hƯỚng dẪn sỬ dỤng q-office - dailoc.quangnam.gov.vn · quản lý danh sách hồ sơ mà...

SỞ THÔNG TIN TRUYỀN THÔNG TRUNG TÂM CNTT – TT QUẢNG NAM

Tel. 0510 2240114, Fax:0510 3811764 Website: qti.vn, E-mail: [email protected]

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG Q-OFFICE

(Dành cho chuyên viên)

PHIÊN BẢN 2.2

QUẢNG NAM, 02/2011

i

MỤC LỤC

GIỚI THIỆU ................................................................................................ 1

CÁCH ĐĂNG NHẬP ................................................................................... 2

CÁC CHỨC NĂNG CỦA VAI TRÒ CHUYÊN VIÊN .............................. 4

TRANG CHỦ ............................................................................................... 6

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN ......................................................................... 7 I. Hồ sơ xử lý ............................................................................................................ 7

I.1. Văn bản đến ............................................................................................... 7 I.1.1. Xử lý văn bản ......................................................................................... 7 I.1.2. Lưu tham khảo ....................................................................................... 9 I.2. Văn bản phối hợp xử lý............................................................................. 10 I.3. Văn bản đến chờ xử lý .............................................................................. 10

II. Sổ văn bản ....................................................................................................... 11 III. Hồ sơ cá nhân .................................................................................................. 11

HỒ SƠ CÔNG VIỆC ................................................................................. 12 I. Hộp thư đến ......................................................................................................... 12

I.1. Phiếu yêu cầu ........................................................................................... 12 I.1.1. Phiếu yêu cầu từ lãnh đạo .................................................................... 12 I.2. Hồ sơ công việc........................................................................................ 14 I.2.1. Hồ sơ đang xử lý .................................................................................. 14 I.2.2. Hồ sơ phối hợp xử lý ............................................................................ 16 I.2.3. Hồ sơ lãnh đạo không bút phê .............................................................. 17

II. Lập phiếu yêu cầu ............................................................................................ 18 III. Tìm kiếm.......................................................................................................... 19 IV. Lập & In danh sách hồ sơ ................................................................................. 20 V. Hồ sơ cá nhân .................................................................................................. 20

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI ........................................................................... 22 I. Hồ sơ xử lý .......................................................................................................... 22 II. Sổ văn bản ....................................................................................................... 22 III. Hồ sơ cá nhân .................................................................................................. 23

TRAO ĐỔI NỘI BỘ .................................................................................. 24 I. Soạn tin................................................................................................................ 24 II. Hộp tin đến ...................................................................................................... 24 III. Tin đã gửi......................................................................................................... 25

Hệ thống quản lý văn bản & Hồ sơ công việc (Q-Office) 1

CHƯƠNG 1

GIỚI THIỆU

Hệ thống quản lý văn bản và Hồ sơ công việc (qoffice) với mục đích tin học hóa việc xử lý văn bản cũng như hỗ trợ công tác điều hành của các cơ quan quản lý nhà nước nhằm tiết kiệm tối đa các chi phí văn phòng và tạo môi trường làm việc hiện đại.

Tài liệu này được sử dụng để hướng dẫn các thao tác chức năng của người sử dụng khi vận hành chương trình.


CHƯƠNG 2

CÁCH ĐĂNG NHẬP

Trên màn hình desktop của máy tính đang sử dụng, bạn kích đôi chuột vào biểu tượng của Mozilla Firefox hoặc Internet Explore(khuyến cáo sử dụng phiên bản 6.0 trở lên).

Trên thanh địa chỉ (address bar) của trình duyệt, nhập vào địa chỉ website sẽ do QTI cung cấp.

Nhập tên đăng nhập và mật khẩu đăng nhập vào ứng dụng sẽ do QTI cung cấp.

Sau khi nhập tên tài khoản và mật khẩu thì giao diện như sau:


Thay đổi mật khẩu:

Giao diện thay đổi mật khẩu hiện ra:

Nhập mật khẩu hiện tại, Nhập mật khẩu mới và Nhập lại mật khẩu. Tiếp theo nháy chuột vào “Cập nhập” để thay đổi mật khẩu.


CHƯƠNG 3

CÁC CHỨC NĂNG CỦA VAI TRÒ CHUYÊN VIÊN

Trang chủ

Truy cập nhanh

Thông tin quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp

Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc

Văn bản đến

Hồ sơ xử lý

o Hiển thị danh sách văn bản đến

o Hiển thị danh sách văn bản phối hợp

o Hiển thị danh sách văn bản chờ xử lý

o Hiển thị danh sách theo dõi văn bản đến đã chuyển

Thông tin chi tiết

o Xem chi tiết nội dung văn bản đến

o Lưu tham khảm

o Xử lý văn bản

Sổ văn bản

Hồ sơ cá nhân

Hồ sơ công việc

Hộp thư đến

o Phiếu yêu cầu từ lãnh đạo

o Hồ sơ đang xử lý

o Hồ sơ phối hợp xử lý

o Theo dõi hồ sơ đã chuyển

o Hồ sơ lãnh đạo không bút phê

Tạo lập hồ sơ

o Đóng góp ý kiến

o Trình lãnh đạo

Lập phiếu yêu cầu

Tìm kiếm


Lập và in danh sách hồ sơ

Hồ sơ xử lý

Văn bản đi

Hồ sơ xử lý

Thông tin cá nhân

Sổ văn bản

Hồ sơ cá nhân

Điều hành

Trao đổi nội bộ

Hộp tin đến

Tin đã gởi

Soạn tin


CHƯƠNG 4

TRANG CHỦ

Trang chủ được sử dụng để hiển thị các shortcut mà đã được hệ thống quy định nhằm tạo đường dẫn ngắn nhất đến các chức năng thường xuyên sử dụng trong phần mềm.

Các chức năng và shortcut trên trang chủ được hiển thị theo mỗi vai trò(role) khác nhau và các bước thực hiện của mỗi chức năng cũng dựa vào đó mà sẽ có sự khác nhau nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ các nội dung trong quy trình xử lý đã đư ợc định nghĩa trước đó.

Mặc định, sau khi bạn đăng nhập vào hệ thống thì sẽ được chuyển đến trang chủ hoặc nếu bạn đang ở một chức năng khác và muốn chuyển về trang chủ thì kích chuột vào menu Trang chủ.


CHƯƠNG 5

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

I. Hồ sơ xử lý

I.1. Văn bản đến

Nháy chuột vào số ký hiệu để xem chi tiết văn bản, xử lý văn bản, xem luồng luân chuyển dữ liệu.

I.1.1. Xử lý văn bản

Văn bản đến mà cần soạn thảo thành văn bản đi thì nháy chuột vào nút Lập hồ sơ XLVB

Giao diện trước khi nhập


Giao diện sau khi nhập

Nhập tên hồ sơ và nháy chuột vào nút “Lập hồ sơ XLVB”

Văn bản đến mà cần soạn thảo mà không phát hành văn bản đi thì nháy chuột vào nút “Lập phiếu XLVB” Giao diện trước khi nhập.

Nhập xong nháy chuột vào nút “lưu” để xem lại thông tin vừa nhập.


Nháy chuột vào “kết thúc xử lý” để kết thúc xử lý.

I.1.2. Lưu tham khảo

Văn bản đến chỉ mang tính chất tham khảo thị chọn lưu tham khảo và nháy chuột vào nút Lưu.

Nếu văn bản đến không phải là văn bản tham khảo mà ta lưu tham khảo thì vào hồ sơ cá nhân nháy chuột vào biểu tượng để trở lại trạng thái ban đầu.


I.2. Văn bản phối hợp xử lý Quản lý các văn bản mà phối hợp xử lý

Nháy chuột vào số ký hiệu để xem chi tiết văn bản, xem luồng luân chuyển dữ liệu.

I.3. Văn bản đến chờ xử lý

Nháy chuột vào số ký hiệu để xem văn bản dự thảo.


Nháy chuột vào “kết thúc văn bản” để kết thúc văn bản.

II. Sổ văn bản Quản lý theo từng sổ và theo từng năm của đơn vị mình.

Chọn tiêu chí và nháy chuột vào nút “Tìm kiếm” để tìm kiếm văn bản.

III. Hồ sơ cá nhân Quản lý danh sách văn bản cá nhân


CHƯƠNG 6

HỒ SƠ CÔNG VIỆC

Vào Menu Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc Hồ sơ công việc

I. Hộp thư đến

I.1. Phiếu yêu cầu

I.1.1. Phiếu yêu cầu từ lãnh đạo Quản lý phiếu yêu cầu mà lãnh đạo yêu cầu chuyên viên xử lý.

Nháy chuột vào Ngày lập phiếu để xem chi tiết phiếu yêu cầu.

Nhập tên hồ sơ và nháy chuột vào “Tạo hồ sơ công việc” Thì giao diện mới hiện ra cho phép soạn thảo văn bản và trình lãnh đạo.


Phần loại thông tin: bao gồm phiếu trình, văn bản dự thảo và đóng góp ý kiến.

+ Phiếu trình: Văn bản dự thảo mà chuyên viên trình lên cho lãnh đạo phòng.

+ Văn bản dự thảo: là văn bản mà lãnh đạo phòng (hoặc lãnh đạo cơ quan) bút phê hoặc không bút phê.

+ Đóng góp ý kiến: Chuyên viên, lãnh đạo phòng… đóng góp ý kiến vào văn bản dự thảo.

1. Phiếu trình

Sau khi chuyên viên (lãnh đạo phòng) soạn thảo văn bản thì trình lên lãnh đạo phòng(đối với chuyên viên) hoặc trình lên lãnh đạo cơ quan(đối với lãnh đạo phòng)

Nháy chuột vào để “Trình lãnh đạo”


Giao diện trên cho phép theo dõi lại hồ sơ đã chuyển.

2. Văn bản dự thảo

Quản lý danh sách văn bản dự thảo mà lãnh đạo phòng không bút phê (Đối với chuyên viên) hoặc lãnh đạo cơ quan không bút phê (Đối với lãnh đạo phòng). Để xem văn bản dự thảo nháy chuột vào “Loại thông tin” .chọn “văn bản dự thảo”

3. Đóng góp ý kiến

Chuyên viên, lãnh đạo phòng… đóng góp ý kiến vào văn bản dự thảo. Để xem đóng góp ý kiến nháy chuột vào “Loại thông tin” .chọn “Đóng góp ý kiến”

I.2. Hồ sơ công việc

I.2.1. Hồ sơ đang xử lý Quản lý danh sách hồ sơ mà người xử lý chính tạo ra mà chưa trình lãnh đạo phê duyệt.

Nháy chuột vào Tên hồ sơ để soạn thảo văn bản và trình lãnh đạo.


Phần loại thông tin: bao gồm phiếu trình, văn bản dự thảo và đóng góp ý kiến.

+ Phiếu trình: Văn bản dự thảo mà chuyên viên trình lên cho lãnh đạo phòng (Hoặc lãnh đạo phòng trình lên lãnh đạo cơ quan)

+ Văn bản dự thảo: là văn bản mà lãnh đạo phòng (hoặc lãnh đạo cơ quan) bút phê hoặc không bút phê.

+ Đóng góp ý kiến: Chuyên viên, lãnh đạo phòng… đóng góp ý kiến vào văn bản dự thảo.

1. Phiếu trình

Sau khi chuyên viên (lãnh đạo phòng) soạn thảo văn bản thì trình lên lãnh đạo phòng(đối với chuyên viên) hoặc trình lên lãnh đạo cơ quan(đối với lãnh đạo phòng)

Nháy chuột vào để “Trình lãnh đạo”


Giao diện trên cho phép theo dõi lại hồ sơ đã chuyển.

2. Văn bản dự thảo

Quản lý danh sách văn bản dự thảo mà lãnh đạo phòng không bút phê (Đối với chuyên viên) hoặc lãnh đạo cơ quan không bút phê (Đối với lãnh đạo phòng). Để xem văn bản dự thảo nháy chuột vào “Loại thông tin” .chọn “văn bản dự thảo”

3. Đóng góp ý kiến

Chuyên viên, lãnh đạo phòng… đóng góp ý kiến vào văn bản dự thảo. Để xem đóng góp ý kiến nháy chuột vào “Loại thông tin” .chọn “Đóng góp ý kiến”

I.2.2. Hồ sơ phối hợp xử lý Quản lý danh sách hồ sơ mà cần phối hợp xử lý.

Nháy chuột vào Tên hồ sơ để đóng góp ý kiến.


Nhập ý kiến đóng góp và tải tệp tin nếu cần.

Nháy chuột vào nút “Góp ý” để đóng góp ý kiến về hồ sơ.

I.2.3. Hồ sơ lãnh đạo không bút phê Quản lý danh sách hồ sơ mà lãnh đạo không bút phê yêu cầu soạn thảo lại.

Nháy chuột vào Tên hồ sơ để xem thông tin về hồ sơ. Và cách làm cũng tương tự như trên.


II. Lập phiếu yêu cầu Vào menu Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc Hồ sơ công việcchọn tab Lập phiếu yêu cầu

Lập phiếu yêu cầu:

Nháy chuột vào nút “Lưu”


Hiển thị lại thông tin. Nếu chính xác thì nháy vào nút “Chuyển xử lý” ngược lại thì nháy chuột vào nút “sửa” để thay đổi lại thông tin.

III. Tìm kiếm

Chọn tiêu chí để tìm kiếm lại hồ sơ trước đây đã soạn thảo.

Sau khi chọn tiêu chí xong nháy chuột vào nút “Chấp nhận” thì kết quả tìm kiếm hiên bên dưới.

Nháy chuột vào tên hồ sơ để xem chi tiết hồ sơ.


IV. Lập & In danh sách hồ sơ

Khi có yêu cầu in hồ sơ xử lý thì chọn tiêu chí và nháy chuột vào nút “Chấp nhận.”

Nháy chuột vào nút “Xuất ra Word” để in báo cáo.

V. Hồ sơ cá nhân Quản lý về hồ sơ công việc theo từng cá nhân


CHƯƠNG 7

QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

I. Hồ sơ xử lý Theo dõi văn bản đi của đơn vị mình

Nháy chuột vào số ký hiệu để xem chi tiết văn bản đi.

II. Sổ văn bản


Hiển thị danh sách công văn đi, tại đây có thể chọn một hay nhiều tiêu chí để tìm kiếm. Sau khi chọn xong nháy chuột vào “Tìm kiếm”.

III. Hồ sơ cá nhân Quản lý văn bản đi theo từng cá nhân


CHƯƠNG 8

TRAO ĐỔI NỘI BỘ

Vào menu Thông tinTrao đổi nội bộ

I. Soạn tin Để soạn một tin mới chọn tab Soạn tin.

Nháy chuột vào Gửi tin

II. Hộp tin đến Quản lý danh sách các tin đến. Những tin đến chưa nhận thì hiển thị chữ New.


Nháy chuột vào tiêu đề để xem chi tiết tin.

Xóa tin trong hộp tin đến chọn tab Hộp tin đến nháy chuột vào sao đó nháy chuột vào xóa các tin.

III. Tin đã gửi Quản lý các tin đã gửi chọn tab Tin đã gửi.

Để xóa tin đã gửi cũng tương tự như Hộp tin đến. Cũng có thể nháy chuột vào tin đã gửi để xem chi tiết tin đã gửi.

---------o0o---------

hƯỚng dẪn sỬ dỤng q-office - dailoc.quangnam.gov.vn · quản lý danh sách hồ sơ mà...

Documents