thúc: Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn
bản (nếu được in riêng) và đặc điểm của tài liệu trong hồ sơ hoặc đơn vị bảo
quản vào tờ chứng từ kết thúc.
- Viết bìa hồ sơ: Ghi các thông tin như tên phông, tên cơ quan, đơn vị; tiêu
đề hồ sơ; thời gian bắt đầu và kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ
sơ và thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ. Chữ viết trên bìa phải rõ ràng, sạch sẽ và
đúng chính tả; chỉ được viết tắt những từ đã quy định trong bảng chữ viết tắt;
Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu.
c) Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện
việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ đó được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau.
d) Việc viết Chứng từ kết thúc và đánh số tờ chỉ thực hiện đối với những
hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
V. YÊU CẦU ĐỐI VỚI MỖI LẬP HỒ SƠ ĐƢỢC LẬP
- Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của
HĐND&UBND cấp xã, đúng công việc mà cá nhân đang giải quyết. Không đưa
vào hồ sơ những tài liệu không liên quan đến công việc đó.
- Văn bản giấy tờ trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có mối liên hệ
lôgic, chặt chẽ, phản ánh đúng sự hình thành của tài liệu theo tiến trình giải
quyết công việc.
- Hồ sơ khi lập xong phải biên mục đầy đủ chính xác cả bên trong và bên
ngoài bìa hồ sơ giúp cho việc quản lý tài liệu được tốt và thuận lợi cho việc tra
tìm tài liệu được nhanh chóng.
VI. TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ
1. Chủ tịch UBND cấp xã có trách nhiệm quản lý chỉ đạo công tác lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ HĐND&UBND cấp xã theo quy định hiện hành
của Nhà nước.
2. Công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã có trách
nhiệm tham mưu giúp Chủ tịch UBND cấp xã trong việc quản lý, chỉ đạo công
tác lập hồ sơ; theo dõi, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào kho Lưu trữ HĐND&UBND cấp xã theo quy định hiện hành của Nhà nước.
4
3. Cán bộ, công chức HĐND&UBND cấp xã trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc phải lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho Lưu
trữ HĐND&UBND cấp xã theo đúng thời gian quy định.
VII. GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ HĐND&UBND
CẤP XÃ
1. Thời hạn giao nộp
a) Tài liệu hành chính: Sau một năm kể từ năm công việc kết thúc.
b) Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 03 tháng kể từ khi công trình được quyết toán.
c) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; micrôphim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài
liệu khác: Sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc.
2. Thủ tục giao nộp
a) Bộ phận, cán bộ, công chức khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào kho Lưu trữ
HĐND&UBND cấp xã phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
b) Cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại UBND cấp xã lập hai
bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Bên giao và bên nhận mỗi bên giữ một bản.
c) Mẫu “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản giao nhận tài liệu”
được thực hiện theo biểu mẫu tại phụ lục II
VIII. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và thành phố Huế tăng cường chỉ
đạo triển khai thực hiện nghiêm túc Chỉ thị số 41/2013/CT-UBND ngày
30/10/2013 của UBND tỉnh.
2. Phòng Nội vụ các huyện, thị xã và thành phố Huế chịu trách nhiệm
hướng dẫn, kiểm tra công tác lập hồ sơ và các nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo
hướng dẫn này cho UBND các xã, phường, thị trấn thuộc phạm vi quản lý.
Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề vướng mắc đề nghị liên hệ về Sở
Nội vụ (qua Chi cục Văn thư – Lưu trữ, số 16 Lê Lợi, thành phố Huế; điện thoại: 0543.846924) để được hướng dẫn./.
Nơi nhận: - UBND tỉnh (b/c);
- Giám đốc (b/c);
- UBND các huyện, thị xã và thành phố Huế;
- PNV các huyện, thị xã và thành phố Huế;
- Chi cục Văn thư – Lưu trữ (3b);
- Lưu: VT,VTLT.
KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
(đã ký)
Phan Lƣơng
5
Phụ lục I
MẪU DANH MỤC HỒ SƠ CỦA UBND CÁC XÃ, PHƢỜNG, THỊ TRẤN
(Ban hành kèm theo Công văn số 1137 /SNV-VTLT ngày 12 /12/2013 của Sở Nội vụ)
QUYẾT ĐỊNH
Ban hành Danh mục hồ sơ năm 201…
của UBND xã, phƣờng, thị trấn
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ
Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong
hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ
quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân
dân và UBND xã, phường, thị trấn;
Xét đề nghị của …,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Danh mục hồ sơ năm 201….
của UBND xã, phường, thị trấn.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 3. Trưởng các cơ quan, ban ngành thuộc HĐND&UBND … và cán bộ,
công chức chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.
Nơi nhận: - Như điều 3;
- Chi cục Văn thư – Lưu trữ (b/c);
- Phòng Nội vụ (b/c);
- Lưu: VT.
CHỦ TỊCH
ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ/PHƢỜNG/THỊ TRẤN
Số: … /QĐ-UBND
CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…, ngày … tháng 12 năm 201…
6
DANH MỤC HỒ SƠ CỦA UBND XÃ/PHƢỜNG/THỊ TRẤN
NĂM …
(Ban hành kèm theo Quyết định số …/12/201… của UBND xã/phường/thị trấn)
Số và ký
hiệu hồ sơ Tên đề mục và tiêu đề hồ sơ
Thời hạn
bảo quản
Ngƣời lập
hồ sơ
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5)
A. KHỐI TÀI LIỆU CỦA HĐND XÃ/PHƢỜNG/THỊ TRẤN…
I. Tài liệu của lãnh đạo HĐND xã/phƣờng/thị trấn… (Chủ tịch và các Phó Chủ tịch)
01.HĐND
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện/thành phố chỉ đạo, quy định, hướng
dẫn chung về các hoạt động của HĐND
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
02.HĐND
- Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
của các cơ quan về tình hình công tác
nhiệm kỳ hàng năm của HĐND
xã/phường/thị trấn
+ Năm, nhiều năm
+ 6 tháng, 9 tháng
+ Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
05 năm
03.HĐND - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về
tình hình hoạt động của HĐND các cấp 10 năm
II. Tài liệu về công tác chuyên môn
04.HĐND
- Tập tài liệu của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện/thị xã/thành phố chỉ đạo, quy định,
hướng dẫn chung về các hoạt động của
HĐND
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
05.HĐND
- Tập văn bản của các cơ quan TW, tỉnh,
huyện/thị xã/thành phố chỉ đạo, quy định,
hướng dẫn chung về công tác bầu cử
HĐND các cấp
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
06.HĐND
- Tập Chương trình, Kế hoạch, báo cáo
của các cơ quan về tình hình công tác
nhiệm kỳ hàng năm của HĐND
xã/phường/thị trấn
+ Năm, nhiều năm
+ 6 tháng, 9 tháng
+ Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
05 năm
07.HĐND
- Hồ sơ về các kỳ họp thường kỳ của
HĐND các xã/phường/thị trấn (nhiệm kỳ
20… - 20…)
Vĩnh viễn
08.HĐND
- Hồ sơ về các kỳ họp bất thường của
HĐND các xã/phường/thị trấn (nhiệm kỳ
20… - 20…)
Vĩnh viễn
ỦY BAN NHÂN DÂN
XÃ/PHƢỜNG/THỊ TRẤN
CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
7
09.HĐND - Hồ sơ về việc tổ chức bầu cử HĐND các
cấp (nhiệm kỳ 20… - 20…) Vĩnh viễn
10.HĐND Hồ sơ về thành lập, chia tách thôn, bản, tổ
dân phố Vĩnh viễn
11.HĐND Hồ sơ hội nghị thôn, bản, tổ dân phố Vĩnh viễn
12.HĐND Hồ sơ về hương ước, quy ước thôn, bản,
tổ dân phố Vĩnh viễn
13.HĐND
- Tập văn bản trao đổi của các cơ quan
trao đổi về tình hình hoạt động của
HĐND các cấp
10 năm
.. Hồ sơ dự phòng
B. KHỐI TÀI LIỆU CỦA UBND CẤP XÃ/PHƢỜNG/THỊ TRẤN…
I. Tài liệu của lãnh đạo UBND xã/phƣờng/thị trấn… (Chủ tịch và các Phó Chủ tịch)
1. Tài liệu về công tác tổng hợp, văn phòng,… 1. CT hoặc
PCT (Nếu hồ
sơ của Chủ tịch
thì ký hiệu CT
nếu của Phó
chủ tịch ký
hiệu PCT)
- Tập tài liệu của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện/thị xã/thành phố chỉ đạo, quy định,
hướng dẫn về các mặt hoạt động chung
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
2. CT hoặc
PCT
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện/thị xã/thành phố chỉ đạo, quy định,
hướng dẫn về thực hiện chương trình phát
triển KTXH
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
3. CT hoặc
PCT
- Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
của các cơ quan về tình hình phát triển
kinh tế xã hội
+ Năm, nhiều năm
+ 6 tháng,9 tháng
+ Quý, tháng
HS của lãnh
đạo để biết và
chỉ đạo; thời
hạn từ 5-10
năm
4. CT hoặc
PCT
- Thông báo ý kiến kết luận, kết quả làm
việc của các cơ quan TƯ, tỉnh, huyện/thị
xã/thành phố… về các vấn đề quản lý nhà
nước nói chung
5. CT hoặc
PCT
- Tài liệu về hoạt động của lãnh đạo (trả
lời chất vấn các kỳ họp HĐND, bài phát
biểu các sự kiện lớn, …)
6. CT hoặc
PCT
- Tập văn bản của các cơ quan về tình
hình phát triển KTXH trên địa bàn
xã/phường/thị trấn
7. CT hoặc
PCT
- Tập văn bản của các cơ quan về công tác
văn phòng
8. CT hoặc
PCT
- Tập văn bản của các cơ quan về công tác
tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ
9. CT hoặc
PCT
- Tập văn bản của các cơ quan về công tác
thi đua khen thưởng, kỷ luật
10. CT
hoặc PCT
- Tập văn bản của các cơ quan về công tác
tôn giáo
11. CT
hoặc PCT
- Tập văn bản của các cơ quan về công tác
dân tộc
8
12. CT
hoặc PCT
- Tập văn bản của các cơ quan về công tác
thanh niên
.. Hồ sơ dự phòng
2. Tài liệu về công tác địa chính – nông nghiệp – xây dựng – đô thị và môi trƣờng
1. CT hoặc
PCT
- Tập văn bản của các cơ quan về công tác
đất đai, tài nguyên, môi trường
2. CT hoặc
PCT
- Tập văn bản của các cơ quan về công tác
nông nghiệp, chăn nuôi, thú y
3. CT hoặc
PCT
- Tập văn bản của các cơ quan về công tác
lâm nghiệp (áp dụng cho các xã/thị trấn
miền núi)
4. CT hoặc
PCT
- Tập văn bản của các cơ quan về công tác
thủy sản (áp dụng cho các xã/thị trấn…
vùng ven biển)
5. CT hoặc
PCT
- Tập văn bản của các cơ quan về công tác
thủy lợi
6. CT hoặc
PCT
- Tập văn bản của các cơ quan về công tác
phòng chống lụt bão
7. CT hoặc
PCT
- Tập văn bản của các cơ quan về công tác
xây dựng cơ bản
8. CT hoặc
PCT
- Tập văn bản của các cơ quan về công tác
giao thông vận tải
Hồ sơ dự phòng
3. Tài liệu về công tác tài chính – kế toán
1. CT hoặc
PCT
- Tập văn bản của các cơ quan về công tác
tài chính – kế toán
4. Tài liệu về công tác tƣ pháp – hộ tịch
1. CT hoặc
PCT
- Tập văn bản của các cơ quan về công tác
tư pháp – hộ tịch
5. Tài liệu về công tác văn hóa – xã hội
1. CT hoặc
PCT
- Tập văn bản của các cơ quan về công tác
văn hóa, thể thao và du lịch
2. CT hoặc
PCT
- Tập văn bản của các cơ quan về công tác
thông tin – truyền thông
3. CT hoặc
PCT
- Tập văn bản của các cơ quan về công tác
lao động – thương binh và xã hội
4. CT hoặc
PCT
- Tập văn bản của các cơ quan về công tác
y tế
5. CT hoặc
PCT
- Tập văn bản của các cơ quan về công tác
giáo dục đào tạo
6. Tài liệu về công tác công an
1. CT hoặc
PCT
- Tập văn bản của các cơ quan về công tác
công an
7. Tài liệu về công tác quân sự
1. CT hoặc
PCT
- Tập văn bản của các cơ quan về công tác
quân sự
II. TÀI LIỆU VỀ CÔNG TÁC CHUYÊN MÔN
1. Tài liệu về công tác văn phòng – thống kê
9
1.1. Tài liệu về công tác văn phòng
1.VP
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện/thị xã/thành phố chỉ đạo, quy định,
hướng dẫn về công tác hành chính văn phòng
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
2.VP
- Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
của xã/phường/thị trấn về công tác hành
chính văn phòng; văn thư, lưu trữ
+ Năm, nhiều năm
+ Quý, tháng
Vĩnh viễn
10 năm
3.VP - Hồ sơ về lập hồ sơ hiện hành tại
xã/phường/thị trấn
20 năm
4.VP
Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy
định/hướng dẫn những vấn đề chung của
UBND xã/phường/thị trấn
Vĩnh viễn
5.VP Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện
quan trọng do UBND xã chủ trì tổ chức Vĩnh viễn
6.VP
Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác
của UBND xã/phường/thị trấn
- Tổng kết năm
- Sơ kết tháng, quý, 6 tháng
Vĩnh viễn
5 năm
7.VP
Hồ sơ về hoạt động của Lãnh đạo (báo
cáo, bản thuyết trình/ giải trình, trả lời
chất vấn tại HĐND, bài phát biểu tại các
sự kiện lớn…)
Vĩnh viễn
8.VP
Tài liệu về thông tin, tuyên truyền của
UBND xã/phường/thị trấn
- Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế
hoạch, báo cáo năm
- Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn
trao đổi
Vĩnh viễn
10 năm
9.VP
- Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của
HĐND xã/phường/thị trấn
+ Văn bản quy phạm pháp luật
+ Chỉ thị, Quyết định, Quy định, Quy chế,
Hướng dẫn
+ Văn bản khác
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
50 năm
10.VP
- Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của
UBND xã/phường/thị trấn
+ Văn bản quy phạm pháp luật
+ Chỉ thị, Quyết định, Quy định, Quy chế,
Hướng dẫn
+ Văn bản khác
Vĩnh viễn
Vĩnh viễn
50 năm
11.VP - Sổ đăng ký văn bản đến của HĐND
xã/phường/thị trấn 20 năm
12.VP - Sổ đăng ký văn bản đến của UBND
xã/phường/thị trấn 20 năm
13.VP - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về 10 năm
10
công tác hành chính văn phòng
14.VP
- Tập văn bản của các cơ quan về công tác
phòng cháy, chữa cháy; phòng chống lụt
bão; dân quân tự vệ; đảm bảo an ninh; vệ
sinh môi trường
10 năm
Hồ sơ dự phòng
1.2. Tài liệu về công tác tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ
1.TCCB
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện/thị xã/thành phố chỉ đạo, quy định,
hướng dẫn về công tác tổ chức bộ máy, tổ
chức cán bộ
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
2.TCCB
- Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
của xã/phường/thị trấn về công tác tổ
chức bộ máy, tổ chức cán bộ
+ Năm, nhiều năm
+ 6 tháng, 9 tháng
+ Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
3.TCCB
- Hồ sơ về công tác tổ chức bộ máy
(thành lập, chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, quy chế hoạt động…) của
xã/phường/thị trấn
Vĩnh viễn
4.TCCB
- Hồ sơ về công tác cán bộ (điều động, bổ
nhiệm, thuyên chuyển, phân công, kỷ luật,
nâng lương …) của xã/phường/thị trấn
70 năm
5.TCCB - Hồ sơ gốc cán bộ, công chức Vĩnh Viễn
6.TCCB - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về
công tác tổ chức bộ máy, tổ chức cán bộ 10 năm
Hồ sơ dự phòng
1.3. Tài liệu về công tác thi đua khen thƣởng, kỷ luật
1.TĐKT
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện/thị xã/thành phố chỉ đạo, quy định,
hướng dẫn về công tác thi đua khen
thưởng, kỷ luật
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
2.TĐKT Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/ quy
định, hướng dẫn về thi đua, khen thưởng Vĩnh viễn
3.TĐKT
- Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
của xã/phường/thị trấn về công tác thi đua
khen thưởng, kỷ luật
+ Năm, nhiều năm
+ 6, 9 tháng
+ Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
4.TĐKT - Hồ sơ về khen thưởng cho các tập thể và
cá nhân của xã/phường/thị trấn Vĩnh viễn
5.TĐKT - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về
công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật 10 năm
Hồ sơ dự phòng
1.4. Tài liệu về công tác tôn giáo
1.TG - Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh, Theo hiệu Hồ sơ
11
huyện/thị xã/thành phố chỉ đạo, quy định,
hướng dẫn về công tác tôn giáo
lực văn bản nguyên
tắc
2.TG
- Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
của xã/phường/thị trấn về công tác tôn giáo
+ Năm, nhiều năm
+ 6, 9 tháng
+ Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
Tài liệu về thực hiện chính sách dân tộc
và tôn giáo; hoạt động tự do tín ngưỡng
và tôn giáo ở địa phương
Vĩnh viễn
3.TG
- Hồ sơ về tình hình hoạt động của Đạo
Phật, Đạo Thiên chúa, Đạo Cao Đài, Đạo
Tin lành… trên địa bàn xã/phường/thị trấn
20 năm
4.TG - Hồ sơ về xây dựng các nơi thờ tự, đền
chùa … trên địa bàn xã/phường/thị trấn 20 năm
5.TG - Tập văn bản trao đổi của các cơ quan về
công tác tôn giáo 10 năm
Hồ sơ dự phòng
1.5. Tài liệu về công tác dân tộc
1.DT
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện/thị xã/thành phố chỉ đạo, quy định,
hướng dẫn về công tác dân tộc
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
2.DT
- Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
của xã/phường/thị trấn về công tác dân tộc
+ Năm, nhiều năm
+ 6 tháng, 9 tháng
+ Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
3.DT
- Tập văn bản của các cơ quan về tình
hình hoạt động trong lĩnh vực dân tộc trên
địa bàn xã/phường/thị trấn
20 năm
4.DT - Tập văn bản trao đổi của các cơ quan về
công tác dân tộc
10 năm
Hồ sơ dự phòng
1.6- Tài liệu về công tác thanh niên
1.TN
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện/thị xã/thành phố chỉ đạo, quy định,
hướng dẫn về công tác thanh niên
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
2.TN
- Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
của xã/phường/thị trấn về công tác thanh niên
+ Năm, nhiều năm
+ 6 tháng, 9 tháng
+ Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
3.TN
- Hồ sơ về tuyên truyền, phổ biến, giáo
dục pháp luật cho thanh niên trên địa bàn
xã/phường/thị trấn
20 năm
4.TN - Tập văn bản trao đổi của các cơ quan về
công tác thanh niên 10 năm
Hồ sơ dự phòng
1.7. Tài liệu về công tác tổng hợp – thống kê
12
1.TH-TK
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện/thị xã/thành phố chỉ đạo, quy định,
hướng dẫn về thực hiện chương trình phát
triển khinh tế - xã hội
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
2.TH-TK
- Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
của xã/phường/thị trấn về tình hình công
tác và các mặt hoạt động chung
+ Năm, nhiều năm
+ 6 tháng, 9 tháng
+ Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
3.TH-TK
- Thông báo ý kiến kết luận, kết quả làm
việc của lãnh đạo huyện/thị xã/thành phố
…, xã/phường/thị trấn… về các vấn đề
quản lý nhà nước nói chung
20 năm
4.TH-TK
- Hồ sơ về hoạt động của lãnh đạo
xã/phường/thị trấn … (trả lời chất vấn các
kỳ họp HĐND, bài phát biểu các sự kiện
lớn,…)
Vĩnh viễn
Hồ sơ dự phòng
2. Tài liệu về công tác địa chính – nông nghiệp – xây dựng – đô thị và môi trƣờng
2.1. Tài liệu về công tác đất đai, tài nguyên, môi trƣờng (Theo TT 11/2013/BTNMT)
1.ĐĐ
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện/thị xã/thành phố chỉ đạo, quy định,
hướng dẫn về công tác đất đai, tài nguyên,
môi trường
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
2.ĐĐ
- Tập văn bản của UBND xã/phường/thị
trấn… chỉ đạo hướng dẫn về công tác đất
đai, tài nguyên, môi trường
Vĩnh viễn
3.ĐĐ
- Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
của xã/phường/thị trấn về công tác đất
đai, tài nguyên, môi trường
+ Năm, nhiều năm
+ 6, 9 tháng
+ Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
4.ĐĐ
- Hồ sơ thẩm tra xác định nguồn gốc, hiện
trạng đăng ký và sử dụng đất đai trên địa
bàn xã/phường/thị trấn
Vĩnh viễn
5.ĐĐ - Hồ sơ theo dõi biến động đất đai trên địa
bàn xã/phường/thị trấn Vĩnh viễn
Sổ địa chính đã được đăng ký, cấp Vĩnh viễn
6.ĐĐ Tài liệu thống kê đất đai hàng năm, kiểm kê
đất đai 5 năm, bản đồ địa chính điều chỉnh Vĩnh viễn
7.ĐĐ
Hồ sơ về qui hoạch, kế hoạch sử dụng đất
được UBND quận, huyện và thành phố
phê duyệt
Vĩnh viễn
8.ĐĐ
Hồ sơ các loại công trình, kế hạch, đề án
phát triển nông, lâm ngư nghiệp đã được
cấp trên phê duyệt
Vĩnh viễn
9.ĐĐ Hồ sơ về đăng ký nhà ở, đất ở đã được Vĩnh viễn
13
cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở
và quyền sử dụng đất ở đô thị
10.ĐĐ
Hồ sơ địa chính gồm:
+ Bản đồ địa chính
+ Sổ địa chính
+ Sổ mục kê
+ Sổ theo dõi biến động đất;
+ Biểu thống kê diện tích đất
Vĩnh viễn
11.ĐĐ
Hồ sơ về phân vạch địa giới, điền địa giới
hành chính (thôn, xóm, đường, ngõ) đã
được phê duyệt
Vĩnh viễn
12.ĐĐ Tài liệu về kênh, rạch, sông trên địa giới
hành chính Vĩnh viễn
13.ĐĐ Tài liệu về các tiêu mốc đo đạc, mốc địa
giới, mốc lộ phí Vĩnh viễn
14.ĐĐ - Hồ sơ về công tác khai thác tài nguyên
khoáng sản trên địa bàn xã/phường/thị trấn 20 năm
15.ĐĐ
- Hồ sơ về giải quyết khiếu nại, tố cáo,
tranh chấp về đất đai, tài nguyên, môi
trường trên địa bàn xã/phường/thị trấn
+ Vụ việc nghiêm trọng
+ Vụ việc khác
Vĩnh viễn
20 năm
16.ĐĐ
- Tập văn bản của các cơ quan về công tác
đất đai, tài nguyên và môi trường trên địa
bàn xã/phường/thị trấn
20 năm
17.ĐĐ - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về
công tác đất đai, tài nguyên và môi trường 10 năm
Hồ sơ dự phòng
2.2. Tài liệu về công tác nông nghiệp, chăn nuôi, thú y
1.NN
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện/thị xã/thành phố chỉ đạo, quy định,
hướng dẫn về công tác nông nghiệp, chăn
nuôi, thú y
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
2.NN
- Tập văn bản của UBND xã/phường/thị
trấn chỉ đạo hướng dẫn về công tác nông
nghiệp, chăn nuôi, thú y
Vĩnh viễn
3.NN
- Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
của xã/phường/thị trấn về công tác nông
nghiệp, chăn nuôi, thú y
+ Năm, nhiều năm
+ 6, 9 tháng
+ Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
4.NN - Tập văn bản về tình hình sản xuất nông
nghiệp trên địa bàn xã/phường/thị trấn 20 năm
5.NN
- Tập văn bản của. các cơ quan về phòng
chống dịch bệnh đối với cây trồng và vật
nuôi trên địa bàn xã/phường/thị trấn
20 năm
6.NN Hô sơ về phát triển các ngành, nghề
truyền thống và tổ chức ứng dụng các tiến Vĩnh viễn
14
bộ kỷ thuật để phát triên Các ngành nghê
mới trên địa bàn xã/phường/thị trấn
7.NN - Hô sơ về xây dựng nông thôn mới trên
địa bàn xã/phường/thị trấn Vĩnh viễn
8.NN
- Tập văn bản của các cơ quan về tình
hình hoạt động về công tác nông nghiệp,
chăn nuôi, thú y trên địa bàn
xã/phường/thị trấn
20 năm
9.NN Tập văn bản của các cơ quan trao đôi về
công tác nông nghiệp, chăn nuôi, thú y 10 năm
Hồ sơ dự phòng
2.3. Tài liệu về công tác lâm nghiệp (áp dụng cho các xã, thị trấn miền núi)
1.LN
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện chỉ đạo, quy định, hướng dẫn về
công tác lâm nghiệp
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
2.LN Tập văn bản của UBND xã/phường/thị trấn
chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lâm nghiệp Vĩnh viễn
3.LN
- Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo của
xã/phường/thị trấn về công tác lâm nghiệp
+ Năm, nhiều năm
+ 6 tháng, 9 tháng
+ Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
4.LN - Tập văn bản về quản lý, phát triển rừng và
bảo vệ rừng trên địa bàn xã/phường/thị trấn 20 năm
5.LN Hồ Sơ về công tác phòng cháy chữa cháy
rừng trên địa bàn xã/phường/thị trấn 20 năm
6.LN Hồ sơ về quản lý và sử dụng đất lâm
nghiệp trên địa bàn xã/phường/thị trấn Vĩnh viễn
7.LN
Hồ sơ về xử 1ý những vụ vi phạm trong
lĩnh vực làm nghiệp trên địa bàn
xã/phường/thị trấn
+ Vụ việc nghiêm trọng
+ Các vụ việc khác
Vĩnh viễn
20 năm
8.LN Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về
công tác lâm nghiệp 10 năm
Hồ sơ dự phòng
2.4. Tài liệu về công tác thủy sản (áp dụng cho các xã/thị trấn vùng ven biển và hải đảo)
1.TS
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện chỉ đạo, quy định, hướng dẫn về
công tác thủy sản
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
2.TS - Tập văn bản của UBND xã/thị trấn chỉ
đạo, hướng dẫn về công tác thủy sản Vĩnh viễn
3.TS
- Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
của xã/thị trấn… về công tác thủy sản
+ Năm, nhiều năm
+ 6 tháng, 9 tháng
+ Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
4.TS - Tập văn bản về tình hình sản xuất ngư
nghiệp, diêm nghiệp… trên địa bàn xã/thị trấn 20 năm
15
5.TS - Tập văn bản về tình hình hoạt động trong
công tác thủy sản trên địa bàn xã/thị trấn 20 năm
6.TS - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về
công tác thủy sản 10 năm
Hồ sơ dự phòng
2.5. Tài liệu về công tác thủy lợi
1.TL
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện/thành phố chỉ đạo, quy định, hướng
dẫn về công tác thủy lợi
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
2.TL - Tập văn bản của UBND xã/phường/thị trấn
chỉ đạo, hướng dẫn về công tác thủy lợi Vĩnh viễn
3.TL
- Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
của xã/phường/thị trấn về công tác thủy lợi
+ Năm, nhiều năm
+ 6 tháng, 9 tháng
+ Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
4.TL
- Hồ sơ về xây dựng các công trình thủy
lợi nhỏ, tu bổ đê điều trên địa bàn
xã/phường/thị trấn
Theo tuổi
thọ công
trình
5.TL
- Hồ sơ về công tác quản lý vào bảo vệ đê
điều trên địa bàn xã/phường/thị trấn
+ Nghiêm trọng
+ Các vụ khác
Vĩnh viễn
20 năm
6.TL
- Hồ sơ về các vụ vi phạm việc bảo vệ đê
điều trên địa bàn xã/phường/thị trấn
+ Nghiêm trọng
+ Các vụ khác
Vĩnh viễn
20 năm
7.TL
- Hồ sơ về di dân, tái định cư vùng sạt lở
ven sông, ven biển và sạt lở núi trên địa
bàn xã/phường/thị trấn
Vĩnh viễn
8.TL - Hồ sơ về nạo vét các kênh mương nội
đồng trên địa bàn xã/phường/thị trấn 10 năm
9.TL - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về
công tác thủy lợi 10 năm
Hồ sơ dự phòng
2.6- Tài liệu về công tác phòng chống lụt bão
1.PCLB
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện/thành phố chỉ đạo, quy định, hướng
dẫn về công tác phòng chống lụt bão
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
2.PCLB
- Tập văn bản của UBND xã/phường/thị
trấn chỉ đạo, hướng dẫn về công tác
phòng chống lụt bão
Vĩnh viễn
3.PCLB
- Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
của xã/phường/thị trấn về công tác phòng
chống lụt bão
+ Năm, nhiều năm
+ 6 tháng, 9 tháng
+ Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
4.PCLB - Hồ sơ về công tác phòng chống lụt bão 10 năm
16
thiên tai trên địa bàn xã/phường/thị trấn
5.PCLB - Hồ sơ về tình hình thiệt hại do bão lụt, hạn
hán gây ra trên địa bàn xã/phường/thị trấn 10 năm
6.PCLB
- Hồ sơ về hỗ trợ kinh phí, hàng hóa khắc
phục hậu quả lũ lụt trên địa bàn
xã/phường/thị trấn
10 năm
7.PCLB - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về
công tác khí tượng thủy văn 10 năm
8.PCLB - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về
công tác phòng chống lụt bão 10 năm
Hồ sơ dự phòng
2.7- Tài liệu về công tác xây dựng cơ bản
1.XDCB
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện/thành phố chỉ đạo, quy định, hướng
dẫn về công tác xây dựng cơ bản
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
2.XDCB
- Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
của xã/phường/thị trấn về công tác xây
dựng cơ bản
+ Năm, nhiều năm
+ 6 tháng, 9 tháng
+ Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
3.XDCB
- Hồ sơ về xây dựng trụ sở làm việc, xây
dựng các công trình…, trên địa bàn
xã/phường/thị trấn
Theo tuổi thọ
công trình
4.XDCB
- Hồ sơ về cấp giấy phép cải tạo, xây
dựng các công trình và nhà ở riêng lẻ trên
địa bàn xã/phường/thị trấn
10 năm
5.XDCB
- Hồ sơ về kiểm tra việc thực hiện pháp
luật về xây dựng và xử lý vi phạm pháp
luật về xây dựng cơ bản trên địa bàn
xã/phường/thị trấn
+ Nghiêm trọng
+ Các vụ khác
20 năm
5 năm
6.XDCB
- Tập văn bản về tình hình hoạt động
trong lĩnh vực xây dựng cơ bản trên địa
bàn xã/phường/thị trấn
20 năm
7.XDCB - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về
công tác xây dựng cơ bản 10 năm
Hồ sơ dự phòng
2.8- Tài liệu về công tác giao thông vận tải
1.GTVT
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện/thành phố chỉ đạo, quy định, hướng
dẫn về công tác giao thông vận tải
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
2.GTVT
- Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
của xã/phường/thị trấn về công tác giao
thông vận tải
+ Năm, nhiều năm
+ 6 tháng, 9 tháng
+ Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
17
3.GTVT
- Hồ sơ về đầu tư xây dựng, tu sửa các dự
án đường, cầu, cống trên địa bàn
xã/phường/thị trấn
Theo tuổi
thọ công
trình
4.GTVT
- Hồ sơ về xử lý các hành vi xâm phạm
đường giao thông trên địa bàn
xã/phường/thị trấn
+ Nghiêm trọng
+ Các vụ khác
20 năm
5 năm
5.GTVT
- Hồ sơ về huy động sự đóng góp tự
nguyện của nhân dân để xây dựng đường
giao thông, cầu, cống trên địa bàn
xã/phường/thị trấn
20 năm
6.GTVT
- Tập văn bản về tình hình hoạt động của
lĩnh vực giao thông vận tải trên địa bàn
xã/phường/thị trấn
20 năm
7.GTVT - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về
công tác giao thông vận tải 10 năm
Hồ sơ dự phòng
3. Tài liệu về công tác tài chính – kế toán
1.TCKT
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện/thành phố chỉ đạo, quy định, hướng
dẫn về lĩnh vẹc tài chính, kế toán, mua
sắm tài sản, trang thiết bị
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
2.TCKT
- Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
của xã/phường/thị trấn về công tác tài
chính, kế hoạch
+ Năm, nhiều năm
+ 6 tháng, 9 tháng
+ Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
3.TCKT
- Hồ sơ về giao chỉ tiêu, dự toán thu, chi
ngân sách nhà nước trên địa bàn
xã/phường/thị trấn
Vĩnh viễn
4.TCKT
- Hồ sơ về kiểm tra, thanh tra tài chính tại
UBND xã/phường/thị trấn
+ Nghiêm trọng
+ Các vụ việc khác
Vĩnh viễn
10 năm
5.TCKT
- Tập văn bản của các cơ quan về xin kinh
phí, cấp kinh phí, hỗ trợ kinh phí cho
UBND xã/phường/thị trấn
20 năm
6.TCKT
- Tập Báo cáo quyết toán quý, năm của
UBND xã/phường/thị trấn
+ Năm
+ Tháng, quý, 6 tháng. 9 tháng
Vĩnh viễn
20 năm
7.TCKT - Tập chứng từ kế toán của UBND
xã/phường/thị trấn 10 năm
8.TCKT - Tập chứng từ nhập kho, xuất kho của
UBND xã/phườn/thị trấn 5 năm
9.TCKT - Hồ sơ bàn giao và thanh lý, điều chuyển,
kiểm kê, sở hữu tài sản cố định của
18
UBND xã/phường/thị trấn
+ Nhà đất
+ Tài sản khác
Vĩnh viễn
20 năm
10.TCKT
- Tập sổ sách kế toán của UBND
xã/phường/thị trấn (sổ cái, sổ quỹ, sổ nhật
ký, sổ kế toán tổng hợp…)
+ Sổ tổng hợp
+ Sổ chi tiết
20 năm
10 năm
11.TCKT - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về
công tác tài chính, kế toán 10 năm
Hồ sơ dự phòng
4. Tài liệu về công tác tƣ pháp- hộ tịch
1.TP-HT
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện/thành phố chỉ đạo, quy định, hướng
dẫn về công tác tư pháp, hộ tịch
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
2.TP-HT
- Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
của xã/phương/thị trấn về công tác tư
pháp - hộ tịch
+ Năm, nhiều năm
+ 6 tháng, 9 tháng
+ Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định,
hướng dẫn về công tác pháp chế do
UBND xã chủ trì
Vĩnh viễn
3. TP-HT
- Tập văn bản về tuyên truyền, phổ biến,
giáo dục pháp luật trên địa bàn
xã/phường/thị trấn
Vĩnh viễn
4.TP-HT Hồ sơ thẩm định văn bản quy phạm pháp luật Vĩnh viễn
5.TP-HT
- Hồ sơ về kiểm tra, rà soát các văn bản
quy phạm pháp luật của HĐND&UBND
xã/phường/thị trấn
20 năm
6.TP-HT
- Hồ sơ về theo dõi, quản lý tủ sách pháp
luật, tổ chức phục vụ nhân dân nghiên
cứu luật và tổ chức lấy ý kiến nhân dân
trên địa bàn xã/phường/thị trấn… về tham
gia xây dựng pháp luật
20 năm
7.TP-HT
- Tập sổ sách quản lý, theo dõi công tác
hộ tịch (quốc tịch, khai sinh, khai tử, kết
hôn,…) trên địa bàn xã/phường/thị trấn
Vĩnh viễn
8.TP-HT - Tập sổ sách quản lý, theo dõi công tác
chứng thực 10 năm
9.TP-HT - Tập tờ khai giấy đăng ký kết hôn, ly hôn
trên địa bàn xã/phường/thị trấn 10 năm
10.TP-HT - Tập lưu bản chứng thực của
xã/phường/thị trấn 5 năm
11.TP-HT - Hồ sơ về quản lý, theo dõi công tác thi
hành án trên địa bàn xã/phường/thị trấn 20 năm
12.TP-HT - Hồ sơ về quản lý, theo dõi công tác hòa 20 năm
19
giải trên địa bàn xã/phường/thị trấn
13.TP-HT
- Tập văn bản về tình hình hoạt động
trong lĩnh vực tư pháp – hộ tịch trên địa
bàn xã/phường/thị trấn
20 năm
14.TP-HT - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về
công tác tư pháp – hộ tịch 10 năm
Hồ sơ dự phòng
5. Tài liệu về công tác văn hóa – xã hội
5.1. Tài liệu về công tác văn hóa, thể thao và du lịch
1.VH-TT-
DL
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện/thành phố chỉ đạo, quy định, hướng
dẫn về công tác văn hóa, thể thao và du lịch
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
2.VH-TT-
DL
- Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
của xã/phường/thị trấn về công tác văn
hóa, thể thao và du lịch
+ Năm, nhiều năm
+ 6 tháng, 9 tháng
+ Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
3.VH-TT-
DL
- Hồ sơ về bảo vệ và phát huy giá trị của
các di tích lịch sử, danh lam thắng cảnh
trên địa bàn xã/phường/thị trấn
Vĩnh viễn
4.VH-TT-
DL
- Hồ sơ về tổ chức các lễ hội cổ truyền
trên địa bàn xã/phường/thị trấn 10 năm
5.VH-TT-
DL
- Hồ sơ về phong trào toàn dân đoàn kết
xây dựng đời sống văn hóa khu dân cư
nông thôn, gia đình văn hóa trên địa bàn
xã/phường/thị trấn
20 năm
6.VH-TT-
DL
Hồ sơ về xây dựng hương ước, quy ước ở
thôn, tổ dân phố dân cư nông thôn, gia đình
văn hóa trên địa bàn xã/phường/thị trấn
Vĩnh viễn
7.VH-TT-
DL
- Hồ sơ về tổ chức ngày “Đại đoàn kết
dân tộc” của các cụm, thôn, tổ dân phố,…
trên địa bàn xã/phường/thị trấn
20 năm
8.VH-TT-
DL
- Tập văn bản về tình hình hoạt động
trong lĩnh vực văn hóa, thể thao và du lịch
trên địa bàn xã/phường/thị trấn
20 năm
9.VH-TT-
DL
- Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về
công tác văn hóa, thể thao và du lịch 10 năm
Hồ sơ dự phòng
5.2. Tài liệu về công tác thông tin – truyền thông
1.TT-TH
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện/thành phố chỉ đạo, quy định, hướng
dẫn về công tác thông tin, truyền thông
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
2.TT-TH
- Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
của xã/phường/thị trấn về công tác thông
tin, truyền thông
+ Năm, nhiều năm
+ 6 tháng, 9 tháng
+ Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
20
3.TT-TH
- Hồ sơ về cung cấp các thông tin về tình
hình kinh tế - xã hội trên địa bàn
xã/phường/thị trấn
20 năm
4.TT-TH - Tập văn bản về tình hình hoạt động
trong lĩnh vực thông tin, truyền thông 20 năm
5.TT-TH - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về
công tác thông tin, truyền thông 10 năm
Hồ sơ dự phòng
5.3. Tài liệu về công tác lao động, thƣơng binh và xã hội
1.LĐ-
TBXH
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện/thành phố chỉ đạo, quy định, hướng
dẫn về công tác lao động, thương binh và
xã hội
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
2.LĐ-
TBXH
- Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
của xã/phường/thị trấn về công tác lao
động thương binh và xã hội
+ Năm, nhiều năm
+ 6 tháng, 9 tháng
+ Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
3.LĐ-
TBXH
- Hồ sơ về thống kê, điều tra cơ bản dân
số, lao động, việc làm, các ngành nghề
trên địa bàn xã/phường/thị trấn
Vĩnh viễn
4.LĐ-
TBXH
- Hồ sơ về theo dõi số lượng và tình hình
biến động các đối tượng chính sách lao
động, thương binh và xã hội trên địa bàn
xã/phường/thị trấn
20 năm
5.LĐ-
TBXH
- Hồ sơ về theo dõi việc thực hiện chi trả
các chế độ đối với người hưởng chính
sách xã hội và người có công cách mạng
trên địa bàn xã/phường/thị trấn
20 năm
6.LĐ-
TBXH
- Hồ sơ về thực hiện chương trình xóa đói
giảm nghèo trên địa bàn xã/phường/thị trấn 20 năm
7.LĐ-
TBXH
- Hồ sơ về tổ chức các hoạt động từ thiện,
nhân đạo, vận động nhân dân giúp đỡ các
gia đình khó khăn, người già cô đơn,
người tàn tật,… trên địa vàn
xã/phường/thị trấn
20 năm
8.LĐ-
TBXH
- Tập văn bản về tình hình hoạt động trong
lĩnh vực lao động thương binh xã hội 20 năm
9.LĐ-
TBXH
- Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về
công tác lao động thương binh xã hội 10 năm
Hồ sơ dự phòng
5.4. Tài liệu về công tác y tế
1.YT
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện/thành phố chỉ đạo, quy định, hướng
dẫn về công tác y tế
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
2.YT
- Hô sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
của xã/phường/thị trấn về công tác y tế
+ Năm, nhiều năm
Vĩnh viễn
21
+ 6 tháng, 9 tháng
+ Quý, tháng
20 năm
5 năm
3.YT - Hồ sơ về tổ chức thực hiện các chương trình
y tế cơ sở trên địa bàn xã/phường/thị trấn 20 năm
4.YT - Hồ sơ về phòng chống các loại dịch
bệnh trên địa bàn xã/phường/thị trấn 20 năm
5.YT
- Hồ sơ về thực hiện chương trình dân số
và kế hoạch hóa gia đình trên địa bàn
xã/phường/thị trấn
20 năm
6.YT
- Tập văn bản về tình hình hoạt động
trong lĩnh vực y tế trên địa bàn
xã/phường/thị trấn
20 năm
7.YT - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về
công tác y tế 10 năm
Hồ sơ dự phòng
5.5- Tài liệu về công tác giáo dục đào tạo
1.GDĐT
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện/thành phố chỉ đạo, quy định, hướng
dẫn về công tác giáo dục đào tạo
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
2.GDĐT
- Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
của xã/phường/thị trấn về công tác giáo
dục, đào tạo
+ Năm, nhiều năm
+ 6 tháng, 9 tháng
+ Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
3.GDĐT - Tập văn bản về phát triển sự nghiệp giáo
dục trên địa bàn xã/phường/thị trấn 20 năm
4.GDĐT
- Hồ sơ về quản lý, kiểm tra các hoạt
động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường
mầm non trên địa bàn xã/phường/thị trấn
20 năm
5.GDĐT
- Hồ sơ về tình hình hoạt động các trường
tiểu học và trung học cơ sở trên địa bàn
xã/phường/thị trấn
20 năm
6.GDĐT
- Tập văn bản về tình hình hoạt động
trong lĩnh vực giáo dục đào tạo trên địa
bàn xã/phường/thị trấn
20 năm
7.GDĐT - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về
công tác giáo dục đào tạo 10 năm
Hồ sơ dự phòng
6. Tài liệu về công tác công an
1.CA
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện chỉ đạo, quy định, hướng dẫn về
tình hình an ninh chính trị, trật tự an toàn
xã hội và phòng chống các loại tội phạm
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
2.CA
- Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
của xã/phường/thị trấn về tình hình an
ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội và
phòng chống các loại tội phạm
+ Năm, nhiều năm
Vĩnh viễn
22
+ 6 tháng, 9 tháng
+ Quý, tháng
20 năm
5 năm
3.CA
- Hồ sơ về công tác đấu tranh phòng
chống tệ nạn xã hội, ma túy, mại dâm trên
địa bàn xã/phường/thị trấn
20 năm
4.CA - Hồ sơ về công tác phòng chống các loại
tội phạm trên địa bàn xã/phường/thị trấn 20 năm
5.CA
- Hồ sơ về công tác phòng chống tham
nhũng, buôn lậu trên địa bàn
xã/phường/thị trấn
20 năm
6.CA
- Hồ sơ về xây dựng phong trào quần
chúng bảo vệ an ninh tổ quốc trên địa bàn
xã/phường/thị trấn
20 năm
7.CA - Hồ sơ về quản lý hộ khẩu trên địa bàn
xã/phường/thị trấn Vĩnh viễn
8.CA
- Hồ sơ về đăng ký tạm trú, tạm vắng,
quản lý việc đi lại của người nước ngoài
trên địa bàn xã/phường/thị trấn
20 năm
9.CA
- Hồ sơ về xử lý các vụ vi phạm khiếu nại,
tố cáo an ninh chính trị, trật tự an toàn xã
hội và phòng chống các loại tội phạm
+ Vụ việc nghiêm trọng;
+ Vụ việc khác.
Vĩnh viễn
20 năm
10.CA - Tập văn bản về tình hình hoạt động
trong công tác công an 20 năm
11.CA - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về
lĩnh vực an ninh 10 năm
Hồ sơ dự phòng
7. Tài liệu về công tác quân sự
1.QS
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện chỉ đạo, quy định, hướng dẫn về
công tác quốc phòng, biên phòng
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
2.QS
- Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
của xã/phường/thị trấn về công tác biên
phòng, quốc phòng
+ Năm, nhiều năm
+ 6 tháng, 9 tháng
+ Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
3.QS
- Hồ sơ về tổ chức tuyên truyền, giáo dục
xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng
làng xã chiến đấu trong khu vực phòng
thủ địa phương
20 năm
4.QS - Hồ sơ về công tác tuyển quân trên địa
bàn xã/phường/thị trấn Vĩnh viễn
5.QS - Hồ sơ về đăng ký, quản lý quân nhân dự bị
động viên trên địa bàn xã/phường/thị trấn 20 năm
6.QS
- Hồ sơ về xây dựng, huấn huyện, sử
dụng lực lượng dân quân tự vệ trên địa
bàn xã/phường/thị trấn
20 năm
23
7.QS - Hồ sơ về công tác tìm kiếm cứu nạn trên
địa bàn xã/phường/thị trấn 20 năm
8.QS - Hồ sơ về tình hình hoạt động trong lĩnh
vực biên phòng, quốc phòng 20 năm
9.QS - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về
công tác quốc phòng, biên phòng 10 năm
Hồ sơ dự phòng
C. TÀI LIỆU CỦA CÁC TỔ CHỨC ĐOÀN THỂ CẤP XÃ/PHƢỜNG/THỊ TRẤN…
I, Tài liệu về công tác Đảng
1.ĐT
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện/thành phố chỉ đạo, quy định, hướng
dẫn về công tác đảng
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
2.ĐT
- Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
về công tác đảng của xã/phường/thị trấn
+ Tổng kết năm, nhiệm kỳ
+ Tháng, quý, 6 tháng
Vĩnh viễn
10 năm
3.ĐT
- Tập văn bản của các cơ quan về việc
thực hiện, triển khai các Nghị quyết, các
đợt sinh hoạt chính trị, các cuộc vận động
lớn trong Đảng ủy, Chi bộ của
xã/phường/thị trấn
Vĩnh viễn
4.ĐT - Hồ sơ về phân loại và xét tổ chức đảng,
đảng viên trong sạch vững mạnh Vĩnh viễn
5.ĐT - Tập văn bản về tình hình hoạt động
trong công tác đảng 20 năm
6.ĐT - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về
công tác đảng 10 năm
Hồ sơ dự phòng
II. Tài liệu về công tác công đoàn, đoàn thanh niên
1.ĐT
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện/thành phố chỉ đạo, quy định, hướng
dẫn về công tác công đoàn, đoàn thanh niên
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
2.ĐT
- Hồ sơ Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
về công tác công đoàn, đoàn thanh niên
của xã/phường/thị trấn
+ Tổng kết năm, nhiệm kỳ
+ Tháng, quý, 6 tháng
Vĩnh viễn
10 năm
3.ĐT - Tập văn bản về tình hình hoạt động trong
công tác công đoàn, đoàn thanh niên 20 năm
4.ĐT - Tập văn bản của các cơ quan trao đổi về
công tác công đoàn, đoàn thanh niên 10 năm
Hồ sơ dự phòng
III. Tài liệu về công tác mặt trận và các hiệp hội
1.ĐT
- Tập văn bản của các cơ quan TƯ, tỉnh,
huyện/thành phố chỉ đạo, quy định, hướng
dẫn về công tác mặt trận và các hiệp hội
đoàn thể
Theo hiệu
lực văn bản
Hồ sơ
nguyên
tắc
2.ĐT - Tập Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo
về công tác mặt trận và các hiệp hội đoàn
24
thể của xã/phường/thị trấn
+ Năm, nhiều năm
+ 6 tháng, 9 tháng
+ Quý, tháng
Vĩnh viễn
20 năm
5 năm
3.ĐT - Hồ sơ về tình hình hoạt động của Hội
Liên hiệp phụ nữ xã/phường/thị trấn 20 năm
4.ĐT - Hồ sơ về tình hình hoạt động của Hội
Cựu chiến binh xã/phường/thị trấn 20 năm
5.ĐT - Hồ sơ về tình hình hoạt động của Hội
Nông dân xã/phường/thị trấn 20 năm
6.ĐT - Hồ sơ về tình hình hoạt động của Ủy
ban Mặt trận Tổ quốc xã/phường/thị trấn 20 năm
Hồ sơ dự phòng
Bản Danh mục hồ sơ này có ….. hồ sơ, bao gồm:
- …… hồ sơ có bảo quản vĩnh viễn
- ….. hồ sơ bảo quản có thời hạn
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƢỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
25
Phụ lục II
BIỂU MẪU VỀ THỦ TỤC GIAO NỘP HỒ SƠ TÀI LIỆU VÀO LƢU TRỮ
(Ban hành kèm theo Công văn số 1137 /SNV-VTLT ngày 12 /12/2013 của Sở Nội vụ)
Biểu mẫu 1: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
Biểu mẫu 2: Biên bản giao nhận tài liệu
26
Biểu mẫu 1: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƢU
Năm 20…
Hộp/
cặp
số
Số, ký
hiệu
HS
Tiêu đề hồ sơ
Thời
gian TL
Thời
hạn bảo
quản
Số
tờ
Ghi
chú
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Mục lục này gồm: .................... hồ sơ (đơn vị bảo quản).
Viết bằng chữ: ............................................................ hồ sơ (đơn vị bảo quản).
Trong đó có:
........................... hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản vĩnh viễn;
........................... hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản có thời hạn.
................, ngày ......... tháng ...... năm 20 ....
Ngƣời lập
(Ký và ghi rõ họ tên, chức vụ/chức danh)
Hƣớng dẫn cách ghi các cột:
Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp hoặc cặp tài liệu giao nộp.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ như trên bìa hồ sơ.
Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa hồ sơ.
Cột 4: Ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.
Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ như trên bìa hồ sơ.Cột 6: Ghi tổng
số tờ tài liệu có trong hồ sơ.
Cột 7: Ghi những thông tin cần chú ý về nội dung và hình thức của văn
bản có trong hồ sơ./.
UBND XÃ/PHƯỜNG/THỊ TRẤN
BỘ PHẬN NỘP LƢU
CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…, ngày … tháng … năm 201…
27
Biểu mẫu 2: Biên bản giao nhận tài liệu
BIÊN BẢN
Về việc giao nhận hồ sơ, tài liệu lƣu trữ
Căn cứ Thông tư số 14/2011/TT- BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy
định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và
Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn;
Căn cứ ... (Danh mục hồ sơ năm ..., Kế hoạch thu thập tài liệu...),
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO: (tên đơn vị, bộ phận giao nộp tài liệu), đại diện là:
- Ông (bà): ...................................................……...................................
Chức vụ công tác/chức danh: ................................................................
BÊN NHẬN: (Lưu trữ HĐND&UBND xã/phường/thị trấn), đại diện là:
- Ông (bà): .......……..........................................................
Chức vụ công tác/chức danh: ............................................
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài liệu với những nội dung như sau:
1. Tên khối tài liệu giao nộp: ...............................................
2. Thời gian của tài liệu: ......................................................
3. Số lượng tài liệu:
- Tổng số hộp (cặp): .............................................................
- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản): .......... Quy ra mét giá: ........... mét
3. Tình trạng tài liệu giao nộp: ..................................................................
4. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu kèm theo.
Biên bản này được lập thành hai bản; bên giao (đơn vị /cá nhân) giữ một
bản, bên nhận (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản./.
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO (Ký tên và ghi rõ họ tên)
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký tên và ghi rõ họ tên)
UBND XÃ/PHƯỜNG/THỊ TRẤN
BỘ PHẬN NỘP LƢU
CỘNG HÕA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
…, ngày … tháng … năm 201…