Hướng dẫn thực hiện điều chỉnh mức lương đóng BHXH trên (iBHXH)

Khi công ty quyết định tăng/giảm lương cơ bản đóng bảo hiểm cho người lao động thì có

cần làm thủ tục gì với cơ quan BHXH hay không và nếu có thì thủ tục hồ sơ như thế nào?

VnDoc.com xin hướng dẫn các thủ tục đó qua bài viết sau đây.

Khi có sự điều chỉnh mức lương căn bản của người lao động thì doanh nghiệp cần làm

thủ tục hồ sơ điều chỉnh tăng/giảm với cơ quan BHXH.

(Lưu ý: mức lương căn bản phải bằng hoặc lớn hơn mức lương tối thiểu vùng do nhà

nước quy định theo Nghị định 103/2014/NĐ-CP)

Theo công văn 2405/BHXH-THU ngày 27/7/2015 và thông báo 2034/TB-BHXH ngày

21/09/2015 quy định kể từ ngày 01/10/2015 tất cả các đơn vị, người sử dụng lao động

tham gia BHXH, BHYT, BHTN sẽ thực hiện giao dịch điện tử tạo hồ sơ có mã vạch trên

iBHXH.

1. Thủ tục báo tăng lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN trên iBHXH.

a. Thành phần hồ sơ:

+ Phiếu giao nhận hồ sơ (mẫu 103, 02 bản)

+ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT (mẫu D02-TS, 01 bản)

+ Quyết định điều chỉnh tiền lương (bản sao; 01 bản/người)

+ Danh sách nhân viên điều chỉnh tăng/giảm lương đính kèm quyết định tăng/giảm

lương(01 bản)

+ Văn bản giải trình của đơn vị (D01b-TS, 01 bản) đối với trường hợp chậm điều chỉnh từ

3 tháng trở lên.

b. Nơi nộp: Cơ quan BHXH Quận, huyện nơi đơn vị đặt trụ sở chính

c. Trình tự thực hiện:

Ví dụ: Công ty A làm thủ tục điều chỉnh tăng lương cơ bản cho Dương Tấn Đạt (Giảng

viên) từ 3.320.000 đồng lên 4.000.000 đồng từ tháng 09/2015

Thông tin của Dương Tấn Đạt:

Chức vụ Giảng viên ; giới tính nam

Ngày sinh 13/03/1963;

Mức lương cơ bản đã điều chỉnh ghi trên hợp đồng là : 4.000.000 đồng; tổng lương là

10.000.000 đồng

Hiệu lực của quyết định tăng lương là 01/09/2015; số quyết định là 03/2015/QĐ-AT

Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN (tỷ lệ đóng 32.5%)

Có sổ BHXH đang sử dụng; mã số sổ 7409185532

Các thông tin cá nhân khác về số CMND, bệnh viện đăng ký khám chữa bệnh, địa chỉ hộ

khẩu thường trú, nơi ở hiện tại…các bạn dựa trên hồ sơ và hợp đồng của người lao động

nhé

2. Các bước thực hiện khởi tạo hồ sơ trên phần mềm iBHXH.

Bước 1: Sau khi đăng nhập vào iBHXH => chọn Thu (1) => chọn (*) Thu BHXH, BHYT

bắt buộc (2) => tại bảng Chọn kỳ kê khai (các bạn chọn đúng tháng của kỳ kê khai) =>

Nhấn Tạo mới (3) (để tạo lần mới) => Chọn đúng mã đơn vị cần làm => Nhấn Đồng ý (4)

để bắt đầu vào làm hồ sơ

Bước 2: Sang phần Danh mục hồ sơ chọn Lấy số hồ sơ (1) => Nhấn Hồ sơ điện tử (2) =>

Tích chọn những mẫu hồ sơ cần làm (Ở đây VnDoc.com chọn mẫu D02-TS; Quyết định

điều chỉnh tiền lương, Nếu đơn vị chậm điều chỉnh với cơ quan BHXH từ 3 tháng trở lên

kể từ ngày quyết định có hiệu lực thì nhấp chọn thêm Văn bản giải trình của đơn vị mẫu

D01b-TS) (3) => Sang phần Tăng LĐ (4) để nhập số liệu

Bước 3:

+ Mở sheet Tăng lao động để nhập liệu,

Có 2 cách để nhập số liệu:

Cách 1: Nhập trực tiếp vào chương trình, Nhấn nút Insert trên bàn phím để thêm dòng và

nhấn nút F11 để xóa dòng

Cách 2: Nạp từ File mẫu: Đưa số liệu từ File excel mẫu nhấn File mẫu để tải file mẫu về

máy => Nhấn Save (các bạn nên làm cách này vì file mẫu có hướng dẫn nhập liệu)

+ Mở File mẫu đã lưu ở trên lên => Nhập đầy đủ chính xác số liệu của nhân viên (Lưu ý

không thêm cột, ký hiệu, công thức vào file mẫu)=> Lưu và đóng File mẫu lại

=> Trong chương trình nhấn Nạp dữ liệu (F8) (1) => Tích chọn Thêm dữ liệu vào dữ liệu

đã có (nạp thêm dữ liệu từ file excel mẫu) Hoặc Xóa toàn bộ dữ liệu cũ và thêm dữ liệu

mới: tức là xóa dữ liệu trước đó có trong mẫu hồ sơ và nạp số liệu mới từ file excel .(2)

=> Chọn (…) dẫn đến file lưu dữ liệu (3) => Chọn file dữ liệu mẫu đã nhập liệu ở bước

trước (4) => Nhấn Open (5) => Nhấn Tải dữ liệu (6)

– Chương trình hiện ra cửa sổ “ Bạn có muốn tự động tính lại số liệu không” => Nhấn Có

– Sau đó chương trình cửa sổ bên dưới các bạn nhấn Không

– Kéo thanh trượt để kiểm tra dữ liệu và điền những thông tin còn thiếu như tích chọn

nam hay nữ, mã bệnh viện…

Bước 4: Sang phần Đính Kèm (1) => Nhấn (…) và đính kèm file => Chọn File Quyết

định điều chỉnh tăng lương (Bản scan) (3) => Chọn Open (4) => Sang sheet Danh mục hồ

sơ (5) => Nhấn Ghi (6)

– Phần mềm hiện ra thông báo như hình bên dưới => nhấn Chấp nhận

Bước 5: Tiếp theo là phần kết xuất hồ sơ sau khi đã nhập xong số liệu

Chọn đến mục “Kết xuất BC” (1)=> Chọn “Kết xuất báo cáo” (2)=> Tại bảng chọn hồ sơ

các bạn tích “v” chọn hồ sơ mẫu 103 (3) => Nhấn Chấp nhận (4)

Bước 6: Chọn tháng, quý cần kết xuất (1) => Kiểm tra đã chọn đúng tháng của kỳ kê khai

chưa sau đó nhấn thực hiện (2) để kết xuất báo cáo

Bước 7: Chương trình hiện ra bảng “ Vui lòng thực hiện thao tác”=> Các bạn chọn hồ sơ

cần kết xuất và nhấn Thoát để kiểm tra lại số liệu (nhấn đúp vào các biểu tượng file để

mở hồ sơ lên và kiểm tra số liệu, sau khi kiểm tra xong nhớ là đóng file kiểm tra lại)

Sau khi kết xuất báo cáo xong chương trình hiện ra

Bước 8: Ký và nộp.

Bước 9: Tra cứu thông báo từ có quan BHXH.