hoe beginnen we er aan? - homepagina | stad gent...presentatie voor de ouders ... de steile opmars...

Hoe beginnen we er aan?

Korte interactieve bevraging

Praktijkvoorbeeld (Pieter vertelt…)

Waarom een (jeugdsport)beleidsplan?

Wat is een jeugdsportbeleidsplan?

Hoe beginnen we er aan?

Fasen en tijdsindeling

Een mogelijke aanpak… (expert – beginner)

Clubondersteuning bij het opstellen van een JSPB

1. 2.

89%

11%

1. Akkoord

2. Niet akkoord

Beleidsplan, hoe begin ik

eraan? Beleidsplan?

1. 2.

89%

11%

1. Akkoord

2. Niet akkoord

Dit is ons plan voor de komende 20 jaar

1. 2.

33%

67%

1. Akkoord

2. Niet akkoord

1. 2. 3.

11%

22%

67%

1. Ja

2. Neen

3. Geen idee

1. 2. 3.

78%

11%11%

1. Ja (vb het staat op de website)

2. Nee, het is een ‘intern’ document

3. Geen idee

1. 2. 3.

33%

0%

67%

1. Door de voorzitter, door de jeugdsportcoördinator of iemand anders, het is het werk van één man

2. Door een ‘werkgroep’

3. Geen idee hoe dit tot stand is gekomen

1. 2. 3.

44%

22%

33%

1. Het staat mooi maar wordt eigenlijk niet echt gebruikt

2. Het is een werkinstrument waar regelmatig wordt naar teruggekoppeld tijdens bestuursvergaderingen

3. Geen idee

Pieter Coucke (Ghent Rugby Football club)

Gent Rugby Football Club vzw

Pieter Coucke [email protected] +32 486/91.33.15 Voor Sportdienst Stad

Gent 3 juni 2013

Voorwoord & Context

Waarom een beleidsplan

Methodologie, of hoe werd het beleidsplan opgemaakt

Beleidsplan stap per stap bij Gent RFC

Wat na het beleidsplan

Gent Rugby

Football

Club

Nationale

Sevens

Rugby Team

14 jaar

jeugd

4 jaar

voorzitter

Vlaamse

Rugby Bond

Nationale

Jeugd-

commissie

Trainer B

Jeugdsport-

coördinator

(bijna)

Strategisch

Consultant

bij Gartner

17 12 12 12 12 6

14 21 24

31 32 28 20

12 17 7

15

7 5 14

24 22

23

35 32

24

20

19 12 34

42

4 12 10

5

22 21

23 19

20

11 23 30

31

26

4

7

10 15

17

11

19

26 21 23

22

25

5

3

11 8

14

14 14

15 20 17

11

20

2

1

7

4

7 13

11 8 11

10

11

2

8

10 4

1 5 4

7

15

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

17 12 12 23 29 39 55 87 100 132 125 122 104 108 114 122 154

96-97 97-98 98-99

(*)

99-00 00-01 01-02 02-03 03-04 04-05 05-06 06-07 07-08

(**)

08-09 09-10

(***)

10-11 11-12 12-13

Aanta

l licenti

es p

er

team

(*) pas officiële cijfers vanaf 98-99

(**) vanaf seizoen 07-08 waren er maar 2 jaar junioren ipv 3 jaar ervoor

(***) gezakt tot 75 jeugdspelers in september 2009 ...

Evolutie van het aantal jeugdspelers op het einde van het seizoen

Mini-Bikkels (U7)

Super-Bikkels (U9)

Bikkels (U11)

Benjamins (U13)

Miniemen (U15)

Kadetten (U17)

Junioren (U19)

Voorwoord & Context





Gent RFC heeft meerdere doelstellingen:

Subsidies

◦ Ons eerste ‘Beleidsplan’ ;-)

Verbetering van de clubwerking

◦ Sportieve doelstellingen

◦ Sociale doelstellingen

◦ Financiële doelstellingen

Efficienter werken

◦ Discussies vermijden door op voorhand de beslissing vast te leggen

Problemen wegwerken

◦ Correcte mentaliteit, gedrag en afspraken vastleggen

Een nieuwe situatie steunen

◦ Wankel evenwicht ondersteunen met duidelijke richtlijnen

Communicatie

◦ Brochure voor nieuwe leden

◦ Presentatie voor de ouders

Voorwoord & Context





missie

huidig beleid

interne analyse externe analyse

alternatief beleid

definit ief beleid

uitvoering

Huidige Situatie

•Waar zijn we

nu?

Toekomstige

Situatie

•Waar willen we

naartoe?

Roadmap

•Hoe gaan we

daar geraken?

Develop Target

Architecture Plan

Develop Target Service Delivery Model

4 Solutions

Strategy

Delivery

Strategy

Summarize

Strategic Business Direction

Develop Direction

Develop Managem

ent & Governanc

e Processes

Develop Migration Approach

& Roadmap

1 6 7 2 Conduct Assessme

nt and Gap

Analysis

3 8 Develop

Communications Plan and Obtain Broad Consensus

5

Business Strategy

Technology

Trends

Aspirations &

Goals Where to play How to win

What

capabilities to

build

What

management

systems to

operate Unique

Selling

Position

Define

Target

Market

Benefits of

your

services

How to

position

Define

methods

•Geschreven door 1 persoon

•Werd als nutteloos aanzien, maar

wel een eerste aanzet tot formeler

werken

Versie 1: voor

subsidies

•Veel vergaderen

•Nog meer vergaderen

•Nooit resultaat

•Afkeer van beleidsplannen

Versie 2:

onbekende reden •Geschreven door 1 bestuurslid op

basis van analyses

•Met input van de RVB

•Goedgekeurd door de AV

•Gecommuniceerd naar spelers en

ouders

Versie 3:

doelstellingen

•Met input van veel leden en kern-

vrijwilligers

•Gedragen door de leden

Versie X

Methodologie tot nu toe

◦ Niet altijd even formeel

◦ Niet altijd evenveel input van diverse partijen

◦ Niet altijd met evenveel consensus

De grote problematiek

◦ Een beleidsplan maken is gemakkelijk, het succesvol uitvoeren en doen aanvaarden iets minder

Voorwoord & Context




◦ Huidige Situatie

◦ Toekomstige Situatie

◦ Roadmap


Uitgaven per speler: 278€ + 1.656€ = 1.934€ Meten is weten

Evolutie aantal jeugdspelers

Retentie spelers

◦ Hoeveel spelers die in jaar X speelden, spelen nog in jaar X+4?

◦ Hoeveel spelers die in jaar X+4 speelden, spelen nog in jaar X+8?

Retentie vrijwilligers

◦ Enorm verloop in bestuursleden en trainers

€ 54 € 72

€ 60

€ 40 € 32

€ 20

€ 1.656

Huur terreinen

Huur clubhuis

Rugbymateriaal

Licentie

€ 84

€ 48

€ 85 € 40 € 28

€ 16

€ 1.656

Subsidies

Inkomsten bar

Lidgeld

Paastoernooi

Kalender

Sponsoring

Vrijwilligerswerk

1712 12 12 12

614

21 2431 32 28

2012

177

15

7 5 14

2422

23

35 32

24

20

19 12 34

42

4 12 10

5

2221

2319

20

1123 30

31

26

4

7

1015

17

11

19

26 2123

22

25

5

3

11

8

14

1414

15 2017

11

20

2

1

7

4

7 13

11 811

10

11

2

8

10 4

1 5

4

7

15

17 12 12 23 29 39 55 87 100 132 125 122 104 108 114 122 154

96-97 97-98 98-99 (*) 99-00 00-01 01-02 02-03 03-04 04-05 05-06 06-07 07-08 (**) 08-09 09-10 (***)

10-11 11-12 12-13

Echter ook kijken buiten de sportclub naar algemene trends

◦ Signalen van dalend aantal clubs in andere sporten

◦ Vergrijzing/vermindering van de vrijwilligers

◦ Rugbyclubs zonder goede jeugdwerking verdwijnen

◦ ‘job-hoppen’ bij jeugdleden en sporters, of willen meer flexibiliteit

◦ Groter aanbod van diverse activiteiten

◦ Andere ingesteldheid ouders

Een SWOT analyse en Porter Five Forces hebben we niet formeel gebruikt

Sterkte Zwakte

Gent is een grote stad. Geen enkele rugbyclub in België heeft in principe een dergelijk grote visvijver (grotere steden tellen meer clubs) -> rekruteringsacties in samenwerking met scholen kan dit optimaliseren

De investering van de laatste jaren in de sociale waarden en normen heeft ons een voorsprong gegeven op andere (rugby)clubs -> de club dient hier blijven op te hameren om zijn leden aan zich te binden en te leren zich in te zetten voor de club

De mondiale opmars van rugby: het WK Rugby is

het 3e grootste sportevent in de wereld en de Internationale Rugby Bond is niet bang om de sport te vernieuwen en te steunen -> Gent RFC wil hier ook een rol in gaan spelen, om aldus tot een win-win situatie te komen

De steile opmars van het Belgische Rugby en de daarbij horende media aandacht: op 8 jaar van de 55e naar de 21e plaats op de wereldranglijst en op 5 jaar tijd van 5.000 naar 10.000 spelers -> Gent RFC onderhoudt goede perscontacten

De hoge kosten om rugby te beoefenen in Gent -> subsidies voor de verschillende facetten van de werking en verstandig aankoopbeleid kunnen dit min of meer neutraliseren

Gent is met ruim 600 sportclubs te groot om op te vallen als sportclub en publiek te trekken -> De club kan zich differentiëren dankzij de waarden en normen

Gent RFC heeft te weinig ex-spelers die hun schouders willen zetten onder de clubwerking -> Er dient werk gemaakt te worden van de retentie van spelers na hun spelers-carrière

De huidige wegwerp mentaliteit van (te) veel mensen met gebrek aan committment en sociale waarden, nodig om rugby te spelen -> Gent RFC kan hier een opvoedkundige rol in spelen

Opportuniteit

Bedreiging

Voorwoord & Context






◦ Roadmap


Visie & Missie Bestaansreden

Rugbyspirit

◦ GRFC wil opnieuw de referentie worden op gebied van rugbyspirit, geroemd worden om haar sociale voeling, respect, fair-play en gedrag.

School van het leven

◦ GRFC wil zijn (jeugd)spelers de originele rugbywaarden meegeven, en aldus terug een school voor het leven worden.

Topclub

◦ GRFC wil opnieuw een Belgische topclub worden op sportief gebied, haar plaats terugeisen in eerste divisie, en hofleverancier worden van de nationale (jeugd)ploegen.

Differentiator

◦ GRFC gelooft dat het ultieme verschil kan gemaakt worden door de focus op de rugbywaarden. Wanneer een club/team zich inzet voor elkaar, volgen de sportieve en sociale resultaten vanzelf.

Vrijwilligers en respect

◦ GRFC wil respect en verdraagzaamheid voor elke vrijwilliger in en rond de club, en streeft ernaar dat elk lid/ouder (af en toe) voor een klein taakje vrijwilliger wordt en aldus de vaste vrijwilligers waardeert.

Financieel

◦ Dit alles met een gezonde financiële basis, om rugby betaalbaar aan te bieden aan de leden.

Gent RFC wil de rugbysport promoten in Gent en omgeving, evenals de waarden en normen verbonden aan rugby

Het lijkt Gent RFC zinloos om tijd, geld en moeite in de jeugdwerking te laten steken door de vele vrijwilligers als de club er niet achter zou staan. De club wil dan ook de inspanningen van zijn vrijwilligers eerbiedigen en terug een topclub worden, en is ook bereid er de nodige investeringen en opofferingen voor te maken

Rugby

Financieel Sociaal

Beste

jeugd-

werking

van België

Meer

jeugd-

spelers

Recrute-

ring Retentie

Kinderen

ex-

spelers

Beter

sport-

technisch

e werking

Meer

gediplo-

meerde

trainers

Gast-

trainers Leerplan

Betere

mentalitei

t

Nadruk

op sociale

aspecten

Leren iets

terug-

geven

Betrokken

-heid

ouders

Minto Tree

Om dit te bereiken... ... dien je deze 3 zaken te

doen!

Welke leden hebben we nodig? Wat willen onze leden/ouders?

Voorwoord & Context






◦ Roadmap


Legende: - Zo goed als zeker dit seizoen - Mogelijk reeds dit seizoen - Minder kans dat dit item volgend seizoen reeds kan ingevoerd worden - Enkel van toepassing voor jeugd

Aangezien we als rugbyclub willen evolueren, groeperen we de voorstellen en volgende stappen in 2 grote groepen: - sportief: puur sportieve voorstellen en verbeteringen - sociaal: voorstellen ter verbetering van het sociale aspect van de club, gegroepeerd volgens het charter van de Internationale Rugby Board.

Rugby Sociaal Rugby Sportief

Meer trainers 2 ervaren coaches per 2 teams 1 hoofdtrainer en 1 of 2 hulptrainers per team 2 ouders als assistent-trainer per team Vanzelfsprekend maken dat U19-spelers trainer

worden Betere trainers

Elke coach, (assistent-)trainer: diploma en bijscholen

Ervaren coaches niet te hard belasten, om hen zo langer te kunnen houden

Betere trainingen Een bij voorkeur externe sporttechnisch directeur

ter coördinatie jeugdtrainers. Verbetering leerplan.

Meer trainingen 2e training op vrijdagavond voor U7 tem U15

indien geen toernooi dat weekend (18u tot 19u30).

Betere wedstrijden Meer wedstrijden tegen buitenlandse teams Toernooien in Noord-Frankrijk spelen

Ouders voor extrasportieve zaken Trainers en andere vrijwilligers ontlasten Noteren van aanwezigheden Truitjes terugbrengen naar wasserij Water en EHBO meenemen op wedstrijden

Compensatie voor coaches/trainers Een training-outfit, geen lidgeld, extraatjes, …

Verwittigen via email indien belet Aanwezigheden bijhouden van spelers is een

sleutel tot succes, zowel naar clubgevoel als retentie.

Respect voor de trainer die er wél is en werkt voor u.

Aangezien verwittigde aanwezigheden automatisch verwerkt worden, gelieve deze per email te melden ipv sms/mondeling.

Verhoging lidgeld €175 volwassenen, €150 jeugd. €25 korting (of

gratis outfit?) indien op tijd met alle administratie. Vanaf 2012 per seizoen, dus eind 2011 voor half

jaar (€100 en €75). GRFC niet meer als goedkope babysit laten

gebruiken. Meer middelen voor betere werking: audit toonde

aan dat we veel te weinig vragen. Echter wel sociaal tarief voor wie iets meer

financiële pech kende. Respect voor iedereen hoog in het vaandel dragen

Medespelers Tegenstander Scheidsrechter Trainers, begeleiders, vrijwilligers Personeel De Blaarmeersen Beseffen dat de club draait op vrijwilligerswerk

Team- en club-spirit is belangrijk Wie iemand uitsluit, sluit zichzelf uit de club.

Voorwoord & Context





GRFC ondergaat momenteel heel wat veranderingen, en we beseffen dat dit niet voor alle leden even evident is.

We proberen de belangen voor de leden niet uit het oog te verliezen.

We proberen zo open mogelijk te communiceren, en de redenen en voordelen van elke beslissing te verduidelijken.

We proberen zoveel mogelijk leden hierin te betrekken en een positieve rol te laten spelen.

We proberen met oeverloos geduld en met zachte hand onze leden te begeleiden in dit proces.

Change Management

Gent Rugby is zich bewust van dit moeizaam proces, en stelt alles in het werk om dit toch zo vlot mogelijk te laten verlopen met zo weinig mogelijk last voor onze leden. Wij beseffen echter ook dat we geen professionals zijn in change management, en excuseren ons voor enig ongemak of misverstand dat hierdoor kan optreden.

Late majority 34%

Laggards 16%

Early majority 34%

Innova-tors 2,5%

Early adop-ters

13,5%

Veranderingen

Updaten en hernieuwen

◦ Elk jaar een ‘refresh’ nodig

Change Management

◦ Communicatie naar ouders toe

◦ Redenen tot beleidsplan duidelijk communiceren

◦ Inbreng van meer leden

◦ Draagvlak creëren door de kern-vrijwilligers te laten meewerken aan het beleidsplan

◦ Nieuwe leden passen zich het gemakkelijkste aan

Echter

◦ Wie wil daadwerkelijk tijd steken in het uitwerken van een beleidsplan?

◦ Komen we wel tot het juiste beleidsplan als er zoveel mensen aan meewerken?

Pieter Coucke Voorzitter en jeugdverantwoordelijke Gent Rugby Football Club [email protected] +32 486/91.33.15

Een beschrijving van… … waar de vereniging/club voor (be)staat

… hoe de werking er nu voor staat

… gegevens over de omgeving nu en morgen

en een afbakening van … …wat men wil bereiken in een bepaalde periode

…wat men concreet gaat doen

…hoe men dat gaat evalueren

en waakt over de haalbaarheid (mensen en middelen)

Algemeen

beleidsplan

Jeugdsport

beleidsplan

Communicatie

plan

Sponsorplan Enz….

Het jeugdsportbeleidsplan is een onderdeel van een algemeen beleidsplan, de inhoud van. Het jeugdsportbeleidsplan moet in overeenstemming zijn met de missie en de visie van het algemeen beleidsplan!

Liefst niet door één man of vrouw (indien toch werken met klankbordgroep anders nooit draagvlak)

Top-down (gaat snel – draagvlak? – onder tijdsdruk)

Bottem-up

(tijdrovend maar creëert draagvlak)

Ideaal: werkgroep met mandaat van ‘bestuur’ (verschillende belangengroepen vertegenwoordigt)

Stap 1

•Waarom een jeugdsportbeleidsplan (argumenten)

•Creëren van draagvlak

Stap 2

•Samenstellen van een werkgroep

•Opstellen of eventueel herzien van missie en visie

Stap 3

•Verzamelen van informatie en gegevens

•Intern en extern

Stap 4

•Analyse van de gegevens

•Sterktes – zwaktes – kansen – bedreigingen

Stap 5

•Formuleren van doelstellingen

•Opstellen van indicatoren

Stap 6 •Doelstellingen vertalen naar acties

Stap 7

•Afronden

•Publicatie / presentatie

Stap 1: waarom een JSBP?

Gestructureerd richtsnoer ◦ Helpt om gestructureerd en planmatig te kiezen

Effectief gebruik van middelen ◦ Kan helpen om de beschikbare middelen op de juiste

dingen in te zetten

Betere samenhang tussen verschillende activiteiten ◦ Als men veel activiteiten organiseert, kan je soms de weg

kwijt raken. Een JSBP kan helpen om de samenhang en het belang van de verschillende activiteiten te bewaken

Zorgt voor ◦ Kwaliteitsbeheersing ◦ kwaliteitsverbetering

Maand 0

Stap 2a: samenstellen werkgroep

Leden van de werkgroep ◦ Vertegenwoordiger uit bestuur

◦ Vertegenwoordiger jeugdcomissie

◦ Jeugdtrainer(s)

◦ Jeugdleden

◦ Ouders van jeugdleden

Werkgroep niet te groot 7 tot 8 leden is ideaal

Taakverdeling en tijdsinvestering

Maand 1

Stap 2b: missie/ visie

Maand 2

Stap 3: verzamelen van informatie

Maand 3-4

Stap 4: verwerking van gegevens

Maand 5

Stap 5: doelstellingen

Doelstellingen bepalen bepalen

Maand 6-7

Stap 6: acties

Maand 7

Stap 7: publicatie/ presentatie

Maand 8

En dan begint het pas….

• Wat bouwen we verder uit ?

• Wat laten we vallen ?

• Welke nieuwigheden nemen we op ?

beleidsperiode

Men is niet overtuigd van het nut van een beleidsplan (dan wordt het bijna onmogelijk)

Besef: verandering roept weerstand op Ouder bestuur – tradities kunnen een rem

zijn Algemeen belang loopt niet altijd gelijk met

het individueel belang van het lid Tijdsinvestering (ga niet te snel… maar ook

niet te traag) Beter ietsje trager met inspraak

http://www.jeugdsportnetkdr.be/artikel/beleidsplan-opstellen-1

http://www.vlaamsesportfederatie.be/nl/verbeter-je-werking/beleidsplanning/procesmatige-ondersteuning_475.aspx

EXPERT INSTAP













Als coach begeleiden we: ◦ de ‘werkgroep’ tijdens het

proces

◦ de JSC of JV die het proces zal leiden

De club schrijft zijn eigen beleidsplan

Wegwijzen naar ‘bruikbare en nuttige tools’

hoe beginnen we er aan? - homepagina | stad gent...presentatie voor de ouders ... de steile opmars...

Documents