hospital strategic it management

Hospital Strategic IT

Management

นพ.นวนรรน ธระอมพรพนธ10 พฤษภาคม 2557

http://www.slideshare.net/nawanan

2

Assumptions

• Health IT: ของด (อาจจะ) มประโยชน (แตกอาจมโทษ)

• บรบท (local contexts) มความสาคญ

• ตองมการบรหารจดการทเหมาะสม

ประเดนพจารณา

• อะไรคอบรบททเกยวของ?

• จะจดการมนอยางไร?

3

Hospital IT Management

• Strategic IT Management

• Operational IT Management

Part 1

Strategic IT Management

5

Context for Strategic IT Management

The sailboat image source: Uwe Kils via http://en.wikipedia.org/wiki/Sailing

The destination

The boatThe sailor(s) & people on board

The tailwind The headwind

The direction

The speed

The past journey

The sea

The sail

The current location

Class Exercise: Part 1Knowing Your Context

Group discussion: ใน รพ.ของทาน ปจจยทนาจะมผลตอการนา IT มาใช และการบรหารจดการ IT มอะไรบาง

และมความสาคญอยางไร?

ทกโรงพยาบาลในตวอยางเปนโรงพยาบาลสมมต รายละเอยดตางๆ ไมไดอางองขอเทจจรง

7

Hospital A

โรงพยาบาลศนย 600 เตยง

8

Hospital B

โรงพยาบาลเอกชน 200 เตยง

9

Hospital C

โรงพยาบาลมหาวทยาลย 900 เตยง

10

Context

The sailboat image source: Uwe Kils via Wikimedia Commons

The destination



The direction

The speed

The past journey

The sea

The sail


11

Destination & Direction

• Vision

• Mission

• Strategic goals & business strategies

ประเดนพจารณา

• Relevance

• Clarity

• Achievable?

• Challenging?

• The right direction?

12

IT-Business Alignment

Vision

Mission

Business Strategies

IT Strategies

Class Exercise: Part 2Knowing Your Destination

Group discussion: วจารณ vision ของ รพ. ในโจทย

และบทบาทของ IT ในการไปส vision นน

14

Hospital A

โรงพยาบาลศนย 600 เตยง

Vision

เปนโรงพยาบาลทมงคณภาพสงสด

ในการรกษาพยาบาลระดบตตยภม

15

Hospital B

โรงพยาบาลเอกชน 200 เตยง

Vision

เปนโรงพยาบาล High Tech

High Touch ชนนาของประเทศ

16

Hospital C

โรงพยาบาลมหาวทยาลย 900 เตยง Vision

เปนโรงพยาบาลชนนาของภมภาคเอเชยทมความเปนเลศในดานบรการ

การศกษา และวจย

17

“The Sail”

Carr (2004) Carr (2004)

18

4 Quadrants of Hospital ITStrategic

Operational

ClinicalAdministrative

19

• Business Intelligence

• Data Mining/Utilization

• MIS• Research Informatics

• E‐learning

• CDSS• HIE• CPOE• PACS• EHRs

Enterprise Resource Planning (ERP)• Finance• Materials• HR

• ADT• HIS• LIS• RIS

Strategic

Operational


Position may vary based on local context

4 Ways IT Can Support Hospitals

20

IT As A Strategic Advantage

Resources/capabilities

Valuable ?

Non-Substitutable?

Rare ?

Inimitable ?

NoCompetitive

Disadvantage

Yes

No Competitivenecessity

NoCompetitive

parity

Yes

Yes

NoPreemptiveadvantage

Yes

Sustainablecompetitiveadvantage

From a teaching slide by Nelson F. Granados, 2006 at University of Minnesota Carlson School of Management

Class Exercise: Part 3Knowing Your IT Environment

Group discussion: วจารณวา IT environment ของ

รพ. ตอไปน อยใน Quadrant ใด และอยจดใดใน

Competitive advantage model

22

Hospital A

• โรงพยาบาลศนย 600 เตยง

• Vision: เปนโรงพยาบาลทมงคณภาพสงสดในการรกษาพยาบาลระดบตตยภม

• IT Environment

– HIS เนนเรองการเงน การเบกจายคารกษาพยาบาล มระบบ MPI, ADT, ระบบนด

– แตละจดบรการม computer terminal เพอสนบสนน basic workflow เพอ

การบรการผปวย

23

Hospital B

• โรงพยาบาลเอกชน 200 เตยง

• Vision: เปนโรงพยาบาล High Tech High Touch ชนนาของประเทศ

• IT Environment

– HIS ม MPI, ADT, EHRs, CPOE แตยงม CDSS จากด ระบบ HIS ชวยลด

waiting time และเพมประสทธภาพการบรการอยางเตมท

– มระบบลกคาสมพนธ (Customer Relationship Management - CRM)

ท effective มาก โดยเปน standard out-of-the-box implementation

เปนสวนใหญ

24

Hospital C

• โรงพยาบาลมหาวทยาลย 900 เตยง • Vision: เปนโรงพยาบาลชนนาของภมภาคเอเชยทมความเปนเลศในดานบรการ

การศกษา และวจย• IT Environment

– เปน รพ.แรกๆ ทม HIS ซงพฒนาเอง และตอยอดจาก MPI, ADT ไปส CPOE(แตยงขาด CDSS) ระบบ HIS เขากบ workflow ของ รพ. เปนอยางด

– ปจจบน ระบบ HIS ยงใชเทคโนโลยเดยวกบชวงทพฒนาใหมๆ (20 ปกอน) เปนหลก มการนาเทคโนโลยใหมๆ มาใชอยางชาๆ

– มระบบ Enterprise Resource Planning (ERP) ท cutting edge และได customize เพอใหเขากบองคกร ซงม requirement dynamics สง integrate กบ HIS ไดด และม business intelligence ทเปนประโยชนกบผบรหารเปนอยางมาก และมทมทมความคลองตวสงในการปรบแกระบบ

25

“The Sailors”

Technology

ProcessPeople

Class Exercise: Part 4Knowing Your People

Group discussion: วจารณวา Human Resource ใน

รพ. ตอไปน มผลตอการตดสนใจดาน IT อยางไร

27

Hospital A

• โรงพยาบาลศนย 600 เตยง


• IT Environment




• People– บคลากรมอายเฉลย 45 ป (range 25-59), แผนก IT มลกจางชวคราว 5 คน

– แพทยใสใจเรองผปวย รวมตวกนเหนยวแนน มแพทยทเปนแกนนา 4-5 คน

– ความสมพนธระหวางแพทยกบวชาชพอนเปนไปดวยด แตมกวพากษวจารณ

ผบรหารวาไมใหความสาคญกบแพทยและการบรการ ไมเคยลงมาดการทางาน

28

Hospital B

• โรงพยาบาลเอกชน 200 เตยง

• Vision: เปนโรงพยาบาล High Tech High Touch ชนนาของประเทศ

• IT Environment

– HIS ม MPI, ADT, EHRs, CPOE แตยงม CDSS จากด ระบบ HIS ชวยลด

waiting time และเพมประสทธภาพการบรการอยางเตมท

– มระบบลกคาสมพนธ (CRM) ท effective มาก โดยเปน standard out-of-the-

box implementation เปนสวนใหญ

• People– บคลากรมอายเฉลย 37 ป (range 20-57) แผนก IT เขมแขง

– แพทยไมคอยม interaction กบบคลากรอน, รายไดเปนแรงดงดดหลก

– ผบรหารไดรบการยอมรบจากบคลากรทกวชาชพวามวสยทศนและบรหารงานไดด

29

Hospital C

• โรงพยาบาลมหาวทยาลย 900 เตยง

• Vision: เปนโรงพยาบาลชนนาของภมภาคเอเชยทมความเปนเลศในดานบรการ การศกษา

และวจย

• IT Environment

– เปน รพ.แรกๆ ทม HIS ซงพฒนาเอง และตอยอดจาก MPI, ADT ไปส CPOE (แตยง

ขาด CDSS) ระบบ HIS เขากบ workflow ของ รพ. เปนอยางด ยงใชเทคโนโลยเมอ

20 ปกอน เปนหลก มระบบ ERP ททนสมย เขากบ รพ.

• People– บคลากรมอายเฉลย 40 ป (range 20-65), แผนก IT มทงบคลากรใหมและทเคย

พฒนาระบบ HIS ตงแตแรกเรม

– แพทยมความเปนตวของตวเองสง, มกทางานเอกชนดวย, ม turn-over rate สง

– พยาบาลและวชาชพอนมกมองวาแพทยคออภสทธชน และมเรองถกเถยงกนบอยๆ

30

Context

The sailboat image source: Uwe Kils via Wikimedia Commons

The destination



The direction

The speed

The past journey

The sea

The sail


31

“The Boat”

• Size

• Resources

• Structures

• Work Processes

• Facilities/Geography

• Etc.

32

“The Sea”

• Target customers

• Local competitiveness

• Relationship of hospital to local players

• Inter-organizational collaboration

• IT market environment

• National/international trend

• Regulations

• Standard of care

• Etc.

33

SWOT Analysis

Strengths Opportunities

Weaknesses Threats

“The Boat” “The Sea”

“The Tailwind” “The Tailwind”

“The Headwind” “The Headwind”

Class Exercise: Part 5SWOT Analysis

Group discussion: วเคราะห SWOT ทเกยวของกบการ

บรหารจดการ IT ขององคกร

35

Hospital A

• โรงพยาบาลศนย 600 เตยง ในภาคอสาน ใกลชายแดน งบประมาณจากด


• IT Environment








36

Hospital B

• โรงพยาบาลเอกชน 200 เตยง ในภาคใต จงหวดทเปนแหลงทองเทยวสาคญ เปนสวนหนงของเครอ รพ. ขนาดใหญ ฐานะ รพ. ด ม รพ.เอกชนในพนท ~ 2-3 แหง

• Vision: เปนโรงพยาบาล High Tech High Touch ชนนาของประเทศ• IT Environment

– HIS ม MPI, ADT, EHRs, CPOE แตยงม CDSS จากด ระบบ HIS ชวยลด waiting time และเพมประสทธภาพการบรการอยางเตมท

– มระบบลกคาสมพนธ (CRM) ท effective มาก โดยเปน standard out-of-the-box implementation เปนสวนใหญ

• People– บคลากรมอายเฉลย 37 ป (range 20-57) แผนก IT เขมแขง– แพทยไมคอยม interaction กบบคลากรอน, รายไดเปนแรงดงดดหลก– ผบรหารไดรบการยอมรบจากบคลากรทกวชาชพวามวสยทศนและบรหารงานไดด

37

Hospital C

• โรงพยาบาลมหาวทยาลย 900 เตยง ใน กทม. สงกดมหาวทยาลยของรฐ ม รพ. ในบรเวณ

ใกลเคยง > 8 รพ. งบประมาณคอนขางมาก มพนธกจหลายดานทสาคญพอๆ กน

• Vision: เปนโรงพยาบาลชนนาของเอเชยทมความเปนเลศในดานบรการ การศกษา วจย

• IT Environment








38

IT As A Strategic Advantage

Resources/capabilities

Valuable ?

Non-Substitutable?

Rare ?

Inimitable ?

NoCompetitive

Disadvantage

Yes

No Competitivenecessity

NoCompetitive

parity

Yes

Yes

NoPreemptiveadvantage

Yes

Sustainablecompetitiveadvantage

From a teaching slide by Nelson F. Granados, 2006 at University of Minnesota Carlson School of Management

39

4 Quadrants of Hospital ITStrategic

Operational


40

IT & Strategic Management

Vision (Goal)

Mission (Purpose)

Business Strategies

IT Strategies

Class Exercise: Part 6Creating IT Strategy

Group discussion: เสนอ 1-2 IT strategies และ IT

projects ทจะนาพา รพ. ไปส vision ทตงไว

42

Hospital A



• IT Environment








43

Hospital B






44

Hospital C




• IT Environment








Example of IT Strategic Planning

Chakri NaruebodindraThe Incubator of Change Agents for Better Societal Health

Education Research Service

IT, HR, Learning Resources, etc.

How will we secureour most important financial and non‐financial resources?

At what process do we need to excelto fulfill our customer expectations?

How will we sustain our ability to improve?

How can we be recognized as the incubator of change agents?

Deliver integrated healthcare across

professions & care levels

Expose trainees to relevant healthcare needs of the public

Improve healthcare process through health systems

research

Improve educational process through

medical education research

Be a health professional school for transformative

learning

Be a socially-responsivehealth research institute

Be an innovative modelof integrated healthcare

Utilizeopen-innovation

to enhance research

Align research with healthcare delivery & operations

Deliver competency-based

transformative education

Provide continuity of close

supervision

Engage communities

46

Internationalize educational, research

and healthcare processes

Build a happy

workplace

Be certified/accredited by educational and

healthcare standards

Utilize KMto systematically

handle opportunities for improvement

Increase research funding from grant

agencies

Increaseinvestment returns from organizational

assets

Sustain healthcare revenues

Use government budgets

effectively

Sustainpublic

donations

Enhance image & visibility

though effective public relations

Develop & Manage workforce effectively

& efficiently

Build enabling healthcare &

administrative IT environment

Build state-of-the-art learning resources

Financial capital:

Non‐financial capital:

Educational process: Research process:

Provide high-quality healthcare &

remarkable customer experiences

Healthcare process:

Learning and growth:

Goal: Ramathibodi becomes a medical institute that is publicly perceived as “The Incubator of Change Agents for Desirable Health Systems (in BE2565)”

Customer:

As of 2014-4-1

Streamline research

management processes

Part 2

Moving organizations with IT

- Project Management

- Change Management

- Knowledge Management

48

IT Project Management

Marchewka (2006) Marchewka (2009)

49

IT Project Management

• A project: “a temporary endeavor undertaken to

accomplish a unique purpose”

• Project management: “the application of

knowledge, skills, tools, and techniques to

project activities in order to meet or exceed

project requirements”

Marchewka (2006)

50

The Project Management

Body of Knowledge (PMBOK®)

Marchewka (2006)

1. Project Integration Management

2. Project Scope Management

3. Project Time Management

4. Project Cost Management

5. Project Quality Management

6. Project Human Resources Management

7. Project Communications Management

8. Project Risk Management

9. Project Procurement Management

Class Exercise: Part 7The Importance of Project Management

Group discussion: ถาขาด Project Management

ทเหมาะสม จะเกดอะไรขนไดบางกบ IT Projects?

(What can go wrong with the IT projects?)

52

The Project Management Dilemma

Project

Deliverables

Good Fast

Cheap

53

The Triple Constraint

Marchewka (2006)

54

The CHAOS Report

The Standish Group (1995)

Among the IT projects studied:

• 31% were cancelled before completion

• 53% were completed but over budget, over schedule, and did not meet original specifications.

55

The CHAOS Report

Marchewka (2006)

56

New Top Ten Factors for IT Project Success

Marchewka (2006)

Rank Success Factor1 Executive Support2 User Involvement3 Experienced Project Manager4 Clear Business Objectives5 Minimized Scope6 Standard Software Infrastructure7 Firm Basic Requirements8 Formal Methodology9 Reliable Estimates10 OtherTable 1.3 Source: Extreme Chaos. The Standish Group International, Inc. 2001. http://www.standishgroup.com/sample_research/index.php

57

Project Life Cycle

Marchewka JT (2006)

58

Software Development Life Cycle

Marchewka JT (2006)

59

PLC & SDLC

Marchewka JT (2006)

60

IT Project Management Methodology

Marchewka JT (2006)

Class Exercise: Part 8

Formulating Project Goals

Group discussion: เสนอ Project Goal(s) ของ IT

Project ทเสนอ

62

Hospital A



• IT Environment








63

Hospital B






64

Hospital C




• IT Environment








65

Developing The Business Case

Marchewka (2006)

66

Measurable Organizational Value (MOV)

Marchewka (2006)

• The project’s goal

• Measure of success

• Must be measurable

• Provides value to the organization

• Must be agreed upon

• Must be verifiable at the end of the project

• Guides the project throughout its life cycle

• Should align with the organization’s strategy and goals

67

The IT Value Chain

Marchewka (2006)

68

A Good Project Goal

Marchewka (2006)

“Our goal is to land a man on the moon and return him safely

to the earth by the end of the decade.”

John F. Kennedy (1961)

69

Metrics: Financial

Marchewka (2006)

• Payback Period = Initial Investment

Net Cash Flow

• Breakeven Point = Initial Investment

Net Profit Margin

• Project ROI = (Total Expected Benefits - Total Expected Costs)

Total Expected Costs

70

Metrics: Scoring Method

Marchewka

(2006)

Criterion Weight Alternative A Alternative B Alternative C

Financial

ROI 15% 2 4 10

Payback 10% 3 5 10

Net Present Value (NPV) 15% 2 4 10

Organizational

Alignment with strategic objectives 10% 3 5 8

Likelihood of achieving project’s MOV 10% 2 6 9

Project

Availability of skilled team members 5% 5 5 4

Maintainability 5% 4 6 7

Time to develop 5% 5 7 6

Risk 5% 3 5 5

ExternalCustomer satisfaction 10% 2 4 9

Increased market share 10% 2 5 8

Total Score 100% 2.65 4.85 8.50

Notes: Risk scores have a reverse scale – i.e., higher scores for risk imply lower levels of risk

71

Balanced Scorecard

Marchewka (2006)

72

MOV & Scorecard

Marchewka (2006)

73

IT Project Management Methodology

Marchewka (2006)

74

Project Charter Template

Marchewka (2006)

75

Formulating Project Plan

Marchewka (2006)

76

Project Scope

In‐Scope Out‐of‐Scope

77

Project Planning Framework

Marchewka (2006)


Formulating Project Plan

Group discussion: เสนอแผน Project schedule และ

identify budget items ของ IT Project ทเสนอ

79

Gantt Chart

Marchewka (2006)

80

PERT Chart

http://en.wikipedia.org/wiki/Program_Evaluation_and_Review_Technique

81

Activity On The Node (AON)

Network Diagram

Marchewka (2006)

82

Project Scheduling

Marchewka (2006)

• Critical Path Method (CPM)

• Precedence Diagramming Method (PDM)

• Lead Time & Lag Time

83

Work Breakdown Structure

Marchewka (2006)

84

Project Schedule Estimation Techniques

Marchewka (2006)

• Guesstimating

• Delphi Technique

• Time Boxing

• Top-Down

• Bottom Up

• Analogous Estimates (Past experiences)

• Parametric Modeling (Statistical)

85

Project Budget

• Direct/up-front costs– Materials– Services– Labor

• Ongoing costs• Indirect costs

– Facilities, utilities– Administration– Taxes– Benefits

• (Opportunity & productivity costs)• (Sunk costs)• Total Cost of Ownership (TCO)

86

Project Human Resource Management

Marchewka (2006)

• Project team members, roles & responsibilities

• Organizational structure– Functional

– Project-based

– Matrix

• Stakeholder analysis


Stakeholder AnalysisGroup discussion: ระบและวเคราะห stakeholders

ของ IT Project ทเสนอ

88

Hospital A



• IT Environment








89

Hospital B






90

Hospital C




• IT Environment








91

Project Risk Management

Risk Strategies• Accept/ignore• Avoid completely• Reduce risk

likelihood or impact• Transfer risk to

someone else (e.g. insurance)

Marchewka (2006)

Risk = f(likelihood x impact)


Risk AssessmentGroup discussion: ระบ risks สาคญๆ ทอาจเกดขนใน

ระหวางการดาเนน IT Project ทเสนอ และวธจดการ

risks เหลานน

93

Gartner’s Sourcing Life Cycle

Sourcing Strategy Identification Criteria development Organization fit Selection process Partnership opportunities

Governance model Metrics Payment models Terms and conditions Provision

for changes

Relationship Performance

assessment Goals: reach business

objectives, efficiency,quality, innovation

Transition

Evaluation and Selection

ContractDevelopment

SourcingManagement

Alignment Organization assessment Core competencies Market scan Make‐or‐buy decisions Risk analysis

Strategic Tactical

From a teaching slide by Nelson F. Granados, 2006

94

IT Outsourcing Decision Tree

Does service offer competitive advantage?

Is external deliveryreliable and lower cost?

Keep Internal

Keep Internal

OUTSOURCE!

Yes

No

Yes

No

From a teaching slide by Nelson F. Granados, 2006

95

IT Outsourcing Decision Tree:

Ramathibodi’s Case

Does service offer competitive advantage?

Is external deliveryreliable and lower cost?

Keep Internal

Keep Internal

OUTSOURCE!

Yes

No

Yes

No

Core HIS, CPOEStrategic advantages• Agility due to local workflow accommodations• Secondary data utilization (research, QI)• Roadmap to national leader in informatics

External delivery unreliable• Non‐Core HIS,External delivery higher cost• ERP maintenance/ongoing customization

ERP initial implementation,

PACS, RIS, Departmental

systems, IT Training

96

Gartner Hype Cycle

Image source: Jeremy Kemp via http://en.wikipedia.org/wiki/Hype_cycle

http://www.gartner.com/technology/research/methodologies/hype-cycle.jsp

97

Rogers’ Diffusion of Innovations: Adoption Curve

Rogers (2003)


Change ManagementGroup discussion: เสนอวธบรหารการเปลยนแปลง

ใน user แตละกลมใน Rogers’ Adoption Curve

99

Unified Theory of Acceptance and Use

of Technology (UTAUT)

Venkatesh et al. (2003)

Performance Expectancy

Effort Expectancy

Use BehaviorSocial

Influence

Facilitating Conditions

Behavioral Intention

Gender Age Experience Voluntariness of Use

Usefulness

Ease of Use

Social Norm & Opinions

IT Support

100

Adoption Strategies:

“The Tipping Point” VersionThe Three Rules of Epidemics

• The Law of the Few– Connectors

– Mavens

– Salesmen

• The Stickiness Factor

• The Power of Context

Gladwell (2000)

Ease of Use

Social Norm & OpinionsIT Support

Change AgentsOpinion LeadersSuper‐UsersChampions

101

Factors Related to Hospital IT Adoption

• Communications of project plans & progresses• Workflow considerations• Management support of IT projects• Common visions• Shared commitment• Multidisciplinary user involvement• Project management• Training• Innovativeness• Organizational learning

Theera-Ampornpunt (2009) [Unpublished]

102

Resources on Change Management

Lorenzi & Riley (2004) Leviss (Editor) (2010)


Change ManagementClass discussion: จะทาอยางไรเมอเกดเหตการณตอไปน

- แพทย 1 ใน 3 ไมใช IT ทเพง go-live

- พยาบาล by-pass บางกระบวนการ กลบไปใช manual

- ผปวยรอตรวจเปนเวลานาน จานวนมาก ในสปดาหแรก

- หลงใชงานได 8 weeks สถต preventable ADRs สงกวากอนใชระบบ

- ทประชม CLT/PCT หลง go-live 2 weeks มการโตแยงอยางกวางขวางและรนแรงเกยวกบความรบผดชอบของแตละวชาชพ

104

The KM Aspect of Project Management

Image source: Senoo et al. (2007) http://dx.doi.org/10.1108/14601060710776725

Nonaka SECI Model

During

Implementation,

Near Go-Live &

Post Go-Live

After Action

Review (AAR) /

Postmortem

Meeting,

Project Evaluation

Before & After

Project Kick-off,

During Project

Planning

During

Implementation,

Near Go-Live

Training

105

Balanced Approach

People

Techno‐logyProcess

106

Technology

• Infrastructure–Servers–Storage–Database systems–Networks–Clients–Other devices–Operating systems and other applications

107

Technology

• Applications–Information systems

• Data

108

Process

• Business Processes (Workflow)

• IT Management Processes

109

IT Management Processes (ITIL)

http://www.noxglobe.com/blog/wp‐content/uploads/2011/02/itil_v321.jpg

110

Some Thoughts

http://www.tmi.or.th/

111

Some Thoughts

• People-Process-Technology• First, Do No Harm• Embrace Change• Murphy’s Law

–Everything that can go wrong will go wrong (and if there is a worse time for something to go wrong, it will happen then)

112

Some Thoughts

• You Can Never Prepare Enough• The Biggest Failure After Any Crisis is

the Failure to Learn• Failures Are Opportunities in Disguise• A Tale of Two Departments: It’s All

About the Attitude!

113

Some Thoughts

• Remember Murphy’s Law, Or It Will Remind You Itself!

• Manage People First, Before Managing Work, Money, or Computers

• Recognize Values of “Special People”• Calm Your Fears of Change• Put Patients First• Communicate! Communicate! Communicate!• Good Communication Pays Off

hospital strategic it management

Health & Medicine