hướng dẫn cài đặt email @cpc.vn trên ms outloookcpc.vn/briefcase/public... ·...

Hướng dẫn cài đặt Email @cpc.vn trên MS Outloook

Liên hệ hỗ trợ: Hotline CPCIT 0975.909.779 Cập nhật 22/12/2016 1

MỤC LỤC

I. Khai báo email @cpc.vn trên MS Outlook .......................................................... 2

II. Hướng dẫn sao lưu dữ liệu trong MS Outlook: ................................................. 12

1. File *.pst là gì? ................................................................................................ 12

2. Vị trí file *.pst ................................................................................................. 12

3. Các bước cơ bản để sao lưu dữ liệu Outlook .................................................. 12

III. Tạo nơi lưu trữ thư riêng ................................................................................. 15

IV. Thay đổi vị trí file data của Outlook .............................................................. 16



I. Khai báo email @cpc.vn trên MS Outlook

- Khởi động Microsoft Outlook

- Chọn File Account Settings Account Settings...

- Hộp thoại Account setting xuất hiện:



- Chọn New... để thêm tài khoản email mới vào



- Chọn Manually configure server settings or additional server types. Nhấn

nút Next.



- Chọn Internet E-mail. Nhấn nút Next.



- Bảng hội thoại Add New Account xuất hiện:

+ Your Name: Nhập tên của bạn (chỉ để nhận biết)

+ E-mail Address: Nhập địa chỉ email

+ Account Type: Chọn POP3 hoặc IMAP (xem giải thích ở trang tiếp theo)

+ Incoming mail server: Nhập mail.cpc.vn

+ Outgoing mail server (SMTP): Nhập mail.cpc.vn

+ User name: Nhập tên đăng nhập email

+ Password: Nhập mật khẩu của email

Sự khác nhau cơ bản giữa giao thức gửi/nhận email: POP3 & IMAP



Giao thức POP3 (Post Office Protocol version 3)

Email được tải từ server về lưu cục bộ tại Mail Client như mail mới. Sau đó xóa

mail đó trong server, điều này sẽ giúp tiết kiệm không gian lưu trữ trên server.

Mặc định của POP là xóa mail khỏi server. Như vậy thì bạn không còn truy cập

được các thư đó từ máy tính khác hay từ trình duyệt web nữa mà chỉ truy cập được từ

trình Mail Client (vd: Outlook) mà thôi. Tuy nhiên, hầu hết các trình Mail Client đang

chạy POP hiện nay cung cấp một số tùy chọn cho phép để lại một bản sao lưu mail trên

server để đề phòng rủi ro, cho chọn thời gian lưu lại trên server.

Nhược điểm của giao thức này khi áp dụng cho mail CPC.VN là không đồng bộ

được thư gửi đi. Tức là nếu bạn gửi thư đi từ trình Mail Client (vd: Outlook) thì trên

web mail hoặc trình mail client khác sẽ không thấy các thư đó. Ngược lại, khi gửi thư từ

chương trình khác (webmail) thì Outlook cũng không thấy thư đã gửi.

Giao thức IMAP (Internet Message Access Protocol)

Email được tải từ server về và lưu vào trình Mail Client, đồng thời vẫn duy trì

mail trên server. Email vẫn được lưu trên server nên bạn vẫn có thể truy cập thư được từ

bất kỳ máy tính nào, từ trình mail client nào khác có kết nối internet. Vì thư được duy trì

và đồng bộ cả trên server và mail client nên chiếm dung lượng trên server. Giao thức

này có thể đồng bộ được hộp thư đi và thư đến.



- Chọn More Settings...



- Tại tab Outgoing Server tích chọn My outgoing server (SMTP) requires

authentication

Hiện nay email @cpc.vn đã sử dụng mã hóa SSL để mã hóa tên đăng nhập và mật

khẩu nên có thể chọn tùy chọn bên dưới.

- Tại tab Advanced tích chọn vào ô This server requires an encrypted

connection (SSL)

- Tại ô Outgoing server (SMTP): 465

- Tại ô Use the following type of encrypted connection: chọn SSL

- Chọn Next để kết thúc cài đặt.



Các tính năng nâng cao đối với giao thức POP3

Các tính năng nâng cao đối với giao thức IMAP

Tại ô Delivery:



- Nếu tích chọn vào ô Leave a copy of messages on the server: Thì email sẽ

được lưu trữ 1 bản trong Server Mail. (Khuyến nghị sử dụng)

- Nếu tích chọn Remove from server after bao nhiêu ngày: Thì email trên

server sẽ bị xóa sau bao nhiêu ngày khi outlook đã tải email về.

- Nếu không tích chọn vào ô Leave a copy of messages on the server: Thì sau

khi outlook tải email về nó sẽ tự động xóa trên server mail. (Có nghĩa là lúc nào

vào email bằng trình duyệt web sẽ không thấy email nữa)

- Chọn close finish là xong.

- Tiến hành bấm vào Send/Receive All Folders để tải email về.



II. Hướng dẫn sao lưu dữ liệu trong MS Outlook:

Về nguyên tắc cơ bản, tất cả các dữ liệu email nhận được đều nằm trong file *.pst

hoặc *.ost của Outlook và được lưu tại ổ C của máy tính.

1. File *.pst là gì?

File *.pst là file Outlook chính lưu trữ dữ liệu, các mục đã nhận, các mục đã gửi,

notes, ... Trên Outlook 2007, Outlook 2010 và Outlook 2013 tất cả các dữ liệu đều được

lưu trữ trên file *.pst này.

2. Vị trí file *.pst

Theo mặc định, vị trí file *.pst được lưu trữ tại:

- Phiên bản Outlook 2007 và các phiên bản trước đó:

+ Trên Windows XP, file *.pst nằm trong:

C:\Documents and Settings\%username%\Local Settings\Application

Data\Microsoft\Outlook\

+ Trên Windows Vista, Windows 7 và Windows 8, file *.pst nằm trong:

C:\Users\%username%\AppData\Local\Microsoft\Outlook\

- Phiên bản Outlook 2010:

+ Trên Windows XP, file *.pst nằm trong:

C:\Documents and Settings\%username%\My Documents\Outlook Files\

+ Trên Windows Vista, Windows 7 và Windows 8, file *.pst nằm trong:

C:\Users\%username%\Documents\Outlook Files\

3. Các bước cơ bản để sao lưu dữ liệu Outlook

Lưu ý: Cách này đang áp dụng trên phiên bản Outlook 2013.

Nếu chỉ sử dụng 1 tài khoản Outlook thì quá trình sao lưu file *.pst khá đơn giản.

Đăng nhập tài khoản Outlook, sau đó chọn File => Account Settings (với phiên bản

Outlook 2013).



Trên Outlook 2007, và các phiên bản trước, bạn chọn Tool => Account Settings.



Lúc này trên màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ Account Settings. Tại đây bạn click

chọn thẻ Data Files, chọn file *.pst hay *.ost trong danh sách bên dưới rồi click

chọn Open File Location....



Cửa sổ thư mục chứa file *.pst hay *.ost hiện ra. Bạn tiến hành sao chép file *.pst

hay *.ost đó vào một thư mục bất kỳ nào đó trên ổ cứng khác (thường là ổ khác với ổ đĩa

hệ thống ổ C).

III. Tạo nơi lưu trữ thư riêng

Bạn có thể thêm một ngăn riêng dùng để lưu trữ thư cục bộ tại máy tính của mình

(dù thư đã xóa trên server thì vẫn còn lưu riêng tại máy tính). Với cách này thì bạn có thể

cất bớt thư vào đây, rồi xóa thư trên server để tăng không gian lưu trữ thư trên server khi

bị tới giới hạn dung lượng lưu trữ của hộp thư. Bạn làm như sau:

Tại cửa sổ Account Settings (xem cách mở ở phần II.3),

chọn thẻ Data Files, nhấn chọn Add để thêm data file. Cửa số sau hiện ra;



Chọn Outlook data file (*.pst). Nhấn nút OK.

Chọn đường dẫn (thư mục) nơi lưu file, đặt lại tên file nếu muốn. Nhấn nút OK.

Data file đã được thêm.

Bạn nhấn nút Close để đóng cửa sổ Account Settings.

Bây giờ trong khung xem ở cột bên trái màn hình Outlook đã có thêm thư mục mới

tạo. Bạn có thể tạo thêm các thư mục con cho nó. Từ đây, bạn có thể thực hiện di chuyển

(move) hay sao chép (copy) thư từ ngăn thư đến, thư đi của hộp thư vào đây để cất giữ

riêng.

Lưu ý: Ngăn thư tạo thêm này chỉ nhìn thấy cục bộ tại máy tính cài đặt. Bạn có thể

copy dữ liệu của ngăn thư này (là file *.pst lưu ở nơi bạn đã chỉ định trong quá trình thiết

lập) sang máy tính khác để thêm nó vào Outlook để xem bằng cách Add Data files (*.pst).

IV. Thay đổi vị trí file data của Outlook

1. Bước đầu tiên là đóng Outlook lại.

2. Tìm vị trí file PST thông qua đường dẫn mặc định đã giới thiệu ở phần trên.

3. Tiếp theo sao chép file PST hay OST sang một phân vùng khác.

(Để đề phòng trường hợp xấu xảy ra, bạn nên đổi tên file PST ở vị trí mặc định.

Chẳng hạn, đổi tên Outlook.pst thành Outlook.old. Trong trường hợp nếu bị lỗi bạn

có thể quay trở lại file cũ).

4. Khởi động lại Outlook.

5. Khi không thấy file PST hay OST, trình thuật sỹ (Wizard Rules) của Outlook sẽ

hiện ra hỏi, bạn cung cấp các thông tin và đường dẫn file PST hay OST ở vị trí

mới.