HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Phần mềm quản lý nhà thuốc – EZ Pharma

Tháng 4/2017

MỤC LỤC

A. THÊM THÔNG TIN SẢN PHẨM MỚI ............................................................................................................................... 3

1. Thông tin cơ bản ........................................................................................................................................................ 4

2. Thông tin nâng cao ..................................................................................................................................................... 4

2.1 Đơn vị cơ bản ..................................................................................................................................................... 4

2.2 Đơn vị quy đổi .................................................................................................................................................... 4

2.3 Giá trần .............................................................................................................................................................. 4

2.4 Cảnh báo tồn kho ............................................................................................................................................... 5

3. In mã vạch .................................................................................................................................................................. 5

B. NHẬP KHO SẢN PHẨM MỚI ........................................................................................................................................... 5

1. Thông tin nhà cung cấp .............................................................................................................................................. 5

2. Thông tin phiếu nhập kho .......................................................................................................................................... 6

C. THIẾT LẬP GIÁ ................................................................................................................................................................. 8

1. Thông tin sản phẩm ................................................................................................................................................... 8

D. BÁN HÀNG ...................................................................................................................................................................... 9

1. Tạo đơn nhanh ........................................................................................................................................................... 9

2. Tạo đơn thường ......................................................................................................................................................... 9

3. Thông tin khách hàng .................................................................................................. Error! Bookmark not defined.

4. Kê đơn ...................................................................................................................................................................... 10

5. Thanh toán ............................................................................................................................................................... 10

6. Hóa đơn ...................................................................................................................... Error! Bookmark not defined.

E. KHO ............................................................................................................................................................................... 12

1. Xuất kho ................................................................................................................................................................... 13

2. Kiểm kho .................................................................................................................................................................. 13

3. Báo cáo xuất nhập tồn ............................................................................................................................................. 14

F. BÁO CÁO ....................................................................................................................................................................... 14

1. Báo cáo kho .............................................................................................................................................................. 14

2. Báo cáo doanh thu ................................................................................................................................................... 15

3. Báo cáo doanh thu theo nhân viên .......................................................................................................................... 15

G. THÔNG TIN CHUNG ...................................................................................................................................................... 16

1. Quản lý người dùng ................................................................................................................................................. 16

1.1. Thêm người dùng mới ..................................................................................................................................... 16

1.2. Phân quyền cho người dùng ............................................................................................................................ 16

2. Quản lý thông tin cửa hàng ...................................................................................................................................... 17

2.1 Thông tin cửa hàng .......................................................................................................................................... 17

2.2 Thông tin chuỗi cửa hàng ................................................................................................................................ 18

A. THÊM THÔNG TIN SẢN PHẨM MỚI

(1) Ở menu trái: chọn mục “Sản phẩm”

(2) Nút “+Sản phẩm mới”: Quý khách hàng tự nhập thông tin sản phẩm.

Hiển thị pop-up Thêm mới sản phẩm: Nhân viên bán hàng điền các thông tin của sản phẩm.

(3) Nút “+Sản phẩm tiêu chuẩn”: Ez Pharma có một bộ dữ liệu các sản phẩm thuốc tiêu chuẩn đã được đưa vào

hệ thống để hỗ trợ quý khách, giảm thiểu quá trình nhập thuốc bằng tay.

1. Thông tin cơ bản

Bảo gốm tất cả những thông tin cơ bản của sản phẩm: Tên, hoạt chất, nhà sản xuất…

2. Thông tin nâng cao

Bao gồm thông tin đơn vị tính của sản phẩm, quý khách hàng nên nhập để tiện phục vụ cho việc nhập kho

và thiết lập giá.

2.1 Đơn vị cơ bản

Giá trị quy đổi nhỏ nhất của sản phẩm.

2.2 Đơn vị quy đổi

Giá trị lớn hơn quy đổi từ đơn vị cơ bản.

2.3 Giá trần

Giá cao nhất của sản phẩm được phép bán ra thị trường.

2.4 Cảnh báo tồn kho

Cảnh báo số lượng tồn kho nếu đạt hạn mức này.

3. In mã vạch

Tại danh mục sản phẩm, quý khách chọn sản phẩm muốn in mã vạch, click nút “In mã vạch”

Pop-up in mã vạch của sản phẩm, quý khách vui lòng khổ giấy in mã vạch và bắt đầu in.

B. NHẬP KHO SẢN PHẨM MỚI

Quý khách hàng chỉ có thể nhập kho với những sản phẩm đã nhập thông tin trước đó

1. Thông tin nhà cung cấp

Nhân viên nhập thông tin nhà cung cấp nếu chưa có thông tin trong hệ thống

2. Thông tin phiếu nhập kho

Ở menu trái, chọn mục “Kho” > “Nhập kho”: Hiển thị danh sách lịch sử phiếu nhập kho

Click nút “+Nhập mới” để tạo phiếu kho mới.

Tại màn hình “Phiếu nhập kho” mới: Quý khách hàng nhập đầy đủ thông tin của phiếu nhập kho.

Thêm thuốc bằng cách tìm kiếm thông tin sản phẩm trong ô “Tìm sản phẩm”

(7) Click nút “Nhập kho”: Thêm số lượng sản phẩm tương ứng theo phiếu nhập kho

(8) Click nút “Nhập kho và thiết lập giá”: Thêm số lượng sản phẩm tương ứng theo phiếu nhập kho và đồng

thời chuyển sang màn hình “Thiết lập giá” để xác lập mức giá sản phẩm và đưa vào luồng bán hàng của hệ

thống.

(9) Sau khi hoàn thành, phiếu nhập kho ở trạng thái “Chờ duyệt”, đợi xác nhận từ quản trị viên hay chủ cửa

hàng xác nhận nhập sản phẩm vào kho

(10) Nếu thấy phiếu nhập có sai sót, quản trị viên hoặc chủ cửa hàng có thể sửa thông tin của phiếu nhập

kho

(11) Thông tin phiếu nhập kho đã chính xác, quản trị viên hay chủ cửa hàng xác nhận phiếu nhập kho

(12) Phiếu nhập kho đã được xác nhận, trạng thái “Hoàn thành”, sản phẩm đã được thêm thành công vào

kho

C. THIẾT LẬP GIÁ

Quý khách hàng chỉ có thể thiết lập giá cho những sản phẩm đã được nhập kho!

1. Thông tin sản phẩm

Ở menu trái: chon mục “Sản phẩm” > “Thiết lập giá”: Hiển thị danh sách thông tin những sản phẩm đã

được nhập kho

(13) Giá trần: Ước định mức giá cao nhất của sản phẩm (setting trong mục thêm thông tin sản phẩm mới)

(14) Giá bán: giá bán của sản phẩm, thấp hơn giá trần, bằng giá chưa VAT + VAT(thấp hơn giá trần và là giá

sau thuế VAT)

(15) Giá chưa VAT: giá chưa bao gồm thuế

(16) VAT: thuế VAT khi thêm danh mục của sản phẩm

(17) Nút cập nhật giá sau khi thiết lập giá của sản phẩm

D. BÁN HÀNG

1. Tạo đơn nhanh

(18) TẠO ĐƠN NHANH: tạo đơn với thông tin khách hàng mặc định là “Khách vãng lai”, dành cho khách

không để lại thông tin cá nhân

2. Tạo đơn thường

(19) TẠO ĐƠN: Quý khách có thể tạo đơn cho khách hàng mới hoặc tìm kiếm khách hàng đã có trong hệ

thống.

3. Kê đơn

(20) Nhập ngày hóa đơn thực tế

(21) Tìm thuốc cần bán bằng cách nhập tên thuốc

(22) Thông tin sản phẩm. (Với mỗi sản phẩm, ngoài các thông tin để bán sản phẩm, người bán có thể thay

đổi thông tin liều dùng cho sản phẩm bằng cách click vào “Liều dùng”. Trong trường hợp không thay đổi, hệ

thống sẽ lấy thông tin liều dùng đã có khi thêm mới sản phẩm)

(23) Mục giảm giá: theo số tiền hoặc theo %

(24) Thanh toán theo phương thức COD

(25) Số tiền khách mua hàng cần trả

4. Thông tin khách hàng

Nhân viên bán hàng nhập thông tin của khách mua hàng nếu thông tin của khách mua hàng chưa có trong

hệ thống. Hoặc tìm kiếm khách hàng đã có trong hệ thống

(26) Tìm kiếm khách hàng đã tồn tại trong hệ thống. Có thể tìm kiếm theo tên hoặc số điện thoại khách

hàng

(27) Nhập thông tin khách hàng mới

(28) In hóa đơn: nếu muốn in hóa đơn luôn, nếu không nhấn “Hoàn tất”

Nếu khách mua hàng chọn phương thức COD, hóa đơn sẽ lưu dưới trạng thái “chưa thanh toán”

Nhân viên “cập nhật” hóa đơn nếu khách mua hàng đã thanh toán đủ tiền

Nhân viên có thể “Hủy hóa đơn”, sản phẩm trong hóa đơn tự động chuyển về kho.

Màn hình in hóa đơn

E. KHO

Tại menu trái, mục “Kho”, chọn “Xuất kho”: Màn hình xuất kho hiển thị danh sách lịch sử phiếu xuất xuất kho

Click nút “+ Xuất kho”: Thêm phiếu xuất kho mới

1. Xuất kho

(29) Phân loại xuất kho: chuyển tới chi nhánh, hết hạn, hoàn trả…

(30) Chọn chi nhánh đích: nằm trong chuỗi cửa hàng

(31) Tìm kiếm sản phẩm cần xuất

2. Kiểm kho

So sánh số lượng thực tế với số lượng trên hệ thống

Chọn sản phẩm muốn kiểm kê

Điền thông tin số lượng thực tế

Cập nhật và xem báo cáo xuất nhập tồn của sản phẩm

3. Báo cáo xuất nhập tồn

Hiển thị danh sách lịch sử kiểm kho

Thông tin hiển thị dưới dạng đơn vị cơ bản của sản phẩm được kiểm kê

F. BÁO CÁO

1. Báo cáo kho

Tại menu trái, chọn mục “Báo cáo” > “Báo cáo kho”

Hiển thị thông tin những sản phẩm hiện có trong kho.

2. Báo cáo doanh thu

Hiển thị thông tin doanh thu theo từng sản phẩm

3. Báo cáo doanh thu theo nhân viên

Hiển thị báo cáo doanh thu theo từng nhân viên

G. THÔNG TIN CHUNG

1. Quản lý người dùng

Tại menu trái, mục “Thiết lập hệ thống”, chọn “Quản lý người dùng”

1.1. Thêm người dùng mới

(32) Thêm người dùng mới

Tại màn hình “+Tạo mới” người dùng: điền đầy đủ thông tin để tạo người dùng mới

1.2. Phân quyền cho người dùng

(33) Phân quyền cho người dùng trong cửa hàng

Tại màn hình “Phân quyền”: phân quyền theo nhóm người dùng: Quản trị, nhân viên.

2. Quản lý thông tin cửa hàng

2.1 Thông tin cửa hàng

Màn hình chứa thông tin cơ bản của cửa hàng: Tên Công Ty, mã số thuế, số điện thoại…

2.2 Thông tin chuỗi cửa hàng

Kho chẵn: cửa hàng tổng

Kho lẻ: cửa hàng lẻ, nằm trong chuỗi cửa hàng mà cửa hàng tổng quản lý Nếu quý khách muốn thêm

cửa hàng vào trong chuỗi cửa hàng của quý khách, vui lòng nhập thông tin và liên hệ với chúng tôi để

nhận được hỗ trợ kích hoạt chuỗi cửa hàng.