horenso(1) training pengenalan

3 Rahasia Besar Kesuksesan Jepang

5SKAIZEN

HORENSO

2015 made and collect by Riyanto

HORENSO

HOUKOKU

RENRAKU

SOUDAN


Pengertian• Apa itu Horenso: Adalah suatu akronim yang dibentuk dari tiga kata

bahasa Jepang Houkoku-Renraku-Soudan yang artinya pola komunikasi efektif ala Jepang. Jika diterjemahkan dalam bahasa inggris menjadi:Report, Contact/Information dan consult

• Budaya Jepang beda dengan western, lebih mementingkan progress daripada result


Ho – Ren – So Maksud Keterangan

Houkoku Melaporkan Melaporkan proses kerja dan hasil kerjayang dicapai.

Renraku Menghubungi /Komunikasi

Menginformasikan

Menghubungi / komunikasi denganpihak manapun untuk kelancaranpekerjaan.

Soudan Konsultasi / Diskusi Membahas statu permasalahan / jalankeluar atau usulan perbaikan.

Horenso ditempat kerja


Perlunya: Adalah untuk menciptakan lingkungan kerja dan

kultur yang nyaman dengan pola komunikasi efektif di

mana segala informasi tersampaikan dengan cepat dan

benar, serta setiap kemajuan suatu aktivitas bisa diketahui

oleh banyak orang dengan adanya laporan yang intens

untuk mendeteksi setiap penyimpangan sejak dini yang

mungkin terjadi. Jika hal ini ditemukan pada saat proses yg

sedang berlangsung dapat segera menghentikan proses

atau segera dilakukan perbaikan sehingga tidak menjadi

besar.

Apabila dilakukan dengan benar maka 1. dapat mengurangi dampak pemborosan (MUDA)

seperti: Material, ongkos, waktu dan sumber daya lainnya.

2. Menigkatkan kuantitas / jumlah produksi karena selalu melakukan perbaikan disetiap datail kesalahan

Apabila diabaikan maka 1. Timbul konflik dan saling menyalahkan jika terjadi

kerugian.2. Salah dalam mengambil keputusan3. dapat menurunkan kepercayaan pelanggan karena

terjadi keterlambatan.4. Penurunan kualitas karena hal-hal detail akan

terabaikan dengan adanya kesemrawutan system.

Houkoku (Melaporkan)• Didasari oleh Kewajiban + Inisiatif

• 3 Poin utama:• Fakta

• Laporan yang dibuat hendaknya menyertakan bukti yang akurat (bukan alasan yg dibuat) berpedoman pada 5W+2H (what, who, when, where, why, how, how much/many) dan TPO time, place, organization. Atau suatu sistem melaporkan dengan disertai data yang detail.

• Metode• Menyampaikan informasi rumit secara sederhana dengan lengkap (Jika menyertakan

analisa dan statistik gunakan metode yang simpel dan mudah dimengerti, karena jika sulit dipahami akan berpotensi salah pengertian yang berddampak pada kesalahan pengambilan keputusan)

• Tujuan• Diketahui secara baik untuk mendapatkan solusi dan tindakan pencegahan juga

meningkatkan sistem kerja, sistem produksi atau organisasi. (hendaknya tidak bertele-tele atau terlalu simpel sehingga tujuan tidak tercapai)


Berpikir 2 arah

• Salah satu cara yang efektif dalam metode pelaporan adalah berpikir 2 arah:

• Yaitu dengan membayangkan posisi kita pada sisi yang sebaliknya, jadi seandainya kita menjadi dia apa yang akan dia lakukan? Apa yang akan dia tanyakan kembali? Dan apa akibat selanjutnya?

• Dengan membayangkan seperti itu maka kita akan mempersiapkan kelengkapan jawaban untuk kemungkinan pertanyaan dan persiapan untuk apa yang akan dia lakukan setelah dapat laporan kita.

• Sehingga dengan demikian Fakta, metode dan Tujuan yang akan kita laporkan menjadi sangat efektif dan dapat dipertanggung jawabkan.


Renraku (Menginformasikan)• Atau informasi / kontak / interaksi adalah interaksi atau komunikasi

yang baik antar karyawan baik ke atas, sejajar atau ke bawah dalam suatu perusahaan demi lancarnya arus informasi sampai ke tujuan akhir

• Dimaksudkan untuk perbaikan/ bukan memojokkan

• Keterbukaan, hilangkan rasa malu

• Jujur tidak memutar balik fakta.


Contoh kasus:Komunikasi antara departemen QC dengan departemen Produksi untuk model baru yang akan segera diproduksi

Soudan (Konsultasi/diskusi) 1• Tanya jawab atau bertukar pendapat untuk mendapatkan ide-ide

perbaikan, peningkatan, kemungkinan-kemungkinan dan perkembangan untuk kemajuan proses perusahaan.


Contoh:Mengasah insting dan komitmen untuk terus mengusulkan perbaikan solusi dan inovasi dengan ide cemerlang dengan cara2 penyampaian yang bagus determine dan tidak putus asa jika mendapatkan resisten

• Konsultasi harus berefek dan bersinergi• Prinsip １：“Konsultasi tanpa rasa tertekan

• Prinsip ２：“Memikirkan solusi dengan sendiri dulu, lalu berkonsultasi“

• Prinsip ３：“Harus melaporkan hasilnya”

Soudan (Konsultasi/diskusi) 2

1 2

Komunikasi tipe A:

Dua-duanya tidak serius dalam komunikasi konsultasi karena perbedaan pendapatsehingga kesimpulan pelaku1 dan pelaku 2 tidak didapat dan konsultasi yang tidak berguna karena tidak ada tindak lanjut.


.

Komunikasi tipe B:

Dua-duanya dalam komunikasi konsultasi menghasilkan kesimpulan yang sama, tetapi pelaku 2 hanya menyetujui dan tidak terlalu menanggapi.Sehingga hasil dari konsultasi tidak ditindaklanjuti.

1

2

1 2

Komunikasi tipe C:

Dua-duanya dalam komunikasi konsultasi dapat bersinergi sehingga menghasilkan kesimpulan yang sama, dengan tujuan sama dan akan bersama-sama melakukan tidak lanjut dari efek komunikasi konsultasi tersebut

Soudan (Konsultasi/diskusi) 2


Faktor-faktor yang menghalangiHorenso yang benar (1)

• Tidak ada rasa bertanggung jawab

• Tidak ada rasa was-was

• Ingin dijadikan hasil untuk diri sendirisaja

• Takut dimarahi

• Takut disalahkan

• Malas

• Tidak tahu cara Houkoku



• Tidak jelas wewenang yang diberikan ke diri sendiri

• Ingin perlihatkan diri-sendiri lebih bagus

• Dianggap bahwa informasi yang dimiliki adalah harta untuk diri sendiri

• Tidak mempunyai pengetahuan mengenai isi Houkoku

• Dianggap bahwa dapat menyelesaikan masalah dengan sendiri saja



• Maksudnya nanti melakukan Houkoku, namun ternyata lupa

• Tidak memahami pentingnya Houkoku

• Tidak memahami artinya Houkoku

• Ada halangan bahasa

• Tidak suka orangnya


Komunikasi

• Cara efektif dalam berkomunikasi• Menyampaikan

• Kontak mata – menungggu respon lawan bicara – menyampaikan dengan jelas

• Memastikan informasi diterima dengan baik – menanyakan kembali.

• Mendengarkan• Kontak mata – anggukan – mengulangi kata lawan bicara

• Menjawab/menyampaikan apa yang kita pikirkan/rasa – Menanyakan apa yang ingin ditanyakan pihak lain – Ucapan terima kasih.


KOMUNIKASI VERTIKAL(Vertical Commnunication)“ Komunikasi lintas hierarki dalam suatu struktur organisasi.Contoh: Manager sebelum melaporkan sesuatu ke direktur sebelumnya mendapatkan laporan dari supervisor.

Informasi• Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam informasi berbentuk laporan

• Menentukan format• Pastikan bahwa bentuk laporan yang akan kita sampaikan mudah dipahami, gampang

dimengerti, sederhana tetapi mencakup semua, menarik atau jika diperlukan dengan kombinasi warna atau ilustrasi gambar.

• Dapat disimpulkan• Dari hasil laporan dapat memberikan keputusan yang akurat.• Laporan yang sempurna akan dapat menginspirasi.

• Bertujuan untuk kemajuan perusahaan• Tidak memojokkan seseorang, tidak mengambil keuntungan sendiri dari hasil memberikan

laporan tersebut.• Harus bermanfaat untuk sistem dan organisasi.

• Kebenaran isi• Pastikan bahwa laporan yang kita akan sampaikan dapat dipertanggung jawabkan, tidak ada

salah input. (Periksa kembali sebelum memastikan untuk dilaporkan) karena hal ini akan mengurangi kepercayaan pelanggan untuk tiap jenis laporan yang berasal dari kita.


Quote:

“Proses yang benar akan memberikan hasil yang maksimal”

“Produk terbaik dihasilkan dari system yang baik”


horenso(1) training pengenalan

Self Improvement